HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
f. Adanya garansi dan jaminan technical support selamanya menjadi
jaminan keberlangsungan, keberlanjutan bahwa sistem akan terus berjalan seandainya nanti terjadi kerusakan sistem, karena jelas
kemana harus minta bantuan teknis jika terjadi kerusakan. g.
Pengguna akan mendapatkan e-book gratis berbahasa Indonesia yang sudah di inputkan di IBRA lebih dari seribu judul.
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Sejak berdirinya Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan ini pada tahun 2010 masih menggunakan cara manual dalam pengelolaan
perpustakaan. Pada tahun 2012, Perpusda Tangsel telah memilih IBRA sebagai sistem otomasi yang membantu pekerjaan sehari-hari staf
perpustakaan. Alasan mengapa memilih IBRA sebagai sistem otomasinya dikarenakan software ini telah terangkum satu paket bersamaan dengan
pembuatan website perpustakaan daerah tangerang selatan. Dalam mengimplementasikan sistem otomasi perpustakaan, penulis
melakukan wawancara kepada informan yang telah ditentukan sebelumnya guna mendapatkan informasi mendalam dan akurat. terdapat beberapa
tahapan, yakni : 1.
Persiapan Perangkat Keras Sesuai hasil wawancara, langkah awal yang dilakukan oleh
Perpusda Tangsel dalam mengotomasi perpustakaan yaitu mempersiapkan
hardware-hardware yang dibutuhkan. Adapun hardware yang dibutuhkan berupa komputer, printer, barcode scanner,
dan lain-lain juga termasuk furnitur untuk meletakkan hardware tersebut.
a. Komputer
Hardware utama yang diperlukan dalam melakukan otomasi sistem di perpustakaan, yaitu komputer. Sesuai
wawancara dan pengamatan penulis, komputer yang digunakan dalam otomasi perpustakaan disini ada 5 unit, yaitu satu unit
komputer untuk bagian sirkulasi, satu unit komputer server dan satu unit komputer penelusuran untuk pengguna serta dua unit
komputer untuk keperluan perpustakaan keliling yang tidak tersambung ke jaringan terotomasi. Hal ini juga dijelaskan oleh
Bapak Arif
32
:
“Kita ada tiga unit komputer ya. Sebenarnya ada lima unit, tapi yang dua dipake khusus buat PusLing
Perpustakaan Keliling jadi cuman tiga buat layanan sirkulasi ini. Dua disini meja petugas sirkulasi dan satu
lagi ada diatas komputer penelusuran.”
Masing-masing bagian memiliki kebutuhan spesifikasi komputer yang berbeda. Komputer server membutuhkan
spesifikasi yang lebih tinggi dibandingkan komputer pada sirkulasi dan penelusuran dikarenakan komputer server
merupakan inti dari komputer-komputer dalam jaringannya sehingga proses di komputer sirkulasi dan penelusuran
terhubung dengan database yang ada pada komputer server.
32
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.23 WIB
Berikut perbedaan spesifikasi komputer server dan komputer untuk sirkulasi dan penelusuran :
Tabel 1 Spesifikasi Komputer Server, Sirkulasi dan Penelusuran Dari tabel diatas, sudah jelas komputer untuk server
memiliki spesifikasi yang berbeda dengan komputer yang digunakan untuk sirkulasi serta penelusuran. Dari segi
prosesornya, komputer server terpasang Quad Core 2GHz. Sementara komputer untuk sirkulasi dan penelusuran hanya
Intel Atom dengan kecepatan prosesor 1.66 GHz. Selain itu, kapasitas memorinya pun cukup signifikan perbedaannya.
Komputer server mempunyai kapasitas 4x lebih besar daripada komputer untuk sirkulasi dan penelusuran dan selebihnya bisa
kita lihat dari tabel tersebut. Di perpusda Tangsel ini, terdapat dua stasiun komputer
yang diletakkan di tempat yang berbeda-beda. Pertama, No
Spesifikasi Komputer Server
Komputer Sirkulasi dan Penelusuran
1 Processor
Quad Core 2Ghz + CPU Intel R Atom TM CPU
N750 1.66 GHz 2
System Type 32-bit Operating System
32-bit Operating System 3
Memory 4 GB
DDR2 V-gen 1 GB 4
Monitor Hp
Samsung 5
VGA PCI express card x 16
with 256Mb support dual view
NVIDIA GEVORCE4 MX 128Mb
6 Motherboard
Gigabyte ASUS
7 Sistem Operasi
Windows 8 Windows 8
Stasiun komputer OPAC atau Online Public Access Cataloging Katalog Akses Daring yaitu komputer yang
ditujukan bagi pengguna perpustakaan untuk menelusur informasi atau bahan pustaka yang ada di perpustakaan. OPAC
yang ada merupakan bagian dari menu yang terdapat pada software IBRA. Komputer ini berjumlah 1 unit dan berada di
sudut ruang baca dan rak-rak buku. Kedua, stasiun komputer administrasi. Hal ini ditujukan
bagi staf perpustakaan karena komputer administrasi ini digunakan untuk bagian sirkulasi perpustakaan beserta
kegiatan pelaporan. Untuk bagian ini, perpusda Tangsel memiliki dua unit komputer yang masing-masing telah
dipasang software IBRA. Posisi penempatan komputer ini pun berada didekat pintu masuk perpustakaan. Komputer
diletakkan disebuah meja panjang, bersebelahan, dan dipisah oleh sebuah CPU, barcode scanner dan mesin pencetak kartu
anggota. Kedua unit komputer ini digunakan untuk bagian sirkulasi perpustakaan, mempunyai fungsi yang sama dan
digunakan bersamaan. Proses pengolahan buku-buku
dilakukan dikedua komputer administrasi ini, hal ini dikarenakan menu pengolahan terintegrasi dengan menu
sirkulasi.
b. Printer
Sesuai observasi dan wawancara penulis, printer yang ada di Perpusda Tangsel ini sebanyak dua unit. Printer ini tidak
tersambung ke komputer administrasi server, sirkulasi atau pun penelusuran. Kedua Printer tersebut berada di ruang
khusus yang mengolah semua dokumen Perpustakaan Keliling atau PusLing yang terletak di ruang bagian belakang samping
ruang baca lengkap dengan komputernya yang tidak tersambung jaringan.
Seperti yang diungkapkan Bapak Arif
33
:
“Kalo printer kita ada dua ya. Tapi ya, printernya ada di ruang belakang soalnya dipake buat ngeprint dokumen-
dokumen Pusling Perpustakaan Keliling aja. Jadi kalo kita mau ngeprint, kita baru dateng ke belakang.”
Jadi apabila bagian sirkulasi hendak mencetak suatu dokumen, staf nya akan melakukannya secara manual, yaitu
dengan menyimpan file dokumen tersebut kedalam flashdisk kemudian membawanya ke printer yang ada di ruang belakang
untuk dicetak. Masing-masing printer berjenis Canon PIXMA iP2770 dan EPSON Laserjet.
c. Barcode Scanner
Sesuai observasi penulis, Perpusda Tangsel memiliki satu unit barcode scanner yang berada di meja sirkulasi berjenis
Metrologic MS7120 Orbit Scanner namun belum digunakan
33
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 Pukul 13.35
karena perpusda tangsel masih dalam proses pengubahan nomor barcode. Disamping itu, barcode scanner ini rencananya
akan digunakan bersamaan dengan beroperasinya mesin pencetak kartu anggota. Hal ini dipertegas dengan wawancara
penulis kepada Bapak Arif
34
:
“Kita, buat scan barcode ada satu ya tapi belum difungsikan. Karna kita rencana mau dipakenya barengan
sama kartu anggota. Jadi nanti bisa dipake buat scan no barcode buku dan kartu anggota.”
d. Mesin Pencetak Kartu Anggota
Sesuai observasi yang penulis lakukan, terdapat satu unit mesin pencetak kartu anggota ZEBRA P330i yang diletakkan
di meja sirkulasi. Mesin ini belum dioperasikan karena sedang dalam proses mengkonfigurasi kartunya agar bisa di scan
menggunakan barcode scanner. Hal ini juga diungkapkan oleh Bapak Arif
35
: “Ini mesin untuk cetak kartu anggota. Masih belum kita
pake si soalnya masih belum bisa disambungin ke IBRA nya jadi ya kita belum gunain tapi nanti bakalan kita pake
kalo udah bisa.”
e. Furnitur
Sesuai dengan wawancara dan observasi penulis, semua furnitur yang ada di Perpusda Tangsel, seperti meja dan kursi
telah disiapkan sebelum hardware lainnya dibeli. Hal ini dikarenakan anggaran yang masih terbatas sehingga furnitur-
34
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.30
35
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 20 September 2015 pukul 11.18 WIB
furniturnya terlebih dahulu dibeli sebelum hardware lainnya. Hanya saja, furnitur yang ada di Perpusda Tangsel beberapa
kali mengalami perubahan posisi letak seiring terus bertambahnya koleksi tercetak dan rak-rak bukunya. Hal ini
dipertegas dengan kalimat yang diungkapkan oleh Bapak Iif Miftakhudin
36
:
“kalo untuk pengaturan khusus kita ga ada karena kita tempatnya masih nyewa masih ngontrak jadi
serba terbatas. Keterbatasan ruangan jadi ya belom ada ketentuan khusus penempatan komputer dan
sebagainya.”
Jadi, perubahan posisi letak furnitur disini akibat pengaturan rak-rak yang baru dibeli. Pihak perpustakaan
mengatur agar rak baru ini bisa diposisikan di ruang yang terbatas ini namun tidak mengesampingkan nilai estetika dan
mengganggu furnitur yang telah ada. Tidak menutup kemungkinan bahwa di masa yang akan datang, furnitur yang
telah ada sekarang akan mengalami reposisi kembali.
2. Instalasi dan percobaan perangkat lunak
Sebelum melakukan instalasi perangkat lunak berupa IBRA, terlebih dahulu yang harus diperhatikan berupa jaringan komputernya.
Jaringan komputer yang ada di Perpusda Tangsel ini jangkauannya masih terbatas pada satu lokasi atau biasa disebut dengan istilah LAN
36
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 10.32
Local Area Network dikarenakan faktor kemudahan dalam bertukar file, backup data dan kemudahan dalam mengontrol data yang keluar-
masuk. Dalam sebuah jaringan, terdapat berbagai macam topologi.
Topologi yang digunakan disini yaitu topologi bus.
37
Gambar 1 Topologi LAN Bus Alasan menggunakan topologi ini dikarenakan topologi ini
umumnya digunakan untuk jaringan komputer yang terhubung secara sederhana sehingga komputer-komputer yang terlibat di dalamnya bisa
berkomunikasi satu sama lainnya. “Kalo masalah jaringan ya, kita pake yang biasa-biasa aja.
Pengaturan standar soalnya yang ngerjain dan instalasi segala macemnya kan dari vendornya langsung. Jadi kita tinggal pake.”
38
Sesuai dengan observasi yang dilakukan penulis, ada beberapa peralatan yang digunakan dalam jaringan ini, yaitu :
37
Naproni. Membangun LAN dengan Windows XP. Jakarta : Elex Media Komputindo, 2007 h.7
38
Wawancara Pribadi Bapak Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.05 WIB
a. Network Interface Card
NIC atau Network Interface Card Kartu Jaringan yang merupakan jembatan penghubung antara komputer dan jaringan
komputer berfungsi sebagai media pengirim data ke komputer lain di dalam jaringan, mengontrol data flow antara komputer
dan sistem kabel, serta menerima data yang dikirim dari komputer lain lewat kabel dan menerjemahkannya kedalam bit
yang dimengerti oleh komputer. NIC yang digunakan di Perpusda Tangsel ini berupa NIC fisik yang telah terpasang
ditancapkan di Motherboard. b.
Modem Modul Demodulator
Gambar 2 Modul Demodulator atau Modem
Merupakan alat yang digunakan untuk terhubung ke jaringan internet menggunakan kabel telepon atau yang biasa
disebut dengan istilah Online. Modem yang digunakan di Perpusda Tangsel ini berupa Modem ZTE GPON ONT untuk
jaringan Fiber Optic Speedy. ISP atau Internet Service Provider Penyedia Layanan Internet yang digunakan disini
yaitu Speedy Telkomsel sehingga modem ini mampu mentransfer data hingga 100Mbps. Hal ini seperti yang
diungkapkan oleh Bapak Arif
39
:
ISP yang kita langgan disini dari telkomsel yaitu Speedy. Kenapa pake speedy, karna koneksinya kenceng dan untuk
taraf perpustakaan kita seperti ini, sudah cukup mumpuni ya
c. Wireless Access Point
Perpusda Tangsel mempunyai satu buah Wireless Access Point atau disingkat WAP.
Gambar 3 Wireless Access Point
WAP merupakan alat yang digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer dalam suatu jaringan, dari
dan ke jaringan wireless Nirkabel. Alat ini digunakan untuk
39
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 13.15 WIB
menyambungkan akses internet secara wifi yang ditujukan pada jaringan LAN Perpusda Tangsel. Dengan kata lain, WAP
merupakan Hub atau Switch versi nirkabel.
Gambar 4 Alur kerja Wireless Access Point
Alur kerja Wireless Access point dimulai dari modem yang mentransmisikan internet ke WAP. Kemudian dari WAP akan
ditransmisikan kembali kepada komputer server beserta komputer-komputer clientnya, yaitu komputer untuk layanan
sirkulasi dan komputer untuk penelusuran secara nirkabel.
40
Alasan mengapa menggunakan WAP yaitu agar lebih efisien, tidak menghabiskan banyak dana untuk membeli kabel dan
waktu yang dibutuhkan untuk instalasinya lebih cepat, seperti yang diungkapkan Mas Iif
41
:
40
Niko Rahmadi Wiharto, “Apa Perbedaan Wireless Access Point dan Wireless Router?” artikel diakses pada 20 oktober 2015 dari http:www.pintarkomputer.com201407apa-perbedaan-
wireless-access-point-dan-wireless-router.html
41
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.02
“Kita pake access point ini biar lebih efisien aja sih, soalnya ga perlu beli banyak kabel buat menyambungkan
semua komputer ke jaringan. Hemat biaya juga. Instalasinya ga repot.”
d. Power over Ethernet PoE
PoE atau DC Power Injector merupakan alat yang digunakan untuk menyalurkan listrik melalui kabel Ethernet
atau kabel UTPSTP.
Gambar 5 Power over Ethernet PoE
Terdapat dua buah PoE di Perpusda Tangsel. Satu PoE disambungkan ke Modem, sedangkan PoE satunya lagi
disambungkan ke WAP. Alat ini berfungsi untuk
menyelesaikan masalah sulitnya mencari sumber power pada pemasangan perangkat access point. Penggunaan PoE juga
membuat jaringan komputer lebih efisien, karena tiap
perangkat membutuhkan 2 kabel UTP untuk data dan kabel listrik untuk powernya. Dengan adanya PoE cukup
menggunakan satu kabel UTP dimana transfer data dan aliran listrik terjadi dalam satu kabel. Seperti yang diungkapkan oleh
Bapak Iif
42
: Ini juga sama, kita pake biar efisien ya. Selain hemat
biaya pembelian kabel dan sebagainya, kita juga hemat waktu dan tenaga. Singkatnya ga repot lah
Selanjutnya, proses instalasi perangkat lunak berupa IBRA. Hal ini dilakukan oleh pihak vendor. Staf perpustakaan hanya memperhatikan
proses instalasi sekaligus bertanya jawab. “Nah kalo proses instalasi IBRA nya ya, waktu itu kita Cuma
merhatiin sambil nanya-nanya ini apa, buat apa, gimana- gimananya lah. Semua dilakuin sama pihak vendor mas.”
43
Berikut tahap-tahap instalasi IBRA : a.
Masukkan CD instalasi IBRA ke dalam komputer server yang telah tersedia. Komputer server di Perpusda Tangsel ini terletak
di bagian Sirkulasi. Lalu buka drive CD ROM b.
Double click Jalankan pada aplikasi tersebut. Kemudian akan muncul menu kotak dialog yang bertuliskan lisensi.
42
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.09 WIB
43
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 12.35 WIB
Gambar 6 Menu Lisensi Instalasi IBRA
Kotak dialog lisensi ini berisi info mengenai IBRA, beberapa versi IBRA dan aturan yang diberlakukan terkait penggunaan
software ini. Klik Accept dan ikuti perintah selanjutnya.
c. Kemudian akan muncul menu selanjutnya yaitu menu
konfirmasi instalasi.
Gambar 7 Menu Konfirmasi Instalasi IBRA
Menu konfirmasi instalasi ini berisi pemberitahuan sebelum menyetujui instalasi IBRA berupa Sistem Operasi yang digunakan agar
kompatibel dengan software ini, direktori penyimpanan data dan peringatan mengenai penumpukan data apabila telah diinstal
sebelumnya. Dibawah pemberitahuan ini, terdapat kolom folder tujuan tempat
menyimpan data ini. Kita dapat memilih dimana akan disimpan data IBRA ini dengan mengklik Browse. Disarankan untuk mengikuti
pengaturan default, yakni penyimpanan di folder C:\. Kemudian klik Install dan tunggu hingga proses instalasi selesai dilakukan.
Setelah instalasi IBRA selesai, selanjutnya pasang xampp untuk menjalankan aplikasi ini di browser yang ada. Browser default yang
digunakan yaitu Mozilla Firefox. Adapun tahapan pemasangan xampp, yakni dengan membuka drive CD ROM yang berisi data instalasi IBRA
tadi kemudian copy shortcut xampp_start.exe dan xampp_stop.exe ke desktop. Maka akan muncul shortcut xampp untuk memulai dan
menutup program IBRA ini.
Gambar 8 Shortcut xampp di desktop
Setelah shortcut xampp untuk memulai dan menutup program IBRA ini muncul di desktop, klik dua kali pada shortcut xampp start.
Maka akan muncul menu seperti berikut ini.
Gambar 9 Tampilan dari Xampp Start
Setelah kotak menu xampp start ini muncul, maka secara otomatis akan muncul tulisan konfirmasi untuk menjalankan aplikasi IBRA di
browser yang terintegrasi dengan aplikasi tersebut. Mozilla Firefox
merupakan browser defaultnya. Aplikasi IBRA pun akan terbuka secara otomatis melalui browser tersebut.
Gambar 10 Interface IBRA di browser
Proses instalasi selesai dan IBRA dapat digunakan.
Untuk menutup program, dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada shortcut xampp_stop yang ada pada desktop. Maka akan
muncul kotak menu yang sama seperti memulai program namun tulisannya berupa konfirmasi penutupan program selesai.
Gambar 11 Tampilan dari Xampp Stop
Kotak menu ini akan muncul beberapa detik dengan running text yang muncul didalamnya bertuliskan Shutdown Complete lalu secara
otomatis tertutup bersamaan dengan pemberhentian program IBRA. Setelah IBRA terpasang di komputer server, maka perlu dilakukan
percobaan kebutuhan perpustakaan, modul-modul apa sajakah yang akan digunakan untuk menunjang aktifitas sehari-hari perpustakaan.
Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif
44
: “Salah satu menu yang pertama dicoba yaitu menu untuk
memasukkan data bibliografis buku. Ini hal paling penting kan di perpustakaan, jadi dicoba buat input data bibliografis bukunya
dulu” Berikut langkah-langkahnya.
1. Klik Modul Pustaka Cetak yang terdapat pada Menu Sirkulasi
Gambar 12 Modul Pustaka Cetak 2.
Kemudian klik pada tulisan “Tambah Koleksi”.
44
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin 8 September 2015 Pukul 13.00 WIB
Gambar 13 Toolbar pada Modul Pustaka Cetak
3. Selanjutnya akan muncul Form Buku Teks berisi banyak
kolom-kolom yang harus diisi, seperti judul, pengarang, dll. Kolom yang diikuti dengan simbol “ “ wajib diisi.
Gambar 14 Tampilan Form Input Bukuteks
4. Setelah semua kolom selesai diisi, klik “Simpan”.
Gambar 15 Tombol Simpan Pustaka Cetak 5.
Selesai.
Jadi, pada proses ini dilakukan pada tahun 2012 akhir dan dilaksanakan oleh pihak dari Teratama bersama dengan staf perpustakaan
yang menyaksikan proses instalasi beserta percobaan perangkat lunaknya ini.
3. Pelatihan
Sejak awal penggunaan software ini hingga sekarang, pelatihan yang ada hanya satu kali, yaitu pada awal instalasi software Ibra berupa
petunjuk-petunjuk teknis penggunaannya beserta fungsi dari masing- masing modul ini. Pelatihan ini ditujukan bagi seluruh staf
perpustakaan di bagian sirkulasi, namun diwakilkan oleh seorang staf bernama Iif Miftahuddin
45
:
”kalo pelatihan cuma sekali. cuman setelah itu, ada masalah untuk konsultasi bisa kapan saja dari mereka. Dari kita
minta permintaan ada masalah di otomasinya mereka langsung menanganinnya. Karena mereka di jogja jadi
metode jarak jauh.”
45
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 Pukul 10.20 WIB
Pelatihan yang hanya dilakukan satu kali ini sudah mencakup semua fungsi-fungsi didalamnya sehingga staf perpustakaan tidak lagi
mengikuti pelatihan-pelatihan berkenaan dengan sistem otomasi ini. Selain itu, faktor tampilannya yang user-friendly juga membuat
penggunaan IBRA ini lebih mudah dan cepat untuk dipahami dan tidak memerlukan pelatihan khusus atau pelatihan mendalam.
Pelatihan yang dilakukan terbagi menjadi dua, yakni Interface Utama untuk pengguna dan Interface Menu Sirkulasi untuk staf
perpustakaan. Berikut ini kegiatan pelatihan yang mencakup penjelasan mengenai modul-modul yang digunakan pada software IBRA ini :
a. Interface Utama Pengguna
Interface utama untuk pengguna perpustakaan ini merupakan tampilan yang pertama muncul ketika menjalankan
IBRA.
Gambar 16 Interface Utama Pengguna
Di interface utama ini terdapat beberapa modul yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Berikut ini modul-modul yang terdapat pada Interface Utama Pengguna :
1 Home
Modul ini merupakan modul yang digunakan untuk kembali ke tampilan awal atau Interface Utama Pengguna.
Apabila kita sedang membuka suatu modul, maka untuk kembali ke tampilan utama dapat mengklik pada modul
Home ini. 2
Pustaka Cetak Modul Pustaka Cetak ini berfungsi untuk mengakses
semua bahan pustaka tercetak yang ada di Perpusda Tangsel.
Adapun cara menggunakannya, yaitu : a.
Klik pada modul “Pustaka Cetak” maka akan muncul tampilan pencarian pustaka cetak.
b. Selanjutnya bisa diatur berdasarkan jenis koleksi,
seperti bukuteks, fiksi, penelitian, skripsi, majalah, jurnal, cd-dvd, dan referensi.
c. Kemudian kata kunci diatur juga berdasarkan
kategorinya untuk mempermudah pencarian, berupa judul, subyek, pengarang, kontributor, id buku, no.
Inventaris, bahasa, klasifikasi, penerbit, tahun terbit, atau keyword.
d. Terakhir, klik pada button “Cari”
Berikut ini contoh buku yang telah penulis coba cari menggunakan IBRA dengan mengikuti langkah-langkah
pencarian diatas.
Gambar 17 Hasil Penelusuran Pustaka Cetak
Pada hasil penelusuran Pustaka Cetak, kita dapat melihat informasi bibliografisnya dengan mengklik pada
judul buku yang muncul. Informasi yang tertera berupa Judul, Pengarang, Kota Terbit, Penerbit, Tahun Terbit,
Jumlah Halaman, dan Lokasi bukunya. Selain itu, terdapat pula tabel yang menunjukkan Status Ketersediaan Pustaka,
Bisa Dipinjam atau Baca Ditempat, serta Nomor buku tersebut diadakan biasanya berdasar akuisisi buku tersebut.
Pada contoh diatas, nomor 7513 berarti buku tersebut diakuisisi ketika perpustakaan telah memiliki 7512
eksemplar buku. 3
Pustaka Digital Modul Pustaka Digital ini merupakan modul yang
difungsikan untuk menelusur koleksi digital yang ada di Perpusda Tangsel.
Cara menelusur pustaka digital ini sama seperti menelusur pustaka cetak. Perbedaannya terdapat pada jenis
koleksinya, yaitu pada modul ini terbagi atas koleksi e- Book, BSE-SD Buku Sekolah Elektronik – Sekolah
Dasar, BSE-SMP, BSE-SMA dan BSE-SMK. Pada tampilan hasil penelusurannya pun terdapat
opsi selain abstrak, yaitu baca secara full atau pun partisi. Berikut ini contoh hasil penelusuran penulis pada modul
pustaka digital :
Gambar 18 Hasil Penelusuran Pustaka Digital
Pada tampilan hasil penelusuran Pustaka Digital yang penulis lakukan, informasi yang ditampilkan pun
masih sama seperti yang ditampilkan pada penelusuran yang ada pada Modul Pustaka Cetak.
4 Pustaka Multimedia
Modul ini berfungsi untuk menelusur semua koleksi pustaka multimedia yang ada di Perpusda Tangsel. Cara
menelusurnya pun masih sama seperti yang dilakukan pada modul pustaka cetak dan modul pustaka digital. namun
pada modul pustaka multimedia ini terdapat preview sebagai penampil isi dari pustaka tersebut yang berbentuk
video singkat.
Gambar 19 Hasil Penelusuran Pustaka Multimedia
Pada modul ini juga terdapat pilihan untuk mengunduh pustaka tersebut namun belum difungsikan
karena koleksi multimedia perpusda tangsel masih dalam bentuk fisik dan telah disediakan alat pemutar audiovisual
apabila ingin menggunakan koleksi multimedia tersebut.
“Koleksi multimedia kita masih belum pake menu yang ada di IBRA ini soalnya kita masih make yang
dalam bentuk fisik aja. Dan kita juga udah nyiapin perangkat buat memutar koleksi multimedia itu.”
46
5 Pustaka Berbagi PDF
Gambar 20 Pustaka Berbagi PDF
Modul Pustaka Berbagi PDF ini berfungsi sebagai media berbagi segala jenis pustaka berbentuk PDF, dari dan
untuk pengguna maupun pustakawan.
46
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 3 September 2015 pukul 14.27 WIB
Cara menggunakannya pun masih sama seperti modul-modul sebelumnya, yaitu dengan mengetikkan kata
kunci pada kolom pencarian. Modul ini belum difungsikan, karena menu
pengolahan untuk mengelolanya belum aktif. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Iif
47
: “Menu ini kita belum pake, karna kan perlu menu
lain untuk mengelolanya, semacam menu pengolahannya. Selain itu juga butuh database
yang bisa menampung banyak file-filenya kan. Nah kita belum sampe kesitu.”
6 Ingin Berbagi PDF
Gambar 21 Modul Ingin Berbagi PDF
Modul Ingin Berbagi PDF ini berfungsi untuk mengunggah semua jenis koleksi yang berbentuk PDF
dengan mengisi beberapa fieldkolom yang telah tersedia.
47
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.35 WIB
Kolom ini dapat diisi dan diinput oleh pengguna maupun pustakawan sehingga hasilnya dapat diakses bersama-sama
pula melalui Modul Pustaka Berbagi PDF diatas. Modul ini juga belum difungsikan, dikarenakan
sama seperti modul sebelumnya, yaitu modul pustaka berbagi PDF, modul ini belum bisa dikelola dan belum
memiliki database untuk menampung file-file yang masuk. Hal ini dijelaskan oleh Bapak Iif
48
: “Menu ini juga sama kaya menu pustaka berbagi pdf
tadi, kita belum punya databasenya dan belum aktifin menu untuk mengelolanya.”
Beberapa informasi yang harus dimasukkan dalam
fieldkolom yang disediakan, seperti : a.
kategori tinggal memilih kategori yang sudah disediakan oleh IBRA, yaitu e-Book atau Buku Sekolah
Elektronik dari jenjang Sekolah Dasar hingga Sekolah Menengah Atas,
b. Bahasa Indonesia, Inggris atau lainnya,
c. Judul Wajib diisi
d. PenulisPengarang Wajib diisi
e. KotaPenerbitSumber
f. Tahun Karya
g. Subyek Wajib diisi
h. File PDF berfungsi untuk mengunggah file
48
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.37 WIB
Dibawah fieldkolom ini, terdapat tulisan pertanggungjawaban bahwa file yang telah diunggah ini
agar bisa bermanfaat bagi pembacanya. i.
Nama Saya Nama orang yang mengunggah file tersebut wajib diisi
j. No. Anggota opsional, jika ada
k. Kontak Person Saya Nomor Telepon HP orang yang
mengunggah file l.
Security Code berisi sebuah kode acak m.
Type Code kolom untuk memasukkan kode yang tertera pada fieldkolom Security Code diatas
Security dan Type code ini berfungsi untuk membedakan antara manusia dan komputer. Apabila
yang dimasukkan sesuai dengan yang tertera, maka sistem akan merespon bahwa yang memasukkan adalah
manusia. Setelah semua fieldkolom diisi, terdapat dua button
yang tersedia, berupa Simpan dan Reset. Simpan berfungsi untuk memasukkan semua informasi yang diisikan kedalam
database, sedangkan Reset berfungsi untuk menghapus semua fieldkolom yang terisi sehingga kembali seperti
awal membuka modul ini.
7 Anggota
Modul Anggota ini berfungsi untuk mencari informasi mengenai anggota perpustakaan.
Gambar 22 Modul Anggota
Berikut ini langkah-langkah untuk menggunakannya : a.
Dimulai dengan menentukan kategori pencarian. Kategori yang tersedia, yaitu berdasarkan Nama, No.
Induk, dan Jenis Anggota. b.
Selanjutnya masukkan kata kunci pada kolom yang tersedia untuk mencari anggota sesuai kategori yang
dipilih. Misal, dipilih kategori nama anggota dan diketik Theo lalu klik button “Cari”.
c. Maka akan muncul informasi anggota berdasarkan kata
kunci yang dimasukkan. Contoh pencarian dengan nama Theo.
Gambar 23 Hasil Penelusuran Anggota
Pada hasil penelusuran anggota ini, akan muncul informasi dari anggota yang kita cari. Informasi yang
tertera berdasarkan contoh yang penulis lakukan berupa:
1 No. Anggota
tertera nomor anggota 0000205. 2
Nama tertera nama lengkap Theo Hartanto.
3 No. Induk
Nomor yang tertera pada nomor induk ini, sama dengan nomor yang tertera pada nomor anggota,
yaitu 0000205 4
Registrasi Merupakan hari dan tanggal anggota mendaftar
baru ataupun memperbaharui keanggotaan di perpustakaan, yaitu Kamis, 3 September 2015
5 Habis KTA
Informasi hari dan tanggal berakhirnya masa aktif keanggotaan, yaitu tertera Kamis, 31
Desember 2015. 6
Angkatan Berisi informasi pertama kali anggota tersebut
mendaftar, yaitu 2013. 7
Jenis Anggota Berisi jenis-jenis anggota yang mendaftar,
berupa Umum, SKPD atau Pegawai. Pada contoh tertera jenis anggota berupa Umum.
8 Alamat Tinggal
Sesuai dengan yang tertulis pada saat pertama kali mendaftar, berisi alamat dari anggota
tersebut.
8 Informasi Layanan
Gambar 24 Informasi Layanan Perpustakaan
Pada modul ini berisi waktu pelayanan dan macam- macam pelayanan yang tersedia di Perpusda Tangsel.
Waktu layanan Perpusda Tangsel, yaitu a.
Senin-Kamis : 08.00 – 15.30 WIB
b. Jum’at
: 08.00 – 16.00 WIB Sedangkan untuk informasi macam-macam layanan
yang disediakan oleh Perpusda Tangsel, berupa : a.
Sirkulasi Melayani keanggotaan, Pinjam Kembali dan Perpanjang
Pustaka, Keterangan bebas pustaka. b.
Online Public Access Fasilitas PC untuk mengakses pustaka dan internet.
c. Pustaka
Layanan pustaka ini terbagi lagi menjadi tiga, yakni
I. Pustaka Tercetak
Teksbook, penelitian, skripsi, makalah, kliping, jurnal, majalah
II. Pustaka Digital
E-book, artikel, makalah, kliping, skripsi, penelitian.
III. Pustaka Multimedia
Rekaman video, audio, gambar, CD, DVD. 9
Usul Pengadaan Modul ini berfungsi untuk mengusulkan Pengadaan
suatu buku yang diinginkan oleh pengguna atau buku yang tidak terdapat di Perpusda Tangsel.
Modul ini juga belum digunakan oleh petugas perpustakaan, dikarenakan untuk usul pengadaan masih
dilakukan secara manual, yaitu dengan menanyakan dan membicarakan secara langsung kepada petugas sirkulasi.
Hal ini diungkapkan oleh Bapak Iif
49
: “menu ini kita belum pake juga, soalnya
kalo ada yang ngusulin suatu buku, biasanya kita ngobrol langsung aja sama anggota perpustakaan
tersebut. Abis itu nanti kita catet.”
49
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.41 WIB
Gambar 25 Usul Pengadaan Pustaka
Pada modul ini, berisi beberapa kolom yang harus diisi berdasarkan informasi dari buku yang ingin diusulkan.
Adapun informasi yang harus dimasukkan, yakni : a.
Nama wajib diisi dengan nama lengkap b.
No. Anggota opsional, jika ada c.
Alamat Alamat lengkap dan jelas, tidak wajib diisi d.
Kontak Person Saya No. TeleponHP yang bisa dihubungi
e. Judul wajib diisi
f. Pengarang wajib diisi
g. Penerbit wajib diisi
h. Tahun
i. Edisi
j. Keterangan alasan buku tersebut ingin diadakan
k. Security Code
l. Type Code
Setelah selesai diisi kolom-kolomnya, klik “Simpan” atau klik “Reset” apabila ingin menghapus semua informasi
yang telah diketik pada kolom.
10 Layanan Antar
Modul ini berfungsi untuk pemesanan buku jarak jauh online sehingga buku-buku yang ingin dipinjam akan
diantar ke alamat tujuan yang telah ditentukan oleh pengguna.
Gambar 26 Modul Layanan Antar Pustaka
Pada modul ini terdapat form untuk memesan pustaka cetak. Adapun informasi yang harus dimasukkan, berupa :
1. Pilih kategori dari Pustaka cetak yang akan dipesan.
Kategori yang tersedia, yaitu Bukuteks, Fiksi, Penelitian, Skripsi, Majalah, Jurnal, CD dan DVD.
2. Nama Pemesan Wajib diisi dengan nama lengkap
3. No. Anggota Opsional, jika ada
4. Kontak Person Saya Nomor Kontak Pemesan yang
dapat dihubungi 5.
Pustaka1 Data pustaka yang dipesan, diisi selengkap mungkin
6. Pustaka2 Data pustaka kedua yang dipesan, diisi
selengkap mungkin 7.
Mohon Dikirim ke Alamat alamat pemesan 8.
Selambatnya Tanggal diisi dengan tanggal, bulan dan tahun pengiriman
9. Keterangan Tambahan diisi apabila ada informasi yang
ingin ditambahkan 10.
Security Code 11.
Type Code
Setelah mengisi form yang tersedia, klik “Simpan” untuk mengkonfirmasi pemesanan atau klik “Reset” untuk
membatalkan. Layanan antar pustaka cetak ini berlaku untuk
pemilik kartu anggota perpustakaan saja. Semua konsekuensi komunikasi dan jasa pengiriman dibebankan
ke pemesan.
Sampai saat ini, modul ini belum diaktifkan. Hal ini dikarenakan masih terbatasnya jumlah koleksi dan SDM
Sumber Daya Manusia yang ada di Perpusda Tangsel. Selain itu, sistem informasi IBRA ini juga belum
terintegrasi secara online, masih sebatas LAN. Hal ini diungkapkan Bapak Iif
50
: “Wah kalo modul ini belum kita aktifin atau
mungkin ga di aktifin. Soalnya jarang ya perpustakaan yang mempunyai layanan ini. Kalo
kita sendiri, selain koleksi dan SDM nya terbatas, jaringan kita juga masih lokal.”
11 Sumbangan Buku
Modul ini berfungsi sebagai media untuk pengguna yang ingin menyumbangkan bukunya kepada perpustakaan.
Gambar 27 Modul Sumbangan Buku
50
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 13.56 WIB
Untuk menyumbangkan sebuah buku, pengguna diharuskan mengisi form yang telah tersedia di modul ini. Adapun
informasi yang harus diisi, yaitu : a.
Kategori dari buku tersebut, apakah termasuk bukuteks, jurnal, majalah, dll.
b. Judul
c. Pengarang
d. Penerbit
e. Tahun
f. Edisi
g. Diambildikirim ke pada kolom ini, dapat diisi dengan
mencantumkan alamat penyumbang buku h.
Nama penyumbang i.
No. Anggota j.
Kontak Person k.
Keterangan Tambahan l.
Security Code m.
Type Code
Modul ini juga belum difungsikan oleh petugas Perpusda Tangsel. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif
51
: “Menu sumbangan buku ini juga sama kaya menu
usul pengadaan, belum diaktifin karna kita masih melakukannya secara manual. Anggota ngomong
langsung ke kita.”
51
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.03 WIB
12 Kamus Istilah
Gambar 28 Kamus Istilah Glossarium
Sesuai dengan judulnya, modul ini berfungsi untuk mencari makna dari sebuah istilah-istilah tertentu. Ini
merupakan salah satu fitur unggulan dari IBRA karena telah terpasang kamus sesuai bidang-bidang ilmu
pengetahuan. Adapun bidang ilmu pengetahuan yang terdapat di
modul kamus istilah ini, yaitu Ekonomi, Komputer, Kedokteran dan Hukum.
Informasi yang tercantum pada modul ini, berupa Istilah, Deskripsi makna dan Sumber. Cara
menggunakannya, yaitu : a.
Pilih Kategori Bidang ilmu pengetahuan dari istilah yang ingin kita cari maknanya
b. Ketikkan istilah yang ingin kita cari tahu maknanya
pada kolom yang tersedia. Disini terdapat pilihan apakah istilah yang ingin kita cari maknanya tersebut
dimulai dari kata depan atau secara acak. Apabila dari kata depan, kita dapat mengklik pada pilihan yang ada
disamping kolom penulisan istilah. Misal, kita ingin mencari makna Wireless Fidelity WiFi. Apabila kita
memasukkan kata Wireless, kita bisa memilih apakah mau dicari dari kata depan Wireless atau secara acak.
Hasil yang ditampilkan apabila kita memilih secara acak akan lebih luas, karena semua istilah yang
mengandung kata Wireless akan ditampilkan. c.
Selanjutnya klik “Cari”. Maka sistem akan secara otomatis mencari makna dari istilah yang kita
masukkan. Disamping button “Cari”, terdapat button “Kosongkan”.
Ini berfungsi untuk menghapus atau mengosongkan tampilan hasil pencarian.
13 Login
Modul ini ditujukan untuk masuk dan mengakses akun yang telah terdaftar di sistem informasi IBRA ini.
Pada saat ini, hanya pustakawan yang dapat mengaksesnya. Untuk anggota perpustakaan, modul ini masih belum
berfungsi dikarenakan masih dalam tahap pengembangan sistem databasenya.
Gambar 29 Modul Login
Untuk mengaksesnya, diharuskan memasukkan username dan password. Username anggota diisi dengan
nomor induk pada saat mendaftar. Sedangkan untuk password, dapat dibuat dengan menghubungi staf
perpustakaan. Modul ini masih terbatas pada staf perpustakaan saja, maka
ketika login menggunakan username dan password staf perpustakaan, selanjutnya akan masuk ke interface
pendukung untuk staf perpustakaan berupa Menu Sirkulasi.
“Untuk saat ini kita masih belum buka akses akun buat login ini ke anggota. Masih sebatas
petugasnya aja.”
52
52
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.17 WIB
b. Menu Sirkulasi
Menu sirkulasi ini berfungsi untuk membantu staf perpustakaan bagian sirkulasi dalam melakukan segala macam
aktifitas di pelayanan sirkulasi.
Gambar 30 Menu Sirkulasi
Pada menu ini, terdapat beberapa modul, diantaranya : 1
Anggota Modul anggota ini difungsikan untuk mengolah dan
memproses segala urusan yang berhubungan dengan keanggotaan perpustakaan.
Gambar 31 Modul Anggota Menu Sirkulasi
Pada modul ini, terdapat informasi anggota seperti : a.
Nomor induk anggota beserta jenis anggota Umum, Karyawan atau SKPD
b. Identitas Anggota No. Induk anggota, angkatan dan
asal instansi jika ada c.
Tampilan photo d.
Edit data anggota e.
Bebas Pustaka
Untuk menelusur anggota, dapat mencarinya berdasarkan nama anggota, nomor induknomor anggota
dan jenis anggota. Selain itu, dapat pula disortir apakah foto mau ditampilkan, penelusuran dari kata depan, tampilkan
semua atau reset.
Disini juga terdapat menu untuk menambahkan anggota baru dengan mengklik pada menu “Tambah Anggota” dan
mengisi form pendaftaran anggota baru.
Gambar 32 Form Tambah Anggota
Adapun langkah-langkah penambahan anggota baru, yaitu dengan mengisi form pendaftaran anggota berikut ini :
a. Nama Isi nama lengkap
b. Nomor Induk diisi sesuai urutan nomor induk terakhir
mendaftar c.
Tahun Masuk Tahun pada saat menambahkan anggota baru ini
d. Jenis Anggota Pilih antara Umum, Karyawan atau
SKPD e.
Asal Instansi Kolom ini opsional, diisi jika ada f.
Pekerjaan Tidak wajib diisi
g. Alamat Tinggal diisi dengan alamat tinggal sekarang
h. Alamat Asal diisi dengan alamat tinggal asal
i. Email ini berfungsi untuk mengirimkan surat
peringatan pengembalian pustaka atau memberikan informasi terbaru mengenai kegiatan Perpusda Tangsel
j. Telepon Nomor kontak yang dapat dihubungi
k. Jenis Kelamin
l. TempatTanggal Lahir
m. Status Aktif KAP ini berfungsi untuk mengaktifkan
status keanggotaan atau menonaktifkan sementara n.
Foto untuk mengunggah foto anggota, belum diaktifkan
o. Keterangan diisi apabila ingin menambahkan informasi
tertentu Setelah semua form penambahan anggota baru diisi,
klik “Simpan” untuk mengkonfirmasi informasi yang telah diisi pada form.
Disamping menu “Tambah Anggota”, terdapat juga menu “Cetak KTA” yang berfungsi untuk mencetak kartu
anggota secara fisik.
Gambar 32 Cetak KTA Terdapat pula button “Hapus” untuk menghapus
data anggota. 2
Pustaka Cetak Modul ini berfungsi untuk mengatur dan
mengontrol pustaka cetak yang ada di Perpusda Tangsel.
Gambar 33 Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi
Tampilan pada modul ini masih sama seperti tampilan pencarian anggota pada interface utama pengguna.
Perbedaannya yaitu terdapat beberapa button dan pilihan untuk mengedit pustaka cetak. Adapun tambahan button
dan pilihan edit tersebut, yakni : a.
Tambah Koleksi Button ini berfungsi untuk menambahkan koleksi
baru. Apabila di klik, maka akan muncul form penambahan koleksi baru yang harus diisi, berupa data
bibliografisnya Judul, Penerbit, Pengarang, Tahun Terbit, dll.
b. Cetak
Button ini berfungsi sebagai pencetak data bibliografis dari koleksi yang ada. Namun button ini
belum digunakan oleh pustakawan Perpusda Tangsel. c.
Edit Button ini berfungsi untuk mengedit data-data
bibliografis dari koleksi yang sudah terinput di sistem informasi IBRA ini.
d. Inventaris
Button ini berfungsi sama seperti edit, namun pada button ini terdapat kolom untuk mengedit jumlah
eksemplar buku dan nomor induk buku.
e. Delete
Button ini berfungsi untuk menghapus data Pustaka Cetak yang dipilih.
3 Transaksi
Modul ini berfungsi untuk proses peminjaman pustaka, pengembalian pustaka dan perpanjangan pustaka.
Gambar 34 Modul Transaksi Menu Sirkulasi
Pada saat mengklik modul ini, akan ditampilkan tiga buah kotak. Kotak pertama berfungsi untuk memasukkan
nomor barcode dari suatu anggota baik secara manual maupun otomatis menggunakan perangkat barcode
scanner. Pada kotak kedua dan ketiga, yang berada di bawah
kotak barcode, menampilkan informasi mengenai transaksi- transaksi terakhir kali dilakukan. Informasi yang
ditampilkan, yaitu nama pengunjung, kegiatan transaksi
peminjaman atau pengembalian, nomor induk buku, dan waktunya.
“Nah ini menu transaksi. Kalo kita klik, muncul tiga kotak kaya gini. Yang atas ini kita masukin nomor
induk anggota buat nantinya kalo mau melakukan peminjaman atau pengembalian buku. Nah kotak
bawahnya yang dua ini buat ngeliat transaksi dua terakhir. Siapa nama anggotanya, peminjaman atau
pengembalian, nomor induk bukunya, dan jam nya.”
53
Adapun langkah-langkah dalam melakukan transaksi peminjaman, yakni
a. Klik pada modul “Transaksi” kemudian masukkan
nomor anggota yang ingin meminjam buku. Klik “Proses”.
Gambar 35 Input Barcode Anggota b.
Selanjutnya masukkan nomor induk buku yang ingin dipinjam pada kolom “Barcode Pustaka”. Klik “Proses”
maka secara otomatis buku tersebut telah tercatat dipinjam oleh anggota yang bersangkutan.
53
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 Pukul 14.00 WIB
Gambar 36 Input Barcode Pustaka Selain untuk melakukan peminjaman, modul ini juga
digunakan untuk pengembalian bahan pustaka yang dipinjam. Langkah-langkah yang dilakukan untuk
mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam, yaitu : a.
Klik modul “Transaksi” pada Menu Sirkulasi. b.
Masukkan nomor anggota pada kolom yang tersedia, selanjutnya klik “Proses”. Maka akan tampil informasi
anggota beserta pustaka yang dipinjam.
Gambar 37 Informasi Peminjaman Pustaka
c. Pada informasi pustaka yang ditampilkan, pilih pustaka
mana yang akan diperpanjang kemudian klik pada button
“KMB” maka secara otomatis catatan peminjaman pustaka tersebut akan terhapus.
Disamping peminjaman dan pengembalian pustaka, terdapat button untuk perpanjangan peminjaman apabila
anggota ingin meminjam kembali dengan judul buku yang sama. Langkah-langkah untuk melakukan perpanjangan
peminjaman pustaka masih sama dengan pengembalian bahan pustaka, hanya pada langkah terakhir klik pada
button “PERPJG” yang artinya Perpanjang.
Gambar 38 Button PERPJG Pada proses perpanjangan peminjaman pustaka ini,
terdapat catatan berapa kali perpanjangan dilakukan. Perpusda Tangsel menerapkan batas maksimal
perpanjangan sebanyak lima kali seperti yang dijelaskan oleh Bapak Arif
54
: “Nah kalo ntuk menu perpanjangan ini kan ada
tulisan x dan 0 ya, itu untuk ngitung berapa kali dia perpanjang. Kita kasih batas maksimal perpanjang
Cuma lima kali. Kenapa lima kali karna udah disuruhnya begitu.”
4 OPAC
Modul OPAC ini berfungsi untuk mengakses dan mengetahui aktifitas yang dilakukan oleh anggota yang
melakukan penelusuran atau menggunakan modul-modul yang ada pada Interface Utama untuk Pengguna.
Didalam modul OPAC ini, terdapat beberapa menu lagi, yaitu Usul pengadaan, Sumbangan Buku, Pustaka Berbagi,
dll. Modul ini juga belum difungsikan oleh petugas
perpustakaan. Hal ini dikarenakan menu-menu yang ada pada modul ini tidak difungsikan dan masih dilakukan
secara manual. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Arif
55
: “kalo menu OPAC ini kita ga pake si. Karna kalo
kita klik, tampilannya kosong. Jadi gimana kita makenya. Di sini juga ga dibutuhin banget menu
ini.”
54
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 Pukul 14.07 WIB
55
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 September 2015 pukul 10.30 WIB
5 Laporan
Modul laporan ini berfungsi untuk melakukan pencatatan statistik secara otomatis mengenai segala
macam aktifitas yang telah dilakukan pada Menu Sirkulasi ini yang nantinya digunakan untuk kegiatan pelaporan.
Gambar 39 Modul Laporan
Pada modul laporan ini terbagi lagi menjadi beberapa pilihan yang sangat detail. Namun seperti yang
diungkapkan oleh Bapak Arif
56
, hanya beberapa menu saja yang digunakan, yaitu Laporan Kegiatan Petugas Sirkulasi,
Laporan Pengunjung, Laporan Pustaka Cetak dan Laporan Pustaka Cetak yang Dipinjam. Hal ini dilakukan
berdasarkan kebutuhan apabila kepala perpustakaan
56
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 3 September 2015 pukul 11.05 WIB
membutuhkan data koleksi yang sering dipinjam atau pengunjung.
a. Laporan Kegiatan Petugas Sirkulasi
Gambar 41 Laporan Kegiatan Petugas Sirkulasi
Menu ini berfungsi untuk mengetahui aktifitas yang telah dilakukan pustakawan sirkulasi Perpusda Tangsel
yang berjumlah 7 orang tersebut. Pada menu ini, terdapat aktifitas yang dilakukan
petugas sirkulasi dalam beberapa kategori, yakni : I.
Pustaka Cetak Kategori ini ditujukan untuk mengetahui
aktifitas pustakawan sirkulasi dalam hal pengelolaan pustaka cetak. Cara mengetahuinya
yaitu muncul nama petugasnya beserta kegiatan yang dilakukan. Misal, nama petugas Arif
melayani peminjaman atas nama Theo Hartanto
dengan nomor anggota 0000205 pada tanggal 10 oktober 2015 pukul 13.25 WIB.
II. Anggota
Kategori anggota berfungsi untuk mengetahui kegiatan petugas sirkulasi dalam
melayani pengguna dalam hal keanggotaan, seperti pendaftaran anggota baru, perpanjangan
masa aktif KTA, dll. III.
Inventaris Fungsi dari kategori inventaris ini yaitu
untuk mengetahui kegiatan inventaris pada suatu koleksi dilakukan oleh siapa, sehingga apabila
terdapat kesalahan, dapat diketahui siapa yang melakukan kesalahan tersebut.
IV. Pustaka Digital
Kategori pustaka digital berfungsi untuk mengetahui kegiatan petugas dalam hal
pengelolaan pustaka digital. namun fungsi ini belum digunakan karena Perpusda Tangsel
masih belum memiliki koleksi digital. V.
Pustaka Multimedia Kategori ini juga berfungsi untuk
mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh petugas sirkulasi dalam mengelola pustaka
multimedia. Fungsi ini juga masih belum digunakan karena koleksi multimedia di
Perpusda Tangsel belum dimasukkan kedalam database sistem informasi ini.
Berikut ini langkah-langkah untuk mengetahui laporan kegiatan petugas sirkulasi yang telah disebutkan
diatas, yakni : 1.
Pertama-tama, tentukan jangka waktu yang ingin kita ketahui mengenai kegiatan petugas sirkulasi
tersebut. Dari tanggal, bulan dan tahun berapa hingga tanggal, bulan dan tahun berapa.
2. Selanjutnya, tentukan nama petugas sirkulasi yang
ingin kita ketahui kegiatannya dengan memilih pada kolom yang tersedia kolom Username Petugas.
3. Pilih kategori kegiatan petugas sirkulasi yang ingin
diketahui dengan memilih pada kolom “Objek”. Pilihannya berupa Pustaka Cetak, Anggota,
Inventaris, Pustaka Digital dan Pustaka Multimedia. 4.
Kemudian bisa dipilih lebih spesifik lagi dengan membatasi pencarian pada satu kegiatan saja dengan
memilih pada kolom “Kegiatan”. Pada masing-masing objek yang dipilih, maka
kegiatannya pun berbeda-beda. Contohnya pada
objek Anggota, maka kegiatan yang dapat dipilih berupa Entri atau Update.
5. Setelah diatur kata kunci dan pembatasan
pencariannya, klik “Cari” maka sistem akan menampilkan sesuai perintah yang telah diatur.
Selain button Cari, terdapat pula button “Tampilkan Semua” untuk menampilkan semua informasi tanpa
pembatasan pada satu objek atau kegiatan dan “Kosongkan” untuk menghapus tampilan hasil
pencarian. b.
Laporan Pengunjung Menu ini berfungsi untuk mengetahui intensitas
kunjungan anggota perpustakaan dan segala macam informasi mengenai anggota perpustakaan.
Gambar 42 Laporan Pengunjung
Pada menu ini, penggunaannya lebih sederhana dikarenakan hanya terdapat pilihan jangka waktu dari
dan hingga kunjungan dan kolom untuk mencari anggota perpustakaan berdasarkan nama.
Langkah-langkah penggunaannya masih sama seperti laporan kegiatan petugas sirkulasi, namun lebih
sederhana, yakni 1.
Tentukan kurun waktunya untuk mengetahui laporan pengunjung yang datang ke Perpusda
Tangsel. 2.
Ketikkan nama anggota yang ingin kita cari pada kolom “Cari nama” yang telah tersedia.
3. Klik “Cari” untuk memproses pencarian.
Pada menu ini juga terdapat button “Tampilkan Semua” dan “Kosongkan” yang masing-masing
berfungsi untuk menampilkan informasi secara menyeluruh tanpa ada pembatasan dan menghapus
tampilan hasil penelusuran. Hasil pencarian yang dilakukan akan menampilkan
informasi seperti nomor anggota, nama anggota, jenis anggota, tanggal berkunjung dan waktu berkunjung.
c. Laporan Pustaka Cetak
Menu laporan pustaka cetak ini berfungsi untuk mengontrol semua pustaka cetak yang telah diinput
kedalam sistem informasi IBRA ini.
Gambar 43 Laporan Pustaka Cetak
Penggunaannya cukup mudah, yakni hanya dengan menentukan jangka waktu tertentu kemudian klik
“Tampilkan” maka sistem akan memproses secara otomatis. Selain itu, masih terdapat pilihan “Tampilkan
Semua” dan “Kosongkan”. Hasil pencarian akan menunjukkan beberapa
informasi seperti, nomor urut penginputan, subyek, judul buku, pengarang, penerbit, kata kunci, jumlah
eksemplar, tahun dan tanggal entri.
d. Laporan Pustaka Cetak yang Dipinjam
Menu ini berfungsi untuk mengetahui pustaka apa saja yang sedang dipinjam oleh anggota perpustakaan.
Gambar 44 Laporan Pustaka Cetak yang Dipinjam
Adapun langkah-langkah dalam penggunaannya sama seperti Menu Laporan Pustaka Cetak, yakni
dengan menentukan jangka waktu yang ingin dicari kemudian klik “Tampilkan”. Namun pada menu ini,
pencarian dapat dibatasi berdasarkan “Peminjam Terlambat” sehingga dapat diketahui anggota mana saja
yang telah meminjam pustaka melewati batas waktu pengembalian yang telah ditentukan. Juga terdapat
pilihan “Tampilkan Semua” dan “Reset” yang berfungsi untuk mengosongkan hasil pencarian.
Hasil pencarian ini akan menampilkan beberapa informasi mengenai pustaka cetak yang dipinjam,
seperti nomor urut, nama peminjamanggota, nomor anggota, judul pustaka yang dipinjam dan nomor induk
buku tersebut, jenis pustaka cetak, tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian, nama petugas yang
melayani, cetak untuk mencetak surat pemberitahuan keterlambatan pengembalian pustaka, dan send untuk
mengirim surat pemberitahuan keterlambatan peminjaman pustaka secara online
Sedangkan pelatihan yang ditujukan bagi pengguna perpustakaan atau anggota perpustakaan tidak ada. Bapak Arif
mengatakan bahwa untuk pelatihan khusus bagi pengguna tidak ada melainkan hanya pengarahan tentang bagaimana menggunakan
komputer penelusuran OPAC, penjelasan mengenai petunjuk- petunjuk yang ada di setiap buku pada masing-masing rak, dan prosedur
pelayanan umum pengunjung.
57
4. Pemeliharaan sistem dan keamanan
Pemeliharaan sistem dan keamanan harus memperhatikan beberapa tahapan, seperti lingkungan sekitar hardware, sistem backup dan
keamanan otomasi perpustakaan.
57
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 3 September 2015 Pukul 10.54 WIB
Lingkungan sekitar hardware. Beberapa hal yang diperhatikan dalam penempatan semua hardware di perpusda tangsel, seperti :
a Posisi yang strategis dalam penempatan komputer sirkulasi.
Hal ini penting karena penempatan komputer yang mudah diakses untuk kegiatan di dalam perpustakaan tanpa membuang
waktu. Seperti yang penulis amati di perpustakaan, penempatan komputer untuk bagian sirkulasi, yakni berada di dekat pintu
masuk sehingga bagian pertama yang ditemui oleh pengunjung yang baru datang ialah bagian sirkulasi. Namun untuk
penempatan komputer penelusuran bahan pustakanya, perpusda tangsel meletakkan di lantai dua, di ruang baca dan ruang
koleksi, dan posisinya di sudut ruangan b
Penempatan Hardware harus diletakkan di area yang sejuk, bersih dan aman. Hal ini bertujuan agar hardware tidak cepat
rusak. Untuk mengatur hal ini, perpustakaan telah memasang Air Conditioner AC yang berfungsi untuk menyejukkan
ruangan. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Bapak Iif
58
:
Untuk pemeliharaan hardware-hardwarenya kita sudah atur ya, mulai dari suhu ruangan yang harus sejuk, trus
bebas dari debu-debu dan kotoran juga.
c Kabel-kabel semua barang elektronik yang ada diperpustakaan,
seperti komputer, printer, barcode scanner, dll. disatukan dan diikat. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
58
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.15
kerusakan diakibatkan kabel yang tersenggol atau tertarik oleh pengguna. Dari segi estetika pun, menambah nilai baik karena
posisi kabel-kabel yang rapi. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Bapak Iif
59
:
Kabel-kabelnya ini kita ikat dan satuin biar rapi dan ngga kesenggol karna kan seperti yang mas liat sendiri, banyak
sekali kabel-kabelnya.
d Perpusda Tangsel juga telah memperhitungkan sinar matahari
yang masuk dan silau dari jendela. Hal ini bertujuan agar tidak mengganggu aktifitas yang ada di perpustakaan, yaitu paparan
sinar matahari yang dapat merusak hardware. Di setiap pintu dan jendela yang ada di Perpusda Tangsel telah dilapisi oleh
Rayben atau Riben. Riben berfungsi untuk meredam panas dan juga silau.
Komputer yang ada di perpusda tangsel ini juga telah memanfaatkan Uninterruptible Power Supply atau UPS untuk
menghindari kemungkinan pemadaman atau lonjakan listrik secara tiba- tiba. Jadi apabila listrik padam, maka komputer yang ada di sirkulasi
masih tetap nyala dalam beberapa menit. Hal ini bermanfaat untuk menyimpan atau mem-backup aktifitas yang sedang dikerjakan di
bagian Sirkulasi agar tidak hilang. Namun apabila fungsi UPS telah mencapai batas waktunya, maka komputer pun akan mati. Dalam
59
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 September 2015 pukul 14.20 WIB
kondisi seperti ini, apabila ada transaksi peminjaman, maka petugas melakukannya secara manual, yaitu petugas mengambil kartu buku,
mencatatkan nomor anggota dan tanggal pengembalian buku, kemudian diberi stempel. Hal ini diungkapkan oleh Bapak Iif
60
: “Dalam kondisi yang darurat seperti itu kita bikin manual
dulu. Ya untuk peminjaman, kartu buku kita ambil, nomor anggota kita catat, sudah itu tanggal pengembaliannya
kapan, kita kasih stempel dah itu mereka bisa bawa bukunya. Transaksinya seperti itu kalo listrik mati. Tapi kita
sebenarnya sudah ada UPS yang sebenarnya bisa untuk mengatasi listrik mati itu ”
Backup data. Untuk kegiatan backup data ini, perpustakaan tidak melaksanakannya. Hal ini disebabkan database yang dimiliki Perpusda
Tangsel masih sedikit. Database yang ada berisi informasi mengenai data pustaka cetak dan anggota perpustakaan. Rencana ke depannya,
backup data akan dilaksanakan apabila semua bagian perpustakaan telah terotomasi dan perpustakaan telah berkembang, baik dari segi
koleksinya, penggunaan sistem terotomasi hingga gedung perpustakaannya.
Dari segi keamanan, sistem otomasi di Perpusda Tangsel tidak terlalu memperhatikan keamanannya. Hal ini dikarenakan database
yang ada belum menampung buku-buku dalam bentuk elektronik dan juga jaringannya yang masih bersifat lokal LAN. Selain itu, faktor
60
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 10.47 WIB
tidak diterapkan keamanannya juga dikarenakan belum mempunyai payung hukum yang mengatur keamanan terhadap koleksinya.
“ kalo untuk keamanan kita belom ketat si karna ya kalo di perpusda seperti ini harus ada payung hukum berupa Perda
Peraturan Daerah. Untuk saat ini kita baru masuk ke raperda, nah di perda itu kalo nantinya udah jadi baru nanti
muncul semacam rambu-rambu, koridor-koridornya untuk semacem proteksi terhadap koleksi yang kita punya. Jadi
untuk saat ini kita belom punya proteksi dalam hal itu. Untuk software nya sendiri masalah keamanan juga belom ada
keamanan khusus untuk memprotek karna kita sifatnya masih lokal jaringannya jaringan lokal”
61
Jadi secara keamanan, pihak perpustakaan masih belum menerapkannya padahal keamanan sistem sangatlah penting. Selain
faktor virus dan malware yang bisa saja menjangkit secara bebas tanpa diketahui tanda-tandanya, hal ini juga nantinya akan mempermudah
pihak perpustakaan dalam mempertimbangkan keamanan sistem yang baik apabila telah memiliki database yang cukup besar.
5. Evaluasi penggunaan sistem
Evaluasi penggunaan sistem di Perpusda Tangsel ini menggunakan teori Model Task Technology Fit TTF. Model TTF
berarti kemampuan teknologi informasi yang berfungsi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan. Lebih spesifik, TTF
61
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 11.05 WIB
merupakan hubungan antara requirement tugas, kemampuan individu dan fungsionalitas teknologi.
62
Empat konstruk kunci yang digunakan untuk mengevaluasi sistem informasi Perpusda Tangsel dalam model TTF ini, yaitu :
a. Technology Characteristics
Technology Characteristics atau Karakteristik Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk membantu dalam pelayanan
Perpusda Tangsel. Alat-alat tersebut berupa Perangkat Keras, Perangkat Lunak dan Data.
Untuk perangkat keras yang dimiliki Perpusda Tangsel, seperti Komputer dan Printer telah digunakan secara baik dan
membantu dalam pelaksanaan aktifitas perpustakaan sehari-hari. Namun pada barcode scanner dan alat pencetak kartu anggota,
masih belum difungsikan dengan baik. Hal ini dikarenakan petugas perpustakaan sedang memfokuskan sistem informasinya untuk
digunakan di bagian pengolahan terlebih dahulu sehingga berakibat pada berkurangnya nilai efisiensi pelayanan petugas sirkulasi
dikarenakan harus menginput secara manual, baik nomor anggota maupun nomor induk buku.
Perangkat lunak yang digunakan Perpusda Tangsel berupa IBRA v.6 yang merupakan versi termutakhir. Perangkat lunak yang
dipilih sangat membantu, karena IBRA ini memiliki fitur dan menu
62
Goodhue, D.L, and Thompson, R.L. Task-Technology Fit and Individual Performance, T.t : MIS Quarterly, 1995, p.213-236
yang bisa dibilang lengkap, tetapi pemanfaatannya oleh petugas perpustakaan masih kurang maksimal. Hal ini disebabkan oleh
beberapa faktor, seperti jumlah koleksinya yang masih terbatas, kegiatan pengkatalogan yang masih manual karena kurangnya
ruang kerja perpustakaan, dan pengembangan perangkat lunaknya. Data dalam konteks teknologi ini mencakup bahan baku
informasi, yang digunakan oleh sistem informasi IBRA untuk pemasukan, diolah hingga memunculkan output-nya. Data yang
dimasukkan ke IBRA berupa data dari sebuah buku atau data bibliografis. Data ini penting untuk menjadi bahan penelusuran
bagi pengguna yang ingin mencari informasi tertentu. Evaluasi data yang diinput kedalam sistem informasi ini tidak dilakukan
berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, melainkan apabila ditemukan kesalahan data yang telah diinput saja.
b. Task Characteristics
Task Characteristics atau Karakteristik Tugas merupakan kegiatan atau tugas yang dilakukan petugas di Perpusda Tangsel
ini. Tujuan evaluasi dari karakteristik tugas ini untuk peningkatan penggunaan aspek-aspek sistem informasi IBRA.
Aspek-aspek tersebut, yaitu : 1.
Evaluasi Menu Sirkulasi Evaluasi Menu untuk layanan Sirkulasi di Perpusda
Tangsel ini dilakukan dengan mengacu pada laporan-laporan statistik yang terdapat di Modul Laporan. Hal ini penting
dilakukan untuk mengetahui penggunaan koleksi pustaka cetak, aktifitas transaksi peminjaman dan pengembalian, kunjungan
anggota dan kegiatan petugas sirkulasi. Laporan pustaka cetak merupakan laporan yang berisi
segala informasi mengenai pustaka cetak yang ada di Perpusda Tangsel. Evaluasi yang dilakukan dengan meninjau ulang
pustaka yang telah diinput. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahan pada informasi yang disajikan untuk anggota
perpustakaan. Laporan pustaka cetak yang dipinjam berisi laporan
mengenai koleksi apa saja yang telah dan sedang dipinjam. Laporan ini penting untuk mengetahui bidang koleksi apa saja
yang sering dipinjam, sehingga menjadi pertimbangan dalam pengembangan koleksi kedepannya nanti. Sepanjang tahun
2015 ini, koleksi yang paling banyak dipinjam, yaitu koleksi anak-anak khususnya cerita bergambar.
“Sampai saat ini ya, buku yang paling banyak dipinjam dan dibaca itu buku cerita anak-anak yang bergambar.
Karna paling dominan pengunjung disini anak-anak.”
63
Laporan pengunjung berisi data anggota perpustakaan yang
telah berkunjung ke Perpusda Tangsel. Laporan ini juga penting untuk mengetahui intensitas kunjungan anggota perpustakaan,
puncak kunjungan terpadat, jenis anggota yang sering
63
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 14.25 WIB
berkunjung, dan range usia yang berkunjung. Hal ini berguna untuk menjadi pertimbangan dalam pengembangan
perpustakaan dalam memberikan layanan kepada anggota perpustakaan.
Laporan kegiatan petugas perpustakaan berisi informasi mengenai kegiatan apa saja yang dilakukan oleh petugas
perpustakaan. Hal ini berfungsi untuk memantau kegiatan yang telah dilakukan petugas bagian sirkulasi, kegiatan yang sering
dilakukan, dan menjadi penilaian bagi kepala perpustakaan kepada petugas yang melakukan kegiatannya dengan baik.
Secara keseluruhan, penggunaan aspek-aspek pada Menu Sirkulasi telah dilaksanakan dengan baik dan dapat membantu
kinerja petugas perpustakaan dalam melayani kebutuhan informasi anggota perpustakaannya.
2. Evaluasi Menu Penelusuran
Evaluasi menu ini berupa penelusuran pustaka cetak yang digunakan oleh pengguna perpustakaan atau OPAC. Hal ini
disebabkan oleh minimnya penggunaan fitur yang dilakukan oleh petugas perpustakaan sehingga evaluasi pun dilakukan
hanya pada modul penelusuran pustaka cetak. Evaluasi yang dilakukan disini berhubungan dengan evaluasi yang dilakukan
pada menu sirkulasi, khususnya pada laporan pustaka cetak. Petugas melakukan tinjauan ulang dan mengubah informasi
pustaka cetak apabila terdapat kesalahan melalui Modul
Laporan Pustaka Cetak pada Menu Sirkulasi. Untuk mengetahui kesalahan informasi ini, biasanya ditemukan
melalui penggunaan Modul Penelusuran Pustaka Cetak pada Komputer OPAC.
Jadi, evaluasi yang dilakukan pada modul ini dilakukan seiring dengan penggunaan menu penelusuran ini apabila
ditemukan kesalahan. Hingga Oktober 2015 ini, jarang ditemukan kesalahan pada hasil penelusuran di komputer
OPAC ini. Hal ini seperti yang diungkapkan Bapak Arif
64
: “Kalo waktu awal-awal sering tu kejadian kesalahan ini.
Tapi sampe sekarang, alhamdulillah udah jarang ditemui kesalahan seperti dulu itu.”
c. Performance
Performance atau kinerja dimaksudkan untuk mengevaluasi individu atau petugas perpustakaan berdasarkan kemampuan
mereka masing-masing. Hal ini penting dilakukan untuk meningkatkan motivasi petugas perpustakaan dalam meningkatkan
pemahaman mengenai tugasnya dan pemanfaatan teknologi yang membantu menjalani tugas-tugasnya tersebut.
Kegiatan untuk mengevaluasi kinerja perpustakaan ini dilakukan dengan membagikan angket atau kuesioner kepada
pengguna perpustakaan yang berisi beberapa pertanyaan seputar
64
Wawancara Pribadi Bapak Arif Tianto pada 26 September 2015 pukul 10.45 WIB
layanan yang disediakan oleh Perpusda Tangsel. Hasil akumulasinya akan menentukan penilaian pengguna mengenai
pelayanan yang dilakukan oleh petugas sehingga dapat diketahui kinerja yang telah dilakukan petugas perpustakaan selama ini.
d. Utilisasi
Utilisasi dalam hal ini merupakan sikap petugas perpustakaan dalam menyelesaikan tugas, apakah menggunakan
sistem informasi komputer sepenuhnya atau tidak. Tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana cakupan penggunaan sistem
informasi dalam penyelesaian tugas layanan sirkulasi. Dari hasil pengamatan penulis, evaluasi utilisasi ini
hasilnya cukup membantu petugas perpustakaan. Hal ini dikarenakan tugas di perpustakaan masih belum terlalu banyak dan
rumit, sedangkan sistem informasi yang dimiliki Perpusda Tangsel memiliki menu dan modul yang lengkap sehingga sangat terbantu
dengan adanya sistem informasi ini. Hal serupa juga diungkapkan oleh Bapak Arif
65
: Sejauh ini sangat membantu ya sistem informasi yang
digunakan. Karena kan perpusda ini masih belum besar ya, jadi kita juga masih belum banyak tugas. Dan sistem
informasi IBRA ini cukup lengkap menunya. Semua sudah mencakup tugas yang sering kita lakukan sehari-hari.
65
Wawancara Pribadi Arif Tianto pada 8 Oktober 2015 pukul 10.32 WIB
Dan rencana kedepannya, petugas perpustakaan akan memaksimalkan semua menu yang ada pada sistem informasi
IBRA ini. Hal ini dilakukan secara bertahap. Untuk saat ini, petugas perpustakaan sedang berfokus untuk mengintegrasikan
penggunaan barcode scanner dan alat pencetak kartu anggota.
6. Pemeliharaan Database
Pemeliharaan database bertujuan untuk menjaga kebenaran informasi yang telah disimpan. Hal ini penting karena berpengaruh
kepada hasil penelusuran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan. Seperti yang diungkapkan Bapak Iif
66
, perpusda tangsel hanya memiliki data bibliografis dari buku-buku tercetak yang ada. Hal ini
menyebabkan kegiatan pemeliharaan database yang dilakukan sejauh ini berupa pengubahan atau edit data bibliografis yang sudah pernah
diinput. Sebagai contoh, ketika mau memasukkan data buku berupa sebuah judul dengan jumlah empat eksemplar. Pada awalnya yang
muncul ketika diketikkan judul buku tersebut, maka muncul data bibliografisnya berjumlah sesuai eksemplar yang ada, yaitu empat. Hal
ini tentunya membuat tampilan terlalu ramai dan rumit bahkan terkadang hasil penelusurannya nihil. Untuk membuat hal ini menjadi
efisien, maka staf perpustakaan harus mengubah atau mengeditnya secara manual sehingga ketika dicari suatu judul buku, maka tidak lagi
66
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 10.52 WIB
ditampilkan data bibliografis yang sama melainkan hanya satu judul saja dilengkapi keterangan jumlah eksemplarnya.
Kegiatan lainnya yang dilakukan dalam pemeliharaan database oleh Perpusda Tangsel ini yaitu dengan melakukan pembaharuan atau
perbaikan-perbaikan nomor induk dari tiap buku yang telah diinput. Pada awalnya, buku-buku yang telah diinput diberi nomor sebanyak
empat digit. Hal ini dianggap tidak efektif apabila dikemudian hari koleksi yang ada terus bertambah banyak, sementara penomoran buku
terbatas pada empat digit. Maka keluar pedoman baru untuk pemberian nomor induk buku berupa tujuh digit.
“ itu paling ada perubahan data. Perubahan di nomor induk. Untuk perbaikan-perbaikan nomor induk. Misalnya gini,
yang lama itu kita masih pake 4 digit ya, angka digit yang biasa. Ada empat angka digit yang kita pake,nah setelah ada
perubahan di bagian pengolahan, karna buku buku itu harus dicetak barcode, nah buku-buku lama yang saya sebutin tadi,
yang nomor induknya delapan digit itu dirubah ada barcodenya sehingga nomor induk yang lama tidak dipake
lagi. Jadi nomor induk yang lama itu diubah ke nomor digit yang baru yang udah ada barcodenya”.
67
Langkah-langkah untuk mengubah atau edit nomor induk bukunya, yaitu : 1.
Buka Menu Sirkulasi, kemudian klik pada Modul Pustaka Cetak.
67
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 8 September 2015 pukul 11.00 WIB
2. Klik pada bagian Edit Inventaris. Kemudian akan muncul Form
Inventaris.
Gambar 45 Modul Pustaka Cetak Menu Sirkulasi
3. Setelah muncul Form Inventaris, klik sekali lagi Edit seperti yang
ditunjukkan gambar berikut.
Gambar 46 Tampilan Menu Inventarisasi
4. Selanjutnya masing-masing kolom pada Form Inventaris dapat diedit
atau diganti. Pilih kolom Nomor Inventaris kemudian ketikkan nomor digit yang baru.
Gambar 47 Tampilan Menu Edit Inventarisasi
5. Setelah Nomor Inventaris selesai diganti, klik pada tulisan Update.
Gambar 48 Tampilan Menu Update Inventarisasi
6. Selesai.
Maka untuk selanjutnya, nomor induk buku diintegrasikan dengan nomor barcode untuk masing-masing bahan pustaka. Berikut contoh nomor induk yang baru :
Gambar 49 barcode yang baru Penjelasan dari tiap karakter pada nomor barcode tersebut yaitu :
1. BP
merupakan kode yang juga singkatan dari bahan pustaka. 2.
13 merupakan tahun dimana buku itu diakusisi.
3. 00
merupakan digit tambahan dan tidak mempunyai makna. 4.
3244 merupakan kode untuk judul buku tersebut.
5. BUKU TEKS merupakan jenis dari bahan pustaka tersebut.
Pedoman penomoran untuk barcode ini merupakan pedoman yang diterapkan untuk kalangan tersendiri dan dibuat khusus untuk Perpusda
Tangsel. Penomoran ini bersifat hanya sementara. Untuk kedepannya nanti, penomoran ini hanya mengambil delapan digit angka saja tanpa memasukkan
karakter huruf-huruf. Hal ini dikarenakan barcode scanner yang hanya mampu mendeteksi digit angka itu saja.
Jadi, untuk kegiatan pemeliharaan database Perpustakaan Daerah Tangerang Selatan yang dilakukan berupa pengawasan pada data
bibliografisnya apabila terdapat data yang ganda sehingga perlu diperbaiki, dan pengubahan nomor induk atau nomor barcode yang lama yang sudah
diinput ke bentuk penomoran yang baru.
Setelah diketahui bagaimana penerapan dan pelaksaan sisem informasi IBRA di Perpusda Tangsel ini, faktor penyebab permasalahan yang diangkat pada latar
belakang penulisan skripsi ini, yaitu terjadi kesalahan pada informasi peminjaman pustaka cetak yang penulis alami dapat terjadi dikarenakan faktor, antara lain :
1. Proses inventarisasi yang dilakukan petugas perpustakaan. Ketika penulis
meminjam sebuah pustaka cetak, ternyata pustaka tersebut belum diinventaris. Inventaris dilakukan dengan mengubah empat judul buku
yang sama menjadi satu judul dengan keterangan empat eksemplar. ketika petugas perpustakaan melakukan inventarisasi koleksinya, buku yang
dipinjam oleh penulis pun ikut diinventaris sehingga mengganggu data peminjaman yang telah tersimpan sebelumnya.
2. Proses peralihan nomor induk buku dari bentuk yang lama ke bentuk yang
baru. Kesalahan ini terjadi ketika nomor induk buku yang dipinjam oleh penulis masih bentuk yang lama, diubah ke bentuk yang baru sehingga
mengganggu informasi data yang tersimpan pada peminjaman pustaka cetak tersebut.
Kedua faktor tersebut ternyata juga sering dialami pada masa-masa awal penerapan sistem informasi IBRA ini. Hal ini juga diungkapkan oleh Bapak
Iif
68
, bahwa kesalahan yang banyak terjadi pada awal penerapan sistem informasi IBRA ini dikarenakan koleksinya yang belum diinventaris.
Solusi mengatasi permasalahan tersebut dilakukan petugas perpustakaan dengan cara melakukan inventarisasi secara berkala dan terus menerus. Tiap
hari, petugas selalu mengecek laporan pustaka cetaknya untuk mencari pustaka yang belum diinventaris.
Disamping itu, petugas perpustakaan juga telah menerapkan kegiatan inventarisasi setelah menginput data buku-buku yang baru diakuisisi. Hal ini
untuk meminimalisir kesalahan dan lebih memastikan bahwa semua buku- buku yang baru masuk telah diinventaris sehingga tidak ditemukan kesalahan
atau ketidakcocokan pada proses peminjaman atau pengembalian pustaka cetak.
Apabila masih ditemukan buku yang belum diinventaris, maka petugas perpustakaan telah mengambil tindakan dengan mencatat nomor induk buku
tersebut pada selembar kertas. Kemudian petugas memproses peminjaman secara manual dahulu. Setelah pengguna perpustakaan selesai bertransaksi,
maka petugas langsung menginventaris buku yang baru saja dipinjam oleh pengguna tersebut.
Kesimpulan secara keseluruhan mengenai pemanfaatan menu yang ada pada IBRA di Perpusda Tangsel dapat dilihat melalui Tabel Berikut ini :
68
Wawancara Pribadi Iif Miftakhuddin pada 7 Oktober 2015 pukul 13.21 WIB
Tabel 2 Menu-Menu IBRA yang telah Diterapkan No
Nama Menu Modul
Fungsinya Status
Penerapan Keterangan