Universitas Sumatera Utara
2.1.1.5 Jaringan Komunikasi Informal
Selain jaringan komunikasi formal, di dalam sebuah organisasi juga terdapat jaringan komunikasi informal. Jaringan komunikasi informal ini
berkomunikasi secara informal yang timbul karena organisai kurang atau tidak dapat
memenuhi kepuasan
anggotanya, misal
kebutuhan sosial,
emosionalpsikologis. Perasaan tersebut ada pada semua anggota sehingga para anggota menggabungkan diri ke dalam suatu unit atas dasar kesamaan interest lalu
membagi sikap yang sama untuk memenuhi kebutuhan mereka yang paling minimal. Pola komunikasi yang mereka lakukan selalu informal dan tidak
mengikuti struktur formal. Jaringan komunikasi informal bukan hubungan antara atasan terhadap bawahan melainkan hubungan antara anggotanya untuk
memenuhi kebutuhan yang tidak mereka dapatkan dari organisasi tersebut. Fungsi dari kelompok informal ini antara lain sebagai media komunikasi formal yang
menyalurkan informasi dari organisasi secara tidak tertulis yaitu melalui kegiatan bersama seperti olahraga, minum kopi bersama karyawan, acara kekeluargaan dan
sebagainya. Tujuannya adalah untuk mengurangi tingkat ketidakpaastian, kecemasan antar pekerja terhadap metode kerja baru. Namun disisi lain kelompok
jaringan komunikasi informal ini juga dapat menjadi benalu dalam organisasi, dimana mereka menyebarkan gosib atau isu-isu yang tidak benar sehingga
mempengaruhi semua anggotanya.
2.1.2 Teori Birokrasi
Weber mengatakan bahwa tidak mungkin sebuah aktivitas akan bertumbuh dengan cepat dan efektif kalau tanpa komunikasi. Birokrasi adalah bahwa
organisasi merupakan sebuah sistem yang diharapkan untuk melaksanakan aktivitas antaepersonal yang terkoordinasikan. Teori ini juga mengatakan
bahwa kewenangan dalam organisasi itu datang dari peraturan dan perundang-undangan
Liliweri, 2004:529.
Kewenangan birokrasi
menekankan supervisor dan manajer dengan beberapa hal sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
1. Rules
– atau aturanlah yang mengatur bagaimana manajer memecahkan masalah, menetapkan standardisasi dan keseimbangan-keseimbangan
dalam organisasi. 2.
Iklim kompetensi – pembagian kerja dilakukan secara sistematik di mana
setiap peran akan didefenisikan dengan jelas, benar, sesuai dengan hukum dan kekuasaan.
3. Hirarki
– adalah susunan kekuasaan dan kewenangan yang dapat dilihat dalam peta organisasi.
4. Kompetensi
– seseorang dapat dipromosikan berdasarkan pengetahuan mereka dan pola promosi dilakukan secara merits.
5. Non
– ownerhip, prinsip bahwa organisasi birokrasi itu tidak ada pemiliknya, kita semua adalah pemilik organisasi itu.
6. Kebebasan untuk mengalokasikan sumberdaya oleh manajer.
7. Mempunyai catatan pemeliharaan secara hati-hati.
8. Kepemimpinan yang bersifat non-birokratis.
Suatu hal yang patut diingat bahwa dalam pandangan birokrasi, komunikasi dalam organisasi tidak dapat dilihat sebagai variabel yang mengancam tetapi
harus dilihat sebagai bagian penting dari teori ini. Menurut Weber dalam Morissan 2013:393-397 ada tiga faktor yang harus
dimiliki organisasi untuk mewujudkan birokrasi rasional yaitu: 1 Otoritas
Otoritas biasanya muncul bersama – sama dengan kekuasaan, pada
organisasi otoritas haruslah sah atau legitimate yang berarti pemegang otoritas telah diberikan izin secara formal oleh organisasi. Ketika seseorang menjadi
anggota suatu organisasi maka orang tersebut akan setuju untuk mengikuti segala aturan yang menjamin kewenangan atau kekuasaan yang dimiliki oleh orang
– orang tertentu dalam organisasi.
Menurut Weber, cara terbaik untuk mengelola kewenangan legal rasional adalah melalui hirarki, dengan kata lain atasan memiliki atasan lagi, dan atasan dengan
kedudukan lebih tinggi memiliki atasan yang lebih tinggi lagi kedudukannya, begitu seterusnya.
2 Spesialisasi
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Spesialisasi berarti sejumlah individu dibagi menurut pembagian pekerjaan, dan mereka mengetahui pekerjaan mereka masing
– masing dalam organisasi. Weber menyatakan bahwa spesialisasi adalah hal penting bagi
birokrasi yang rasional, garis batas yang jelas dan tegas memisahkan satu fungsi bagian dengan bagian lainnya dalam organisasi harus dinyatakan dengan aturan
dan prosedur yang jelas. 3 Peraturan
Aspek ketiga dari birokrasi adalah kebutuhan terhadap peraturan. Apa yang membuat koordinasi organsiasi dimungkinkan adalah, karena adanya
pelaksanaan dari seperangkat aturan bersama yang mengatur perilaku setiap orang. Menurut Weber, aturan organisasi haruslah rasional yang berarti bahwa
aturan dirancang untuk mencapai tujuan organisasi dan supaya organisasi dapat mengikuti segala hal yang terjadi maka setiap kegiatan operasional organisasi
perlu dicatat agar dapat dievaluasi.
2.1.3 Pelayanan Prima
Kategori