Kata Pengantar - AKK kelompok2
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT berkat limpahan rahmat dan karuniaNya sehingga kami diberikan kemudahan dalam menyusun dan menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini kami susun dengan tujuan untuk lebih memperdalam lagi mengenai ilmu administrasi dan lebih mempermudah dalam mendukung proses pembelajaran pada mata kuliah Administrasi dan Kebijakan Kesehatan.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Widodo J. Pudjirahardjo selaku dosen pengajar mata kulah AKK dan Bapak Tito sebagai dosen pembimbing pembuatan makalah ini serta pihak – pihak yang telah memberikan bantuan baik secara materi maupun moril atas penyelasaian makalah ini.
Dalam penyusunan makalah ini, tentu masih jauh dari harapan. Maka dari itu kami terbuka terhadap saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan makalah ini. Harapan kami makalah ini dapat memberi wawasan dan pengetahuan mengenai hal – hal yang berkaitan dengan organisasi dimana mencakup pengertian, ruang lingkup, dan lain sebagainya.
Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Surabaya, Maret 2011 Kelompok 2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………...2
DAFTAR ISI………………………………………………………………………...3
BAB I Pengertian dan Lingkup Bahasan Organisasi………………………………………...4 BAB II Teori Organisasi………………………………………………………………………7 BAB III Asas dan Prinsip Organisasi…………………………………………………………19 BAB IV Jenis Organisasi……………………………………………………………………...24 BAB V Struktur Organisasi…………………………………………………………………..28 BAB VI Prinsip Pengembangan Organisasi…………………………………………………..41 BAB VII Perilaku Organisasi……………………...................................................................46 BAB VIII Ruang Lingkup Perilaku Organisasi…………………………………………………52
KESIMPULAN……………………………………………………………………..57
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………59
LAMPIRAN............................................................................................................60BAB 1 Pengertian dan Lingkup Bahasan Organisasi
1.1 Pengertian Organisasi Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.
Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :
A. Chester I. Barnard mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system
of cooperatives of two more persons)
B. James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every
human association for the attainment of common purpose” (Organisasi
adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)
C. Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic
bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose”. (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada
bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan). Dari teori para ahli di atas, bisa disimpulkan bahwa ORGANISASI adalah kumpulan beberapa individu yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Tiga unsur utama dalam suatu organisasi, yaitu: organisasi memiliki kegunaan atau tujuan, pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan, terdiri dari sekelompok manusia dan merupakan wadah sekelompok orang untuk bekerjasama.
Dari perspektif proses-terkait, organisasi dipandang sebagai suatu entitas yang terorganisir dan fokus pada organisasi sebagai satu set tugas atau tindakan. Dari sudut pandang fungsional. Fokusnya adalah pada bagaimana entitas seperti bisnis atau otoritas negara yang digunakan. Dari perspektif kelembagaan, organisasi dipandang sebagai suatu struktur tujuan dalam konteks sosial.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti.
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup.
Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.
1.2 Ciri-ciri Organisasi
A. Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
B. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)
C. Adanya tujuan
D. Adanya sasaran
1.3 Ringkasan
Organisasi merupakan sekumpulan individu-individu yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Organisasi dicirikan dengan adanya komponen, adanya kerja sama, adanya tujuan, dan sasaran.
BAB II Teori- Teori Organisasi
2.1 Teori Klasik
Teori organisasi klasik disebut juga, antara lain teori organisasi spesialisasi, teori formalisma, teori struktur (the stucture theory of organization).
Muncul untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.
A. Ciri Teori klasik :
1. Memiliki tujuan tertentu yang dinyatakan secara explisit
2. Kerjasama dan koordinasi antara orang-orang yang tergabung dalam organisasi itu baik sebagai individu maupun kelompok.
2.2.1 Teori Tipe Organisasi
Teori ini disebut juga sebagai teori birokrasi oleh Max Weber
A. Ciri Birokrasi modern (ideal):
1). Adanya prinsip pembidangan tugas yang jelas (jurisdictional
areas), umumnya diatur oleh hukum/peraturan-peraturan
administrasi, yaitu:
a). Adanya pembagian tugas yang jelas bagi apparatus birokrasi b). Adanya pendelegasian wewenang
c). Setiap tugas yang dilaksanakan menuntut keahlian/keterampilan (spesialisasi). Yang dapat diangkat menjadi aparat birokrasi adalah mereka yang mempunyai keahlian 2). Adanya prinsif hierarki. 3). Manajemen kantor modern didasarkan pada dokumen tertulis/diarsipkan.
4). Tugas dalam organisasi dilaksanakan berdasarkan spesialisasi, diperlukan pendidikan dan latihan secara terus menerus. 5). Menuntut pegawai bekerja dengan kapasitas penuh 6). Karena tindakan dalam manajemen harus didasari oleh perturan-peraturan/perundang-undangan, maka setiap apparatus birokrasi harus mempelajari perundang-undangan dan memahaminya.
B. Unsur Birokrasi Ideal:
1) Hirarki 2) Kualitas Keahlian, 3) Aspek-aspek keahlian, 4) Kewenangan dan kekuasaan yang legal.
C. Fungsi Birokrasi Ideal:
1) Spesialisasi 2) Struktur 3) Kemungkinan meramalkan dan kestabilan 4) Rasionalisasi
5) Bagian dari demokrasi
D. Strategi Untuk Mencapai Tujuan Organisasi (5 Prinsip):
1) Prinsip spesialisasi 2) Prinsip rantai komando atau prinsip hirarki 3) Prinsip loyalitas 4) Prinsip impersonal 5) Prinsip uniformalitas
2.2.2 Teori Manajemen Ilmiah
Menurut Fredrick Winslow Taylor dalam bukunya (Scientific Manajement, 1911) dan Charles Babbage (The economy of machinery and manufactures, 1832) terdapat beberapa prinsip dan manajemen ilmiah sebagai berikut :
A. Prinsip:
1) Pembagian Kerja Berdasarkan Keterampilan (waktu dan tenaga dapat dihemat bila prinsif pembagian kerja diterapkan dalam produksi)
2) Mempelajari kebiasaan kerja pegawai dan menganalisisnya 3) Seleksi pegawai secara ilmiah 4) Kerjasama antara pengawas dan pegawai 5) Pembagian tanggung jawab antara manajemen dan pegawai secara wajar
B. Manajemen ilmiah:
1) Penghematan dalam mendidik pekerja yang magang dalam satu perusahaan 2) Penghematan dalam pemakaian material belajar 3) Menghemat waktu dan menghindari perpindahan tempat kerja 4) Menghemat waktu dalam tukar menukar alat kerja 5) Keterampilan dalam mengerjakan pekerjaan dengan sistem berulang 6) Dalam pembagian tugas pekerjaan, disarankan mengganti pekerjaan
tangan manusia dengan mesin
2.2.3 Kesimpulan teori- teori klasik:
A. Teori birokrasi: 1) Menerapkan “one best way” dalam melaksanakan pekerjaan.
2) Menyeragamkan cara melakukan pekerjaan dengan mempelajari
gerak dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan satu pekerjaan (time and motion studies).
3) Melakukan seleksi pekerjaan sesuai dengan tugas khusus yang
akan dilaksanakan dan pegawai dilatih secara efisien sebelum melaksanakan tugas.
4) Upah/gaji dibayar berdasarkan potongan kerja yang telah
diselesaikan (piece rate system) oleh seseorang dan bukan perkelompok kerja.
5) Pegawai dirangsang untuk melampaui target yang telah ditentukan
dengan cara memberikan bonus.B. Scientific Management:
1) Memfokuskan unit analisisnya pada kegiatan pisik pekerjaan (hubungan pegawai dan pekerjaannya/manusia dan alat/mesin).
2) Tujuan utamanya memperbaiki tugas pekerjaan rutin dan yang bersifat repetitive.
3) Pendekatannya bersifat empiris, induktif dan melakukan penelitian terperinci terhadap pekerjaan untuk menentukan bagaimana yang paling efisien suatu pekerjaan harus dilakukan. 4) Sasaran utama adalah organisasi tingkat bawah (operasional/bengkel kerja).
5) Pandangannya bersifat mikro dan orientasinya botton up (dari tingkat bawah organisasi ke tingkat atas)
C. Efisiensi:
1. Dengan tolak ukur
a) Segi produktivitas (hasil/output) Segi hasil/output/produktivitas, perbandingan antara hasil minimum yang ditetapkan dengan hasil ril yang dicapai
(efisien=hasil ril>hasil minimal ditetapkan, normal=hasil ril=hasil minimal ditetapkan, tidak efisien=hasil ril) b) Segi penghematan (pengorbanan/input)
Segi pengorbanan/input/penghematan, perbandingan antara pengorbanan maksimal yang ditetapkan dengan pengorbanan ril (efisien=pengorbanan rilpengorbanan maksimal ditetapkan)
2. Tanpa tolok ukur
1. Segi produktivitas/hasil/output, dengan pengorbanan yang sama, hasil berbeda (hasil tinggi=efisien, hasil rendah=tidak efisien).
2. Segi penghematan/pengorbanan/input, dengan pengorbanan yang berbeda, memberikan hasil yang sama (kecil pengorbanan=efisien, besar pengorbanan=tidak efisien).
2.2 Teori Organisasi Neo Klasik
Human relations movement (pendekatan hubungan kemanusiaan), setiap
orang berbeda, mempunyai keunikan tersendiri sesuai dengan keadaan, sikap, kepercayaan dan motivasi hidup masing-masing.
Dalam bekerja, manusia tidak mungkin terlepas dari keunikan, tetapi akan mempengaruhi tindakan dan cara berfikir. Faktor yang mendekatkan orang satu sama lain adalah faktor kesamaan (daerah, kegemaran, profesi, kepercayaan dan ideologi).
Keakraban hubungan akan terwujud dalam bentuk organisasi informal yang selalu membayangi organisasi formal. Dua orang pemimpin harus menyadari dan memperhitungkan kehadiran organisasi informal dalam menganalisis masalah organisasi formal.
A. Elemen-Elemen: 1) Indidvidu.
2) Kelompok kerja (organisasi informal). 3) Manajemen partisipatif.
B. Tujuan Dilaksanakan Human Relations: 1) Kepuasan psikologis pegawai.
2) Moral tinggi. 3) Disiplin tinggi. 4) Loyalitas tinggi. 5) Motivasi tinggi
2.3 Teori Modern
Suatu organisasi merupakan suatu proses yang tersusun para individu saling mempengaruhi untuk berbagai tujuan.
A. Karakteristik Teori Modern:
1) Kadang-kadang disebut analisis sistem organisasi, 2) Mempertimbangkan semua elemen, organisasi, 3) Memandang organisasi sebagai suatu sistem, 4) Penyesuaian diri agar organisasi itu dapat bertahan lama dalam hidupnya, harus disesuaikan dengan perubahan lingkungannya,
5) Organisasi dan lingkungannya harus dilihat sebagai sesuatu yang saling ketergantungan. Multidisiplin.
B. Kontributor Teori Modern:
1) Alfred Korzybski, 1993
Manusia hidup dalam tiga dunia yang berbeda, yaitu dunia peristiwa, dunia objek dan dunia simbol, menitik beratkan masalah bahasa dan komunikasi, topik: ringkasan, penyimpulan, kekakuan bahasa, lingkungan komunikasi, sifat kata-kata, dan pentingnya tanggapan.
2) Mary Parker Follet, 1920
Keseimbangan antara perhatian individu dan organisasi; mengerjakan sesuatu sebagai jalan keluar dalam suatu semangat kerja sama; kesadaran cita-cita sehingga setiap orang adalah bagian dari suatu kelompok; dan masyarakat; dorongan individu diterima tanpa mengorbankan kepentingan organisasi.
3) Chester I. Barnard, 1938 Organisasi sebagai suatu sistem sosial yang dinamis; individu, organisasi, penyalur, dan konsumen merupakan bagian dari lingkungan organisasi aspek organisasi formal dan informal.
2.4 Organisasi Statis
Arti statis: Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.Arti dinamis: kreatif, selalu dinamis bergerak, mencari-mencari dan mencari. .arti dinamis. Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan. sekelompok orang untuk dalam perumusan. tujuan organisasi.
Terdapat pembagian. tugas dalam .Organisasi dalam arti statis. Organisasi dalam arti dinamis. Organisasi 2 macam yaitu organisasi dalam arti ststis dn organisasi dalam arti dinamis. .Organisasi yang dinamis sifatnya bukan organisasi yang bersifat statis. ada perincian dan pembagian tugas yang jelas, dalam kegiatan da'wah organisasi yang
2.5 Organisasi Dinamis
Organisasi Dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Kalo mau disingkat, “organisasi dinamis” adalah kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.
2.6 Organisasi Terbuka
Sistem ini lebih menekankan saling hubungan dan saling ketergantungan antara unsur – unsur organisasi yang bersifat sosial dan teknologi yang dipengaruhi oleh variabel sehingga jika salah satu variabel berubah maka yang lain akan berpengaruh.
Sistem organisasi terbuka mempunyai tiga aliran : 1) Aliran hubungan kemanusiaan 2) Aliran bidang pengembangan organisasi yang baru 3) Aliran fungsional dalam lingkungan Karakteristik sistem organisasi terbuka (menurut Burns dan Stalker) : 1) Tugas – tugas non rutin terjadi pada keadaan yang tidak stabil 2) Pengetahuan khusus diperlukan untuk tugas umum/bersama
(common tasks) 3) Menekankan tercapainya tujuan 4) Konflik dalam organisasi disesuaikan dan diimbangi dengan interaksi antar anggota yang sederajat 5) Menekankan pula dengan rasa tangggung jawab 6) Kesetiaan dan tanggung jawab ditujukan kepada organisasi sebagai keseluruhan
7) Organisasi dipandang sebagai struktur jaringan kerja yang dapat mengalami perubahan
2.7 Organisasi Tertutup
Sistem ini dasarpemikiran nya banyak dipengaruhi oleh ilmuwan fisika dan diterapkan pada suatu sistem yang mekanistis.Konsentrasi ya pada hal-hal yang internal.Sifat yang menonjol dari sistem tertutup adalah kecenderungan yang kuat untuk bergerak mencapai keseimbangan dan enteropi yang statis.
Karakteristik lain seperti yang dikatakan oleh Tom Burns dan G.M Stalker adalah
1) Tugas rutin terjadi dalam keadaan yang stabil 2) Adanya pembagian tugas 3) Sarana dan pertanggung jawaban 4) Konflik di dalam organisasi diselesaikan dari atasan 5) Prestise adalah pelekat di dalamnya yakni bahwa kedudukan seseorang didalam nya dipengaruhi oleh kedudukan jabatan nya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut menekankan adanya keteraturan dalam menjaga kestabilan.sistem ini disebut juga sistem yang klasik atau tradisional.Max Weber menyebutnya tipe ideal dari suatu organisasi.suatu tipe ideal adalah bahwa organisasi itu berusaha untuk menjadi apa yang seharusnya terjadi.
2.8 Ringkasan
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem tersebut menekankan adanya keteraturan dalam menjaga kestabilan.sistem ini disebut juga sistem yang klasik atau tradisional.Max Weber menyebutnya tipe ideal dari suatu organisasi.suatu tipe ideal adalah bahwa organisasi itu berusaha untuk menjadi apa yang seharusnya terjadi.
BAB 3 PRINSIP ORGANISASI
3.1 Prinsip organisasi
Organisasi yang baik adalah organisasi yang dapat berjalan sebagaimana mestinya. Untuk menjalankan suatu organisasi agar dapat berjalan dengan baik diperlukan adanya prinsip organisasi yang dapat diartikan sebagai aturan yang harus diikuti. Prinsip organisasi diperlukan agar suatu organisasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sehingga semua pelaku dalam organisasi tersebut tahu, memahami dan mengenal apa yang menjadi tujuan dalam organisasi tersebut. Ada beberapa pendapat para ahli tentang prisip organisasi diantaranya :
Menurut Urwick (Catatan tentang Teori Organisasi, 1952), sebuah organisasi dibangun pada sepuluh prinsip:
1. Prinsip tujuan - Setiap organisasi dan setiap bagian dari organisasi harus merupakan ekspresi dari tujuan usaha yang bersangkutan, atau itu adalah eaningless dan karena itu berlebihan.
2. Prinsip spesialisasi - Kegiatan dari setiap anggota dari setiap kelompok yang terorganisir harus dibatasi, sejauh mungkin, dengan kinerja fungsi tunggal.
3. Prinsip koordinasi - Tujuan penyelenggaraan per se, yang dibedakan dari tujuan melaksanakan, adalah untuk memudahkan koordinasi: kesatuan usaha.
4. Prinsip otoritas - Dalam setiap kelompok yang terorganisir otoritas tertinggi harus istirahat di suatu tempat. Harus ada garis yang jelas dari wewenang kepada setiap individu dalam kelompok
5. Prinsip tanggung jawab - Tanggung jawab dari atasan atas tindakan bawahan adalah mutlak.
6. Prinsip definisi - Isi dari masing-masing posisi, baik tugas yang terlibat, wewenang dan tanggung jawab merenungkan dan hubungan dengan posisi lain harus secara jelas didefinisikan secara tertulis dan dipublikasikan kepada semua pihak terkait.
7. Prinsip korespondensi - Dalam setiap posisi, tanggung jawab dan wewenang harus sesuai.
8. Prinsip rentang kendali - Tidak ada orang yang harus mengawasi lebih dari lima, atau paling banyak, enam bawahan langsung yang bekerja Interlocks.
9. Prinsip keseimbangan - Adalah penting bahwa berbagai unit organisasi harus disimpan dalam keseimbangan.
10. Prinsip kontinuitas - Re-organisasi adalah proses terus menerus: dalam setiap ketentuan khusus usaha harus dibuat untuk itu ".
Menurut Max Waber, adalah sebagai berikut:
1. Keahlian, Semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi, harus didasarkan keahlian, sehingga mampu menjalankan tugas dengan baik;
2. Berdasarkan kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur, Pelaksanaan tugas pekerjaan harus sesuai dengan kebijaksanaan, peraturan dan prosedurnya;
3. Jenjang hirarki, Setiap pelaksanaan tugas pekerjaan harus dapat dipertanggung jawabkan kepada atasan melalui mata rantai tingkat unit dalam organisasi;
4. Formalitas, Semua keputusan harus diambil secara formal dan tidak ada pertimbangan yang bersifat pribadi;
5. Meritokrasi system, Hal-hal yang menyangkut bidang kepegawaian harus didasarkan pada sistem kecakapan (maritokrasi system).
3.2 Prinsip Mutlak Organisasi
Dari beberapa pendapat para ahli di atas berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip penting organisasi yaitu :
1. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat
penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
2. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan
jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
3. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang
jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
4. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari
pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
5. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul
antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur
organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
7. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan
suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta.
3.3 Ringkasan Ada banyak prinsip organisasi yang berbeda menurut para ahli.
Namun pelaku organisasi harus memiliki prinsip mutlak yang dijadikan sebagai pedoman dalam menjalankan organisasi tersebut. Setiap prinsip harus dijalankan dengan baik agar suatu organisai dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan apapun. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai dan sesuai dengan harapan terbentuknya organisasi.
BAB 4 BERBAGAI JENIS ORGANISASI Dalam membentuk suatu organisasi, sebaiknya menentukan jenis
organisasinya terlebih dahulu. Adapun jenis dari organisasi adalah sebagai berikut: 4.1 Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.
A. Bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
B. Bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.
4.2 Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu:
A. Organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, Hamner mendefinisikan sebagai “the groups to which a member is assigned as
a part of his or her work”. Seperti organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum.
B. Organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi,saling tertarik, karena kebutuhan akan tukar informasi untuk saling melengkapi ataupun karena kesamaan sikap. Seperti persahabatan, rasa setia kawan, rasa sesuku dan sedarah dapat merupakan unsur pendorong terbentuknya kelompok informal ini.
C. Organisasi non formal adalah suatu organisasi yang hanya terdapat ketua dan anggotanya saja. Seperti, geng motor.
4.3 Berdasarkan tujuan.
C. Organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’
D. Organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘
4.4 Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu:
A. Organisasi pendidikan
B. Organisasi kesehatan C. Organisasi pertanian, dan lain lain.
4.5 Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu : C. Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan.
D. Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik.
E. Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja.
F. Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan.
4.6 Berdasarkan pihak yang memakai manfaat.
A. Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi B. Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank C. Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti berbagai perusahaan D. Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya rumah sakit, Puskesmas.
4.7 Organisasi Berstruktur Produk
Jenis organisasi ini membagi tugasnya ke dalam dimensi produk. Artinya sebuah garis koordinasi atau kelompok koordinasi terbagi atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Misalnya sebuah perusahaan menghasilkan produk A, B, dan C.
Pada setiap produk tersebut terdapat bagian atau divisi yang mendukung kesuksesan produk di pasar. Setiap produk akan memiliki divisi pemasaran, SDM, dan produksi sendiri.
Pengelompokan divisi tersebut bertujuan untuk memaksimalkan garis koordinasi dalam satu kelompok produk yang dihasilkan. Tingkat fleksibilitas dari jenis organisasi ini tinggi karena semua orang yang ada dalam struktur ini akan lebih mudah untuk beradaptasi. Namun demikian, tingkat efisiensi keberjalanan organisasi akan sangat rendah bila tidak dikelola dengan baik.
4.8 Organisasi Berstruktur Fungsional
Berbeda dengan organisasi yang berstruktur produk, organisasi berstruktur fungsi lebih menitikberatkan adanya koordinasi yang jelas antarfungsi yang terlibat dalam sebuah organisasi. Target besar yang ingin dicapai adalah efisiensi dan spesialisasi dari setiap fungsi yang ada dalam organisasi.
Struktur ini cocok untuk lingkungan yang sudah stabil dan tidak terlalu banyak berubah sesuai dengan waktu. Selain itu, struktur ini akan merangsang anggota organisasi untuk lebih mahir pada fungsi yang dimilikinya. Namun demikian, struktur ini akan cocok untuk organisasi yang berukuran kecil sampai sedang serta menghasilkan produk yang tidak variatif.
Struktur ini akan membuat beban pengambilan keputusan tertuju pada puncak organisasi. Artinya proses pengambilan keputusan akan sangat lambat, sehingga respon terhadap perubahan lingkungan pun akan semakin lambat. Proses inovasi pun akan semakin sulit karena setiap fungsi bersekat. Tapi, hal ini bisa ditingkatkan performansinya dengan melakukan teknik TQM.
4.9 Organisasi Berstruktur Hibrid (Campuran)
Jenis organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi produk dan fungsional. Setiap produk yang diproduksi memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh produk tersebut. Selain itu, organisasi juga memiliki struktur fungsional yang tetap mengontrol secara terpusat jalannya organisasi.
Salah satu yang dominan dari struktur ini adalah keputusan menjadi tidak terdesentralisasi, tetapi juga tidak tersentralisasi. Artinya perlu koordinasi yang tinggi antarfungsi pokok yang dimiliki dan juga struktur yang berada dalam garis koordinasi produk. Karena sifatnya, jenis organisasi dengan struktur ini akan mudah beradaptasi jika terdapat perubahan pada lingkungan secara mendadak.
4.10 RINGKASAN
Dalam organisasi terdapat berbagai jenis dari organisasi yang di kelompokkan berdasarkan jumlah orang yang menentukan pemimpin dan anggota, berdasarkan lalu lintasnya suatu kekuasaan seorang pemimpin, berdasarkan hubungan personal setiap anggota, tujuan, fungsi, pihak yang memakai manfaat, struktur fungsional dan juga hibrid (campuran) yang akan membentuk suatu organisasi.
BAB 5 STRUKTUR ORGANISASI
5.1 Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen (unit kerja) dalam organisasi.
Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).
Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
5.2 Elemen struktur organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
A. Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas dalam dibagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
B. Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan
secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, n pelanggan. C.
Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
D. Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
E.
Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
F. Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
5.3 Desain organisasi yang umum
Desain organisasi merupakan proses memilih dan mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengolah sumber untuk mencapai tujuan. Ada beberapa desain organisasi meliputi :
A. Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar
departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam berbagai usaha kecil di manadan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.
B. Birokrasi Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugasyang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik subunit, karena tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
C. Struktur Matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.
Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
5.4 Desain Struktur Organisasi Modern
a) Struktur tim
Struktur adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan berbagai kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
b) Organisasi virtual
Organisasiadalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi utama bisnis.
c) Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.
5.5 Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi yaitu :
1. Model mekanistis
Sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
2. Model organik
Sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
5.6 Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik organik. Berikut adalah beberapa faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi, yaitu :
a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. Tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.
Strategi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi danyang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk atau pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.
b. Ukuran Organisasi
Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan mempengaruhi strukturnya. Sebagai contoh, organisasi besar yang mempekerjakan 2.000 orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi, departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan daripada organisasi kecil. Namun, hubungan itu tidak bersifat linier. Ukuran memengaruhi dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.
c. Teknologi
Istilah mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
d. Lingkungan
sebuah organisasi terbentuk dari lembaga atau kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, ekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi.
Organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis seperti peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para ng dinamis.
Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi,akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.
5.7 Model struktur organisasi
Cara yang baik untuk mulai berpikir tentang struktur organisasi pemodelan adalah untuk memikirkan cara yang jelas. Bayangkan sebuah perusahaan di mana orang bekerja di departemen, yang diselenggarakan dalam divisi. Gambar 0.1 menunjukkan model eksplisit untuk ini di mana setiap bagian dari struktur ini adalah kelas yang terpisah.
Division Department Person
1
1
Gambar 0.2 Struktur organisasi yang eksplisit dan jelasStruktur eksplisit memiliki dua kelemahan utama. Mereka tidak bekerja dengan baik jika ada banyak umum perilaku antara jenis organisasi. Mereka juga menanamkan kategori yang current organisasi ke dalam desain. Harus ada beberapa tambahan daerah antara divisi dan departemen, ada beberapa modifikasi yang harus dilakukan.
Gambar 0.3 Organisasi hirarkiMenghadapi masalah ini, solusinya adalah untuk menciptakan supertype untuk organisasi yang membawa Anda ke Organisasi Hirarki pada Gambar 0.3.
Hirarki organisasi bekerja paling baik bila anda tidak memiliki perilaku yang jauh berbeda antara struktur organisasi. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk tetap sangat fleksibel jika jenis organisasi baru muncul. Jika Anda memiliki beberapa perilaku yang bervariasi yang dapat Anda gunakan untuk menarik subtipe bawah ini.
Gambar 0.4 Menambahkan Partai ke hirarki organisasiSesuai dengan struktur oganisasi Henry Mintzberg, yang mana setiap organisasi terdiri dari enam bagian dasar.
Gambar 0.5 Model MintzbergEnam dasar organisasi menurut Mintzberg :
a. Strategic Apex (top management) Strategis puncak, rumah dari manajemen puncak dimana seluruh kekuasaan dan tanggung jawab berada. Dalam konsepsi Henry Mintzberg, mereka yang berada di puncak strategis dari suatu organisasi berfungsi untuk mengatur strategi, garis besar agenda, mengalokasikan sumber daya, desain, dan staf organisasi. Hubungan puncak strategis ke bagian lain dari organisasi mirip dengan hubungan inti-pinggiran dalam banyak hal. CEO, Presiden, dan anggota Dewan ratusan atau ribuan mil jauhnya dari tempat inti operasi, atau areal produksi organisasi berada. Ukuran dari suatu organisasi adalah kunci untuk jumlah pengaruh puncak strategis ini pada bagian konstituen lainnya, seperti inti operasi, staf pendukung, garis tengah, atau technostructure.
b. Middle Line (middle management) Rantai yang menghubungkan puncak strategis dengan operating core (inti operasi) dengan menggunakan otoritas formal yang didelegasikan.
c. Operating Core (operations, operational processes)
Mereka yang melakukan pekerjaan dasar yang berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa.
d. Technostructure (analysts that design systems, processes, etc) Para analis yang melayani organisasi dengan mempengaruhi pekerjaan orang lain.
Mereka mendesain, merencanakan, mengubah, atau mengontrol orang-orang yang melakukannya, tetapi mereka tidak melakukannya sendiri.
e. Support Staff (support outside of operating workflow) Terdiri dari unit khusus yang memberikan dukungan kepada organisasi di luar alur kerja operasi.
f. Ideology (halo of beliefs and traditions; norms, values, culture)
5.8 Ringkasan
Struktur organisasi adalah susunan unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja serta fungsinya. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah struktur organisasi: (1)Spesialisasi pekerjaan yaitu pembagian tugas sesuai fungsi dan tanggung jawabnya. (2)Departementalisasi yaitu mengelompokan pekerjaan berupa proses, produk, geografis, dan pelanggan. (3)Rantai komando yaitu garis wewwnang yang menjelaskan tanggung jawab dari mulai puncak organisasi hingga eselon paling bawah. (4)Rentang kendali yaitu luas wilayah atau jumlah yang dipimpin dan diarahkan. (5)Sentralisasi dan desentralisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan. (6)Formalisasi yaitu sejauh ana pekerjaan tersebut dijalankan.