39 1.
Berdasarkan email pemberitahuan droping, uang kerja dari bagian keuangan DMKebunUnit mengecek ke bank untuk memastikan bahwa
droping uang kerja tersebut telah diterima 2.
DMKebunUnit membuat bukti penerimaan bank,dan diteruskan ke distrik manajer atau manajer kebununit untuk ditanda tangani
3. Penarikan uang dilakukan dengan cek yang dilengkapi dengan bukti
pengeluaran bank yang telah ditanda tangani Distrik Manajer atau Manajer kebununit dan menindak lanjuti pengambilan uang secara langsung ke
bank atau dilakukan pengantaran uang oleh pihak bank kemudian dibuat bukti penerimaan kas sesuai jumlah yang diterima
4. Khusus rumah sakit berdasarkan bukti transfer dan bukti pembayaran
lainnya dari pasien,unit rumah sakit mengecek kebenarannya ke rekening bank,setelah mendapat kepastian bahwa uang telah diterima,maka unit
rumah sakit membuat bukti penerimaan bank 5.
Bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran bank dicatat ke dalam buku kasbank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar sesuai kode
posting 6.
Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada penerimaan kasbank di DMKebunUnit
C. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas adalah prosedur pengeluaran untuk melunasi hutang – hutang dan biaya – biaya yang telah disetujui oleh pejabat yang berwenang dan
40 setelah dikeluarkan langsung dicatat. Pengeluaran kas dalam perusahaan
dilakukan dengan menggunakan cek tetapi ada pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek biasanya karena jumlahnya yang relatif kecil maka
dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan 2 sistem : fluctuacting-fund-balance system dan imprest system Mulyadi, 2001:509. Sama
halnya dengan pengawasan penerimaan kas, pengeluaran kas harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadikesalahan dan kecurangan yang
mengakibatkan kerugian perusahaan. Dengan adanya penerapan sistem yang dilakukan ada hubungannya dengan aktivitas perusahaan yang benar telah
dibukukan serta adanya persetujuan dari yang berwenang. Fungsi bagian pengeluaran kas adalah :
1. Memeriksa bukti – bukti pendukung, faktur pembelian atau voucher untuk
memastikan bahwa dokumen – dokumen tersebut sudah ada perhitungan benar serta disetujui oleh orang – orang yang ditunjuk.
2. Mengecap ”lunas” pada bukti – bukti pendukung pengeluaran kas atau
melubangi pada preferator. 3.
Mencatat cek ke dalam daftar cek atau cek register.
4. Menyerahkan cek pada kreditur.
Prosedur penerimaan kas pada umumnya digunakan untuk pembelian bahan persediaan, perlengkapan, pembayaran gaji, biaya operasi dan lain sebagainya.
Penggunaan sistem voucher untuk pengawasan pengeluaran kas merupakan ciri yang amat diperlukan dalam pengawasan kas. Voucher – voucher yang
mengotoritaskan pengeluaran kas dalam cek dapat dibuat pada saat barang atau
41 jasa diterima dan terlihat cukup sesuai. Ayat – ayat pembukuan dalam register
voucher mengenai pengeluaran dan otoritas pembayaran yang dilakukan oleh kepala unit – unit masing – masing. Cek – cek juga disusun dan dikirim bersama
dengan dokumen – dokumen pendukung yang dilengkapi Kuitansi, SIP, faktur, kepada pihak yang memiliki wewenang khusus untuk melakukan pembayaran.
Berdasarkan pemberitahuan pengeluaran cek tersebut, bagian akuntansi membuat catatan yang diperlukan sebagai 2 sistemyang terpisah. Dalam hal pengeluaran kas
penulis dapat membuat kesimpulan bahwa pengawasan pengeluaran kas pada PTPN III sudah cukup memadai yaitu sudah mengguankan prosedur yang ada,hal
ini ditandai dengan : 1.
Sebelum transaksi pembayaran dilakukan,dokumen pendukung pembayaran harus diverifikasi terlebih dahulu yaitu diperiksa kebenaran
perhitungan pembayarannya,meneliti kelengkapan dokumen pendukung kecukupan otorisasi pembayaran dan ketepatan kode rekening pembebanan
yang dilakukan oleh kepala bidang pembiayaanstaff verifikasi dan aktiva tetap staf keuangan jika pembayaran melalui atau dilaksanakan d idistrik
dan asisten tata usaha kebununit jika pembayaran melalui atau dilaksanakan di kebununit
2. Pelaksanaan pembayaran yang telah mendapat persetujuan distrik
manajer,manajer kebununit dilakukan oleh “juru bayar” dalam hal ini adalah kepala bidang pembiayaan
3. Pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dan pengadaan barang,baik
kesesuaian fisik maupun secara teknis sepenuhnya dilaksanakan oleh bidang teknis terkait di unit maupun di distrik
42 4.
Buku pendukung atas pengeluaran kasbank harus dokumen asli antara lain :
a. Rekapitulasi daftar gaji karyawan
b. Deklarasi perjalanan dinas
c. Faktur pembelian kontankwitansi
d. Order pembelian local,surat pengantar barang,faktur,bukti penerimaan
barang e.
Faktur pajak sandard
5. Pembayaran hasil pekerjaan dengan nilai diatas Rp 50.000.000 s.d Rp
100.000.000 yang dilaksanakan di distrik harus terlebih dahulu dibukukan oleh kebununit
6. Distrikkebununit membuat bukti pengeluaran kasbank dan sipenerima
harus membubuhkan tanda tangan dan nama terang dan apabila diwakilkan harus dilengkapi kutipan salinan akte notaries yang sah selaku penerima
kuasapihak ke tiga 7.
Penyetoran pajak dilakukan melalui transfer ke bank dengan mempergunakan bilyet giro,dan jika DM.KebunUnit mengembalikan
uang tunai ke bank maka harus mendapat pengawasan tenaga pengamanpolisisatpam
8. Pembayaran tertentu dalam jumlah yang relative besar seperti bonus
diupayakan melalui transfer rekening yang bersangkutan
43 9.
Untuk pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan melalui transfer setelah bukti pengeluaran kasbank disetujui distrik manajemen kemudian dibuat
bilyet giro dan surat pengantar bilyet giro ke bank distrikkebununit yang ditanda tangani oleh distrik manajemenmanajer
10. Setiap pembayaran kepada pihak ketiga dilakukan dengan giro dan wajib
mencantumkan nama dan nomor rekening perusahaan atau dengan kata lain tidak diperkenankan mengeluarkan giro mencantumkan nama dan
momor rekening perorangan,sedangkan pengeluaran melalui penarikan tunai dengan cek hanya hanya diperkenankan untuk gaji karyawan dan
pengeluaran rutin di DMKebunUnit 11.
Bukti pengeluaran kas bank yang telah dibayar berikut dokumen pendukungnya di cap “TALAH DIBAYAR”dalam bentuk stempel untuk
menghindari penggunaan ganda 12.
Bukti pengeluaran aksbank dan dokumen pendukungnya dicatat kedalam buku kasbank dan dibukukan kedalam kartu rekening buku sesuia kode
posting 13.
Selalu mempertimbangkan dan melakukan pengendalian risiko pada kasbank di DMKebunUnit
44
Prosedur pengeluaran kas
Sumber : PT Perkebunan Nusantara III Persero Medan Memeriksa bukti-bukti pendukung
Mengecap lunas pada bukti-bukti pendukung
Menyerahkan cek kepada kreditur Mencatat cek kedalam daftar cek
Menandatangani cek
45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Pada bab sebelumnya,telah dibuat suatu uraian mengenai analisa dan evaluasi atas hasil – hasil penelitian yang telah diperoleh
dari PTPN III. Berdasarkan hasil analisa dan evaluasi maka penulis mengemukakan beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi PTPN III telah menunjukkan pembagian
tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat
dilaksanakan dengan baik. 2.
Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan sudah baik, yang telah dibentuk oleh bukti outentik dimana telah
dipergunakan salah satu metode posting atau pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran.
3. Adanya pengawasan intern yang bersifat lebih baik dan
utama bila dibandingkan dengan pengawasan intern sepenuhnya menjadi kewajiban dan tanggung jawab manajemen.
4. Pengawasan intern merupakan suatu sistem yang meliputi
semua cara yang dipakai dalam suatu organisasi perusahaan untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah
untuk mencegah terjadinya kecurangan dan penyelewengan, juga agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara
menguntungkan.
