j. Tembusan
Surat pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara biasanya terdapat tembusan. Tembusan digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap
perlu mengetahui isi surat tersebut Rektor, Pembantu Dekan, Pegawai.
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar di Fakultas Ekonomi USU
Mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat di suatu kantor berbeda dengan kantor
lainnya. Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut. Pada suatu kantor pengurusan surat dilakukan oleh sekretaris atau suatu bagian
khusus yaitu bagian arsip atau ekspedisi. Tujuan penanganan dan pengendalian surat adalah supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada alamat yang dituju atau
pengolah. Sedangkan penanganan surat berfungsi sebagai : a.
Alat komunikasi internal dan eksternal perusahaan b.
Jalur informasi dalam perusahaan c.
Alat pengukur kegiatan perusahaan d.
Dokumentasi setiap kegiatan perusahaan e.
Perwakilan identitas perusahaan.
1. Penanganan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain, dari divisi lain dalam perusahaan atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis
Universitas Sumatera Utara
surat yang diterima dari instansi lain eksternal, dari divisi dalam perusahaan maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos kantor pos maupun yang diterima dari
kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Yang dimaksud dengan penanganan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat surat masuk
kedalam buku agenda atau kartu kendali. Penanganan surat masuk dilakukan oleh seorang sekretaris pada suatu instansi.
Kecermatan dan ketepatan merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat. Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan
kepada pimpinan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas pimpinan sebaik-baiknya, dan menghemat waktu dalam hal pengurusan surat. Tugas sekretaris tidak terlepas
dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu guna mempermudah pemrosesan surat perlu ada perencanaan yang mantap.
Pada dasarnya penanganan surat masuk dibagi menjadi 6 enam langkah, yaitu : 1.
Penerimaan surat 2.
Penyortiran surat 3.
Pembukuan surat 4.
Pencatatan surat 5.
Pemrosesan surat 6.
Pengarahan surat masuk Peralatan yang diperlukan guna kelancaran tugas-tugas seorang sekretaris
sehubungan dengan pengelolaan surat-surat perlu disesuaikan dengan volume surat-surat yang diproses. Peralatan tersebut harus diatur atau ditata rapi untuk menambah
kenyamanan ruang kantor. Peralatan yang digunakan pada Sekretariat Dekan antara lain
Universitas Sumatera Utara
stepler, punch pelubang kertas, klip file, klip kertas, pensil, cuter, lem, stabilo, stempel tanggal, selotip, lembar disposisi dan kartu kendali.
Lembar disposisi adalah suatu surat yang berisikan pemberitahuan tentang adanya surat masuk dan pemberitahuan mengenai proses surat selanjutnya.
Bentuk lembar disposisi pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar 3.1 :
Universitas Sumatera Utara
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
LEMBAR DISPOSISI
Tgl Terima: No. Kendali :
Penting Tanggal Surat :
Rahasia No.Surat
: Segera
HalKode :
BiasaRutin Tanggal
Kepada Isi Disposisi
Dari Paraf
1. Mohon pertimbangan
16. Umumkan
DISPOSISI
2. Mohon pendapat
17. …………………. 3.
Mohon keputusan 4.
Mohon petunjuk 5.
Mohon saran 6.
Bicarakaan
Universitas Sumatera Utara
7. Telitiikuti perkembangan
8. Untuk perhatian
9. Siapkan laporan
10. Untuk diproses
11. Edarkan
12. TIKgandakan
13. File
14. Siapkan konsep
15. Siapkan konsep
Gambar 3.1 Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonoi USU
Sedangkan yang dimaksud dengan kartu kendali adalah tanda terima surat yang ditujukan atau diantarkan dari Sekretariat Dekan yang ditujukan kepada pejabat lain yang
bersangkutan dengan isi surat tersebut. Adapun bentuk kartu kendali pada bagian Sekretariat Dekan dapat dilihat pada gambar
3.2 : DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
KENDALI: PENGELOLA:
Universitas Sumatera Utara
__________________________________________________________________
Kode: Tgl.Surat :
Tanggal : No.Surat :
No.U.B.B : Asal surat
:
Lampiran :
Hal :
Catatan :
Tgl. Penerimaan _____________
Paraf _____________
Gambar 3.2 Sumber: Sekretariat Dekan Fakultas Ekonoi USU
Keterangan bagian-bagian kartu kendali: 1.
Kolom kendali : tempat nomor surat dan kode surat
2. Kolom pengolah
: tempat satuan organisasi yang dianggap bertanggung jawab di dalam penyelesaian surat
3. Kolom kode
: tempat dengan kode atau tanda klasifikasi dari
Universitas Sumatera Utara
penggolongan surat sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku
4. Kolom tangga l
: tempat tanggal penerimaan surat surat diterima 5.
Kolom nomor : tempat dengan nomor surat yang diterima atau
dikirim 6.
Kolom U.B.B : tempat nomor surat dan kode surat
7. Kolom asal surat
: tempat dari siapa mana surat dikirim 8.
Kolom lampiran : tempat jumlah lampiran dan macam-macam
lampiran yang ada 9.
Kolom hal : tempat perihal yang termaktub dalam surat
10. Kolom catatan : tempat keterangan yang perlu dicatat atau
ditunjuk silang bila diperlukan. 11.
Kolom paraf : tempat nomor paraf yang menerima surat di
tata usaha pengolah
Pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera penanganan surat masuk merupakan hal yang penting. Surat masuk pada bagian
Sekretariat Dekan merupakan surat yang berasal dari lingkungan internal maupun eksternal Fakultas Ekonomi diantaranya ialah surat yang berasal dari Rektor USU, surat
permohonan yang berasal dari mahasiswa dan surat yang berasal dari instansi pemerintah.
Universitas Sumatera Utara
Adapun penanganan surat masuk pada bagian Sekretariat Dekan terdiri dari 9 sembilan tahap yaitu :
1. Surat yang dikirim melalui pos atau kurir diterima oleh pegawai dan diantar ke bagian
Sekretariat Dekan. 2.
Surat diterima oleh Sekretaris Dekan dan Sekretaris Dekan menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada Dekan. Surat masuk diseleksi bedasarkan
jenis surat. Apakah jenis surat pribadi, surat penting, surat rahasia, surat biasa, surat rutin dan surat segera. Hal ini dilakukan agar surat yang penting dan memerlukan
jawaban yang cepat dapat segera diproses. 3.
Sekretaris akan membuka dan membaca surat yang diterima. Kemudian surat masuk dicatat ke buku agenda lalu diklasifikasikan tergolong surat masuk atau keluar
dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, perihal, pengirim surat, tembusan. 4.
Kemudian sekretaris membuat lembar disposisi atas surat yang telah dicatat kedalam agenda kemudian surat dan lembar disposisi dimasukkan kedalam blutter dispositon
map untuk meletakkan surat masuk yang perlu diproses untuk diserahkan kepada Dekan.
5. Kemudian Dekan akan mengisi lembar disposisi untuk memberikan petunjuk lebih
lanjut terhadap surat masuk. 6.
Lembar disposisi yang telah diisi Dekan diserahkan kembali kepada Sekretaris 7.
Sekretaris Dekan melaksanankan perintah sesuai isi pada lembar disposisi. Apabila pada lembar disposisi diberi kode 14. File maka surat tersebut harus segera
dimasukkan ke dalam letter file yang berlabel incoming letter.
Universitas Sumatera Utara
8. Selanjutnya Sekretaris Dekan akan mengisi kartu kendali sesuai dengan lembar
disposisi. Kartu kendali terdiri dari dua lembar kertas yang berwarna biru dan putih. Surat dan lembar disposisi beserta kartu kendali diantarkan kebahagian pejabat yang
dituju, yang nama atau jabatannya tertera dalam lembar disposisi. Dan diserahkan kepada pegawai pejabat yang bersangkutan.
9. Setelah kartu kendali ditandatangani oleh pegawai pejabat yang bersangkutan, surat,
lembar disposisi dan kartu kendali yang berwarna putih akan diberikan kepada pegawai untuk diserahkan kepada pejabat pengelola sedangkan kartu kendali yang
berwarna biru akan diserahkan kembali kepada Sekretaris Dekan. Kemudian kartu kendali tersebut akan di simpan ke dalam half file yang berlabel kartu kendali.
Beberapa contoh surat masuk di Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Pengirim : Pembantu Rektor I
Nomor Surat : 470H5. 1. R1SSA2010 Hal : Undangan
2. Pengirim : LPTQN
Nomor Surat : 003LPTQN-PTSUI2010 Hal : Undangan Rapat Pengurus LPTQN-PTSU
Penanganan surat masuk pada bagian Sekrtariat Dekan sudah baik dan tidak terdapat kendala yang cukup berarti karena Sekretaris Dekan sudah melakukan
penanganan surat sesuai dengan sistem yang baik. Tetapi penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Fakultas Ekonomi sedikit terkendala karenakan penanganan
surat diserahkan kepada mahasiswa magang pada Sekretariat Dekan. Terdapat kesalahan-
Universitas Sumatera Utara
kesalahan baik pada pencatatan di buku agenda, pengisian kartu kendali maupun pada saat pendistribusian surat. Hal tersebut terjadi karena kurangnya ketelitian dan
pengetahuan mahasiswa magang. Untuk itu, Sekretaris Dekan perlu melakukan pengawasan agar dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi sehingga penanganan surat
dapat berjalan lancar.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar di Fakultas Ekonomi USU