Komunikasi Organisasi
Oleh : dra. Sitti Nurrachmah
Koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang
direncanakan untuk mencapai tujuan bersama
melalui pembagian tugas dan fungsi dan
serangkaian wewenang dan tanggung jawab.
Organisasi formal
Organisasi sosial
Organisasi informal
Noise
Feed forward
message
source
Encoding Media
Feed back
Context
Decoding Receiver
Diskusi mengenai jenis-jenis organisasi
dilingkungan sehari-hari.
Menyusun komponen komunikasi berdasarkan
jenis organisasi dan kasus dalam organisasi
tersebut
Pertemuan ke 2: Presentasi dan diskusi hasil
aplikasi komponen pada kasus komunikasi
organisasi
Oleh : dra. Sitti Nurrachmah
KOMUNIKASI DAN ORGANISASI
Arti kata organisasi: berasal dari kata organizare yang
secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang
satu dengan yang lain saling bergantung.
Definisi organisasi
Everet M. Rogers: dalam bukunya Communication in
organization mendefinisikan organisasi sebagai suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang
kepangkatan dan pembagian tugas
Ciri-ciri organisasi yang
membutuhkan komunikasi efektif
Visi/tujuan
Sasaran
Pembagian tugas/struktur.
System
Efektifitas komunikasi dalam
organisasi dapat terwujud jika:
Saluran komunikasi diketahui dengan pasti
Kita dapat mengatakan tahu, Harus melapor atau
menyampaikan informasi, kepada siapa, dan dapat
informasi dari siapa.
Lini komunikasi yang lengkap biasanya harus
dipergunakan
Komunikasi itu akan terjadi sependek mungkin tanpa
melalui jenjang
Selama komunikasi berlangsung tidak boleh ada
interupsi
Semua yang menjadi pusat komunikasi harus
memiliki kompetensi
Setiap komunikasi harus ada autentifikasi.
PENDEKATAN KOMUNIKASI
ORGANISASI
Oleh : Sitti Nurrachmah, dra
PENDEKATAN KOMUNIKASI
ORGANISASI
Pendekatan Makro
Pendekatan Mikro
Pendekatan Individual
PERSEPSI KOMUNIKASI
ORGANISASI
Persepsi Redding dan Sanborn
Persepsi Katz dan Kahn
Persepsi Zelko dan Dance
Persepsi Thayer
Persepsi green Baunm
KESIMPULAN PERSEPSI KOMUNIKASI
ORGANISASI
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu
sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi
oleh lingkungannya sendiri baik internal
maupun eksternal
Komunikasi organisasi meliputi pesan dan
arusnya, tujuan, arah dan media
Komunikasi organisasi meliputi orang dan
sikapnya, perasaanya, hubungannya dan
keterampilannya.
KORELASI ANTARA ILMU KOMUNIKASI DG
ORGANISASI
Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai,
abgaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang
menjadi penghambat, dsb. Jawaban-jawaban
pertanyaan tsb adalah untuk bahan telaah
untuk selanjutnya menyajikan konsepsi
komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
bedasarkan jenis organisasi, sifat organisasi dan
lingkup organisasi, dengan memperhitungkan
situasi tertentu pada saat komunikasi
dilancarkan.
Fungsi Komunikasi Organisasi
OLEH : SITTI NURRACHMAH, DRA
Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi informatif
Fungsi regulatif
Fungsi Persuasif
Fungsi Integratif
Teori Managemen Klasikal.
Kesatuan Komando
Rantai Saklar
Divisi Pekerjaan
Tanggung jawab dan otoritas
Disiplin
Mengebawahkan kepentingan individi dari
kepentingan umum
Griffin (2003)
Pendekatan-pendekatan terhadap komuniasi
organisasi (oleh Griffin)
Karl Weick : Memandang organisasi
sebagai proses evolusioner yang
bersandar pada tiga rangkaian proses:
Penentuan (enachment)
Seleksi (selection)
Penyimpanan ( retention)
Clifford Geertz : ahli teori ethnografi, memandang
organisasi sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para
anggotanya, membentuk sebuah realita bersama
yang membedakannya dari busaya-budaya lain.
Pacanowsky : budaya bukan dimiliki sebuah
organisasi tepi organisasi adalah budaya, yang
dihasilkan dari interaksi-interaksi para anggotanya
Stan Deetz : menganggap bahwa kepentingankepentingan perusahaan sudah mendominasi semua
aspek lainnya dalam masyarakat.
Meningkatkan Komunikasi dalam
Organisasi
Oleh : Sitti Nurrachmah, dra
Meningkatkan Komunikasi dalam
Organisasi
No
SITUASI
Paling Efektif
Paling tidak
efektif
Penyampaian informasi yang
memerlukan tindakan segera pegawai
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
Informasi yg memerlukan tindakan
pegawaidalam waktu mendatang
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat
umum
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian arahan atau perintah
perusahaan
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Penyampaian informasi mengenai
perubahan kebijakan perusahaan
yang penting
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada
penyelia langsung anda
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Promosi kampanye keamanan
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Pemberian pujian kepada pegawai atas
prestasi kerjanya.
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
Pemberian teguran kepada pegawai atas
kelalaian kerjanya
Lisan saja
Tulisan saja
Penyelesaian perselisihan para pegawai
mengenai masalah kerja.
Lisan saja
Tulisan saja
Teknik Meningkatkan Komunikasi
dalam Organisasi
Mengadakan follow up
Mengatur arus informasi
Memanfaatkan umpan balik
Empati
Repetition
Mendorong saling mempercayai
Penetapan waktu secara efektif
Menyederhanakan bahasa
Mendengar secara efektif
Kegiatan Mahasiswa
Membuat membuat situasi komunikasi
dalam organisasi kemahasiswaan dan
menentukan komunikasi yang paling efektif
dan tidak efektif
QUIZ 1-2
Oleh Sitti Nurrachmah, dra
BERUSAHALAH UNTUK
MENGERTI TERLEBIH
DAHULU BARU
DIMENGERTI
Kebiasaan komunikasi empatik
1
Tingkat-tingkat Mendengarkan
Mengabaikan
Tidak berusaha mendengarkan
Pura-pura Mendengarkan
Berbuat seolah-olah anda
mendengarkan
Mendengarkan secara Selektif
Mendengarkan hanya bagian-bagian
Pembicaraan yang menarik minat anda
Mendengarkan dgn penuh perhatian
Memberikan perhatian dan berfocus Pada apa yang
dikatakan si pembicara, Dan membandingkannya
dgn pengalaman Anda sendiri.
Mendengarkan secara Empatik
Mendengarkan dan merespon dengan hati maupun
Pikiran untuk mengerti perkataan, maksud, dan
Perasaan si pembicara
2
“
Hidup setiap orang adalah begitu khas, begitu unik.
Siapakah yang mau mendengarkan untuk mengerti keunikan itu ? “
- Stephen.R. Covey
3
MERESPON MENURUT PENGALAMAN SENDIRI
Menasehati
Menyelidik
Menafsirkan
Memberi nasehat, saran, dan solusi pada masalah
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan dari kerangka
Referensi atau agenda kita sendiri
Menjelaskan motif dan perilaku orang lain
Berdasarkan pengalaman kita atau Mencoba
Menebak maksud orang lain
Menilai
Menilai, lalu menyetujui ayau tidak menyetujui
4
BERKOMUNIKASI
Kata-kata
7%
38%
Nada dan Suara
Bahasa Tubuh,
Non Verbal
55%
5
“
Orang yang mendengarkan bekerja paling banyak,
Dibandingkan dengan orang yang berbicara “
- Stephen.R. Covey
6
MENDENGARKAN SECARA EMPATIK
“ Berarti memberi orang lain udara psikologis
(ruang terbuka dimana seseorang bisa menjelajahi perasaan,
Menyalurkan emosi, dan merasa dimengerti tanpa dinilai “
- Stephen.R. Covey
7
MENDENGARKAN SECARA EMPATIK
Ketrampilan
SIKAP
8
LIMA RESPON EMPATIK
Ketrampilan dasar dari Mendengarkan secara Empatik adalah
Membantu si pembicara merasa di mengerti
1.
Mengulangi kata demi kata isi dari komunikasi yang
bersangkutan—hanya kata-kata saja tanpa emosinya
2.
3.
Mengatakan kembali isi -- Meringkas arti dengan kata-kata anda sendiri.
Merefleksikan perasaan – lebih mendalami dan mulai menangkap
perasaan orang lain dengan kata-kata anda sendiri. Disamping kata-kata, mencoba
memperhatikan perasaannya dari bahasa badan serta suaranya
4.
Mengatakan kembali isi serta merefleksikan perasaan –
mengekpresikan baik kata-kata maupun perasaan orang lain dengan kata-kata anda
sendiri.
5.
Melihat kapan
empati tidak diperlukan atau tidak pada tempatnya
9
Empat tuntutan “active listening”
empati
intensitas
(Rogers & Farson, 1976)
Active Listening
Kemauan
memperoleh
informasi
lengkap
menerima
Active listeners
listen with their:
Words
ears
Emotions
Eye
movement
speaker
eyes
Facial
expressions
mind
Body
posture
Hand
gestures
Kegiatan Mahasiswa
• Diskusi menginterpretasikan Gambar
• Pertemuan ke 10 : Presentasi
Perkelompok hasil diskusi!
RAPAT
Oleh : dra. Sitti Nurrachmah
Definisi Rapat
• Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih
untuk membicarakan dan merundingkan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
Merencanakan Rapat
•
•
•
•
Menentukan tujuan
Mengantisipasi hasil
Membuat agenda rapat
Menyiapkan makanan dan minuman
Agenda rapat
No
Pokok Acara
Penanggung Bentuk
Jawab
Tujuan
Waktu
1
Memperbaharui tata
letak
Theressa
Presentasi/
tanggung
jawab
informatif
15 menit
2
Mengulas telegram
Melfreed
diskusi
Untuk
persetujuan
15 menit
3
Kebijaksanaan lab
komputer
Berry
Laporan
tertulis
Untuk
persetujuan
5 menit
4
Tamu fakultas
Robby
Rencana
perjalanan
Informatif
10 menit
5
Target target
pekerjaan
Billi
Ilaporan
tertulis dan
tanya jawab
informatif
15 menit
Peran Komunikasi Dalam Rapat
Kegiatan MHS
• Praktek rapat dengan pembagian peran
komunikasi
Koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang
direncanakan untuk mencapai tujuan bersama
melalui pembagian tugas dan fungsi dan
serangkaian wewenang dan tanggung jawab.
Organisasi formal
Organisasi sosial
Organisasi informal
Noise
Feed forward
message
source
Encoding Media
Feed back
Context
Decoding Receiver
Diskusi mengenai jenis-jenis organisasi
dilingkungan sehari-hari.
Menyusun komponen komunikasi berdasarkan
jenis organisasi dan kasus dalam organisasi
tersebut
Pertemuan ke 2: Presentasi dan diskusi hasil
aplikasi komponen pada kasus komunikasi
organisasi
Oleh : dra. Sitti Nurrachmah
KOMUNIKASI DAN ORGANISASI
Arti kata organisasi: berasal dari kata organizare yang
secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang
satu dengan yang lain saling bergantung.
Definisi organisasi
Everet M. Rogers: dalam bukunya Communication in
organization mendefinisikan organisasi sebagai suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang
kepangkatan dan pembagian tugas
Ciri-ciri organisasi yang
membutuhkan komunikasi efektif
Visi/tujuan
Sasaran
Pembagian tugas/struktur.
System
Efektifitas komunikasi dalam
organisasi dapat terwujud jika:
Saluran komunikasi diketahui dengan pasti
Kita dapat mengatakan tahu, Harus melapor atau
menyampaikan informasi, kepada siapa, dan dapat
informasi dari siapa.
Lini komunikasi yang lengkap biasanya harus
dipergunakan
Komunikasi itu akan terjadi sependek mungkin tanpa
melalui jenjang
Selama komunikasi berlangsung tidak boleh ada
interupsi
Semua yang menjadi pusat komunikasi harus
memiliki kompetensi
Setiap komunikasi harus ada autentifikasi.
PENDEKATAN KOMUNIKASI
ORGANISASI
Oleh : Sitti Nurrachmah, dra
PENDEKATAN KOMUNIKASI
ORGANISASI
Pendekatan Makro
Pendekatan Mikro
Pendekatan Individual
PERSEPSI KOMUNIKASI
ORGANISASI
Persepsi Redding dan Sanborn
Persepsi Katz dan Kahn
Persepsi Zelko dan Dance
Persepsi Thayer
Persepsi green Baunm
KESIMPULAN PERSEPSI KOMUNIKASI
ORGANISASI
Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu
sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi
oleh lingkungannya sendiri baik internal
maupun eksternal
Komunikasi organisasi meliputi pesan dan
arusnya, tujuan, arah dan media
Komunikasi organisasi meliputi orang dan
sikapnya, perasaanya, hubungannya dan
keterampilannya.
KORELASI ANTARA ILMU KOMUNIKASI DG
ORGANISASI
Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai,
abgaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang
menjadi penghambat, dsb. Jawaban-jawaban
pertanyaan tsb adalah untuk bahan telaah
untuk selanjutnya menyajikan konsepsi
komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
bedasarkan jenis organisasi, sifat organisasi dan
lingkup organisasi, dengan memperhitungkan
situasi tertentu pada saat komunikasi
dilancarkan.
Fungsi Komunikasi Organisasi
OLEH : SITTI NURRACHMAH, DRA
Fungsi Komunikasi Organisasi
Fungsi informatif
Fungsi regulatif
Fungsi Persuasif
Fungsi Integratif
Teori Managemen Klasikal.
Kesatuan Komando
Rantai Saklar
Divisi Pekerjaan
Tanggung jawab dan otoritas
Disiplin
Mengebawahkan kepentingan individi dari
kepentingan umum
Griffin (2003)
Pendekatan-pendekatan terhadap komuniasi
organisasi (oleh Griffin)
Karl Weick : Memandang organisasi
sebagai proses evolusioner yang
bersandar pada tiga rangkaian proses:
Penentuan (enachment)
Seleksi (selection)
Penyimpanan ( retention)
Clifford Geertz : ahli teori ethnografi, memandang
organisasi sebagai budaya. Suatu organisasi
merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para
anggotanya, membentuk sebuah realita bersama
yang membedakannya dari busaya-budaya lain.
Pacanowsky : budaya bukan dimiliki sebuah
organisasi tepi organisasi adalah budaya, yang
dihasilkan dari interaksi-interaksi para anggotanya
Stan Deetz : menganggap bahwa kepentingankepentingan perusahaan sudah mendominasi semua
aspek lainnya dalam masyarakat.
Meningkatkan Komunikasi dalam
Organisasi
Oleh : Sitti Nurrachmah, dra
Meningkatkan Komunikasi dalam
Organisasi
No
SITUASI
Paling Efektif
Paling tidak
efektif
Penyampaian informasi yang
memerlukan tindakan segera pegawai
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
Informasi yg memerlukan tindakan
pegawaidalam waktu mendatang
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian informasi yang bersifat
umum
Tulisan saja
Lisan saja
Penyampaian arahan atau perintah
perusahaan
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Penyampaian informasi mengenai
perubahan kebijakan perusahaan
yang penting
Lisan diikuti
tulisan
Lisan saja
Penyampaian kemajuan kerja kepada
penyelia langsung anda
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Promosi kampanye keamanan
Lisan diikuti tulisan
Lisan saja
Pemberian pujian kepada pegawai atas
prestasi kerjanya.
Lisan diikuti tulisan
Tulisan saja
Pemberian teguran kepada pegawai atas
kelalaian kerjanya
Lisan saja
Tulisan saja
Penyelesaian perselisihan para pegawai
mengenai masalah kerja.
Lisan saja
Tulisan saja
Teknik Meningkatkan Komunikasi
dalam Organisasi
Mengadakan follow up
Mengatur arus informasi
Memanfaatkan umpan balik
Empati
Repetition
Mendorong saling mempercayai
Penetapan waktu secara efektif
Menyederhanakan bahasa
Mendengar secara efektif
Kegiatan Mahasiswa
Membuat membuat situasi komunikasi
dalam organisasi kemahasiswaan dan
menentukan komunikasi yang paling efektif
dan tidak efektif
QUIZ 1-2
Oleh Sitti Nurrachmah, dra
BERUSAHALAH UNTUK
MENGERTI TERLEBIH
DAHULU BARU
DIMENGERTI
Kebiasaan komunikasi empatik
1
Tingkat-tingkat Mendengarkan
Mengabaikan
Tidak berusaha mendengarkan
Pura-pura Mendengarkan
Berbuat seolah-olah anda
mendengarkan
Mendengarkan secara Selektif
Mendengarkan hanya bagian-bagian
Pembicaraan yang menarik minat anda
Mendengarkan dgn penuh perhatian
Memberikan perhatian dan berfocus Pada apa yang
dikatakan si pembicara, Dan membandingkannya
dgn pengalaman Anda sendiri.
Mendengarkan secara Empatik
Mendengarkan dan merespon dengan hati maupun
Pikiran untuk mengerti perkataan, maksud, dan
Perasaan si pembicara
2
“
Hidup setiap orang adalah begitu khas, begitu unik.
Siapakah yang mau mendengarkan untuk mengerti keunikan itu ? “
- Stephen.R. Covey
3
MERESPON MENURUT PENGALAMAN SENDIRI
Menasehati
Menyelidik
Menafsirkan
Memberi nasehat, saran, dan solusi pada masalah
Mengajukan pertanyaan-pertanyaan dari kerangka
Referensi atau agenda kita sendiri
Menjelaskan motif dan perilaku orang lain
Berdasarkan pengalaman kita atau Mencoba
Menebak maksud orang lain
Menilai
Menilai, lalu menyetujui ayau tidak menyetujui
4
BERKOMUNIKASI
Kata-kata
7%
38%
Nada dan Suara
Bahasa Tubuh,
Non Verbal
55%
5
“
Orang yang mendengarkan bekerja paling banyak,
Dibandingkan dengan orang yang berbicara “
- Stephen.R. Covey
6
MENDENGARKAN SECARA EMPATIK
“ Berarti memberi orang lain udara psikologis
(ruang terbuka dimana seseorang bisa menjelajahi perasaan,
Menyalurkan emosi, dan merasa dimengerti tanpa dinilai “
- Stephen.R. Covey
7
MENDENGARKAN SECARA EMPATIK
Ketrampilan
SIKAP
8
LIMA RESPON EMPATIK
Ketrampilan dasar dari Mendengarkan secara Empatik adalah
Membantu si pembicara merasa di mengerti
1.
Mengulangi kata demi kata isi dari komunikasi yang
bersangkutan—hanya kata-kata saja tanpa emosinya
2.
3.
Mengatakan kembali isi -- Meringkas arti dengan kata-kata anda sendiri.
Merefleksikan perasaan – lebih mendalami dan mulai menangkap
perasaan orang lain dengan kata-kata anda sendiri. Disamping kata-kata, mencoba
memperhatikan perasaannya dari bahasa badan serta suaranya
4.
Mengatakan kembali isi serta merefleksikan perasaan –
mengekpresikan baik kata-kata maupun perasaan orang lain dengan kata-kata anda
sendiri.
5.
Melihat kapan
empati tidak diperlukan atau tidak pada tempatnya
9
Empat tuntutan “active listening”
empati
intensitas
(Rogers & Farson, 1976)
Active Listening
Kemauan
memperoleh
informasi
lengkap
menerima
Active listeners
listen with their:
Words
ears
Emotions
Eye
movement
speaker
eyes
Facial
expressions
mind
Body
posture
Hand
gestures
Kegiatan Mahasiswa
• Diskusi menginterpretasikan Gambar
• Pertemuan ke 10 : Presentasi
Perkelompok hasil diskusi!
RAPAT
Oleh : dra. Sitti Nurrachmah
Definisi Rapat
• Rapat adalah pertemuan dua orang atau lebih
untuk membicarakan dan merundingkan
suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
Merencanakan Rapat
•
•
•
•
Menentukan tujuan
Mengantisipasi hasil
Membuat agenda rapat
Menyiapkan makanan dan minuman
Agenda rapat
No
Pokok Acara
Penanggung Bentuk
Jawab
Tujuan
Waktu
1
Memperbaharui tata
letak
Theressa
Presentasi/
tanggung
jawab
informatif
15 menit
2
Mengulas telegram
Melfreed
diskusi
Untuk
persetujuan
15 menit
3
Kebijaksanaan lab
komputer
Berry
Laporan
tertulis
Untuk
persetujuan
5 menit
4
Tamu fakultas
Robby
Rencana
perjalanan
Informatif
10 menit
5
Target target
pekerjaan
Billi
Ilaporan
tertulis dan
tanya jawab
informatif
15 menit
Peran Komunikasi Dalam Rapat
Kegiatan MHS
• Praktek rapat dengan pembagian peran
komunikasi