Pengawasan Internal Aktiva Tetap

PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk Cabang Medan melakukan penggantian aktiva tetap dengan beberapa cara yaitu : 1. Dengan Cara Dibuang Dibuang dalam hal ini lebih dimaksudkan di non aktifkan. Hal ini dikarenakan aktiva tetap tersebut sudah tidak fungsional lagi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan opersional perusahaan serta sudah tidak memiliki nilai residu dan nilai pasar. 2. Dengan Cara Ditukar dengan Aktiva Lain Pertukaran aktiva tetap dalam hal ini peralatan lama ditukar dengan peralatan baru yang sama penggunaannya. Nilai tukar tambah peralatan lama dikurangkan dari harga peralatan baru, dan sia yang terhutang dibayar sesuai persyaratan kredit. Jika nilai tukar lebih besar dari pada nilai buku, maka diperoleh keuntungan. Sebaliknya, jika nila tukar lebih kecil daripada nilai buku, berarti pertukaran tersebut mendatangkan kerugian

F. Pengawasan Internal Aktiva Tetap

Pengawasan yang baik atas aktiva tetap merupakan salah satu hal yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Pengawasan terhadap aktiva harus dilakukan secara tepat dan terorganisir. Alasan ini disebabkan keberadaan aktiva tetap merupakan sesuatu yang penting dalam pelaksanaan operasional perusahaan. Universitas Sumatera Utara Aktiva tetap memerlukan perencanaan dan pengawasan yang tetap agar tidak terjadi penggelapan, kecurangan, ataupun penyelewengan terhadap aktiva tersebut. Penetapan sistem pengawasan intern yang baik dapat menunjang peningkatan efisiensi dan kualitas kegiatan operasional perusahaan. Fungsi pengawasan dapat dilakukan dengan mengukur dan mengevaluasi kinerja dari setiap bagian kepala perusahaan kemudian mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan. Pimpinan bertanggungjawab penuh dalam usaha pengawasan intern terhadap aktiva tetap. Manajemen perlu memperhatikan dan menentukan cara yang baik untuk menciptakan sistem pengawasan yang efektif dan efisien agar pelaksanaan prosedur – prosedur pengawasan dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Pengawasan intern merupakan kebijakan dan prosedur spesifik yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan perusahaan dapat dipenuhi. Ikatan Akuntan Indonesia 2002:29 mendefenisikan pengawasan intern sebagai berikut : Pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. Universitas Sumatera Utara Menurut Mulyadi 2002;180 mengatakan bahwa pengertian pengawasan intern adalah sebagai berikut: Pengawasan intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian pada tiga tujuan :

a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan b. Kepatuhan terhadap hukuman peraturan yang berlaku

c. Efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan Dari pengertian di atas terlihat bahwa makna tersebut pada dasarnya adalah sama. Salah satu alasan mengapa pengawasan internal penting untuk dilakukan adalah lingkup dan ukuran bisnis entitas yang telah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen suatu perusahaan harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis. Selain tiu pengujian dan penelaahan yang melekat dalam pengawasan internal yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan. Pengawasan internal meliputi dua hal, yaitu : a. Pengendalian Akuntansi, yaitu catatan dan pemeriksaan fisik meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan termasuk pemisahan kerja antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan b. fisik atas harta sehingga menghasilkan suatu catatan yang memadai. c. Pengendalian administrasi, yaitu pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan Universitas Sumatera Utara perusahaan yang telah ditetapkan. Pengendalian ini pada umumnya tidak berhubungan langsung dengan catatan akuntansi. Beberapa unsur-unsur pengawasan internal, berikut penjelasannya: 1. Struktur organisasi Struktur organisasi merupakan salah satu alat bagi manajemen atau pimpinan perusahaan untuk mengendalikan kegiatannya. Proses pembentukannya dimulai dengan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan utuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Setiap kegiatan akan dibagi kedalam unit-unit kegiatan yang lebih kecil, dengan disertai perincian tugas dari masing-masing karyawan yang menjalankan tugasnya. Selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan ditentukan bagian-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugas atau kelompok tugas tertentu. Apabila diperlukan didalam suatu bagian masih bisa dibentuk sub bagian yang lebih kecil sesuai dengan bentuk bagian yang diperlukan dalam organisasi Tahap terakhir adalah menentukan hubungan antara tugas yang satu dengan tugas yang lain. Penentuan ini agar tercipta kerjasama yang baik dan terarah diantara bagian-bagian tersebut, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan pembukuan Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap Universitas Sumatera Utara operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar yang biasanya diberi nomor kode dengan cara tertentu dan dibuatkan buku pedoman mengenai penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening. Prosedur yang baik adalah prosedur yang mencapai tujuannya dengan cara yang sederhana, membagi pekerjaan secara logis dan mudah dipahami sehingga bakat karyawan dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Sedangkan prosedur yang efektif adalah prosedur yang dapat memaksakan kepatuhan. Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan suatu tata cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi- operasi dan transaksi-transaksi perusahaan sedemikian rupa sehingga adanya tercipta keabsahan dan ketelitian pencatatan harta, hutang, modal, penghasilan dan biaya-biaya perusahaan. 3. Praktik yang sehat, meliputi: a. Dilakukan pencocokan fisik dengan kartu aktiva tetap secara periodik. b. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap. Pengawasan investasi dalam aktiva tetap yang baik dilaksanakan dengan menggunakan perencanaan yang dituangkan dalam anggaran investasi. Anggaran ini disusun setelah dilakukan analisa terhadap studi kelayakan usulan investasi. Universitas Sumatera Utara c. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian. Untuk mencegah kerugian yang timbul sebagai akibat kebakaran atau kecelakaan, aktiva tetap harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungjwaban yang memadai. d. Kebijakan akuntansi tentang pemisahan antara pengeluaran modal capital expenditure dengan pengeluaran pendapatan revenue expenditure harus dinyatakan secara eksplisit dan tertulis untuk menjamin konsistensi perlakuan akuntansi terhadap kedua macam pengeluaran tersebut. Unsur di atas harus menjadi perhatian penting bagi pihak manajemen dalam menentukan pengawasan internal yang dilakukannya agar mendapatkan hasil yang memuaskan. Serta untuk mencapai tujuan utama dari pengawasan internal aktiva tetap itu sendiri, yaitu : a. Membatasi pengeluaran modal dalam batas yang disetujui sesuai dengan kebutuhan perusahan. b. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan aktiva tetap dalam menjalankan aktivitas perusahaan. c. Menetapkan prosedur-prosedur perlindungan dalam pemeliharaan fisik suatu aktiva tetap. d. Menekankan bahwa aktiva tetap merupakan fasilitas yang penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Universitas Sumatera Utara e. Mendorong usaha perawatan yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan berikut cara yang paling menguntungkan untuk membiayai aktiva tetap. f. Melindungi aktiva perusahaan terhadap segala bentuk penyelewengan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Ada tiga jenis pengawasan internal atas aktiva tetap yang dapat dilakukan, yaitu ; 1. Pengawasan Administrasi Pengawasan ini meliputi pengawasan system dan prosedur penyelenggaraan inventaris serta yang berhubungan dengan masalah teknik dan materi inventarisasi. Misalnya, induk barang atau buku lainnya. 2. Pengawasan Fisik Pengawasan ini meliputi penyesuaian keadaan fisik aktiva tetap di lapangan dengan laporan yang terdapat dalma daftar dalam daftar inventaris maupun administrasi inventarisasinya. 3. Pengawasan Penggunaan Pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah aktiva tetap digunakan dengan memperhatikan efisiensi penggunaannya atau tidak. PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk Cabang Medan melakukan pengawasan internal atas aktiva tetapnya sebagai berikut : 1. Pengawasan melalui persetujuan Universitas Sumatera Utara Pemberian persetujuan atas pemakaian aktiva tetap biasanya dilakukan dengan persetujuan Pembantu Kepala Operation Operation Head. 2. Pengawasan terhadap gerak-gerik fisik. Jika terdapat aktiva yang rusak maupun telah usang sehingga habis manfaatnya atau tidak dapat dipakai lagi , maka perusahaan melakukan sejumlah prosedur– prosedur atau peraturan-peraturan yang dilakukan sehubungan untuk melindungi aktiva tetapnya. Misalnya, terdapat aktiva yang telah rusak, maka akan dilaporkan kepada Bagian Operation untuk perlakuan tindak lanjut atas aktiva tersebut. Namun biasanya aktiva yang dapat diperbaiki akan direparasi terlebih dahulu oleh teknisi. 3. Pemberian nomor urut Aktiva tidak diberikan nomor urut, melainkan diberi cap PT. Bank Tabungan Negara, agar pengendalian intern baik dokumen maupun aktiva dapat berjalan efektif. 4. Prosedur atas pengawasan intern Kepala Operation PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk Cabang Medan melakukan bimbingan ataupun lokakarya bagi seluruh staf-staf berupa prosedur-prosedur dan pelatihan-pelatihan tentang cara pengoperasian aktiva tetap. Perusahaan mengembangkan dan menerapkan sistem kepemimpinan yang bersifat kolegial yang pada prinsipnya berorientasi pada kebersamaan. Setiap rencana kegiatan dan pelaksanaan program fakultas selalu dibangun melalui pembahasan pada Universitas Sumatera Utara rapat-rapat departemen, sehingga proses akuntabilitas atas pengelolaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik . 5. Pemeriksaan secara fisik atas kekayaan perusahaan Perusahaan melakukan perhitungan fisik secara berkala dengan melihat langsung kekayaan perusahaan dengan membandingkan aktiva yang duhitung dengan catatan yang bersangkutan sebagai pengendalian dasar untuk mengetahui kebenaran kelengkapan dan ketepatan. Pemeriksaan biasanya dilakukan setahun sekali pada akhir periode. 6. Perlakuan terhadap aktiva tetap yang tidak terpakai Aktiva tetap yang tidak dipakaidigunakan oleh PT. Bank Tabungan Negara Persero Tbk Cabang Medan, tidak dapat dibuang, karena semua aktiva tetap tersebut dipindahkan kedalam tempat penyimpanan barang gudang guna sebagai bukti otentik perusahaan. Universitas Sumatera Utara BAB IV PENUTUP Berdasarkan pembahasan dan analisis serta evaluasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba memberikan kesimpulan dan saran sebagai berikut:

A. Kesimpulan