Memilih yang paling signifikan dari seluruh cerita tentang perubahan yang signifikan
Langkah 5: Memilih yang paling signifikan dari seluruh cerita tentang perubahan yang signifikan
Pendekatan MSC menggunakan hirarki proses seleksi. Orang membahas cerita tentang perubahan di area mereka dan menyerahkan cerita yang dianggap paling signifikan dari seluruh cerita tadi ke tingkat atas, yang kemudian memilih cerita yang paling signifikan dari semua cerita tentang perubahan yang disampaikan oleh tingkat yang lebih rendah, dan begitu selanjutnya ke tingkat berikutnya. Diagram di bawah (Gambar 2) menggambarkan proses ini.
Gambar 2. Aliran dari cerita dan umpan balik dalam MSC
Seleksi Tahap 2
A liran
Seleksi Tahap 1
Seleksi Tahap 1
Seleksi Tahap 1
ik
Cerita dari informan
Cerita dari informan
Cerita dari informan
Proses berulang dalam memilih dan kemudian mengumpulkan cerita tentang perubahan yang signifikan akan membantu mengurangi jumlah cerita menjadi lebih sedikit dan lebih bernilai. Penggunaan beberapa tingkat seleksi memungkinkan ini terjadi tanpa membebani individu atau kelompok dengan terlalu banyak pekerjaan. Proses ini disebut 'ringkasan melalui seleksi'.
Proses hirarkis ini dapat terstruktur dengan cara yang berbeda. Salah satu cara adalah struktur untuk 'menumpang' pada struktur organisasi yang sudah ada. Cara lain adalah dengan mengatur struktur khusus untuk memilih cerita tentang perubahan yang signifikan.
Sebagian besar organisasi memiliki struktur hirarkis dengan banyak staf lapangan dan satu kepala eksekutif. Menjadi masuk akal dan praktis untuk menggunakan struktur organisasi yang ada sekaligus untuk menjalankan proses seleksi. Cerita tentang perubahan yang signifikan dapat diperiksa dalam proses pertemuan yang sudah dijadwalkan untuk tujuan terkait (seperti pertemuan tinjauan kuartalan dan tahunan yang diadakan di kantor lokal dan pusat) daripada harus merencanakan acara khusus khusus untuk analisis cerita-cerita tersebut. Hal ini juga membantu memastikan bahwa staf di semua tingkatan organisasi yang terlibat dalam menganalisis cerita tentang perubahan yang signifikan tersebut. MSC juga dapat menggunakan mekanisme yang sudah ada untuk terlibat dengan para stakeholder lainnya. Contonya, Target 10, proses MSC digunakan oleh komite stakeholder kemudi yang sudah ada di tingkat regional dan seluruh negara bagian.
Alasan kedua untuk menggunakan struktur yang ada adalah bahwa proses pemilihan cerita tentang perubahan yang signifikandapat membantu mengungkapkan nilai-nilai yang ada dalam struktur otoritas organisasi dan membuka hal tersebut dalam diskusi dan kemungkinan perubahan.
Di sisi lain, membuat struktur baru untuk memilih cerita tentang perubahan yang signifikan dapat berguna jika diperlukan perspektif yang lebih luas, atau ketika perspektif kelompok stakeholder yang berbeda perlu dicermati. VSO membawa anggota staf senior dari bagian yang berbeda (misalnya pemasaran, keuangan, program) bersama-sama dalam satu kelompok untuk memilih cerita tentang perubahan yang signifikan. Dalam CCDB, pertemuan tahunan dengan donor memanfaatkan lima kelompok yang memilih cerita tentang perubahan yang signifikan yang berbeda dan mewakili unsur penerima manfaat, staf junior, staf senior dan dua kelompok donor.
Sebelum merencanakan proses kompleks dari seleksi cerita tentang perubahan yang signifikan, kami mengajak Anda untuk melakukan uji coba teknik MSC secara seerhana. Setelah Anda melakukan uji coba teknik dan siap untuk merancang struktur organisasi MSC, ada beberapa hal yang mungkin perlu menjadi pertimbangan.
• Berapa banyak tingkat seleksi yang ada di atas staf lapangan yang mendokumentasikan cerita tentang perubahan yang signifikan? Hal ini biasanya tergantung pada jumlah lapisan manajemen yang sudah ada dalam organisasi.
• Pada masing-masing tingkat, berapa banyak proses seleksi terpisah (dari struktur organisasi) yang akan ada? Ini akan tergantung pada jumlah kantor terpisah di setiap tingkat (berdasarkan
lokasi atau spesialisasi). • Dalam setiap tingkat ini, berapa banyak cerita tentang perubahan yang signifikan yang dapat dikelola oleh staf yang terlibat? Menjadi tidak realistis mengharapkan staf untuk bertemu dan bekerja pada pemilihan cerita tentang perubahan yang signifikan selama lebih dari dua jam dari
jam kerja mereka. Jika ada empat domain perubahan untuk ditinjau, ini berarti setidaknya perlu
30 menit untuk masing-masing doamin. Dalam setiap domain, proses membaca dan mendiskusikan tidak lebih dari 10 cerita tentang perubahan yang signifikan.
• Siapa yang harus berpartisipasi dalam setiap proses seleksi? Aspek ini dibahas secara lebih rinci di bawah.
• Seberapa sering seleksi akan dilakukan? Biasanya pilihan ini akan tergantung pada frekuensi pengumpulan cerita tentang perubahan yang signifikan (lihat Langkah 3).
Sementara cerita tentang perubahan yang signifikan mungkin diidentifikasi oleh para peneliti lapangan secara individual, maka pada proses seleksi di setiap tingkat dalam hirarki biasanya melibatkan kelompok orang, bukan individu. Proses seleksi harus melibatkan debat terbuka daripada pengambilan keputusan sendiri oleh orang tertentu.