Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung

  Akrian Hayyu Pasopati 1.05.10.799 SI Konv Karyawan PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT.Pos Indonesia Bandung memiliki 54 kantor cabang yang terletak di wilayah Bandung dan sekitarnya. Tiap

kantor cabang memiliki fungsi yang sama yaitu menerima pengiriman barang dan juga

melakukan jasa layanan keuangan. Untuk menunjang operasional kantor cabang memiliki sejumlah perangkat keras yang biasanya terdiri dari komputer, printer, dan peralatan jaringan.

  Sistem pengelolaan data inventaris yang berjalan pada PT Pos Indonesia Bandung pada saat ini masi menggunakan Microsoft Excell untuk pendataan, dan

menggunakan buku catatan untuk laporan perbaikan. Untuk itu dibutuhkan teknologi

informasi dalam pembuatan laporan data inventaris.

  PT. Pos Indonesia Bandung membuhkan aplikasi yang dapat digunakan

untuk mengelelola data agar lebih terinventarisir, karena sistem yang berjalan saat ini

pada perusahaan sering mengalami kendala. Banyaknya jumlah kantor cabang menjadi

kendala karena membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan data inventaris.

Tidak efisien dalam menggunakan komputer karena tidak didukung oleh aplikasi yang

menunjang pembuatan laporan data inventaris. Perbaikan dan penggantian inventaris

juga tidak tercatatat secara lengkap karena masi dilakukan secara manual.

  

Pencatatan data inventaris pada PT. Pos Indonesia Bandung masi

menggunakan Microsoft Excell, hal ini mengakibatkan sulit untuk

mengelola data secara terintegrasi.

  

Masi sulit memperoleh informasi data pergantian dan perbaikan

pada PT. Pos Indonesia Bandung

   Belum terdapat aplikasi yang terintegrasi dan pengolahan data inventaris barang yang belum sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada PT. Pos Indonesia Bandung

   Bagaimana cara mengatasi masalah pengelolaan data inventaris agar terintegrasi

  

Bagaimana cara memonitor dan membuat laporan data inventaris

yang masih ada, diganti, dan diperbaiki.

   Bagaimana cara supaya pencatatan data inventaris yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada PT. Pos Indonesia Bandung

   Aplikasi pengolahan data inventaris ini mengenai perangkat operasional

   Pengolahan datanya berupa pengolahan data inventaris dan penggantian inventaris

   Informasi yang dihasilkan berupa daftar inventaris, penggantian dan perbaikan. Serta data mengenai tiap bagian,kantor pos cabang.

   Aplikasi ini dibangun menggunakan PHP sebagai form-end dan MySQL sebagai back-end.

  

Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia

Bandung yang dibuat ini dapat mengolah data kantor cabang,kantor pengawasan, kerusakan, perbaikan, penggantian, dan laporan secara terkomputerisasi serta menggunakan database sebagai tempat penyimpanannya. Sehingga dalam pengolahan data tersebut akan menjadi lebih akurat serta mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data.

   Selain pengolahan datanya, dalam Sistem Informasi Pengelolaan

Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung ini juga dilengkapi

beberapa tools yang berhubungan dengan aplikasi untuk lebih

memudahkan administrator untuk mengakses data.

  

Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia

Bandung ini mampu memenuhi kebutuhan akan informasi data

inventaris operasional serta dapat mempermudah dalam pembuatan laporan-laporannya.

   Untuk pengembangan selanjutnya, Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung ini dapat dikembangkan ke sistem yang berbasis online sehingga seluruh datanya dapat

diupdate secara realtime. Selain itu, Sistem Informasi Pengelolaan

Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung yang berbasis online akan dapat diakses oleh semua bagian dari PT. Pos Indonesia secara keseluruhan yang ingin mengetahui informasi mengenai data inventaris ini.

   Penambahan beberapa fungsi pada Sistem Informasi ini seperti data pegawai dan FAQ mengenai kerusakan yang menunjang dalam operasional bagian teknologi

  

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA INVENTARIS

PT. POS INDONESIA BANDUNG

Skripsi

  Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik & Ilmu Komputer

  

Akrian Hayyu Pasopati

1.05.10.799

  

ABSTRAK

  PT. Pos Indonesia Bandung merupakan salah satu cabang dari Divisi Regional 5 PT.Pos Indonesia dan termasuk salah satu penghasil laba terbesar untuk bidang korporat. Sebagai kantor besar, pengelolaan data inventaris sangat penting untuk menunjang operasional. Dalam pengelolaan data inventaris Pada PT. Pos Indonesia Bandung masih menggunakan arsip dokumen dan dikelola secara manual. Oleh karena itu, dalam penelitian ini akan membahas mengenai perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung untuk mempermudah dalam pengelolaan data dan laporan.

  Dalam perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris ini, metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur, metode pengembangan sistemnya menggunakan model waterfall. Alat Bantu untuk analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, data flow diagram relasi tabel, entity relationship diagram dan kamus data. Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung ini adalah HTML dan PHP sebagai interface dan MySql sebagai databasenya.

  Hasil dari penelitian ini yaitu sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indonesia Bandung yang diharapkan dapat membantu kinerja dari bagian yang berhubungan dengan sistem yang dirancang. Selain itu juga dapat digunakan untuk menyusun laporan yang berhubungan dengan pengelolaan data inventaris.

  Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Data Inventaris, PT. Pos Indonesia Bandung

  

ABSTRACT

PT. Pos Indonesia Bandung is one branch of the Regional Division 5

PT.Pos Indonesia and one of the largest income producer for corporate field. As a

major office, management of inventory data is critical for operational support. In

the management of inventory data in PT. Pos Indonesia Bandung still using

archival documents and manually managed. Therefore, in this study will discuss

the design of Inventory Data Management Information System PT. Pos Indonesia

in Bandung to simplify data management and reporting.

  In the design of Management Information Systems Inventory Data, the

data collection methods used are observation and interview, the approach used is

structured method of approach, method development system using model

waterfall. Tools for analysis and design includes flowmap, context diagram, data

flow diagrams relationship charts, entity relationship diagrams and data

dictionary. The software used in the design of Data Management Information

System PT. Pos Indonesia in Bandung is HTML and PHP as the interface and

MySql as the database server.

  

The results of this study is a Management Information System Data Inventory PT.

Pos Indonesia Bandung is expected to help the performance of the section relating

to the system designed. It can also be used to prepare a report relating to the

management of inventory data.

  

Keywords: Inventory Data, Management Information Systems, Pos Indonesia

Bandung

KATA PENGANTAR

  Assalamu’alaikum Wr. Wb Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulisan Laporan Skripsi ini, yang berjudul

  “Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT. Pos Indon esia Bandung” dapat Penulis selesaikan dengan baik.

  Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Hal ini dikarenakan keterbatasan pengetahuan, pengalaman serta kemampuan yang Penulis miliki dalam mengolah serta menyajikan datanya. Namun demikian, Penulis telah berusaha dengan sebaik- baiknya dalam menyusun Laporan Skripsi ini untuk mendapatkan hasil akhir yang maksimal dan sesuai dengan yang diharapan.

  Dalam menyelesaikan laporan ini penulis banyak menemukan kesulitan dan hambatan. Tetapi dikarenakan adanya dorongan dan motivasi dari berbagai pihak, maka laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dalam waktu yang sudah ditentukan. Melalui kesempatan ini penulis mengucapkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada :

  2. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

  3. Prof.Dr.H. Denny Kurniadie,Ir.M.Sc, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

  4. Dadang Munandar, SE, M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

  5. Wahyuni, S.Si, M.T, selaku Dosen Wali Penulis, terima kasih atas saran, bimbingan serta nasehatnya selama masa perkuliahan.

  6. Tono Hartono , S . Si , MT, selaku Dosen Pembimbing, terima kasih atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini.

  7. Mega , yang setia menemani dan telah banyak memberikan do’a, dorongan serta semangat kepada Penulis.

  8. Ibu Helly Helmini, selaku Supervisor TSI Kantor Pos Bandung, terima kasih atas segala arahan dan kemudahannya selama masa penelitian Skripsi ini.

  9. Fajri, Danny, Pak Karso dan Pak Purwanto, terima kasih atas bimbingan dan ilmu tentang pendataan inventaris yang telah diberikan di TSI.

  10. Rekan-rekan Program Studi Sistem Informasi, khususnya Konversi 2010 yang telah memberikan arti persahabatan, motivasi, semangat dan suasana kegembiraan kepada penulis selama masa perkuliahan.

  Semoga Allah SWT membalas kebaikan bagi semua pihak yang telah membantu penulis dan semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak, khususnya bagi para pembaca.

  Penulis menyadari, bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak.

  Wassalamu’alaikum Wr. Wb Bandung, Juli 2012

  Penulis

  

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... i PERNYATAAN KEASLIAN ........................................................................ ii ABSTRAK ...................................................................................................... iii

ABSTRACT ..................................................................................................... iv

KATA PENGANTAR .................................................................................... v

DAFTAR ISI ................................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi

DAFTAR SIMBOL ........................................................................................ xvii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

  1.1 Latar Belakang Penelitian ................................................................. 1

  1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah .................................................. 3

  1.2.1 Identifikasi Masalah .............................................................. 3

  1.2.2 Rumusan Masalah ................................................................. 3

  1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian ......................................................... 4

  1.3.1 Maksud Penelitian ................................................................. 4

  1.3.2 Tujuan Penelitian .................................................................. 4

  1.4 Kegunaan Penelitian.......................................................................... 4

  1.6 Lokasi Dan Waktu Penelitian ........................................................... 6

  1.6.1 Lokasi Penelitian ................................................................... 6

  1.6.2 Waktu Penelitian ................................................................... 6

  

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 7

  2.1 Pengertian Inventaris ......................................................................... 7

  2.2 Sistem Informasi ............................................................................... 7

  2.1.1 Pengertian Sistem ..................................................................... 7

  2.2.2 Pengertian Informasi ................................................................ 10

  2.2.3 Pengertian Sistem Informasi .................................................... 11

  2.2.4 Komponen Sistem Informasi ................................................... 11

  2.2.5 Siklus Informasi ....................................................................... 13

  2.3 Pengolahan Data................................................................................ 14

  2.3.1 Konsep Dasar Data ................................................................... 14

  2.3.2 Prosedur Pengolahan Data ....................................................... 14

  2.3.3 Siklus Pengolahan Data ........................................................... 15

  2.4 Basis Data ......................................................................................... 16

  2.4.1 Definisi Basis Data ................................................................... 17

  2.4.2 Operasi Dasar Basis Data ......................................................... 17

  2.4.3 Tujuan Basis Data .................................................................... 18

  2.5 Sistem Basis Data .............................................................................. 20

  2.7 Entity Relationship Diagram ............................................................. 24

  2.16 Internet ..................................................................................................... 35

  3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ..................................................... 38

  3.1 Objek Penelitian ................................................................................ 38

  

BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN ....................................... 38

  2.18.2 Aturan Penulisan CSS ........................................................................... 36

  2.18.1 Keuntungan Menggunakan CSS ........................................................... 36

  2.18 CSS ........................................................................................................... 36

  2.17 WWW(World Wide Web) ....................................................................... 35

  2.15 Spesifikasi Proses ..................................................................................... 34

  2.8 Diagram Flowchart............................................................................ 26

  2.14 Proses Bisnis ............................................................................................ 33

  2.13.2 Konsep Kerja PHP ................................................................. 31

  2.13.1 Skrip PHP ............................................................................... 29

  2.13 PHP ................................................................................................. 29

  2.12 XAMPP ........................................................................................... 28

  2.11 MySQL ............................................................................................ 27

  2.10 Data Flow Diagram ......................................................................... 27

  2.9 Diagram Konteks .............................................................................. 26

  3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan ........................................................ 40

  3.2.1 Desain Penelitian ...................................................................... 44

  4.1.1 Analisis Dokumen .................................................................... 56

  4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ..................................................... 68

  4.2 Perancangan Sistem .......................................................................... 68

  4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ................................... 67

  4.1.2.3 Data Flow Diagram ...................................................... 59

  4.1.2.2 Diagram Konteks ......................................................... 64

  4.1.2.1 Flow Map ..................................................................... 60

  4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ................................ 60

  4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ............................................. 56

  3.2.2 Jenis Dan Metode Pengumpulan Data ..................................... 45

  

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM .............................. 56

  3.2.4 Pengujian Software .................................................................. 54

  3.2.3.3 Alat Bantu Analisis Dan Perancangan ......................... 50

  3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem .................................... 47

  3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem .......................................... 47

  3.2.3 Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem ..................... 47

  3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ................................................. 46

  3.2.2.1 Sumber Data Primer ..................................................... 45

  4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan .............................. 69

  4.2.3.3 Data Flow Diagram ...................................................... 73

  4.2.5.3 Perancangan Output ..................................................... 98

  5.1.5 Implementasi Instalasi Program ............................................... 116

  5.1.4 Implementasi Antar Muka........................................................ 113

  5.1.3 Implementasi Basis Data .......................................................... 107

  5.1.2 Implementasi Perangkat Keras ................................................. 106

  5.1.1 Implementasi Perangkat Lunak ................................................ 105

  5.1 Implementasi ..................................................................................... 105

  

BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ........................... 105

  4.2.5.2 Perancangan Input ........................................................ 95

  4.2.3.4 Kamus Data .................................................................. 76

  4.2.5.1 Struktur Menu .............................................................. 94

  4.2.5 Perancangan Antar Muka ......................................................... 94

  4.2.4.5 Kodifikasi ..................................................................... 93

  4.2.4.4 Struktur File ................................................................. 87

  4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ........................................ 87

  4.2.4.2 Relasi Tabel .................................................................. 85

  4.2.4.1 Normalisasi .................................................................. 81

  4.2.4 Perancangan Basis Data ........................................................... 80

  5.1.6 Penggunaan Program ............................................................... 121

  5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian .................................................... 134

  

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN........................................................ 135

  6.1 Kesimpulan ....................................................................................... 135

  6.2 Saran .................................................................................................. 136

  

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 137

LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian Informasi saat ini sudah menjadi sebuah komoditi yang sangat penting.

  Bahkan ada yang mengatakan bahwa kita sudah berada di sebuah “information-based

  society

  ”. Kemampuan untuk mengakses dan menyediakan informasi sangat cepat dan akurat menjadi sangat esensial bagi sebuah organisasi, baik yang berupa organisasi komersial (perusahaan), perguruan tinggi, lembaga pemerintahan, maupun individual (pribadi). Hal ini dimungkinkan dengan perkembangan pesat di bidang teknologi komputer dan telekomunikasi.

  PT. Pos Indonesia (Persero) Bandung merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. PT.Pos Indonesia Bandung memiliki 54 kantor cabang yang terletak di wilayah Bandung dan sekitarnya. Tiap kantor cabang memiliki fungsi yang sama yaitu menerima pengiriman barang dan juga melakukan jasa layanan keuangan. Untuk menunjang operasional kantor cabang memiliki sejumlah perangkat keras yang biasanya terdiri dari komputer, printer, dan peralatan jaringan.

  Sistem pengelolaan data inventaris yang berjalan pada PT Pos Indonesia Bandung pada saat ini masi menggunakan Microsoft Excell untuk pendataan, dan guna menghadapi kemajuan zaman dan perkembangan teknologi yang semakin serba cepat. Kemajuan teknologi sebagai tanda perubahan zaman yang harus dapat terus diikuti agar dapat mempertahankan eksistensi sebuah perusahaan, organisasi maupun Badan Usaha Milik Negara.

  PT. Pos Indonesia Bandung membuhkan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelelola data agar lebih terinventarisir, karena sistem informasi yang berjalan saat ini pada perusahaan sering mengalami kendala. Banyaknya jumlah kantor cabang menjadi kendala karena membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan data inventaris. Tidak efisien dalam menggunakan komputer karena tidak didukung oleh aplikasi yang menunjang pembuatan laporan data inventaris. Perbaikan dan penggantian inventaris juga tidak tercatatat secara lengkap karena masi dilakukan secara manual.

  Diharapkan dengan adanya sistem informasi yang akan dibangun dapat membantu dalam pembuatan laporan data inventaris pada PT Pos Indonesia Bandung.

  Aplikasi ini juga dapat membantu mendata inventaris secara akurat dan efisien sehingga perusahaan dapat mengawasi pembelian dan pengeluaran lainnya yang berhubungan dengan inventaris, sehingga diharapkan keuntungan perusahaan secara tidak langsung akan meningkat.

  Aplikasi ini juga dibuat agar dapat mendukung keinginan PT Pos Indonesia Bandung untuk menjadi salah satu dari banyak kantor DIVRE(Divisi Regional) dari untuk kedepannya aplikasi ini dapat dipergunakan oleh setiap divisi teknologi di setiap DIVRE pada PT Pos Indonesia.

  Untuk itu penulis mencoba merancang suatu suatu aplikasi untuk melakukan pecatatan dan pendataan inventaris dengan cepat, akurat, dan efektif. Berdasarkan analisa diatas tersebut,maka penulis memberi judul

  “Sistem Informasi Pengelolaan Data Inventaris PT.Pos Indonesia Bandung ”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

  1.2.1 Identifikasi Masalah Di dalam permasalahan yang timbul pada PT. Pos Indonesia Bandung dalam pendataan dan pencatatan inventaris yaitu :

   Pencatatan data inventaris pada PT. Pos Indonesia Bandung masi menggunakan Microsoft Excell, hal ini mengakibatkan sulit untuk mengelola data secara terintegrasi.

   Masi sulit memperoleh informasi data pergantian dan perbaikan pada PT. Pos Indonesia Bandung  Belum terdapat aplikasi yang terintegrasi dan pengolahan data inventaris barang yang belum sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada PT. Pos Indonesia Bandung

  1.2.2 Rumusan Masalah Adapun permasalahan yang di hadapi yaitu :

  a. Bagaimana cara mengatasi masalah pengelolaan data inventaris agar terintegrasi b. Bagaimana cara memonitor dan membuat laporan data inventaris yang masih ada, diganti, dan diperbaiki.

  c. Bagaimana cara supaya pencatatan data inventaris yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pada PT. Pos Indonesia Bandung

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

  1.3.1 Maksud Penelitian Maksud dan tujuan di lakukannya penelitian yaitu untuk merancang Sistem

  Informasi yang diharapkan dapat diterapkan pada PT. Pos Indonesia

  1.3.2 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini yaitu untuk membangun Sistem Informasi Simulasi

  Pengolahan Inventaris pada Bagian Teknologi di PT.Pos Indonesia Bandung yaitu :

  a. Untuk mengatasi permasalahan pengelolaan data inventaris agar terintegrasi

  b. Untuk mempermudah pencatatan data mutasi dan perbaikan inventaris pada PT. Pos Indonesia

1.4 Kegunaan/Manfaat Penelitian

  Dari penelitian ini diharapkan mempunyai tujuan. Adapun tujuannya sebagai berikut :

  1.4.1 Kegunaan Praktis

  a. Bagi PT. Pos Indonesia Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan Sistem Informasi Pengolahan Inventaris pada Bagian Teknologi di PT.Pos Indonesia Bandung.

  b. Bagi Bagian Teknologi Sistem Informasi Untuk mempermudah dalam proses mutasi,pengecekan dan pengolahan data inventaris

  1.4.2 Kegunaan Akademis

  1. Bagi Peneliti Manfaat bagi peneliti yaitu , peneliti mendapatkan informasi yang belum pernah di dapatkan sebelumnya , dan mengimplementasikan ilmu yang di pelajarinya.

  2. Bagi Peneliti Lain Dari hasil penelitian ini , diharapkan kepada peneliti yang akan melakukan penelitian yang sama dapat mengembangkan kembali sehingga menjadi lebih

  3. Bagi Jurusan Sistem Informasi Hasil penelitian ini diharapkan menjadi pembandingan antara teori dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Sistem Informasi yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat mengutungkan berbagai pihak.

1.5 Batasan Masalah

  Suatu sistem yang mengelola dan mencatat data inventaris barang pada PT Pos Indonesia Bandung untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan dan bagian-bagian pada perusahaan yang berkaitan dengan aplikasi yang dibangun. Berikut atasan masalah yang akan dibahas meliputi:

  1. Aplikasi pengolahan data inventaris ini mengenai perangkat operasional

  2. Pengolahan datanya berupa pengolahan data inventaris dan penggantian inventaris

  3. Informasi yang dihasilkan berupa daftar inventaris, penggantian dan perbaikan.

  Serta data mengenai tiap bagian,kantor pos cabang.

  4. Aplikasi ini dibangun menggunakan PHP sebagai front-end dan MySQL sebagai back-end.

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

  Lokasi yang dilakukan untuk objek penelitian adalah PT. Pos Indonesia yang beralamat di Jalan Asia Afrika No.49 Bandung 40111.

  Adapun rencana penelitian ini akan berlangsung selama 4 bulan terhitung dari bulan Maret 2012 sampai Juni 2012, sedangkan jadwal penelitian akan disesuaikan waktunya dikarenakan yang bersangkutan adalah kelas karyawan sehingga waktu penelitian disesuaikan dengan kondisi pekerjaan.

Tabel 1.1 Rencana Jadwal Kegiatan Penelitian Waktu

   2012 No kegiatan Maret April Mei Juni

  1. Analisis Masalah Identifikasi kebutuhan sistem dan

  2. pengguna

  3. Desain sistem informasi

  4. Pengkodean program aplikasi 5. testing/verification

  6. Maintenance

BAB II KAJIAN TEORI

  2.1 Pengertian Inventaris

  Inventarisasi merupakan proses mengelola pengadaan atau persediaan barang yang dimiliki oleh suatu kantor atau Perusahaan dalam melakukan kegiatan operasionalnya. tanpa adanya inventori suatu kegiatan usaha tidak akan terlaksana, untuk itu keberadaan inventori sangat penting.

  Inventaris kantor sangatlah penting bagi kelangsungan sebuah Instansi. Apabila salah satu atau beberapa perlengkapan mengalami gangguan, maka pasti akan menghambat jalannya roda perekonomian Perusahaan yang biasanya berupa tidak teraturnya keorganisasian sebuah inventaris kantor atau kurangnya sebuah sistem dalam menginventaris perlengkapan kantor (kerjasama penerbit Andi dan Wahana Komputer, 2007: 37).

  2.2 Sistem Informasi

  Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran atau tujuan. Sistem mengacu pada kelompok elemen yang dipadukan untuk tujuan bersama dalam mencapai beberapa

2.2.1 Pengertian Sistem

  Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Beroperasi bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran atau tujuan. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

  “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk, mencapai suatu tujuan tertentu” (Jogiyanto, HM. 1993 : 2).

  Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya.

  Suatu sistem mempunyai karakteristik tersendiri adapun karakteristik yang dimiliki oleh sistem adalah :

  1. Komponen sistem, satu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk kerjasama dan kesatuan.

  2. Batasan (Boundary) Sistem, merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

  3. Lingkungan luar (Environment) Sistem, dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk suatu satu kesatuan.

  5. Masukan (Input) Sistem, adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

  Masukan ini dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

  6. Keluaran (Output) Sistem, adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.

  Pengolah Sistem, suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

  7. Pengolahan Sistem, suatu sistem pasi mempunyai pengolahan data masukan untuk dijadikan suatu informasi.

  8. Sasaran Sistem, merupakan penentuan dari tujuan untuk menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluarannya akan dihasilkan sistem.

2.2.2 Pengertian Informasi

  Suatu informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

  ”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. (Jogiyanto, 1993 : 8) Sedangkan informasi adalah penafsiran yang berarti korelasi dari data yang merupakan bahan untuk mengambil keputusan.

  2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

  Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi atau Information System atau

  Management Information System . Sistem informasi adalah suatu sistem yang

  terintegrasi anatara manusia dan mesin yang mampu member informasi untuk menunjang operasi, jalannya manajemen dan fungsi-fungsi pengambilan keputusan di dalam senuah organisasi. Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut:

  “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan”. (Jogiyanto. HM, 1993 : 11)

  Suatu informasi agar bermanfaat bagi pengguna, haruslah memiliki informasi yang baik, diantaranya akurat, tepat waktu dan relevan.

  2.2.4 Komponen Sistem Informasi

  John Brruch dan Gary Grundinitski mengemukakan bahwa sistem informasi bangunan terdiri dari enam blok, yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluar (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan block kendali (control block).

  1. Blok Masukkan

  Input mewakili data yan gmasuk ke dalam sistem informasi. Input merupakan

  metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

  2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

  4. Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan serta bantuan pengendalian

  Basis data merupakan suatu kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, dan tersimpan dalam perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya paket yang disebut DBMS (Database Management System).

  6. Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan dan meyakinkan hal-hal yang dapat merusak sistem, dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.2.5 Siklus Informasi

  Data merupakan bentuk yang masih mentah yang masih harus diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi, dengan menggunakan model-model tertentu. Pengolahan data membentuk suatu siklus. Oleh John Burch siklus ini disebut siklus informasi (information cycle)

  Proses Input

  Output

  Dasar

  Data Penerima

  data

  Hasil Tindakan Keputusan

2.3 Pengolahan Data

  2.3.1 Konsep Dasar Data

  “Data adalah representative fakta dunia nyata yang mewakili sutu objek seperti

  manusia (pegaeai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya”. (Fathansyah, 2002 : 2) Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui di mana saja.

  Kemudian kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif (relative) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pemimpin organisasi.

  2.3.2 Prosedur Pengolahan Data

  Prosedur pengolahan data biasanya terdiri atas sejumlah operasi pengolahan data yang dilaksanakan dalam beberapa langkah sebagai berikut :

  1. Pencatatan (Recording), adalah proses pencatatan data dari suatu kejadian ke dalam formulir atau dokumen, yang berguna untuk masukkan pengolahan data.

  2. Pemeriksaan Data (Verifying), merupakan proses pemeriksaan terhadap data masukkan bertujuan agar data yang ada di dokumen dapat dipindahkan ke

  3. Pengelompokkan Data (Clasifying), merupakan proses penge-lompok kan data berdasarkan kategori tertentu dan bertujuan untuk memudahkan atau memberi arti tertentu dalam pengolahan data.

  4. Penyusunan dan pemilihan, adalah proses penyusunan data yang berdasarkan peringkat tertentu dengan menentukkan item penyortiran yang disebut kunci (key).

  5. Pencampuran atau Pengelompokan (Merging), dalam proses ini pencampuran dua data atau lebih kumpulan data, semua kumpulan tersebut diurutkan berdasarkan key yang sama, dan meletakkan data bersama-sama menjadi bentuk kumpulan data tunggal yang telah diurutkan.

  6. Perhitungan, dalam pengolahan data sering diperlukan perhitungan tertentu terhadap data, agar dapat diperoleh hasil akhir yang diperlukan sebagai laporan.

  7. Penyimpanan data (Storing), merupakan proses yang dilakukan untuk menempatkan data kedalam suatu media penyimpanan, misalnya kertas, disket, dan sebagainya. Penyimpanan data berguna untuk memudahkan dalam pencarian data kembali apabila diperlukan.

2.3.3 Siklus Pengolahan Data

  Menurut M. Lipsscputz dan Seynour Lipssputz dalam buku “Pengolah Data”,

  1. Masukan (Input) Pada langkah ini data awal atau data input disiapkan dalam beberapa bentuk sesuai untuk keperluan pengolahan data.

  2. Pengolahan (Process) Pada langkah ini data diubah dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih bermanfaat.

  3. Keluaran (Output) Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan data sebelumnya dikumpulkan dalam bentuk data output tergantung pada masukkan data. Output dari pemrosesan data ini disebut dengan informasi.

2.4 Basis Data

  Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

  Basis data memiliki prinsip kerja dan tujuan yang sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data dan tujuan utamnaya adalah kemudahan dan kecepatan dalam

  2.4.1 Definisi Basis Data

  Basis Data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:

  1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

  2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansai) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

  3. Kumpulan file/Tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis” (Fathansyah, 2002 : 2).

  2.4.2 Operasi Dasar Basis Data Di dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan.

  Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data, kita dapat menempatkan satu atau lebih

  

file /tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ditempatkan. Setiap basis

  data umumya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Karena itu, operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi :

  2. Penghapusan basis data (drop database), yang identik dengan perusakan lemari arsip (sekaligus beserta isinya, jika ada).

  3. Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create Tabel), yang identik dengan penambahan map arsip baru ke sebuah lemari arsip yang telah ada.

  4. Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop Tabel), yang identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di sebuah lemari arsip yang telah ada.

  5. Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/tabel di sebuah basis data (insert), yang identik dengan penambahan lembaran arsip ke sebuah map arsip.

  6. Pengambilan data dari sebuah file/tabel (retrieve/search), yang identik dengan pencarian lembaran arsip dari sebuah map arsip.

  7. Pengubahan data dari sebuah file/tabel (update), yang identik dengan perbaiki isi lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

  8. Penghapusan data dari sebuah file/tabel (delete), yang identik dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di sebuah map arsip.

2.4.3 Tujuan Basis Data

  Tujuan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar dapat memperoleh atau menemukan kembali data yang dicari dengan mudah dan cepat disamping itu pemanfaatan basis data untuk pengelolaan data, memiliki

  1. Kecepatan dan kemudahan Pemanfaatan basis data memungkinkan dapat untuk menyimpan data atau melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.

  2. Efisiensi ruang penyimpanan Karena keterkaitan yang erat antar kelompok data dalam sebuah basis data, maka pengulangan data pasti akan selalu ada. Banyaknya pengulangan ini tentu akan memperbesar ruang penyimpanan yang harus disediakan. Dengan basis data, efisiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan, baik dengan menerapakan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.

  3. Keakuratan Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan/penyimpanan data.

  4. Ketersediaan Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya, akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data itu

  5. Kelengkapan Lengkap atau tidaknya data yang dikelola dalam sebuah basis data bersifat relative. Untuk diakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkambang, maka yang dilakukan tidak hanya menambah record-record data saja. Selain itu dapat juga dilakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru atau dengan penambahan field-field baru pada tabel.

  6. Keamanan Untuk sistem yang besar, aspek keamanan dapat diterapkan dengan ketat.

  Dengan begitu dapat ditentukan jenis-jenis operasi yang boleh dilakukan.