Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
timbale balik, dalam hal ini PT. Perkebunan Nusantara IV Persero yang jernih dalam pola pikiran dan keyakinan dalam hasil kerja.
Jingga pada wadah dalam bentuk tiga pelepah adalah semangat membara untuk mempertahankan serta meningkatkan mutu produksi dalam
merebut pasar dari para pesaing di tiga produk yang dipasarkan. Dengan tangan dingin serta keyakinan dan semangat kerja maka keberhasilan akan tercapai berkat
keyakinan dan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, semua berasal dari satu titik, yaitu Sang Maha Pencipta maka kita patut untuk mensyukurinya.
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Dilihat dari pengertianya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari
departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur
organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu perusahaan, maka struktur
organisasinya semakin luas dan kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PT. Perkebunan Nusantara IV
Persero Medan. Struktur organisasi yang digunakan PT. Perkebunan Nusantara IV
Persero Medan adalah struktur organisasi dan staff yang terdiri dari garis
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
komando, staffing dan koordinasi terlampir, dimana masing-masing bagian bertanggung jawab langsung pada atasannya, pimpinan mempunyai wewenang
untuk mendeligasikan tugas pada bawahannya. Berikut akan dijabarkan struktur organisasi dan uraian tugas Job Describtion masing-masing bagian pada PT.
Perkebunan Nusantara IV Persero Medan.
Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan Corporate Secretary
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang sekretaris perusahaan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sekretaris perusahaan.
c. Mengelola penyelenggaraan rapat-rapat Direksi dan Kesekretariatan, yang
berkaitan dengan kegiatan Direksi. d.
Membina hubungan dengan investorpartner bisnis. e.
Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder.
f. Mengikuti perkembangan pasar modal termasuk peraturan-peraturan yang
berlaku di pasar modal dan memberikan masukan kepada Direksi. g.
Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan.
h. Mengurus dan menyelenggarakan administrasi surat-menyurat perusahaan.
i. Menjalankan aspek legal perusahaan corporate law yaitu aspek hukum yang
berkaitan dengan pihak luar atau partner dalam rangka pengembangan dan
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
kerja sama strategi perusahaan dan kepatuhan compliance serta tata kelola perusahaan yang baik goog corporate govermance.
Kepala Bagian SDM dan Umum
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang SDM b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang Sumber Daya Manusia.
c. Merumuskan sistem dan prosedur administrasi kepersonaliaan dan
memberikan bimbingan dan konsultasi bagi para unit dalam pelaksanaannya.
d. Membuat pemetaan personil untuk keperluan penempatan dan
pengembangan. e.
Menyusun rencana dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai dalam rangka menuju perkembangan kompetensi perusahaan.
f. Menyelenggarakan penyeleksian pegawai pimpinan untuk semua unit
usaha dan seluruh level pegawai untuk kantor pusat dari dalam maupun luar perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan.
g. Menyusun sistem pengembangan karir, penilaian kinerja serta reward and
punishment. h.
Menyusun kualifikasi jabatan dan spesifikasi jabatan untuk semua lini pekerjaan.
i. Menyusun rencana mutasi pegawai pimpinan antar kelompok unit usaha
berdasarkan kebutuhan kualifikasi jabatan dan organisasi perusahaan.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
j. Menyusun pedoman pelayanan kesehatan bagi pegawai.
Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern SPI
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dalam rangka pengawasan intern perusahaan.
b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian satuan
pengawasan intern. c.
Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, program pemeriksaan, evaluasi hasil pemeriksaan, laporan triwulan dan laporan tahunan.
d. Melaksanakan pemerikasaan intern meliputi keuangan, operasional dalam
pelaksanaan kegiatan di perusahaan. e.
Memonitor dan mengevaluasi tindak lanjut hasil audit.
Kepala Bagian Tanaman
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang produksi tanaman. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan dibidang tananam. c.
Menyusun dan mengevaluasikan hasil pemeriksaan pelaksanaan atau hasil-hasil kerja dibidang produksi tanaman.
d. Melaksanakan pengukuran dan pemetaan areal kebun.
e. Mengembangakan teknik atau manajemen tanaman secara inovatif guna
meningkatkan produktivitas, efesien dan kualitas.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
Kepala Bagian Teknik
Uraitan tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang teknik. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang teknik. c.
Menyusun dan mengevaluasikan norma-norma dibidang teknik. d.
Memonitor dan mengevaluasikan kinerja dibidang pengelolaan. e.
Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Grup Unit Usaha GUU.
Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang perencanaan, pengkajian dan pengembangan.
b. Menyusun Rencana Strategik dan Rencana Jangka Panjang RIP
perusahaan. c.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian perencanaan, pengkajian dan pengembangan.
d. Melaksanakan analisis bisnis dalam rangka penyusunan perencanaan
perusahaan yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta merumuskan kebijakan dalam rangka antisipasi terhadap resiko perusahaan.
e. Meneliti, mengkaji dan mengembangkan alternatif solusi terhadap
persoalan-persoalan perusahaan.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
Kepala Bagian Keuangan
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibagian keuangan. b.
Menyusun program kegiatan kebutuhan anggaran dibidang keuangan. c.
Menyusun pedoman pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RKAP bagian kebun atau unit dan mengkoordinir pembuatan RKAP
perusahaan. d.
Merencanakan, mengelola dan mengevaluasikan sumber dana dan pengalokasian dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan.
e. Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal.
Kepala Bagian Akuntansi
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan dibidang akuntansi. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang akuntansi. c.
Menyelenggarakan akuntansi keuangan financial accounting, akuntansi biaya, vertifikasi dan penyusunan laporan keuangan serta administrasi PIR
dan administrasi penyertaan modal anak perusahaan. d.
Menyelenggarakan pembuatan laporan manajemen perusahaan, penyusunan laporan Direksi Kepala Dewan Komisaris dan pemegang
saham. e.
Mengawasi administrasi anak perusahaan.
Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
Kepala Bagian Pemasaran
Uraian tugas : a.
menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pemasaran. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pemasaran. c.
Melaksanakan analisis pasar, promosi, survey kebutuhan atau kepuasan secara periodik.
d. Merumuskan strategi, pemasaran dan kebijakan harga.
e. Melakukan pengujian mutu komoditi atau produk yang dihasilkan.
Kepala Bagian Pengadaan
Uraian tugas : a.
Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pengadaan. b.
Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pengadaan. c.
Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang secara efektif dan efesien.
d. Menyelenggarakan pergudangan untuk persediaan barang yang digunakan
dalam proses produksi. e.
Menyusun program pengembangan atau pembinaan dalam melaksanakan penilaian pegawai dibidang pengadaan.
B. Pengertian dan Peranan Arsip
Pengertian Arsip
Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari
