Perencanaan Kebutuhan Distribusi Dengan Menggunakan Distribution Requirement Planning (DRP) di PT. Tirta Sibayakindo

PERENCANAAN KEBUTUHAN DISTRIBUSI DENGAN

MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP)

DI PT TIRTA SIBAYAKINDO

TUGAS SARJANA

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar

Sarjana Teknik

Oleh

PRIMA SATRIA BARUS

NIM. 090403113

D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I

F A K U L T A S T E K N I K

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkah dan rahmat pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan yang diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini.

Penelitian Tugas Sarjana ini dilakukan di PT. Tirta Sibayakindo. Kegiatan tersebut merupakan salah satu dari beberapa syarat yang telah ditentukan untuk dapat memperoleh gelar Sarjana Teknik di Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara.

Judul Tugas Sarjana ini adalah “Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Dengan Menggunakan Distribution Requirement Planning (DRP) Di PT.

Tirta Sibayakindo”.

Penulis sadar bahwa Tugas Sarjana ini masih memiliki kekurangan sehingga diharapkan saran dari berbagai pihak demi kesempurnaan Tugas Sarjana ini.

Medan, April 2015

UCAPAN TERIMAKASIH

Penulisan Tugas Sarjana ini tidak dapat terselesaikan tanpa bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik berupa materi, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu, pada kesempatan ini selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis, antara lain:

1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT. Selaku sekretaris Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Ir. Rosnani Ginting, M.T. dan Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc., selaku koordinator Tugas Sarjana Departemen Teknik Industri.

4. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE, selaku Dosen Pembimbing I dan Ibu Tuti Sarma Sinaga, S.T., M.T., selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu, perhatian, dan pemikiran dalam memberikan bimbingan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Sarjana ini.

5. Bapak M. Syafruddin selaku pimpinan HRD PT. Tirta Sibayakindo yang telah memberikan izin bagi penulis dalam melaksanakan Tugas Sarjana diperusahaan tersebut dan memberikan arahan serta bimbingan mengenai perusahaan. Juga kepada seluruh jajaran dan staff yang telah banyak

membantu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis dalam melaksanakan Tugas Sarjana ini.

6. Kepada Orangtua penulis K. Barus dan A. Br Sembiring serta adik kandung penulis Tutri Emiya Br Barus yang selalu mendukung penulis dalam doa, materi, dan tak henti-hentinya memberikan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Sarjana ini.

7. Staff pegawai Teknik Industri Bang Mijo, Kak Dina, Bang Nurmansyah, Kak Rahma, Ibu Ani, dan Bang Ridho terimakasih atas bantuannya dalam masalah administrasi untuk melaksanakan Tugas Sarjana ini.

8. Kepada Perlin Martua Limbong, S.T., yang telah banyak membantu penulis dalam proses pengerjaan laporan ini baik dari awal hingga selesai.

9. Kepada Sahabat dan teman-temanku Daniel Angkat, Yon Handika Siregar, Rodearto Damanik, Regina Napitupulu, Meisy Sembiring, Lusi Asri Tanjung, S.T., Tonggo Hutabarat, S.T., Hasianna Situmorang, S.T., Christy Skalit, S.T., Bermart A. Parapat, S.T., Fredrik Wesly, S.T., Raysha Cintya Dewi Pratama Ginting, S.T., Andi Suranta Meliala, S.T., Donny Heri Pasaribu, S.T., Ade Gorat, S.T., Vachiona Napitu, S.T., Ezri Silalahi S.T., Recky Simamora S.T., Leonard Pasaribu, S.T., Oloan Simorangkir S.T. yang telah melalui banyak kegiatan bersama dengan penulis dan buat dukungan yang telah diberikan kepada penulis.

10.Suluruh teman-teman yang menjadi rekan seperjuangan di kampus Dayan Rahmanto, Arsyad Siregar, S.T., Mandala Putra Nasution, S.T., dan teman-teman IE-KLAN yang belum saya sebutkan satu-persatu.

11.Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu.

Medan, April 2015 Penulis,

ABSTRAK

_{Proses pendistribusian pada PT. Tirta Sibayakindo mengalami kendala} dalam proyeksi permintaan pada masing-masing distribution center (DC) pada masa yang akan datang sebab masih cenderung menggunakan metode trial dan

error, dimana perusahaan melakukan pendugaan jumlah dan waktu pendistribusian tanpa memperhatikan kondisi pada masing-masing DC. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya ketersediaan produk yang tidak memadai untuk memenuhi permintaan sehingga terjadi lost sales. Oleh karena itu pendistribusian yang efektif dan efisien sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan produktifitas perusahaan. Distribusi yang efektif akan memperlancar arus atau akses barang dari produsen ke konsumen sehingga dapat diperoleh kemudahan dalam mendistribusikannya, disamping itu konsumen juga akan dapat memperoleh barang sesuai dengan yang diperlukannya. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk perencanaan pendistribusian adalah metode DRP (Distribution Reguirement Planning). Sebelum melakukan proses pengiriman barang, diperlukan suatu teknik pengelolaan pendistribusian persediaan agar distribusi berjalan dengan baik. Untuk mengatasi hal ini, maka digunakan

Distribution Requirement Planning (DRP) agar pengiriman dapat ditentukan dengan baik. DRP ini dapat mempunyai kemampuan untuk mengelola persediaan terutama pada bidang pengiriman. Kesimpulan yang diperoleh dengan menggunakan DRP ini adalah penurunan frekuensi jumlah pemesanan dari 295 pemesanan menjadi 243 pemesanan dengan persentasi penurunan sebesar 17,6% serta tidak terjadinya lost sales pada setiap distribution center.

DAFTAR ISI

HALAMAN

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

UCAPAN TERIMA KASIH ... v

ABSTRAK ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN... I-1

1.1. Latar Belakang... I-1 1.2. Rumusan Masalah ... I-6 1.3. Tujuan Penelitian... I-7 1.4. Manfaat Penelitian ... I-7 1.5. Batasan Masalah dan Asumsi ... I-8 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-8

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1

2.1. Sejarah Perusahaan... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-1 2.3. Lokasi Perusahaan ... II-2 2.4. Daerah Pemasaran ... II-3 2.5. Struktur Organisasi Dan Manajemen ... II-3 2.5.1. Struktur Organisasi ... II-3 2.5.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab ... II-5 2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja Perusahaan ... II-5

DAFTAR ISI (Lanjutan)

HALAMAN

2.7. Sistem Pengupahan dan Fasilitas yang Digunakan ... II-7 2.8. Proses Produksi ... II-8 2.8.1. Uraian Proses Produksi ... II-8 2.8.2. Bahan yang Digunakan ... II-8 2.8.2.1. Bahan Baku ... II-8 2.8.2.2. Bahan Penolong ... II-9 2.8.2.3. Bahan Tambahan ... II-9 2.8.3. Standar Mutu Bahan Baku ... II-10 2.8.4. Utilitas... II-10 2.8.3. Safty and Fire Protection ... II-11

BAB III TINJAUAN PUSTAKA ... III-1

3.1. Kinerja Sistem Distribusi ... III-1 3.1.1. Distribution Requierement Planning (DRP) ... III-2 3.1.2. Logika Dasar Distribution Requirement Planning ... III-4 3.1.3. Fungsi Distribution Requirement Planning ... III-5 3.1.4. Input Distribution Requirement Planning ... III-7 3.1.5. Output Distribution Requirement Planning ... III-8 3.2. Distribusi Persediaan... III-11 3.2.1. Penyebab dan Fungsi Persediaan ... III-12 3.2.2. Ukuran Lot Dan Persediaan Pengaman ... III-3.2.3. Economic Order Quantity (EOQ) ... III-16 3.2.4. Kapasitas... III-17

DAFTAR ISI (Lanjutan)

HALAMAN

3.3.1.5. Double Exponential Smoothing With

Linier Trend. ... III-25 3.3.2. Menghitung Kesalahan yang Terjadi pada

Metode Peramalan ... III-25 3.3.3. Memilih Metode Peramalan Terbaik ... III-26

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1

4.1. Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.2. Jenis Penelitian ... IV-1 4.3. Objek Penelitian ... IV-1 4.4. Kerangka Konseptual Penelitian ... IV-1 4.5. Variabel Pelitian ... IV-2 4.6. Pengumpulan Data ... IV-3 4.6.1. Sumber Data ... IV-3 4.6.1. Metode Pengumpulan Data ... IV-4 4.7. Metode Pengolahan Data ... IV-4 4.8. Tahap Analisa dan Pemecahan Masalah ... IV-7

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... V-1

5.1. Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Distribution Requirement Planning ... V-1 5.1.2. Data Permintaan Konsumen Terhadap Produk

Aqua Masa Lalu ... V-2 5.1.3. Lead Time Distribusi ... V-4 5.1.4. Status Persedian Awal ... V-4 5.1.5. Biaya Distribusi... V-4 5.1.6. Biaya Penyimpanan Persediaan ... V-5

DAFTAR ISI (Lanjutan)

HALAMAN

5.1.7. Frekuensi Pemesanan Selama 12 Bulan

Sebelumnya ... V-5 5.2. Pengolahan Data ... V-6 5.2.1. Peramalan Permintaan Pada Distribution Center .... V-6 5.2.2. Perhitungan Order Quantity untuk Setiap

Distribution Center ... V-9 5.2.3. Perhitungan Frekuensi Pemesanan ... V-10 5.2.4. Perhitungan Safety Stock ... V-11 5.2.5. Perhitungan Jumlah Permintaan Setiap Minggu

Distribution Center ... V-14 5.2.6. Distribution Requirement Planning Worksheet ... V-16 5.2.7. Pegging Information ... V-41

BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH... VI-1

6.1. Analisis Hasil Peramalan Permintaan Distribution Center . VI-1 6.2. Analisis Perhitungan Order Quantity ... VI-2 6.3. Analisis Distribution Requirement Planning Worksheet ... VI-4

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN ... VII-1

7.1. Kesimpulan ... VII-1 7.2. Saran ... VII-2

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

1.1. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 240 ml

di PT. Tirta Sibayakindo... I-3 1.2. Data Lost Sales AQUA Ukuran 240 ml di PT. Tirta Sibayakindo ... I-3 1.3. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 600 ml

di PT. Tirta Sibayakindo... I-4 1.4. Data Lost Sales AQUA Ukuran 600 ml di PT. Tirta Sibayakindo ... I-4 1.5. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 1500 ml

di PT. Tirta Sibayakindo... I-5 1.6. Data Lost Sales AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo ... I-5 2.1. Jumlah Tenaga Kerja pada PT. Tirta Sibayakindo ... II-6 5.1. Lokasi Distributor PT. Tirta Sibayakindo ... V-1 5.2. Data Permintaan Produk Aqua Masa Lalu PT.Tirta Sibayakindo ... V-3 5.3. Lead Time Distribusi Setiap Distribution Center ... V-4 5.4. Status Persediaan Awal Pada Distribution Center ... V-4 5.5. Biaya Pemesanan Pada Masing-masing Distribution Center ... V-5 5.6. Frekuensi Pemesanan Selama 12 Bulan Sebelumnya ... V-5 5.7. Metode Peramalan dan Nilai Kesalahan ... V-7 5.8. Rekapitulasi Hasil Peramalan Permintaan Distribution Center

PT.Tirta Sibayakindo ... V-8 5.9. Rekapitulasi Perhitungan Order Quantity ... V-10 5.10. Rekapitulasi Perhitungan Frekuensi Pemesanan... V-11 5.11. Perhitungan Standar Deviasi DC Banda Aceh 240 ml ... V-12 5.12. Rekapitulasi Perhitungan Safety Stock... V-13 5.13. Jumlah Permintaan DC TSML Setiap Minggu ... V-14 5.14. Jumlah Permintaan DC TIV Setiap Minggu ... V-15 5.15. Jumlah Permintaan DC HMT Setiap Minggu ... V-15 5.16. Jumlah Permintaan DC AWS Setiap Minggu ... V-16 5.17. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TSML 240 ml ... V-18

DAFTAR TABEL (Lanjutan)

TABEL HALAMAN

5.18. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TSML 600 ml ... V-20 5.19. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TSML 1500 ml . V-22 5.20. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TIV 240 ml ... V-24 5.21. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TIV 600 ml ... V-26 5.22. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC TIV 1500 ml... V-28 5.23. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC HMT 240 ml ... V-30 5.24. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC HMT 600 ml ... V-32 5.25. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC HMT 600 ml ... V-34 5.26. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC AWS 240 ml ... V-36 5.27. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC AWS 600 ml ... V-38 5.28. Distribution Requirement Planning Sheet untuk DC AWS 1500 ml ... V-40 5.29. Pegging Information produk 240 ml ... V-41 5.30. Pegging Information produk 600 ml ... V-43 5.31. Pegging Information produk 1500 ml ... V-44 5.32. Rekapitulasi Perhitungan EOQ untuk CSF PT. Tirta Sibayakindo ... V-46 5.33. Rekapitulasi Perhitungan Safty Stok untuk CSF PT. Tirta

Sibayakindo ... V-47 5.34. Distribution Requirement Planning Sheet untuk CSF 240 ml ... V-49 5.35. Distribution Requirement Planning Sheet untuk CSF 600 ml ... V-51 5.36. Distribution Requirement Planning Sheet untuk CSF 1500 ml ... V-53 6.1. Model dan Nilai Kesalahan ... VI-2 6.2. Perbandingan Frekuensi Pengiriman Hasil EOQ dengan

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

2.1. Struktur Organisasi PT. Tirta Sibayakindo ... II-4 2.2. Aliran Proses Produkksi ... II-8 4.1. Kerangka Konseptual... IV-2 42. Blok Diagram Pengolahan Data ... IV-5 5.1. Jaringan Distribusi PT. Tirta Sibayakindo ... V-1

ABSTRAK

_{Proses pendistribusian pada PT. Tirta Sibayakindo mengalami kendala} dalam proyeksi permintaan pada masing-masing distribution center (DC) pada masa yang akan datang sebab masih cenderung menggunakan metode trial dan

error, dimana perusahaan melakukan pendugaan jumlah dan waktu pendistribusian tanpa memperhatikan kondisi pada masing-masing DC. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya ketersediaan produk yang tidak memadai untuk memenuhi permintaan sehingga terjadi lost sales. Oleh karena itu pendistribusian yang efektif dan efisien sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan produktifitas perusahaan. Distribusi yang efektif akan memperlancar arus atau akses barang dari produsen ke konsumen sehingga dapat diperoleh kemudahan dalam mendistribusikannya, disamping itu konsumen juga akan dapat memperoleh barang sesuai dengan yang diperlukannya. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk perencanaan pendistribusian adalah metode DRP (Distribution Reguirement Planning). Sebelum melakukan proses pengiriman barang, diperlukan suatu teknik pengelolaan pendistribusian persediaan agar distribusi berjalan dengan baik. Untuk mengatasi hal ini, maka digunakan

Distribution Requirement Planning (DRP) agar pengiriman dapat ditentukan dengan baik. DRP ini dapat mempunyai kemampuan untuk mengelola persediaan terutama pada bidang pengiriman. Kesimpulan yang diperoleh dengan menggunakan DRP ini adalah penurunan frekuensi jumlah pemesanan dari 295 pemesanan menjadi 243 pemesanan dengan persentasi penurunan sebesar 17,6% serta tidak terjadinya lost sales pada setiap distribution center.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, mulai dari pembuatan produk sampai pengiriman produk ke tingkat distributor. Distribusi merupakan faktor penting bagi perusahaan untuk dapat melakukan pengiriman produk secara tepat kepada konsumen dan dituntut menyalurkan produk dengan baik dan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh pelanggan. Hal ini mengakibatkan kebijakan untuk pengendalian persediaan produk pada suatu lokasi tertentu sangat penting dilakukan oleh manajemen dalam mengkoordinasikan produksi dan perencanaan distribusi dari central supply facility (CSF) sampai ke konsumen sehingga keuntungan perusahaan meningkat. PT. Tirta Sibayakindo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA. PT Tirta Sibayakindo adalah perusahaan yang memiliki jaringan distribusi yang luas. Jaringan distibusi ini dibagi menjadi dua level yaitu central supply facility (CSF) dan distribution center (DC). PT. Tirta Sibayakindo yang bertindak sebagai

central supply facility (CSF) berfungsi memenuhi permintaan masing-masing DC (Distribution Center) yakni DC Tirta Sumber Menara Lestari (TSML), DC Tirta Investama (TIV), DC Sepakat Maju (SM), DC Guna Cipta Karsa Mandiri (GCKM), DC Helindo Mitra Tirta (HMT), DC Tirta Dimans Raya (TDR) dan DC Anugrah Wahyudi Sejahtera (AWS). Produk dari setiap distribution center akan

didistribusikan lagi ke agen-agen yang ada di kota-kota setiap provinsi tersebut di atas, setelah dari agen yang ada di setiap kota akan distribusikan lagi ke pengecer sampai kepada konsumen konsumen.

PT. Tirta Sibayakindo dituntut untuk memiliki kemampuan dalam mengelola sistem distribusi dengan baik. Pada kenyataannya perusahaan belum melakukan perencanaan penjadwalan distribusi dengan tepat sehingga perusahaan belum dapat mengendalikan keadaan persediaan di gudang. Hal tersebut sering terjadi pada waktu-waktu tertentu seperti bulan Ramadhan, hari Lebaran, hari Natal dan Tahun Baru. Perusahaan masih menerapkan sistem berdasarkan pengalaman masa lalu atau taksiran untuk menentukan jumlah permintaan pada periode berikutnya, kondisi ini mengakibatkan sering terjadinya ketersediaan produk yang tidak memadai untuk memenuhi permintaan sehingga terjadi lost sales (kehilangan penjualan). Dalam distribusi, perusahaan memiliki banyak distibutor tetapi dalam pengamatan ini ada 4 distributor yang memiliki lost sales

paling tinggi yakni DC TIV, DC TSML, DC HMT, dan DC AWS. Dari hasil pengamatan diperoleh data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales yang diperoleh dari PT. Tirta Sibayakindo selama periode November 2013 – Oktober 2014 adalah sebagai berikut:

a. Aqua ukuran 240 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.1. dan 1.2.

Tabel 1.1. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 240 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 2.667 2.667 6.817 6.514 3.164 3.164 5.228 5.228

Desember 2013 2.947 2.947 6.640 6.032 3.616 3.173 6.163 5.347

Januari 2014 3.288 2.712 6.492 5.193 3.088 3.088 5.534 5.069

Februari 2014 3.414 2.945 6.296 6.296 3.524 2.947 5.789 5.034

Maret 2014 3.631 3.014 6.305 5.846 4.072 3.103 5.694 4.992

April 2014 3.437 2.886 7.455 6.718 4.015 3.590 6.061 5.174

Mei 2014 2.612 2.612 6.709 5.420 4.110 3.216 5.720 5.290

Juni 2014 3.496 2.593 7.376 6.439 3.363 3.022 5.246 5.246

Juli 2014 2.962 2.530 6.716 6.031 3.082 3.082 5.328 4.871

Agustus 2014 3.051 2.475 6.216 6.216 4.125 3.686 6.151 5.573

September 2014 3.358 2.692 7.037 6.492 3.160 3.160 5.806 5.118

Oktober 2014 2.678 2.678 6.138 6.138 3.456 3.019 5.060 5.060

Jumlah 37.541 32.751 80.197 73.335 42.775 38.250 67.780 62.002

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.2. Data Lost Sales AQUA Ukuran 240 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 0 303 0 0

Desember 2013 0 608 443 816

Januari 2014 576 1.299 0 465

Februari 2014 469 0 577 755

Maret 2014 617 459 969 702

April 2014 551 737 425 887

Mei 2014 0 1.289 894 430

Juni 2014 903 937 341 0

Juli 2014 432 685 0 457

Agustus 2014 576 0 439 578

September 2014 666 545 0 688

Oktober 2014 0 0 437 0

Jumlah 4.790 6.862 4.525 5.778

Sumber : Tirta Sibayakindo

b. Aqua ukuran 600 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.3. dan 1.4.

Tabel 1.3. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 600 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 4.618 4.510 9.057 9.057 4.125 4.125 7.899 7.899

Desember 2013 4.326 4.326 10.883 9.542 4.072 4.072 8.154 7.386

Januari 2014 5.045 4.273 10.913 9.858 5.195 4.539 9.889 8.067

Februari 2014 5.032 4.097 10.342 8.876 4.890 4.015 9.746 8.874

Maret 2014 4.638 4.129 9.685 9.685 5.415 4.364 9.582 8.958

April 2014 4.514 4.514 10.416 9.018 4.803 4.803 8.704 8.146

Mei 2014 4.916 4.025 10.284 9.275 5.443 4.892 9.558 8.625

Juni 2014 4.795 3.982 8.193 8.193 4.280 4.280 10.476 9.638

Juli 2014 3.898 3.898 9.814 8.540 4.629 4.119 8.204 8.204

Agustus 2014 4.698 3.755 8.473 8.437 5.224 4.935 9.407 8.794

September 2014 4.170 3.947 9.211 8.735 4.767 4.767 8.730 8.730

Oktober 2014 3.747 3.747 9.091 9.091 4.926 4.385 7.976 7.976

Jumlah 54.397 49.203 116.362 108.307 57.769 53.296 108.325 101.297

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.4. Data Lost Sales AQUA Ukuran 600 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 108 0 0 0

Desember 2013 0 1.341 0 768

Januari 2014 772 1.055 656 1.822

Februari 2014 935 1.466 875 872

Maret 2014 509 0 1.051 624

April 2014 0 1.398 0 558

Mei 2014 891 1.009 551 933

Juni 2014 813 0 0 838

Juli 2014 0 1.274 510 0

Agustus 2014 943 36 289 613

September 2014 223 476 0 0

Oktober 2014 0 0 541 0

Jumlah 5.194 8.055 4.473 7.028

Sumber : Tirta Sibayakindo

c. Aqua ukuran 1500 ml

Data jumlah permintaan, penjualan, dan lost sales aqua ukuran 240 ml dapat dilihat pada tabel 1.5. dan 1.6.

Tabel 1.5. Jumlah Permintaan dan Penjualan AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode

Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

D S D S D S D S

November 2013 2.455 1.926 4.919 4.056 2.890 2.190 3.656 3.656

Desember 2013 2.667 1.634 5.197 4.390 2.529 2.529 4.180 3.219

Januari 2014 1.967 1.967 4.469 4.003 2.860 2.236 3.729 3.015

Februari 2014 2.917 2.187 4.174 4.174 3.473 2.637 3.148 3.148

Maret 2014 2.440 1.840 5.096 4.281 3.249 2.109 4.083 3.483

April 2014 2.812 2.072 5.076 4.788 3.204 2.027 4.141 3.716

Mei 2014 1.705 1.705 4.544 4.544 3.191 2.601 4.154 3.620

Juni 2014 1.757 1.757 4.509 4.124 2.746 2.746 3.354 3.354

Juli 2014 2.189 1.629 4.420 4.420 3.343 2.483 4.131 3.281

Agustus 2014 1.905 1.905 4.352 4.093 3.229 2.925 3.012 3.012

September 2014 1.986 1.662 4.036 4.036 2.524 2.524 4.381 3.502

Oktober 2014 2.287 1.835 4.774 4.125 2.535 2.535 3.992 3.289

Jumlah 27.087 22.119 55.566 51.034 35.773 29.542 45.961 40.295

Sumber : Tirta Sibayakindo

Tabel 1.6. Data Lost Sales AQUA Ukuran 1500 ml di PT. Tirta Sibayakindo

Periode Produk (Kotak)

TSML TIV HMT AWS

November 2013 529 863 700 0

Desember 2013 1.033 807 0 961

Januari 2014 0 466 624 714

Februari 2014 730 0 836 0

Maret 2014 600 815 1.140 600

April 2014 740 288 1.177 425

Mei 2014 0 0 590 534

Juni 2014 0 385 0 0

Juli 2014 560 0 860 850

Agustus 2014 0 259 304 0

September 2014 324 0 0 879

Oktober 2014 452 649 0 703

Jumlah 4.968 4.532 6.231 5.666

Sumber : Tirta Sibayakindo

Data pada tabel diatas menunjukkan ketidakseimbangan antara demand

dan pejualan sehingga terjadi lost sales (kehilangan penjualan). Dalam penelitian ini akan menerapkan sistem Distribution Requirement Planning sehingga nantinya diharapkan dapat memperkirakan kebutuhan barang dan dapat mengurangi biaya

yang dikeluarkan untuk mendistribusikan ke masing masing DC (Distribution Center)

Ada beberapa penelitian yang membahas mengenai bagaimana merencanakan kebutuhan persediaan yang sesuai dengan menggunakan metoede

Distribution Requirement Planning (DRP) agar pendistribusian dari pabrik ke konsumen dapat berjalan dengan baik dan meminimalisasi biaya pendistribusian. Penelitian pertama dilakukan pada CV. Karya Mandiri Sejahtera oleh Regina S. S. (2013) yang berhasil memadai ketersediaan produk sehingga tidak lagi harus kehilangan produk dan distribusi produk untuk permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik. Sebuah penelitian lain juga dilakukan pada PT. Retro Gemilang Indonesia oleh Adib Fahrozi Abdillah (2009) yang berhasil melakukan penghematan biaya distribusi sebesar Rp 115.824.000,- atau 6,4 % dari biaya keseluruhan.

1.2. Perumusan Permasalahan

Rumusan masalah yang terjadi di PT. Tirta Sibayakindo adalah jadwal pendistribusian dari CSF (Central Supply Facility) ke DC (Distribution Center) belum dilakukan secara optimal yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman serta kekurangan persediaan di DC (permintaan masing – masing DC tidak terpenuhi). Hal tersebut perusahaan sering mengalami ketidakseimbangan

demand dan jumlah produksi yang mengakibatkan kekurangan stok di gudang serata kehilangan penjualan.

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini ialah sebagai berikut :

1. Memprediksi jumlah permintaan pada masing-masing distribution center

(DC).

2. Menghitung ukuran lot pemesanan pada tingkat manufaktur..

.

1.4. Manfaat Penelitian

Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat bagi mahasiswa

Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja

2. Manfaat bagi perusahaan

Sebagai masukan bagi perusahaan dalam perancangan pendistribusian produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan menghasilkan produk yang efisien dan efektif dari segi waktu pendistribusian maupun biaya yang digunakan.

3. Bagi Departemen Teknik Industri USU

Penelitian ini memberikan tambahan pustaka dan mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Departemen Teknik Industri USU.

1.5. Batasan Masalah dan Asumsi

Adapun batasan permasalahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1.

Penelitian ini hanya dilakukan pada 2 eselon yaitu central supply facility

(CSF) dan distribution center (DC).

2.

Rentang waktu perencanaan yang akan ditinjau pada pembahasan ini adalah 1 tahun dan dibagi dalam time bucket bulanan.

3.

Produk yang diteliti adalah produk AQUA jenis kemasan dalam kotak.

Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Sistem produksi berjalan dengan baik.

2. Lokasi CSF dan DC tidak mengalami perubahan.

3. Bahan baku, tenaga kerja, dan sumber-sumber daya lainnya selalu tersedia dan dapat terpenuhi dengan baik.

4. Sarana transportasi memadai dan beroperasi baik. 5. Tidak ada masalah dalam transportasi.

1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR UCAPAN TERIMA KASIH

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN RINGKASAN

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi penelitian, dan sistematika penulisan tugas akhir.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, organisasi dan manajemen serta proses produksi secara singkat.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan masalah.

BAB IV METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga penyusunan laporan tugas akhir.

BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini berisi data-data primer dan sekunder yang diperoleh dari penelitian serta pengolahan data yang membantu dalam pemecahan masalah.

BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH

Bab ini berisi analisis hasil pengolahan data dan pemecahan masalah. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang didapat dari hasil pemecahan masalah dan saran-saran yang diberikan kepada pihak perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Tirta Sibayakindo adalah perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA yang telah disterlisasi. Perusahaan ini merupakan anak cabang perusahaan Aqua Golden Mississippi Group memberikan lisensi kepada PT. Tirta Sibayakindo untuk memproduksi dan memasarkan produk AQUA. Awalnya Aqua Golden Mississippi Group hanya membuka jaringan distribusi di Medan. Namun, melihat perkembangan penjualan produk air minum Aqua di daerah Sumatera Utara maka didirikanlah PT. Tirta Sibayakindo yang berlokasi di Jalan Medan – Berastagi Km 55, Desa Doulu, Berastagi – Sumatera Utara.

PT. Tirta Sibayakindo sendiri didirikan pada tanggal 17 mei 1993 di atas tanah seluas 1,25 Ha dengan ketinggian sekitar 1.800 meter di atas permukaan laut. Semua produk PT. Tirta Sibayakindo dipasarkan di dalam negeri antara lain : wilayah Sumatera Utara, Aceh, Pekan Baru, Padang, dan Batam.

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha

PT. Tirta Sibayakindo bergerak di bidang produksi air minum dalam kemasan (AMDK) bermerek AQUA yang telah di sterilisasi dengan empat ukuran dan tiga bentuk kemasan yaitu:

2. Kemasan 600 ml dalam bentuk botol. 3. Kemasan 1.500 ml dalam bentuk botol. 4. Kemasan 19 Liter dalam bentuk galon.

PT. Tirta Sibayakindo juga menghasilkan produk-produk sampingan sebagai berikut:

1. Kemasan botol plastik PET (Poly Etiline Therephalate) ukuran 600 ml dan 1.500 ml

2. Kemasan gelas plastik PP (Poly Prophylene) cup ukuran 240 ml

2.3. Lokasi Perusahaan

PT. Tirta Sibayakindo beralamat di Jalan Medan – Berastagi Km 5, Desa Doulu, Berastagi – Sumatera Utara. Luas area lahan PT.Tirta Sibayakindo 1,5 Ha. Area ini meliputi tempat produksi, gedung, kantor, laboratorium, bengkel, area bongkar muat, dan area kosong. Area kosong ini dapat dialokasikan untuk keperluan pabrik di masa yang akan datang apabila diperlukan. Adapun beberapa alasan pemilihan lokasi ini adalah sebagai berikut:

1. Memiliki sumber air yang bagus untuk dijadikan bahan baku. 2. Midah dalam memperoleh tenaga kerja

3. Sarana transportasi (jalan) yang tergolong baik.

4. Jauh dari daerah pemukiman penduduk sehingga pendirian pabrik akan jauh dari pencemaran limbah rumah tangga.

2.4. Daerah Pemasaran

Kegiatan pemasaran (marketing) yang baik adalah salah satu kunci sukses sebuah perusahaan. Adapun tujuan dari kegiatan pemasaran (marketing) adalah mencapai penjualan produk yang paling optimal dalam mengidentifikasi apa yang menjadi need and want konsumen. Semua produk yang dihasilkan oleh PT. Tirta Sibayakindo di pasarkan di dalam negeri antara lain : wilayah Sumatera Utara, Aceh, Pekan Baru, Padang, dan Batam. PT. Tirta Sibayakindo juga menggunakan jasa distributor dalam memasarkan produknya. Adapun yang menjadi distributor dari PT. Tirta Sibayakindo adalah PT. TIV.

2.5. Struktur Organisasi Dan Manajemen

2.5.1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi dalam perusahaan berfungsi untuk menyatakan hierarki tentang jabatan seseorang dalam perushaan. Struktur organisasi menunjukkan bagaimana fungsi-sungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda dikoordinasikan satu sama lain. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi pekerjaan, saluran perintah, dan penyampaian laporan antar lini dan bagian dalam perusahaan atau organisasi.

Struktur organisasi yang digunakan PT. Tirta Sibayakindo adalah struktur organisasi lini-fungsional.

Plant Manager

CSR Plant Administator

Head of QC Laboratory

Head of Production for 240 ml & gallon

Head of Production for 240 ml & gallon

Head of System Procedural

Stakeholder

Head of SHE (Safty, Health,

Enviroment)

Head of Human Resources

Plant Controller

Logistic Manager

= hubungan lini = hubungan fungsional

Staff

Head of Technical

Staff

Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff

Head of Finished Good Head of Worked

Half Material

Sumber: PT. Tirta Sibayakindo

V-31

Organisasi Lini dan Fungsional merupakan suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Organisasi Lini dan Fungsional memiliki ciri-ciri:

· Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

· Terdapat spesialisasi yang maksimal.

· Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pembagian kerja.

2.5.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab dalam suatu organisasi sangat penting bagi personil yang memegang jabatan tertentu dalam organisasi untuk menggerakkan organisasi tersebut. Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing personil berdasarkan jabatannya dapat dilihat pada Lampiran B.

2.6. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja Perusahaan

Jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan pada PT. Tirta Sibayakindo sebanyak 564 orang. Adapun data tenaga kerja beserta jabatannya pada perusahaan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.1.

V-32

Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja pada PT. Tirta Sibayakindo

No. Jabatan Jumlah

(Orang)

1 Plant Manager 1

2 CSR 1

3 Plant Administrator 1

4 Logistic Manager 1

5 Head of Quality Laboratory 1

6 Head of Production for 240 ml &gallon 1

7 Head of Production for 600 ml &gallon 1

8 Head of Techical 1

9 Head of System Procedural 1

10 Steakholder 1

11 Head of SHE (Safty, Health & Environment 1

12 Head of Resources 1

13 Plant Controller 1

14 Head of Finished Goods 1

15 Head of Worked Half Material 1

16 Staf 549

TOTAL 564

Sumber : PT. Tirta Sibayakindo

Pembagian jam kerja pada PT. Tirta Sibayakindo tebrbagi atas dua jenis yaitu jam kerja regular dan shift.

a. Jam kerja regular

- _{Hari Senin s/d Jumat pukul 08.00 s/d 16.00}

Istirahat pukul 12.00 s/d 13.00

- _{Hari Sabtu pukul. 08.00 s/d 13.00}

Jam kerja regular berlaku bagi seluruh karyawan di perusahaan tersebut kecuali bagian satpam.

b. Jam kerja shift

- _{Shift I}

V-33

- _{Shift II}

Jam kerja pukul 16.00 s/d 00.00

- _{Shift III}

Jam kerja pukul 00.00 s/d 08.00

2.7. Sistem Pengupahan dan Fasilitas yang Digunakan

Sistem pengupahan yang berlaku di PT. Tirta Sibayakindo adalah pembayaran gaji pokok yang besarnya sesuai dengan tingkat jabatan masing-masing karyawan. Pemberian upah dilaksanakan pada setiap akhir bulannya.

Selain memberikan gaji pokok, perusahaan jugamembayarkan upah lembur bagi karyawan yang bekerja melebihi jam kerja yang telah ditetapkan. Upah lembur tersebut dibayarkan pada karyawan di akhir bulan bersamaan dengan pembayaran gaji pokok. Selain gaji pokok dan upah lembur tersebut, perusahaan juga memberikan tunjangan-tunjangan dan fasilitas lainnnya kepada karyawan berupa:

1. Tunjangan Perkawinan. 2. Tunjangan Kematian. 3. Tunjangan Melahirkan. 4. Tunjangan Hari Raya. 5. Bonus Tahunan. 6. Jaminan Kesehatan.

V-34

2.8. Proses Produksi

2.8.1. Uraian Proses Produksi

Uraian prose produksi air minum dalam kkemasan (AMDK) di PT. Tirta Sibakindo adalah sebagai berikut:

Proses Penyaringan I

Penampungan di Storage

Tank

Proses Penyaringan

II

Proses Ozonisasi Proses Water Treatment

Poses Produksi Air Minum

Extruding Molding Dedust Blowing

Finish Tank

Packing Filling

Gambar 2.2. Aliran Proses Produkksi

2.8.2. Bahan yang Digunakan

Bahan-bahan yang digunakan oleh PT. Tirta Sibayakindo dalam melakukan kegitan proses produksi terdiri dari bahan baku, bahan tambahan, dan bahan penolong.

2.8.2.1.Bahan Baku

Bahan baku meruapakan bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk, ikut dalam proses produksi dan dapat dilihat kasat mata. Bahan ini memiliki persentase yang relatif besar dalam produk dibandingkan dengan bahan-bahan lainnya. Adapun bahan-bahan baku yang digunakan oleh PT. Tirta Sibayakindo dalam memproduksi air minum dalam kemasan (AMDK) adalah air pegunungan

V-35

yang mengalir sendiri (Mountain Spring Water) yang berada di area pabrik di desa Doulu Berastagi.

2.8.2.2.Bahan Penolong

Bahan penolong adalah bahan yang akan ditambahkan atau digunakan pada saat proses produksi yang secara tidak langsung mempengaruhi kualitas dan fungsi produk. Adapun bahan penolong yang digunakan untuk memproduksi air minum dalam kemasan (AMDK) adalah Ozon (O3) yang berfungsi untuk membunuh bakteri yang berukuran kurang dari 1 . PT. Tirta Sibayakindomembangun sebuah generator Ozon untuk menjadi sumber pasokan Ozon yang akan digunakan. Generator Ozon dengan mengiduksikan arus listrik tegangan tinggi 10 KV kedalam tabung yang berisi udara O2.

2.8.2.3.Bahan Tambahan

Bahan Tambahan adalah bahan yang ditambahkan atau digunakan untuk meningkatkan mutu produk menjadi bernilai guna namun bahan tersebut tidak ikut dalam proses produksi. Selain itu, bahan tambahan juga berfungsi untuk melindungi produk yang akan dihasilkan. Adapun bahan tambahan yang digunakan PT. Tirta Sibayakindo adalah sebagai berikut:

1. Cup Seal

Cup seal ini terbuat dari plastik yang telah tercetak merek perusahaan dan dipasok dari perusahaan lain. Cup seal ini berfungsi untuk menutupi kemasan.

V-36

2. Label

Label ini terbuat dari plastik dan dilingkarkan pada botol kemasan ukuran 600 ml. Label berfungsi untuk menunjukkan merek produksi.

3. Kotak Pengepakan

Kotak pengepakan ini terbuat dari karton dan pada karton tersebut sudah tertera logo perusahaan, kode produksi, jenis kemasan, dan jumlah produk. Kotak pengepakan yang digunakan pada kemasan ukuran 600 ml berfungsi untuk mempermudah pengiriman produk tersebut kepada konsumen.

2.8.3. Standar Mutu Bahan Baku

Dalam menghasilkan produknya, PT. Tirta Sibayakindo mempunyai standar mutu bahan baku yang tinggi. Adapun standar mutu bahan baku air minum dalam kemasan (AMDK) di PT. Tirta Sibayakindo adalah sebagai berikut:

1. Tingkat keasaman pH : 6,0 – 7,5

2. Turbidity : Max 0,2 NTU

3. Conductipity : 100 – 300 S / cm

4. Nitrit : Negatif

5. Konsentrasi Ozon kemasan 240 ml : 0,0 – 0,6 ppm 6. Konsentrasi Ozon kemasan 600 ml, 1.500 ml, dan galon : 0,2 – 0,6 ppm

2.8.4. Utilitas

Adapun utilitas yang digunakan oleh PT. Tirta Sibayakindo adalah sebagai berikut:

V-37

1. Tenaga Listrik dari PLN

Tenaga ini adalah sumber pasokan listrik utama untuk bagian produksi, bagian kantor, dan lain-lain dengan kapasitas sebesar 450 KVA

2. Genset

Genset merupakan sumber tenaga listrik cadangan yang digunakan apabila terjadi kekurangan voltase maupun pemadaman listrik. Adapun spesifikasi dari genset yang digunakan adalah sebagai berikut

Merek : CATER FILLAR

Model : SR A 50 Hz

Jumlah : 2 Unit

Power : 400 Volt 20.000 Watt

2.8.5. Safty and Fire Protection

Dalam melaksanakan proses produksi, PT. Tirta Sibayakindo sangat memperhatikan masalah keamanan dan kesehatan dari para pekerjanya. Pihak perusahaan selalu menyediakan alat pelindung diri (APD) untuk para pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya. Selain itu, pihak perusahaan selalu memasang papan tanda di setiap stasiun kerja yang dianggap cukup berbahaya sehingga setiap personil yang ada di wilayah tersebut dappat bersikap waspada. Adapun alat – alat pelindung diri (APD) yang disediakan oleh PT. Tirta Sibayakindo untuk para pekerjanya adalah sebagai berikut:

V-38

Operator diwajibkan memakai pakaian steril saat memsuki ruangan Filler

untuk menjaga kesterilan tubuh operator. 2. Sepatu

Operator diwajibkan memakai sepatu untuk melindungi kaki operator dan menjaga ruangan Filler tetap steril saat operator memasukinya.

3. Masker

Operator diwajibkan memakai masker untuk melindungi paru-paru dan saluran pernapasan operator dari pengaruh ozon dan menjaga ruangan Filler

tetap steril. 4. Sarung Tangan

Operator diwajibkan memakai sarung tangan untuk melindungi tangan operator dan menjaga ruangan Filler tetap steril.

Selain itu, PT. Tirta Sibayakindo juga menyediakan pompa hydrant di area-area kerja yang rentan terjadi kebakaran untuk mengantisipasi apabila terjadi kebakaran. Seluruh karyawan diberi pelatihan agar dapat menggunakan pompa

hydrant tersebut sehingga apabila terjadi kebakaran, para karyawan dapat segera menggunakan pompa-pompa hydrant yang tersedia untuk dapat memadamkan api.

V-39

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1. Kinerja Sistem Distribusi1

Pengertian distribusi adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran material dari produsen ke konsumen dengan suatu keuntungan. Jenis-jenis distribusi persediaan terdiri dari distribusi fisik, sistem distribusi push and pull dan Distribution Requirement Planning.

Kebanyakan lokasi pelanggan atau pengguna barang berada jauh bahkan sering kali jauh dari pabrik pembuatan barang. Oleh karena itu, sering kali diperlukan sistem penyimpanan yang bertingkat ganda (Supply Chain) dengan persediaan yang bertingkat pula (multi level inventory). Dipandang dari segi distribusi atau penjualan, hal ini disebut distribusi bertingkat ganda (multi level

atau multiechelon distribution system). Persoalan –persoalan yang paling banyak ditemui dalam sistem distribusi barang adalah :

1. Kebanyakan persediaan barang 2. Barang berada di tempat yang salah 3. Layanan pelanggan yang jelek

4. Kehilangan penjualan karena kehabisan persediaan.

1

Indrajit, Richardus, Eko. Manajemen Persediaan. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia,2003.hal.243-246.

V-40

Pengendalian persediaan tradisional umumnya hanya mengatur dan mengendalikan persediaan barang dalam satu gudang atau satu tempat penyimpanan saja atau dalam satu entitas independen atau disebut juga tititk pemesanan tunggal (singel stocking point). Sistem pengendalian persediaan seperti ini kurang atau tidak memadai untuk sistem pergudangan ganda atau jaringan pergudangan (multiechelon distribution network), sebab sistem tersebut tidak mengindahkan kemungkinan saling mengisi antara gudang atau keperluan kebutuhan gudang lain dan seterusnya. Untuk itu diperlukan suatu sistem lain, yaitu antara lain Perencanaan Kebutuhan Distribusi atau Distribution Requirement Planning (DRP).

3.1.1. Distribution Requierement Planning (DRP)

Distribution Requirement Planning (DRP) adalah suatu rencana penjadwalan kebutuhan untuk mengisi persediaan produk pada setiap Distribution Center (DC). DRP juga merupakan proses manajemen yang mengintegrasikan sejumlah aktivitas kritis yang perlu untuk mengatur dan mengendalikan operasi- operasi distribusi dan mengintegrasikan kebutuhan operasi tersebut dengan kemampuan dari sumber-sumber persediaan. Logika yang digunakan dalam DRP hampir sama dengan MRP. DRP mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan dengan perencanaan ke depan pada tiap level distribusi. Dengan DRP ini unit usaha memulai penjadawalan distribusi dengan lebih akurat dan pada saat yang sama mencapai stabilitas produksi.

V-41

Sebagai akibatnya kegiatan distribusi produk dapat memperoleh keuntungan besar dalam hal perbaikan pelayanan pelanggan, pengurangan biaya persediaan, dan sedikitnya mengurangi biaya-biaya barang usang.

DRP adalah salah satu bentuk aplikasi lebih lanjut dari Material Requirement Planning (MRP). PDU (Pusat Distribusi Utama) adalah tingkat atau level tertinggi dari sistem distribusi yang langsung berhubungan dengan pemasok/ pabrik produk, sedangkan PDL (Pusat Distribusi Lokal) adalah tingkat atau level terendah dari sistem distribusi yang langsung berhubungan dengan pelanggan atau pemakai barang.

Kebanyakan, produk yang dimaksud disini adalah produk jadi atau barang jadi yang disalurkan dari pabrik ke para pelanggan. Namun, dalam prakteknya cukup banyak juga dimana pusat distribusi juga melakukan pekerjaan penyelesaian seperti pembentukan, perakitan, pembungkusan, dan pekerjaan sejenis itu.

Dalam sistem distribusi bertingkat ganda, kebutuhan nyata pelanggan tidak langsung diketahui oleh pabrik pembuat produk, tetapi disalurkan melalui berbagai tingkat sistem distribusi tersebut. Ini mencakup waktu dan pengolahan data sekunder. Kalau ini menyangkut waktu yang pendek, maka perencanaan dan perhitungan kebutuhan, pemesanan kembali, dan sebagainya menjadi sangat krusial. Oleh karena itu diperlukan metode perhitungan yang memadai untuk pengendalian distribusi bertingkat ganda ini. Tujuan dari pengaturan system distribusi bertingkat ganda adalah untuk mengurangi biaya angkutan dan memenuhi kebutuhan pelanggan yang banyak dan berada di berbagi tempat. Tidak mungkin misalnya satu pusat distribusi saja yang melayani jutaan pelanggan yang

V-42

berada di seluruh dunia. Biasanya dalam sistem distribusi semacam ini biaya angkutan merupakan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, dalam merencanakan dan menentukan sistem distribusi, beberapa pertanyaan krusial perlu dipertimbangkan dan diperhitungkan dengan matang, antara lain:

1. Dimana pusat distribusi akan didirikan.

2. Produk apa yang perlu disimpan di setiap pusat distribusi tersebut.

3. Bagaimana prosedur penggantian persediaan di setiap pusat distribusi.

Dalam penjelasan di atas disebutkan bahwa sistem ini terutama layak dipergunakan untuk pengelolaan distribusi barang jadi, namun tidak selalu demikian. Sistem ini juga berlaku dan dapat digunakan untuk barang MRO (Material, Maintenance, Repair and Operation), apabila ada jaringan pergudangan dan distribusi bertingkat.

3.1.2. Logika Dasar Distribution Requirement Planning2

Konsep dasar DRP, yang pada hakikatnya sama dengan logika dasar MRP (Material Requirement Planning), cukup sederhana, yakni sebagai berikut. Sebagai dasar, perhitungan dimulai dari pusat distribusi tingkat lokal, karena pada tingkat inilah ada kontak langsung dengan pelanggan sesungguhnya, sehingga perkiraan kebutuhan pada tingkat ini dapat dianggap perhitungan yang paling tepat.

1. Pertama-tama dihitung perkiraan kebutuhan produk di tingkat PDL untuk setiap kurun waktu tertentu yang akan datang, yaitu kebutuhan bruto.

2

V-43

2. Dari perkiraan di tingkat PDL, dihitung kebutuhan netto berdasarkan rentang atau jadwal waktu yang akan datang.

3. Kebutuhan netto adalah kebutuhan bruto dikurangi dengan persediaan yang ada dan pesanan yang sudah dilakukan, ditambah dengan persediaan pengaman apabila ada.

4. Hanya nilai kebutuhan netto positif yang dicatat dan dihitung.

5. Dari sini dapat dihitung dari seberapa yang kurang pada setiap rentang atau jadwal waktu tertentu, dan kekurangan ini haruslah merupakan kedatangan pesanan yang direncanakan. Perlu diingat dan dicatat juga pada jumlah minimum pemesanan atau ukuran lot yang ditentukan oleh pemasok barang. 6. Dari sini, dengan mengingat waktu pemesanan, dapat dihitung mundur kapan

dan berapa pesanan yang perlu dilakukan.

7. Jumlah dan waktru pesanan yang dilakukan PDL merupakan jumlah dan waktu kebutuhan bruto dari pusat distribusi satu tingkat diatasnya.

3.1.3. Fungsi Distribution Requirement Planning3

Distribution Requirement Planning sangat berperan baik untuk sistem distribusi manufaktur yang integrasi maupun sistem distribusi murni. Dengan kebutuhan persediaan time phasing pada tiap level dalam jaringan distribusi, DRP

memiliki kemampuan untuk memprediksi suatu problem benar-benar terjadi. Sistem Distribution Requirement Planning bekerja berdasarkan penjadwalan yang telah dibuat untuk permintaan di masa yang akan datang sehingga mampu

3

Vincent, Gaspersz, 1998, Production Planning and Inventory Control, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

V-44

mengantisipasi perencanaan masa depan dengan perencanaan yang lebih dini pada setiap level distribusi. Untuk organisasi manufaktur, yang memproduksi untuk memenuhi persediaan serta untuk dijual melalui jaringan distribusinya sendiri.

Perencanaan horizon Distribution Requirement Planning seharusnya sekurangkurangnya sama dengan lead time kumulatif. Penjadwalan ulang dan jaringan dilakukan secara periodik, biasanya sekurang-kurangnya sekali seminggu. Menurut Green 1987, keuntungan yang didapat dari penerapan metode

DRP adalah :

1. Dapat dikenali saling ketergantungan persediaan distribusi dan manufaktur. 2. Sebuah jaringan distribusi yang lengkap dapat disusun, yang memberikan

gambaran yang jelas dari atas maupun dari bawah jaringan.

3. DRP menyusun kerangka kerja untuk pengendalian logistik total dari distribusi ke manufaktur untuk pembelian.

4. DRP menyediakan masukan untuk perencanaan penjadwalan distrbusi dari sumbcr penawaran ke titik distribusi.

3.1.4. Input Distribution Requirement Planning

Input-input DRP secara umum meliputi data sebagai berikut: 1. Bill of Distribution

Bill of Distribution adalah informasi tentang hubungan antara supplier dan yang disuplainya yang dibentuk dari level per level. Informasi ini menunjukkan arah informasi material produk dari level yang lebih tinggi ke level yang lebih rendah.

V-45

2. Lead Time Distribusi

Lead time distribusi adalah waktu yang dibutuhkan dari pelepasan order sampai order diterima di DC. Lead time distribusi disusun dari dari beberapa komponen yaitu pelepasan order, pemuatan barang, pengangkutan barang, pembongkaran muatan di DC

3. Order Entry

Order entry merupakan proses penerimaan dan penerjemahan apa yang diinginkan konsumen kepada bagian distribusi. Hal ini dapat merupakan sebuah proses yang sederhana seperti pembuatan dokumen penerimaan untuk finished good, sampai kepada aktivitas usaha rumit yang meliputi usaha engineering untuk produk make to order.

4. Forcasting

Forecasting adalah hasil peramalan permintaan produk masing DC yang langsung berhubungan dengan konsumen.

5. Inventory Record

Inventory record adalah catatan keadaan persediaan pada masing-masing DC.

3.1.5 Output Distribution Requirement Planning

Sistem DRP dengan nyata menghasilkan dua output yaitu jadwal distribusi untuk setiap DC, dan master schedule yang merupakan DRP display untuk CSF. Disamping itu terdapat pegging informasi yang dapat melacak kembali sumber dari permintaan kepada CSF dan Tranportation Planning Report.

V-46

DRP display (DRP Worksheet) memiliki 2 bagian penting yaitu: 1. Time Phased Information

Time phased information adalah informasi-informasi yang dikeluarkan berdasarkan pada suatu time phased yang menunjukkan perkiraan keadaan pada time phased tersebut. Informasi time phased meliputi:

a. Gross Requirement

Gross requirement merupakan permintaan akan suatu item atau produk yang diramalkan.

b. Schedule Receipt

Schedule receipt adalah jumlah item atau produk yang dijadwalkan untuk dimasukkan dalam stok. Schedule receipt produk tidak harus dalam perjalanan, tetapi dapat juga berupa order yang masih dalam pengemasan dan pemuatan.

c. Planned Order

Planned order adalah order yang belum dilepas dan masih dalam perencanaan. Pada DC, planned order adalah jadwal untuk pengiriman produk pada masa yang akan datang dari CSF.

d. P–hand roject on

Project on-hand balance adalah proyeksi jumlah persediaan yang ada pada suatu time phased tertentu. Project on- hand balace merupakan suatu perencanaan jumlah persediaan pada DC dan CSF yang dijadikan gambaran persediaan yang ada pada masa yang akan datang. Sehingga dengan project

V-47

on- hand balance ini, setiap komponen sistem distribusi dapat mengetahui masing-masing dapat mengetahui inventory level sistem tersebut.

2. Description Information

Description information adalah atribut-atribut masukan pada awal perencanaan. Description information ini berupa pengolahan data awal untuk masukan sistem DRP. Description information meliputi:

a. On-hand balance

On-hand balance adalah jumlah persediaan produk yang terdapat dalam DC pada awal perencanaan. On-hand balance tidak termasuk pada produk yang berada dalam transit dan produk rusak. Jadi produk yang ada pada DC adalah jumlah produk yang tersedia untuk dikirimkan

b. Safety stock

Safety stock adalah persediaan pengaman yang digunakan untuk memproteksi keadaan apabila penjualan melebihi apa yang diramalkan.

c. Lead time distribusi

Lead time distribusi adalah waktu yang dibutuhkan untuk melepaskan order sampai order diterima. Lead time distribusi dimulai saat menentukan saat menentukan kebutuhan untuk sebuah penambahan(replenishment) sampai saat inventory yang dibutuhkan.

d. Order Quantity

V-48

Sedangkan pegging information adalah suatu cara untuk melacak kembali sumber dari permintaan CSF untuk satu waktu tertentu. Pegging information sangat berguna bilamana seluruh demand dari sebuah item tidak dapat terpenuhi.

Penggunaan pegging ini penting dilakukan untuk menghemat waktu dalam memperoleh sumber masalah untuk perencanaan distribusi bilamana demand melebihi supply. Dengan bantuan pegging information, perencana dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pemecahan masalah daripada mencari dimana terjadi kelebihan demand.

Transportation planning report adalah laporan yang berisikan perencanaan jumlah alat transportasi untuk pengiriman item ke DC tertentu. Jaringan distribusi tidak hanya membuat penjadwalan persediaan, namun juga harus menjadwalkan bagaimana produk tersebut akan dikirim ke DC.

Pada beberapa perusahaan, biaya terbesar dalam distribusi berasal dari biaya transportasi sekitar 47%, hampir setengah dari keseluruhan biaya distribusi. Dengan menggunakan DRP, dapat dihitung biaya transportasi dengan akurat karena DRP adalah simulasi operasi distribusi yang detail. Dengan DRP, dapat ditentukan berapa banyak produk yang akan dikirim dan kapan pengiriman akan dilakukan. Informasi ini dapat digunakan untuk menjadwalkan trasportasi dengan efektif.

V-49

3.2. Distribusi Persediaan4

Persediaan merupakan semua barang dan bahan yang dipakai dalam proses produksi dan distribusi perusahaan. Jadi distribusi persediaan adalah suatu aktifitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses produksi dan distribusi perusahaan dari produsen hingga sampai ke konsumen untuk memperoleh suatu keuntungan.

Distribusi sangatlah penting, sebab pada umumnya pemasok pabrikan, dan pelanggan yang potensial tersebar luas secara geografis dengan meluasnya pasar, tentunya akan diikuti dengan peningkatan volume produksi, maka biaya pembelian atau biaya produksi akan berkurang, sehingga akan meningkatkan keuntungan perusahaan untuk mendukung hal tersebut dibutuhkan sistem distribusi yang baik. Beberapa faktor yang mempengaruhi distribusi adalah saluran distribusi, jenis pasar yang akan dilayani, karakteristik produk, jenis transportasi yang digunakan.

Distribusi persediaan adalah suatu aktifitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses produksi dan distribusi perusahaan dari produsen hingga sampai ke konsumen untuk memperoleh suatu keuntungan.

Distribusi persediaan sangatlah penting, sebab pada umumnya pemasok pabrikan, dan pelanggan yang potensial tersebar luas secara geografis dengan meluasnya pasar, tentunya akan diikuti dengan peningkatan volume produksi, maka biaya pembelian atau biaya produksi akan berkurang, sehingga akan

4

Freddy Rangkuti. Manajaemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.2004. hal.13-15.

V-50

meningkatkan keuntungan perusahaan untuk mendukung hal tersebut dibutuhkan sistem distribusi yang baik.

3.2.1. Penyebab dan Fungsi Persediaan

Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut:

1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. 2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian.

3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga di masa mendatang.

Persediaan mempunyai beberapa fungsi dalam memenuhi kebutuhan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.

2. Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

3. Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

V-51

6. Memberikan pelayanan (service) kepada langganan dengan sebaik-baiknya, dimana keinginan langanan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.

7. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya.

3.2.2. Ukuran Lot Dan Persediaan Pengaman

Ukuran lot adalah jumlah minimum pesanan, yang didasarkan atas ketentuan

pemasok. Hal ini hanya sebagian yang benar karena sebetulnya ukuran lot ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :

1. Ketentuan pemasok

2. Perhitungan ekonomis (EOQ) 3. Frekuensi pengiriman

4. Ukuran kontainer pengiriman

5. Total ukuran berat (tonase) atau volume (m3)

Dalam hal persediaan pengaman, perlu diperhatikan bahwa pengadaan persediaan pengaman ini berbeda antara sistem distribusi satu tingkat atau tunggal dengan sistem distribusi multitingkat. Dalam distribusi multitingkat, harus dihindari adanya duplikasi penimbunan persediaan pengaman.

Teknik- teknik penentuan ukuran lot diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Economic Order Quantity ( EOQ ).

V-52

3. Fixed Order Interval ( FOI)

4. Period Order Quantity ( POQ ).

5. Least Uni Cost.

6. Least Total Cost.

7. Part Period Balancing.

8. Wagner Within Algoritma.

9. Fixed Period Requirement.

Ukuran lot tidak didasarkan pada minimasi biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, bila biaya penyimpanan tidak didefinisikan baik secara marginal

maupun incremental.

Bahwa untuk menetapkan biaya kehabisan persediaan adalah sangat sulit, kalau tidak dapat dikatakan hampir tidak mungkin. Misalnya dalam suatu perusahaan manufaktur didapatkan situasi seperti berikut ini. Karena sering kali harga komponen suku cadang tidak dijual secara individual, maka nilai nyata dalam proses produksi sulit ditentukan. Apabila karena terjadi kehabisan persediaan, lalu hal ini menyebabkan timbulnya kendala atau berhentinya suatu proses produksi, maka nilai kerugiannya juga sangat sulit dihitung. Di samping itu tidak realistis bila, biaya karena kehabisan persediaan sebanyak dua buah suku cadang tertentu sama dengan dua kali biaya karena kehabisan persediaan sebanyak dua buah suku cadang tertentu sama dengan dua kali biaya karena kehabisan persediaan sebuah suku cadang bukan merupakan suatu konstanta. Oleh karena itu ada pendekatan yang dapat dilakukan, yaitu dengan menggunakan konsep tinghkat layanan (service level).

V-53

Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Apabila suatu perusahaan menetapkan layanan sebesar 95%, berarti perusahaan tersebut bersedia menanggung kemungkinan kehabisan persediaan sebesar 5%, dan seterusnya. Untuk itu, berapa jumlah persediaan pengaman yang diperlukan? Untuk menghitungnya diperlukan data mengenai :

1. Berapa tingkat layanan yang dikehendaki ?

2. Berapa pemakaian rata-rata selama waktu pemesanan?

3. Berapa deviasi standar pemakain selama waktu pemesanan tersebut? 4. Berapa faktor pengaman untuk tiap-tiap tingkat layanan tersebut?

Perhitungan untuk mencari persediaan pengaman dapat dengan menggunakan deviasi standar, atau dapat langsung dengan menggunakan MAD. Perlu dicatat bahwa perhitungan persediaan pengaman dengan menggunakan rumus standar deviasi ada kekurangan, yaitu perhitungan standar deviasi menyangkut perhitungan perkalian, pangkat, akar, dan cukup rumit. Untuk lebih mempermudah dalam perhitungan dapat digunakan rumus MAD (mean absolute debviation). Formulasi MAD adalah :

Persediaan Pengaman = Standar Deviasi X Faktor Pengaman Keterangan :

- Standar Deviasu = standar deviasi pemakain barang selama waktu pemesan. - Faktor Pengaman = faktor keaman yang dihitung untuk standar deviasi, yang

V-54

3.2.3. Economic Order Quantity (EOQ)5

Kegunaan EOQ adalah untuk menentukan order quantity yang akan meminimumkan jumlah biaya persediaan per waktu. Dalam penggunaannya metode EOQ ini dapat dikombinasikan untuk menentukan planned shipments.

DRP adalah satu metode yang dipakai bersama dengan EOQ untuk pengendalian persediaan dan penjadwalan distribusi pada distribution center.

Asumsi – asumsi dasar EOQ adalah : 1. Lead time adalah konstan dan diketahui.

2. Preparation cost dan total carrying cost konstan dan diketahui. 3. Replenishment sesegera mungkin.

EOQ dapat dihitung dengan rumus :

Dimana :

D = Jumlah kebutuhan barang selama satu periode (tahun) k = Orderingcost setiap kali pesan

h = Holdingcost setiap kotak selama satu periode (tahun)

3.2.4. Kapasitas6

Kapasitas adalah hasil produksi (throughput), atau jumlah unit yang dapat ditahan, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas dalam suatu periode waktu tertentu. Kapasitas mempengaruhi sebagian besar biaya tetap.

5

Arman Hakim Nasution, 2008, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Yogyakarta: Graha Ilmu, Hal. 134.

6

V-55

Kapasitas juga menentukan apakah permintaan dapat dipenuhi, atau apakah fasilitas yang ada akan berlebih. Jika fasilitas terlalu besar, sebagian fasilitas akan menganggur dan akan terdapat biaya tambahan yang dibebankan pada produksi yang ada atau pelanggan. Jika fasilitas terlalu kecil, pelanggan dan bahkan pasar keseluruhan akan hilang. Oleh karena itu, penetapan ukuran fasilitas, dengan tujuan pencapaian tingkat utilitas dan tingkat pengambilan investasi tinggi, sangat menentukan.

Kapasitas desain adalah output maksimum sistem secara teoritis dalam suatu periode waktu tertentu. Kapasitas desain biasanya dinyatakan dalam suatu tingkatan tertentu. Seperti jumlah tonase baja yang dapat diproduksi setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Bagi banyak perusahaan, pengukuran kapasitas dapat dilakukan secara langsung. Kapasitas efektif adalah kapasitas yang diharapkan dapat dicapai oleh sebuah perusahaan dengan keterbatasan operasi yang ada sekarang. Kapasitas efektif sering kali lebih rendah dari pada kapasitas desain karena fasilitas yang ada mungkin telah didesain untuk versi produk sebelumnya atau bauran produk yang berbeda dari pada yang sekarang sedang diproduksi.

Kapasitas efektif sering kali lebih rendah dari pada kapasitas desain karena fasilitas yang ada mungkin telah didesain untuk versi produk sebelumnya atau bauran produk yang berbeda dari pada yang sekarang sedang diproduksi.

V-56

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

4.1. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan di PT. Tirta Sibayakindo yang berlokasi di Jl. Medan Berastagi, km 55, Desa Doulu, Berastagi-Sumatera Utara. Penelitian dilakukan mulai pada tanggal 3 November 2014 sampai dengan 23 Januari 2015.

4.2. Jenis Penelitian

Berdasarkan sifatnya, maka penelitian ini digolongkan sebagai penelitian deskriptif (descriptive research) yaitu penelitian yang melakukan pemecahan terhadap suatu masalah yang ada sekarang secara sistematis dan faktual berdasarkan data yang ada.

4.3. Objek Penelitian

Objek penelitian yang diamati adalah jadwal distribusi produksi akhir

central supply facility (CSF) terhadap 4 distribution center (DC) yakni DC Tirta Sumber Menara Lestari (TSML), DC Tirta Investama (TIV), DC Helindo Mitra Tirta (HMT), dan DC Anugrah Wahyudi Sejahtera (AWS).

V-57

4.4. Kerangka Berfikir

Kerangka pikir dalam penelitian tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini. Pada Gambar 4.1., digambarkan faktor-faktor yang mempengaruhi penjadwalan distribusi pada perusahaan.

Jumlah Permintaan

Lead Time

Tingkat Pelayanan

Biaya Pendistribusian

Perencanaan Kebutuhan Distribusi

yang Efektif dan Efisien

Gambar 4.1. Kerangka Berfikir

4.5. Variabel Penelitian

Variabel penelitian yang dipakai dalam penelitian ini yaitu: 1. Jumlah Permintaan Pada Setiap Distribution Center

Variabel permintaan pada setiap DC dibutuhkan selama 12 bulan terakhir dengan tujuan sebagai dasar permintaan pada setiap DC di 12 bulan yang akan datang. Variabel jumlah permintaan merupakan variabel bebas.

V-58

2. Variabel lead time

Variabel lead time adalah variabel bebas dimana variabel ini mempengaruhi waktu pelepasan order dalam penjadwalan distribusi.

3. Variabel safety stock

Variabel safety stock adalah variabel dimana sebagai titik acuan dalam pemesanan ulang untuk memenuhi permintaan berdasarkan peramalan. 4. Variabel Biaya Pendistribusian

Variabel biaya pendistribusian adalah variabel bebas dimana variabel ini mempengaruhi order quantity dalam satu kali pengiriman ke setiap DC.

4.6. Pengumpulan Data 4.6.1. Sumber Data

Berdasarkan cara memperolehnya maka sumber data yang diperoleh dari penelitian ini adalah:

1. Data primer

Data primer adalah informasi atau data orisinil yang dikumpulkan dan berhubungan dengan objek yang akan diteliti.

2. Data sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yang biasanya berbentuk dokumen, file, arsip, atau catatan-catatan perusahaan. Data ini diperoleh melalui dokumentasi perusahaan, dan literatur yang berhubungan dengan penelitian.

V-59

4.6.2. Metode Pengumpulan Data

Pada penelitian ini teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dengan melakukan wawancara atau tanya jawab dengan pihak manajemen dan operator yang bekerja di perusahaan tersebut mengenai hal-hal yang berhubungan dengan objek penelitian dan untuk melengkapi data yang diperoleh dari observasi. Metode pengumpulan data sekunder juga dilakukan dengan cara melihat dan mencatat dokumen yang ada di perusahaan.

4.7. Metode Pengolahan Data

Metode pengolahan data penelitian ini dengan menggunakan metode DRP untuk mendapatkan hasil akhir yaitu DRP worksheet dan pegging information.

Langkah – langkah pengolahan data dengan pendekatan DRP dapat dilihat pada Gambar 4.2.

V-60

Meramalkan Permintaan

Menghitung

Economic Order Quantity masing –

masing DC

Menghitung Safety stock masing –

masing DC

Membuat DRP worksheet

Membuat Pegging Information

Gambar 4.2. Blok Diagram Pengolahan Data

a. Menentukan peramalan permintaan

Dari data permintaan produk yang di distribusikan dari November 2013 – Oktober 2014, dilakukan peramalan untuk 12 periode berikutnya. Dalam meramalkan data ini, menggunakan bantuan softtware WinQSB 2.0 , dimana nilai peramalan yang digunakan adalah hasil dari metode peramalan dengan

V-61

MAD terkecil. Adapun metode peramalan dengan software WinQSB 2.0 adalah sebagai berikut:

1) Simple Average (SA) 2) Moving Average (MA)

3) Weight Moving Average (WMA)

4) Moving Average with Liniar Trend (MAT) 5) Single Exponential Smoothing (SES)

6) Single Exponential Smoothing with Trend (SEST) 7) Double Exponential Smoothing (DES)

8) Double Exponential Smoothing with Trend (DEST) 9) Adaptive Exponential Smoothing (AES)

10) Linier Regression with Time (LR)

11) Holt-Winters Additive Algorithm (HWA) 12) Holt-Winters Multiplicative Algorithm (HWM) b. Menghitung Economic Order Quantity (EOQ)

Digunakan untuk menentukan order quntity yang akan meminimumkan jumlah biaya pemesanan dan biaya persediaan per waktu. Dari perhitungan EOQ, maka dapat disusun perencanaan DRP untuk setiap DC.

c. Menghitung Safety Stock masing – masing DC

Agar status persedian (stock level) tetap aman maka harus dibuat persediaan pengaman tiap distribution center (DC) menurut variansi permintaan ada rata-rata lead time.

V-62

d. Membuat DRP Worksheet

Setelah langkah – langkah diatas, kemudian disusun DRP Worksheet sesuai dengan hasil perhitungan. Elemen – elemen yang ada dalam DRP worksheet

adalah demand forcast, projected on hand, planned shipments – receipt date, dan planned shipments – ship date.

e. Membuat Pegging Information

Dengan adanya pegging information, perusahaan dapat mengetahui secara rinci jumlah produk dan kapan produk akan di distribusikan ke DC dalam jangka satu tahun.

4.8. Tahap Analisa dan Pemecahan Masalah

Data yang telah diperoleh, kemudian diolah dan dianalisis. Analisis dilakukan terhadap hasil identifikasi terhadap masalah-masalah yang terjadi pada sistem distribusi perusahaan. Dari hasil análisis yang dilakukan maka akan diperoleh pemecahan masalah berupa perbaikan sistem distribusi pada PT. Tirta Sibayakindo dengan mengunakan penerapan merode DRP.

V-63

BAB V

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1. Pengumpulan Data

5.1.1. Distribution Requirement Planning

Perencanaan jumlah distribusi dengan menggunakan sistem DRP ini membutuhkan data jumlah produk yang akan didistribusikan ke masing-masing daerah distribusi. Jaringan distribusi Aqua dapat dilihat pada gambar 5.1.

CSF PT. Tirta Sibayakindo

DC TSML

DC TIV

DC HMT

DC AWS

Gambar 5.1. Jaringan Distribusi PT. Tirta Sibayakndo

Data lokasi distributor PT. Tirta Sibayakndo yang menjadi lokasi tujuan pengiriman produk Aqua terdapat di kota Banda Aceh, Medan, Pekanbaru, dan Padang Dapat dilihat pada tabel 5.1.

Tabel 5.1. Lokasi Distributor PT. Tirta Sibayakindo

No. Distribution Center Alamat Kantor

1 TSML jalan. Tgk. Imum Leungebata, Banda Aceh 2 TIV Jalan Kapt. Sumarsono Helvetia by Pass, Medan

3 HMT Jalan Soekarno Hatta, Pekan Baru

V-64

Keterangan :

TSML : Tirta Sumber Menara Lestari TIV : Tirta Investama

HMT : Helindo Mitra Tirta

AWS : Anugerah Wahyudi Sejahtera

5.1.2. Data Permintaan Konsumen Terhadap Produk Aqua Masa Lalu

Data jumlah pengiriman produk Aqua ke setiap distribution center pada November 2013 sampai Oktober 2014 digunakan dalam peramalan permintaan pada masa yang akan datang (12 bulan ke depan). Data jumlah permintaan konsumen tersebut dapat dilihat pada Tabel 5.2.

pada masing - masing DC sehingga perusahaan dapat meminimumkan biaya transportasi. Hasil perbandingan frekuensi pengiriman berdasarkan perhitungan EOQ dengan frekuensi yang ditetapkan oleh perusahaan dapat dilihat pada tabel 6.2.

Tabel 6.2. Perbandingan Frekuensi Pengiriman Hasil EOQ dengan Frekuensi Pengiriman Perusahaan

No. Distribution Center / Produk (ml) OrderQuantity (Kotak/Pesan) Frekuensi Pengiriman Hasil EOQ Frekuensi Pengiriman Perusahaan

1 TSML

240 2.020 21 28

600 2.123 22 30

1500 1.390 14 17

3 TIV

240 2.991 27 32

600 3.298 30 36

1500 2.332 21 25

2 HMT

240 2.649 17 20

600 3.186 20 24

1500 2.333 15 17

4 AWS

240 3.505 19 21

600 3.909 21 25

1500 2.990 16 20

Total 243 295

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa terjadi perbedaan antara frekuensi pengiriman hasil EOQ dengan perusahaan. Frekuensi pengiriman perusahaan masih berdasarkan pengalaman dan belum menggunakan metode untuk menghitung frekuensi pengiriman. Dengan menggunakan metode DRP maka diperoleh penurunan frekuensi jumlah pengirimannya dari 295 menjadi 243 kali dengan frekuensi penurunan 17,6%. Penurunan jumlah pengiriman dapat menurunkan biaya pendistribusian produk.

6.3. Analisis Distribution Requirement Planning Worksheet

Sistem DRP memberikan aliran produk dari CSF ke setiap distribution center dan dari CSF ke lantai produksi pada waktu dan jumlah yang sudah terintegrasi, sehingga dapat menjaga kelancaran pengiriman barang untuk memenuhi kebutuhan serta meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan melalui perencanaan pendiristribusian yang memproyeksikan kebutuhan yang akan datang sehingga dapat mengurangi stock out. Disamping itu, sistem DRP juga memberikan aliran informasi yang sifatnya timbal balik, yaitu aliran laporan penjualan dan aliran laporan persediaan setiap DC ke CSF serta aliran laporan perencanaan distribusi dari CSF ke setiap DC. DRP tidak membuat persediaan yang berlebihan, tetapi persediaan diusahakan sesuai dengan kebutuhan.

Untuk mengetahui waktu pengiriman barang dari tiap DC, maka dibuat penjadwalan distribusi untuk setiap DC, penjadwalan ini dirangkum pada pegging information. Dengan adanya DRP worksheet dan pegging information, perusahaan dapat membuat master schedule work sheet sehingga perusahaan mengetahui dengan jelas kapan produk diproduksi dan berapa jumlah produk yang akan dikirim untuk setiap DC.

KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan

Berdasakan analisis pengolahan dan pembahasan data, maka dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Faktor penyebab terjadinya permasalahan pada sistem distribusi perusahaan adalah aliran informasi yang tidak baik mengenai keadaan persediaan dan kebutuhan setiap DC pada periode berikutnya serta penentuan ukuran lot ekonomis dalam 1 kali pengiriman.

2. Dari hasil peramalan yang menggunakan software WinQSB 2.0 maka diperoleh total permintaan aqua untuk 12 bulan kedepan, yaitu 41.027 kotak untuk ukuran 240 ml, 45.334 kotak untuk ukuran 600 ml, 19.436 kotak untuk ukuran 1500 ml pada distribution center TSML, 79.568 kotak untuk ukuran 240 ml, 96.731 kotak untuk ukuran 600 ml, 48.364 kotak untuk ukuran 1500 ml pada distribution center TIV, 43.852 kotak untuk ukuran 240 ml, 63.414 kotak untuk ukuran 600 ml, 33.997 kotak untuk ukuran 1500 ml pada distribution center HMT, dan 65.403 kotak untuk ukuran 240 ml, 81.342 kotak untuk ukuran 600 ml, 47.951 kotak untuk ukuran 1500 ml pada distribution center AWS. Sedangkan jumlah permintaan aqua untuk CSF berdasarkan jumlah permintaan dari masing – masing distribution center adalah 216.000 kotak untuk ukuran 240 ml, 287.048 kotak untuk ukuran 600 ml, dan 145.730 kotak untuk ukuran 1500 ml.

3. Jumlah optimum yang diperoleh berdasarkan metode EOQ untuk masing-masing distribution center adalah 2.020 untuk ukuran 240 ml, 2.123 untuk ukuran 600 ml, 1.390 untuk ukuran 1500 ml kotak/pesan pada distribution center TSML, 2.991 untuk ukuran 240 ml, 3.298 untuk ukuran 600 ml, 2.332 untuk ukuran 1500 ml kotak/pesan untuk distribution center TIV, 2.649 untuk ukuran 240 ml, 3.186 untuk ukuran 600 ml, 2.333 untuk ukuran 1500 ml kotak/pesan untuk distribution center HMT, 3.505 untuk ukuran 240 ml, 2.909 untuk ukuran 600 ml, 2.990 untuk ukuran 1500 ml kotak/pesan untuk distribution center AWS. Sedangkan jumlah optimum yang diperoleh berdasarkan metode EOQ untuk CSF adalah 4.800 untuk ukuran 240 ml, 5.416 untuk ukuran 600 ml, dan 3.835 untuk ukuran 1500 ml.

4. Dengan menggunakan DRP maka diperoleh penurunan frekuensi jumlah pemesanan dari 295 pemesanan menjadi 243 pemesanan dengan persentasi penurunan sebesar 17,6% serta tidak terjadinya stock out pada setiap distribution center.

7.2. Saran

Beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan agar penerapan metode distribution requirement planning dapat memberikan hasil yang optimal, diantaranya adalah:

1. Sebaiknya perusahaan melakukan sosialisasi metode DRP kepada karyawan agar tercipta pengetahuan dan pemahaman yang cukup mengenai penggunaan metode DRP.

implementasi metode ini seperti pembukuan data yang akurat, manajemen yang baik, adanya komunikasi yang baik antara pihak marketing, warehouse dan bagian produksi mengenai adanya persediaan produk.

3. Perusahaan perlu membentuk tim implementasi yang tugasnya menentukan prioritas perbaikan pada aktivitas distribusi perusahaan dan menguji coba metode ini terhadap permasalahan yang dihadapi perusahaan.

Untuk mengawasi pelaksanaan DRP, perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja sistem distribusi yang dihasilkan melalui penggunaan metode DRP.

DAFTAR PUSTAKA

Eko Indrajit, Richardus. 2003. Manajemen Persedian. Penerbit PT. Grasindo : Jakarta.

Gaspersz, Vincent. 1998. Production Planning and Inventory Control : Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufacturing 21. PT. Gramedia Pustaka Utama : Jakarta.

Ginting, Rosnani. 2007. Sistem Produksi. Graha Ilmu: Yogyakarta.

Jay, Haizer. 2005. Manajemen Operasi Edisi Kesembilan. Salemba Empat: Jakarta

Makridakis, S., Whellwright, Steven C., and E. Victor, 1999, Metode dan Aplikasi Peramalan, Jakarta : Binarupa Aksara

Martin, Andre J. 1995. DRP : Distribution Requirement Planning. Revised Edition. John Wiley & Sons, Inc : Canada.

Nasution, Arman Hakim. 2008. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Graha Ilmu : Yogyakarta.

Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persedian : Aplikasi di Bidang Bisnis. PT. Raja Grafindo Persada: Jakarta.

Sinulingga, Sukaria. 2009. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Graha Ilmu : Yogyakarta.