SISTEM INFROMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA UNIT PELAYANAN PAJAK DAERAH SAWAH BESAR DKI JAKARTA

ISBN: 978-602-72850-6-4

  Observasi yaitu pengamatan langsung terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.

  Tahap desain sistem adalah tahap dimana Peneliti melakukan desain sistem ini sesuai dengan keinginan pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta. Peneliti juga menggunakan diagram ERD (Entity Relationship

  B. Desain

  Pada tahap ini Peneliti mempelajari proses pengolahan data arsip yang sudah ada pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, untuk menentukan antar muka, kebutuhan data yang diperlukan dan sebagai solusi software yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi pengarsipan dokumen yang akan dibuat.

  A. Analisa Kebutuhan Software

  2. Model Pengembangan Sistem

  Studi pustaka yaitu dengan mengumpulkan dan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan sistem informasi pengarsipan yang akan dibuat, untuk menghasilkan sistem informasi pengarsipan yang baik.

  C. Studi Pustaka

  Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan bagian administrasi pajak daerah di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.

  B. Wawancara

  SNIPTEK 2015 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

  

SISTEM INFROMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA UNIT PELAYANAN

PAJAK DAERAH SAWAH BESAR DKI JAKARTA

Yuni Fitriani

  1. Tehnik Pengumpulan Data

  Teknik Pengumpulan Data dan Analisa Data

  BAHAN DAN METODE Lokasi Penelitian Tempat atau lokasi penelitian adalah Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.

  Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, maka pencarian data, serta proses peminjaman dan pengembalian arsip PBB-P2 akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.

  Selama ini proses pengarsipan dokumen di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta masih didata dengan cara menulis dan mencatat ke dalam buku sebagai media penyimpanan atau sebagai arsip. Dengan banyaknya jumlah dokumen PBB-P2 yang diterima Unit Pelayanan

  Pengolahan data dalam organisasi salah satunya adalah pengarsipan dokumen. Arsip adalah dokumen dalam semua media yang memiliki historis atau hukum yang. disimpan secara permanen. Pengarsipan dokumen pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional.

  Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Suatu organisasi sangat membutuhkan teknologi komputer dalam mendapatkan atau mengelola informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.

  PENDAHULUAN

  

ABSTRACT — Perusahaan atau instansi pemerintah saat ini sangat mengutamakan teknologi dibidang komputer dalam mendapatkan atau mengelola informasi yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja, salah satunya adalah untuk pengolahan data pengarsipan dokumen. Pengarsipan merupakan kegiatan operasional rutin dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi atau perkantoran. Selama ini proses pengarsipan dokumen di Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta masih didata dengan cara menulis mencatat ke dalam buku sebagai media penyimpanan atau sebagai arsip. Dengan banyaknya jumlah dokumen pelayanan yang diterima Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Sehingga untuk permasalahan tersebut, Peneliti mengusulkan untuk membuat aplikasi berbasis pemograman terstruktur, yang memudahkan pegawai dalam pengarsipan dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat sehingga terlihat lebih efiktifitas dan efisiensi waktu kerja.

  AMIK BSI Bekasi Jl. Raya Kaliabang No.8, Perwira, Bekasi Utara

  A. Observasi

  SNIPTEK 2015

ISBN: 978-602-72850-6-4

  Diagram) untuk membuat rancangan database,

  Berikut ini spesifikasi kebutuhan (sytem requirement) dari sistem pengarsipan dokumen. A1. Admin dapat mengelola entry data yaitu data pegawai, data wajib pajak PBB-P2 dan arsip dokumen PBB-P2. A2. Admin dapat mengelola pencarian dokumen PBB- P2. A3. Admin dapat mengelola data transaksi yaitu peminjaman dan pengembalian dokumen PBB-P2. A4. Admin dapat mengelola laporan yaitu laporan pengarsipan dokumen PBB-P2, laporan peminjaman dokumen PBB-P2 dan laporan pengembalian dokumen PBB-P2

  3. Activity Diagram Entry Data Wajib Pajak

  2. Activity Diagram Entry Data Pegawai Gambar IV.3 Activity Diagram Entry Data Pegawai

  1. Activity Diagram Login User Gambar IV.2 Activity Diagram Login

  usulan sebagai berikut :

  C. Activity Diagram Activity diagram yang digunakan dalam sistem

  Gambar IV.1 Use Case Diagram Sistem Usulan

  interaksi antara pengguna sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah proses bagaimana sebuah sistem dipakai.

  B. Use Case Diagram Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan

  A. Tahapan Analisis

  software architecture menggunakan UML (Unified Modelling language).

  Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri 217

  hardware yang sudah support ke semua program dan software yang digunakan sudah bisa diimplementasikan.

  Pengembangan terhadap sistem yang digunakan dalam penyusunan program, untuk mengantisipasi perkembangan maupun perubahan sistem yang bersangkutan. Didalam pembuatan sudah menggunakan

  E. Support

  Tahap ini digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan pembangunan sistem pengarsipan dokumen yang telah dibuat. Untuk mengetahui bagaimana program yang dibuat dan mengetahui dimana kekurangan program tersebut Peneliti menggunakan blackbox testing.

  D. Testing

  Pada tahap ini bahasa pemrograman yang digunakan Visual Foxpro dan database Mysql, dimana untuk menerapkan aplikasi pengarsipan dokumen pada Unit Pelayanan Pajak Daerah Sawah Besar DKI Jakarta.

  C. Code Generation

  HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa Kebutuhan Software

ISBN: 978-602-72850-6-4

  SNIPTEK 2015

  6. Activity Diagram Transaksi Peminjaman Dokumen PBB-P2 Gambar IV.4 Activity Diagram Entry Data Wajib Pajak

  4. Activity Diagram Entry Data Arsip PBB-P2 Gambar IV.7 Activity Diagram Transaksi Peminjaman Dokumen

  PBB-P2

  7. Activity Diagram Transaksi Pengembalian Dokumen PBB-P2 _{Admin/Staff Administrasi Umum Sistem} Tambah Transaksi Pengembalian Dokumen _{T Y Save} Hapus _{Data Telah Tersimpan}

  Gambar IV.5 Activity Diagram Entry Data Arsip PBB-P2

  5. Activity Diagram Pencarian Dokumen PBB-P2 Gambar IV.8 Activity Diagram Transaksi Pengembalian Dokumen

  PBB-P2

  8. Activity Diagram Laporan Arsip PBB-P2 Gambar IV.6 Activity Diagram Pencarian Dokumen PBB-P2

  Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

  SNIPTEK 2015 _{Admin/Staff Administrasi Umum Sistem}

ISBN: 978-602-72850-6-4

  Analisa data rancangan yang diusulkan ini digambarkan dengan diagram ER lengkap dengan atribut _{Masukkan Periode Tanggal Laporan Arsip PBB-P2 Menampilkan Laporan Arsip PBB-P2 Memilih Cetak Laporan} dan tingkat hubungan dapat dilihat pada gambar berikut : _T Y _{Cetak Laporan Arsip PBB-P2}

  Gambar IV.9 Activity Diagram Laporan Arsip PBB-P2

  Gambar IV.12 Entity Relationship Diagram Sistem Informasi

  Pengarsipan Dokumen

  9. Activity Diagram Laporan Peminjaman Arsip UPPD Sawah Besar DKI Jakarta PBB-P2 _{Admin/Staff Administrasi Umum Sistem}

  2. Logical Record Structure (LRS)

  LRS (Logical Record Structure) adalah representasi dari struktur record pada tabel-tabel yang terbentuk dari _{Masukkan Periode Tanggal Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2 Menampilkan Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2} hasil antar himpunan entitas. LRS (Logical Record _{Memilih Cetak Laporan Y} Structure) dalam rancangan ini adalah : _T Cetak Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2

  Gambar IV.10 Activity Diagram Laporan Peminjaman Arsip PBB-P2

  10. Activity Diagram Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2 _{Admin/Staff Administrasi Umum Sistem} Gambar IV.13

  Logical Record Structure (LRS) Sistem Informasi _{Masukkan Periode Tanggal Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2 Menampilkan Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2} Pengarsipan Dokumen _{Memilih Cetak Laporan} Softawre Architecture _{T Y Cetak Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2}

  A. Componet Diagram Gambar IV.11

  Activity Diagram Laporan Pengembalian Arsip PBB-P2 Desain

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

  Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri 219

ISBN: 978-602-72850-6-4

  SNIPTEK 2015 Gambar IV.14 Component Diagram Sistem Informasi Pengarsipan

  Dokumen Gambar IV.17.

B. Develoyment Diagram

  Tampilan Halaman Utama Gambar IV.15 Develoyment System Sistem Informasi Pengarsipan

  Dokumen Gambar IV.18.

  User Interface Tampilan Entri Data Pegawai

  Tampilan program dari sistem pengarsipan dokumen yang dibuat adalah :

  Gambar IV.19. Tampilan Entri Data Wajib Pajak Gambar 1V.16. Tampilan Login User Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

  SNIPTEK 2015

ISBN: 978-602-72850-6-4

  Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri 221 Gambar IV.20. Tampilan Entri Data Arsip PBB-P2 Gambar IV.21. Tampilan Pencarian Dokumen Gambar IV.22. Tampilan Peminjaman Arsip PBB-P2 Gambar IV.23 Tampilan Pengembalian Arsip PBB-P2 Gambar IV.24 Tampilan Laporan Arsip PBB-P2 KESIMPULAN

  Dari hasil perkembangan penelitian ini maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut ini:

  1. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah kegiatan (operasional) pengolahan data pengarsipan dokumen PBB-P2.

  2. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan efisensi dan efektivitas kerja pegawai.

  3. Dengan adanya sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi.

  4. Sistem informasi yang berbasis komputerisasi tidak memerlukan waktu yang lama dalam mencari dan menemukan data arsip yang dibutuhkan. Dengan adanya sistem komputerisasi proses peminjaman dan pengembalian arsip berjalan dengan lebih cepat dan akurat.

  REFERENSI

  Aziz, Abdul Umar, Rinda Cahyana. 2015. Pengembangan Aplikasi Pengarsipan Surat di Bagian Informatika Sekretariat Daerah Kabupaten Garut untuk Kemudahan dalam Pendisposisian Surat. ISSN:

ISBN: 978-602-72850-6-4

  SNIPTEK 2015 Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri

  2302-7339. Garut : Jurnal Algoritma Sekolah Teknologi Tinggi Garut Vol. 12, No 1 2015. Firgiawansyah. 2005. Membangun Aplikasi Cantik dengan

  Menggunakan Microsoft Visual Foxpro 9.0. Jakarta : Andi Publishing. Haryadi, hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen & Staf. Jakarta :Transmedia Pustaka. Indrajani. 2011. Perancangan Basis Data dalam All in1.

  Jakarta: Elex Media Komputindo. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.

  Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset

  Korowotjeng, Imanuel, Rizal Sengkey, Sary. D.E Paturusi, M.Eng Nancy J. Tuturoong. 2014. Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis web di Kantor Jurusan Teknik Elektro Unsrat. ISSN: 2301-8402. Manado: E-Journal Teknik Elektro dan Komputer.

  Mulyono, Sularso. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press. Radiant Victor Imbar, Eric Tirta. 2007. Analisa, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi. Bandung: Jurnal Informatika. Vol. 3, No. 3:119-149. Wahana Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Client Server MySQL. Widodo, Prabowo Pudjo, dan Herlawati. 2011.

  Menggunakan UML. Bandung: Informatika. Yuswanto, 2003. Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic 6.0. Bandung: Prestasi Pustaka.