SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA PDAM TIRTA MOEDAL KOTA SEMARANG.
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DI PDAM TIRTA
MOEDAL KOTA SEMARANG
Muhammad Lukmanul Hakim1, Acun Kardianawati2
Program Studi Sistem Informasi SI, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
Jalan Nakula 1 no. 5-11 Semarang
Email : lukman03762@gmail.com
ABSTRAK
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Moedal Semarang merupakan perusahaan daerah yang memiliki
berbagai macam kategori staf karyawan/pegawai, diantaranya karyawan tetap, karyawan tidak tetap, karyawan
kontrak, dan karyawan honorer. PDAM memperkerjakan pegawainya dengan mengukuti peraturan dari surat
keputusan daerah, tentang pengelolaan kepegawaian, diantaranya tentang mutasi pegawai, ijin cuti pegawai, dan
pensiun pegawai. Pengelolaan mutasi pegawai, cuti pegawai, dan pensiun pegawai ditangani oleh bagian
Kepegawaian PDAM TIRTA MOEDAL KOTA SEMARANG. Adapun pengeloalaan data mutasi pegawai, cuti
pegawai, dan pensiun pegawai, dikelompokan dalam sistem administrasi kepegawaian. Berdasarkan hasil
analisa yang dilakukan di PDAM Tirta Moedal Semarang bagian Kepegawaian, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi pada Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian. Seperti
pada sistem yang ada saat ini pengumpulan data mutasi, cuti, pensiun pegawai masih di lakukan dengan
menggunakan media microsoft excel. Metode yang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan
metode Linear Sequential Model atau Waterfall. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara studi
lapangan yaitu melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan dengan cara studi pustaka yaitu dengan
mempelajari buku-buku, serta literature lainnya. Sedangkan Program yang di gunakan untuk membentuk
aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian menggunakan Visual Basic 6.0.
Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kepegawaian, MySQL, Visual Basic 6.0.
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini penerapan sistem informasi pada
suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat
dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang
sangat pesat menuntut suatu instansi untuk
memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.
Sistem informasi yang mendukung membuat
kinerja suatu instansi akan terlaksana dengan baik
dan dapat menangani berbagai pengolahan data
dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem
Informasi
dibuat
untuk
mempermudah
dalam
pengelolaan
dan
penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu
informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem
informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi
terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan
sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih
efisien dan kecepatan operasional instansi. PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang dibangun untuk
mempermudah masyarakat menggunakan air
bersih, terutama di Kota Semarang.
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data
kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan
diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep
Good Governance ini diperlukan adanya sistem
yang mampu mengakomodir kebutuhan akan
pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.
Dengan penggunaan sistem informasi,
dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan
fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan
yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk
otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian
Untuk itulah dibuat sistem informasi administrasi
kepegawaian ini sehingga menghasilkan informasi
yang berguna bagi masyarakat.
Berdasarkan uraian yang ada diatas, maka
untuk mengatasi kekurangan di sistem yang
sebelumnya sehingga kinerja dapat lebih cepat dan
akurat. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah
”Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Di PDAM Tirta Moedal Kota Semarang”.
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Laudon
dalam La Midjan dan Azhar Susanto (2008:52)
adalah: “…komponen-komponen yang saling
berhubungan
dan
bekerja
sama
untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
menyebarkan
informasi untuk
mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian
dan untuk memberikan gambaran aktivitas di
dalam perusahaan”.[6]
Sedangkan sistem informasi menurut James
A. Hall yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari
dan Deny Arnos Kwary (2007:9) adalah:
“…serangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan ke para pengguna”.[7]
Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe
Bavis dalam Kusrini dan Andri Koniyo (2007:7)
sistem informasi adalah: “…suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan”.[8]
3
HASIL
PENELITIAN
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
a. FOD
Flow Of Document Mutasi Pegawai
DAN
Flow Of Document
Mutasi Pegawai
Monday, 01/09/2014
Bag. Kepegawaian
(Daerah)
Bag. Kepegawaian
Pegawai
Surat Panggilan
Bag. Kepegaian
(Negara)
Surat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
3
2
1
Surat Panggilan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
2
1
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
2
1
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
A
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
Membuat
SK
Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
4
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
4
3
SK Mutasi
4
3
2
4
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
Persyaratan
1
Surat Pengantar
Daerah
3
2
1
A
A
A
2.2 Pengertian Kepegawaian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
definisi kepegawaian adalah:
Kepegawaian adalah yang berhubungan
dengan pegawai (orang yang bekerja pada
pemerintah / perusahaan, dsb).
2.3 Pengertian Mutasi Pegawai
Mutasi Pegawai adalah segala perubahan
mengenai
seseorang
Pegawai,
seperti
pengangkatan,
pemindahan,
pemberhentian,
pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan
lain-lain.[9]
A
A
Flow Of Document Cuti Pegawai
Flow Of Document
Cuti Pegawai
Monday, 01/09/2014
Pegawai /
Pemohon Cuti
Kepala Bagian
Bagian HRD
A
B
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form ACC 1 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Approval /
ACC
Approval /
ACC
Isi Form
Permohonan
2.4 Pengertian Pensiun Pegawai
Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10
Undang-undang No. 8 Tahun 1974 & Undangundang No. 43 Tahun 1999 adalah :
Jaminan hari tua sebagai balas jasa yang
diterima setiap bulan oleh pegawai negeri yang
telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya untuk
membiayai penghidupan selanjutnya. Oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa program pensiun
berhubungan dengan program jaminan sosial
tenaga kerja.[9]
2.5 Pengertian Cuti Pegawai
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang
diizinkan dalam jangka waktu tertentu.[10]
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form ACC 1 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Form
2
Permohonan Cuti
Form ACC 2 1
Permohonan Cuti
ACC 2
A
C
B
C
Form
2
Permohonan Cuti
ACC 2
A
A
Flow Of Document Pensiun Pegawai
d.
DFD Levelled
e.
ERD
Flow Of Document
Pensiun Pegawai
Monday, 01/09/2014
Bag. Kepegawaian
(Daerah)
Bag. Kepegawaian
Pegawai
Surat Panggilan
Bag. Kepegaian
(Negara)
Surat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
Surat Panggilan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
2
1
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
2
1
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
A
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
Membuat
SK
Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
4
4
3
SK Pensiun
SK Pensiun
4
4
SK Pensiun
3
2
3
SK Pensiun
SK Pensiun
Persyaratan
1
Surat Pengantar
Daerah
2
1
A
A
A
A
A
JENIS_
JENIS_
KELAMIN
KELAMIN
PANGKAT
PANGKAT
NPP
NPP
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
NAMA
NAMA
b.
Contex
NO
NO
ABSENSI
ABSENSI
M
1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
CUTI
CUTI
1
1
PENSIUN
PENSIUN
CUTI
CUTI
KETERANGA_
KETERANGA_
PENSIUN
PENSIUN
NAMA
NAMA
TEMPAT_
TEMPAT_
PENGAMBILAN_
PENGAMBILAN_
PENSIUN
PENSIUN
TGL_
TGL_
PENGANGKATAN
PENGANGKATAN
TGL_
TGL_
PEMBERHENTIAN
PEMBERHENTIAN
KETERANGAN_
KETERANGAN_
CUTI
CUTI
NPP
NPP
PENGHASILAN_
PENGHASILAN_
DASAR_PENSIUN
DASAR_PENSIUN
NAMA
NAMA
SATUAN_
SATUAN_
ORGANISASI
ORGANISASI
NO
NO
JUMLAH_MASA
JUMLAH_MASA
_KERJA
_KERJA
NPP
NPP
JUMLAH_HARI
JUMLAH_HARI
PANGAKAT
PANGAKAT
ALAMAT_
ALAMAT_
LENGKAP
LENGKAP
NO_REKENING_
NO_REKENING_
PEMBAYARAN_
PEMBAYARAN_
PENSIUN
PENSIUN
TGL_MULAI
TGL_MULAI
JABATAN
JABATAN
TGL_AKHIR
TGL_AKHIR
SATUAN_
SATUAN_
KERJA
KERJA
ALAMAT
ALAMAT
Diagram Dekomposisi – Sistem Administrasi Kepegawaian
Wednesday, May 07, 2014
PENGAJUAN
PENGAJUAN
MUTASI
MUTASI
SISTEM
SISTEM
ADMINISTRASI
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
KEPEGAWAIAN
1
MUTASI
MUTASI
NO
NO
NPP
NPP
11
PEGAWAI
PEGAWAI
22
MUTASI
MUTASI
NAMA
NAMA
33
PENSIUN
PENSIUN
JABATAN_
JABATAN_
LAMA
LAMA
1.1
1.1
PENDATAAN
PENDATAAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.2
1.2
LAPORAN
LAPORAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.4
1.4
LAPORAN
LAPORAN
KEHADIRAN
KEHADIRAN
1.5.1
1.5.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
CUTI
CUTI
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
1.3
1.3
KEHADIRAN
KEHADIRAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.5
1.5
CUTI
CUTI
PEGAWAI
PEGAWAI
1.5.2
1.5.2
S.Ket
S.Ket
CUTI
CUTI
1.5.3
1.5.3
LAPORAN
LAPORAN
CUTI
CUTI
2.1
2.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
MUTASI
MUTASI
2.2
2.2
S.K
S.K
MUTASI
MUTASI
2.3
2.3
LAPORAN
LAPORAN
MUTASI
MUTASI
3.1
3.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
PENSIUN
PENSIUN
3.2
3.2
S.K
S.K
PENSIUN
PENSIUN
3.3
3.3
LAPORAN
LAPORAN
PENSIUN
PENSIUN
JABATAN_
JABATAN_
BARU
BARU
SUB_SAT_KER
SUB_SAT_KER
_BARU
_BARU
SAT_KER_BARU
SAT_KER_BARU
NO_SURAT
NO_SURAT
SUB_SAT_KER_
SUB_SAT_KER_
LAMA
LAMA
TGL_SURAT
TGL_SURAT
SAT_KER_LAMA
SAT_KER_LAMA
KETERANGAN
KETERANGAN
NAMA
NAMA
TANGGAL
TANGGAL
KETERANGAN
KETERANGAN
1
TEMPAT_
TEMPAT_
TGL_LAHIR
TGL_LAHIR
Dekomposisi
NO
NO
M
NPP
NPP
NAMA
NAMA
PENGAJUAN
PENGAJUAN
PENSIUN
PENSIUN
NO
NO
c.
NPP
NPP
TANGGAL
TANGGAL
ALAMAT
ALAMAT
PEGAWAI
PEGAWAI
1
WAKTU
WAKTU
JABATAN
JABATAN
ABSENSI
ABSENSI
NO
NO
KETERANGAN
KETERANGAN
KEHADIRAN
KEHADIRAN
3.2
e. Tampilan Input Data Cuti Pegawai
Implementasi
a. Form Login
d. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai
b. Menu Utama
e. Tampilan Input Data Mutasi Pegawai
c. Tampilan Input Data Pegawai
d. Tampilan Input Data Kehadiran
4
KESIMPULAN
Setelah membahas materi yang telah
diuraikan mulai dari bab I hingga bab IV pada
laporan ini, maka kesimpulan yang dapat diambil
Kantor PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pelaksanaan perlu mengembangkan sistem
komputerisasi dengan menggunakan sebuah
aplikasi program khusus yang digunakan dalam
mengelola administrasi kepegawaian. Meskipun
keberadaan sistem manual tidak dapat terpisahkan
dalam proses pengolahan data sehari-hari tetapi
dengan ini. Penulis berharap agar proses
pengolahan data bisa menjadi lebih efektif dan
efisien baik dari segi waktu maupun tenaga.
Sebagai penutup dari penulisan laporan ini,
maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan
kesimpulan diantaranya :
1.
2.
3.
Pengguna atau User dapat lebih mudah
menggunakan aplikasi ini untuk proses
pendataan sampai proses pelaporan.
Mengurangi
tingkat
kecurangan
dan
kesalahan dalam pembuatan laporan, karena
data di dalam database telah terintegrasi dan
tidak dapat dimanipulasi oleh user secara
langsung dengan adanya hak akses.
Mampu meningkatkan pelayanan dan kinerja
pegawai. Keakuratan data dan informasi yang
diperoleh dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
SARAN
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan
pada PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pengolahan datanya yaitu :
1. Sebagai tahap awal dari penggunaan program
sistem administrasi kepegawaian, maka
diperlukan pelatihan kepada para User untuk
memberikan petunjuk menggunakan dan
mengantisipasi kesalahan yang timbul dalam
penggunaan nanti.
2. Membuat Backup Data untuk menjaga
kemungkinan rusaknya data ketika perangkat
lunak mengalami masalah.
3. Melakukan Maintenance terhadap hardware
dan software agar program dapat digunakan
dengan sebaik mungkin.
4. Memantau efektifitas dan efisiensi program
untuk pengembangan program selanjutnya
guna mengantisipasi kebutuhan sistem dimasa
yang akan datang.
[5]
[6]
[7]
5
6
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kristanto, Andri. 2008. Pengertian Sistem.
[Online]
Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[2] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi
[3] Widjajanto. 2008. Pengertian Sistem. [Online]
Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[4] Kusrini, dan Koniyo, Andri. 2007. Pengertian
Informasi.
[Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
Susanto, Azhar. 2008. Pengertian Informasi.
[Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Laudon. 2008. Pengertian Sistem Informasi.
Yogyakarta: La Midjan dan Azhar Susanto
Hall, James A, dan Fitriasari, Dewi, dan
Kwary, Arnos, Deny. 2007. Pengertian Sistem
Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Laitch, Robert A, dan Bavis, Roscoe K. 2007.
Pengertian Sistem Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2008.
Pedoman
Pengangkatan,
Pemberhentian, dan Pemberian Honorarium
Bagi Pegawai Honorer di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang
Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2010. Cuti Pegawai di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang.
Jogianto, HM. 2007. Pengertian Data.
Yogyakarta: Andi
Donoseputro, Marseto. 2006. Data Sebagai
Penghubung Manusia dengan Lingkungan
Hidup. Yogyakarta: Onong Uchana
Gehrke, dan Ramakrishnan. 2003. Pengeritan
Basis Data. [Online]
Tersedia:
http://informatika.web.id/pengertian-basisdata.html [01 September 2014]
Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: Andi.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu
MOEDAL KOTA SEMARANG
Muhammad Lukmanul Hakim1, Acun Kardianawati2
Program Studi Sistem Informasi SI, Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
Jalan Nakula 1 no. 5-11 Semarang
Email : lukman03762@gmail.com
ABSTRAK
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Moedal Semarang merupakan perusahaan daerah yang memiliki
berbagai macam kategori staf karyawan/pegawai, diantaranya karyawan tetap, karyawan tidak tetap, karyawan
kontrak, dan karyawan honorer. PDAM memperkerjakan pegawainya dengan mengukuti peraturan dari surat
keputusan daerah, tentang pengelolaan kepegawaian, diantaranya tentang mutasi pegawai, ijin cuti pegawai, dan
pensiun pegawai. Pengelolaan mutasi pegawai, cuti pegawai, dan pensiun pegawai ditangani oleh bagian
Kepegawaian PDAM TIRTA MOEDAL KOTA SEMARANG. Adapun pengeloalaan data mutasi pegawai, cuti
pegawai, dan pensiun pegawai, dikelompokan dalam sistem administrasi kepegawaian. Berdasarkan hasil
analisa yang dilakukan di PDAM Tirta Moedal Semarang bagian Kepegawaian, maka penulis dapat
menyimpulkan bahwa permasalahan yang terjadi pada Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian. Seperti
pada sistem yang ada saat ini pengumpulan data mutasi, cuti, pensiun pegawai masih di lakukan dengan
menggunakan media microsoft excel. Metode yang digunakan dalam penulisan ini dengan menggunakan
metode Linear Sequential Model atau Waterfall. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara studi
lapangan yaitu melalui observasi, wawancara, dokumentasi dan dengan cara studi pustaka yaitu dengan
mempelajari buku-buku, serta literature lainnya. Sedangkan Program yang di gunakan untuk membentuk
aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian menggunakan Visual Basic 6.0.
Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi, Kepegawaian, MySQL, Visual Basic 6.0.
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini penerapan sistem informasi pada
suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat
dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang
sangat pesat menuntut suatu instansi untuk
memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat.
Sistem informasi yang mendukung membuat
kinerja suatu instansi akan terlaksana dengan baik
dan dapat menangani berbagai pengolahan data
dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem
Informasi
dibuat
untuk
mempermudah
dalam
pengelolaan
dan
penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu
informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem
informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi
terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan
sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih
efisien dan kecepatan operasional instansi. PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang dibangun untuk
mempermudah masyarakat menggunakan air
bersih, terutama di Kota Semarang.
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data
kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan
diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep
Good Governance ini diperlukan adanya sistem
yang mampu mengakomodir kebutuhan akan
pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.
Dengan penggunaan sistem informasi,
dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan
fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan
yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk
otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian
Untuk itulah dibuat sistem informasi administrasi
kepegawaian ini sehingga menghasilkan informasi
yang berguna bagi masyarakat.
Berdasarkan uraian yang ada diatas, maka
untuk mengatasi kekurangan di sistem yang
sebelumnya sehingga kinerja dapat lebih cepat dan
akurat. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah
”Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
Di PDAM Tirta Moedal Kota Semarang”.
2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Laudon
dalam La Midjan dan Azhar Susanto (2008:52)
adalah: “…komponen-komponen yang saling
berhubungan
dan
bekerja
sama
untuk
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
menyebarkan
informasi untuk
mendukung
pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian
dan untuk memberikan gambaran aktivitas di
dalam perusahaan”.[6]
Sedangkan sistem informasi menurut James
A. Hall yang dialihbahasakan oleh Dewi Fitriasari
dan Deny Arnos Kwary (2007:9) adalah:
“…serangkaian prosedur formal di mana data
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan ke para pengguna”.[7]
Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe
Bavis dalam Kusrini dan Andri Koniyo (2007:7)
sistem informasi adalah: “…suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan”.[8]
3
HASIL
PENELITIAN
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
a. FOD
Flow Of Document Mutasi Pegawai
DAN
Flow Of Document
Mutasi Pegawai
Monday, 01/09/2014
Bag. Kepegawaian
(Daerah)
Bag. Kepegawaian
Pegawai
Surat Panggilan
Bag. Kepegaian
(Negara)
Surat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
3
2
1
Surat Panggilan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
2
1
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
2
1
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
A
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
Membuat
SK
Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
4
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
4
3
SK Mutasi
4
3
2
4
SK Mutasi
SK Mutasi
SK Mutasi
Persyaratan
1
Surat Pengantar
Daerah
3
2
1
A
A
A
2.2 Pengertian Kepegawaian
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
definisi kepegawaian adalah:
Kepegawaian adalah yang berhubungan
dengan pegawai (orang yang bekerja pada
pemerintah / perusahaan, dsb).
2.3 Pengertian Mutasi Pegawai
Mutasi Pegawai adalah segala perubahan
mengenai
seseorang
Pegawai,
seperti
pengangkatan,
pemindahan,
pemberhentian,
pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan
lain-lain.[9]
A
A
Flow Of Document Cuti Pegawai
Flow Of Document
Cuti Pegawai
Monday, 01/09/2014
Pegawai /
Pemohon Cuti
Kepala Bagian
Bagian HRD
A
B
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form ACC 1 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Approval /
ACC
Approval /
ACC
Isi Form
Permohonan
2.4 Pengertian Pensiun Pegawai
Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10
Undang-undang No. 8 Tahun 1974 & Undangundang No. 43 Tahun 1999 adalah :
Jaminan hari tua sebagai balas jasa yang
diterima setiap bulan oleh pegawai negeri yang
telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya untuk
membiayai penghidupan selanjutnya. Oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa program pensiun
berhubungan dengan program jaminan sosial
tenaga kerja.[9]
2.5 Pengertian Cuti Pegawai
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang
diizinkan dalam jangka waktu tertentu.[10]
Form
2
Permohonan Cuti
Form
1
Permohonan Cuti
Form
2
Permohonan Cuti
Form ACC 1 1
Permohonan Cuti
ACC 1
Form
2
Permohonan Cuti
Form ACC 2 1
Permohonan Cuti
ACC 2
A
C
B
C
Form
2
Permohonan Cuti
ACC 2
A
A
Flow Of Document Pensiun Pegawai
d.
DFD Levelled
e.
ERD
Flow Of Document
Pensiun Pegawai
Monday, 01/09/2014
Bag. Kepegawaian
(Daerah)
Bag. Kepegawaian
Pegawai
Surat Panggilan
Bag. Kepegaian
(Negara)
Surat Panggilan
Mempersiapkan
Dokumen
Persyaratan
Rangkap 3
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
3
2
1
Surat Panggilan
Membuat
Surat
Pengantar
Dinas
Kesehatan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
A
Dokumen
Persyaratan
Dokumen
Persyaratan
2
1
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
2
1
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
Surat Pengantar
Dinas Kesehatan
A
Membuat
Surat
Pengantar
Daerah
A
Dokumen
1
Persyaratan
Surat Pengantar
Daerah
Membuat
SK
Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
SK Pensiun
4
4
3
SK Pensiun
SK Pensiun
4
4
SK Pensiun
3
2
3
SK Pensiun
SK Pensiun
Persyaratan
1
Surat Pengantar
Daerah
2
1
A
A
A
A
A
JENIS_
JENIS_
KELAMIN
KELAMIN
PANGKAT
PANGKAT
NPP
NPP
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
NAMA
NAMA
b.
Contex
NO
NO
ABSENSI
ABSENSI
M
1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
CUTI
CUTI
1
1
PENSIUN
PENSIUN
CUTI
CUTI
KETERANGA_
KETERANGA_
PENSIUN
PENSIUN
NAMA
NAMA
TEMPAT_
TEMPAT_
PENGAMBILAN_
PENGAMBILAN_
PENSIUN
PENSIUN
TGL_
TGL_
PENGANGKATAN
PENGANGKATAN
TGL_
TGL_
PEMBERHENTIAN
PEMBERHENTIAN
KETERANGAN_
KETERANGAN_
CUTI
CUTI
NPP
NPP
PENGHASILAN_
PENGHASILAN_
DASAR_PENSIUN
DASAR_PENSIUN
NAMA
NAMA
SATUAN_
SATUAN_
ORGANISASI
ORGANISASI
NO
NO
JUMLAH_MASA
JUMLAH_MASA
_KERJA
_KERJA
NPP
NPP
JUMLAH_HARI
JUMLAH_HARI
PANGAKAT
PANGAKAT
ALAMAT_
ALAMAT_
LENGKAP
LENGKAP
NO_REKENING_
NO_REKENING_
PEMBAYARAN_
PEMBAYARAN_
PENSIUN
PENSIUN
TGL_MULAI
TGL_MULAI
JABATAN
JABATAN
TGL_AKHIR
TGL_AKHIR
SATUAN_
SATUAN_
KERJA
KERJA
ALAMAT
ALAMAT
Diagram Dekomposisi – Sistem Administrasi Kepegawaian
Wednesday, May 07, 2014
PENGAJUAN
PENGAJUAN
MUTASI
MUTASI
SISTEM
SISTEM
ADMINISTRASI
ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
KEPEGAWAIAN
1
MUTASI
MUTASI
NO
NO
NPP
NPP
11
PEGAWAI
PEGAWAI
22
MUTASI
MUTASI
NAMA
NAMA
33
PENSIUN
PENSIUN
JABATAN_
JABATAN_
LAMA
LAMA
1.1
1.1
PENDATAAN
PENDATAAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.2
1.2
LAPORAN
LAPORAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.4
1.4
LAPORAN
LAPORAN
KEHADIRAN
KEHADIRAN
1.5.1
1.5.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
CUTI
CUTI
PDAM Tirta Moedal Kota Semarang
1.3
1.3
KEHADIRAN
KEHADIRAN
PEGAWAI
PEGAWAI
1.5
1.5
CUTI
CUTI
PEGAWAI
PEGAWAI
1.5.2
1.5.2
S.Ket
S.Ket
CUTI
CUTI
1.5.3
1.5.3
LAPORAN
LAPORAN
CUTI
CUTI
2.1
2.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
MUTASI
MUTASI
2.2
2.2
S.K
S.K
MUTASI
MUTASI
2.3
2.3
LAPORAN
LAPORAN
MUTASI
MUTASI
3.1
3.1
PENGAJUAN
PENGAJUAN
PENSIUN
PENSIUN
3.2
3.2
S.K
S.K
PENSIUN
PENSIUN
3.3
3.3
LAPORAN
LAPORAN
PENSIUN
PENSIUN
JABATAN_
JABATAN_
BARU
BARU
SUB_SAT_KER
SUB_SAT_KER
_BARU
_BARU
SAT_KER_BARU
SAT_KER_BARU
NO_SURAT
NO_SURAT
SUB_SAT_KER_
SUB_SAT_KER_
LAMA
LAMA
TGL_SURAT
TGL_SURAT
SAT_KER_LAMA
SAT_KER_LAMA
KETERANGAN
KETERANGAN
NAMA
NAMA
TANGGAL
TANGGAL
KETERANGAN
KETERANGAN
1
TEMPAT_
TEMPAT_
TGL_LAHIR
TGL_LAHIR
Dekomposisi
NO
NO
M
NPP
NPP
NAMA
NAMA
PENGAJUAN
PENGAJUAN
PENSIUN
PENSIUN
NO
NO
c.
NPP
NPP
TANGGAL
TANGGAL
ALAMAT
ALAMAT
PEGAWAI
PEGAWAI
1
WAKTU
WAKTU
JABATAN
JABATAN
ABSENSI
ABSENSI
NO
NO
KETERANGAN
KETERANGAN
KEHADIRAN
KEHADIRAN
3.2
e. Tampilan Input Data Cuti Pegawai
Implementasi
a. Form Login
d. Tampilan Input Data Pensiun Pegawai
b. Menu Utama
e. Tampilan Input Data Mutasi Pegawai
c. Tampilan Input Data Pegawai
d. Tampilan Input Data Kehadiran
4
KESIMPULAN
Setelah membahas materi yang telah
diuraikan mulai dari bab I hingga bab IV pada
laporan ini, maka kesimpulan yang dapat diambil
Kantor PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pelaksanaan perlu mengembangkan sistem
komputerisasi dengan menggunakan sebuah
aplikasi program khusus yang digunakan dalam
mengelola administrasi kepegawaian. Meskipun
keberadaan sistem manual tidak dapat terpisahkan
dalam proses pengolahan data sehari-hari tetapi
dengan ini. Penulis berharap agar proses
pengolahan data bisa menjadi lebih efektif dan
efisien baik dari segi waktu maupun tenaga.
Sebagai penutup dari penulisan laporan ini,
maka ada beberapa hal yang dapat dijadikan
kesimpulan diantaranya :
1.
2.
3.
Pengguna atau User dapat lebih mudah
menggunakan aplikasi ini untuk proses
pendataan sampai proses pelaporan.
Mengurangi
tingkat
kecurangan
dan
kesalahan dalam pembuatan laporan, karena
data di dalam database telah terintegrasi dan
tidak dapat dimanipulasi oleh user secara
langsung dengan adanya hak akses.
Mampu meningkatkan pelayanan dan kinerja
pegawai. Keakuratan data dan informasi yang
diperoleh dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
SARAN
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan
pada PDAM Tirta Moedal Kota Semarang dalam
pengolahan datanya yaitu :
1. Sebagai tahap awal dari penggunaan program
sistem administrasi kepegawaian, maka
diperlukan pelatihan kepada para User untuk
memberikan petunjuk menggunakan dan
mengantisipasi kesalahan yang timbul dalam
penggunaan nanti.
2. Membuat Backup Data untuk menjaga
kemungkinan rusaknya data ketika perangkat
lunak mengalami masalah.
3. Melakukan Maintenance terhadap hardware
dan software agar program dapat digunakan
dengan sebaik mungkin.
4. Memantau efektifitas dan efisiensi program
untuk pengembangan program selanjutnya
guna mengantisipasi kebutuhan sistem dimasa
yang akan datang.
[5]
[6]
[7]
5
6
DAFTAR PUSTAKA
[1] Kristanto, Andri. 2008. Pengertian Sistem.
[Online]
Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[2] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi
[3] Widjajanto. 2008. Pengertian Sistem. [Online]
Tersedia:
http://mbegedut.blogspot.com/2012/09/definis
i-pengertian-sistem.html. [01 September
2014]
[4] Kusrini, dan Koniyo, Andri. 2007. Pengertian
Informasi.
[Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
Susanto, Azhar. 2008. Pengertian Informasi.
[Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Laudon. 2008. Pengertian Sistem Informasi.
Yogyakarta: La Midjan dan Azhar Susanto
Hall, James A, dan Fitriasari, Dewi, dan
Kwary, Arnos, Deny. 2007. Pengertian Sistem
Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Laitch, Robert A, dan Bavis, Roscoe K. 2007.
Pengertian Sistem Informasi. [Online]
Tersedia:
http://for7delapan.wordpress.com/2014/01/30
definisi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[01 September 2014]
Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2008.
Pedoman
Pengangkatan,
Pemberhentian, dan Pemberian Honorarium
Bagi Pegawai Honorer di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang
Keputusan Direksi Perusahaan Air Minum
Tirta Moedal Kota Semarang ( PDAM ).
2010. Cuti Pegawai di Lingkungan PDAM
Tirta Moedal Kota Semarang. Semarang.
Jogianto, HM. 2007. Pengertian Data.
Yogyakarta: Andi
Donoseputro, Marseto. 2006. Data Sebagai
Penghubung Manusia dengan Lingkungan
Hidup. Yogyakarta: Onong Uchana
Gehrke, dan Ramakrishnan. 2003. Pengeritan
Basis Data. [Online]
Tersedia:
http://informatika.web.id/pengertian-basisdata.html [01 September 2014]
Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
Yogyakarta: Andi.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu