Analisis dan perancangan sistem Informasi penerimaan santri baru Pondok Modren darussalam
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTElVI INFORlVIASI
PENERIMAAN SANTRI BARU
PONDOK MODERN DARlJSSALA1\!I
GONTOR
Oleh
Nama
: Bambang Kustriono
NIM
: 100091020213
.JURlJSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
lJNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDA YATULLAH
PERNYATAAN
DENGAN IN! SAYA MEYATAKAN BAHWA SKRIPSI IN! BENAR-BENAR
HASIL KARYA SENDJRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI
SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU
LEMBAGA MANAPUN
Jakarta, Juni 2004
Bambang Kustriono
I 00091020213
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKUL.TAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SY ARIF H!DA YATULLAH JAKARTA
[jcngan m1 mcnyatakan Gahwa sknps1 yang d1tuhs oich:
Nama
Bambang Kustriono
NIM
. 100091020213
Program Studi
: Teknik lnformatika
Judul Skripsi
: Analisa dan Perancangan Siste111 lnformasi
Penerirnaan
Santri
Darussalam
Gontor.
Baru
Pondok
Modern
Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperoleh gelnr Sarjana
Kornputer pada jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, Juni 2004
Menyetujui,
Dosen Pernbimbing
Pernbimbing 11,
A ang Subiyakto, S.Kom
Mengetahui
Dekan,
1
syah JayaPutra, M.Sis
Ketua Jurusan,
I
Ir. Bakri La Katjong, M.Kom, M. T
LEMBAR PENGESAHAN
I
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN
SANTRI BARU PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
Skripsi
Scbagai Salah Satu Syarat Untuk Mcmpcrolch Gclar
Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN .Jakarta
Oleh
Bambang Kustnono
100091020213
Menyetujui
Pemhimbing I
Pembimbing II
ABSTRAK
Sistcm Informasi Penerimaan Santri baru adalah sistem yang mcmbahas
tentang prosedur pendaftaran, pembayaran dan mengikuti ujian ya·1g dilakukan
oleh calon santri. Prosedur penilaian hasil ujian dan pemberitahuan kelul11san
yang dilakukan pihak akademik, laporan data santri dan laporan data calon santri
lululus yang dilaporkan kepada pihak Direktur KM! dan Pimp:nan Pondok.
Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang diusulkan dapat memudahkan
proses penerimaan santri barn di Pondok Modern Darussalam gontor.
KATA
PENGANTAR
Dengan mcngucap rasa puji dan syukur kepada Allah SWT alas rahmat
dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelcsaikan Laporan Tugas Akhir.
Penulis mcngambil lcma penulisan lugas akhir ini adalah: "A11afm1
/)011
f'erancangan Sis/em /nfimnasi Penerimaan SwJ/n Ham /'ondok Modem
/)arussafam Uontor". Laporan ini merupakan salah satu syaral yang hams
dipenuhi guna mengambil gelar sarjana komputer dan merupakan kewajiban
akademik.
Penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini juga berkat adanya bimbingan dan
masukan dari Dosen Pembimbing, para staff Pondok Modern Darussalam Gontor
dan teman-teman kuliah yang telah banyak membantu penulis dalam memecahkan
kesukaran-kcsukaran yang penulis temukan. Oleh sebab itu pcnulis haturfan rasa
terima kasih yang tak terhingga terhadap apa yang !dah disumbangkan kepada
penulis baik langsung maupun tidak langsung, semoga Allah SWT membalas apa
yang diamalkan.
Ra;a terima kasih yang sebesar-besarnya, penulis haturkan terutama
kepada:
Fitri Mintarsih, M.Kom dan
A'ang Subyakto S. Kom selaku dosen
pcmbimbing, yang telah meluangkan waktunya untuk mengarahkan dan
memberi petunjuK untuk membuat laporan Tugas Akhir yang baik dan benar.
2.
Ir. Gakri l,a Katjong, M.Kom, M.T selaku ketua Jurusan Teknik Infor.natika
3. Dr.Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku dekan Fakultas Teknik
Jnformatika.
4. K :pada orang tua penulis, yang dengan kasih sayang yang tu! us tel ah
memberikan dorongan moril dan doa. lnsya Allah pcnulis akan bcrjuang
sekuat tenaga untuk memenuhi harapan-harapan yang kcdua orang tua
inginkan dan sekaligus membahagiakan sebagai ungkapan rasa terima
kasih yang tcramat bcsar.
5. Kepada Trimurti, selaku Pendiri Pondok
Akhir kata penulis sangat mengharapkan kritik dan
ｾ｡ｲｮ＠
yang bermanfaat
bagi semua pihak khususnya bagi kemajuan penulis dimasa yang akan datang.
Semoga Allah b :rkenan membalas seluruh kebaikan dan kemudahan yang telah
diberikan, serta bennanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, Juni 2004
Bambang Kustriono
DAFTAR GAMBAR
Hala111an
Ga111bar 3.1
Struktur Organisasi
34
Gambar 3.2
Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
42
Gambar 3.2.1
Diagram Level I Sistem Yang Sedang Berjalan
44
Gambar 3.2.2
Diagram Rinci I Proses 1 Sistem Yang Sedang Berjalan.
46
Gambar 4 .1
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
49
Gambar 4.1.1
Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan
51
Gambar 4.1.2
Diagram Rinci I Proses I Yang Diusulkan
53
Gambar 4.1.3
Diagram Rinci 1 Proses 5 Yang Diusulkan.
54
Gambar 4.2
ERD
57
Gambar 4 .3
Bentuk Tak Normal Perancangan Database
58
Garn bar 4.3. I
Bentuk Normal Satu
59
Gambar 4.3.2
Bentuk Normal Dua
60
Gambar 4.3.3
Bentuk Normal Tiga
61
Gambar 4.4
ERO Yang Telah Dinormalisasikan
61
Gambar 4.5
Perancangan menu Utama
65
Gambar4.5 I
STD Layar Menu
66
Gambar 4.5.2
STD Layar File
66
Ga111bar 4.5.3
STD Layar Pembayaran Bank
67
Ga111bar 4.5.4
STD Layar lnfor111asi
67
Gambar 4.5.5
STD Layar Ujian
68
Gambar 4.5.6
STD Layar Nilai
68
Gambar 4.5. 7
STD Layar Laporan
69
Gambar ＴＮｾＸ＠
STD Keluar
69
Garnbar4.6
Form Login
70
Garnbar4.7
Forni Menu Utama
70
Gambar 4.8
Form Input Data Calon Santri
71
Gambar 4. 9
Form Input Data Mata Ujian
71
Gambar 4.9
Form Jnfonnasi Data Pmbayaran
n
Gambar 4.9
Form Input Jadwal Ujian
72
Gambar 4.9
Form Input Tempat Ujian
73
Gam bar 4. 9
Form InPut Nilai Ujian
73
Gam bar 4. 9
Form Input Data Kelulusan
74
Gambar 4.9
Form Laporan Data Calon Santri
74
Gambar 4.10
Form Laporan Kelulusan
75
Gambar 4.1 l
Form Info Kelulusan
75
DAFT AR T ABEL
Halaman
Tabel 4.1
Ms Calon Santri
62
Tabel 4.2
Ms_Bayar
62
Tabel 4.3
Ms Ujian
63
Tabel 4.4
Ms_Ujian
64
Tabel 4.5
Ms_Kelulusan
64
Tabel 4.6
Ms Nilai
65
Tabel 4.7
Ms _Mata Pelajaran
65
DAFTAR ISi
Halarnan
Halaman Judul
Halaman Pengesahan
II
Kata Pengantar
111
Daftar Gambar
v
Daftar Tabet
VII
Daftar lsi
VIII
BAB!: PENDAHULUAN
I. I
Latar Belakang
1.2
Tujuan dan Manfaat
2
1.2. l
Bagi Penulis
2
1.2.2
Bagi Pihak Pondok Modem Darussalam Gontor
3
1.3 Ruang Lingkup
3
1.4 Metodologi Yang Digunakan
3
1.5 Sisternatika Penulisan
5
BAB II: LANDASAN TEORI
7
2. I Konsep Dasar Sistem lnfonnasi
7
2. I. I Pengertian Sistem
7
2. 1. I. 1 Karateristik Sistem
7
2.1. 1.2 Klasifikasi Sistem
8
2. 1.2 Pengertian lnfommsi
I0
2. 1.2. J Kualitas Informasi
II
2. 1.2.2 Nilai Infonnasi
12
2.1.3 Pengertian Si stem lnformasi
2.1.3. 1 Komponen Sistem lnformasi
2.2 Alat Perancangan Sistem yang Digunakan
12
13
1.5
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)
15
2.2.2 Simbol yang digunakan DFD
15
2.2.3 ERD (Entity Relationalsh1p Diagram)
18
2.2.4 Hubungan Antar Entity dan Atribut
18
2.3 Database Relasional
19
2.3. 1 Pengertian Database
19
2.3.2 Pengertian Relational Database
20
2.4 Nonnalisasi
20
2.4.1 Definisi Normalisasi
20
2.4.2 Tingkatan Normalisasi
21
2.4.3 Kunci
22
2.4.4 Kamus Data
23
2.5 STD (State Transition Diagram)
24
2.6 Microsoft Access
24
2.7 Microsoft Visual Basic
25
2.8 ODBC (Open Database Connectivity)
25
BAB Ill: ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONDOK MODERN
DARUSSALAM GONTOR
27
3. I Profil Pondok Modem Darussalam Gontor
27
3. 1.1. Sejarah Singkat Pondok Modern Darussalam Gontor
27
3.1.2 MOTTO PONDOK MODERN GONTOR
28
3. 1.3 PANCA JIWA PONDOK MODERN GONTOR
29
3.2. Manajemen Dan Organisasi
31
3.2.1. Manajemen
32
3.2.2. Struktur Organisasi
33
3.3 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan
41
3.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan
47
3.5 Usulan pemecahan masalah
47
BAB IV: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI
BARU PADA PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
48
4. I Perancangan Sistem
48
4.2 Kamus Data
55
4.3 Normalisasi
58
4.3. I
Bentuk tidak normal
58
4.3.2
Normalisasi Tahap Pertama
59
4.3.3
Normalisasi Tahap Kedua
60
4 .3 .4
Normalisasi Tahap Ketiga
61
4.4 Spesifikasi Database
62
4.5 Perancangan Proses
64
4.5.1 Struktur Menu Utama
4.6 Rancangan Layar Tampilan
4.6.1 Tampilan Menu Login
4. 7 Konvigurasi computer
64
70
70
76
4.7.1 Yang digunakan Pondok Modern Darussalam Gontor untuk
membangun Sistem Penerimaan Santri Baru minimalnya
76
4. 7. 1.1 Spesifikasi Hardware
76
4. 7.1.2 Spesfikasi Software
76
4.7.2 Yang digunakan Penulis untuk mengusulkan pembuatan sistem
Pencrimaan Santri Baru
77
4. 7.2.1 Spesifikasi Hardware
77
4.7.2.2 Spesfikasi Software
77
BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN
78
5.1 Kesimpulan
78
5.2 Saran
79
BABI
PENDAHlJLlJAN
1.1 Latar Bclakang
Balai pendidikan adalah suatu badan yang bertangglli1g-jawab rnasalah
kemajuan suatu bangsa dengan pendidikan suatu bangsa akan dipandang dan
dihargai. Pondok Modern Darussalam Gontor adalah salah satu balai pendidikan
yang turut ·Jertanggung jawab akan kemajuan bangsa, dengan kemajuannya suatu
bangsa akan dapat mengikuti perkembangan jaman yang mer.untut untuk bersaing
dengan bangsa yang lain yang saat ini telah menggunakan kecanggihan teknologi.
Seiring semakin pesat perkembangan teknologi komputer dan perangkatnya,
menjadikan kita sebagai umat bangsa, mendapatkan berbagai manfaat dan
kernudahan mengerjakan sesuatu mulai dari dukungan bagi operasional sampai
strategi di berbagai bidang salah satunya pemanfaatan Teknologi Informasi di
bidang pendidikan guna kemajuan bangsa. Pemakaian teknologi komputer di balai
pendidikan buk&n hanya sebagai alat bantu, tetapi sudah menjadi kebutuhan yang
sangat vital untuk mendukung kinerja para staff. Teknologi ini merupakan pilihan
yang tepat bagi manajemen dari suatu organisasi apabila volume data yang diolah
secara manual sudah tidak memungkinkan lagi bahkan akan mengakibatkan
menurunnya kinerja organisasi .
. Komputer berperan dalam segala aspek kehidupan. Mulai dari organisasi yang
sederhana hingga perusahaan atau instansi pemerintah yang telah go internasional.
2
pendidikan yang berdiri pada tahun 1926. Pondok pesantren ini memiliki santri
dan alumni yang cukup banyak, hal ini yang menyebabkan untuk menggunakan
teknologi komputer guna membantu pembukuan data-data penting dalam bentuk
database. Namun sayangnya hingga saat ini arsip-arsip yang berguna bagi balai
pendidikan yang sekarang ini masih tersimpan dalam bentuk Jembaran kertas dan
komputer hanya digunakan sebagai alat tulis-menulis pembuatan laporan.
Penulis mengusulkan pembuatan Sistem Informasi Penerimaan Santri Baru
Pondok Modern Darussalam Gontor dengan pertimbangan penulis termasuk abmi
dari Pondok Modern Darussalam Gontor yang telah merasakan akan kebutuhan
Pondok pada saat ini, arsip-arsip yang berguna bagi Pondok masih tersimpan
dalam lembaran kertas, belum berfungsinya komputer secara maksimal, dalam arti
komputer hanya berfungsi sebagai sarana tulis-menulis, sedangkan pembukuan
data-data penting masih berbentuk lembaran kertas atau disebut secara manual.
Pada penulisan tugas akhir ini penulis mengambil tema tugas akhir ini
adalah "Sistem li?fimnasi Peneriman Sant1·i Baru Pondok Modem Darussalam
Gontor ''.
1.2 Tujuan dan Manfaat.
1.2. I
Bagi Pcnulis
•
Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah.
•
Mengetahui
kondisi
yang
sebenarnya
terjadi
terutama
yang
berhubungan dengan Penerimaan Santri baru pada Pondok Modern
3
•
Membandingkan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan
pennasalahan yang terjadi di Pondok Modern Darussalam Gontor.
•
Sebagai bahan pengabdian diri pada almamater
•
Sebagai syarat dari kelulusan.
1.2.2
•
Bagi Pihak Pondok Modern Darussalam Gontor
Data dan arsip-arsip yang akan datang tidak lagi tersimpan dalam
lembaran kertns atau biasa di sebut manual
•
Sistem manajernen data tidak lagi secara manual khususnya dalam
proses penerimaan santri barn
•
Memudahkan sistem prosedur penerimaan santri barn Pondok Modern
Darussalam Gontor dalam hal ini pendaftaran, sistem penilaian ujian
dan pemberian keterangan lulus.
•
Memudahkan sistem penyimpanan data yang a1tinya data tersimpan
dalam hardis yang berbentuk data base
1.3 Ruang Lingku p.
Ruang lingkup penulisan karya tulis ini membatasi pembahasan mengenai
bagaimana Sistem lnformasi Peneriman Santri Barn Pondok Modern Darussalam
Gontor, yang dicnkup adalah:
Prosedur Pendaftaran yang mencakup sistem pendataan calon
santri dan pembayaran pada bank.
4
Prosedur penilaian atau kelulusan
J.4 Metodologi Yang Digunakan.
Mctodologi yang digunakan dalam mcngernbangkan sistcm lnfonnasi
Penerirnaan Santri Barn pada Pondok Modern Darussalam Gontor adalah:
•
Metode Wawancara
Mengurnpulkan data dan informasi dengan cara mewawancarai bagian
administrasi, akadernik dan para alumnus Pondok Modern Darussalam
Gontor.
•
Metode Observasi
Mengumpulkan data dengan cara mengamati secara langsung kegiatan
yang berlangsung di Pondok Modern Darussalam Gontor terutama divisi
adrninistrasi pcndidikan.
•
Metode Per,dekatan Terstruktur
Penyusunan skripsi ini menggunakan 2 (dua) jenis metode, yaitu metode
analisis dan metode perancangan.
a.
Metode Analisis
Analisis sistem ini dilakukan melalui 4 (empat) tahapan yaitu:
Survci alas sistem yang sedang berjalan.
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan.
ldentilikasi kebutuhan sistem yang diusulkan.
T .J
ｾ＠
__ , '. 1'":
I_ _
5
Hasil analisis ini akan menjadi masukan dalam perancangan sistem
yang diusulkan.
b. Metode Perancangan
Metode perancangan digunakan untuk menggambarkan sistem yang
diusulkan tersebut, yang mana tahapannya meliputi antara lain:
Pembuatan spesifikasi file.
Pembuatan DFD (Data Flow Diagram).
Pembuatan rancangan masukan dan keluaran (input dan output).
Pembuatan spesifikasi proses.
Evaluasi sistem yang dirancang.
c. Metode Studi Pustaka
Pengumpulan data-data dengan earn membaca buku-buku yang dapat
dijadikan acuan pembahasan masalah.
1.5 Sistcmatika Pcnulisan
Secara garis Jcsar, penulisan ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, adapun isi dari
masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut:
Bab I: Pendahuluan
Bab ini mengemukakan gambaran umum permasalahan yang dihadapi
serta latar belakang dibuatnya penulisan, ruang Jingkuo. tuiuan dan
6
manfaat penelitian, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan
yang masing-masing dijelaskan dalam tiap sub bab.
Bab 2: Landasan Tcori
l3ab ini menguraikan tenlang teori-teori yang digunakan sebagai landasan
atau dasar dari pcnulisan ini. Antara lain mengcnai tcori sistcm infonnasi,
DFD, ERD, basis data serta teori pendukung lainnya.
Bab 3: Analisis Kcbutuhan Sistem
Bab ini menguraikan secara garis besar analisis sistem yang sedang
berjalan pada Pondok Modem Darussalam Gontor, analisa permasalahan
dan diikuti dengan analisis pemecahan masalah tersebut.
Bab 4: Perancangan Sistem
Bab ini membahas mengenai perancangan sistem baru, yaitu sistem
penerimaan santri baru. Bab ini akan membahas diagram alir data, kamus
data, spesifikasi modul serta rancangan input dan output.
Bab 5: Kcsimpulan clan Saran
Bab ini menguraikan kesimpulan-kesimpulan dan semua pembahasan pada
bab-bab sebelumnya serta saran-saran yang diharapkan berguna bagi
perkembangan sistem ini di masa mendatang.
BABll
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem lnformasi
2. I. 1 Pengertian S1stem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan
sistem yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankr n pada
komponen atau elemennya.
Pendekatan
sistem
yang
lebih
menekankan
pada
prosedumya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Jaringan ke1:fa dari prosedurprosedur yang sating herhuhungan, herkwnpul bersama-sama untuk
me!akukan suatu kegiatan atau menye!esaikan sasarm• tertentu ". 13
Sedangkan pendekatan sistem yang Jebih menekankan pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Kumpulan dari e!emen-elemen
yang s1t!i11g berinteraksi untuk mencapai tujuan ". 2
2. I. I. 1 Karateristik Sistem 3
Sua!u sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu,
sehagai berikut:
8
P- Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponcn yang saling
bcrintcraksi, yang artinya saling bekerja-sama mcrnbcntuk suatu
kcsatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem
atau bagian-bagian dari sistem.
r
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem Iainnya atau dengan dengan lingkungan
luar sistem.
P- Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah
apapun diluar batas
dari sistem yang mcmpengaruhi operasi
sistem ..
P- Penghubung Sistem
Penghubung (interface) m
PENERIMAAN SANTRI BARU
PONDOK MODERN DARlJSSALA1\!I
GONTOR
Oleh
Nama
: Bambang Kustriono
NIM
: 100091020213
.JURlJSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
lJNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDA YATULLAH
PERNYATAAN
DENGAN IN! SAYA MEYATAKAN BAHWA SKRIPSI IN! BENAR-BENAR
HASIL KARYA SENDJRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI
SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU
LEMBAGA MANAPUN
Jakarta, Juni 2004
Bambang Kustriono
I 00091020213
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKUL.TAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SY ARIF H!DA YATULLAH JAKARTA
[jcngan m1 mcnyatakan Gahwa sknps1 yang d1tuhs oich:
Nama
Bambang Kustriono
NIM
. 100091020213
Program Studi
: Teknik lnformatika
Judul Skripsi
: Analisa dan Perancangan Siste111 lnformasi
Penerirnaan
Santri
Darussalam
Gontor.
Baru
Pondok
Modern
Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperoleh gelnr Sarjana
Kornputer pada jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta, Juni 2004
Menyetujui,
Dosen Pernbimbing
Pernbimbing 11,
A ang Subiyakto, S.Kom
Mengetahui
Dekan,
1
syah JayaPutra, M.Sis
Ketua Jurusan,
I
Ir. Bakri La Katjong, M.Kom, M. T
LEMBAR PENGESAHAN
I
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN
SANTRI BARU PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
Skripsi
Scbagai Salah Satu Syarat Untuk Mcmpcrolch Gclar
Sarjana Komputer
Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN .Jakarta
Oleh
Bambang Kustnono
100091020213
Menyetujui
Pemhimbing I
Pembimbing II
ABSTRAK
Sistcm Informasi Penerimaan Santri baru adalah sistem yang mcmbahas
tentang prosedur pendaftaran, pembayaran dan mengikuti ujian ya·1g dilakukan
oleh calon santri. Prosedur penilaian hasil ujian dan pemberitahuan kelul11san
yang dilakukan pihak akademik, laporan data santri dan laporan data calon santri
lululus yang dilaporkan kepada pihak Direktur KM! dan Pimp:nan Pondok.
Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang diusulkan dapat memudahkan
proses penerimaan santri barn di Pondok Modern Darussalam gontor.
KATA
PENGANTAR
Dengan mcngucap rasa puji dan syukur kepada Allah SWT alas rahmat
dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelcsaikan Laporan Tugas Akhir.
Penulis mcngambil lcma penulisan lugas akhir ini adalah: "A11afm1
/)011
f'erancangan Sis/em /nfimnasi Penerimaan SwJ/n Ham /'ondok Modem
/)arussafam Uontor". Laporan ini merupakan salah satu syaral yang hams
dipenuhi guna mengambil gelar sarjana komputer dan merupakan kewajiban
akademik.
Penyelesaian Laporan Tugas Akhir ini juga berkat adanya bimbingan dan
masukan dari Dosen Pembimbing, para staff Pondok Modern Darussalam Gontor
dan teman-teman kuliah yang telah banyak membantu penulis dalam memecahkan
kesukaran-kcsukaran yang penulis temukan. Oleh sebab itu pcnulis haturfan rasa
terima kasih yang tak terhingga terhadap apa yang !dah disumbangkan kepada
penulis baik langsung maupun tidak langsung, semoga Allah SWT membalas apa
yang diamalkan.
Ra;a terima kasih yang sebesar-besarnya, penulis haturkan terutama
kepada:
Fitri Mintarsih, M.Kom dan
A'ang Subyakto S. Kom selaku dosen
pcmbimbing, yang telah meluangkan waktunya untuk mengarahkan dan
memberi petunjuK untuk membuat laporan Tugas Akhir yang baik dan benar.
2.
Ir. Gakri l,a Katjong, M.Kom, M.T selaku ketua Jurusan Teknik Infor.natika
3. Dr.Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku dekan Fakultas Teknik
Jnformatika.
4. K :pada orang tua penulis, yang dengan kasih sayang yang tu! us tel ah
memberikan dorongan moril dan doa. lnsya Allah pcnulis akan bcrjuang
sekuat tenaga untuk memenuhi harapan-harapan yang kcdua orang tua
inginkan dan sekaligus membahagiakan sebagai ungkapan rasa terima
kasih yang tcramat bcsar.
5. Kepada Trimurti, selaku Pendiri Pondok
Akhir kata penulis sangat mengharapkan kritik dan
ｾ｡ｲｮ＠
yang bermanfaat
bagi semua pihak khususnya bagi kemajuan penulis dimasa yang akan datang.
Semoga Allah b :rkenan membalas seluruh kebaikan dan kemudahan yang telah
diberikan, serta bennanfaat bagi penulis dan pembaca.
Jakarta, Juni 2004
Bambang Kustriono
DAFTAR GAMBAR
Hala111an
Ga111bar 3.1
Struktur Organisasi
34
Gambar 3.2
Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan
42
Gambar 3.2.1
Diagram Level I Sistem Yang Sedang Berjalan
44
Gambar 3.2.2
Diagram Rinci I Proses 1 Sistem Yang Sedang Berjalan.
46
Gambar 4 .1
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
49
Gambar 4.1.1
Diagram Level 1 Sistem Yang Diusulkan
51
Gambar 4.1.2
Diagram Rinci I Proses I Yang Diusulkan
53
Gambar 4.1.3
Diagram Rinci 1 Proses 5 Yang Diusulkan.
54
Gambar 4.2
ERD
57
Gambar 4 .3
Bentuk Tak Normal Perancangan Database
58
Garn bar 4.3. I
Bentuk Normal Satu
59
Gambar 4.3.2
Bentuk Normal Dua
60
Gambar 4.3.3
Bentuk Normal Tiga
61
Gambar 4.4
ERO Yang Telah Dinormalisasikan
61
Gambar 4.5
Perancangan menu Utama
65
Gambar4.5 I
STD Layar Menu
66
Gambar 4.5.2
STD Layar File
66
Ga111bar 4.5.3
STD Layar Pembayaran Bank
67
Ga111bar 4.5.4
STD Layar lnfor111asi
67
Gambar 4.5.5
STD Layar Ujian
68
Gambar 4.5.6
STD Layar Nilai
68
Gambar 4.5. 7
STD Layar Laporan
69
Gambar ＴＮｾＸ＠
STD Keluar
69
Garnbar4.6
Form Login
70
Garnbar4.7
Forni Menu Utama
70
Gambar 4.8
Form Input Data Calon Santri
71
Gambar 4. 9
Form Input Data Mata Ujian
71
Gambar 4.9
Form Jnfonnasi Data Pmbayaran
n
Gambar 4.9
Form Input Jadwal Ujian
72
Gambar 4.9
Form Input Tempat Ujian
73
Gam bar 4. 9
Form InPut Nilai Ujian
73
Gam bar 4. 9
Form Input Data Kelulusan
74
Gambar 4.9
Form Laporan Data Calon Santri
74
Gambar 4.10
Form Laporan Kelulusan
75
Gambar 4.1 l
Form Info Kelulusan
75
DAFT AR T ABEL
Halaman
Tabel 4.1
Ms Calon Santri
62
Tabel 4.2
Ms_Bayar
62
Tabel 4.3
Ms Ujian
63
Tabel 4.4
Ms_Ujian
64
Tabel 4.5
Ms_Kelulusan
64
Tabel 4.6
Ms Nilai
65
Tabel 4.7
Ms _Mata Pelajaran
65
DAFTAR ISi
Halarnan
Halaman Judul
Halaman Pengesahan
II
Kata Pengantar
111
Daftar Gambar
v
Daftar Tabet
VII
Daftar lsi
VIII
BAB!: PENDAHULUAN
I. I
Latar Belakang
1.2
Tujuan dan Manfaat
2
1.2. l
Bagi Penulis
2
1.2.2
Bagi Pihak Pondok Modem Darussalam Gontor
3
1.3 Ruang Lingkup
3
1.4 Metodologi Yang Digunakan
3
1.5 Sisternatika Penulisan
5
BAB II: LANDASAN TEORI
7
2. I Konsep Dasar Sistem lnfonnasi
7
2. I. I Pengertian Sistem
7
2. 1. I. 1 Karateristik Sistem
7
2.1. 1.2 Klasifikasi Sistem
8
2. 1.2 Pengertian lnfommsi
I0
2. 1.2. J Kualitas Informasi
II
2. 1.2.2 Nilai Infonnasi
12
2.1.3 Pengertian Si stem lnformasi
2.1.3. 1 Komponen Sistem lnformasi
2.2 Alat Perancangan Sistem yang Digunakan
12
13
1.5
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD)
15
2.2.2 Simbol yang digunakan DFD
15
2.2.3 ERD (Entity Relationalsh1p Diagram)
18
2.2.4 Hubungan Antar Entity dan Atribut
18
2.3 Database Relasional
19
2.3. 1 Pengertian Database
19
2.3.2 Pengertian Relational Database
20
2.4 Nonnalisasi
20
2.4.1 Definisi Normalisasi
20
2.4.2 Tingkatan Normalisasi
21
2.4.3 Kunci
22
2.4.4 Kamus Data
23
2.5 STD (State Transition Diagram)
24
2.6 Microsoft Access
24
2.7 Microsoft Visual Basic
25
2.8 ODBC (Open Database Connectivity)
25
BAB Ill: ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENERIMAAN SANTRI BARU PADA PONDOK MODERN
DARUSSALAM GONTOR
27
3. I Profil Pondok Modem Darussalam Gontor
27
3. 1.1. Sejarah Singkat Pondok Modern Darussalam Gontor
27
3.1.2 MOTTO PONDOK MODERN GONTOR
28
3. 1.3 PANCA JIWA PONDOK MODERN GONTOR
29
3.2. Manajemen Dan Organisasi
31
3.2.1. Manajemen
32
3.2.2. Struktur Organisasi
33
3.3 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan
41
3.4 Kelemahan sistem yang sedang berjalan
47
3.5 Usulan pemecahan masalah
47
BAB IV: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SANTRI
BARU PADA PONDOK MODERN DARUSSALAM GONTOR
48
4. I Perancangan Sistem
48
4.2 Kamus Data
55
4.3 Normalisasi
58
4.3. I
Bentuk tidak normal
58
4.3.2
Normalisasi Tahap Pertama
59
4.3.3
Normalisasi Tahap Kedua
60
4 .3 .4
Normalisasi Tahap Ketiga
61
4.4 Spesifikasi Database
62
4.5 Perancangan Proses
64
4.5.1 Struktur Menu Utama
4.6 Rancangan Layar Tampilan
4.6.1 Tampilan Menu Login
4. 7 Konvigurasi computer
64
70
70
76
4.7.1 Yang digunakan Pondok Modern Darussalam Gontor untuk
membangun Sistem Penerimaan Santri Baru minimalnya
76
4. 7. 1.1 Spesifikasi Hardware
76
4. 7.1.2 Spesfikasi Software
76
4.7.2 Yang digunakan Penulis untuk mengusulkan pembuatan sistem
Pencrimaan Santri Baru
77
4. 7.2.1 Spesifikasi Hardware
77
4.7.2.2 Spesfikasi Software
77
BAB V :KESIMPULAN DAN SARAN
78
5.1 Kesimpulan
78
5.2 Saran
79
BABI
PENDAHlJLlJAN
1.1 Latar Bclakang
Balai pendidikan adalah suatu badan yang bertangglli1g-jawab rnasalah
kemajuan suatu bangsa dengan pendidikan suatu bangsa akan dipandang dan
dihargai. Pondok Modern Darussalam Gontor adalah salah satu balai pendidikan
yang turut ·Jertanggung jawab akan kemajuan bangsa, dengan kemajuannya suatu
bangsa akan dapat mengikuti perkembangan jaman yang mer.untut untuk bersaing
dengan bangsa yang lain yang saat ini telah menggunakan kecanggihan teknologi.
Seiring semakin pesat perkembangan teknologi komputer dan perangkatnya,
menjadikan kita sebagai umat bangsa, mendapatkan berbagai manfaat dan
kernudahan mengerjakan sesuatu mulai dari dukungan bagi operasional sampai
strategi di berbagai bidang salah satunya pemanfaatan Teknologi Informasi di
bidang pendidikan guna kemajuan bangsa. Pemakaian teknologi komputer di balai
pendidikan buk&n hanya sebagai alat bantu, tetapi sudah menjadi kebutuhan yang
sangat vital untuk mendukung kinerja para staff. Teknologi ini merupakan pilihan
yang tepat bagi manajemen dari suatu organisasi apabila volume data yang diolah
secara manual sudah tidak memungkinkan lagi bahkan akan mengakibatkan
menurunnya kinerja organisasi .
. Komputer berperan dalam segala aspek kehidupan. Mulai dari organisasi yang
sederhana hingga perusahaan atau instansi pemerintah yang telah go internasional.
2
pendidikan yang berdiri pada tahun 1926. Pondok pesantren ini memiliki santri
dan alumni yang cukup banyak, hal ini yang menyebabkan untuk menggunakan
teknologi komputer guna membantu pembukuan data-data penting dalam bentuk
database. Namun sayangnya hingga saat ini arsip-arsip yang berguna bagi balai
pendidikan yang sekarang ini masih tersimpan dalam bentuk Jembaran kertas dan
komputer hanya digunakan sebagai alat tulis-menulis pembuatan laporan.
Penulis mengusulkan pembuatan Sistem Informasi Penerimaan Santri Baru
Pondok Modern Darussalam Gontor dengan pertimbangan penulis termasuk abmi
dari Pondok Modern Darussalam Gontor yang telah merasakan akan kebutuhan
Pondok pada saat ini, arsip-arsip yang berguna bagi Pondok masih tersimpan
dalam lembaran kertas, belum berfungsinya komputer secara maksimal, dalam arti
komputer hanya berfungsi sebagai sarana tulis-menulis, sedangkan pembukuan
data-data penting masih berbentuk lembaran kertas atau disebut secara manual.
Pada penulisan tugas akhir ini penulis mengambil tema tugas akhir ini
adalah "Sistem li?fimnasi Peneriman Sant1·i Baru Pondok Modem Darussalam
Gontor ''.
1.2 Tujuan dan Manfaat.
1.2. I
Bagi Pcnulis
•
Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah.
•
Mengetahui
kondisi
yang
sebenarnya
terjadi
terutama
yang
berhubungan dengan Penerimaan Santri baru pada Pondok Modern
3
•
Membandingkan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan
pennasalahan yang terjadi di Pondok Modern Darussalam Gontor.
•
Sebagai bahan pengabdian diri pada almamater
•
Sebagai syarat dari kelulusan.
1.2.2
•
Bagi Pihak Pondok Modern Darussalam Gontor
Data dan arsip-arsip yang akan datang tidak lagi tersimpan dalam
lembaran kertns atau biasa di sebut manual
•
Sistem manajernen data tidak lagi secara manual khususnya dalam
proses penerimaan santri barn
•
Memudahkan sistem prosedur penerimaan santri barn Pondok Modern
Darussalam Gontor dalam hal ini pendaftaran, sistem penilaian ujian
dan pemberian keterangan lulus.
•
Memudahkan sistem penyimpanan data yang a1tinya data tersimpan
dalam hardis yang berbentuk data base
1.3 Ruang Lingku p.
Ruang lingkup penulisan karya tulis ini membatasi pembahasan mengenai
bagaimana Sistem lnformasi Peneriman Santri Barn Pondok Modern Darussalam
Gontor, yang dicnkup adalah:
Prosedur Pendaftaran yang mencakup sistem pendataan calon
santri dan pembayaran pada bank.
4
Prosedur penilaian atau kelulusan
J.4 Metodologi Yang Digunakan.
Mctodologi yang digunakan dalam mcngernbangkan sistcm lnfonnasi
Penerirnaan Santri Barn pada Pondok Modern Darussalam Gontor adalah:
•
Metode Wawancara
Mengurnpulkan data dan informasi dengan cara mewawancarai bagian
administrasi, akadernik dan para alumnus Pondok Modern Darussalam
Gontor.
•
Metode Observasi
Mengumpulkan data dengan cara mengamati secara langsung kegiatan
yang berlangsung di Pondok Modern Darussalam Gontor terutama divisi
adrninistrasi pcndidikan.
•
Metode Per,dekatan Terstruktur
Penyusunan skripsi ini menggunakan 2 (dua) jenis metode, yaitu metode
analisis dan metode perancangan.
a.
Metode Analisis
Analisis sistem ini dilakukan melalui 4 (empat) tahapan yaitu:
Survci alas sistem yang sedang berjalan.
Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan.
ldentilikasi kebutuhan sistem yang diusulkan.
T .J
ｾ＠
__ , '. 1'":
I_ _
5
Hasil analisis ini akan menjadi masukan dalam perancangan sistem
yang diusulkan.
b. Metode Perancangan
Metode perancangan digunakan untuk menggambarkan sistem yang
diusulkan tersebut, yang mana tahapannya meliputi antara lain:
Pembuatan spesifikasi file.
Pembuatan DFD (Data Flow Diagram).
Pembuatan rancangan masukan dan keluaran (input dan output).
Pembuatan spesifikasi proses.
Evaluasi sistem yang dirancang.
c. Metode Studi Pustaka
Pengumpulan data-data dengan earn membaca buku-buku yang dapat
dijadikan acuan pembahasan masalah.
1.5 Sistcmatika Pcnulisan
Secara garis Jcsar, penulisan ini dibagi menjadi 5 (lima) bab, adapun isi dari
masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut:
Bab I: Pendahuluan
Bab ini mengemukakan gambaran umum permasalahan yang dihadapi
serta latar belakang dibuatnya penulisan, ruang Jingkuo. tuiuan dan
6
manfaat penelitian, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan
yang masing-masing dijelaskan dalam tiap sub bab.
Bab 2: Landasan Tcori
l3ab ini menguraikan tenlang teori-teori yang digunakan sebagai landasan
atau dasar dari pcnulisan ini. Antara lain mengcnai tcori sistcm infonnasi,
DFD, ERD, basis data serta teori pendukung lainnya.
Bab 3: Analisis Kcbutuhan Sistem
Bab ini menguraikan secara garis besar analisis sistem yang sedang
berjalan pada Pondok Modem Darussalam Gontor, analisa permasalahan
dan diikuti dengan analisis pemecahan masalah tersebut.
Bab 4: Perancangan Sistem
Bab ini membahas mengenai perancangan sistem baru, yaitu sistem
penerimaan santri baru. Bab ini akan membahas diagram alir data, kamus
data, spesifikasi modul serta rancangan input dan output.
Bab 5: Kcsimpulan clan Saran
Bab ini menguraikan kesimpulan-kesimpulan dan semua pembahasan pada
bab-bab sebelumnya serta saran-saran yang diharapkan berguna bagi
perkembangan sistem ini di masa mendatang.
BABll
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem lnformasi
2. I. 1 Pengertian S1stem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan
sistem yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankr n pada
komponen atau elemennya.
Pendekatan
sistem
yang
lebih
menekankan
pada
prosedumya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Jaringan ke1:fa dari prosedurprosedur yang sating herhuhungan, herkwnpul bersama-sama untuk
me!akukan suatu kegiatan atau menye!esaikan sasarm• tertentu ". 13
Sedangkan pendekatan sistem yang Jebih menekankan pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut: "Kumpulan dari e!emen-elemen
yang s1t!i11g berinteraksi untuk mencapai tujuan ". 2
2. I. I. 1 Karateristik Sistem 3
Sua!u sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat tertentu,
sehagai berikut:
8
P- Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponcn yang saling
bcrintcraksi, yang artinya saling bekerja-sama mcrnbcntuk suatu
kcsatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem
atau bagian-bagian dari sistem.
r
Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem Iainnya atau dengan dengan lingkungan
luar sistem.
P- Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah
apapun diluar batas
dari sistem yang mcmpengaruhi operasi
sistem ..
P- Penghubung Sistem
Penghubung (interface) m