BAB II PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas - Sistem Informasi Akuntansi Kas pada PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan
BAB II PROFIL PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN A. Sejarah Ringkas Pada era sebelum perang dunia II banyak perusahaan perkebunan di Indonesia terutama di Pulau Sumatera dan Jawa. Tetapi pengelolaannya
mayoritas dilakukan oleh pihak swasta asing, misalnya Belanda, Inggris, Jerman dan Belgia. Setelah perang dunia II selesai pada bulan September 1950 perkebunan-perkebunan milik swasta asing yang kalah dalam perang dunia II dimasukkan kedalam pengelolaan negara. Tetapi ada juga perkebunan yang masih tetap menjalankan usahanya. Untuk mengelola perkebunan yang telah diambil alih pemerintah Republik Indonesia membentuk suatu badan yaitu Perusahaan Perkebunan Negara (PPN).
Dalam rangka perjuangan pembebasan Irian Barat, pemerintah republik Indonesia mengambil alih (nasionalisasi) perusahaan-perusahaan milik Belandatersebut secara keseluruhan. Hal ini dituangkan dalam UUD No. 86 tahun 1958 yaitu peraturan pemerintah No. 24 tahun 1958. Semua perusahaan-perusahaan milik Belanda yang dinasionalisasikan tersebut dinamakan Perusahaan Perkebunan Negara Baru (PPN Baru) sedangkan perusahaan negara yang sah ada sebelumnya disebut Perusahaan Perkebunan Negara Lama (PPN Lama). Pada saat itu corak administrasi pengelolaan perusahaan masih mengikuti cara-cara administrasi Belanda.
Sesuai dengan peraturan pemerintah NO. 141 s/d 175 mak PPN Lama dan PPN Baru dilebur menjadi PPN yang dinamakan Perusahaan Perkebunan
7
Negara (PPN). PPN ini dikelompokkan menurut daerah-daerahnya yaitu: 1.
Unit Aceh 2. Unit Sumatera Utara ( I s/d X ) 3. Unit Sumatera Selatan ( I s/d II ) 4. Unit Jawa Barat ( I s/d VI ) 5. Unit Jawa Tengah ( I s/d XI ) 6. Unit Jawa Timur ( I s/d XI )
Mengingat luasnya perkebunan yang dimiliki oleh negara dengan aneka ragam, budidaya dan diilhami oleh ide-ide spesialisasi dalam pengelolaan perkebunan, maka dibentuklah Badan Perusahaan Umum PPN (BPU PPN). Kemudian BPU PPN ini dikelompokkan menurut jenis kulturnya berdasarkan peraturan Pemerintah No. 1, 25, 26, 27, 28, dan 30 tahun 1963. BPU PPN ini berkantor pusat di Jakarta dan mempunyai kantor-kantor pembantu di beberapa daerah perkebunan yang terdiri dari beberapa pemasaran yaitu:
1. Badan Pemasaran Urusan PPN Karet 2.
Badan Pemasaran Urusan PPN Gula 3. Badan Pemsaran Urusan PPN Tembakau 4. Badan Pemsaran Urusan Aneka Tanaman
Setiap BPU PPN ini kemudian disesuaikan dengan kulturnya sehingga terbentuklah :
1. BPU PPN Karet terdiri dari 16 PPN 2.
BPU PPN Gula terdiri dari 51 PPN 3. BPU PPN Tembakau terdiri dari 7 PPN
4. BPU PPN Aneka Tanaman terdiri dari 14 PPN
Struktur organisasi yang dimiliki BPU PPN dirasakan kurang efektif dan efisien. Berdasarkan pertimbangan situasi bahwa spesialisasi tidak dapat dipertahankan, BPU PPN diganti menjadi Perusahaan Perkebunan Negara (PPN). Jumlahnya menjadi 28 PPN yang terbesar di beberapa daerah Indonesia.
Untuk menyelenggarakan tugas-tugas pemasaran hasil PPN yang organisasinya lepas dari PPN, maka dibentuklah tiga daerah Kantor Pemasaran Bersama PPN (KPB PPN). Hal ini sebagai dampak reorganisasi dan mengingat diperlukan adanya keseragaman dan kesatuan tindakan. KPB PPN itu adalah: 1.
Kantor Pemasaran Bersama PPN Medan ( PPN I s/d IX ) 2. Kantor Pemasaran Bersama PPN Jakarta ( PPN X s/d XIX ) 3. Kantor Pemasaran Bersama PPN Suraba ( PPN XX s/d XXVIII )
Upaya pembangunan PPN memerlukan modal cukup sebesar, sedangkan laju pertumbuhan modal sendiri belum dapat mengimbanginya, maka penambahan dana dari luar PPN sangat diperlukan. Dengan adanya kebijaksanaan dari pemerintah yang membuka pintu bagi modal asing. PPN berusaha untuk mendapatkan modal dari badan-badan keungan luar negeri. Hal ini menyebabkan organisasi PPN diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) atau Perseroan Terbatas Perkebunan (PTP).
Mengingat persaingan di pasar Internasional semakin tajam, ketiga Kantor Pemasaran Bersama PPN diatas dijadikan satu dengan nama Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan (Persero) yang berkedudukan di Jakarta. Hal ini bertujaun untuk memperkuat kedudukan komoditas agar mempunyai daya saing yang lebih kuat serta untuk mengatasi hambatan dan tembok proteksi dari negara-negara maju. Pengabungan ini didasarkan pada Surat Keputusan Menteri Pertanian No. 166/KPT/OT.210/3/90 tanggal 8 Maret 1990. Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan (persero), mempunyai kantor-kantor cabang yang terpencar di beberapa daerah yaitu:
1. Cabang Jakarta I 2.
Cabang Jakarta II 3. Cabang Medan 4. Cabang Surabaya
Dalam organisasi Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan (Persero) Cabang Medan bertugas untuk mengapalkan hasil-hasil produksi perkebunan PTPN I sampai dengan PTPN IX melalui tiga bagian pengapalannya, yaitu: 1.
Urusan Pengapalan Minyak Sawit/Nyiur 2. Urusan Pengapalan Karet/Lateks 3. Urusan Pengapalan Teh/Cokelat
Setiap bagian ini bertugas memasarkan hasil komoditi perkebunan sesuai dengan jenis komoditinya. Seiring dengan perkembangan waktu, perubahan di lingkungan PT. Perkebunan (Persero) mejadi PT. Perkebunan Nusantara (PTPN) untuk wilayah Sumatera yaitu: 1.
PTPN I, tidak mengalami perubahan dan tetap berkedudukan sebagai PTPN I di Aceh
2. PTPN II dan IX bergabung menjadi PTPN II dengan pusatnya di Tanjung
Morawa 3. PTPN III, IV, dan V berganung menjadi PTPN III yang berpusat di Medan 4.
PTPN VI, VII dan VIII bergabung menjadi PTPN IV dengan pusatnya di Bah Jambi 5. PTPN V di Pekanbaru 6. PTPN VI di Padang 7. PTPN VII di Lampung
Alasan penggabungan beberapa PTPN ini adalah karena adanya unsur keseragaman komoditi ekspor, selain itu juga letak kebun yang berdekatan.
Oleh karena itu diharapkan PTPN akan lebih mudah untuk mengkoordinir dan mengefiseinsi seluruh kegiatan dan gerak langkah untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Sehubungan dengan hal tersebut Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara Cabang Medan mengalihkan kegiatan pemasarannya menjadi kegiatan bidang pengapalan. Komoditi yang dikapalkan itu adalah Kelapa sawit, Karet/Lateks, Teh/Kakao.
Pada tanggal 16 Nopember 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: AHU-60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009. Dimana Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara bertransformasi menjadi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT. KPB Nusantara). Yang dimana PT. KPB Nusantara merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama PTPN I s/d PTPN
XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di pasar domestik dan pasar internasional.
Perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran komoditas perkebunan dan juga bergerak di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013.
Berikut ini akan dijelaskan visi dan misi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantar (KPBN) cabang Medan.
1. Visi PT. KPBN Cabang Medan Menjadi Tranding House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul dan terpercaya.
2. Misi PT. KPBN Cabang Medan Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
Gambar II.1 Logo PT. KPBN Sumber : www.kpbptpn.co.id
Logo yang bulat melambangkan dunia, sedangkan huruf ‘P’ melambangkan pemasaran. Jadi, makna logo PT. KPBN adalah pemasaran dan logistik harus mampu merambah ke seluruh dunia dan memuaskan pelanggan.
Sesuai dengan akta Pendirian Perseroan, tujuan PT. KPBN Cabang Medan adalah: 1.
Melaksanakan kebijakan dan program pemerintah dengan memberikan kontribusi nasional khususnya di sub sektor perkebunan.
2. Memupuk keuntungan (profit) dengan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat berdasarkan peningkatan nilai tambah bagi pemerintah selaku pemegang saham.
B. Struktur Organisasi
Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika, dan terkoordinir.
Dengan adanya struktur yang tersusun sesuai dengan aktivitas perusahaan, maka segala sesuatu diharapkan berjalan dengan lancar dan setiap pegawai akan dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan, apa wewenang dan tugasnya, serta kepada siapa ia harus melaporkan dan mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Jadi struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk menghindari terjadinya kebingungan dalam menerima dan melaksanakan perintah dari atasannya. Dengan demikiandiharapkan terjadinya suatu koordinasi dan kerjasama yang baik antara unit-unit atau bagian-bagian agar tercapai tujuan perusahaan.
Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi yang terdiri dari:
1. Direktur Utama.
2. Direktur Operasional.
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
Dibantu oleh para manajer yang bertanggung jawab kepada komisaris dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang, yakni sebagai berikut:
1. PT. KPBN Cabang Medan.
2. PT. KPBN Cabang Surabaya.
3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN No.01/KPB/Kpts/21- SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010.
Untuk melihat gambaran struktur organisasi tersebut dapat diketahui pada bagan terlampir susunan tugas dan fungsinya adalah sebagai berikut:
Gambar II.2 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber: PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPB Nusantara Cabang Medan dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar II.3
Struktur Organisasi Bagian Urusan Keuangan SDM & Umum
Sumber: PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan
C. Job Description Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT.
KPBN Cabang Medan yang terdiri dari : 1.
Manajer Cabang
Tugasnya adalah : a.
Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.
b.
Mengkoordinir, mengawasi dan membimbing Asisten Manajer dan Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal.
c.
Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN. d.
Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli.
Tugasnya adalah : a.
Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
d.
Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll.
c.
Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.
b.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses.
Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
e.
Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang Medan kepada PT. KPBN Jakarta. j.
Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuanagan PT. KPBN Cabang Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia. i.
h.
Mengkoordinir, memonitor dan menyelesaikan segala pekerjaan dan permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.
g.
Mengusulkan kenaikan golongan/ berkala Karyawan PT. KPBN Cabang Medan kepada Direktur Utama.
f.
Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening PTPN yang bersangkutan.
2. Bagian Urusan Penjualan
Mandiri.
e.
Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.
f.
Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
g.
Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.
h.
Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i.
Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses. j.
Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan. l.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet
Tugasnya adalah : a.
Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan tender inti sawit dan tetes Molasses. b.
Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan PTPN terkait perihal jadwal tender.
Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses ke PT. KPBN Jakarta.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan. l.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti Sawit. k.
Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil Tender Inti Sawit/Molasses. j.
Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil tender Inti Sawit. i.
h.
g.
c.
Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti Sawit.
f.
Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula pasir di Medan.
e.
Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank Mandiri.
d.
Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters dan pasar harian Malaysia dll.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao
Tugasnya adalah : a.
g.
Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank
b.
Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban Keuangan kantor Cabang Medan.
Tugasnya adalah: a.
Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
h.
Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-1 Sawit dan Log-2 Karet & Teh, Kakao yang diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
f.
Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan dokumen- dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen pendukungnya sudah dilengkapi.
e.
Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang berhubungan dengan Log-1 Sawit dan Log-2 Karet & Teh, Kakao.
d.
Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada advise/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada Negotiating/Paying Bank.
c.
Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log- 1 Sawit dan Log-2 Karet & Teh, Kakao.
b.
5. Bagian Urusan Keuangan, SDM & Umum
serta data-data pendukungnya.
Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh kantor pusat.
Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU. n.
Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim pemeriksa baik intern maupun extern. m.
Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH serta penyelesaian rampung PPH Karyawan. l.
Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang. k.
Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor cabang. j.
Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor cabang Medan. i.
h.
g.
c.
Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.
f.
Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor Cabang Medan.
e.
Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak Karyawan lainnya.
d.
Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.
Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang Medan kepada masing-masing Karyawan.
o.
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan sebaik-baiknya.
D. Jaringan Usaha
Setiap upaya pengembangan PT. KPB Nusantara Cabang Medan dilakukan dengan memanfaatkan peluang yang terbuka di lingkungan bisnis, dengan memperhatikan manfaat penambahan nilai, baik bagi PT. KPB Nusantara dan PTP Nusantara.
PT. KPB Nusantara Cabang Medan yang memiliki tugas pokok mengelola Logistik dan seluruh aktivitas pengiriman, dengan sasaran memastikan seluruh proses pengiriman dan penyelesaian dokumen dilaksanakan dengan cepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Perbaikan pelayanan ini merupakan upaya yang akan terus menerus, baik dalam bentuk penyempurnaan proses bisnis yang ada, maupun dengan melakukan perubahan terhadap proses dan organisasi bisnis PT. KPB Nusantara Cabang Medan. Seluruh upaya ini akan dilaksanakan dengan menggunakan secara rasional keunggulan yang dimiliki untuk memanfaatkan peluang yang ada, serta menyelaraskan dengan arah pengembangan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN).
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah : 1.
Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik dengan pembeli.
3. Melaksanakan studi banding (Benchmark) secara berkala.
F. Rencana Usaha
Terdapat empat rencana usaha/kegiatan pengembangan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan untuk kedepannya.
Empat rencana tersebut adalah: 1.
Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman dibidangnya masing-masing.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di Pelabuhan Belawan.
Jika keempat rencana kegiatan tersebut dapat terlaksana dengan baik akan dapat memberikan manfaat bagi PT. KPBN cabang Medan dan juga kepada PTPN. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh diantaranya adalah:
1. Memberikan peningkatan kekuatan keuangan sehingga akan membantu cashflow PTPN
2. Peningkatan perbaikan proses bisnis 3.
Peningkatan penilaian kepuasan pelanggan