6. Jaringan network
Sistem penghubung yang memungkinkan sustau sumber dipakai secara bersama – sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda.
F. Sistem Informasi yang digunakan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan
Seiring dengan perkembangan usaha yang dijalankan oleh PT. Perkebunan Nusantara IV menuntut sistem informasi yang meningkatkan pola
peranan sistem pencatatan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan untuk menjalankan operasi sangatlah penting. Didalam menyajikan laporan –
laporan keuangan pada PT. Perkebunan Nusanta IV Medan menggunakan aplikasi ANS dan PB71 yang dirancang secara cermat untuk membantu
penerimaan dan pengeluaran kas itu sendiri.
G. Sistem Pencatatan dan Laporan Keuangan
Sistem pencatatan untuk pelaporan keuangan yang diterapkan di PT. Perkebunan Nusantara IV Medan sampai saat ini menggunakan sistem tulis
tangan, mesin hitung, komputer sebagai alat untuk mengolah dan menyimpan data. Sumber data pencatatan yang dipakai adalah bukti asli, buku besar,
neraca lajur, neraca dan daftar laba rugi. Setiap transaksi yang telah disetujui dan disahkan oleh petugas yang
berwenang, dibuatkan bukti – bukti seperti bukti permintaan barang, bukti pemesanan barang, bukti penerimaan barang, dan bukti pengeluaran kas yang
selanjutnya bukti – bukti ini akan di proses dengan komputer perusahaan untuk pembuatan laporannya. Selanjutnya dalam waktu yang tertentu biasanya
mingguan, dokumen – dokumen tersebut datanya dimasukkan ke dalam
komputer yang untuk diproses sehingga dapat di up – date hal – hal yang berhubungan dengan pembelian bahan baku dan pengeluaran kas, diantaranya
tentang jumlah persediaan yang ada, yang masuk dan yang keluar, sehingga dapat diambil keputusan untuk dapat segera melakukan pembayaran.
H. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. Perkebunan
Nusantara IV Medan
Pada umumnya prosedur yang terdapat dalam suatu perusahaan dirancang sedemikian rupa. Perancangan prosedur memerlukan penelitian
yang seksama. Sebelum merancang prosedur itu sendiri, termasuk tingkat kecermatan, penyajian dan waktu. Rancangan prosedur yang telah disepakati
dengan persetujuan pimpinan perusahaan akan diuraikan dalam satu pedoman prosedur, berupa kalimat – kalimat maupun arus dokumen, penerapan
rancangan prosedur harus disertai rencana penetapan yang meliputi aspek : akuntansi yang dipakai, formulir – formulir, letak dan susunan suatu benda,
pendidikan dan pelatihan pemakaian prosedur, koordinasi antar departemen serta jadwal penerapan prosedur. Menurut Mulyadi 2001 : 5 “Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang. 1.
Prosedur Penerimaan Kas Adapun uraian prosedur penerimaan kas menurut Mulyadi 2001 : 9 sebagai
berikut : prosedur penerimaan dokumen, departemen penerimaan kas, departemen piutang, departemen buku besar.
a. Prosedur Penerimaan Dokumen
Penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran. Dokumen ini bersifat informasi kunci yang diperlukan untuk
keperluan transaksi rekening pelanggan. Dokumen ini merupakan bagian dari dokumen tagihan, yang pada saat pembayaran dilaksanakan
pelanggan merobek bagian bukti pembayaran dan dikembalikan ke penjual bersama dengan pembayaran tunai.
b. Departemen Kas
Departemen ini mencocokkan kebenaran dan kelengkapan cek serta bukti pembayaran. Setelah proses pencocokan, maka kasir mencatat penerimaan
kas pada jurnal penerimaan kas termasuk penjualan tunai. Penerimaan tunai lainnya dan penerimaan atas rekening tunai dicatat dalam jurnal
penerimaan kas. c.
Departemen Piutang Departemen melakukan posting bukti pembayaran pada rekening dibuku
besar pembantu piutang, setelah itu bukti diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, departemen piutang meringkas buku pembantu piutang
dan menyerahkannya ke departemen buku besar umum d.
Departemen Buku Besar Departemen melakukan posting dari dokumen jurnal ke konrol piutang
dan kontrol kas, mencocokkan kontrol piutang dengan ringkasan pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal
Adapun Prosedur Penerimaan kas pada PT. Perkebunan Nusantara IV Medan yaitu :
Gambar 2.2 Diagram Alir Penerimaan Kas di Kantor Pusat
PT. Perkebunan Nusantara IV Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara IV Medan
Penjelasan : a.
Bagian keuangan petugas menerima pembayaran tunai dari pihak luar yang disertai dengan dokumen pendukungnya DP bila ada.
b. Kemudian melakukan verifikasipencocokan jumlah uang tunai yang
diterima. c.
Petugas membuat tanda terima dari pihak yang memberikan sejumlah uang
d. Petugas petugas membuat bukti penerimaan Au-9 selama kurang
lebih 1 jam. e.
Setelah itu bukti penerimaan Au-9 diverifikasi ke Kepala Bagian KeuanganKepala Urusan Pengelolaan Kas
f. Setelah bukti penerimaan Au-9 diverifikasi, selanjutnya petugas
memberikan penomoran pada bukti penerimaan kas. g.
Terakhir, setelah penomoran selesai, kas disimpan di tempat penyimpanan uang.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
Adapun prosedur pengeluaran kas menurut Marshall B. Romney Paul Jhon Steinbart 2005: 74 penegeluaran kas adalah rangkaian
kegiatan bisnis dan operasional data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Menurut Mulyadi 2001 : 509, pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan cek biasanya karena jumlahnya relatif kecil.
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini :
a. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat
diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dan dan cek menjamin
diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
b. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan
transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas
direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank
inilah yang dapat digunakan oleh perusahaaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam di dalam
jurnal perimaan dan pengeluaran kas. c.
Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan
bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima
pembayaran. Dengan digunakannyacek dalam pengeluaran kas, check issuer akan secara otomatis menerima pembayaran. Cancelled check
sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang
independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran. Di dalam PT. Perkebunan Nusantara IV Medan memiliki prosedur
pengeluaran sebagai berikut :
Gambar 2.2 Diagram Alir Pengeluaran Kas di Kantor Pusat
PT. Perkebunan Nusantara IV Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara IV Medan
Penjelasan : a.
Bagian terkait menyusun SPP dan dokumen pendukung, setelah itu menyerahkannya ke Bagian Keuangan
b. Bagian Keuangan menerima SPP
c. Setelah menerima SPP, selanjutnya bagian keuangan membuat bukti
pengeluaran kas Au-12 dan menyerahkannya kepada Direksi Kepala Bagian Keuangan untuk di tandatangani
d. Kemudian Bagian Keuangan mengeluarkan uang kas dan menyerahkan
uang dan bukti pengeluaran kas Au-12 tersebut ke Bagian yang terkait yang menerima uang.
e. Setelah menerima uang, Bagian terkait menadatangani bukti pengeluaran
kas Au-12. f.
Kemudian bukti pengeluaran kas Au-12 yang telah ditandatangani Bagian terkait diserahkan kembali kepada Bagian Keuangan.
g. Kemudian Bagian Keuangan membukukan bukti pengeluaran kas Au-12
pada buku kas. h.
Setelah bukti penerimaan kas Au-12 dan bukti pendukung selesai dibukukan, selanjutnya Bagian Keuangan memberi stempel lunas dan
tanggal pengeluaran kas. i.
Terakhir, bukti pengeluaran kas Au-12 dan bukti pengeluaran kas diteruskan ke Bagian Akuntansi.
I. Pengawasan Intern Kas
Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakn tugas sehingga
mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem Informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas \menjadi bagian dari sistem
pengawasan intern kas. Karakteristik dasar dari suatu sistem pengendalian kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab secara khusus untuk menangani penerimaan
kas
2. Pemisahan penanganan dan pencatatan penerimaan kas
3. Penyetoran seluruh kas yang diterima setiap hari
4. Audit internal pada selang waktu yang tidak terduga
5. Pencatatan ganda atas kas menurut bank dan pembukuan dengan
rekonsiliasi yang dilaksanakan oleh seseorang di luar bagian akuntansi. Dalam arti sempit pengawasan intern berarti pengecekan, baik
penjumlahan secara mendatar cross footing, maupun penjumlahan secara menurun down footing, sedangkan pengertian pengawasan intern dalam
arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pengecekan tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan
pengawasan. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia IAI pengertian pengawasan
intern adalah sebagai berikut : “pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang
terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi,
meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijasanaan manajemen yang telah digariskan.” IAI 2005.
Sedangkan menurut Warren dalam Aria pengawasan intern diidentifikasikan sebagai berikut :
“Pengawasan intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha
akurat, memastikan bahwa perudang-undangan sertaperaturan dipatuhi sebagaimana mestinya.” Warren dalam Aria, 2005:229
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang manajer harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern.
Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan
biaya yang relatif rendah. Menurut Warren dalam Aria unsur-unsur pengawasan intern tersebut
adalah: a.
Lingkungan pengendalian b.
Penilaian resiko c.
Prosedur pengendalian d.
Pemantauan monitoring e.
Informasi dalam komunikasi Warren dalam Aria, 2005:229
1 Pengawasan Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Untuk mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari PT. Perkebunan Nusantara IV Medan melakukan pengawasan antara kas
masuk dan kas keluar. Adapun pengawasan intern yang dilakukan PT. Perkebunan
Nusantara IV Medan terhadap penerimaan kasnya yaitu dengan cara : a
Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan dari kegiatan operasional perusahaan dan pendapatan penjualan kelapa
sawit harus diterima oleh Bagian Keuangan. b
Setiap saldo uang kas diperiksa oleh pejabat yang berwenang. c
Pada waktu tertentu perusahaan membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan antara saldo yang ada di perusahaan dengan saldo
yang ada di bank.
d Perusahaan hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan
yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari perusahaan dengan jumalh kecil petty cash, selebihnya disetor ke bank.
e Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung,
serta saldo kas yang ada diperiksa. Sedangkan pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan
oleh PT. Perkebunan Nusantara IV Medan adalah : a
Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh Kepala bagian Keuangan sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui
oleh perusahaan. b
Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu. c
Melakukan cek silang oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Kas untuk melihat pakah ada perbedaan dalam pencatatan.
d Perusahaan membuat voucher pengeluaran kas yang dilakukan oleh
Bagian Keuangan sebagai pembuat voucher. e
Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh bank.
Secara umum pengawasan intern kas metupakan salah satu sistem yang dilakukan oleh PT. Perkebunan Nusantara IV Medan yang tujuannya
antara lain : a
Mengamankan aktiva tetap b
Meningkatkan keakuratan dan dapat dipercayainya data akuntansi
2 Rekonsiliasi Bank
Secara umum saldo PT. Perkebunan Nusantara IV Medan dan saldo bank tidak bisa selalu sama, untuk itu dilakukan pengawasan terhadap
rekonsiliasi bank, sehingga dapat dilihat pada rekening koran bank adalah sama dengan saldo buku PT. Perkebunan Nusantara IV Medan, dapat di
cek apakah ada saldo penerimaan atau pengeluaran banlk PT. Perkebunan Nusantara IV Medan yang belum dicatat.
Rekonsiliasi Bank merupakan suatru teknik untuk memastikan bahwa saldo buku bank yang dapat dilihat pada rekonsiliasi bank adalah
sama dengan saldo bank menurut catatan perusahaan. Menurut Warren, Reeve, Fees, rekonsiliasi bank terbagi dalam dua
seksi, yaitu : “Rekonsiliasi bank biasanya dibagi dala dua seksi. Seksi pertama dimulai
dengan saldo kas menurut laporan bank dan diakhiri dengan saldo yang disesuaikan saldo yang benar. Seksi kedua dimulain dengan saldo kas
menurut catatan deposan perusahaan dan diakhiri dengan saldo yang disesuaikan. Jumlah yang disesuaikan dari kedua seksi tersebut harus
sama.” Niswongwer, Warren, Reeve, Fees, 1999:299.
Perbedaan antara saldo kas menurut buku PT. Perkebunan Nusantara
IV Medan dengan saldo menurut rekening koran disebabkan oleh beberapa hal :
a Transaski-transaksi yang sudah dicatat oleh PT. Perkebunan
Nusantara IV Medan tetapi belum dicatat oleh bank. i.
Cek yang belum diuangkan di bank oleh penerima cek. ii.
Setoran dalam perjalanan deposit in transit, penerimaan telah dicatat sebagai penerimaan PT. Perkebunan Nusantara IV
Medan namun belum dicatat sebagai setoran PT. Perkebunan Nusantara IV Medan oleh bank.
iii. Setoran yang sudah disetor dan dibukukan PT. Perkebunan
Nusantara IV Medan tetapi bank memasukkan ke rekening koran lain.
b Transaksi-transaksi yang nampak di laporan bank tetapi belum dicatat
dalam pembukuan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan. i.
Biaya administrasi dan jasa bank yang dibebankan kepada PT. Perkebunan Nusantara IV Meadn yang baru diketahui setelah PT.
Perkebunan Nusantara IV Meadn menerima laporan bank. ii.
Pendebetan kerena cek yang diterima PT. Perkebunan Nusantara IV Medan dari pihak ketiga dan disetor ke bank ternyata kosong
tidak ada dananya iii.
Adanya setoran pihak lain yang masuk ke rekening PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
iv. Kesalahan pencatatan, terjadinya kesalahan pencatatan baik yang
dilakukan oleh bank maupun PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
