Tujuan Pengendalian Internal Kas Prosedur Penerimaan Kas

Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.

B. Tujuan Pengendalian Internal Kas

Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengendalian internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pada dasarnya tujuan pengendalian internal kas Mulyadi, 2008 : 163 adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Pengendalian terhadap kas dapat diterapkan dengan cara Soemarso, 2004 : 297 yaitu : a. Pengendalian terhadap penerimaan kas Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang. 2. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. b. Pengendalian terhadap pengeluaran kas Seperti halnya penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedekian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal- hal sebagai berikut: 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dan kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 3. Terdapat pemisahan tugas antar yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

C. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Kas

Manajemen bertanggungjawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal elements of internal control untu mencapai tiga tujuan pengendalian internal.Unsur-unsur tersebut menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fees 1999; 184 adalah sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.

2. Penilaian Resiko

Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.

3. Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yangwajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan, kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah : a. Pegawai yg kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya. Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat dideteksi. b. Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakapan komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka penyelewengan bisa terjadi. Upaya-upayapengecekan yang akan timbul akibat dibaginya tanggungjawab kepadaberbagai departemen tidak perlu menyebabkan tumpang tindih tugas.Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu departemen dirancangagar terkoordinasi dan saling mendukung dengan dokumen yangdisiapkan oleh departemen lain. c. Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansiKebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yangbertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangikemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, makatanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harusdipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alatpengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankanaktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha d. Prosedur pembuktian dan pengamanan prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan untukmelindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapatdipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.

4. Pemantauan atau monitoring

Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akanmengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitaspengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau secararutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa dilakukandengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan darisistem akuntansi tersebut.

5. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalianinternal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko,prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untukmengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan- tuntutanpelaporan serta peraturan yang berlaku.Manajemen juga dapatmenggunakan informasi eksternal utuk menilai peristiwa dan keadaanyang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan dan pelaporaneksternal. Misalnya manajemen menggunakan informasi dari FinancialAccounting Standarts Board FASB atau dari Ikatan Akuntan IndonesiaIAI serta Bapepam untuk menilai dampak dari perubahan standarpelaporan yang mungkin akan terjadi.

D. Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan pada dasarnya telah ditetapkan oleh suatu undang- undang dan peraturan daerah serta pelaksanaan prosedur tersebut BMKG Stasiun Geofisika Kelas I tuntungan menggunakan formulir-formulir yang dipakai pula pada dinas dan instansi pemerintah lainnya. Pendokumentasian melalui formulir harus direncanakan sedemikian rupa sehingga dapat menunjukkan adanya bukti-bukti tertulis dari setiap transaksi, misalnya dengan meminta tanda tangan dari pihak yang bersangkutan dalam formulir setelah prosedur tertentu dilaksanakan. Adapun prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan Medan antara lain : 1. Formulir-formulir dan catatan yang digunakan oleh BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganmemenuhi persyaratan yang diterapkan dan didalamnya tercantum aspek pengawasan. 2. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik yang digunakan BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan untuk merekam penerimaan kas dalam bentuk sederhana sehingga mudah dimengerti cara pemakaiannya. 3. Diadakan pemisah fungsi pengurusan kas dengan fungsi pengeluaran kas 4. Pencatatan bukti dengan segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti-bukti, maka pencatatannya kedalam pembukuan dilakukan dengan segera. 5. Terciptanya kerja sama yang baik antara bagian yang berhubungan dengan penerimaan kas. 6. Diadakan Pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan kas. 7. Ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas segera dicatat. Adapun formulir-formulir yang digunakan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan antara lain : 1. Daftar pengantar SPP 2. SPP 3. Daftar perincian rencana penggunaan kas 4. Pengesahan SPM yang terpakai 5. Register SPM 6. Register SPP 7. Buku kas umum pemegang kas 8. Buku simpanan bank 9. Buku panjar 10. Buku PPNPPh Gambar III.I. Prosedur Penerimaan Kas Sumber: BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan Mulai Pemohon datang langsung telp-email ke unit Mengisi formulir permintaan data Kembali ke unit pelayanan menyerahkan kuitansisurat tarif Rp 0,- Mengambil data pada waktu yang disepakati Tarif Nol Memperoleh surat tarif Rp 0,- dari unit pelayanan dan alokasi waktu penyajian data informasi Membayar di bendahara penerima sesuai rincian dari unit pelayanan Memperoleh rincian biaya dari unit pelayanan alokasi waktu penyajian data Selesai - Melengkapi data pendukung untuk dikenakan tarif Rp 0,- - Mengisi formulir permintaan data E.Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganharus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan. 1. Kepala Stasiun a. Merencanakan dan merancang kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dalam program kerja pada dinas tersebut. b. Menentukan pos-pos yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja. c. Membuat sebuah Rancangan Anggaran Satuan Kerja RASK. d. Mengajukan RASK kepada tim eksekutif sebagai tim yang akan menjalankan program kerja bersangkutan. 2. Tim Eksekutif Tim eksekutif memeriksa dan menyetujui RASK yang dikirim oleh kepala stasiun dan menerbitkan Dasar Anggaran Satuan Kerja DASK. 3. Bendahara Pengeluaran Bendahara pengeluaran mengajukan permohonan Surat Ketetapan Otorisasi SKO kepada KPPN untuk disetujui setelah bendahara pengeluaran menerima DASK tersebut. 4. KPPN Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara KPPN menerima SKO dari bendahara pengeluaran lalu menerbitkan surat ketetapan otorisasi. 5. Bendahara Pengeluaran Bendahara pengeluaran menguraikan Surat Perintah Pembayaran SPP yang dilampiri dengan SKO ditujukan kepada KPPN. 6. KPPN KPPN menerbitkan Surat Perintah Membayar SPM di sertai cek sejumlah anggaran yang disetujui setelah SPP sampai. 7. Bendahara Pengeluaran SPM sampai kepada bendahara pengeluaran lalu dicairkan ke Bank yang ditunjuk. Tugasnya selanjutya adalah membagikannya kepada sub dinas. 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian sistem internal kas pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntungan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Adanya struktur organisasi yang sederhana serta batas yang jelas dalam wewenang dan tanggungjawab yang memberikan pemisahan tugas dan tanggung jawab. 2. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur yang sangan ketat, sehingga sulit dilaksanakannya manipulasi. 3. Adanya pemisahan fungsi antara pencatatan dengan penyimpanan kas. 4. Penerimaan dan pengeluaran mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 5. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran didukung oleh bukti yang lengkap. 6. Transaksi kas tidak dilaksanakan oleh satu fungsi atau bagian. 7. Setiap pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenangsetelah meneliti bukti-bukti pendukungnya.

B. Saran

Beberapa saran penulis yang mungkin berguna untuk diterapkan pada BMKG Stasiun Geofisika Kelas I Tuntunganadalah sebagai berikut :