Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Di Rumah Sakit Haji Medan

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

OLEH:

MUHAMMAD RASYAD GHAZALI SARAAN NIM: 090709040

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI MEDAN

Judul Skripsi : Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan

Oleh : Muhammad Rasyad Ghazali Saraan

NIM : 090709040

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua Jurusan : Dr. Irawati A. Kahar., M. Pd.

Tanda Tangan :

:

Tanggal :

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.

Tanda Tangan :

:

Judul Skripsi : Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Di Rumah Sakit Haji Medan

Oleh : Muhammad Rasyad Ghazali Saraan

NIM : 090709040

Pembimbing I : Ishak, S.S., M.Hum.

Tanda Tangan :

:

Tanggal :

Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom.

Tanda Tangan :

:

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai salah satu penelitian untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Peneliti membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan peneliti dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari peneliti dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, 2013.

Peneliti,

Muhammad Rasyad Ghazali Saraan NIM: 090709040

ABSTRAK

Saraan, Muhammad Rasyad Ghazali. 2013. Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan dan penyimpanan rekam medis serta penemuan kembali dokumen (retrieval) di Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian dilakukan pada Sub Bagian Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara. Sumber utama yang digunakan adalah Kepala Rekam Medis dan satu orang Staf Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan.

Dari hasil penelitian diperoleh bahwa alur kerja pengelolaan Rekam Medis pada Rumah Sakit Haji Medan telah dilaksanakan berdasarkan buku pedoman yang dikeluarkan Rumah Sakit Haji Medan, sistem penomoran Rekam Medis pada Rumah Sakit Haji Medan berdasarkan pada unit numbering system yang terdiri dari 6 digit, sistem penyimpanan dilakukan secara sentralisasi. Sistem penjajaran menggunakan sistem angka nomor langsung, namun sekarang penyusunannya hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja. Pendistribusian rekam medis masih dilakukan secara manual, peminjaman dilakukan secara tertutup, kemudian proses penemuan kembali rekam medis dilakukan berdasarkan kartu berobat atau data yang sudah tersimpan dalam komputer. Pada Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan juga melakukan pemusnahan yang dilakukan 10 tahun sekali untuk rekam medis pasien yang sudah tidak aktif lagi. Dari hasil analisa pada fasilitas yang tersedia pada Unit Rekam Medis masih minim dan akan menghambat produktivitas kerja pegawai rekam medis, juga diperlukan penambahan pegawai rekam medis terutama yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis.

Kata kunci : Temu Kembali Rekod, Manajemen Rekam Medis

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Di Rumah Sakit Haji Medan ”

Selama penulisan skripsi, peneliti banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang sangat mendukung untuk terselesaikannya tulisan ini, pertama dan yang terutama kepada Pembimbing I. Sebagai rasa syukur peneliti mengucapkan terima kasih yang tulus kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku ketua Program studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan sekaligus sebagai dosen mata kuliah Statistik.

3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku dosen Pembimbing I dan ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.kom selaku pembimbing II yang telah membimbing dan memberikan pengarahan demi kelancaran penelitian ini.

4. Seluruh Dosen Jurusan Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, selaku staf pengajar yang telah mendidik peneliti.

5. Kepada Staf Sub Unit Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan, yang telah memberikan bantuan dan informasi yang dibutuhkan dalam penyelesaian penelitian ini.

6. Kepada Ayah dan Ibu tercinta Drs. A. Manan Saraan, Msp, Rosnita Deliana Saragih, Amd , yang telah banyak berkorban untuk membesarkan, mendidik dan mendoakan peneliti, serta kakak dan adikku tersayang M. Arief Bukhari Saraan, M. Imanuddin Kandias Saraan yang telah memberikan dorongan motivasi, semangat dan do’a selama mengikuti pendidikan sampai selesai skripsi ini

7. Kepada semua teman-teman stambuk 2009 terutama Londur Family Habibi, Hidayatullah, Bisma, khairul, Rahmat, Miranti, Miralda, Esilia, Hafiani,

Arianiansyah, Ayu yang selalu membatu dalam pembuatan skripsi ini dan memberikan kenangan yang indah selama masa perkuliahan.

8. Kepada semua teman-teman stambuk 2009 Pargo, Heroplin, Indra, Rumi, Khalida, Astika, Lentina, Margaret, Dian, Melati, Aisyah, Fahmi, Ramson, Andi, Samuel yang telah bersama-sama selama masa perkuliahan.

9. Kepada kakak-kakak senior Bg Ricky, Bg Arya, Bg zuki dan Bg Isva Serta Bg Yudi yang telah banyak membantu dalam memberikan saran dalam penyelesain skripsi ini.

10. kepada adik-adik stambuk 2010 Gally, Romy, Auli A Rahman dan Dwi Ginanty yang selalu meberikan dukungannya, serta semua pihak yang telah membantu peneliti yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhirnya penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya, namun demikian harapan penulis skripsi ini dapat kiranya menambah khazanah ilmu dan bermanfaat bagi semua.

Medan, 15 April 2013

M. Rasyad 090709040

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB IPENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 5

1.3 Tujuan Penelitian ... 5

1.4 Manfaat Penelitian ... 6

1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6

BAB IITINJAUAN PUSTAKA ... 7

2.1 Manajemen Rekod ... 7

2.1.1 Nilai Guna Rekod ... 7

2.1.2 Siklus Hidup Rekod ... 8

2.2 Rekam Medis ... 10

2.2.1 Pengertian Rekam Medis ... 10

2.2.2 Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis ... 11

2.2.3 Manfaat Rekam Medis ... 12

2.2.4 Bentuk Pelayanan Rekam Medis ... 13

2.3 Sistem Pengelolaan Rekam Medis ... 14

2.3.1 Sistem Penamaan Rekam Medis ... 14

2.3.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ... 14

2.3.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 16

2.3.3.1 Sentralisasi ... 16

2.3.3.2 Desentralisasi ... 17

2.3.4 Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor ... 17

2.3.4.1 Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit filing system ) ... 18

2.3.4.3 Sistem Angka Langsung ( Straight Numerical Filing System ) ... 20

2.3.5 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ... 20

2.3.6 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis ... 21

2.4 Sistem Temu Balik Rekam Medis ... 22

2.4.1 Pengertian Temu Balik Informasi ... 22

2.4.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu kembali Informasi ... 23

2.4.3 Komponen Sistem Temu-kembali Informasi ... 24

BAB IIIMETODE PENELITIAN ... 26

3.1 Jenis Penelitian ... 26

3.2 Lokasi Penelitian ... 26

3.3 Proses Penelitian ... 26

3.3.1 Mengidentifikasi Informan ... 26

3.3.2 Teknik Pengumpulan Data ... 27

3.4 Jenis Dan Sumber Data ... 28

3.5 Instrumen Penelitian ... 28

3.6 Analisis Data ... 29

3.7 Keabsahan Data ... 29

BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN ... 30

4.1. Karakteristik Informan ... 30

4.2. Kategori ... 31

4.2.1. Pengadaan Rekam Medis ... 31

4.2.2. Sistem Penomoran Rekam Medis ... 37

4.2.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 38

4.2.4. Sistem Pengolahan Rekam Medis ... 42

4.2.5. Distribusi Rekam Medis ... 43

4.2.6. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ... 44

4.2.7. Proses Penemuan Kembali Rekam Medis ... 46

4.2.8. Proses Pemusnahan Rekam Medis ... 46

BAB VKESIMPULAN DAN SARAN ... 48

5.1 Kesimpulan ... 48

5.2 Saran ... 50

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Siklus Hidup Rekod ... 10 Gambar 2.2 : Sistem Temu Balik Informasi ( Information Retrieval system) ... 23 Gambar 4.1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan ... 34 Gambar 4.2 : Alur Rekam Medik Rawat Inap...38

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Hasil Dokumentasi ... 54 LAMPIRAN 2 Pedoman Wawancara ... 61 LAMPIRAN 3 Transkrip Wawancara ... 62

ABSTRAK

Saraan, Muhammad Rasyad Ghazali. 2013. Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan dan penyimpanan rekam medis serta penemuan kembali dokumen (retrieval) di Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian dilakukan pada Sub Bagian Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Haji Medan. Penelitian ini merupakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara. Sumber utama yang digunakan adalah Kepala Rekam Medis dan satu orang Staf Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan.

Dari hasil penelitian diperoleh bahwa alur kerja pengelolaan Rekam Medis pada Rumah Sakit Haji Medan telah dilaksanakan berdasarkan buku pedoman yang dikeluarkan Rumah Sakit Haji Medan, sistem penomoran Rekam Medis pada Rumah Sakit Haji Medan berdasarkan pada unit numbering system yang terdiri dari 6 digit, sistem penyimpanan dilakukan secara sentralisasi. Sistem penjajaran menggunakan sistem angka nomor langsung, namun sekarang penyusunannya hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja. Pendistribusian rekam medis masih dilakukan secara manual, peminjaman dilakukan secara tertutup, kemudian proses penemuan kembali rekam medis dilakukan berdasarkan kartu berobat atau data yang sudah tersimpan dalam komputer. Pada Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan juga melakukan pemusnahan yang dilakukan 10 tahun sekali untuk rekam medis pasien yang sudah tidak aktif lagi. Dari hasil analisa pada fasilitas yang tersedia pada Unit Rekam Medis masih minim dan akan menghambat produktivitas kerja pegawai rekam medis, juga diperlukan penambahan pegawai rekam medis terutama yang memiliki latar belakang pendidikan rekam medis.

Kata kunci : Temu Kembali Rekod, Manajemen Rekam Medis

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Rumah sakit merupakan instansi yang mempunyai peran penting dalam memberikan sebuah pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Dalam memberikan pelayanan, rumah sakit selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik bagi masyarakat.Seperti dengan mencatat semua tindakan pelayanan medis yang diberikan rumah sakit terhadap pasien serta semua data sosial dan riwayat kesehatan pasien.Data pasien tersebut dicatat dalam sebuah berkas atau dokumen yang disebut dengan rekam medis. Perkembangan yang sangat pesat dalam pelayanan kesehatan saat ini mengharuskan setiap pemberi pelayanan kesehatan segera dapat memenuhi keinginan pelanggannya. Untuk mendukung pelayanan kesehatan tersebut tergabung dalam data kesehatan yang dinamakan rekam medis. Perubahan paradigma rekam medis menjadi informasi kesehatan adalah sumber data dalam perencanaan rumah sakit.Yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Sedangkan dokumen adalah catatan dokter, dokter gigi, dan/atau tenaga kesehatan tertentu, laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi, gambar pencitraan (imaging). dan rekaman elektro diagnostik. Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas dan dalam bentuk teknologi Informasi elektronik yang diatur lebih lanjut dengan peraturan tersendiri.Rekam medis terdiri dari catatan-catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan. Catatan-catatan tersebut sangat penting dalam pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan, baik pengobatan, penanganan, tindakan medis dan lainnya. Dokter atau dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis sesuai peraturan yang berlaku.

Rekam medis adalah data yang bersifat sangat pribadi dan menjadi salah satu informasi penting yang wajib menyertai seseorang kemanapun dia pergi. Kepemilikan informasi tersebut merupakan kepentingan dasar seorang pasien dan tidak boleh dirahasiakan dari pasien oleh sebuah institusi kesehatan manapun, karena informasi tersebut adalah hak milik pasien. Namun data tersebut rahasia bagi orang lain yang tidak berhak.Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien.

Membuat rekam medis bagi penyelenggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap juga akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan untuk pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal.Rekam Medis tidak hanya sekedar mempunyai pengertian sebagai kegiatan pencatatan saja, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan Rekam Medis. Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di Rumah Sakit,diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di Rumah Sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dan tempat penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien.

Tujuan penyelenggaraan rekam medis rumah sakit adalah untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.Dari tujuan tersebut terdapat tujuh aspek kegunaan rekam medis yaitu, aspek administrasi, aspek medis,aspek hukum, aspek penelitian, aspek pendidikan dan aspek dokumentasi.Namun tujuan dan kegunaannya masih terbatas pada aspek pelayanan dan hal-hal yang terkait dengan pelayanan itu sendiri.Belum terlihat tentang adanya fungsi manajemen, dimana aspek manajemen ini yang menjadikan fungsi rekam medis kontribusinya lebih bermakna. Rekam medis merupakan salah satu pilar yang sangat penting yang tidak bisa dianggap sepele dalam suatu Rumah sakit, dengan perkembangan ilmu kedokteran, hukum kesehatan dan perkembangan teknologi ditambah lagi dengan pasien / masyarakat yang lebih pintar dan kritis mengenai hak-haknya,

sehingga penyelenggaraan rekam medis harus dikelola dengan pegawai-pegawai yang profesional.

Rumah sakit sebagai suatu lembaga organisasi juga memiliki rekod sebagai bahan pelaksanaan kegiatan administrasi pelayanannya. Sebagai suatu lembaga yang melayanikesehatan masyarakat, suatu rumah sakit akan menghasilkan rekod yang disebut denganrekam medis pasien. Di dalam rekam medis berisi informasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan pengobatan dan perawatan pasien yakni tentang penyakit, perawatan dan penanganan medis pasien.Rekam medis merupakan suatu arsip.Arsip adalah salah satu cabang ilmu perpustakaan.

Manajemen rekam medis yang baik harus diterapkan untuk menghasilkan rekam medis yang baik, benar dan akurat dan lengkap serta dapat dipertanggung jawabkan dibutuhkan kerjasama yang baik antara dokter–dokter spesialis, dokter umum, dokter gigi, perawat, bidan, ahli radiologi dan tenaga kesehatan lainnya, karna rekam medis ini nantinya akan disimpan sebagai dokumen pasien yang nantinya akan dibutuhkan dan dapat dipertanggung jawabkan dengan adanya bukti berkas rekam medis. Apabila rekam medis tidak ditemukan, tercecer atau hilang, tidak dapat ditelusur, maka pasien yang bersangkutan akan merugi, dalam arti informasi tentang riwayat yang lalu yang sangat penting untuk perawatan kesehatannya tidak tersedia, maka informasi untuk mengambil tindakan yang diperlukan akan berkurang nilai kelengkapannya, dan dapat dikatakan bahwa manajemen rekam medis di rumah sakit itu dapat tidak baik. Oleh karena itu jika rekam medis tidak ada saat diperlukan untuk merawat pasien, maka sistem rekam medis tidak dapat berjalan lancar.Hal ini tentu berpengaruh terhadap keseluruhan kerja pelayanan rekam medis.

Rumah Sakit Haji Medan didirikan dengan landasan hasrat untuk menciptakan sarana pelayanan kesehatan bernuansa islami yang mengutamakan mutu dan memperhatikan dengan sungguh-sungguh kebutuhan pelanggan. Setelah diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia tanggal 4 Juni 1992, Rumah Sakit Haji Medan saat ini telah mempunyai 250 tempat tidur untuk rawat inap, hampir dua kali lipat sewaktu diresmikan. Rumah Sakit Haji Medan saat ini semakin dikenal masyarakat, tercermin dari masyarakat yang dilayani terdiri dari semua

golongan, agama, dan etnis serta frekwensi pemakaian tempat tidur yang terus meningkat.Rumah Sakit Haji Medan selain untuk masyarakat umum, juga melayani peserta Askes, Jamkesmas, Jamsostek, Asuransi kesehatan lain, dan beberapa perusahaan terutama yang ada di Sumatera Utara dan Nanggroe Aceh Darussalam.

Berdasarkan observasi awal dan wawancara petugas rekam medis, dikatakan adanya masalah dalam tahap proses pengelolaan dan penyimpanan rekam medis. Hal ini didasarkan dari data awal rekam medis yang tercipta di Rumah Sakit Haji Medan.Bahwa data pasien rawat inap dan rawat jalan sejak rumah sakit ini didirikan yaitu pada tahun 1992.Pasien rawat inap berjumlah 379 dokumen dan pasien rawat jalan berjumlah 1.108 dokumen. Dokumen rekam medis ini mengalami peningkatan yang cukup signifikan dilihat pada tahun 2012 yaitu dokumen pasien rawat inap berjumlah 8.029 dan pasien rawat jalan berjumlah 40.763 dokumen, dan diperkirakan berkas rekam medis ini diasumsikan akan terus meningkat. Dari data real, sampai saat ini diperkirakan jumlah jumlah keseluruhan dokumen yang tercipta di Rumah Sakit Haji Medan dari tahun 1992 sampai sekarang berjumlah 116.772 dokumen untuk pasien rawat inap dan 856.515 dokumen untuk pasien rawat jalan. Dokumen-dokumen ini tentu berpengaruh terhadap pengelolaan dan penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, sehingga ini perlu dikelola.

Hal ini juga menyebabkan ruangan penyimpanan yang sudah overload saat ini, sehingga keadaan ini membuat proses pengelolaan rekam medis menjadi berantakan serta sistem kerja yang kurang maksimal.SOP (standar operasional

prosedur) yang seharusnya sudah ditetapkan pada kenyataannya dilapangan SOP

itu tidak berjalan sesusai dengan bagaimana mestinya. Yaitu pada sistem filling rekam medis terutama pada proses penomoran penyimpanan berkas rekam medis. Faktanya yang ada sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan saja. Seperti pasien Askes, Jamkesmas, Jamsostek dan Umum. Hal ini tentunya membuat kerepotan staff rekam medis dalam mencari atau penemuan kembali berkas rekam medis (retrieve), terutama berkas rekam medis yang sudah lama. Kemudian kurangnya pemahaman petugas tentang penanganan berkas rekam medis karena tidak adanya petugas yang memiliki latar

belakang pendidikan rekam medis. Serta kendala lain seperti fasilitas yang kurang memadai. kurangnya rak berkas rekam medis dan luas ruangan menyebabkan timbul masalah di bagian penyimpanan berkas rekam medis in aktif dan aktif yaitu berkas ditaruh disembarang tempat seperti ditumpukkan dilantai sehingga pelayanan dalam segi penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis aktif akan terhambat dan membuat ruangan penyimpanan semakin sempit.

Kemudian adanya penggabungan antara ruangan rekam medis aktif dan in aktif yang seharusnya terpisah dijadikan satu karena terbatasnya ruangan dan menyebabkan ruangan jadi tidak maksimal untuk digunakan, dan kemudian tidak adanya ruangan tetap untuk berkas rekam medis yang masih aktif sehingga menyebabkan tidak maksimalnya ruang yang digunakan karena selalu berubah-ubah setiap waktunya. Pada tenaga pegawai sub unit rekam medis juga kurang, karena hanya ada 13(tiga belas) orang pegawai rekam medis, yang terbagi atas 5 (lima) orang pegawai rekam medis pada bagian pasien rawat inap dan 5 (lima) orang pegawai pada bagian pasien rawat jalandan 3 (orang) pada pelayanan askes dan jamkesmas, yang saat ini sudah tidak cukup lagi menampung semua pekerjaan yang menjadi double bagi setiap pegawai.

Berdasarkan hal diatas, penulis ingin meneliti lebih jauh mengenai manajemen rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan sebagai sarana temu kembali dokumen pasien melalui penelitian yang berjudul “Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali Dokumen Pasien Di Rumah Sakit Haji Medan.” 1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah di atas, penulis merumuskan pertanyaan penelitian yaitu Bagaimanakah Manajemen Rekam Medis Dalam Temu Kembali DokumenDiRumah Sakit Haji Medan ?

1.3 Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses pengelolaan dan penyimpanan rekam medis serta penemuan kembali dokumen (retrieve) di Rumah Sakit Haji Medan.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Petugas rekam medis, sebagai masukan dalam melaksanakan tugas sehari-hari dalam pengelolaan rekam medis yang lebih baik

2. Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat memberikan masukan didalam melaksanakan penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan dan prosedur rumah sakit

3. Bagi Peneliti lain memberi referensi yang relevan kepada peneliti lain yang akan melaksanakan penelitian lebih lanjut.

4. Pasien rumah sakit, khususnya pada Rumah Sakit Haji Medan, untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baik terutama yang menyangkut rekam medisnya

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini mencakup manajemen rekam medis yang dilakukan oleh sub bagian rekam medis. Rekam medis yang diteliti terbatas pada rekam medis pasien rawat inap.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Rekod

Rekod atau disebut juga arsip adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut.

Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

Menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Menurut Ricks (1992:14) menyatakan bahwa “Manajemen rekod merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records)”.

Sedangkan menurut Doyle yang dikutip oleh Pamanyayan (2008) bahwa “Manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip”.

Berdasarkan beberapa definisi di atas bahwa manajemen rekod adalah pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi akhir .

2.1.1Nilai Guna Rekod

Rekod berfungsi sebagai memori suatu perusahaan. Rekod mendokumentasikan informasi Biasanya rekod digunakan dan disimpan karena rekod tersebut memiliki satu atau lebih nilai guna.

Suatu arsip atau rekod memiliki beberapa nilai atau kegunaannya. The Liang Gie yang dikutip oleh Wursanto (1991 : 23) mengemukakan 6 nilai dari arsip/rekod :

1. Nilai Administrasi ( administrative value )

Arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi.

2. Nilai Hukum ( legal value )

a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku oleh dan untuk orang banyak

b. Arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa atau kejadian hukum.

c. Termasuk arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum ialah segala keputusan (perimbangan) yang ditentukan oleh hakim dalam pengadilan.

3. Nilai Keuangan (fiscal value)

Arsip yang berhubungan atau yang berisi tentang masalah keuangan . 4. Nilai Ilmiah (research value)

Arsip yang dapat dipegunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan danpenelitian.

5. Nilai Pendidikan (educational value)

a. Arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan.

b. Arsip yang berisi tentang pendidikan. 6. Nilai Dokumentasi (documentary value)

Arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.

Pada dasarnya setiap arsip mempunyai nilai informasi, hanya nilai informasinya yang berbeda-beda, yaitu informasi yang mempunyai nilai nonesensial, diperlukan, penting dan vital.

2.1.2Siklus Hidup Rekod

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Tentunya dalam mencari suatu informasi dari suatu kejadiaan yang mengacu pada arsip-arsip yang muncul saat kejadiaan itu berlangsung. Siklus hidup arsip dimulai sejak arsip tersebut muncul hingga nanti dimusnahkan.

Menurut Wallace(1992 : 8) menyatakan bahwa :

Manajemen kearsipan atau Records Managementpada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang

mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage).

Menurut Suzan Z. Diamond dalam Zainal (2011) mendefenisikan

Siklus hidup arsip ada empat tahapan.Pertama adalah penciptaan, ketika arsip ditulis pada data kertas yang dihasilkan oleh komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya. Kedua adalah pengunaan , yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering referensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.Periode ketiga pada siklus tidak aktif, ketika catatan di gudang.Tahap terakhir dalam siklus ini kehancuran.

Sedangkan menurut menurutRicks (1992:12) “Membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan (creation and received), pendistribusian (distribution), pengguna (use), pemeliharaan (maintenance), dan penyusutan (dispotition)arsip”.

Dari beberapa pendapat diatas maka siklus hidup arsip, yaitu mulai dari sistematis penciptaan arsip, kemudiaan penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terakhir pemusnahaan. Tidak semua arsip akan dimusnahkan karena beberapa arsip yang mempunyai informasi-informasi penting tetang suatu kejadiaan sehingga dalam proses penyimpanannya akan terus dipertahankan nilai-nilai dari suatu arsip tersebut.

Penciptaan

Penyusutan Pendistribusian

(dispotition) (distribution)

Pemeliharaan Penggunaan

(maintenance) (use)

Sumber :Wallace ( 1992)

Gambar 2.1 :Siklus Hidup Rekod

2.2 Rekam Medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis

Dalam pasal 1 Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 yang dikutip oleh Rustiyanto (2009 : 6) dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan rekam medis adalah “berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien”.

Menurut Gemala Hatta yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 8)

Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seorang dan riwayat Penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.

Sedangkan menurut Edna K Huffman yang dikutip olehQauliyah (2009) rekam medis adalah “berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana,

kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan”.

Dengan melihat ketiga pengertian diatas dapat dikatakan bahwa rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien dalam rangka penyembuhan pasien, rekam medis mencatumkan nilai administrasi, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan dapat dipertanggung jawabkan

2.2.2 Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Tujuan rekam medis menurut Permenkes No.749a adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Dalam perkembangan selanjutnya ternyata rekam medis sangat berguna dan dibutuhkan oleh banyak pihak untuk berbagai macam kepentingan.

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek menurut Dirjen Yankes dalam Awwalul (2012)

1. Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Medis

Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

4. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

5. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

6. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempuny,ai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.

7. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan rumah sakit.

2.2.3 Manfaat Rekam Medis

Berdasarkan Dirjen Yanmed SK No. 78 tahun 1991 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 4), manfaat rekam medis adalah :

1. Sumber informasi medis; 2. Alat komunikasi;

3. Bukti teknik (documentary evidence); 4. Alat untuk melindungi kepentingan hukum; 5. Untuk penelitian dan pendidikan;

6. Untuk perencanaan dan pemanfaatan sumber daya;

7. Untuk keperluan lain yang ada kaitannya dengan rekam medis.

Sedangkan dalam Manual Rekam Medis Yang disusun oleh konsil kedokteran tahun 2006 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 4) manfaat rekam medis adalah

1. Pengobatan Pasien

Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit, serta tindakan medic yang harus diberikan ke pada pasien.

2. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Membuat rekam medis bagi penyelengggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan.

3. Pendidikan Dan Penelitian

Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis pe nyakit, pelayanan medik, pengobatan dan tindakan medik, bermanfaat un tuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bi dang profesi kedokteran dan kedokteran gigi

4. Pembiayaan

Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk mene tapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan 5. Statistik Kesehatan

Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khusus nya untuk mempelajari perkembangan kesehatan, dan menentukan jumlah penderita pada penyakit tertentu

6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik

Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesain masalah hukum, disiplin dan etik.

Dari kedua manfaat rekam medis tersebut rekam medis mencatat semua hal yang berhubungan dengan perjalanan penyakit penderita dan terapinya selama dalam perawatan di unit pelayanan kesehatan. Karenanya, rekam medis dapat menjadi sumber informasi, baik bagi kepentingan penderita, maupun pihak pelayanan kesehatan, sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil tindakan medik atau menentukan kebijakan tata laksana / pengelolaan.

2.2.4 Bentuk Pelayanan Rekam Medis

Pelayanan rekam medis bukan pelayanan dalam bentuk pengobatan, tetapi merupakan bukti pelayanan, finansial, aspek hukum dan Ilmu Pengetahuan. Peran rekam medis sangat dibutuhkan untuk mengelola bahan bukti pelayanan kesehatan dengan aman, nyaman, efisien, efektif dan rahasia. Sehingga rekaman pelayanan kesehatan dapat berfungsi sebaik-baiknya untuk tindakan pelayanan yang diperlukan.

Menurut Depkes RI (2008:10 ), bentuk pelayanan rekam medis meliputi: 1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas

Rekam medis manual (paper based documents) adalah rekam medis yang berisilembar administrasi dan medis yang diolah ditata/ assembling dan disimpansecara manual.

2. .Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi Rekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya pada pendaftaran(admission), data pasien masuk (transfer), dan pasien keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas pada system registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar administrasi dan medis masih diolah secara manual.

3. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan terbatas

Pelayanan rekam medis yang diolah menjadi informasi dan pengelolaannya secara komputerisasi yang berjalan pada satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan.

4. Pelayanan Sistem Informasi Terpadu

Computerized Patient Record (CPR), yang disusun dengan men

gambil dokumen langsung dari sistem image dan struktur system d okumen yang telah berubah.

5. Pelayanan MIK dengan Rekam Kesehatan Elektronik (WAN) System pendokumentasian telah berubah dari Electronic Medical Record (EMR) menjadi Electronic Patient Record sampai dengan

tingkat yang paling akhir daripengembangan Health Information System, yakni Electronic Health Record (EHR)– Rekam Kesehatan Elektronik.

2.3 Sistem Pengelolaan Rekam Medis 2.3.1 Sistem Penamaan Rekam Medis

Nama seseorang merupakan identitas pribadi yang dimiliki seseorang sejak lahir sampai setelah ia meninggal. Sistem penamaan diberikan untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain, sehingga mempermudah dan memperlancar sistem pelayanan rekam medik yang diberikan kepada pasien pada waktu berobat ke rumah sakit. Dalam penulisan nama formulir rekam medis harus sesuai dengan persyaratan penulisan dan kelengkapan nama seseorang untuk kemudian di indeks.

Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 : 12) adalah sebagai berikut:

Nama pasien minimal harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekma medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :

1. Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata atau lebih.

2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang perempuan bersuami.

3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah).

4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian dikuti dengan nama sendiri.

Dalam sitem Penamaan Rekam Medis diharapkan :

1. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan

2. Bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny.atau N.sesuai dengan statusnya.

3. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien. 4. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan

2.3.2Sistem Penomoran Rekam Medis

Pada hampir semua lembaga pelayanan kesehatan rekam medis disimpan meurut nomor, yaitu berdasarkan momor pasien masuk (admission number).Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu,

sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan.

Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 :17) ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbering system) yang umum dipakai yaitu :

1. Pemberian Nomor Cara Seri

Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia lima kali berkunjung, maka ia akan mendapatkan lima nomor yang berbeda semua nomor yang telah diberikan kepada pasien harus dicatat pada ‘kartu indeks utama pasien” yang bersangkutan.

2. Pemberian Nomor Cara Unit

Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor.

3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) sistem nomor ini merupakan sintesis antara sistem seri dan sistem unit. setiap pasien berkunjung dibrikan satu nomor baru, tetapi rekam medis terdahulunya digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan keman rekam medis tersebut telah dipindahkan.Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekammedis yang lama.Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan rekam medis.

Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien masuk diatas, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik digunakan karena memiliki kelebihan beberapa yaitu:

1. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder.

2. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.

3. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri.

4. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit.

2.3.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 : 76) Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik Karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.Ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu

2.3.3.1 Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder. a. Kelebihan cara ini yaitu:

1) Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya.

2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.

3) Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi.

5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder.

6) Mudah menerapkan sistem unit. b. Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu:

1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.

2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam.

3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ.

2.3.3.2 Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempattersendiri.

a. Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:

1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. b. Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu:

1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Dari kedua sistem penyimpanan tersebut cara sentralisasi dianggap yang lebih baik. Tetapi pelaksanaannya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit, karena ada beberapa hal yang mempengaruhi yaitu :

1. Karena terbatasnya tenaga kerja yang terampil, khususnya yg menangani pengelolaan rekam medis

2. Kemampuan dana rumah sakit.

2.3.4 Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor

Tujuan dari sistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medik yang disimpan dalam rak filing.Menurut Depkes (1997) Sistem penjajaran dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu

2.3.4.1 Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit filing system )

Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelom pok 2 angka yang terletak paling kiri.

Contoh : 22 50 23

angka ketiga angka kedua angka pertama (tertiary digits) (secondary digits) (primary digits)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, ke mudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.

Contoh : 22-50-23

23-50-23 24-50-23 25-50-24 26-50-25

a. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu:

1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke-100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.

2) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa ber desak-desak di suatu tempat dimana rekam medis ha rus disimpan di rak.

3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis.

4) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

a. Kekurangan sistem ini, yaitu:

1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung.

2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

2.3.4.2 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing system )

Sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah.

Contoh : 58-78-96 58-78-98 58-78-99 59-78-00 59-78-01

Pada contoh ini terlihat bahwa kelompok 100 buahrekam medis ( 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 ) berada dalam urutan langsung.

a. Kelebihan sistem angka tengah adalah :

Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan

1) Penggantian dari sistem no mor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir

2) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem

3) Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir

b. kekurangan sistem ini, yaitu :

1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas

2) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif.

2.3.4.3 Sistem Angka Langsung ( Straight Numerical Filing System) Suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026.

a. Kelebihan menggunakan cara ini yaitu:

1) Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara berurutan akan lebih mudah.

2) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

b. kelemahan menggunakan cara ini yaitu:

1) Kesibukan tidak merata. pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekammedis dengan nomer terbaru. 2) Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak

penyimpanan untuk nomor besar.

3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.

2.3.5 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis

Seluruh rekam medis yang diberkaskan setiap saat bisa dimintakan oleh dokter-dokter yang memerlukan baik untuk keperluan penderita yang bersangkutan maupun untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Suatu sistem filing yang baik adalah ditentukan dengan mudahnya menemukan kembali file apabila diminta. pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu.

Menurut Depkes (1991 : 27) adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien adalah sebagai berikut :

1. Pengeluaran Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah a. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis,

b. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaanbaik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagikeraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan.

c. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sait, kecualiatas perintah pengadilan.

d. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekammedis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harusmenulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekammedisnya.

2. Petunjuk Keluar (Outguide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyim panandan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang di ambilkembali.

3. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis

Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yangsalah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiranfolder, menciptakan bermacam- macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiapsectionpenyimpanan rekam medis. Terputusnyakombinasi warna dalam satu seksi penyimpa nan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digu nakan adalah 10 macam warnauntuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9.

2.3.6Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik. dan dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat.

Menurut Permenkes RI Nomor 269/MenKes/Per/III/2008 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 24)

Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis

dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

2.4 Sistem Temu Balik Rekam Medis 2.4.1 Pengertian Temu Balik Informasi

Salah satu hal terpenting dan menjadi bagian tak terpisahkan adanya proses temu kembali informasi (retrieval). Temu kembali rekam medis sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan catatan dokumen informasi riwayat penyakit bagi pasien sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pasien.

Menurut Saltea dalam Janu dan Purwono (2006) menjelaskan bahwa “Secara sederhana temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut”.

Menurut Salton (1983:3) mendefinisikan :

Sistem temu balik sebagai Suatu proses untuk mengidenfikasi dan

memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dan query.

Sedangkan menurut Hasugian (2009:53) lebih jelas lagi menyatakan bahwa“Sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi”.

Dari pendapat di atas bahwa temu balik informasi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil suatu dokumen dari suatu penyimpanan, sebagai jawaban atas pemintaan sebuah informasi yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian dengan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna.

Terjadinya temu balik infomasi dapat dilihat pada gambar berikut :

User Query Index Document

Matcher Machine

RelevantDocument

Sumber : Hasugian ( 2009 : 54 )

Gambar 2.2 : Sistem Temu Balik Informasi ( Information Retrieval system)

2.4.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Temu kembali Informasi

Sistem temu kembali informasi digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi.

Menurut Belkin(1980 : 133) mengemukakan sebagai berikut:

1. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumenmenggunakan sekumpulan konsep.

2. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh

penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.

3. Sistem Temu-kembali Informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yangdikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasipengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (kueri).

Berkaitan dengan sumber informasi disatu sisi dan kebutuhan informa pengguna disisi yang lain, sistem temu kembali informasi berperan untuk: 1. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna.

2. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan.

Adapun fungsi utama Sistem temu kembali Informasi seperti dikemukakanoleh Lancaster dan Kent dalam Tarto (2008) adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakatpengguna yang ditargetkan.

2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yangmemungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (kueri) pengguna.

4. Merepresentasikan pertanyaan (kueri) pengguna dengan cara tertentu yangmemungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalambasis data.

5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalambasis data.

6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

7.

Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yangdiberikan oleh pengguna

.

Berdasarkan pendapat diatas sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai.Temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

2.4.3 Komponen Sistem Temu-kembali Informasi

Menurut Lancaster dalam Tarto (2008) Sistem Temu-kembali Informasi terdiri dari 6(enam) subsistem, yaitu:

1. Subsistem dokumen 2. Subsistem pengindeksan 3. Subsistem kosa kata 4. Subsistem pencarian

5. Subsistem antarmuka pengguna-sistem 6. Subsistem penyesuaian.

Dokumen sebagai objek data dalam sistem temu kembali informasi merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeksatau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumenatau ditentukan secara khusus oleh spesialis subjek dalam proses pengindeksanyang pada dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen.Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaituhimpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehinggadiperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal ini sistem temu kembali informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan(query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan pencarianyang tepat Selanjutnya pernyataan-pernyataan-pernyataan-pernyataan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matching function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen

Sementara itu Tague-Sutcliffe (1996:23 ) melihat sistem temu kembali informasi sebagai suatu proses yang terdiri dari 6 (enam) komponen utama yaitu: 1. Kumpulan dokumen

2. Pengindeksan

3. Kebutuhan informasi pemakai 4. Strategi pencarian

5. Kumpulan dokumen yang ditemukan 6. Penilaian relevansi

Bila diperhatikan dengan seksama, perbedaan komponen sistem temu kembali informasi menurut Tague-Sutcliffe (1996:86) terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif deskriptif. Menurut Strauss dan Corbin yang dikutip oleh Elqorni (2009) dimaksud dengan penelitian kualitatif adalah jenis penelitian yang menghasilkan penemuan-penemuan yang tidak dapat dicapai (diperoleh) dengan menggunakan prosedur-prosedur statistik atau cara-cara lain dari kuantifikasi (pengukuran)

menutur Glaser dan Strauss yang dikutip oleh Pendit (2003: 297) data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial yang ada di sebuah masyarakat, sesuai dengan apa yang selama ini dialami dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu.

3.2 Lokasi Penelitian

Sesuai dengan judul penelitian ini maka lokasi penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Haji Medan Jl. Rumah Sakit Haji Medan – Medan Estate.

3.3 Proses Penelitian

3.3.1 Mengidentifikasi Informan

Penelitian ini hanya memilih informan yang dianggap mengetahui baik tehadap masalah yang diteliti dan bersedia memberikan informasi kepada

peneliti.Adapun informan yang akan diwawancarai dalam penelitian ini adalah 2 orang staf rekam medis yaitu sebagai berikut bapak Drs. 0Rinsyah Sumandri Harahap sebagai kepala rekam medis di rumah sakit haji medan dan bapak Taufik Siregar salah seorang staf rekam medis. Adapun alasan penulis memilih kedua informan ini yaitu, karena mereka adalah staf di bagian rekam medis, yang sesuai dengan tujuan penelitian.

3.3.2 Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah: 1. Wawancara

Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara. yakni dengan wawancara mendalam. Menurut Samin (2008:1) wawancara merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta di lapangan. Prosesnya bisa dilakukan secara langsung dengan bertatap muka langsung (face to face) dengan narasumber. Namun, bisa juga dilakukan dengan tidak langsung seperti melalui telepon, internet atau surat (wawancara tertulis).responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit.

2. Observasi

Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut Arikunto (2002 : 103) menyatakan: “Observasi adalah kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan.Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memahami proses terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi yang akan dilakukan adalah observasi terhadap subjek, perilaku subjek selama wawancara, interaksi subjek dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara.

Menurut Patton yang dikutip oleh Poerwandari (1998:63) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas, dan makna kejadian dilihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.

3.4 Jenis Dan Sumber Data

Jenis dan sumber data penelitian ini adalah :

1. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara kepada staf rekam medis Rumah Sakit Haji Medan.

2. Data sekunder adalah data yang mendukung data primer yaitu data yang bersumber dari buku, jurnal, majalah, laporan, dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah peneltian

3.5 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah alat bantu yang digunakan oleh peneliti untuk megumpulkan informasi tentang variabel yang sedang diteliti.

Menurut Poerwandari (1998:98) penulis sangat berperan dalam seluruh proses penelitian, mulai dari memilih topik, mendeteksi topik tersebut, mengumpulkan data, hingga analisis, menginterpretasikan dan menyimpan. Dalam mengumpulkan data-data penulis membutuhkan alat bantu atau instrumen penelitian. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan 3 alat bantu, yaitu:

1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

2. Pedoman Observasi, Pedoman observasi digunakan agar peneliti dapat melakukan pengamatan sesuai dengan tujuan penelitian. Pedoman observasi disusun berdasarkan hasil observasi terhadap perilaku subjek selama wawancara dan observasi terhadap lingkungan atau setting,wawancara, serta pengaruhnva terhadap perilaku subjek dan informasi yang muncul pada saat berlangsungnya wawancara.

3. Alat Perekam, Alat perekam berguna sebagai alat bantu pada saat wawancara, agar peneliti dapat berkonsentrasi pada proses pengambilan data tanpa harus berhenti untuk mencatat jawaban-jawaban dari subjek. Dalam pengumpulan data, alat perekam dapat dipergunakan setelah mendapat ijin dari subjek untuk mempergunakan alat tersebut pada saat wawancara berlangsung.

3.6 Analisis Data

Analisis data dimulai dengan menelaah data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, observasi yang ditulis dalam catatan lapangan, dan catatan lainnya.setelah itu dilakukan penyalinan dan pemilihan data. Data dipilih dan dibuat abstraksi. Kemudian penyusunan data dalam satuan-satuan dan melaksanakan pemeriksaan keabsahan data yang kemudian membuat kesimpulan lain dengan interpretasi yang sudah dilakukan.

3.7 Keabsahan Data

Dalam menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan teknik trianggulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut menggenai data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang.

Selanjutnya dijelaskan oleh Denzin yang dikutip Moleong (2007 : 330) bahwaAda empat macam trianggulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik dan teori.

Teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian adalah: Trianggulasi dilakukan melalui wawancara, observasi langsung dan observasi tidak langsung, observasi tidak langsung ini dimaksudkan dalam bentuk pengamatan atas beberapa kejadian fakta di lapangan. Teknik pengumpulan data yang digunakan akan melengkapi dalam memperoleh data primer dan skunder, observasi dan interview digunakan untuk menjaring data primer berupa kajian informasi yang berkaitan dengan pengelolaan rekam medis.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian ini adalah beberapa orang staf rekam medis yang ada di Rumah Sakit Haji medan. Informan yang diperoleh ada 2 orang yang dianggap mengetahui baik terhadap masalah penelitian ini. Dimana wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktuny untuk bersedia diwawancara. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 4.1 : Karakteristik Informan

No. Nama Informan Usia Pendidikan Sub. Unit

I1 Drs. Rinsyah Sumandri

Harahap

45 tahun S1 sosial politik

Kepala rekam medis

I2 Taufik Siregar 43 tahun SLTA Staf rekam medis

Untuk informan pertama (I1) peneliti menetapkan bapak Rinsyah

Sumandri Harahap.Bapak Rinsyah Sumandri Harahap berusia 45 tahun dan memiliki latar belakang pendidikan formal Sarjana sosial politik dan menjabat sebagai kepala rekam medis di Rumah sakit Haji Medan. Wawancara yang dilakukan dengan Informan pertama (I1) berlangsung secara informal.

Untuk informan selajutnya peneliti menetapkan kepada bapak Taufik Siregar sebagai informan kedua (I2) yang dimintai informasi. Bapak Taufik

Siregar berusia 43 tahun dan memiliki latar belakang pendidikan SLTA. Pada Rumah sakit Haji Medan ini, bapak Taufik Siregar menjabat sebagai staf rekam.

Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam (Depth Interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan secara subtatif dimana wawancara dilakukan tidak harus pada suatu tempat tertentu. Wawancara pun dilakukan pada jam yang telah ditetapkan pada saat membuat janji untuk wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, dan tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu, begitu juga

dengan bahasa yang digunakan adalah bahasa informal, walau terkadang peneliti menggunakan bahasa-bahasa kersipan. Isi wawancara berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan.

4.2. Kategori

Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman ini, peneliti membaca kembali transkrip wawancara lalu melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah :

4.2.1. Pengadaan Rekam Medis

Rekam medis menjadi dokumen penting dalam pemberian pelayanan kesehatan oleh petugas medis terhadap pasien. Pengadaan rekam medis ini memiliki prosedur yang berbeda-beda disebabkan pelayanan yang diberikan dan diterima juga berbeda. Pasien di Rumah Sakit Haji Medan dapat dikategorikan sebagai pasien poliklinik atau pasien berobat jalan dan pasien rawat inap.

a. _{Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan}

Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab. Sudah seharusnya seorang pasien yang datang ke rumah sakit diperlakukan dengan baik. Untuk memberikan pelayanan terbaik pihak Rumah Sakit Haji medan memiliki prosedur tertentu. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1

dan I2) berikut :

I1 :“oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri

atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap. kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana”

I1 : “gini semuakan sudah ada prosedurnya jadi pasien berobat jalan

pertama mebeli karcis diloket dan kemudian mendaftar di tempat pendaftaran. petugas akan membuatkan sebuah kartu berobat dan

pasien langsung menuju poliklinik. petugas langsung mecatat dibuku register. ini ya untuk pasien yang belum pernah sama seklai berobat kemari.”

I1 :“yaa.. cukup membawa itu saja kartu berobat yang telah kita berikan,

memang kadang kadang kalau dia telah berobat setahun yang lalu kan mungkin bias saja hilang, jadi kalau dia bilang sudah pernah

berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan

nama atau tanggal lahirnya.”

I2 :“jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau

kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna nyawa lebih pentingkan.”

I2 :“ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama

mendaftar ditempat pendaftara dan kemudian petugas akan membuatkan kartu berobat dan pasien segera langsung ke poliklinik dan petugas langsung mecatat di buku register ya ini untuk pasien baru ya tentunya.”

Selain pernyataan diatas, peneliti juga memperoleh alur kerja dari Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di Rumah Sakit Haji Medan. Adapun rekam medis tersebut sebagai berikut :

1. Pasien Mendaftar di tempat pendaftaran pasien sesuai dengan pembayarannya yang terdiri dari loket askes, astek dan umum.

2. Pasien yang tidak membayar lunas ( Pasien Askes, Astek dan Perusahaan ) harus diperiksa dahulu kelengkapan dari surat rujukan/surat jaminannya. 3. Pasien dimintakan untuk menunjuk kartu berobat RS Haji Medan untuk

pencarian berkas lamanya, bagi pasien yang tidak membawa kartu berobatnya diminta untuk menuliskan datanya pada formulir yang disediakan untuk dicari nomor rekam mediknya dengan menggunakan KIUP atau komputer

4. Pasien dipersilahkan menunggu diklinik yang dituju.

5. Sebelum berkas lama rekam medik pasien diantar ke klinik tujuan, berkas diperiksa apabila ada formulir rawat jalan yang perlu ditambah.

6. Petugas mengantar berkas ke masing-masing klinik yang dituju.

7. Diluar jam polklinik dan pendaftaran, pasien mendaftar dan dilayani di unit gawat darurat.

Kontrol Nomor Rekam Medik

tidak lengkap pinjam

lengkap

(Buku Pedoman RS Haji Medan)

Gambar 4.1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

Dari uraian penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan pada Rumah Sakit haji Medan sudah dilakukan dengan baik dan teratur. Prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan

Tempat penerimaan pasien rawat jalan

(Pen-daftaran)

Nomor Rekam medik

POLIKLINIK Unit Rawat Inap

Tempat pendaftaran pasien

Dilengkapi Pemeriksaan kelengkapan Penyimpanan

Masuk rawat inap

Rawat jalan ulang

pendidikan

penelitian

Keperluan lain Sudah ada

tidak

y

a

dilakukan sesuai Buku Pedoman Peyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan. Jadi, setiap pasien yang datang, harus mengikuti prosedur yang berlaku.

b._{Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Inap}

Penerimaan pasien rawat inap dinamakan Admitting Office atau sering dinamakan Sentral Opname. Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu: pasien yang tidak urgen, pasien yang urgen, dan pasien gawat darurat yang langsung dirawat. Berdasarkan hal tersebut maka penanganan pasien rawat inap ini harus cepat, sesuai dengan pernyataan informan (I1, I2) berikut ini :

I1 :“oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri

atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesma s. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana”

I1 :“nah sebenernya itu prosedurnya hampir sama Cuma kalo untuk

pasien UGD itu pelayanan langsung diberikan petama kali, untuk urusan rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. baru setelah itu petugas menanyakan identitas pasein kepada keluarga atau kerabat pasien, nah kemudian barulah berkas rekam medis itu dibawa ke kasir untuk dihitung, dan kemudian dari situ dikirim ke bagian rekma medis, UGD itu tentu pertolongan pertama, gitu dek”

I2 :“jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau

kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna nyawa lebih pentingkan.”

I2 : “yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi

lama itukan memuat 100 nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien perhari dan 200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan sebulan bisa berapa rekam medis yang dihasilkan. Sehingga hal ini membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak muat lagi menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran, Bulan dan Tahun pasien datang saja, karena hanya dengan cara inilah yang dianggap pegawai lebih mudah dalam menyusun berkas rekam medis. Makanya kan memang SOP yang kita buat ini yang memang pada saat itu tahun 1999. Jadi pada saat itu jumlah tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengan perkembangan kan sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan kamar tidur. Kalo sekarang mungkin SOP ini sudah tidak bisa lagi harusnya sudah kita ubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih dalam transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi. jadi seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai dengan standar rumah sakit saat ini.

P : Jadi apakah belum pernah ada usulan pak selama ini ?

I1 : Ya tentunya usulan itu selalu ada ya tapi gimana tetep aja gak di

tanggapi, jadi gak asing lagi ya kalo untuk daerah sumatera rekam medis ini belum ada perhatian, kalau istilah kami, kami sebut rekam medis ini anak tiri, .karena memang rekam medis ini kesimpulannya tempat sampah tidak ada produksi tidak ada pemasukan jadi memang apa adanya aja rekam medis ini akhirnya ya petugas juga yang keteter. sehingga SOP yang sudah ditetapkan tidak berjalan sesuai dengan yang ditetapkan. P : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak ?

I1 : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan Permenkes bahwa

berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatan tidak boleh mengambi data secara lengkap tentunya kan data ini rahasia contohnya kan kalau mengambil data identias itukan terlalu lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja.

I1 : Pendistribusian masih dengan manual ya, jadi kalo rawat jalan dia dari

pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya ke pendaftaran, lain kalau rawat inap, rawat inap jalurnya dari UGD atau dari poli yang memang harus dirawat inap keruang permintaan, dan setelah pulang dia kembali ke kasir untuk dihitung kemudian baru ke rekam medis kita olah kita entri ke komputer setelah itu baru kita simpan ke gudang penyimpanan.

P : jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu sendiri Di Rumah Sakit Haji Medan ini pak?

I1 : Secara umum tentunyakan kan kita biasanya pada saat pasien mendaftar

itukan sudah kita beri kartu pendaftaran yang dituliskan data pasien dan nomor rekam medisnya, apabila pasien itu datang kembali tentunya kami minta lagi itu kartunya, kan ada nomornya yang telah kami berikan jadi berdasarkan itulah kami cari.

P : Jadi pak bagaimana kalo pasien itu lupa membawa kartu berobatnya ? I1 : Kalau lupa membawanya kami cari di komputer, jadi selama ini pasien

baru setelah kami data secara manual di buku pendaftaran selanjutnya kami input di komputer.

P : Nah ini yang terakhir pak yaitu bagaimana proses pemusnahan rekam medisnya ?

I1 : Ya jadi proses pemusnahan ini tentunya sesuai prosedur yang sudah

ditetapkan ya.. Pemusnahan rekam medis dilakukan setiap 10 tahun sekali, jadi memang prosedur awalnya kita pilih pasien yang non-aktif selama 5 tahun, itu masuk berkas yang non aktif, kemudian setelah 10 tahun barulah kita musnahkan dan pemusnahan itupun tentunya ada berita acara. Jadi sebelumnya berkas yang akan dimusnahkan ini dicatat. misalnya itu resume medis itu harus ditarik di ambil dari berkas, resume medis dan laporan operasi. jadi bukan semuanya dimusnahkan resume medis dan laporan operasinya itu kita ambil dan kita dokumenkan lagi, jadi baru sisanya itula yag dimusnahkan.

P : Haha gak terasa ini pak, uda banyak juga yang saya tanyakan ternyata.. sekali lagi makasih ya pak buat waktunya

I1 : Iya sama-sama dek seneng bisa membantu haha semoga bisa cepat

wisuda.

TRANSKRIP WAWANCARA

Nama Informan : Taufik Siregar Tanggal Wawancara : 3 April 2013

Pukul : 12.00 WIB

Tempat : Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan

Keterangan : P : Peneliti I2 : Informan 2

P ; Assalamualaikum pak, maaf pak sebelumnya saya mau interview ke bapak juga ini.

I2 : Walaikumsallam, Ohh bapak juga ditanyak ya? haha , yauda silahkan

apa yang mau di tanyakan ?

P : langsung saja pak kebagian pengadaan rekam medis pak, bagaimana ya pak prosedur pengadaan rekam medis di rumah sakit haji ini ?

I2 : Prosedur rekam medis itu ada rekam medis rawat inap atau rawat jalan

P : Ooh iyaiya bisa dijelasin pak ?

I2 : Jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman

dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalau UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan, administrasi belakangan karna nyawa lebih pentingkan. P : Maaf pak saya agak kurang mengerti ini, jadi maksudnya gimana pak

yang berobat jalan ?

I2 : Ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama mendaftar

ditempat pendaftaran dan kemudian petugas akan membuatkan kartu berobat dan pasien segera langsung ke poliklinik, dan petugas langsung mecatat di buku register ya ini untuk pasien baru ya tentunya.

sakit ini ?

I2 : Yaa dengan membawa itu tadi kartu berobat yang telah diberikan, jadi

kalau datang kembali dan dia bilang sudah pernah berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan identitasnya.

P :Jadi pak kalau prosedur pasien rawat inap itu bagaimana pak ?

I2 : Yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi

pelayanan langsung diberikan petama kali, urusan identitas rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. P : Oohh jadi apa pak pedoman dari semua prosedur pengadaan rekam medis

di rumah sakit haji ini ?

I2 : SOP nya ya gitu ? jadi ada yaitu Buku Pedoman Penyelenggaran Rekam

Medis Rumah Sakit Haji Medan tahun 1999

P : Iyaiya pak , trus pak kalau sistem penomoran rekam medisnya pak ? I2 : Jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering

system atau pemberian nomor cara unit, terdiri dari 6 digit. jadi penomoran itu semua pusatnya di pendaftaran.

P : Sejauh ini apa ada kendala pak dengan penggunaan sistem penomoran tersebut ?

I2 : Sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu ya banyak terjadi double

nomernya, contohnya gini di UGD kan kita tanya apa sudah pernah berobat ? sudah, emang sudah pernah berobat tapi dirumah sakit lain kita buatla statusnya PU (pasien ulang) sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum online.

P : Sekarang masuk pak ke proses pengolahan rekam medis bagaimana pak pengolah rekam medis di rumah sakit ini ?

I2 : Ohh ada beberapa langkah, langkah pertama itu tentunya mengisi

kelengkapan kelengkapan data itu, yang istilahnya assembling. Asembling itu yaitu penyusunan berdasarkan apa yang telah kita tetapkan yakan setelah kita assembling baru tentunya kita koding dan disitu juga ada evaluasi penelian berkas rekam medis.

P : Oohh iyaiya begitu ya pak, jadi pak sistem penyimpanan rekam medis dirumah sakit ini pak menggunakan sistem apa pak ?

I2 : Disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat

penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan disatukan. P : Jadi pak apakah ada kendala dari sistem penyimpanan sentralisasi ini ? I2 : Ya sebenarnya masalahnya sekarang di kurangnya tenaga rekam medis

ini sebenernya kalo diikuti SOP yang ada sudah benernya itu, kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain pegawai rekam medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek.

P : Ohh kalau sistem penjajaran rekam medis di rumah sakit haji ini sendiri bagaimana pak ?

I2 : ya menggunakan sisitem nomor langsung , yang terdiri dari 6 digit

disejajarkanla itu terus nomornya.

P : Ohh iyaiya gitu ya pak sejauh ini ada kendala gak pak pada penyusunan di rak ?

I2 : Yaa pada dasarnya SOP itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring

pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak. Dan sekarang berdasarkan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas rekam medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran, Tahun dan bulannya. tentunya kebijakan ini harus sudah dirubah mengingat keadaanya saat sekarang ini sudah seperti ini.

P : Kalau tata cara pengambilan rekam medis itu seperti apa pak ?

I2 : Jadi memang didalam ketentuan perundang-undangan Permenkes bahwa

berkas rekam medis itu adalah menjadi milik rumah sakit dan pasien itu sendiri, jadi memang kalau pengambilan rekam medis untuk tujuan pendidikan hanya boleh dilihat didalam lingkungan rekam medis tidak boleh dibawa pulang, dan tidak boleh difotocopy hanya boleh di catat didalam ruangan rekam medis. Dengan catatan tidak boleh mengambil data secara lengkap, tentunya kan data ini rahasia contohnya kalau mengambil data identias itukan terlalu lengkap, jadi mengambil data antara nama saja atau alamat saja.

penyakitya ?

I2 : Ohh tidak , belum disini kita belum mampu ya misalnya kan dalam

penyakit tertentu TBC harus merah, penyakit dalam warna kuning. jadi sekarang yang kita pakai hanya ada dua warna yg pasien umum warna hijau yg askes jamkesda warna biru langit ini.

P : Jadi distribusi rekam medis itu seperti apa pak ?

I2 : Ohh jadi kalo dia rawat jalan ya disana disimpan., jadi kalo rawat jalan

dia dari pendaftaran langsung ke poliklinik yang dituju setelah selesai berobat petugas poliklinik mengembalikannya besok pagi kependaftaran. kalo rawat inap kan nanti rekam medisnya dibawa kemari dan kita olah kemudian setelah diolah dikembalikan lagi ke tempat penyimpanan. P : Jadi gini pak bagaimana proses penemuan kembali rekam medis itu

sendiri dirumah sakit haji ini pak ?

I2 : Awalnya pasien yg datang kan diberi kartu berobat yaa yg kecil yg

berisikan identitas pasien dan nomor rekam medis, jadi kalo dia sudah pernah berobat tapi tidak membawa kartu berobat kita mencarinya di computer dengan menanyakan nama dan alamatnya.

P : Nah ini yang terakhir pak yaitu bagaimana proses pemusnahan rekam medisnya ?

I2 : Ya sesuai prosedur yang telah ada ya dimusnahkan selama 10 tahun dan

dilakukan penyusutan setelah 5 tahun.

P : Yauda pak itu saja terima kasih banyak ya pak haha sudah mengganggu waktunya haha..