Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Perhubungan Komunikasi Dan Informatika

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek Lapangan

  Pada era globalisasi kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat tentunya akan terus

berhubungan dengan komputer, terutama pada teknologi informasi. Saat ini

masyarakat dituntut untuk bergerak dengan cepat, begitu pula tuntutan masyarakat

dalam mencari dan mendapatkan informasi yang akurat. Untuk mendapatkan

informasi yang cepat dan akurat salah satunya adalah penggunaan komputer Pada instansi pemerintah, komputer sudah menjadi alat yang sangat

diperlukan dalam melakukan kegiatan. Terutama bagi Dishubkominfo yang bertugas

untuk menyebarkan informasi secara elektronik. Akan tetapi penggunaan komputer

masih sangat kurang optimal. Terutama dalam pengarsipan surat masuk dan surat

keluar masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi mengakibatkan

terlambatnya informasi yang dihasilkan dan mengahmbat kegiatan yang ada di

DIHUBKOMINFO, juga sering terjadi kesalahan dalam penataan dokumen surat

masuk dan surat keluar dalam laporan tiap bulannya, selain itu juga tanpa adanya

komputerisasi dalam instansi tersebut membutuhkan tempat penyimpanan dokumen

  Oleh karena itu komputer sangat diperlukan untuk mengatasi masalah dalam

hal pencatatan surat masuk dan surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat

keluar yang sudah terkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yang

terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data yang diperlukan

akan sangat mudah ditemukan apabila sudah terkomputerisasi.

  Penerapan pengembangan system ini bertujuan untuk mempermudah dalam

penataan surat masuk dan surat keluar, karena pada saat pencatatan data-data surat

masuk maupun surat keluar dapat disimpan ke dalam computer sehingga mengurangi

kesalahan-kesalahan dalam penataan surat masuk dan surat keluar.

  Untuk itu penulis menyusun sebuah sistem informasi untuk surat masuk dan

surat keluar sebagai hasil kerja praktek pada Dishubkominfo Kota Cirebon, Maka

penulis menetapkan judul “Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada

Dinas, Perhubungan, Komunikasi,dan Informatika”.

1.2 Identifikasi Masalah

  Masalah yang menjadi sorotan utama dalam kegiatan pencatatan surat masuk dan keluar disebuah instansi pemerintah, yaitu:

a. Kegiatan yang dilakukan masih secara manual mulai dari pencatatan surat

  c. Tempat penyimpanan dokumen surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan tempat yang besar.

  d. Pemborosan kertas yang digunakan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar.

  Berdasarkan permasalahan yang sudah diidentifikasi, maka penulis dapat merumuskan masalah-masalah yang ada di Dishubkominfo sebagai berikut :

  1. Bagaimana sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Diskominfo

2. Bagaimana perancangan sistem yang diusulkan untuk penyimpanan data surat masuk dan keluar pada Dishubkominfo.

1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek

  Maksud dari Kerja Praktek ini adalah :

  1. Untuk menyerap ilmu sekaligus mampu memberikan sumbangan pemikiran bagi dinas guna memperoleh pengalaman kerja dan memahami permasalahannya.

2. Untuk mengamati langsung sistem informasi yang sedang berjalan pada Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika.

  Sedangkan tujuan dilaksanakan kerja praktek ini adalah : 1. Mengetahui sistem surat masuk dan keluar yang berjalan.

2. Untuk membuat atau merancang sistem informasi surat masuk dan surat keluar pada Dishubkominfo.

1.4 Batasan Masalah

  Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pada:

  1. Pembuatan sistem informasi surat masuk dan keluar

  2. Pembuatan laporan harian dan bulanan. Hal ini mempermudah dalam pengarsipan.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

  Kegiatan kerja praktek dilaksanakan di Dinas Perhubungan,Komunikasi dan

Informatika yang berlokasi di jalan Terusan Pemuda (komplek perkantoran) Cirebon

.Pelaksanaan yaitu di mulai pada tanggal 05 Juli – 31 Juli 2010. Setiap hari Senin sampai dengan hari jum’at dari pukul 07.30 – 16.00 WIB. Berikut rincian kerja praktek pada tabel di bawah ini : No Aktivitas

  I II

  III

  IV

  1 Orientasi

  2 Wawancara dan Pengumpulan data

  3 Pemahaman Cara Kerja Sistem Yang Ada

  4 Analisis

  5 Pembuatan Laporan Hasil Analisis

Tabel 1.5 Jadwal Kegiatan Pr aktek Ker ja Lapangan

BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan

  permasalahan yang akan di bahas ke dalam semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat.

1.1 Pengertian System

  Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem menurut amsyah sebagai berikut :

  “Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi”. (Amsyah (2000:4)).

  Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Jogiyanto (2005:1)). Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem

1.1.1 Elemen System

  Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

  1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem.

  Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

  2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan)

  3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi

  4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

  5. Batas Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.

  Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

  6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

1.1.2 Karakteristik System

  Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,diantaranya :

  1. Komponen-komponen (Components) Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

  a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

  b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem.

  Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

  2. Batas sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

  3. Lingkungan luar sistem (Environtment) Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

  4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

  5. Masukkan Sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

  Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance

  6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

  7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

  8. Sasaran atau tujuan informasi (Object) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

1.1.3 Klasifikasi System

  Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:

  1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistem teologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.

  2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.

  3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.

  4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-machine sistem/man-machine system, misalnya: sistem informasi.

  5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer.

  8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Informasi Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi.

  Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi (information) dapat didefinisikan menurut jogiyanto sebagai berikut :

  “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.(Jogiyanto (2005:8)).

  Adapun pegertian Informasi menurut Susanto : “Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai input”.(Susanto (2004:40)).

  Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentu terlebih dahulu

  a. Kualitas Informasi

  2. Tepat Waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.

  3. Relevan (Relevance) Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap–tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.

  b. Nilai Informasi Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

  c. Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna, sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi

  1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

  2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

  4. Blok Teknologi Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.

  5. Blok Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

  6. Blok Kendali diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan dapat langsung cepat diatasi.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

  Sistem informasi dalam sebuah system meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnyasehunnga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari system informasi sebagai system khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi didefinisikan menurut Jogiyanto.

  “Suatu system dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. (Jogiyanto (2005:11)).

  Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :

  1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses

  2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah. Sedangkan komponen system informasi terdiri dari :

  1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan.

  2. Perangkat lunak (software).

  3. Data : merupakan komponen dasar informasi.

  4. Manusia (user).

   Metode pendekatan System

2.4 Metode pendekatan sistem merupakan suatu bentuk pemodelan yang

  membawa kepada suatu spesifikasi lengkap dari persyaratan dan representasi desain yang komperehensif bagi perangkat lunak yang akan di bangun. Bentuk pemodelan ini sebenarnya merupakan serangkaian model yang mengrepresentasikan sistem secara teknis untuk yang pertama.

  Sampai saat ini ada dua pendekatan pemodelan sistem atau analisis sistem yang banyak dipakai,yaitu analisis terstruktur (berorientasi data),dan analisis berorientasi objek. Dalam bahasan ini pendekatan yang berorientasi terhadap data /analisis terstrukur yang digunakan karena dengan pendekatan yang berorientasi data diharapkan terciptanya model-model yang menggambarkan aliran informasi yang jelas. menjabarkan sistem yang sedang berjalan . diantaranya prosedur sistem (flowmap),diagram kontek,diagram alir data,kamus data.

2.4.2 Alat Bantu Analisis

  1) Flow Map Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

  Beberapa simbol yang digunakan dibagian alir dokumen antara lain : a. Dokumen

  Simbol ini menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

  b. Kegiatan manual Simbol ini menunjukan pekerjaan manual yang dikerjakan oleh orang.

  c. Simpanan offline Simbol ini menunjukan file non – komputer yang diarsipkan d. Proses f. Penghubung Simbol ini menunjukan penghubung kehalaman yang masih sama atau kehalaman lain.

  2) Diagram Kontek Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks.

  Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.(Ladajamudin (2005:64)) .

  Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain.

  2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan.

  3. Data dihasilkan oleh sistem.

  4. Penyimpanan data.

  5. Batasan antara sistem yang dirancang denagan lingkungan sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. Simbol yang digunakan DFD (Pohan (2000:11-21)).

  a. Kesatuan Luar Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.

  b. Arus Data Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

  c. Proses Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk

  1. Identifikasi proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkann nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.

  2. Nama proses Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.

  d. Simpanan Data Merupakan simpanan dari data.

  Langkah-langkah penyusunan DFD :

  1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.

  2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

  3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram context.

  4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di system terlebih dahulu.

  7. Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat digabungkan dalam satu diagram

  4) Kamus Data Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di system dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.(Jogiyanto (2005:725) ).

  5) Perancangan Basis Data Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.(Pohan (2000:48-56) ).

  Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal, diantaranya yaitu :

  1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF ( First Normal Form) Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

  2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF ( Second Normal Form) Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.

  3. Bentuk Normal Ketiga / 3 NF (Third Normal Form) Bentuk Normal Ketiga terpenuhi jika dan hanya jika semua atribut bukan kunci memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

  b) Tabel Relasi

  Data ini ditemukan atau diperkenalkan pertama kalinya oleh E.F Codd. Model basis data menunjukan suatu cara atau mekanisme yang digunakan untuk mengelola atau mengorganisasi data secara fisik dalam memori sekunder yang berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokan dan membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang sedang ditinjau.

2.5. Pengertian Surat

  Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dll. Surat kerap kali menghendaki tanggapan / balasandengan demikian terjadilah hubungan surat menyurat / korespondensi.

  Sebagai alat komunikasi , surat juga berfungsi sebagai : a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,keputusan dsb.

  b. Alat pengingat , misalnya surat yang telah di arsipkan

  c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.

  2.5.1 Pengertian Surat Masuk

  Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan organisasi,perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak intern maupun extern. Misalnya surat ijin,permohonan naik gaji,cuti. Pengertian surat masuk Dinas perhubungan komunikasi dan informatika adalah surat yang datang dari pihak luar yang kemudian diterima,di olah dan di catat oleh bagian umum ke dalam buku agenda kendali surat masuk untuk selanjutnya diberikan ke sub dinas pengawasan sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima.

  2.5.2 Pengertian Surat Keluar

  Surat keluar yang di keluarkan/dikirim oleh suatu instansi pemerintah,organisasi,perusahaan maupun pihak lai yang berasal dari intern maupun extern. Contoh surat peringatan , penggajian, pemberitahuan. Pengertian surat keluar Dinas perhubungan komunikasi dan informatika adalah surat yang diberikan kepada pihak yang besangkutan baik sebuah peusahaan,organisasi atau pihak lain yang bersangkutan dengan surat masuk yang dikirimkan.

2.5.3 Bentuk Surat

   Full block style (bentuk lurus penuh)  Block style (bentuk lurus)  Semi block style(bentuk lurus sebagian)  Idented style (bentuk lekuk)  Hanging paragraph (bentuk alinea menggantung  Dinas pemerintah

2.5.4 Syarat – syarat surat yang baik

   singkat  Sistematis susunan isi surat  Jelas kepada siapa,dari mana,tentang apa  Lengkap isinya  Sopan bahasanya  Menarik wujud fisiknya.

2.5.5 Pengolahan Data Surat Masuk

  Pengolahan data surat masuk yang sedang berjalan di Dishub masih dilakukan secara manual,oleh sebab itu penulis akan membahas tentang pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Dishub Tahapan mengelola surat masuk :  Surat masuk pertama kali diterima di bagian pegawai lalu diberikan ke bagian umum.

   Bagian umum mengisi kartu surat masuk dan kartu disposisi yang masing-masing dua rangkap unuk diberikan ke bagian admin untuk diperiksa serta diberikan instruksi / informasi pada kartu penerus untuk mengetahui di bagian mana surat tersebut harus di proses.

   Kartu surat masuk dan disposisi yang telah diperiksa dan di tandatangani disimpan masing-masing satu lembar dan sisanya diberikan ke bagian umum untuk di catat sebagai bahan untuk pembuatan laporan.

   Surat masuk ke pegawai sesuai dengan instruksi yang terdapat pada kartu penerus/disposisi  Bagian umum membuat laporan dari agenda surat masuk untuk diberikan kepada kepala bagian pengarsipan.

  Tahapan mengelola surat keluar :  Bagian umum surat keluar sesuai dengan data yang di terima dari pegawai.

   Pembuatan laporan untuk diberikan kepada kepala bagian pengarsipan.

BAB III PORFIL PERUSAHAAN

1.1 Tinjauan Umum Perusahaan

  Penyelenggaraan perhubungan yang semula sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor : 22 tahun 1990 hanya diserahkan sebagian urusan pemerintah dibidang lalu lintas dan angkutan jalan kepada Kabupaten / Kota, maka dengan ditetapkannya Undang – Undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah, sebagai kewenangan perhubungan yang merupakan kewenangan pemerintahan pusat diserahkan kepada Kabupaten/ Kota secara luas, nyata dan bertanggung jawab, termasuk kewenangan pada sub Perhubungan Laut, Perhubungan Udara, Pos dan Telekomunikasi.

  Sebagai tindak lanjut pelaksanaan otonomi daerah sesuai dengan Undang – Undang Nomor 22 tahun 1999, maka Pemerintah Kota Cirebon untuk melaksanakan kewenangan perhubungan secara nyata dan bertanggung jawab telah menetapkan Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 05 tahun 2001 tentang Perubahan Pertama Atas Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 04 Tahun 2000 tentang Rincian Kewenangan Yang Dilaksanakan Pemerintah Kota Cirebon. organisasi tata kerja Perhubungan Kota Cirebon yang ditetapkan dengan Keputusan Walikota Cirebon Nomor 36 Tahun 2001.

  Pergeseran sistem masyarakat akibat adanya reformasi yang menuntut demikrasi, supremasi hukum dan penegakan hak asasi manusia untuk seluruh penyelenggaraan pemerintahan, maka dituntut pula penyelenggaraan pemerintahan yang bersih ( good governance) dan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat. Sejalan dengan itu tentunya penyelenggaraan perhubungan harus memberikan pelayanan prima kepada masyarakat.

  Untuk mencapai hal tersebut dan memberikan gambaran kinerja Dinas Perhubungan Kota Cirebon, tentunya perlu disusun suatu buku profil Dinas Perhubungan Kota Cirebon, sebagai gambaran tentang pedoman umum dan arahan dalam penyelenggaraan perhubungan, pengelolaan pembangunan perhubungan, serta pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat.

  Selama kurun waktu tiga puluh dua tahun pelaksanaan pembangunan di bidang perhubungan bertumpu pada kebijaksanaan yang kurang memberikan peluang bagi daerah untuk berkembangnya inisiatif dan tanggung jawab masyarakat terhadap pembangunan perhubungan. Hal ini ditunjukkan dalam

  Reorientasi pembangunan masa reformasi perlu dilakukan dalam menyiasati tuntutan perubahan yang harus memposisikan potensi diluar instansi Dinas Perhubungan sebagai pelaku dan penentu kebijakan pembangunan perhubungan di kota Cirebon. Untuk itu berbagai unjuk kerja yang menyangkut beberapa bidang pembangunan yang tidak menggembirakan perlu dijadikan cermin dan bahan kajian penataan kembali kebijaksanaan pembangunan daerah di Kota Cirebon.

  Nilai yang menjadi panutan Dinas Perhubungan Kota Cirebon dalam melaksanakan kebijakan, program dan kegiatan adalah manganut pada nilai masyarakat kota Cirebon yang dikenal sebagai masyarakat religius dan perilaku sosial yang berlandaskan nilai peninggalan Wali Songo “Ingsun Titip Tajug Ian Fakir Miskin”. Ini menunjukkan bahwa nilai masyarakat Cirebon dalam pembangunan lebih mengedepankan kepada peningkatan kesejahteraan masyarakat Cirebon yang berlandaskan pada falsafah religious yang dianut masyarakat Cirebon.

  Nilai-nilai Dinas Perhubungan Kota Cirebon dalam bekerja lebih mengedepankan pula pada profesionalisme, taat hukum, rasional, inovatif, integritas tinggi, moralitas, peningkatan kinerja, kerjasama, disiplin kelima, pihak terkait (stakeholder) dan aparatur di Dinas Perhubungan Kota Cirebon dalam beberapa diskusi, maka diformulasikan visi dan misi Dinas Perhubungan Kota Cirebon.

  Pembentukan Dinas Perhubungan Kota Cirebon merupakan konsekuensi dare pemberlakuan Undang-Undang Nomor : 22 tahun 1999 dan Peraturan Pemerintah No: 25 Tahun 2000, yang sebelumnya adalah Dinas Lalu Lintas dan Angkutan Jalan Kota Cirebon sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor : 22 tahun 1990.

  Dinas Perhubungan Kota Cirebon adalah unsur pelaksana pemerintah Kota Cirebon di bidang Perhubungan yang di pimpin oleh Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

  Dinas Perhubungan Kota Cirebon mempunyai tugas pokok melaksanakan kewenangan ekonomi daerah kota dalam rangka pelaksanaan tugas desentralisasi bidang perhubungan di lingkungan Pemerintah Kota Cirebon, berdasarkan kebijakan Walikota dan atau Sekretaris Daerah serta peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tugas pembantu yang ditugaskan Pemerintah kepada Pemerintah Kota. Misi :  Meningkatkan ketertiban berlalu lintas  Meningkatkan penyebarluasan informasi pembangunan.

   Meningkatkan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung perkantoran. Tujuan misi 1 :  Meningkatnya kondisi prasarana lalu lintas angkatan jalan dalam rangka menurunkan jumlah pelanggaran & kecelakaan lalu lintas.

   Meningkatnya keselamatan pelayaran bagi nelayan <GT7 Tujuan misi 2 :  Meningkatkan kesadaran & peran serta masyarakat / stakeholder dalam penyelenggaraan bidang perhubungan,informatika dan komunikasi.

  Tujuan misi 3 :  Terwujudnya restrukturisasi (peraturan perundang-undangan / regulatory reform ) di bidang perhubungan,informatika dan komunikasi.

   Meningkatnya kualitas kinerja pelayanan aparatur.

1.2 Struktur Organisasi

  Berikut ini adalah struktur organisasi pada dinas perhubungan, komunikasi, dan informatika kota Cirebon :

  SEKSI _{MANAJEMEN DAN REKAYASA LALULINTAS DARAT} ^SEKSI _{ANGKUTAN DARAT} ^SEKSI _{PERHUBUNGAN UDARA} ^{SEKSI TEKNIK} _INFORMATIKA ^SEKSI _{PENGEMBA NGAN DAN PENGENDA LIAN MULTIMEDI A SEKSI BIMBINGAN} KESELAMATAN _{DAN PENGENDALIAN OPERASIONAL} ^{SEKSI SARANA DAN} _{PRASARANA DARAT} ^{SEKSI PERHUBUNGAN} _LAUT ^{SEKSI MANAJEMEN} _{INFORMATIKA SEKSI DISERMINASI INFORMASI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONA} L ^{BIDANG ANGKUTAN DAN TEKNIK SARANA PRASARANA DARAT BIDANG LALU LINTAS DARAT BIDANG PERHUBUNGAN UDARA DAN LAUT BIDANG INFORMATIKA BIDANG KOMUNIKASI DINAS PERHUBUNGAN, INFORMATIKA DAN KOMUNIKASI SEKRETARIS SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN PROGRAN DAN PELAPORAN SUB BAGIAN UMUM} _{UPTD TERMINAL} SUB BAGIAN _{TATA USAHA} ^{UPTD PENGUJIAN KENDARAAN BERMOTOR SUB BAGIAN} _{TATA USAHA} ^{UPTD PARKIR SUB BAGIAN} _{TATA USAHA} ^{UPTD PENERANGAN JALAN UMUM SUB BAGIAN} _{TATA USAHA}

1.3 Deskripsi Kerja

• – Adapun fungsi fungsi jabatan dari struktur organisasi DISHUBKOMINFO adalah sebagai berikut :

  1. Kepala DISHUBKOMINFO

  a. Kepala dinas mempunyai tugas pokok mengoordinasikan, merumuskan sasaran,mengarahkan, membina, mengendalikan, mengevaluasi penyelenggaraan urusan otonomi daerah dalam rangka pelaksanaan tugas desentralisasi di bidang perhubungan, informatika dan komunikasi di lingkungan pemerintah kota, berdasarkan kebijakan Walikota dan atau Sekretaris Daerah serta tugas pembantuan yang ditugaskan Pemerintah kepada Pemerintah Kota.

  b. Sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala dinas mempunyai fungsi :  Perumusan kebijakan umum program kerja Dinas;  Pelaksanaan memimpin penyelenggaraan teknis operasional dan fungsional tugas-tugas Dinas;  Pembinaan, pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan

   Perumusan kebijakan teknis operasional dan fungsional di bidang perhubungan, informatika, dan komunikasi;  Penyediaan bwahan dalam lingkup bidang tugasnya;  Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas Dinas;  Pelaporan pelaksanaan tugas Dinas; dan  pelaksanaan tugas lain berdasarkan kebijakan Walikota dan atau sekretaris Daerah serta peraturan perundang – undangan.

  2. Sekretariat

  a. Sekretariat sebagai unsur staf atau administrasi mempunyai tugas pokok merencanakan, mambagi tugas, memberi petunjuk, mengatur, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, umum, kepegawaian, perlengkapan, program dan pelaporan, serta keuangan dalam rangka mendukung mekanisme kerja dinas.

  b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekretariat mempunyai fungsi :  Perencanaan operasional sekretariat dinas

   Pemberian petunjuk penyelenggaraan skretariat meliputi urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan dan kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan keuangan, dan penyusunan program dinas  Pengaturan penyelenggaraan sekretariat meliputi urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan dan kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan keuangan, dan penyusunan program dinas  Pemfasilitasian penyelenggaraan tugas dinas  Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas sekretariat.

   Pelaporan pelaksanaan tugas sekretariat dan dinas dan pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan atasan dalam lingkup bidang tugasnya.

  3. Sub Bagian Umum

  a. Sub bagian umum sebagai pembantu unsur staf atau administrasi mempunyai tugas pokok memberi petunjuk, membagi tugas, membimbing, memeriksa, mengoreksi, mengawasi dan

   Perencanaan kegiatan kerja sub bagian umum meliputi pengelolaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi kepegawaian dan rumah tangga.

   Pemberian petunjuk pengelolaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi kepegawaian dan rumah tangga.

   Pembagian tugas pengelolaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi kepegawaian dan rumah tangga.

   Pembimbing pelaksanaan tugas sub bagian umum.  Pemeriksaan dan pengawasan pengelolaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi kepegawaian dan rumah tangga.

   Pengoreksian pelaksanaan tugas sub bagian umum.  Pengawasan bawahan dalam lingkup bidang tugasnya.  Pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian umum.  Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan

  4. Sub bagian keuangan

  a. Sub bagian keuangan sebagai pembantu unsur staf atau administrasi mempunyai tugas pokok memberi petunjuk,membagi tugas,mengawasi,membimbing,memeriksa,mengoreksi,merencana kan urusan pengelolaan keuangan dan perlengkapan dinas.

  b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub bagian keuangan mempunyai fungsi :  Perancanaan kegiatan sub bagian keuangan  Pemberian petunjuk urusan pengelolaan keuangan dan perlengkapan dians  Pembagian tugas pengelolaan keuangan dan perlengkapan dinas  Pembagian tugas pengelolaan keuangan dan perlengkapan dinas  Pembimbingan pelaksaan tugas sub bagian keuangan  Pemeriksaan dan pengawasan urusan pengelolaan keuangan dan perlengkapan dinas  Pengoreksian pelaksanaan tugas sub bagian keuangan

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

  Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan digunakan juga untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan. Analisis yang dilakukan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar didapatkan data seperti dibawah ini.

4.1.1. Analisis Dokumen

  Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai : A. Form Kendali surat masuk

  Fungsi : Untuk mencatat surat masuk Sumber : Pengirim Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Sub bagian Umum B. Form kartu disposisi Fungsi : Sebagai perintah atau instruksi Sumber : Sub bagian umum Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Sekdis,kadin,kasubag umum Periode : Setiap surat masuk diterima Isi : indeks,tgl_penyelesaian,dari,perihal,tgl_surat,no_surat,instruksi, diteruskan kepada.

  C. Form surat keluar Fungsi : Permohonan pembuatan surat keluar Sumber : Subag umum Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Sekretaris,Sekdis,Kadin,Kasubag umum Periode : Setiap pembuatan surat keluar Isi : Indeks,kode,no_urut,perihal,isi_ringkas,kepada,pengolah,tgl_sur at,lampiran,catatan. kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.

1.1.2.1 FlowMap Surat masuk

  Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag arsip

  SM SM _{Isi KSM & disposisi} D1 K3 D1 K2 K2 K1 K1

  SM, SM,

KSM,

KSM,

&disposisi

  &disposisi _{KSM,SM,d Memeriksa isposisi} D1 K2 D1 K1

  K1 SM, _{&disposisi &disposisi SM, KSM,}

KSM,

Mencatat _{data SM}

  Surat keluar

  Pegawai Bagian Sekretaris Kepala dinas Kasubag penerim umum umum a T Y T acc

  Y

  1.1.2.2 Diagram Konteks pengirim Data surat masuk Bagian umum

  Data surat masuk Data surat keluar

Pengolahan

penerima

  Data surat keluar data surat Data surat masuk Laporan surat masuk Bagian pegawai kearsipan

  1.1.2.3 Data Flow Diagram

4.1.2.3.1 DFD level 0

  Data surat masuk Data surat masuk Bagian umum Pengirim

Pengolahan

  Data surat masuk surat masuk Laporan surat masuk Pegawai

  Bag pengarsipan Data surat keluar Pengolahan Data surat keluar Penerima

surat keluar

  4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1

  4.1.2.3.3 DFD Level 1 Proses 2 Data surat keluar Data surat keluar

  2.2

  2.1 Memeriksa Pegawai Membuat Surat surat keluar Keluar untuk acc Data surat keluar

1.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan

  Sistem yang sedang berjalan pada pengolahan surat masuk dan surat keluar belum terkoordinasi dengan baik karena pelaksanaannya dan peralatan yang digunakan masih manual sehingga terdapat arsip yang sulit ditemukan dan belum terdapatnya laporan yang menyeluruh. Kelemahan –kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan yaitu :

   Dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar supaya tidak terjadi keterlambatan dalam pencatatannya dan dalam membuat laporan surat masuk dan keluar.

   Dalam proses pencarian data arsip yang diperlukan supaya tidak memerlukan waktu yang lama.

   Pendistribusian surat dilaksanakan secara manual sehingga memperlambat kerja pencatatan.

1.2 Usulan Perancangan Sistem

  Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis pada sistem yang sedang berjalan.

  4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

  Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menganalisis perancangan sistem surat masuk dan surat keluar di sub bagian umum DISHUBKOMINFO kota Cirebon. Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifitaskan dan mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

   Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

  1.2.2 Pada tahapan perancangan prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan

  perancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang berbasis komputer. Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami banyak perubahan dari sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang masih manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer.

  Adapun perancangan proses ini mencakup flowmap,diagram kontek,data flow diagram,kamus data yang dapat menjelaskan aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.

1.2.2.1 Flowmap Surat masuk yang d usulkan

  Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag arsip

  Input data surat _{SM Data} masuk Cetak kartu SM &

  Flowmap Surat keluar yang diusulkan

Pegawai Bagian Sekretaris Kepala dinas Kasubag penerim

umum umum a

  Data SK Data SK Membu at SK

  SK SK _{SK utk di Memriksa} ACC SK SK ACC

  Y

  SK _{Memriksa SK utk di ACC a tangani Dintand} SK

  T _{ACC tngani SKsdh ditnda} Y _{tngani SKsdh ditnda}

  Input data _{DB SK} SK dibuatkan laporannya

  1.2.2.2 Diagram Konteks

  1.2.2.3 Data Flow Diagram

4.2.2.3.1 DFD Level 0

  4.2.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1

  4.2.2.3.3 DFD level 1 proses 2 Data surat keluar

  2.1 Pegawai Membuat Surat Keluar Data surat keluar Data surat keluar

  2.2 penerima Tabel SK Input data

4.2.2.4 Kamus Data

  1. Nama Arus Data : Data surat masuk Aliran data : Pengirim-proses 1.2

  Proses 1.2-pegawai Proses 1.1 - tabel surat masuk Proses 1.1 – proses 1.2

  Atribut : kode , no_urut, perihal, isi_ringkasan, dari, tgl_masuk, no_surat masuk, lampiran, pengolah, tgl_diteruskan.