Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan Brand Image Pt. Perkebunan Nusantara III (Persero) Sei Batanghari Medan

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN SEORANG SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE PT. PERKEBUNAN NUSANTARA

III (PERSERO) SEI BATANGHARI MEDAN

OLEH

NOVI ENDAH WIDYASTUTI 122103106

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

NAMA : NOVI ENDAH WIDYASTUTI

NIM : 122103106

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEORANG SEKRETARIS

PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) SEI BATANGHARI MEDAN

Tanggal: Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal: Juni 2015 DEKAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.) NIP. 19560407 198002 1 001

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : NOVI ENDAH WIDYASTUTI

NIM : 122103106

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN SEORANG SEKRETARIS

PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) SEI BATANGHARI MEDAN

Medan, Juni 2015 Menyetujui Pembimbing

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

(4)

Puji syukur kepada Allah Yang Maha Esa pencipta alam semesta atas berkat dan ridho terbesarnya yang telah Allah berikan, nafas kehidupan, kesehatan dan ilmu pengetahuan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara Program Studi DIII Kesekretariatan. Penulisan Tugas Akhir ini dengan judul “Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan Brand Image PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan” merupakan penerapan teori yang diperoleh selama masa perkulihan. Penyelesaian Tugas Akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa yang digunakan oleh penulis.

Selama proses Penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan magang hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenankan penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof.Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatra Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan

(5)

3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah sabar membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena. L .L Sibarani, SE, M. Si selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatra Utara.

6. Bapak Miswarindra, SH selaku Staf. Urusan Sekretariat dan Pelayanan Organ Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang telah menjadi supervisi dalam penulisan Tugas Akhir.

7. Teristimewa buat orang tua tersayang Ayahanda Sugiadi dan Ibunda tercinta Tuti Sunarti yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing dan tidak bosan memberikan dukungan kepada penulis dengan ikhlas dan tulus serta memberikan kekuatan lahir dan batin yang luar biasa sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik.

8. Adik tersayang Vera Sugistira, Nurul Aulia dan sepupu Ulfa Utari Sembiring, berkat iringan doa, semangat dan segenap kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Sahabat-sahabat terbaik penulis, Oki, Maya, Winda, Devina, Ayu, Santa, Wike, Mimi dan Nana yang selalu memberikan persahabatan yang indah, motivasi dan keceriaan bagi penulis.

(6)

iii

memberikan bimbingan dan arahan yang baik di bagian Akuntansi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

11.Teman-teman kelompok magang penulis yaitu : Nurfatimah, Oki, Mimi dan suryaningsih yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu magang.

Semoga Allah Yang Maha Kuasa, senantiasa memberikan berkat dan rahmat-nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Mei 2015 Penulis

(7)

iv DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C. Tujuan Penelitian ... 5

D. Manfaat Penelitian ... 5

E. Jadwal Kegiatan ... 6

F. Sistematika Penelitian ... 7

BAB II PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III ... 9

A. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan ... 9

B. Jenis Usaha/Kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan ... 14

C. Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan PTPN III (PERSERO) Medan ... 15

D. Job Description ... 25

E. Kinerja Usaha Terkini ... 33

(8)

A. Pengertian Sekretaris ... 36

B. Pengertian Sekretariat ... 42

C. Pengertian Kesekretariatan ... 43

D. Brand Image Seorang Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan ... 44

E. Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan Brand Image Di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan ... 50

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 52

A. Kesimpulan ... 52

B. Saran ... 53

(9)

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

(10)

vii

No. Judul Halaman

2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan ... 13 2.2 Struktur Organisasi Bagian Sekretariat Perusahaan ... 24

(11)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia usaha saat ini, berbagai macam perubahan yang telah terjadi akibat globalisasi dari era ekonomi industri ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi. Tugas dan wewenang pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus administrasi perkantoran dan elerical ( tata usaha ) saja melainkan menjadi pusat informasi bagi perusahaan. Sekretaris yang profesional merupakan sekretaris yang mampu meningkatkan brand image ( citra merek ) pada lembaga atau perusahaan tempatnya bekerja. Baik dalam kualitas kerja dan profesinya sebagai sekretaris yang bertanggung jawab sesuai dengan kedudukan atau wewenangnya.

Menurut Dewi (2011: 1), istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seorang yang diberikan kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa inggris disebut “secretary”, yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.

Menurut Brauma dan Portugal (2011: 2), sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya, bila ada janji pertemuan, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.

(12)

Menurut Nanassy dan Selden (2011: 2), sekretaris adalah karyawan kantor yang bertanggung jawab melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat menyurat, dan lain-lain.

Menurut Webster’s New Words Dictionary (2011: 2), sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.

Dari pengertian para ahli di atas tentang sekretaris dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan seorang pejabat perusahaan yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran, membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, fungsi, dan perannya dalam menjalankan perusahaan secara efisien dan efektif.

Sedangkan definisi sekretariat menurut para ahli antara lain: menurut Stein (2011: 3), sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. Menurut Funk dan Wagnalass (2011: 3), sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris. Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat di simpulkan bahwa sekretariat merupakan suatu satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok atau manajemen kearsipan.

Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu: tugas rutin, tugas khusus dan tugas, tugas khusus dan tugas kreatif. Setiap bagiannya memiliki peranan dalam melakukan penjagaan beranda perusahaan, filter dan pengelolaan informasi, asisten pribadi atau atau tangan

(13)

kanan pimpinan, secret keeper (pemegang rahasia), penasihat untuk dimintai pendapatnya dan penghubung (humas). Dalam menjalankannya tugas dan pekerjaannya, seorang sekretaris harus memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya tersebut di antaranya yaitu: teroganisir dan orientasi detail atau teliti, melaksanakan tugas dengan cepat dan efisien, menampilkan citra positif bagi perusahaan, berfokus pada solusi, mempelajari keahlian baru atau mengembangkan keahlian, menjalin hubungan baik dengan pihak di dalam dan di luar perusahaan, memahami lingkungan kerja serta memiliki kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan (multitasking).

Pada kedudukannya sekretaris mendapat pandangan dari PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) sebagai seorang sekretaris perusahaan (corporate secretary) dalam struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan dengan persetujuan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris perusahaan (corporate secretary) menjalankan fungsi sebagai berikut: memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi perarturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip good corporate government (GCG), memberikan informasi yang dibutuhkan Direksi dan Dewan Komisaris secara berkala dan/atau sewaktu-waktu apabila diminta, sebagai penghubung dan menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Khusus, dan Risalah Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

(14)

Merek (brand) telah menjadi elemen krusial yang berkonstribusi terhadap kesuksesan sebuah organisasi pemasaran, baik organisasi bisnis maupun nirlaba, pemanufaktur maupun penyedia jasa, dan organisasi lokal,regional maupun global. Menurut UU No. 15 (2001: 1), merek (brand) adalah tanda yang berupa gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam kegiatan perdagangan barang dan jasa.

Menurut Kotler dan Amstrong (2001: 225), citra merek (brand image) adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. Sedangkan menurut Ouwersoot dan Tudorica (2001: 226), brand image adalah kumpulan persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran manusia.

Berkenaan dengan itu, PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki strategi dalam meningkatkan pencitraan perusahaannya dengan cara melakukan kerja sama baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan pada pihak-pihak terkait seperti: pemberitaan, pemerintahan eksternal, organisasi dan sebagainya, meningkatkan kualitas perkebunan yang dikelola, komoditas hasil perkebunan kelapa sawit dan karet serta mewujudkan paradigma bisnis baru PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan memiliki citra yang positif di masyarakat, maka diperlukan seorang sekretaris perusahaan yang mampu mengayomi seluruh aktivitas pekerjaannya dan menjaga

(15)

indentitas citra merek (brand image) perusahaan. Baik berupa cara melakukan pekerjaan, berkomunikasi dan memiliki penampilan yang baik sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien serta menerapkan nilai-nilai etika etika yang baik.

Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis menetapkan judul Tugas Akhir ini adalah “PERANAN SEORANG SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) SEI BATANGHARI MEDAN” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka rumusan masalah Tugas Akhir

“Bagaimana seorang sekretaris perusahaan melakukan peranannya dalam meningkatkan Brand Image pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan?”.

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian untuk mengetahui bagaimana seorang sekretaris perusahaan melakukan peranannya dalam meningkatkatkan brand image pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Organisasi

Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)

(16)

Seibatanghari Medan, khususnya pada bagian Sekretaris Perusahaan (corporate secretary), mengenai peranan sekretaris dalam meningkatkan brand image.

2. Bagi Penulis

Dapat menambah pengetahuan penulis mengenai peranan seorang sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image.

3. Bagi Pihak Lain:

Sebagai referensi bagi pihak lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Jl. Sei Batanghari No.2 Sei Sikambing Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN Februari Maret April

III IV I II III IV I II 1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

(17)

Dalam kegiatan Persiapan Tugas Akhir, dilakukan pada minggu ke tiga (3) bulan februari. Pada kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama lima (5) minggu dimulai pada minggu ke empat (4) bulan februari sampai dengan minggu ke empat (4) bulan Maret di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

Setelah pengumpulan data selesai, dilakukan penulisan Tugas Akhir yang di mulai pada awal minggu pertama (1) bulan April sampai dengan selesai, sesuai dengan pedoman penulisan Tugas Akhir yang diberikan oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan.

F. Sistematika Penelitian

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penelitian.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO), struktur organisasi, job description, jenis usaha, dan uraian teoritis dari PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

(18)

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, menerangkan tempat dan waktu penelitian dan menjelaskan tentang peranan seorang sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan, dan saran bagi bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei Batanghari Medan, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.

(19)

9 BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (PERSERO) beralamat Jalan Sei Batanghari No. 2 Medan Sumatra Utara, merupakan salah satu dari 14 Bdan Usaha Milik Negara (BUMN) perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengelolahan dan pemasaran hasil perkebunan. Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengelolahan tanaman kelapa sawit dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO = Crude Palm oil) dan inti sawit (PKO = Palm Kernel Oil) dan karet.

Sejarah Perseroan diawali dengan proses pengambilan alihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses perusahaan Negara Perkebunan (PPN). Tahun 1968, PPN direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan perusahaan Negara Perkebunan (PPN) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi PT. Perkebunan (PERSERO). Guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan usaha perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pemerintah menstrukturisasi BUMN subsektor Perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan perampingan struktur organisasi.

Diawali dengan langkah penggabungan manajemen pada tahun 1994, tiga (3) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) perkebunan yang terdiri dari PT. Perkebunan III ( PERSERO), PT. Perkebunan IV (PERSERO) dan PT.

(20)

Perkebunan V (PERSERO) disatukan pengelolahaannya kedalam menejemen PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO). Selanjutnya melalui perarturan pemerintahan no. 8 tahun 1996 tanggal 14 februari 1996, ketiga urusan PERSEROAN tersebut dan digabungkan dan diberi nama PT. Perkebunan III (PERSERO) yang kantor pusatnya berkedudukan dimedan, dan di perkebunan-perkebunan PTPN III tersebar disumatra utara sampai keterbatasan aceh dan riau. PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang perkebunan menghasilkan komoditi karet dan sawit. Hasil komoditi tersebut dipasarkan di dalam dan luar negeri. Kemudian Rapat Umum pemegang saham atau RUPS adalah badan tertinggi dalam organisasi perusahaan. Dewan Komisaris (Dekom) berfungsi sebagai badan pengawas yang bertugas untuk para pemegang saham pengelolahaan usaha sepenuhnya dikendalikan oleh para Direksi.

Komposisi anggota-anggota Dewan Komisaris ditetapkan dalam keputusan Menteri Negara Bdan Usaha Milik Negara (BUMN) selaku rapat umum pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO), perkebunan Nusantara III, Nomor: KEP – 183/MBU/2008. Susunan anggota-anggota direksi ditetapkan dalam keputusan pemegang saham perusahaan perseroan (PERSERO) PT. Perkebunan Nusantara III, Nomor: SK -88/MBU/2012.

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang berkantor pusat di Medan mempunyai wilayah kerja di 5 daerah tingkat II di Provinsi Sumatra Utara, yakni:

a. Kabupaten Deli Serdang, terbagi atas: 1. Deli Serdang I

(21)

b. Kabupaten Asahan. c. Kabupaten Simalungun.

d. Kabupaten Labuhan Batu, terbagi atas: 1. Labuhan Batu Utara

2. Labuhan Batu Induk 3. Labuhan Batu Selatan e. Kabupaten Tapanuli Selatan.

Visi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki visi dan misi dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan manajemen perusahaan. Visi PT. Perkebunan Nusantara III adalah menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik.

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Misi PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara

berkesinambungan.

2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.

3. Memperlakukan karyawan sebagai asset yang strategis dan mengembangkan secara optimal.

4. Berupaya menjadi perusahaaan terpilih yang member imbal hasil terbaik bagi investor.

(22)

6. Memotivasi karyawan untuk berpatisipasi aktif dalam mengembangkan komunitas.

7. Melaksanakan seluruh aktifitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.

Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Tujuan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

1. Meningkatkan keuntungan bagi pemegang saham.

2. Mensejahterakan karyawan melalui pelaksanaan program secara sinergis dari semua pihak yang terkait terutama dukungan dan peran serta segenap karyawan melalui kerja keras, disiplin, kesungguhan dan ketekunan, kerjasama yang serasi dan terpadu, penuh dedikasi dan loyalitas, serta sikap proaktif yang konsisten dan berkesinambungan.

Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Logo merupakan gambar atau sketsa untuk mengetahui arti dari perusahaan, daerah, organisasi, produk, dan lembaga. Logo pada perusahaan memiliki filosofi dan kerangka dasar berupa konsep dengan melahirkan karakter atau ciri khas dari bentuk perusahaan tersebut.

Pada logo terdapat di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) memiliki arti dari bentuk dan warna logo. Adapun makna yang terkandung dalam logo yang terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut yaitu:

(23)

Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan

Gambar 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan 1. Dua belas (12) helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7) urat

pada daun karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigma baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta diyunjang dengan green bussiness dan ramah lingkungan.

Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. 2. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3)

melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang berwarna

(24)

orange adalah produksi CPO beserta turunnya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.

Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari nilai dan motivasi tinggi seluruh Personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.

B. Jenis Usaha atau kegiatan

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah salah satu dari empat belas (14) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak dalam bidang usaha perkebunan, pengelolaaan, dan pemasaran, hasil perkebunan.

Komoditas yang dikembangkan di PTPN III (PERSERO) yaitu, kelapa sawit dan karet. Sejak pembibitan sehingga mulai menghasilkan, kedua jenis tanaman tersebut hanya membutuhkan waktu sekitar 3-4 tahun, sementara usia produktifitasnya mencapai 25 tahun.

Perkembangan yang menggembirakan saat ini bahwa kedua produk tersebut tengah menjadi komoditas primadona dunia dengan harga jual yang terus meningkat. Tampaknya kelapa sawit dan karet akan terus menjadi komoditas yang bersinar dan seiring dengan semakin terbatasnya jumlah cadangan minyak bumi dan semakin meningkatnya harga minyak di pasar internasional

(25)

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi menetapkan cara bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinir secara formal. Struktur organisasi adalah suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang berhubungan secara bersama pekerjaan individual dengan kelompok.

Struktur organisasi prusahaan merupakan kerangka pembagian tugas dan tanggung jawab fungsional yang berperan dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Melalui struktur organisasi yang jelas, akan diketahui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan pada setiap pegawai serta hubungan kerja antar pegawai, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dari fungsi masing-masing bagian. Dengan adanya struktur organisasi ini diharapkan setiap pegawai mengetahui dengan jelas dan tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan serta dapat mempertanggung jawabkannya pada atasan dan atasan akan mengetahui bagaimana mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, sehingga setiap aktivitas perusahaan dapat terselenggara dengan baik dan terkoordinir.

Sistem organisassi yang baik merupakan persyaratan mutlak bagi kemajuan perusahaan. Tanpa mempunyai sistem organisasi yang baik, suatu perusahaan lambat laun akan mengalami kemunduran. Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaaan badan organisasi yaitu:

1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan.

(26)

2. Dapat memperlihatkan gambaran pekerjaan dan hubungan-hubungan yang ada didalam perusahaan.

3. Dapat digunakan untuk memustukan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan.

Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehingga setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi.

pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain:

1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan asisten organisasi, dan mengembangkan sisitem manajemen.

2. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas.

3. Lapiasan Bawah, Lapisan ini terdiri dari para pekerja pelaksana perintah yang diterapkan oleh atasannya.

Adapun struktur organisasi pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah struktur organisasi garis lini, dimana setiap bawahan mempunyai seorang atasan. Garis komandonya adalah bertingkat, sehingga bawahan memperoleh perintah dari atasannya. Dan secara garis besarnya tugas dan fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

(27)

1. Direktur Utama

Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan dalam pengambilan keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan perusahaan, serta mengkoordinasikan tugas-tugas para direktur. Tugas-tugas Direktur Utama di antaranya adalah:

a. Bertugas melaksanakan kebijakan perusahaan sesuai dengan anggaran dasar serta ketentuan-ketentuan yang telah digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan Menteri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan Dewan Komisaris.

b. Menetapkan langkah perusahaan dalam melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang produksi, teknik pengolahan, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran.

c. Mengkoordinasikan tugas para anggota direksi dan mengoreksi pengolahan perusahaan secara umum.

d. Dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) melalui Dewan Komisaris.

2. Wakil Direktur Utama Tugas Wakil Direktur Utama:

a. Membantu Direktur Utama untuk menetapkan sistem Pengendalian Internal yang efektif untuk mengamankan investasi dan aset perusahaan.

(28)

b. Pengendalian Internal tetap memadai dan mutakhir dengan melakukan pemantauan secara berkelanjutan terhadap efektivitasnya dan mengakomodasi setiap perubahan kondisi internal maupun eksternal. c. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agribisnis.

d. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Succes Model seperti tercermin dalam Key Performance Indicator (KPI).

e. Mewujudkan portofolio businees perusahaan yang memberikan keuntungan dan nilai tambah.

3. Direktur Produksi

Direktur produksi membawahi kepala bagian produksi tanaman kelapa sawit yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, sebagai berikut:

a. Mengelola Penyiapan dan Penyempurnaan aspek teknis/normative pengelolahaan kebun kelapa sawit perusahaan untuk melaksanakan standarisasi. Pengelolahaan kebun mencakup bidang-bidang: pembibitan dan penanaman, pemeliharaan, pemupukan serta produksi. b. Membahas dan membuat jangka panjang rencana kegiatan anggaran

perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB) atau daftar permintaan uang (DPU) pengelolahaan kebun kelapa sawit perusahaan menjadi: rencana pembibitan dan penanam ulang/baru, rencana pemeliharaan tanaman, rencana produksi, kebutuhan biaya, serta kebutuhan tenaga kerja.

(29)

c. Mengelola penyusunan dan pembaharuan prosedur operasi baku bagian untuk meningkatkan efektivitas dan efisien operasi.

d. Menganalisa kendala-kendala timbul dan praktek-praktek terbaik yang dapat dijadikan standar normative pengelolahan kebun sawit mencakup: pembukaan lahan baru, pengendalian serangan hama dan tanaman penyakit, menganalisa produktivitas, dan produksi/permanen. e. Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan

efisiensi pengelolahan kebun-kebun mencakup: pengembangan/ mutasi/promosi dan karyawan pembinaan kebun, pengembangan aspek teknis kapasitas dan kapabilitas kebun, serta mengkoordinasi pembahasan dan penyusunan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB).

4. Direktur Keuangan

Direktur keuangan membawahi kepala bagian keuangan yang memiliki tugas sebagai berikut:

a. Mengelolah penyusunan dan pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB) bagian keuangan.

b. Mengelola kegiatan keuangan yang meliputi anggaran dan permodalan.

c. Menyusun dan memutakhirkan dan menyempurnakan pedoman dan modal kerja bagian keuangan.

(30)

e. Mengikuti pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP), rencana anggaran belanja (RAB) dan daftar permintaan uang (DPU) untuk setiap bagian/unit kebun.

f. Memeriksa dan meneliti pengajuan modal kerja kebun/unit.

g. Mengelola pencairan dana proyek dan membuat pertanggung jawaban pemakaiannya untuk kelancaran pelaksanaan proyek. h. Melaksanakan fungsi budget kontrol baik eksploitas maupun

investasi.

i. Mengelola proses pembayaran dan pengamanan uang kas perusahaan dan surat-surat berharga milik perusahaan dikantor Direksi.

j. Mengelola kegiatan pengurus asuransi asset perusahaaan dan manajemen asset yang mencakup aktiva hilang, aktiva nonproduktif dan mutasi aktiva.

k. Mengelola kegiatan perpajakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

l. Melakukan kegiatan keuangan lainnya yang mencakup: Manajemen Investasi, Manajemen Pinjaman, Manajemen Mata Uang Asing, Manajemen Pembendaharaan, dan Relasi Perbankan. 5. Direktur SDM dan Umum

Direktur SDM dan Umum membawahi kepala bagian sumber daya manusia yang mempunyai tugas dan tanggung jawab:

(31)

a. Mengkoordinir/penyusunan perubahan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan daftar permintaan uang (RKB/DPU) bidang SDM.

b. Mengelola pengembangan design manajemen SDM mencakup: perencanaan dan penetapan SDM, perencanaan dan pengembangan karir, pelatihan dan pengembangan, serta pemeliharaan dan determinasi.

c. Memberikan rekomendasi penyusunan budaya perusahaan pengembangan organisasi untuk peningkatan kerja perusahaan. d. Mengkoordinasi penyusunan prosedur operasi buku dan pedoman

kerja bidang personalia untuk kelancaran peningkatan hasil-hasil pelaksanaan kerja.

e. Mengelola perencanaan Sumber Daya Manusia, pelaksanaan SDM terhadap karyawan/calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mendapatkan SDM sesuai dengan formasi yang tersedia dan memperhatikan faktor kompetensi, biaya dan produktivitas karyawan.

6. Direktur Perencanaan & Pengembangan Tugas Direktur Perencanaan dan Pengembangan:

a. Menetapkan sistem riset, perencanaan dan pengembangan yang baku.

b. Menetapkan kajian pengembangan areal bisnis non komoditi serta pengembangan industri yang berbasis perkebunan sesuai rencana

(32)

jangka panjang (RJP) / rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) / key performance indicator (KPI) perusahaan.

c. Menetapkan kajian terhadap inovasi baru yang dapat diaplikasikan dalam upaya pengembangan areal bisnis non komoditi serta pengembangan industri.

7. Direktur Pemasaran

Direktur pemasaran membawahi kepala bagian pemasaran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Mengkoordinir penyusunan dan pembahasan rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) dan rencana anggaran belanja (RAB) bagian pemasaran.

b. Menjaga dan melakukan upaya peningkatan kekuatan pasar agar dan kondisi sustainable market dengan melakukan pendekatan-pendekatan bisnis berupa kelancaran jaminan supply terhadap buyer.

c. Mengupayakan peningkatan pemasaran melalui penelitian yang memenuhi persyaratan kualifikasi di antaranya: mampu membeli pada harga tingkat internasioanl, kelancaran pembayaran jaminan, kelancaran penggapalan dari pembeli.

d. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi promosi dan iklan berdasarkan hasil analisis rencana pemasaran setiap komoditi. e. Penyusunan dan pelaksanaan terobosan baru strategi pemasaran ke

(33)

f. Melakukan analisa terhadap kondisi pasar bila terjadi kelesuan pasar atau penurunan harga komoditif pasar dunia, dengan melaksanakan croos cheeking terhadap laporan komoditif internasional, serta menyiapkan strategi pengulangan untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur Pemasaran.

g. Mengelola pelaksanaan penjualan setiap komoditi untuk ekspor dan lokal dengan berpedoman pada harga jual yang telah ditempatkan Price Idea.

h. Megelola penyediaan data persediaan produk (stock) yang akan dijual untuk dilaporkan Direktur Peamasaran.

i. Mempersiapkan daftar pembeli untuk setiap komoditi yang akan dijual serta melakukan seleksi pembeli agar dapat diperoleh harga yang optimal.

Struktur organisasi Bagian Kesekretariatan Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat dilihat pada Gambar 2.2 berikut.

(34)

STRUKTUR ORGANISASI

BAGIAN SEKRETARIAT PERUSAHAAN

(35)

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yang terdiri dari:

1. Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan

Tugas Pokok Kepala Bagian Sekretariat Perusahaan adalah:

a. Mengevaluasi rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) / rencana kegiatan operasional (RKO) dan rencana jangka panjang (RJP) agar target kinerja yang ditentukan dapat dicapai.

b. Menjamin dan mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja.

c. Bagian Sekretariat Perusahaan, Kantor Penghubung Jakarta termasuk uang kerja Dewan Komisaris agar tercipta cost efectiveness.

d. Menjamin terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.

e. Mengevaluasi pelayanan pada stakeholder atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan agar diperoleh informasi yang benar dan akurat.

f. Menjamin dokumentasi data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat.

(36)

g. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian Distrik Manajer, Kebun / Unit terkait sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.

h. Menjadi penghubung atau contact person antara perusahaaan dengan lembaga keuangan dan stakeholder.

i. Menjamin penyelenggaraan proses penerimaan calon rekanan baru dan perpanjangan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) sesuai dengan garis kebijaksanaan Direksi berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta melaksanakan evaluasi penerimaan calon rekanan baru.

j. Menjamin mengevaluasi alur surat menyurat dan pendistribusiannya ke bagian terkait.

k. Menjamin dan mengawasi pengelolaan dan melayani kebutuhan informasi kesekretariatan kepada Direksi dan organ perusahaaan. l. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT.

Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

m. Menjamin SNMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.

n. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.

(37)

o. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.

p. Melaksanakan dan mematuhi good coorporate government (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek.

2. Kepala Urusan Kesekretariatan

Pada Struktur organisasi Kepala Urusan Kesekretariatan terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Sekretariat dan Pelayanan Organ Perusahaan, Staf Urusan Admin Dokumen dan Staf Urusan Pengelolaan Arsip atau Perpustakaan. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Kesekretariatan yaitu:

a. Mengkoordinir penyelenggara rapat Direksi dengan menyiapkan segala sesuatunya dan berhubungan dengan Bagian terkait sehingga rapat dapat berjalan sesuai tujuan.

b. Mengelola seluruh surat menyurat yang masuk ke perusahaan melalui registrasi agenda sehingga dipastikan bahwa seluruh surat sudah ditanggapi dan ditindaklanjuti.

c. Mengelola pendaftaran calon rekanan baru dan perpanjangan daftar rekanan terpilih dengan cara melakukan proses seleksi sesuai dengan peraturan ditetapkan agar semua rekanan yang terpilih dipastikan sesuai dengan kualifikasinya.

(38)

d. Melakukan pendokumentasian dan pengarsipan surat-surat perusahaan sesuai dengan instruksi kerja agar mudah dicari bila diperlukan.

e. Meregristrasi surat perjalanan dinas dari Bagian/DM/GM/ Kebun/Unit sesuai memo permintaan dan undangan agar biaya perjalanan dinas dapat terkendali sesuai anggaran.

f. Mengevaluasi penggunaan anggaran biaya Bagian 3.00 dengan cara melakukan koordinasi dengan bagian terkait sehingga pemakaian biaya sesuai anggaran.

g. Pengevaluasian dan registrasi surat perjalanan dinas dari kebun / unit ke Kantor Direksi sesuai undangan, email yang tercantum di Surat Perjalanan Dinas untuk ditandatangani Kepala Bagian/Kepala Urusan.

h. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

i. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.

j. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.

k. Melaksanakan tugas sesuai intruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.

(39)

l. Melaksanakan dan mematuhi good corporate government (GCG) dan code of Conduct disemua aspek pekerjaan.

3. Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja

Pada struktur organisasi Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Evaluasi Kinerja Admin, good corporate government (GCG), Produksi dan Teknik atau Teknologi, Staf Urusan Evaluasi Kinerja Finansial dan Komersial dan Staf Urusan Data. Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Data dan Evaluasi Kinerja yaitu:

a. Mengelola notulen rapat dari hasil keputusan rapat Direksi untuk segera didistribusikan ke bagian terkait.

b. Memonitoring dan mengevaluasi hasil keputusan rapat Direksi dengan cara membuat memorandum ke bagian terkait agar hasil rapat dapat dilaksanakan dengan efektif oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

c. Memonitoring dan mengevaluasi data produksi, keuangan, SDM dan pengembangan.

d. Memeriksa data perusahaan dengan cara bekerja sama dengan bagian terkait agar diperoleh data yang valid dan akurat.

e. Memeriksa Annual Report dan Company Profile melalui kerja sama dengan bagian dan konsultan sehingga memenuhi prinsip-prinsip good corporate government (GCG).

(40)

f. Menjamin terlaksananya program Tranformasi Bisnis, di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

g. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.

h. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Menajemen Risiko.

i. Melaksanakan tugas sesuai instruksi kerja (IK), SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.

j. Melaksanakan dan memenuhi good corporate government (GCG) dan Code of Conduct disemua aspek pekerjaan.

4. Kepala Urusan Hubungan Masyarakat

Pada struktur organisasi Kepala Urusan Hubungan Masyarakat terbagi atas tiga (3) staf pembantu kepala urusan diantaranya: Staf Urusan Protokol, Staf Urusan Hubungan Masyarakat dan Staf Urusan corporate social responsibility (CSR). Adapun Tugas Pokok Kepala Urusan Hubungan Masyarakat yaitu:

a. Mengidentifikasi permasalahan komunikasi perusahaan dan memberi masukan kepada manajemen dengan cara berkoordinasi dengan Bagian/DM/GM/Kebun/Unit sehingga corporate image tidak menjadi negatif.

(41)

b. Melakukan koordinasi dengan pihak berkompeten dalam pelaksanaan program komunikasi internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan dengan cara menjalin hubungan baik yang harmonis dan sinergis sehingga tercipta peningkatan citra perusahaan.

c. Memonitor pemberitaan di media massa lokal dan nasional.

d. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan dikantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya berjalan lancar.

e. Mewakili perusahaan dan membangun networking dengan asosiasi, baik asosiasi profesi maupun asosiasi industri dengan cara menghadiri pertemuan dan undangan sehingga terjadi hubungan yang harmonis demi meningkatnya citra perusahaan.

f. Melaksanakan tugas-tugas sebagai protokoler dan ticketing kepada pihak internal dan eksternal.

g. Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja dengan cara memonitor secara kontinyu sehingga sasaran yang ditujudapat tercapai.

h. Mengevaluasi kegiatan pameran yang diadakan oleh perusahaan maupun anak perusahaan dan mitra binaan baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional dengan cara berhubungan dengan

(42)

bagian terkait, institusi terkait dan pelaksana pameran sehingga terlaksananya pameran dengan baik.

i. Mengevaluasi pembuatan video perusahaan, leaflet, brosur, agenda, kalender dan majalah Media Nusatiga dengan cara berkoordinasi dengan bagian terkait sehingga hasil yang diperoleh sesuai tujuan perusahaan.

j. Menyusun mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta tamu-tamu perusahaan melalui media komunikasi agar diperoleh minimal complain.

k. Menyelenggarakan dan menyiapkan pers release, pers conference, pers gathering dan stop pers.

l. Merealisasikan dan mengevaluasi permohonan bantuan proposal dari stakeholder.

m. Mengakses informasi internal dan eksternal perusahaan untuk kepentingan komunikasi stakeholder dalam menciptakan transparansi, akuntabilitas dalam pencitraan perusahaan.

n. Menjamin terlaksananya program Transformasi Bisnis di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

o. Menjamin SMPN3 dipahami, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh jajarannya.

p. Menjamin bahwa seluruh kegiatan sudah menerapkan Manajemen Risiko.

(43)

q. Melaksanakan tugas sesuai instruksi kerja (IK),SI, surat edaran (SE) dan perjanjian kerja sama (PKB) yang berlaku.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tuju an perusahaan. Dibutuhkan waktu untuk mencapai hal tersebut. Demikian juga pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkannya, karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Dengan demikian kinerja usaha terkini yang dijalankan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yang bersifat rutin adalah melaksanakan upacara setiap seninnya untuk meningkatkan kinerja, Rapat Pimpinan (Direksi) setiap hari kamis, melakukan aktivitas kebugaran seperti senam setiap hari jum’at untuk menjaga kesehatan karyawan dan melakukan Breakfast Meeting Kepala Bagian per dua (2) minggu setiap senin.

Kinerja usaha terkini yang bersifat umum adalah tindak lanjuti bersifat segera terhadap operasional perusahaan dan undangan rapat dari Kementerian Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Instansi Pemerintahan dan Stakeholder lainnya. PTPN III juga harus melakukan pembinaan terhadap kinerja karyawan dengan mengadakan training untuk meningkatkan mutu pekerjaan dan promosi jabatan agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

(44)

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, yakni: 1. Perubahan, Perbaikan dan Peningkatan metode dan kinerja adalah salah

satu keharusan.

2. Kepuasan Pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan persaingan.

3. Setiap kegiatan bisnis harus menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan. 4. Pengembangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan

keterbukaan, kesetaraan, dan kebhinekaan.

5. Pengembangan SDM yang terintegrasi untuk membangun Kapital insani (Human and Intellctual Capital) yang dibutuhkan perusahaan.

6. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh malalui kemampuan mengajar dan membagi ilmu, membina hubungan baik dan menjadi panutan.

7. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan kinerjanya.

8. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang sederhana dan dinamis.

9. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatan produktivitas kerja dan keunggulan kompetitif.

(45)

11. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat dan tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung jawab.

12. Seluruh aktivitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu dan lingkungan.

(46)

36 BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sekretaris

Dengan bertambah luas dan banyaknya tugas seorang pimpinan saat ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang dapat diandalkan dan mampu melaksanakan tugasnya. Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui situasi dan kondisi perusahaannya, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas-tugas. Untuk menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan tenaga sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan.

Adapun pengertian dari sekretaris menurut beberapa para ahli, diantaranya:

1. Nanassy dan Selden (2011: 2), sekretaris adalah karyawan kantor yang bertanggung jawabnya melebihi petugas stenografi, dimana biasanya melakukan tugas dikte, menjawab telepon, membuat janji, mengarsip, surat-menyurat, dan lain-lain.

2. Brauma dan Portugal (2011 :2), sekretaris adalah asisiten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji pertemuan, dan beberapa bentuk tugas lain yang berkaitan dengan efektivitas pekerjaan pimpinan.

3. Webster’s New World Dictionary (2011 :2), sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.

(47)

Berdasarkan pengertian diatas, maka pengertian sekretaris dapat diartikan sebagai seorang yang bisa dipercaya yang memiliki peran dalam membantu pimpinan menyelenggarakan bagian-bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.

Peran yang dipegang sekretaris tergantung pada kedudukannya atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Sekretaris dibutuhkan lembaga perusahaan untuk membantu pimpinan mengatur, mengarahkan, dan mengevaluasi jalannya usaha perusahaan. Secara garis besar peran sekretaris dapat disampaikan antara lain:

1. Sekretaris berperan terhadap atasannya

a. Merupakan perantara komunikasi serta membina hubungan antara pimpinan dengan orang-orang yang ingin berhubungan maupun sebaliknya.

b. Sekretaris merupakan sumber informasi serta menyediakan bahan dan data yang diperlukan bagi pimpinan dalam menjalankan fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya dalam fungsi manajerialnya.

c. Sekretaris menjembatani pemberian perintah atau keinginan atasan atau pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas baik secara lisan maupun tulisan.

d. Sekretaris dapat memberikan kontribusi pemikiran serta ide-ide kepada pimpinan melalui saran-sarannya.

(48)

e. Sekretaris merupakan wujud atau cermin dari citra perusahaan maupun pimpinan baik terhadap bawahan maupun eksternal perusahaan sehingga sekretaris merupakan penunjang keberhasilan pimpinan dan perusahaan. 2. Sekretaris berperan kepada bawahan pimpinan

a. sekretaris memiliki peran dalam pemberian motivasi kerja terhadap pegawai bawahan sehingga pekerjaan didapat dengan berhasil dan berjalan baik sesuai yang diharapkan.

b. Sekretaris memiliki peran serta dalam menentukan kebijakan yang berlaku bagi karyawan bawahan, seperti mengenai penentuan dan penempatan pegawai sesuai dengan keahlian dan kemampuannya secara adil dan sesuai.

c. Sekretaris dapat menampung serta menerima setiap saran, kritik, maupun ide-ide dari bawahan atas berbagai masalah bagi kelangsungan pencapaian tujuan perusahaan. Hal tersebut nantinya akan disampaikan kepada pimpinan atau atasannya.

d. Sekretaris mampu mengadakan pendekatan juga pemahaman serta komunikasi lebih dekat dengan bawahan. Hal itu dilakukan untuk lebih mengoptimalkan juga mengerahkan kemampuan pegawai bawahan serta mengetahui kelemahan serta kehendak pegawai bawahan baik terhadap pelaksanaan tugas maupun perarturan perusahaan.

e. Sekretaris dapat bertindak sebagai komunikator atau penghubung bawahan atas ketidaksesuaian maupun kesesuaian atas perintah maupun kebijakan pimpinan maupun perusahaan.

(49)

Dalam setiap lembaga perusahaan, terdapat dua bagian utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan perusahaan, mencakup kegiatan produksi, distribusi dan pembiayaan. Kedua, kegiatan yang mendukung aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuan.

Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006), seorang sekretaris mempunyai peran penting dan tanggung jawab dalam memotivasi dan bekerjasama dengan para petugas di bidang lainnya seperti personalia, pembukuan, produksi, penelitian dan pengembangan, perkantoran, juga hukum dan pemeliharaan. Tapi, walaupun demikian kedudukan seorang sekretaris tidak hanya berperan dalam dua hal kegiatan tersebut, melainkan memiliki orientasi keahlian dalam meningkatkan citra perusahaan (brand image) yang di lihat langsung oleh pimpinan.

Dengan menyadari pentingnya peran sekretaris dalam membantu pekerjaan-pekerjaan pimpinan, sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut kemampuan profesional yang tinggi. Hal ini membuat kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugasnya sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas pokok seorang sekretaris. Menurut Eti Ratnawati dan Sunarto (2006), Pada prinsipnya tugas seorang seorang sekretaris pimpinan dapat dibagi menjadi tiga macam, diantaranya yaitu:

1) Tugas Rutin Sekretaris

Tugas rutin yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan. Tugas ini meliputi membuka surat masuk untuk pimpinan, menerima dikte, menerima dan

(50)

melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan, menerima dan melayani telepon, menata arsip / surat, menyusun dan membuat surat kepentingan pimpinan, mengurus dan mengendalikan surat, menyiapkan pembuatan laporan, menyusun jadwal pimpinan dan mengelola kas kecil.

2) Tugas Pelaksanaan Instruksi

Tugas pelaksanaan instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas itu diperintahkan karena tidak termasuk ke dalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas-tugas itu antara lain berkaitan dengan rapat yang tidak rutin, perjalanan dinas, proyek khusus, dan lain-lain.

3) Tugas Kreatif Sekretaris

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dapat berhubungan dengan pengaturan menyangkut ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas, peran fungsi dan tugas keseluruhannya makin meningkat. Di samping tugas-tugas seperti di atas, beberapa penulis menguraikan secara rinci tentang tugas-tugas sekretaris. Pendapat mereka akan dikutip sebagai bahan perbandingan dan untuk menambah wawasan.

(51)

Sutiyoso (2006) mengemukakan bahwa tugas seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi lima kelompok bidang yaitu:

1) Tugas perkantoran, meliputi menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dan dikte dari pimpinan, menangani surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik surat-surat-surat-surat untuk pimpinan dan membuat konsep surat yang bersifat rutin, serta mem-file dan mengindeks surat-surat.

2) Tugas resepsionis, meliputi menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

3) Tugas keuangan, menangani urusan pribadi pimpinan dengan bank, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek, pengambilan uang dari bank, membayarkan pajak, sumbangan dan sebagainya atas nama pimpinan, dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan serta menyediakan dana untuk keperluan tersebut.

4) Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta undangannya, memberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepada relasi atas nama pimpinan.

5) Tugas insidentil, yaitu menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, atau pernyataan pimpinan, membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, dan sebagainya yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan mengoreksi bahan-bahan

(52)

tercetak, seperti brosur, sirkuler, dan sebagainya yang ditulis pimpinan: mencari dan memilih suvenir untuk para relasi dan mewakili pimpinan ke repsesi-repsesi.

B. Pengertian sekretariat

Pelaksanaan dari tugas-tugas sekretaris, dilakukan pada sebuah tempat yang disebut dengan “sekretariat”. Pada sekretariat terdapat seluruh pegawai yang bertanggung jawab terhadap tugas-tugas administrasi dan dipimpin oleh seorang sekretaris. Kegiatan dari seluruh pegawai tersebut sesuai dengan apa yang menjadi visi dan misi perusahaan. Begitu halnya dengan bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan. Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) melakukan seluruh aktivitasnya pada sekretariat. Dibawah ini beberapa pengertian tentang sekretariat menurut para ahli. 1. Menurut Funk dan Wagnalss (2011: 3), sekretariat adalah keseluruhan staff

sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris.

2. Menurut Smith dan Zucher (2011: 3), sekretariat adalah sebuah kantor atau badan yang melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. 3. Menurut Stein (2011: 3), sekretariat adalah kantor atau pejabat yang

dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial.

Dengan demikian, sekretariat dapat diartikan sebagai satuan organisasi yang di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian

(53)

kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi kantor maupun manajemennya.

C. Pengertian Kesekretariatan

Secara umum, Kesekretariatan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukuan oleh seorang sekretaris pada sekretariatan yang mengandung unsur-unsur sekretaris profesional. Kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan mengenai jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.

Ada beberapa pengertian tentang kesekretariatan, antara lain:

1. Menurut Sedarmayanti (2008: 3), kesekretariatan adalah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretaris.

2. Menurut Ratnawati dan Sunarto (2006: 7), kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat menyurat, pengangendaan, pengetikan, dan kearsipan.

3. Menurut Wursanto (2006: 15), kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris secara profesional. Jadi, kesekretariatan menunjukkan aktivitas atau tata kerja.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa: kesektariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekrtaris secara profesional dalam bidang-bidang administrasi atau perkantoran pada sekretariat perusahaan.

(54)

D. Brand Image Seorang Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan

Nusantara III (PERSERO) Medan.

Brand image yang dilakukan seorang sekretaris, bukan hanya bagaimana seorang sekretaris menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hal itu disebabkan karena seorang sekretaris yang profesional memiliki keahlian dalam meningkatkan citra perusahaan (brand image), juga dapat dinilai dari bagaimana etika, kepribadian dan juga penampilannya.

Menurut Keller (2003), pengertian brand image adalah anggapan tentang merek yang direfleksikan konsumen yang berpegang pada ingatan konsumen.

Menurut Kotler dan Amstrong (2001 : 225), pengertian brand image adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu. Sedangkan menurut Ouwersoot dan Tudorica (2001 : 226), brand image adalah kumpulan persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran manusia.

Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa brand image seorang sekretaris adalah gambaran dari hubungan atau perbandingan hasil pencitraan kepribadian seorang sekretaris kepada seluruh pihak-pihak terkait dalam melaksanakan tugas-tugas yang sesuai dengan tanggung jawab pada profesinya sebagai seorang sekretaris dengan standar seorang sekretaris yang berlaku di perusahaan tempat dia bekerja.

Dalam prakteknya, seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menerapkan kesekretariatan dalam meningkatkan dan menjaga nama baik citra

(55)

perusahaan. Karena dapat mempermudah seorang sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

Brand image tidak hanya bermanfaat bagi seorang sekretaris saja, melainkan bagi seluruh jajaran terkait pada lembaga perusahaan. Adapun manfaat brand image bagi perusahaan yaitu:

1. Sebagai gambaran citra perusahaan dalam komoditi bidang.

2. Sarana identifikasi untuk mempermudah proses penanangan atau pelacakan.

3. Bentuk proteksi hukum terhadap fitur atau aspek perusahaan. 4. Signal tingkat kualitas bagi pihak terkait.

5. Sarana menciptakan asosiasi dan makna unik yang membedakan perusahaan dengan perusahaan pesaing.

6. Sumber keunggulan kompetetif.

7. Sumber financial returns bagi perusahaan.

Pada hakikatnya seorang sekretaris memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang tidak hanya pada perusahaan melainkan pada diri sendiri untuk menjaga kualitas kerja dan citra perusahaan. Adapun tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah:

Tugas

1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat Direksi dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan

(56)

kegiatan lainnya dengan stakeholders, antara lain press conference, dengar pendapat dengan anggota Dewan dan sebagainya.

2. Memberikan informasi yang materil dan relevan kepada stakeholder sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan.

4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan disampaikan kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu.

5. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan serta dimutakhirkan secara berkala.

6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk “press release” atas setiap pernyataan dalam tingkatan direksi.

7. Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai performance dari perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan sesuai perarturan perundang-undangan serta disampaikan secara tepat waktu. 8. Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui

fasilitas intranet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan rapat dapat diketahui oleh Bagian terkait untuk dapat ditindaklanjuti.

9. Membangun terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif melalui hubungan dan Komunikasi yang baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.

(57)

10.Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat. 11.Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) denag Bagian,

Distrik Manajer, Kebun/Unit melalui surat dan media komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.

12.Menyusun dan mengevaluasi rencana kegiatan anggran perusahaan (RKAP) Bagian Sekretaris Perusahaan secara berkala dengan memonitor realisasi pemakaian anggran guna mendapatkan gambaran sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga terciptanya cost effectiveness. 13. Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan

tugas pokoknya.

14.Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian Sekretariat Perusahaan.

15.Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan di Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar.

16.Menjamin bahwa SMM, SMI, SMK3, Malcom Baldrige dan RSPO diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan pengawasan implementasinya sehingga sistem manajemen dapat berjalan efektif sesuai dengan sasaran.

(58)

17.Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti.

18.Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).

19.Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait.

20.Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasian rapat umum pemegang saham (RUPS), Rapat Direksi, Rapat Direksi dengan Dewan Komisaris, dan Rapat Direksi dengan jajarannya.

21.Membuat dan meyimpan.

22.Menyelenggrakan program pengenalan bagi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat.

23.Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris/Dewan Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan.

24.Menelaah perarturan perundang-undangan yang baru dan tingkat kepatuhan perusahaan perundang-undangan.

25.Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.

26.Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan corporate social responsibility (CSR) untuk meningkatkan jaminan kelangsungan aktivitas perusahaan sehingga tercipta hubungan yang serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan masyarakat secara berkesinambungan.

(59)

Tanggung Jawab

1. Memastikan kecukupan pengungkapan informasi yang harus dicantumkan dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko, jumlah rapat, dan tingkat kehadiran Dewan Komisaris/Direksi, remunerasi Dewan Komisaris/Direksi, penerapan good corporate government (GCG).

2. Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris, dan Direksi.

3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan dengan pasar modal.

4. Mewakili Direksi dalam mejalankan fungsi Direksi berkaitan dengan pengelolaan dan penyampaian informasi.

5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama, yaitu:

a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris.

b. Laporan/hasil telaah terhadap perarturan perundang-undangan yang baru

c. Laporan/hasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan kepada perarturan perundang-undangan.

Wewenang

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) berwenang:

1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan. 2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka:

(60)

a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi.

b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan.

c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

E. Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan Brand

Image Di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

Dalam rangka pencapaian tugas yang maksimal, seorang karyawan dituntut harus mengerti tentang merek untuk meningkatkan brand image pada perusahaan dari profesinya sebagai seorang yang profesional. Dimana banyak cara-cara dalam meningkatkan brand image tergantung dari jenis komoditi perusahaan, maka seorang karyawan harus memiliki potensi dan kemampuan yang berbeda-beda dalam meningkatkan dan menjaga nama baik perusahaan ditempatnya bekerja.

Begitu pula dengan seorang sekretaris yang harus mampu menerapkan peranan sekretaris dalam meningkatkan brand image perusahaan. Dengan menerapkan peranan seorang sekretaris dalam menjaga nama baik citra perusahaan, maka seorang sekretaris mampu menjalankan tugas-tugasnya secara profesional dan maksimal.

Seperti halnya pada bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO), menurut pengamatan penulis selama mengikuti magang dan riset di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan mampu menerapkan fungsinya sebagai seorang sekretaris dalam

(61)

meningkatkan brand image dari aktivitas kerja, kepribadian dan penampilan sebagai corporate secretary. Hal ini terlihat dari terwujudnya tujuan dan fungsi dari tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam kinerja Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

Dari segi tata kerja, Sekretaris Perusahaan benar-benar teliti dan bertanggung jawab serta memanfaatkan waktu dengan sebaik mungkin. Hal ini terlihat mulai dari mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan, memproses surat masuk dan keluar hingga distribusi informasi kesegala pihak. Begitu juga halnya dengan menghargai waktu, Sekretaris Perusahaan melakukan shollat tanpa meninggalkan pekerjaan begitu saja dan melakukan pelayanan kepada tamu atau karyawan bagian lain dengan ramah dan tamah tanpa pandang bulu (derajat).

Selain melakukan tugasnya didalam sekretariat, Sekretaris Perusahaan juga menjalin kerja sama yang baik dengan kantor-kantor bagian pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO). Karena kerjasama merupakan salah satu hal yang paling penting dalam suatu lembaga dan akan menbantu Sekretaris Perusahaan dalam penyelesaian pekerjaannya. Selain bermanfaat bagi kelangsungan pekerjaan Sekretaris Perusahaan, kerja sama juga berguna demi kelancaran dalam pencapaian tujuan dari PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

(62)

52 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa:

1. Peranan sekretaris perusahaan dalam meningkatkan brand image di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) telah sesuai dengan fungsi sebagai Person yang dapat menjelaskan permasalahan kepada pihak-pihak terkait dengan menciptakan situasi dan kondisi harmonis untuk menjaga nama baik perusahaan.

2. Brand Image yang telah dikelola dengan baik oleh seorang sekretaris

perusahaan pada bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) sudah sesuai dengan penerapannya dalam kesekretariatan, baik dalam membantu pimpinan menjalankan tugasnya, membantu segala proses administrasi maupun memberikan pelayanan, dan meningkatkan citra perusahaan.

3. Didalam melakukan penerapan kesekretariatan dalam meningkatkan brand image, sekretaris perusahaan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan optimal dan tepat waktu. Terutama dalam hal membangun terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif melalui hubungan dan komunikasi yang baik dengan stakeholder agar citra perusahaan.

(63)

B. Saran

Didalam kesempatan ini penulis ingin memberikan beberapa saran, yaitu: 1. Dalam memberikan pelayanan kepada seluruh pihak terkait diharapkan

agar lebih ditingkatkan lagi dan penyampaian informasi oleh Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) harus memperhatikan relevansi dan kebutuhan dari pengguna informasi serta waktu dan tempat penyampaiannya.

2. Pada tugas yang di kerjakan seorang sekretaris perusahaan harus tetap dalam pengawasan Direktur Utama agar tidak menjadi kesalahan yang dapat menurunkan brand image pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO). Dalam hal ini pembuatan laporan berkala dan laporan tahunan agar dilakukan dengan lebih teliti untuk memperkecil kemungkinan adanya kesalahan yang bersangkutan dengan bagian atau kantor lain pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO).

3. Dalam melakukan sejumlah keluhan dari pihak internal perusahaan maupun pihak-pihak terkait dan bentuk keluhan lainnya, sekretaris perusahaan dapat merespon dengan baik.

(64)

DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen kesekretariatan. Jakarta. PT. Prestasi Pustakaraya.

Guntur, Henry. 1986. Pengajaran Ejaan Bahasa Indonesia. Bandung Angkas

Ignatius Wursanto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Penerbit Andi yogyakarta.

Kadarmo, Siwi, Dr. Ny. 2001. Sekretaris dan Tugas-tugasnya. Penerbit Nina Dinamika.

Mustikawati, Soetanto. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta. Kencana.

Nazir. 2005. Metode Penelitian. Ciawi. Bogor Selatan. Ghalia Indonesia.

Ratnawati, Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Edisi 3. Yogyakarta. Penerbit amus.

Sulistiyanti, ambar. 2005. Menjadi sekretaris profesional dan kantor yang efektif. Yogyakarta. Penerbit Gava Media.

Tjiptono, Fandy. 2011. Manajemen dan Strategi Merek. Seri Manajemen Merek 01. Yogyakarta. CV. Andi Offset.

(1)