2. Menambahkan kefahaman tentang matlamat dan objektif organisasi; dan - FAIL MEJA KUKP

KETUA UNIT

MAKLUMAT PEGAWAI

  Nama : Mohd Faizal bin Hassan

Jawatan : Ketua Unit Khidmat Pengurusan

Gred : DG 44 E-mel : kukpipgktaa@gmail.com Tarikh Kemaskini : 28 Disember 2015

KANDUNGAN KANDUNGAN

  Pengenalan 1. Visi, Misi dan Hala Tuju Jabatan 2. Carta Organisasi Jabatan 3.

  Objektif Jabatan 4. Carta Organisasi Sektor 5.

  Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan 6. Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

  7. Proses Kerja

  8. Carta Aliran Kerja Senarai Semak /

  9. Checklist

  PENGENALAN

  

PENGENALAN

Fail Meja KUKP IPG Malaysia disusun mengikut format yang

dikehendaki oleh MAMPU dan segala butiran yang terkandung di

dalamnya adalah merupakan perkara-perkara yang telah dilaksanakan

dan diubah suai dari semasa ke semasa. Ini selaras dengan PKPA Bil. 8

Tahun 1991 Objektif penyediaan Fail Meja ini adalah untuk meningkatkan kecekapan dan mutu perkhidmatan awam dengan cara:

  1. Memberi panduan yang jelas dan terperinci dalam menjalankan tugas;

  2. Menambahkan kefahaman tentang matlamat dan objektif organisasi; dan

3. Menerangkan hubungan tugas sendiri dengan tugas pegawai lain.

  Fail meja ini menjadi panduan dan rujukan Ketua Unit Khidmat Pengurusan IPG.

VISI, MISI DAN

  

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KAMPUS TENGKU AMPUAN AFZAN

VISI, MISI DAN HALA TUJU

  

Institut Pendidikan Guru

Kampus Tengku Ampuan Afzan

  VISI ” IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru ” MISI

” Institut Pendidikan Guru Melahirkan Guru yang kompeten dan berjiwa

pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia ”

HALA TUJU

   Melonjak profil organisasi atau institut  Penambahbaikan infrastruktur dan infostruktur berterusan

  

CARTA

ORGANISASI

  

IPGM

  

CARTA

ORGANISASI

  

INSTITUT

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

  

CARTA

ORGANISASI

UNIT

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

  

SENARAI

JAWATANKUASA

YANG DIANGGOTAI

SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-

TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI

  Jawatan: KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN Bertanggungjawab Kepada: PENGARAH IPG, TIMBALAN PENGARAH dan

  REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

  

Mengurus Pelaksanaan Dasar Kerajaan, Kementerian Pelajaran & Institut Pendidikan

Guru Malaysia

  Melaksanakan falsafah, misi, visi dan dasar yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran dan Institut Pendidikan Guru Malaysia.

  Mengurus Dan Mentadbir

  1. Membantu memastikan carta organisasi, visi, misi, objektif dan piagam pelanggan disediakan dan dilaksanakan.

  2. Membantu memastikan Perancangan Strategik Tahunan bagi setiap Jabatan/Unit disediakan tiga bulan sebelum sesi pengajian bermula.

  3. Memastikan pentadbiran pejabat dan pelaksanaan tugas-tugas pegawai dan kakitangan mengikut Arahan Perkhidmatan JPA 1974, Perintah-Perintah Am, Arahan Perbendaharaan, Financial Procedure Act 1957 (Akta 1961),

  Tatacara Pengurusan Stor, Akta Rahsia Rasmi 1972. Akta 174 dan Pekeliling- Pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

  4. Memastikan laporan, data dan lain-lain maklumat perkhidmatan yang disediakan menepati masa dan kualiti yang ditetapkan.

  2. Memantau urusan perjawatan dan perkhidmatan staf seperti pelantikan dan pengesahan jawatan, rekod kenyataan perkhidmatan, cuti, pertukaran staf, lawatan luar negara, pergerakan gaji, pemangkuan, kenaikan pangkat, tindakan tatatertib, pengistiharan harta dan persaraan dilaksanakan.

  3. Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia: (a) Pengambilan pensyarah baru (b) Kursus Induksi Pensyarah Baru

  4. Memastikan personel mencukupi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut Anggaran Belanja Mengurus (ABM) perjawatan.

  5. Merancang dan menyelaras aktiviti/program latihan kemajuan staf sokongan.

  6. Memastikan disiplin staf sokongan terkawal selaras dengan Perintah Am dan Pekeliling Perkhidmatan.

  7. Menjadi pegawai penilai kedua Laporan Penilaian Prestasi Tahunan staf sokongan.

  Mengurus Kewangan & Harta Kerajaan

  Membantu Pengarah dan Timbalan Pengarah:

  1. Memastikan penyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) dwitahunan dan tahunan.

  2. Mengawal perbelanjaan berasaskan Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Kewangan sedia ada,

  (a) penyediaan penyata perbelanjaan bulanan, suku tahunan dan tahunan. (b) penyelenggaraan buku vot, daftar bil, panjar wang runcit, buku stok, buku daftar loji, penyelarasan flimsi, penyelerasan kutipan hasil kerajaan dan dokomen-dokumen lain mengikut Akta Perbendaharaan,

  (i) penerimaan, penyimpanan, pengeluaran dan penyelenggaraan aset (ii) memastikan stok dan inventori kemas kini (iii) memastikan verifikasi stok dijalankan.

  5. Memastikan proses pelupusan dan hapus kira 6. Mengawal penggunaan harta modal kerajaan.

  Mengurus Pentadbiran Hal Ehwal Pelajar

  Membantu memastikan pelaksanaan dan pengurusan Hal Ehwal Pelajar berjalan lancar terutama yang melibatkan staf sokongan seperti pendaftaran, penginapan, program Bina Insan Guru dan aktiviti pelajar.

  Mengurus Pembangunan Infrastruktur Dan Infostruktur

  Membantu Pengarah dan Timbalan Pengarah:

  1. Merancang program pembangunan institut selaras dengan keperluan latihan pendidikan keguruan.

  2. Memantau pelaksanaan projek pembangunan selaras dengan spesifikasi yang ditentukan.

  3. Melaporkan kemajuan pelaksanaan rancangan pembangunan IPG kepada Bahagian Pendidikan Guru.

  4. Merancang, memantau dan menilai pelaksanaan pembangunan TMK sesuai dengan keperluan masa kini dan masa depan.

  Menganggotai Majlis Kualiti Institut

  1. Memastikan tahap kesedaran dan komitmen staf sokongan institut terhadap kepentingan menepati kehendak pelanggan dilakukan secara berterusan

  2. Memastikan semua staf sokongan memahami dan menghayati Sistem

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI

  TUGAS PEGAWAI TUGAS DAN LAIN YANG ADA ATASAN YANG ADA KUASA YANG DIBERI

TANGGUNGJAWAB HUBUNGAN/ SERTA JENIS

  HUBUNGAN HUBUNGAN

  Rektor IPGM PELAKSANAAN DASAR

  KERAJAAN, KEMENTERIAN PELAJARAN &

  Timbalan Rektor

INSTITUT PENDIDIKAAN

  IPGM

GURU MALAYSIA

  Pengarah IPG Melaksanakan falsafah,

  Ketua misi, visi dan dasar yang Jabatan/Unit ditetapkan oleh

  Kementerian Pelajaran Pekeliling Kemajuan dan Institut Pendidikan Perkhidmatan Awam. Guru Malaysia

  Pegawai Eksekutif Akta Pendidikan 1995

  Pensyarah Perintah Am

  Pegawai yang melaksanakan program/aktiviti/ projek

  Akta Rahsia Rasmi 1972

  Pihak universiti disediakan tiga bulan sebelum sesi pengajian bermula

   Memantau pentadbiran pejabat dan pelaksanaan tugas- tugas pegawai dan kakitangan

   Memastikan laporan, data dan lain-lain maklumat yang disediakan menepati masa dan standard yang ditetapkan

  Perintah-Perintah Am Arahan Perbendaharaan (AP) Financial Procedure Act 1957 (Akta 1961) Tatacara Pengurusan Stor Akta Rahsia Rasmi 1972 Pekeliling-Pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa Surat-surat Arahan KPM, BPG dan Negeri

  Pensyarah Pegawai yang melaksanakan program/aktiviti/ projek

TUGAS PEGAWAI TUGAS DAN KUASA YANG DIBERI TUGAS PEGAWAI-

  ATASAN PEGAWAI TANGGUNGJAWAB YANG ADA HUBUNGAN

LAIN YANG ADA

  HUBUNGAN/ SERTA JENIS HUBUNGAN

  Pengarah IPG MENGURUS DAN

  MENTADBIR

   Memastikan carta Pekeliling Kemajuan Semua Ketua organisasi, visi, misi, Perkhidmatan Awam objektif dan piagam

  Jabatan/Unit pelanggan disediakan (PKPA) dan dilaksanakan.

  Pegawai Eksekutif  Memastikan

  Arahan Perkhidmatan Perancangan Strategik

  JPA 1974 Tahunan bagi setiap Jabatan/Unit

  Pensyarah disediakan tiga bulan sebelum sesi pengajian Perintah-Perintah Am bermula

   Memantau pentadbiran Arahan Pegawai yang pejabat dan melaksanakan

  Perbendaharaan (AP) pelaksanaan tugas- program/aktiviti/ projek tugas pegawai dan kakitangan

  Financial Procedure Act  Memastikan laporan, 1957 (Akta 1961) data dan lain-lain maklumat yang disediakan menepati

  Tatacara Pengurusan masa dan standard yang ditetapkan Stor

  Akta Rahsia Rasmi 1972 Akta 174 Pekeliling-Pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa Surat-surat Pekeliling Surat-surat Arahan KPM, BPG dan Negeri