Analisis Sistem Penyimpanan Arsip

Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009

BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

A. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip

1. Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Oleh sebab itu, penyelenggaraan arsip dalam perusahaan disusun secara sistematis agar mudah menemukan kembali. Berdasarkan pada Bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas ; sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor, sistem penyimpanan arsip menurut wilayah, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip menurut nomor urut, sistem penyimpanan arsip menurut nomor 2 akhir, sistem penyimpanan arsip menurut 2 nomor tengah, sistem penyimpanan arsip menurut persepuluhan, sistem penyimpanan arsip menurt nomor berkode, dan sistem penyimpanan arsip menurut suara. Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 Nusantara IV Persero Medan sudah efesien. Hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem tanggal kronologis. Sistem tanggal adalah penyimpanan arsip yang berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai contoh : apabila suatu waktu pinjaman memerlukan data mengenai mutasi suatu jabatan tahun 2004, maka sekretaris cukup melihat tanggal berapa datangnya surat tersebut, sehingga sekretaris dapat mudah dalam menemukan arsip dan cepat menyerahkannya kepada pimpinan. Agar arsip tidak tercecer maka PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan melakukan penyimpanan arsip berdasarkan arsip azas Kombinasi Sentralisasi – Desentrasilisasi. Dengan azas tersebut, pengurusan arsip dapat lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan, karena lokasinya tidak begitu jauh. Seluruhnya tersimpan rapi dalam lemari arsip, sehingga apabila pegawai ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Meskipun sudah berjalan cukup efisien, bukan berarti PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan tidak mendapat hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Untuk mengatasinya, maka PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan melakukan pembenahan-pembenahan sehingga sistem kearsipan dalam perusahaan dapat berjalan lebih baik lagi dikemudian hari, diantaranya menerapkan sistem komputerisasi dalam penyimpanan arsip. Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 2. Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan. Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam suatu perusahaan karena arsip sangat penting untuk menunjang kegiatan bisnis. Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan informasi internal dan eksternal, salah satunya adalah pengurusan surat-surat. Berdasarkan Bab sebelumnya, untuk mencapi sistem kearsipan yang baik dan bertanggung jawab. Setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mengadakan sistem kearsipan yang sesuai dengan atuaran. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murahekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusahan dan kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan. Menurut hasil penelitian yang dilakukan, selama penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi confer agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan serangga pemakan kertas dan tidak memperbolehkan meminjam arsip kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan pimpinan. Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009

B. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip