Pengendalian Intern Piutang Usaha

c. Bagian penagihan menerima cek atau uang tunai dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan cekuang tunai kepada bagian kas e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada pelanggan. Bagian kas menyetorkan cek, uang tunai ke bank. Bila yang disetor adalah cek maka dilakukan pengesahan oleh pejabat yang berwenang dan perusahaan melakukan kliring atas cek tersebut. Dan bila berupa uang tunai maka slip setoran menjadi bukti penerimaan kas pada perusahaan.

e. Pengendalian Intern Piutang Usaha

Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ditujukan untuk mengawasi dan mengendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian piutang usaha dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi pengawasan pemrosesan informasi, pemisahan tugas, pengawasan fisik dan review kinerja. Universitas Sumatera Utara 1. Pengawasan pemrosesan informasi Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan harus diotorisasi dengan tepat. Jika setiap transaksi khususnya transaksi piutang dilakukan dengan tidak menggunakan otorisasi dan melalui prosedur yang ditetapkan perusahaan maka akan terjadi kekacauan dan pencatatan dan penyampaian informasi tentang piutang usaha tersebut. Untuk memastikan kelayakan atas kredit, maka pegawai departemen kredit bertugas untuk memeriksa kelayakan dari permohonan kredit. Berdasarkan hasil pemeriksaan dari bagian kredit tersebut maka bila kredit disetujui akan diberikan otorisasi. Otorisasi dapat berlaku umum atau berlaku khusus. Otorisasi umum berarti manajemen menyusun kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati. Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi secara individual. Otorisasi umum tercermin dalam dokumen transaksi yang dalam hal ini otorisasi untuk prosedur piutang yang meliputi : a. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan, pengiriman dan penerimaan kas diberi nomor dan dirancang secara cermat. b. Setelah itu tembusan faktur tersebut dikirim ke bagian kredit. Bagian departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur memiliki kemampuan untuk membayar kredit yang akan diberikan. Selain itu departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur tersebut Universitas Sumatera Utara mempunyai piutang di perusahaan dan bila ada maka di periksa apakah pembayaran kreditnya lancar atau tidak. c. Petugas kredit lainnya akan melakukan verifikasi atas pembukuan dan memperoleh jumlah piutang usaha yang dibukukan. Tahap ini petugas membandingkan total yang dibukukan dengan jumlah hitungan sebelumnya yang ada di lembar jurnal. d. Bila jumlah total piutang usaha cocok dengan rekening kendali cocok maka transaksi tersebut akan dibukukan ke buku besar umum. Sedangkan bila ada kesalahan error yang terdeteksi selama pemrosesan dapat diperbaiki segera mungkin dengan menerapkan prosedur perbaikan kesalahan yang telah diterapkan atau memberitahukan petugas piutang lainnya mengenai kesalahan pembukuan tersebut dan kemudian menyelesaikan pembukuan buku besar umum. e. Bila formulir pesanan faktur penjualan dibuat rangkap dan telah mendapat otorisasi yang sahih, biasanya termasuk persetujuan pesanan dan kredit pelanggan. f. Barang pesanan ditransfer dari gudang melalui surat pesanan atau daftar pengambilan persediaan dengan adanya otorisasi tertentu. g. Pelanggan ditagih hanya setelah ada pemberitahuan dari bagian pengiriman barang tentang jumlah barang yang dikirim, sebagian Universitas Sumatera Utara dengan dokumen pengiriman yang formal dan dengan acuan daftar harga yang berlaku. h. Retur dan kelonggaran penjualan serta penghapusan rekening harus disetujui sebelumnya oleh manajer kredit dan satu manajer lain. i. Semua data dalam faktur penjualan termasuk perhitungan, diversifikasi oleh petugas penagihan. j. Bagian kasir akan menagih piutang usaha dari debitur. Bila terdapat petugas lain bagian penagihan maka kasir akan mencatat penerimaan kas dari petugas bagian penagihan tersebut. Bila suatu piutang dipandang tidak tertagih, manajer kredit akan meminta piutang tersebut dihapus dengan menyiapkan nota penghapusan. Jika disetujui manajer yang berwenang maka transaksi penghapusan diproses dengan cara yang sama. Penagihan pelanggan hanya dapat dilakukan setelah ada otorisasi dari bagian penagihan dengan menyerahkan daftar piutang yang telah jatuh tempo kepada bagian penagihan. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut : a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang saatnya ditagih oleh bagian penagihan. Universitas Sumatera Utara b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan remittance advice dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kas. e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. g. Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsment oleh pejabat yang berwenang. h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Mencakup bukti transaksi dan catatan- catatan berupa laporan-laporan, mulai pesanan penjualan sampai pernyataan piutang laporan bulanan. Dokumen sebagai bukti transaksi, harus memadai untuk memberikan keyakinan bahwa seluruh transaksi diotorisasi dengan pantas dan benar dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadi transaksi, ringkas dan Universitas Sumatera Utara dapat dimengerti, multi guna serta dirancang dalam bentuk tertentu agar informasi yang disajikan benar dan tepat. Contoh, suatu dokumen harus dilengkapi dengan tanggal transaksi, ada nomor urut, ada area untuk dibubuhi tanda tangan dalam otorisasi transaksi. Dokumen yang digunakan harus multiguna maka harus dirancang agar dokumen yang digunakan untuk satu transaksi dibuat hanya satu dokumen tetapi dibuat dalam bentuk rangkap dimana dokumen rangkap tersebut akan dikirimkan ke departemen lainnya sehingga satu lembar dokumen asli akan langsung menghasilkan salinan data yang dibutuhkan. Satu transaksi harus menggunakan satu dokumen asli hal ini untuk menghindari penyelewengan. Setiap dokumen atau bukti transaksi didukung oleh satu atau lebih dokumen pendukung seperti surat pesanan, surat penyerahan barang dan surat pengiriman barang. Pengecekan independen dapat dilakukan setiap hari atau periodikal terhadap catatan-catatan yang dipegang orang-orang yang berbeda yang saling mendukung atau mengecek. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yang telah dilakukan oleh bagian lain dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Saling pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam suatu transaksi khususnya pada transaksi penjualan kredit yang menimbulkan piutang usaha. Universitas Sumatera Utara Bentuk pengecekan independen terhadap saldo piutang yang umum digunakan adalah dengan mengirim secara periodik daftar piutang kepada debiturkonsumen. Pengiriman lebih baik dilakukan oleh pihak independen. Bentuk pengecekan lain yang dapat digunakan adalah dengan merekonsiliasi buku tambahan piutang dengan buku besar piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak yang independen dalam melakukan pengecekan keabsahan suatu dokumen pengiriman dan mencocokkannya dengan pesanan penjualan yang telah disetujui sebelum mengeluarkan faktur. 2. Pemisahan tugas yang memadai Pemisahan tugas dilakukan dengan alasan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain dan menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Contoh, bagian penerimaan kas kasir yang bertugas melakukan pemrosesan terhadap penerimaan kas tidak diperbolehkan untuk memberikan otorisasi dalam penghapusan piutang, bagian kredit tidak boleh menerima kas dari Universitas Sumatera Utara debitur. Dikaitkan dengan pengendalian intern piutang usaha maka harus dipisahkan bagian penjualan kredit dengan kredit serta bagian penagihan piutang. Hal ini diperlukan untuk mengontrol kecenderungan bagian penjualan untuk menjual barang tanpa memperdulikan kolektivitas piutang. Bagian kredit juga harus terpisah dari bagian akuntansi, hal ini bertujuan untuk menjamin ketelitian pencatatan piutang serta keamanan piutang itu sendiri. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi kas. Bila kedua bagian tersebut dikendalikan oleh seorang karyawan maka akan memberikan kesempatan untuk karyawan tersebut melakukan penyelewengan dengan merubah catatan akuntansi seperti lapping. Bagian penerimaan kasmenagih harus dipisahkan dengan bagian pencatatan penerimaan kas dari piutang, hal ini untuk menghindari penyalahgunaan piutang usaha. Pemisahan piutang usaha dilakukan untuk langkah-langkah berbeda yang terlibat dalam pemrosesan transaksi. Dalam transaksi penjualan misalnya, tanggung jawab untuk otorisasi penjualan, pemenuhan order, pengiriman barang dan pembuatan kartu piutang debitur harus dilakukan oleh individu yang berbeda. 3. Pengendalian fisik atas kelayakan dan catatan Bentuk pengendalian fisik dalam pembahasan ini adalah tidak hanya pengendalian terhadap fisik piutang tetapi juga terhadap dokumen-dokumen yang mendukungnya. Bentuk pengendalian secara Universitas Sumatera Utara fisik hanya dapat dilakukan ketika piutang tersebut dalam bentuk kas yaitu pada saat penerimaan tagihan piutang dan terhadap dokumen- dokumen yang mendukung catatan piutang. Pengendalian fisik menyangkut pemantauan dua tipe akses terhadap asset dan pencatatan yaitu akses langsung dan tidak langsung. Bentuk-bentuk pengendalian fisik yang dapat dilakukan terhadap piutang dapat dilakukan dengan cara yang akan diuraikan sebagai berikut. Pihak manajemen dalam upaya untuk melindungi kas dari pencurian oleh penagih, maka pihak manajemen dapat membuka asuransi kerugian yang diakibatkan oleh penagih, membatasi akses terhadap kas berarti hanya pegawai yang mendapat wewenang yang berhak mengakses kas. Dari hasil penerimaan kas harus disetorkan ke bank. Ini berarti perusahaan perlu membuka rekening bank dan ini mendukung aspek lain dari struktur pengendalian intern yaitu otorisasi. Dengan dilakukannya penyetoran penerimaan kas ke bank, maka akan tercipta praktek-praktek kas yang terorganisir dan terkendali. Selain itu akan terdapat suatu catatan duplikat mengenai kas yang dibuat oleh pihak luar perusahaan yaitu pihak bank yang dapat digunakan sebagai alat pengecekan independen mengenai kecermatan catatan yang dilaksanakan oleh perusahaan. Selain itu adanya penyetoran uang ke bank setiap hari atas semua uang kas yang diterima selain untuk menghindari tertumpuknya uang kas dalam perusahaan yang mungkin Universitas Sumatera Utara dapat dipergunakan untuk keperluan diluar perusahaan juga menghindari pencurian, kebakaran dan sebagainya. 4. Review kerja Review atau telaah kerja meliputi telaah dan analisis oleh manajemen terhadap laporan-laporan yang memuat perincian item-item yang ada di neraca seperti laporan umur piutang, laporan kegiatan penjualan berdasarkan daerah, divisi atau berdasarkan produk. Seorang manajer harus ditunjuk untuk mereview laporan-laporan yang mengikhtisarkan secara detail saldo-saldo perkiraan piutang dan penjualan. Selanjutnya dari laporan-laporan periodik saldo piutang yang dirinci menurut jenis komoditas dan umurnya, manajer penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir jumlah piutang yang macet, mengapa terjadi dan bagaimana tindak lanjutnya. Terlalu besar saldo piutang ataupun saldo piutang ragu-ragu mungkin menunjukkan tidak efektifnya bagian penagihan. Apabila jumlah piutang tersebut telah melewati batas yang telah ditentukan, maka manajemen harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan cara melakukan penagihan dengan lebih efektif. 5. Pemantauan terhadap piutang usaha Universitas Sumatera Utara Pemantauan yang dilakukan terhadap piutang usaha dapat dilakukan pihak manajemen, internal audit atau pimpinan puncak dengan melihat apakah pengendalian intern piutang telah berjalan dengan efektif. Dalam proses operasional pihak yang berwenang dapat mengganti sistem pengendalian intern piutang sesuai dengan kondisi yang terjadi dan proses ini selalu berlangsung kelanjutan. Pimpinan perusahaan dapat melihat apakah pengendalian intern terhadap piutang usaha sudah memadai atau tidak dengan melihat tingkat piutang yang macet. Semakin rendah tingkat piutang yang tidak tertagih dapat menjadi salah satu indikator menilai apakah struktur pengendalian intern piutang usaha telah memadai dan dijalankan dengan baik dan benar. Penyempurnaaan terhadap pengendalian intern piutang juga dapat dilakukan dengan adanya keluhan-keluhan yang diterima dari konsumen atau pihak luar perusahaan. Adanya perbedaan catatan konsumen dengan kartu piutang perusahaan menunjukkan kualitas pengendalian intern piutang usaha kurang baik. Romney dan Steinbert 2003:195 menyatakan bahwa pengendalian intern adalah Suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat yang dapat diandalkan dan memperbaiki efisiensi jalannya jumlah ditetapkan organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian merupakan salah satu Universitas Sumatera Utara fungsi manajemen perusahaan yang sangat penting didalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Perencanaan yang telah dibuat harus diiringi dengan pengendalian agar rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat direalisir secara efektif dan efisien. Pengendalian piutang sebenarnya dimulai sebelum adanya persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan. Prosedur pengendalian intern piutang usaha tersebut berhubungan erat dengan pengendalian penerimaan kas, penjualan dan persediaan. Ditinjau dari segi pendekatan manajemen preventif maka ada tiga bidang pengendalian yang umum pada titik mana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Ketiga bidang ini adalah : a. Pemberian kredit dagang Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang ragu-ragu yang berlebih. b. Penagihan Collections Universitas Sumatera Utara Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar. c. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak Meskipun pemberian kredit dan penagih telah diadministrasikan dengan baik atau dilakukan secara wajar, ini tidak menjamin bahwa semua pengesahan barang sesuai dengan faktur dan diterima oleh pelanggan selain itu juga untuk mengetahui apakah penerimaan pembayaran piutang benar-benar masuk kedalam rekening bank perusahaan. Oleh karena itu pengendalian intern harus diterapkan dengan baik. Pengendalian intern terhadap piutang usaha tidak lepas kaitannya dengan pengendalian intern terhadap penjualan kredit, sebab piutang dagang umumnya terjadi di sebabkan oleh penjualan kredit untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau penyelewengan terhadap piutang maka perlu dirancang juga unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Universitas Sumatera Utara