Contoh Teknik komunikasi yang baik :
Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan
Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara
Menatap mata lawan bicara dengan lembut
Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum
Gunakan gerakan tubuh gesture yang sopan dan wajar
Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara
Memakai pakaian yang rapi, menutup aurat dan sesuai sikon
Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara
Menerima segala perbedaan pendapat atau perselisihan yang terjadi
Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara.
Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik.
Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku
seperti berjabat tangan, merunduk, hormat, cipika cipiki cium pipi kanan - cium pipi kiri
3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
Menurut Jiwanto 1985:28-29, komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai
kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat
para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha.
Universitas Sumatera Utara
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara
diagonal. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi
para pegawai kantor. Etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran
kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut: 1.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : a.
Para bawahan dengan atasan pimpinan b.
Bawahan dengan bawahan c.
Atasan dengan atasan d.
Pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan. 2.
Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai. 3.
Meningkatkan moral dan displin yang tinggi para pegawai. 4.
Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan
berlangsung pengendalian operasioanal yang efisien. 5.
Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai. 6.
Meningkatkan kerja sama team work di antara para pegawai. 7.
Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam meleksanakan tugasnya masing-masing.
8. Etika komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah
cara berpikir kreatif.
Universitas Sumatera Utara
9. Dengan etika komunikasi semua pegawai dapat mengetahui
kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan.
10. Dengan adanya etika komunikasi kantor maka antar pegawai yang satu
dengan yang lainnya akan saling menghargai. 11.
Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain,
keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
3.5.Prinsip-Prinsip Yang Mempengaruhi Kelancaran Dalam Penerapan Etika Komunikasi
Prinsip tersebut adalah: 1.
Prinsip mempergunakan cara informasi yang paling mudah Prinsip ini meliputi dua hal, yaitu:
a Menyampaikan informasi dapat dilakukan dengan mudah.
Hal ini sebenarnya sangat relatif. Kesukaran atau kemudahan meyampaikan berita atau informasi sangat
ditentukan atau dipengaruhi oleh situasi, jarak, dan menurut kepentingan berita yang akan diberikan.
Misalnya, berita yang sangat penting dan harus segera diketahui pihak penerima berita, dan sebaliknya pihak komunikator segera mendapatkan
tanggapan dari pihak komunikan. Berita atau informasi yang demikian mungkin lebih baik disampaikan melalui telepon. Akan tetapi, apabila
Universitas Sumatera Utara
berita itu hanya bersifat pemberitahuan atau kurang penting dan tidak segera membutuhkan tanggapan, lebih baik disampaikan secara tertulis.
b Informasi mudah dan cepat dimengerti oleh pihak komunikan.
2. Prinsip berusaha, agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima
yang berlainan. Prinsip ini menghendaki agar informasi yang dikirim jangan sampai
menimbulkan pengertian yang berbeda dari para penerima berita. Hendaknya diusahakan informasi yang dikirim jangan sampai menimbulkan
interpretasi yang berbeda-beda. Interpretasi yang berbeda-beda ini akan terjadi apabila informasi itu dikirimkan kepada lebih dari satu penerima
berita, dan tingkat pengetahuannya saling berbeda serta penafsiran terhadap informasi yang diterima peninjauannya dari segi yang berbeda pula. Dalam
hal ini perlu adanya konsistensi dan ketegasan isi berita. 3.
Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sedarhana. Prinsip ini menghendaki penggunaan sarana komunikasi yang sederhana.
Seperti halnya pada prinsip I, pengertian sedarhana juga sangat relatif, karena tergantung urgensi atau kepentingan informasi yang akan dikirim.
Mungkin suatu informasi cukup dikirim dalam surat, dan diantar langsung oleh kurir atau dikirim melalui pos. Akan tetapi, apabila berita itu sangat
penting dan perlu segara diketahui, lebih efektif dikirim melalui telepon, radio,televise atau melalui media massa lainnya.
4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isinya, alat, maupun cara
menyampaikan informasi.
Universitas Sumatera Utara
Prinsip ini hendaknya dipilih berita yang aktual, penting, obyektif kebenarannya, serta berita yang up to date atau tidak basi. Sarana informasi
yang digunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan, disesuaikan dengan kepentingan berita. Penyampaian berita hendaknya disampaikan
tepat pada waktunya.
3.6. Pelaksanaan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pelaksanaan etika komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Kejelasan
Pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita, dengan cara
mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima. Dalam penyampaian berita, pegawai
pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah
dan cepat dimengerti,yaitu: 1.
Menggunakan kalimat yang pendek, singkat dan jelas. 2.
Menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dimengerti, yang sudah dikenal oleh umum.
3. Tidak mempergunakan kata-kata kiasan.
Universitas Sumatera Utara
4. Dapat menyesuaikan bahasa yang digunakan dengan kemampuan pihak
penerima berita. b.
Konsekuensi dan keseimbangan. Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak
bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan, informasi yang telah dikirim. Tetapi kadang kala terjadi perbedaan maksud
dari apa yang dibicarakan sehingga terjadi missed comunication atau kesalah pahaman sedemikian rupa, sehingga pemimpin ataupun pegawai
berusaha menegaskan bahwa informasi yang terdahulu disampaikan salah. Dan dengan segera menyampaikan informasi yang benar. Pemberian
informasi dari pegawai kepada atasannya maupun sebaliknya sesuai dengan kenyataan yang ada.
c. Keseragaman
Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kadangkala menggunakan istilah,
pengertian kode tertentu, untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.
d. Tata bahasa yang tepat.
Pegawai dan Pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selalu menngunakan tata bahasa yang
benar dan tepat guna. Ada kalanya mereka mengunakan tata bahasa yang tidak formal, tetapi tetap mengutamakan etika dalam berkomunikasi
terutama kepada pimpinan.
Universitas Sumatera Utara
e. Siapa lawan bicara kita.
Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengerti dengan siapa mereka
mengadakan pembicaraan, sampai di mana tingkat kemampuan atau pendidikannya, sehingga mereka dapat menyesuaikan diri.
f. Lambang atau kode
Pegawai dan pimpinan pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempergunakan lambang atau kode,
gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang mereka ucapkan, tetapi lambang atau kode tersebut jarang sekali digunakan. Karena biasanya
pimpinan sering menggunakan kode atau lambang jika berkomunikasi dengan sesama pimpinan. Sehingga kurang efektif jika metode ini
digunakan oleh pimpinan kepada bawahannya. Dalam penerapan etika komunikasi tersebut Departemen Ekonomi
Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi baik dan benar dengan melalui berbagai
prosedur antar lain: 1.
Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide – ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.
2. Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan message yang telah
disusun dalam bentuk simbol, sandi, kode – kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal
maupun horizontal, formal maupun informal.
Universitas Sumatera Utara
3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita komunikan. Pihak
komunikan kemudian mengadakan interpretasi decoding terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau
respon. Perlu diketahui, bahwa untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap
berita yang dikirim, maka antara pegawai Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang selaku komunikator dengan pihak
komunikan selalu berusaha menjelaskan suatu berita secara singkat dan sangat jelas sehinga pihak komunikator dengan komunikannya mempunyai tafsiran yang sama
terhadap berita tersebut agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahpahaman terhadap berita yang disampaikan.
3.7. Penerapan Etika Komunikasi Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Etika komunikasi yang diterapkan Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif efektif, sehingga para
karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada
pimpinannya, dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan secara langsung.
Selain memberikan perintah, pimpinan juga selalu mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk
memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena
Universitas Sumatera Utara
komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan adanya etika komunikasi pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka efisiensi kerja dapat berjalan
dengan lancar.
3.8. Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Komunikasi Dalam Kantor Pada Departemen Ekonomi Pembangunan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
1. Hambatan yang bersifat teknis antara lain:
a. Kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan oleh organisasi.
b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang
efektif. c.
Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak memadai. 2.
Hambatan perilaku, seperti: a.
Prasangka yang didasarkan pada emosi. b.
Ketidakmauan untuk berubah. c.
Sifat yang egosentris. 3.
Hambatan struktur, yaitu rintangan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan job dalam struktur organisasi
4. Hambatan Latar Belakang, seperti :
a. Latar Belakang Sosial
b. Latar Belakang Pendidikan
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
