MODUL 5 PENANGANAN SURAT KELUAR
MODUL 5
PENANGANAN SURAT KELUAR
A. Tahap-Tahap Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, lembaga, kantor lain atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
Pada umumnya surat keluar menempuh prosedur kegiatan pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman dan diakhiri dengan kegiatan penyimpanan.
Surat keluar dapat disebabkan oleh 3 faktor antara lain sebagai berikut : 1) Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima. 2) Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat. 3) Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat edaran dan surat pemberitahuan.
Tahap-tahap penanganan surat keluar yang baik hendaknya memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atu nomor surat maka surat diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah membaca dengan teliti hasil konsep surat hingga menjadi bentuk surat (net surat). Tentunya setelah melakukan koreksi kesalahan.
3. Mengetik Surat dalam Bentuk Akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
4. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Net surat yang telah ditandatangani, kemudian di cap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop.
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis. 3) Setelah selesai dicatat dalam buku verbal, surat dinas siap untuk dikirim.
B. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Sistem buku agenda adalah sistem dalam pencatatan surat dengan menggunakan buku untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun, yang mengelompokan antara surat penting dan surat biasa.
Langkah-langkah pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda adalah sebagai berikut :
Pembuatan Konsep 1.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
a. Atasan atau Pimpinan
1) Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia. 2) Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik. 3) Kondep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris. 4) Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
b. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.
Persetujuan Konsep 2.
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.
Pencatatan Surat 3.
selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut. Contoh :
No Tanggal Dikirim No Perihal Lampiran Keterangan Surat Surat Kepada Pengetikan Konsep Surat 4.
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi berikut dengan sampul suratnya.
Pemeriksaan Pengetikan 5.
Juru tik harus memeriksa pengertikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Dan memberikan parafnya dengan pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan konsep.
Penandatanganan Surat 6.
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan di atas nama terangnya.
Pemberian Cap/Stempel Dinas 7.
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap/stempel dinas sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap/stempel dinas akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyingung sedikit dari tandatangan tersebut.
Melipat Surat 8.
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke
Penyampulan Surat 9.
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disiapkan.
10. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
a. Melalui Kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.
b. Melalui Pos, yaitu surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan buku ekpedisi ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.
c. Melalui Perusahaan Jasa Pengiriman.
d. Melalui Internet/Email.
11. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor dan sistem wilayah.
C. Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Sistem kartu kendali adalah sistem pencatatan surat dengan memakai lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat sehingga bila
1. Penanganan Surat Keluar Penting
a. Unit Pengolah
Surat keluar berikut tembusannya berasal dari unit pengolah atau unit kerja yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Menyiapkan 3 lembar kartu kendali dan menyatukannya dengan surat asli dan tembusan untuk diberikan kepada bagian pencatat surat pada unit kearispan.
b. Pencatat Surat
- Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah.
- Memberikan stempel pada surat.
- Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu kontrol.
- Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
- Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi.
c. Pengarah Surat
Tugas pengarah surat adalah menerima kartu kendali 1 dari bagian pencatat surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali dari surat yang dikirimkan.
d. Penata Arsip
Tugas penata arsip adalah menerima kartu kendali 2 dan menyimpannya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang masih ada di unit pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah menurun nilai gunanya, selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan, kartu kendali 2 ditukar dengan kartu kendali 3.
e. Ekspeditor/Kurir
Tugas ekspeditor adalah menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkan dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi
2. Penanganan Surat Keluar Biasa
Langkah-langkahnya adalah :
a. Unit Pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam 2 lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat dan lembar pengantar surat biasa (lembar 2) untuk di simpan sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.
b. Pencatat Surat menerima surat berikut surat tembusannya dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi kepada unit pengolah beserta lembar pengantar 2 sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirim surat aslinnya ke alamat yang dituju melalui ekspenditor.
3. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya dan dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
b. Surat tertutup + Lembar Pengantar Surat Rahasia (lembar 1 dan 2) diserahkan kepada pengarah, lalu menyerahkan surat kepada ekspeditor untuk dikirim dan menyerahkan Lembar Pengantar 1 kepada penata arsip dan Lembar Pengantar 2 kepada unit pengolah.