Bagi temen yang ingin menggeluti Dunia EO
Bagi temen yang ingin menggeluti Dunia EO, ada baiknya kita mengetahui Definisi EO itu sendiri. Event Organizer
(EO) Terdiri dari 2 bahasa inggris yaitu event dan organizer. Dimana Event itu artinya Acara, Sedangkan Organizer
itu Pengatur. Dengan pengetian harfiahnya adalah Sekumpulan orang yang mengatur acara, tapi jika di perdalam
lagi pada aktifitas yang dilakukan akan menjadi sangat rumit karena pengaturan tersebut mencakup banyak orang
yang mengerjakannya. Sebuah Tim yang solid yang mendapat tugas sesuai dengan keahlinya masing-masing.
Sementara kata acara yang dimaksud pun memiliki berbagai arti, mulai dari pertunjukan seni musik, pameran, bazar,
Wicara (Seminar, Workshop, Talk Show, dll), dan acara-acara pribadi seperti penikahan, ulang tahun, promosi
jabatan, syukuran, dll.
Maka dari itu EO terlahir dari keinginan pihak yang mempunyai dana, dimana mereka memiliki tujuan yang
diharapkan dapat mencapai tujuannya dengan melakukan rangkaian acara, dan tentu saja mereka sebagai
penyandang dana, mereka tidak mau repot-repot mengatur acara itu. mereka cukup memberi briefing singkat
mengenai maksud dan tujuan yang ingin mereka capai, sementara untuk kreatif dan eksekusinya diserahkan kepada
EO yang ditunjuk. Di sinilah Peran EO, yaitu membantu mewujudkan harapan dan tujuan dari penyandang
dana. Melalui rangkaian acara:
1.
Mulai dari proses penciptaan konsep,
2.
Persipan tempat,
3.
perizinan,
4.
Perlengkapan pendukung,
5.
Jalannya acara
6.
Dokumentasi,
7.
Sampai publikasi acara di media masa.
Sebagai propesional EO pun dituntut untuk menyukseskan acara yang akan diselenggaran dengan kreatifitasnya. Di
era modern ini banyak perusahaan yang melakukan promosi produknya dengan menyelenggaran acara dengan
maksud dan tujuan meningkat penjualan produknya. maka peran eo akan sangat dibutuhkan.
Mungkin itu saja dulu yang bisa saya sharingkan. Semoga Bermanfaat bagi yang berminat mendalami EO (Dunia
Event Organizer)
EVENT ORGANIZER
PENGERTIAN
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan
(Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh
keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di
lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain
sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah
Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu
suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal;
peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan
dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan
event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer
tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula
tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang
mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di
dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan
konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan
sebuah event:
1.
Konsep yang menarik dan kreatif
2.
Proses tahapan pembuatan event
3.
Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus
memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani
melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang
belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin
membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat
membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem
Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
1.
Mencari konsep yang kreatif.
2.
Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3.
Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4.
Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5.
Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan
proposal.
6.
Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7.
Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8.
Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9.
Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1.
Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi,
dll..
2.
Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3.
Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4.
Tepat waktu.
5.
Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6.
Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7.
Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8.
Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran
keringat atau usaha keras.
Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski
bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya
disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau
waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar
penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional
Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi
sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat
acara.
Jenis-jenis EO[sunting | sunting sumber]
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk
mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di
kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk
anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam
acara (www.spgsurabaya.ning.com)
Jukung Organizer adalah EO yang sudah terbukti kualitasnya di Kota Palangka Raya
(EO) Terdiri dari 2 bahasa inggris yaitu event dan organizer. Dimana Event itu artinya Acara, Sedangkan Organizer
itu Pengatur. Dengan pengetian harfiahnya adalah Sekumpulan orang yang mengatur acara, tapi jika di perdalam
lagi pada aktifitas yang dilakukan akan menjadi sangat rumit karena pengaturan tersebut mencakup banyak orang
yang mengerjakannya. Sebuah Tim yang solid yang mendapat tugas sesuai dengan keahlinya masing-masing.
Sementara kata acara yang dimaksud pun memiliki berbagai arti, mulai dari pertunjukan seni musik, pameran, bazar,
Wicara (Seminar, Workshop, Talk Show, dll), dan acara-acara pribadi seperti penikahan, ulang tahun, promosi
jabatan, syukuran, dll.
Maka dari itu EO terlahir dari keinginan pihak yang mempunyai dana, dimana mereka memiliki tujuan yang
diharapkan dapat mencapai tujuannya dengan melakukan rangkaian acara, dan tentu saja mereka sebagai
penyandang dana, mereka tidak mau repot-repot mengatur acara itu. mereka cukup memberi briefing singkat
mengenai maksud dan tujuan yang ingin mereka capai, sementara untuk kreatif dan eksekusinya diserahkan kepada
EO yang ditunjuk. Di sinilah Peran EO, yaitu membantu mewujudkan harapan dan tujuan dari penyandang
dana. Melalui rangkaian acara:
1.
Mulai dari proses penciptaan konsep,
2.
Persipan tempat,
3.
perizinan,
4.
Perlengkapan pendukung,
5.
Jalannya acara
6.
Dokumentasi,
7.
Sampai publikasi acara di media masa.
Sebagai propesional EO pun dituntut untuk menyukseskan acara yang akan diselenggaran dengan kreatifitasnya. Di
era modern ini banyak perusahaan yang melakukan promosi produknya dengan menyelenggaran acara dengan
maksud dan tujuan meningkat penjualan produknya. maka peran eo akan sangat dibutuhkan.
Mungkin itu saja dulu yang bisa saya sharingkan. Semoga Bermanfaat bagi yang berminat mendalami EO (Dunia
Event Organizer)
EVENT ORGANIZER
PENGERTIAN
Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan
(Pengorganisir Acara). Setiap kegiatan yang di selenggarakan bertujuan untuk memperoleh
keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan
berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material.
Bentuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi
kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).
Diantaranya; kepanitian peringatan HUT RI di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di
lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS, dan lain
sebagainya.
EVENT ORGANIZER DALAM DUNIA USAHA
Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah memperlihatkan ke arah yang
menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang
bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah
Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu
suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal;
peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan
dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in-house production) dan
event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer
tersebut. Apabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula
tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang
mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di
dalamnya akan tetap berlangsung.
TAHAPAN MENYELENGGARAKAN EVENT
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan
konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan
sebuah event:
1.
Konsep yang menarik dan kreatif
2.
Proses tahapan pembuatan event
3.
Eksekusi event yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus
memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani
melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang
belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin
membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat
membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem
Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
Proses Tahapan Pembuatan Event
1.
Mencari konsep yang kreatif.
2.
Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3.
Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4.
Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5.
Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan
proposal.
6.
Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7.
Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8.
Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9.
Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12. Melakukan publikasi
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event Yang Significant
1.
Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi,
dll..
2.
Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi,
dll.
3.
Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4.
Tepat waktu.
5.
Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6.
Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7.
Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8.
Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi: 1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran
keringat atau usaha keras.
Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski
bisa dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya
disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau
waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar
penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional
Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi
sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat
acara.
Jenis-jenis EO[sunting | sunting sumber]
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus
bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk
mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di
kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan
pesta pernikahan.
Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk
anak-anak.
Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam
acara (www.spgsurabaya.ning.com)
Jukung Organizer adalah EO yang sudah terbukti kualitasnya di Kota Palangka Raya