4. Topologi Tree pohon Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi bus dan star, yang
mana terdiri dari kelompok-kelompok dari workstation dengan konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi bus.
Topologi ini memungkinkan untuk pengembangan jaringan yang telah ada, dan memungkinkan untuk mengkonfigurasi jaringan sesuai dengan
kebutuhan.
Gambar 2.4 Topologi Tree Sumber :
http:www.jaringankomputer.orgtopologi-jaringan-komputer
2.5 Pengertian ClientServer
Berdasarkan fungsi, pada dasarnya setiap jaringan komputer ada yang berfungsi sebagai client dan juga server. Tetapi ada jaringan yang memiliki
komputer yang khusus didedikasikan sebagai server sedangkan yang lain sebagai client. Ada juga yang tidak memiliki komputer yang khusus berfungsi sebagai
server saja. Menurut Fahrial dalam Hamri 2010:224 Server adalah komputer yang
menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain didalam jaringan dan client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang
disediakan oleh server. Server dijaringan tipe client-server disebut dengan
dedicated server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.
2.6 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai coding sampai implementasinya. Pada perancangan
aplikasi pelayanan service, penjualan dan pembelian ini perangkat lunak pendukung yang digunakan adalah Oracle Developer Suite 6i dan Oracle
Database Enterprise 10g berikut adalah definisi dari perangkat lunak pendukung tersebut :
2.6.1 Pengenalan Oracle
Tiga dekade yang lalu Larry Ellison melihat ada kesempatan emas saat dia mengerjakan deskripsi protoype database relasional. Bersama dua orang pendiri
lainnya yaitu Bob Miner dan Ed Oates mereka mengkomersilkan model database relasional menggunakan SQL.
Perkembangan permrograman yang dikeluarkan oleh produk oracle sangatlah cepat dan karena perkembangannya tersebut, maka setiap perusahaan
banyak menggunakan jasa dari perusahaan oracle ini. Mulai hanya penggunaan databasenya saja, membuat aplikasi dan bahkan support juga untuk aplikasi web.
Saat ini oracle telah menjadi standar khusus untuk pembangunan aplikasi dan
database enterprise. 2.6.1.1 Oracle SQL dan PLSQL
Oracle merupakan sebuah basis data relasional atau RDBMS Relational Database Management System yang sangat popular dan saat ini banyak
digunakan oleh perusahaan perusahaan besar bersekala internasional. Keandalan
oracle dalam melakukan pengolahan dan pemeliharaan data sudah tidak diragukan lagi dikalangan praktisi yang bergelut di dunia pemrograman database.
Oracle memiliki sistem keamanan yang tinggi sehingga data-datanya dapat terjaga dengan baik.
SQL Structured Query Language adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses sebuah basis dan relasional, termasuk oracle. SQL
menyediakan sekumpulan statement untuk melakukan proses penyimpanan, modifikasi dan pengambilan data di dalam database.
PLSQL Procedural Language Extensions to SQL merupakan teknologi tambahan yang hanya terdapat di dalam oracle dan digunakan untuk
meningkatkan kapabilitas SQL agar dapat diperlakukan sebagaimana layaknya bahasa procedural, fungsi, trigger, dan konstruksi standar procedural lainnya
sehingga pengolahan data dapat dilakukan secara dinamis.
2.6.1.2 Oracle Database 10g Enterprise Edition
Oracle Database 10g merupakan database pertama dirancang untuk komputasi grid, cara yang paling fleksibel dan hemat biaya untuk mengelola
informasi perusahaan. Database 10g memotong biaya manajemen sambil memberikan kualitas pelayanan tertinggi. Oracle Database Enterprise Edition
menawarkan skalabilitas industri terkemuka dan kehandalan dalam menyimpan database serta konfigurasi sistem tunggal.
2.6.1.3 Oracle Developer Suite 6i
Oracle Developer Suite 6i adalah produk untuk membuat suatu aplikasi yang cukup lengkap dan sangat mudah digunakan.
Oracle Developer terdiri ini atas subproduk untuk membuat aplikasi sebagai berikut :
1 Oracle Form Oracle Form berguna untuk mengakses sebuah table dengan fasilitas seperti
pada umumnya, yaitu menampilkan, memasukkan, mengubah, dan menghapus data. Selain itu, juga form dapat memproses sebuah perhitungan
dalam sebuah table dan dapat dalam range atau bagian tertentu 2 Oracle Report
Sebuah report adalah tampilan halaman yang berorientasi menampilkan data di mana user dapat memilih data apa yang akan ditampilkan, dalam bentuk
bagaimana, tetapi user tidak dapat mengubah data tersebut. Sebuah report berorientasi untuk dicetak atau hanya untuk dilihat dalam display. Dalam
Oracle Developer terdapat tool untuk mengenerate report yang sangat bagus dan powerfull. Dengan report desain dapat dirancang sebuah tampilan report,
data apa saja yang akan disajikan tanpa harus melakukan pemrograman mendalam.
Tipe-tipe report yang dapat ditampilkan dalam Oracle Developer : 1 Tabular
Digunakan untuk menampilkan data dari table secara sederhana. Apa yang ada di table akan ditampilkan begitu saja, sesuai dengan apa yang diinginkan.
2 Mailing Label Digunakan
untuk menampilkan
record secara
berulang-ulang di
masingmasing halaman di area yang telah didefinisikan. Seperti saat
mencetak label surat untuk dikirimkan ke banyak client, di mana alamat client berbeda-beda, tetapi mempunyai field sama, yaitu alamat.
3 Form letter Digunakan untuk menampilkan sebuah area kosong yang dapat diisi oleh
suatu record yang dikehendaki. 4 Master - master
Digunakan untuk menampilkan dua kelompok record atau lebih secara bersamaan di mana tidak ada relasi antara satu dan lainnya.
5 Master-Detail Digunakan untuk menampilkan dua kelompok record atau lebih secara
bersamaan dimana terjadi relasi di antara kelompok record tersebut. 6 Matrix atau Crosstab
Digunakan untuk menampilkan perpotongan antara pertemuan dua record sehingga menghasilkan suatu nilai.
7 Data File Digunakan untuk mentransfer data ke tool yang berbeda.
29
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
Bab ini menguraikan objek penelitian yang akan diteliti dan metode penelitian. Metode penelitian merupakan metode yang digunakan dalam
melaksanakan penelitian, dan merupakan dasar dalam penyusunan perancangan penelitian.
3.1 Objek Penelitian
Dalam penyusunan proposal usulan penelitian skripsi yang menjadi objek penelitian yaitu
Hen’s Jaya Motor Yang bertempatan pada Jalan Raya Cileunyi No 02 Bandung Jawa Barat, Indonesia. Objek Penelitian pada perusahaan
meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi, visi dan misi perusahaan serta deskripsi kerja yang ada pada lingkungan
Hen’s Jaya Motor.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Pada awal 2013 pemilik bengkel yang bernama Hendrik yang akan mendirikan sebuah bengkel yang akan diberi nama
Hen’s Jaya Motor. Dimana pemilik bengkel pada saat itu melihat potensi daerah Jl. Raya Cileunyi untuk
usaha bengkel motor sangat menjanjikan, dikarenakan usaha bengkel didaerah Jl. Raya Cileunyi masih minim. Kemudian pemilik bengkel membuka bengkel.
Pemilik bengkel berharap keahliannya dapat membantu kebutuhan setiap pelanggan. Pegawai yang dimiliki pada saat awal bengkel ini buka sekitar 3 orang
kemudian dengan banyaknya kebutuhan para pelanggan maka pemilik bengkel menambah pegawai menjadi 6 orang, diantaranya 4 mekanik, 1 bagian gudang
dan 1 kasir.
3.1.2 Visi dan Misi
Hen’s Jaya Motor
Untuk menghadapi era globalisasi Hen’s Jaya Motor telah membuat suatu
keputusan dengan menyatakan sebuah visi dan misi yaitu :
3.1.2.1 Visi Dan Misi Hen’s Jaya Motor
Bengkel
Hen’s Jaya Motor memiliki Visi dan Misi, visi dan misinya
adalah :
a. Visi
1. Terbaik dalam pelayanan servis dan penjualan suku cadang di bengkel 2. Terkemuka dan nomor satu di kota bandung
b. Misi
1. Mewujudkan pelayanan service yang profesional 2. Mewujudkan penjualan barang kendaraan yang terjangkau dan berkualitas.
3. Mewujudkan keahlian mekanik dalam menangani masalah. 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi pada perusahaan Bhaladika. bagian yang tercetak tebal adalah bagian yang terlibat dalam sistem informasi yang diusulkan.
PEMILIK HENDRIK
KASIR PUSPA KARTIKA
MEKANIK ADI
MEKANIK AGUS
BAG. GUDANG RIZKI
MEKANIK DADAN
MEKANIK VIDI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber : Hen’s Jaya Motor
3.1.4 Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas Job Description adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan.
Adapun deskripsi tugas Job Description pada Bengkel Hen’s Jaya Motor
adalah : 1. Pemilik Owner
a. Memiliki wewenang dan pengambilan keputusan sepenuhnya atas kegiatan di bengkel.
b. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan di bengkel. c. Mengontrol seluruh kinerja karyawan
d. Memberikan arahan terhadap pegawai untuk kemajuan usaha. 2. Bagian Kasir
Bagian kasir mempunyai tugas untuk mengatur semua keuangan dan membuat laporan keuangan dari transaksi penjualan dan pembelian.
3. Bagian Gudang a. Mengelola persediaan barang di gudang.
b. Membeli suku cadang kepada supplier. c. Memeriksa barang yang telah di pesan dan mencatat data persediaan
sparepart. 4. Mekanik
Memberikan layanan pelanggan terutama dalam pelayanan service, Mengecek dan memperbaiki motor.
3.2 Metode Penelitian
Adapun metode penelitian yang digunakan penulis, diantaranya:
3.2.1 Desain Penelitan
Umi Narimawati 2010:30 mengatakan bahwa “Desain penelitian merupakan semua proses penelitian yang dilakukan oleh seorang peneliti, dari
perencanaan sampai dengan pelaksanaan penelitian yang dilakukan pada waktu tertentu”. Pendekatan kasus di Bengkel Hen’s jaya Motor menggunakan metode
deskriptif, yaitu suatu metode dengan tujuan untuk membuat gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat pada suatu objek
penelitian tertentu. Pada tahap pertama penulis melakukan dengan cara mengumpulkan data
dan bahan yang diperlukan terlebih dahulu, dan pada tahap berikutnya penulis mengolah dan membahas sampai pada suatu kesimpulan yang pada akhirnya
dapat dibuat suatu laporan untuk melampirkan semua kegiatan yang dikerjakan selama dilakukannya penelitian di Bengkel
Hen’s jaya Motor.
3.2.2 Jenis Pengumpulan data
Penelitian yang dilakukan membutuhkan suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data-data yang berkaitan. Metode yang
dilakukan adalah sebagai berikut : 3.2.2.1 Sumber Data Primer
1. Observasi Observasi atau pengamatan langsung yang dilakukan terhadap sistem yang
berjalan meliputi prosedur yang digunakan dari proses pelayanan jasa service, Penjualan dan pembelian sparepart pada perusahaan.
2. Wawancara Langkah ini menjelaskan dan memperkuat hasil observasi, sehingga perlu
dilakukan wawancara secara langsung dengan pihak karyawan Bengkel Hen’s
jaya Motor. Informasi yang didapat dengan metode ini berupa keterangan mengenai proses dan prosedur sistem berjalan yang dilakukan.
3.2.2.2 Sumbet Data Sekunder
Untuk menambah data yang akan ditulis diperlukan dokumentasi sebagai pelengkap dalam penyusunan penelitian. Hal ini dilakukan dengan cara pencarian
bahan-bahan atau buku bacaan, karya ilmiah dan sumber – sumber bacaan lainnya
seperti dari internet. Untuk studi dokumentasi, peneliti mendapatkan data-data atau informasi berupa dokumen yang berbentuk company profile dan prosedur
yang digunakan pada Bengkel
Hen’s jaya Motor. 3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Adapun metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis, yaitu:
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah analisis dan perancangan terstruktur, digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari
sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul, perancangan terstruktur juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen
kontrol antara hubungan modulnya.
Model analisis harus dapat mencapai tiga sasaran utama, yaitu menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh pengguna, membangun dasar bagi
pembuatan desain perangkat lunak, membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi begitu perangkat lunak dibangun.
Dengan demikian perancangan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dan sistem dipandang dari elemen data menggunakan alat bantu
seperti : diagram konteks yang merupakan diagram suatu proses yang menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. DFD Data Flow Diagram
merupakan diagram yang mepresentasikan grafik dari suatu sistem yang menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem serta aliran data, kamus
data yang dapat diartikan fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Entity Relationship Diagram ERD merupakan
suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak dan tabel relasi yang merupakan suatu file yang terdiri dari
beberapa group elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan terlebih
dahulu. 3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Didalam pengembangan sistem, metode yang digunakan penulis adalah prototype, menurut Yasmi Afrizal dan Wahyuni 2011 : tahap-tahap
pengembangan prototype adalah sebagai berikut :
1 Pengumpulan kebutuhan : developer dan klien bertemu untuk dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-
bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detail kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan
2 Perancangan : Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar
pengembanan prototype. 3 Evaluasi prototype : klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan
untuk menjelaskan kebutuhan software.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
1 Flow Map
Flowmap merupakan diagram aliran data dari satu entitas sampai entitas lainnya. Diagram aliran ini menelusur sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuan
secara rinci, diagram aliran ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, tujuan digunakannya dokumen tersebut, dan lain-lain. Flowmap disebut juga
bagan aliran formulir yang merupakan penunjukan arus dari laporan dan form termasuk tembusannya.
2 Diagram Konteks
Diagram kontek merupakan alat-alat ukur struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara
keseluruhan. Diagram kontek adalah kasus khusus dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipersentasikan dengan lingkaran tunggal
yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram kontek meliputi beberapa sistem antara lain :
a. Kelompok pemakai. b. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan.
c. Penyimpanan data.
3 Data Flow Diagram
DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari
proses-proses yang saling berhubungan. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam, yaitu :
proses process, aliran data data flow, simpan data data store, terminator external entity. Berikut uraian singkat mengenai 4 simbol tersebut :
a. Proses process Process adalah simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk
menjadi bentuk yang lain. Dengan kata lain, proses menerima masukan data dan mengeluarkan keluaran data lain yang telah diproses.
b. Aliran Data data flow Data flow atau aliran data adalah aliran yang menunjukkan perpindahan
data dari satu bagian ke bagian lain dalam suatu sistem. Data flow dalam DFD digambarkan dengan tanda panah dan diberi keterangan disampingnya yang
menunjukkan data yang mengalir.
c. Simpan Data data store
Data store adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun secara elektronik. Simpanan data digunakan jika suatu proses
perlu menggunakan lagi data tersebut. d. Terminator external entity
External entity adalah lingkungan luar dari sistem, sumber data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang memasukkan data ke
sistem. Sedangkan tujuan data menunjukkan suatu organisasi atau peseorangan yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Sumber dan tujuan data
mempunyai satu simbol yang sama. 4
Kamus Data Kamus Data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang
digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem. Kamus data adalah katalog tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informan dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir dari dalam sistem dengan
lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem.
Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatanya. Untuk keperluan seperti ini, maka kamus data harus membuat hal-hal
sebagai berikut : 1. Alias adalah nama lain dari data, dapat dituliskan bila nama lain ini ada.
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda unuk organisasi atau departemen dengan lainnya.
2. Bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor,
variabel, parameter dan field.
3. Arus data, menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan dituju.
4. Penjelasan, digunakan untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kertas data, maka bagian penjelasan dapat diisi tentang arus
data tersebut. 5. Periode, menunjukan kapan terjadinya arus data tersebut. Periode digunakan
untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses data program harus dilakukan dan laporan-laporan harus dihasilkan.
6. Volume, yang tercatat adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus dokumen struktur data.
5 Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses memperbaiki atau membangun dengan model data relasional, dan secara umum lebih tepat dikoneksikan dengan model
data logika“. Tujuan dari normalisasi adalah untuk mengurangi anomali atau penyimpangan informasi pada proses insert, update, dan delete. Penyimpanan ini
harus dipecahkan pada beberapa tabel karena dapat menyulitkan validasi dan duplikasi data. Dependensi merupakan konsep yang mendasari normalisasi.
Dependensi menjelaskan nilai suatu atribut yang menentukan nilai atribut lainnya. Dependensi ini kelak menjadi acuan bagi pendekomposisian data ke dalam bentuk
yang paling efisien. Adapun bentuk-bentuk normal suatu tabel adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Normal Pertama
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika hanya atomik, yaitu nilai tidak ada atribut berulang pada suatu skema relasi dan tidak duplikat,
yaitu nilai dari atribut tidak ada yang bernilai ganda. 2.
Bentuk Normal Kedua Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika sudah memenuhi
bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer atau tidak ada ketergantungan fungsi sebagai
Partial Functional Dependency . 3.
Bentuk Normal Ketiga Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika sudah memenuhi
bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
4. Bentuk Normal Boyce-Codd BCNF
Suatu relasi disebut memenuhi benuk normal Boyce-Codd jika dan hanya jika suatu penentu determinan adalah kunci kandidat atribut yang bersifat
unik . Dari penjelasan-penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan umum bahwa
normalisasi dilakukan untuk menghindarkan redudansi field-field yang ada. 6
Relasi Antar Tabel Database dengan struktur data hubungan dapat digambarkan dalam bentuk
tabel. Kolom tabel menunjukan atribut dari file. Atribut ini menunjukan item data field. Kumpulan nilai dari field atau item data disebut juga dengan dominan.
7 Entity Relationship Diagram ERD
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Jadi ERD ini berbeda dengan DFD yang
merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-
struktur dan relationship data. 3.2.4 Pengujian Software
Pengujian sistem adalah tahap menguji aplikasi sistem yang telah dibuat atau dikembangkan. Pengujian dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan
prosedur saat aplikasi dijalankan. Dalam pengujian sistem ada beberapa metode pengujian yang digunakan yaitu pengujian White Box dan Black Box.
Pengujian white box merupakan metode design tes yang menggunakan struktur kontrol desain prosedur untuk memastikan bahwa operasi internal bekerja
sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan. Pengujian white box ini dilakukan pada saat perangkat lunak dibangun atau dikembangkan.
Pengujian black box merupakan metode pengujian yang berfokus pada persyaratan fungsi perangkat lunak. Dengan metode black box pengujian
dilakukan dengan mencari fungsi-fungsi perintah yang tidak benar, menguji kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi pada tampilan perangkat lunak yang
telah dikembangkan. Pengujian ini dilakukan pada saat akhir setelah semua pengembangan perangkat lunak selesai dibangun.
Metode pengujian yang digunakan pada perangkat lunak ini menggunakan metode black box. Tujuannya adalah untuk memperkecil kesalahan pada saat
pengembangan dan dengan mudah melakukan koreksi terhadap kekurangan yang terjadi setelah perangkat lunak selesai dikerjakan.
3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan
Pada bagian analisis sistem yang berjalan setelah melakukan observasi dan wawancara secara langsung di Bengkel Henz Jaya Motor tentang sistem
pelayanan jasa service penjualan dan pembelian. masih menggunakan sistem manual seperti pembuatan laporan, pencatatan stok data sparepart masih disimpan
pada buku dan proses transaksi penjualan sparepart dan layanan jasa service masih menggunakan pencatatan dalam nota transaksi, sehingga terjadi
penumpukan arsip dokumen yang tidak teratur dan belum tersedianya tempat penyimpanan arsip, sehingga keamanan dari datanya kurang terjamin rentan
dalam hal kehilangan dokumen
3.3.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dan fungsi dari semua dokumen yang ada pada Bengkel Henz Jaya Motor. Secara umum bentuk
dari analisis dokumen terdiri dari elemen-elemen, berikut ini adalah dokumen –
dokumen yang digunakan yaitu : 1. Nama Dokumen : Data Service
Elemen : Mekanik
Rangkap : 1
Elemen : kode_sparepart, nama_sparepart, nama_service,
nama_pelanggan.
2. Nama Dokumen : Nota Transaksi. Sumber
: Kasir. Rangkap
: 2 Elemen
: tgl_transaksi, nama_pelanggan, nama_barang, jumlah_barang, harga_satuan, jumlah, total.
3. Nama Dokumen : Faktur Penjualan. Sumber
: Supplier Rangkap
: 2 Elemen
: no_faktur, tgl_pembelian, nama_pelanggan, alamat_pelanggan,nama_sales, nama_supplier,
tlp_supplier, alamat_supplier, kode_sparepart, nama_sparepart, qty,satuan, harga_sparepart,
diskon, diskonrp, total. 4. Nama Dokumen : Persediaan Data Sparepart.
Sumber : Gudang.
Rangkap : 1
Elemen : kode_sparepart, nama_sparepart, jumlah, keterangan.
3.3.2. Analisis Prosedure Yang Berjalan
Adapun prosedur dari Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service, Penjualan Dan Pembelian Spare parts pada Bengkel
Hen’s Jaya Motor yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut : a. Prosedure Pelayanan Jasa
Service :
1. Pelanggan mengajukan permintaan layanan service.
2. Bagian mekanik cekmemperbaiki kerusakan motor dan membuat data service, apabila perbaikan motor selesai kemudian bagian mekanik
menyerahkan data service perbaikan selesai ke bagian kasir untuk di buatkan nota transaksi dan apabila ada pergantian sparepart bagian
mekanik meminta persetujuan pergantian sparepart kepada pelanggan dan mengecek sparepart ke bagian gudang.
3. Pelanggan membuat persetujuan kepada mekanik untuk pergantian sparepart atau tidak.
4. Mekanik menerima konfirmasi dari pelanggan, apabila data service pergantian sparepart tidak disetujui, mekanik menyerahkan data service
ke bagian kasir untuk dibuatkan nota transaksi, dan apabila pelanggan menyetujui pergantian sparepart, kemudian mekanik mengganti
sparepart dan mencatat data sparepart ke dalam data service dan diserahkan ke bagian kasir untuk dibuatkan nota transaksi.
5. Bagian kasir membuat nota transaksi sebanyak 2 rangkap, 1 diberikan kepada pelanggan, rangkap 2 diarsipkan, dari data nota transaksi yang di
arsipkan dapat di pakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan data sparepart dan dapat dipakai oleh pemilik.
b. Prosedur Penjualan Sparepart :
1. Pelanggan mengajukan permintaan sparepart mewakili verbal ke bagian kasir.
2. Bagian kasir mengecek data sparepart yang dipesan, jika tidak ada bagian kasir melakukan konfirmasi kepada pelanggan, jika ada bagian
kasir membuat nota transaksi penjualan sparepart yang harus dibayar
pelanggan, sebanyak 2 rangkap yaitu rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan, rangkap 2 di arsipakn dari data nota transaksi yang di
arsipkan dapat di pakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan data sparepart dan dapat dipakai oleh pemilik.
c. Prosedur Pembelian Sparepart
1. Supplier menyerahkan form pemesanan sparepart ke bagian gudang. 2. Bagian gudang mencatat sparepart yang akan dipesan berdasarkan dari
stok persediaan data sparepart dan diserahkan kepada pemilik. 3. Kemudian pemilik melakukan persetujuan pemesanan sparepart dan di
serahkan ke bagian gudang. 4. Bagian gudang menerima form pemesanan sparepart yang telah diisi
dan disetujui dan di serahkan kepada supplier. 5. Supplier menyerahkan faktur penjualan dan menyerahkan sparepart
yang di pesan ke bagian gudang. 6. Bagian gudang menerima sparepart yang dipesan dan faktur penjualan
kemudian mengecek sparepart yang di pesan berdasarkan faktur penjualan, jika tidak sesuai maka bagian gudang menyerahkan
sparepart yang tidak sesuaicacat kepada supplier, jika sparepart yang dipesan sesuai, bagian gudang mencatat penambahan data sparepart ke
persediaan data sparepart dan menyerahkan faktur penjualan ke bagian kasir.
7. Supplier menyerahkan sparepart yang telah diretur beserta faktur penjualan ke bagian gudang.
8. Bagian gudang menerima sparepart yang telah diretur beserta faktur penjualan, kemudian mencatat penambahan data sparepart ke
persediaan data sparepart dan menyerahkan faktur penjualan ke bagian kasir.
9. Kemudian bagian kasir melakukan pembayaran pembelian sparepart dan diserahkan kepada supplier dan menyerahkan faktur penjualan
kepada pemilik.
3.3.2.1. Flowmap
Berikut dibawah ini adalah gambar flowmap palayanan jasa service penjualan dan pembelian yang sedang berjalan pada Bengkel
Hen’s Jaya Motor.
Flowmap Pelayanan Jasa Service pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang sedang berjalan Mekanik
Gudang Kasir
Pemilik Pelanggan
Permintaan pelayanan service
mewakili verbal Permintaan
pelayanan service Mewakili verbal
Cek memperbaiki motor dan mencatat
data service
Ganti sparepart
Data Service Pergantian Sparepart
Tidak Disetujui Memperbaiki dan
Mengganti sparepart dan
Mencatat data service
Persediaan data sparepart
Data service dan sparepart
Data Service Pergantian Sparepart
Tidak Disetujui Data service
dan sparepart
Membuat nota transaksi
Nota transaksi Nota transaksi
Nota transaksi A
B Membuat
persetujuan pergantian
sparepart Data Service
Pergantian Sparepart Nota transaksi
Data Service Pergantian
Sparepart
Data Service Pergantian Sparepart
Disetujui Data Service
Pergantian Sparepart Disetujui
Validasi Data Service
Perbaikan Selesai T
Y Data Service
Perbaikan Selesai
Nota transaksi Mencatat
pengurangan data sparepart
Persediaan data sparepart
A
Gambar 3.2 Flowmap Pelayanan Jasa Service Sedang Berjalan.
Keterangan : A = Persediaan data Sparepart.
B = Nota Transaksi terdiri dari service dan sparepart.
Flowmap Penjualan pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang sedang berjalan
Kasir Gudang
Pemilik Pelanggan
Permintaan sparepart
mewakili verbal Permintaan
sparepart mewakili verbal
Cek Sparepart
Tersedia Permintaan
sparepart tidak ada mewakili verbal
Membuat Nota
Transaksi Nota Transaksi
Nota Transaksi Nota Transaksi
B A
Persediaan Data Sparepart
Permintaan sparepart tidak ada
mewakili verbal
Mencatat pengurangan
data sparepart Persedan Data
Sparepart Permintaan
Sparepart Tersedia Y
T
Nota Transaksi
Nota Transaksi
Nota Transaksi Nota Transaksi
A
Gambar 3.3 Flowmap Penjualan Sedang Berjalan.
Keterangan : A = Persediaan data Sparepart.
B = Nota Transaksi.
Flowmap Pembelian pada Bengkel Hen’s Jaya Motor yang sedang berjalan
Gudang Kasir
Pemilik Supplier
Faktur penjualan Faktur penjualan
Membuat Faktur penjualan dan
menyerahkan sparepart yang dipesan
Sparepart yang di pesan
Sparepart yang di pesan
Cek sparepart Cek
sparepart
Mencatat penambahan
data sparepart
Persediaan Data Sparepart
A Persediaan Data
Sparepart A
Form Pemesanan Sparepart
Form Pemesanan Sparepart
Mencatat Pemesanan Sparepart dan
membuat persetujuan pemesanan sparepart
Form Pemesanan Sparepart yang
telah diisi
Sparepat Yang Dipesan Tidak
SesuaiCacat Sparepart yang di
pesan sesuai
T Y
Faktur penjualan Faktur penjualan
Melakukan pembayaran
pembelian sparepart
Biaya Pembelian sparepart
Faktur penjualan Biaya Pembelian
sparepart Faktur penjualan
Sparepat Yang Dipesan Tidak
SesuaiCacat C
Faktur penjualan
Faktur penjualan
Sparepart yang Telah Diretur
Faktur penjualan Retur sparepart dan
Membuat Faktur penjualan
Sparepart yang Telah Diretur
Faktur penjualan Form Pemesanan
Sparepart yang telah diisi
Persetujuan pemesanan
sparepart Form Pemesanan
Sparepart yang telah diisi dan disetujui
Form Pemesanan Sparepart yang telah
diisi dan disetujui
Gambar 3.4 Flowmap Penjualan Sedang Berjalan.
Keterangan : A = Persediaan Data Sparepart.
C = Faktur Penjualan
3.3.2.2. Diagram Konteks
Diagram Konteks digunakan untuk menggambarkan sistem pengolahan data secara garis besar atau menyeluruh, diagram konteks ini dirancang
memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem itu sendiri. Adapun diagram konteks yang sedang berjalan
pada Bhaladika, terdapat pada gambar 3.5 :
PELANGGAN SISTEM INFORMASI
PELAYANAN JASA SERVICE, PENJUALAN
DAN PEMBELIAN SPAREPART
SUPPLIER
PEMILIK Permintaan Sparepart mewakili verbal,
Permintaan Pelayanan Service Mewakili Verbal, Data Service Pergantian Sparepart disetujui,
Data Service Pergantian Sparepart Tidak disetujui
Permintaan Sparepart Tidak Ada Mewakili Verbal,
Nota Transaksi, Data Service Pergantian Sparepart
Nota Transaksi, Faktur Penjualan,
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi dan Disetujui,
Sparepart Yang dipesan tidak Sesuacacat, Biaya Pembelian Sparepart
Form Pemesanan Sparepart, Faktur Penjualan,
Sparepart Yang Dipesan, Sparepart Yang Telah Di Retur.
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi dan disetujui
Gambar 3.5
Diagram Konteks yang sedang Berjalan Berdasarkan gambar diatas dapat diketahui bahwa entitas luar yang
memberikan masukan dan memperoleh keluaran dari sistem yang sedang berjalan adalah pelanggan, supplier dan pemilik. Data yang menjadi inputan dari sistem
yang sedang berjalan adalah data permintaan sparepart mewakili verbal, permintaan pelayanan service mewakili verbal, pergantian sparepart disetujui,
pergantian sparepart tidak disetujui, form pemesanan sparepart, faktur penjualan, sparepart yang di pesan, sparepart yang telah diretur, form pemesanan sparepart
yang telah diisi dan disetujui. Sedangkan data yang merupakan keluaran dari sistem adalah permintaan sparepart tidak ada mewakili verbal, nota transaksi,
data service pergantian sparepart, form pemesanan sparepart yang telah diisi dan
disetujui, sparepart yang dipesan tidak sesuaicacat, biaya pembelian sparepart, nota transaksi, faktur penjualan.
3.3.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan sistem yang ada pada konteks diagram dengan menjadi beberapa proses utama yang terjadi antara
entitas luar yang terlibat dalam sistem pada Sistem Informasi Pelayanan jasa service penjualan dan pembelian pada Bengkel
Hen’s Jaya Motor yang sedang berjalan, berikut DFD pada gambar 3.6 :
1. DFD Level 0
PELANGGAN 1.0
PELAYANAN JASA SERVICE
2.0 PENJUALAN
SPAREPART Permintaan sparepart mewakili verbal
Arsip Persediaan data Sparepart Data Persediaan data Sparepart
SUPPILER 3.0
PEMBELIAN Arsip Persediaan Data Sparepart
PEMILIK Data Nota Transaksi
permintaan pelayanan service mewakili verbal, Data Service Pergantian Sparepart Tidak
Disetujui, Data Service Pergantian Sparepart Disetujui
Data Service Pergantian Sparepart, Nota Transaksi
Permintaan sparepart Tidak ada mewakili verbal, Nota Transaksi
Arsip Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Data Persediaan data Sparepart
Form Pemesanan Sparepart, Faktur Penjualan,
Sparepart Yang Dipesan, Sparepart Yang Telah Diretur
Data Nota Transaksi
Form Pemesanan Sparepart Yang Telah Diisi dan disetujui, Sparepart Yang dipesan Tidak Sesuaicacat
Biaya Pembelian Sparepart Data Nota Transaksi
Data Faktur Penjualan
Arsip faktur Penjualan Data Faktur Penjualan
Data Persediaan data Sparepart Form pemesanan yang telah diisi
Form pemesanan yang telah diisi dan disetujui
Data Persediaan data Sparepart Data Persediaan data Sparepart
Data Persediaan data Sparepart
Gambar 3.6 DFD Level 0 yang sedang berjalan.
Berdasarkan gambar 3.6 dapat dilihat bahwa ada 3 tiga proses utama yang akan dibahas didalam sistem yang berjalan. Ketiga proses tersebut adalah
proses pelayanan jasa service, proses penjualan sparepart, proses pembelian sparepart. Untuk lebih memperjelas dokumen apa saja yang mengalir didalam
proses yang sedang berjalan, maka penulis menurunkan DFD Level 0 yang sedang berjalan ke dalam DFD Level 1.0 yang sedang berjalan.
1. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1
PELANGGAN 1.1
Cek memperbaiki motor dan mencatat
data service Permintaan Pelayanan Service Mewwakili Verbal,
PEMILIK 1.2
Memperbaiki dan Mengganti sparepart
dan Mencatat data service
Arsip Persediaan Data Sparepart
1.3 Membuat Nota
Transaksi Data Service Pergantian Sparepart Di Setujui
Data Service Dan Sparepart Data Service Pergantian Sparepart
Data Persediaan Data Sparepart
Arsip Nota Transaksi
Data Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Data Service Perbaikan Selesai
Data Service Pergantian Sparepart Tidak Di Setujui
Nota Transaksi 1.3
Mencatat Pengurangan Data
Sparepart Arsip Persediaan Data Sparepart
Data Persediaan Data Sparepart Data Nota Transaksi
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 1 yang sedang berjalan
Berdasarkan gambar 3.7 diatas dapat dilihat bahwa dari satu proses dengan nama proses pelayanan jasa service dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses
yang berhubungan dengan 2 dua entitas luar yaitu entitas pelanggan dan pemilik.
Proses tersebut berhubungan dengan 2 dua media penyimpanan yang berupa arsip, yaitu arsip persediaan data sparepart, arsip nota transaksi.
2. Data Flow Diagram Level 1 proses 2.
2.1 Cek Data
Sparepart PELANGGAN
Arsip Persediaan Data Sparepart Permintaan Sparepart Mewakili Verbal
2.2 Membuat Nota
Transaksi PEMILIK
Data Persediaan Data Sparepart
Arsip Nota Transaksi Permintaan Sparepart Tidak Ada Mewakili
Verbal
2.3 Mencatat
Pengurangan Data Sparepart
Data Permintaan Sparepart Tersedia Data Nota Transaksi
Data Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Data Persediaan Data Sparepart
Data Nota Transaksi Data Nota Transaksi
Gambar 3.8 DFD Level 2 Proses 2 yang sedang berjalan