PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK

  Manajemen  Operasional PENJADWALAN  DAN   PENGAWASAN  PROYEK Putri  Irene  Kanny

  Putri_irene@staff.gunadarma.ac.id

  

Sub  Pokok bahasan pertemuan ke-­11

☃

  Membuat  network  proyek:  simpul  event,  anak  panah   aktifitas,  aturan  pembuatan  network ☃

  Penjadwalan  proyek  :  Menggunakan  metode  PERT,   Estimasi  durasi  kegiatan  dalam  proyek,  Probabilitas   waktu  penyelesaian  proyek

  ☃

Penjadwalan  proyek  :  Menggunakan  metode  CPM  

  ☃ Penentuan  Jalur  kritis  kegiatan  proyek.  

  ☃ Bagan  Gant-­chart  untuk  menentukan  jadwal  kegiatan   yang  dapat  dijadwalkan  secara  fleksibel  menurut  

Ketersediaan  biaya.  waktu,  sumber  daya  manusia  

atau  mesin  

  

PERENCANAAN  DAN  PENJADWALAN  PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang   diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan.  Suatu proyek dengan proyek yang   lain  mempunyai keunikan masing-­masing,  sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

  Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-­ sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang  penting pada jangka waktu yang  relatif singkat di  mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan.   Salah  satu penggunaan jaringan yang  paling  populer adalah untuk analisis proyek.   Proyek-­proyek yang  dianalisis tersebut misalnya :  konstruksi sebuah bangunan,   pembuatan obat-­obatan,   atau pemasangan sistem komputer yang   dapat digambarkan sebagai jaringan.

  Contoh Teknik jaringan yang  digunakan untuk analisis proyek :  PERT  dan CPM

Tujuan  dari  Penjadwalan

  ü Ketika tanggal jatuh tempo  pelanggan ü Minimalkan keterlambatan pekerjaan ü Meminimalkan waktu respon ü Meminimalkan waktu penyelesaian ü Meminimalkan waktu dalam sistem ü Minimalkan lembur

ü Memaksimalkan mesin atau penggunaan tenaga

kerja ü Meminimalkan waktu menganggur

ü Meminimalkan persediaan barang dalam proses

Tahapan Dalam Manajemen Proyek

  Ada tiga tahap yang  harus dilakukan dalam manajemen _l proyek yaitu: Perencanaan (Planning)

  Mencakup penetapan sasaran,  pendefinisian proyek dan _l organisasi tim.

  Penjadwalan (Schedulling) Menghubungkan antara tenaga kerja,  uang,  bahan yang   _l digunakan dalam proyek.

  Pengendalian (Controlling)

Pengawasan sumber daya ,  biaya,  kualitas dan budget,  jika

perlu merevisi,  ubah rencan,  menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.

Perencanaan Proyek

  

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus,  seperti yang  

terjadi di  beberapa perusahaan besar,  maka cara yang  efektif

untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara

fisik adalah melalui organisasi proyek.  Maka organisasi akan

bekerja secara baik apabila:

  

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target  

waktu khusus.

  2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang   ada.

  3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang  kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.

  4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi

  5. Proyek meliputi hamper  semua lini organisasi.  

  Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang  mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain  maupun membuat laporan kepada manajemen puncak. _l

  Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan : _l Seluruh kegiatan yang  diperlukan diselesaikan dalam urutan yang  tepat dan waktu yang  tepat. _l Proyek selesai sesuai budget. _l Proyek memenuhi sasaran kualitas. _l Tenaga kerja yang  ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang   diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Penjadwalan Proyek

  Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang  harus diselesaikan,  bahan baku,  tenaga kerja serta waktu yang  dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

  Manfaat Penjadwalan Proyek : _l

  Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. _l Mengidentifikasikan hubungan yang  harus didahulukan di   antara kegiatan. _l Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang  realistis untuk tiap kegiatan. _l

Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber

daya lainnya dengan cara hal-­hal kritis pada proyek.

Pengendalian Proyek

  l Pengendalian   proyek  melibatkan  pengawasan  

ketat  pada  sumber  daya,  biaya,  kualitas  dan  

budget.  Pengendalian   juga  berarti   penggunaan   loop  umpan  balik  untuk   merevisis  rencana  proyek  dan  pengaturan   sumber  daya  kemana  diperlukan. l

  Untuk  saat  ini  telah  banyak  software  yang  

dapat  dipergunakan   diantaranya  Primavera,  

MacProject,  Pertmaster,  Visischedule,   Timeline,  MS  Project.

Metode Penjadwalan

  1.  GRAFIK  GANTT _l Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-­kotak yang   mewakili setiap tugas (kegiatan)  dan panjang masing-­masing setiap _l

kotak menunjukkan panjang relatif tugas-­tugas yang  dikerjakan.

  

Gantt  chart adalah diagram  batang yang  menggambarkan jadwal

_l proyek.  

Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak,  sumber daya

individu dan kendala waktu dan jadwal.  Berbagai warna pada grafik menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan _l ketergantungan antara kegiatan tersebut.

  Melihat Gantt  chart,  Anda dapat menghilangkan periode idle, menghemat biaya dan waktu dalam proses  serta melihat gambaran dari seluruh proyek dan kegiatan apa yang  menyertainya.  Ini adalah

cara yang  bagus untuk memusatkan semua informasi yang  Anda butuhkan tentang proyek. Contoh   Grafik  Gantt

  Contoh   Grafik  Gantt

  

2.  DIAGRAM/JARINGAN   PERT (PROGRAM   EVALUATION  

_{l Suatu program  (proyek)  diwakili dengan jaringan simpul}

AND  REVIEW  TECHNIQUES) dan tanda panah yang  kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-­kegiatan terpenting,   meningkatkan jadwal yang  diperlukan dan merevisi kemajuan-­kemajuan saat proyek telah dijalankan. l

  Diagram  PERT lebih baik dari Gantt,  karena : − Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas. −

  

Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-­

kegiatan kritis.

  − Mudah menentukan waktu kendur.

  

Program  Evalution  Review  Technique adalah  

  suatu  metodologi  yang  dikembangkan  oleh   Angkatan  Laut  Amerika  Serikat  pada  tahun  1950   untuk  mengatur  program  misil.  Sedangkan  terdapat   metodologi  yang  sama  pada  waktu  bersamaan  yang   dikembangkan  oleh  sektor  swasta  yang  dinamakan  

  CPM  atau  Critical  Path  Method.

  Sejarah PERT  dan CPM

• Metode PERT  dan CPM  adalah metode yang  dapat digunakan untuk membuat perencanaan,  menjadwalkan,   dan proses  pengendalian suatu proyek.  
• Untuk dapat menerapkan kedua metode ini,  perlu

  ditetapkan terlebih dahulu kegiatan-­kegiatan yang  akan

  dilakukan dalam suatu proyek dan menyusunnya dalam

  bentuk jaringan.  
• Jaringan menunjukkan saling hubungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lain.  Walaupun prinsip

  penyusunan jaringan pada kedua metode adalah sama,  

  namun terdapat perbedaan mendasar antara kedua metode ini.  Perbedaan ini terletak pada konsep biaya yang  dikandung CPM  yang  tidak ada di  dalam metode PERT.  

  Program  Evalution  Review  Technique/PERT Ø Pengertian tentang PERT  adalah alat manajemen proyek untuk melakukan suatu penjadwalan ,   mengatur dan mengkoordinasi bagian-­bagian pekerjaan yang  ada didalam suatu proyek

  Ø PERT  pada awalnya didesain untuk industri yang  

menghasilkan produk tidak standar dan mengalami

perubahan teknologi yang  cepat sekali,  seperti industri

pertahanan dan ruang angkasa,  sehingga masalah

ketidakpastian dalam penyelesaian

  Ø Program  Evaluation  and  Review  Technique  (PERT)   adalah suatu model  jaringan yang  mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang  acak.

  Ø

Metodologi  PERT  divisualisasikan  dengan  

suatu  grafik  atau  bagan  yang   melambangkan  ilustrasi  dari  sebuah  proyek.  

  Ø Diagram  jaringan  ini  terdiri  dari  beberapa   titik (nodes) yang  merepresentasikan   kejadian  (event)  atau  suatu  titik  tempuh   (milestone).  

  Ø Titik-­titik  tersebut  dihubungkan  oleh  suatu   panah  (garis  yang  memiliki  arah)  yang  

merepresentasikan  suatu  pekerjaan  (task)  

dalam  sebuah  proyek.  Arah  dari  vektor  atau   garis  menunjukan  suatu  urutan  pekerjaan.

  Gambar   Analogi   Diagram   PERT/CPM

  Langkah – Langkah Dalam Melakukan Perencanaan Dengan PERT 1) Mengidentifikasi aktivitas (activity)  dan titik tempuhnya (milestone)  :   Titik tempuh (milestone)  adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas.  Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar  lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain  seperti urutan dan durasi.

  2) Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-­aktivitas yang  telah direncanakan 3) Membuat suatu diagram  jaringan (network diagram) 4) Memperkirakan waktu yang  dibutuhkan untuk setiap aktivitas 5) Menetapkan suatu jalur kritis (critical path)  :  Dengan menggunakan

empat komponen penanda waktu bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai

dengan diagram _{2) EF  – Early  Finish 1) ES  – Early  Start 4) LF  – Latest  Finish} 3) LS  – Latest  Start

  6) Melakukan pembaharuan diagram  PERT  sesuai dengan kemajuan proyek

  Komponen jaringan (network  component)  

• • Jaringan PERT  dikenal istilah Dummy  yaitu dua atau

  lebih kegiatan yang  mulai dan berakhir pada titik

  yang  sama.  Kegiatan dummy  timbul semata-­mata

  untuk tujuan membentuk hubungan preseden sehingga memungkinkan kita menggambarkan jaringan dengan hubungan preseden yang  baik.  
• Ada  dua pendekatan untuk menggambarkan jaringan proyek yakni kegiatan pada titik/lingkaran

  (activity  on  node  – AON)  dan kegiatan pada

panah (activity  on  arrow  – AOA).  Pada konvensi

AON,  titik menunjukan kegiatan,  sedangkan pada AOA  panah menunjukan kegiatan.   Perbandingan antara konvensi jaringan AON  dan AOA  

  _{B  keduanya   selesai dimulai   hingga   A  dan}   C  dan   D  tidak   dapat   C  tidak   dapat   _{dan   B  selesai,   D   dimulai   sebelum   A   sebelum   B  selesai,}   tidak   dapat   dimulai   _{kegiatan   Dummy   kegaitan   AOA} diitunjukan   pada   _{selesai,   D  tidak   dimulai   sebelum   A}   B  dan   C  tidak   dapat   _{selesai sebelum   B  dan   C}   dapat   dimulai  

CONTOH  Soal

  Pemerintah  akan  membangun  rumah  sakit  berstandar   internasional,  rumah  sakit  tersebut  akan  di  bangun   dan  harus  melalui  delapan  kegiatan  yakni:   membangun  komponen  internal,  memodifikasi  atap   dan  lantai,  membangun  tumpukan,  menuangkan   beton  dan  memasang  rangka,  membangun  pembakar   temperatur  tinggi,  memasang  sistem  kendali  polusi,   membangun  alat  pencegah  polusi  udara,  dan   kegiatan  terakhir  yaitu  pemerikasaan  dan  pengujian.   Kegiatan  tersebut  dapat  dilihat  pada  tabel  di  bawah   ini  berikut  penjelasan  susunan  kegiatannya:  

  

Critical  Path  Method (CPM)

  teknik menganalisis jaringan vadalah kegiatan/aktivitas-­aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total. vCritical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. adalah jalur terpanjang dalam vCritical path network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.

  Istilah Dalam CPM

Ø E (earliest event occurence time): Saat tercepat

terjadinya suatu peristiwa.

  

Ø L (Latest event occurence time): Saat paling lambat

yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.

  

Ø ES (earliest activity start time): Waktu Mulai paling

awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.

  

Ø EF (earliest activity finish time): Waktu Selesai

paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya.

Ø LS (latest activity start time): Waktu paling lambat

kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek .

Jadwal aktivitas (activity  scheduling)/CPM  

  

Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas

artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai

dan waktu selesai untuk setiap kegiatan.  

  Kita  menggunakan proses  two-­pass, terdiri atas forward  pass/Hitungan maju dan backward   pass/Hitungan mundur untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan.   forward  pass  :  ES  (earlist start)  dan EF  (earlist finish)  

backward  pass  :  LS  (latest  start)  dan LF  (latest  

finish)

  

_{1. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai,   kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai.}  

_{waktu mulai terdahulu:}  

Lamanya Kegiatan/Forward   pass,  merupakan indentifikasi waktu-­waktu terdahulu.   Aturan

_{3. Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu langsung,   ES  nya adalah nilai maximum}  

  

2. Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung,   ES  nya sama dengan

_{EF  pendahulunya.}   dari semua EF  pendahulunya,   yaitu ES  =  max  [EF  semua pendahulu langsung]  

  Contoh   soal  CMP Jaringan   kerja

  Hitungan Maju (Forward Pass) Dimulai dari Start  (initial   event)  menuju Finish   (terminal  event)  untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF),  waktu tercepat terjadinya kegiatan (ES)  dan saat paling   cepat dimulainya suatu peristiwa (E).

  Hitungan Mundur (Backward Pass) Dimulai dari Finish  menuju Start   untuk mengidentifikasi saat paling  lambat terjadinya suatu kegiatan (LF),  waktu paling   lambat terjadinya suatu kegiatan (LS)  dan saat paling  lambat suatu peristiwa terjadi (L).

  Penentuan   Jalur

  Selisih Forward  Dan  Backward  Pass: ü Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang  memiliki selisih nol (0)  yaitu:  A,  F,  I,  J

ü Jalur Kritis adalah jalur yang  melalui kegiatan yang  memiliki selisih 0:  1–6–11–14–15

  Hambatan aktivitas (slack  activity)  dan jalur krirtis (critical  path)   Waktu slack  (slack  time)  yaitu waktu bebas yang  dimiliki

oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan

keterlambatan proyek keseluruhan.   Secara matematis waktu slack  dapat dirumuskan sebagai berikut:  Slack  =  LS  – ES  atau Slack  =  LF  – EF  

Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu

selesai terlama untuk setiap kegiatan.  Hal  ini dilakukan dengan cara memulainya dari titik finish.   Jalur kritis adalah kegiatan yang  tidak mempunyai waktu tenggang

(S=0),  artinya kegiatan tersebut harus dimulai tepat pada ES  agar  tidak

mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek.  Jalur kritis adalah jalur waktu terpanjang yang  melalui jaringan.  

  

Contoh:  Hitunglah slack  dan jalur kritis untuk kegiatan-­kegiatan pada

proyek rumah sakit pemerintah yang  berstandar internasional.  

  Kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas (probabilistic  activity  times):  waktu optimis (otimistic time),  waktu pesimis (pessimistic  time)  dan waktu realistis (most  likely  time)  

Dalam PERT,  kita menggunakan distribusi peluang

berdasarkan tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan,  yaitu:  

  a.  Waktu optimis (optimistic  time)  [a] Waktu optimis yaitu waktu yang  dibutuhkan oleh sebuah

kegiatan jika semua hal berlangsung sesuai rencana.  Atau juga dapat di  sebut waktu minimum  dari suatu kegiatan,   dimana segala sesuatu akan berjalan baik,  sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini. c.  Waktu realistis (most  likely  time)  [m] Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang  dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang  paling  realistis.   Atau juga dapat di  sebut adalah waktu normal  untuk menyelesaikan kegiatan.  

  b.  Waktu pesimis (pessimistic  time)  [b]

Waktu pesimis yaitu waktu yang  dibutuhkan suatu

kegiatan dengan asumsi kondisi yang  ada sangat

tidak diharapkan.  Atau juga dapat di  sebut adalah

waktu maksimal yang  diperlukan suatu kegiatan,  

situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi.  

  

Untuk menemukan waktu kegiatan yang  diharapkan (expected  

activity  time)  [t]  distribusi beta  memberikan bobot perkiraan waktu sebagai berikut:    I,6  

Hal  ini berarti waktu realistis (m)  diberikan bobot empat kali  lipat

dari pada waktu optimis (a)  dan waktu pesimis (b).  Waktu perkiraan t  dihitung menggunakan persamaan diatas untuk setiap kegiatan yang  digunakan pada jaringan proyek untuk menghitung waktu terdahulu dan terakhir.  

Tantangan/Isu  Strategis  dalam   CPM/PERT   Kelebihan CPM/PERT  

  vSangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan proyek besar vKonsep yang  lugas (secara langsung)   dan tidak memerlukan perhitungan matematis yang  rumit.  

vNetwork  dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek

secara cepat.  

vAnalisa jalur kritis dan slack  membantu menunjukkan kegiatan

yang  perlu diperhatikan lebh dekat.   vDokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang   bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan.   vDapat diterapkan untuk proyek yang  bervariasi vBerguna dalam pengawasan biaya dan jadwal.  

  Keterbatasan CPM/PERT  

  v Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil. v Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-­sama.   v Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.   v Ada  bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis,  maka yang  nyaris kritis perlu diawasi.  

  PERBEDAAN  CPM  DAN  PERT  

  Ø PERT  menggunakan activity  oriented,  sedangkan dalam CPM  menggunakan event  oriented.  Pada activity  oriented  anak-­panah menunjukkan activity   atau pekerjaan dengan beberapa keterangan aktivitasnya,  sedang event  oriented  pada peristiwalah yang  merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas. Ø CPM  menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT   menggunakan tiga jenis waktu,yaitu:  prakiraan waktu teroptimis,  termungkin,  dan terpesimis.