Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Material pada PT. MADU BARU Yogyakarta

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Material
pada PT. MADU BARU Yogyakarta

TUGAS AKHIR
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Studi
Pada Program Studi Akuntansi Terapan
Jenjang Diploma III

Disusunoleh :
Khairul Umam
20133030022

Program StudiAkuntansiTerapan Diploma III Vokasi
UniversitasMuhammadiyah Yogyakarta
2016

Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Material
pada PT. MADU BARU Yogyakarta

TUGAS AKHIR
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Studi

Pada Program Studi Akuntansi Terapan
Jenjang Diploma III

Disusunoleh :
Khairul Umam
20133030022

Program StudiAkuntansiTerapan Diploma III Vokasi
UniversitasMuhammadiyah Yogyakarta
2016

PERNYATAAN
Dengan ini saya,
Nama

: Khairul Umam

Nomor Mahasiswa

: 20133030022

Menyatakan bahwa tugas akhir ini dengan judul “ Analisis Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Barang Material pada PT. Madubaru Yogyakarta” tidak terdapat karya yang
pernah diajukan untuk memperoleh gelar diploma disuatu perguruan tinggi dan sepanjang
sepengetahuan saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan
oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah inidan disebutkan dalam daftar
pustaka. Apabila ternyata dalam tugas akhir ini diketahui terdapat karya atau pendapat yang pernah
ditulis atau diterbitkan oleh orang lain maka saya bersedia karya tersebut dibatalkan.

Yogyakrta , Desember 2016

Khairul Umam

KATA PENGANTAR

Bismillah Syukur Alhamdulillah segala puji penulis panjatkan kepada yang maha agung
Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat
menyelasaikan tugas akhir ini dengan judul “Analisis Sitem Informasi Akuntansi Pembelian
Barang Material pada PT. Madubaru Yogyakarta.”
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah

membantu pada penyusunan tugas akhir ini, khususnya kepada:
1. Dr. Sukamta, S.T., M.T. selaku Direktur Program Vokasi Univesitas Muhammdiyah
Yogyakarta.
2. Ibu Barbara Gunawan, S.E., M.Si., Ak., C.A. selaku Kepala Prgram Studi Akuntansi
Terapan Universitas Muhammdiyah Yogyakarta
3. Ibu Desi Susilawati, S.E., M.Sc. selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberi
petunjuk dan masukan pada tugas akhir ini.
4. Bapak dan Ibu dosen Akuntansi Terapan yang telah memberikan banyak ilmu pada
penulis.
5. Bapak Gatot Wibowo , S.E. selaku Kabag. Akuntansi PT. Madubaru Bantul yang telah
membimbing dan memberi izin untuk melakukan penelitian.
6. Seluruh Staff dan Karyawan PT. Madubaru yang telah banyak membantu dalam memberi
kebutuhan dokumen selama penelitian.
7. Ibuku Sumyati, Kakak, dan adikku serta keluarga yang telah memberi doa, dorongan moral
dan material.

8. Bude Eny dan Pak Purnomo sekeluarga, Lik Ely sekeluarga, Mama Yanti yang telah
banyak membantu dan bersedia menjadi tempat singgah selama kuliah.
9. My Beloved Sister Sarah Sagita dan Rana Dita Rianti A.Md, yang telah menjadi teman
baik sekaligus keluarga baru selama kuliah.

10. Teman- temanku Septi, Tuti, Rani, Wulan yang telah bersedia untuk diwawancarai selama
penyususnan tugas akhir ini.
11. Teman-teman D3. Akuntansi Terapan 2013.
12. Keluarga Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah KORKOM IMM UMY 2015-2016 yang
telah menjadi bagian dari penyemangat dalam penyusunan tugas akhir ini.
13. Semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyelesaian penyususnan tugas akhir ini
yang tidak mungkin disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam karya tulis ini masih terdapat banyak kekurangan baik
dalam penyajian, pengungkapan maupun pemilihan kata dalam pembahasan Tugas Akhir ini dan
masih jauh dari kata sempurna, karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis.
Oleh karena itu dengan kerendahan hati penulis mengaharapkan pengarahan serta kritik dan saran
dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini, semoga laporan tugas akhir ini dapat
bermanfaat bagi pembaca dan mahasasiwa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Yogyakarta, Desember 2016

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................... ...i
PERNYATAAN…………………………………………………………......ii
HALAMAN PENGESAHAN …………………………………………..….iii
HALAMAN PERSETUJUAN……………………………………………...iv
INTISARI. .................................................................................................... ...v
ABSTRAK .................................................................................................... ..vi
KATA PENGANTAR……………………………………………………...vii
DAFTAR ISI………………………………………………………………...ix
DAFTAR GAMBAR. ................................................................................... xi
DAFTAR TABEL.. ...................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………...xiii
BAB I PENDAHULUAN. ............................................................................ ...1
A. Latar Belakang ............................................................................. ...1
B. Rumusan Masalah ........................................................................ ..6
C. Tujuan .......................................................................................... ..6
D. Manfaat ........................................................................................ ..7
E. Batasan Masalah .......................................................................... ..7
F. Metodologi Penelitian .................................................................. ..8
BAB II LANDASAN TEORI. ..................................................................... 10

A. Pengertian Sitem. ......................................................................... 10
B. Konsep Dasar Sistem Informasi................................................... 11

C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi....................................... 11
D. Sistem Akuntansi Pembelian. ...................................................... 14

. BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN.................................... 21
A. Sejarah Perusahaan. ..................................................................... 21
B. Visi dan Misi Perusahaan............................................................. 23
C. Tujuan Perusahaan. ...................................................................... 23
D. Lokasi Perusahaan. ...................................................................... 24
E. Struktur Organisasi. ..................................................................... 24
F. Keorganisasian, Pengembangan dan Perencanaan. ..................... 30
G. Personalia Perusahaan. ................................................................. 31
H. Data Penelitian. ............................................................................ 34
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN. .................................................... 37
A. Sistem Informasai Akuntansi Pembelian Barang Material. ......... 37
B. Pembahasan.................................................................................. 46
1. Sistem Pembelian Barang Material. ....................................... 46
2. Sistem Pinjaman Dana Dinas pada Pembelian Barang

Mateial. .................................................................................. 48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN. ...................................................... 51
A. Kesimpulan. ................................................................................. 51
B. Saran. ........................................................................................... 53
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Strukutr Organisasi PT. Madubaru. ........................................... 28
Gambar 4.1 Flowchart Pengadaan Barang PT. MaduBaru. .......................... 38
Gambar 4.2 Flowchart Pengadaan Barang Mendesak PT.Madubaru............ 42
Gambar 4.3 Catatan atas Laporan Keuangan. ................................................ 46
Gambar 4.4 Flowchart Pengadaan Barang Usulan. ....................................... 49

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Daftar Uang Muka PT. Madubaru...................................35

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Daftar Permintaan Pembelian

Lapmiran 2

Surat Pesanan Barang

Lampiran 3

Daftar Perbandingan Penawaran

Lampiran 4

Form Bukti Kas Keluar

Lampuan 5

Kartu Gudang

Lampiran 6

Bon Barang Masuk

Lampiran 7

Laporan harian Penerimaan Barang

Lampiran 8

Daftar Hutang Piutang

Lampiran 9

Standar Operasional Prosedur

Lampiran 10

Daftar Pertanyaan

INTI SARI

Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana pelaksanaan prosedur pinjaman
dana dinas yang membentuk sistem akuntansi pembelian barang material, dan bagaimana sistem
infomasi akuntansi serta pencatatan pinjaman dana dinas pada sistem pembelian barang material
pada PT.Madubaru Yogyakarta.
Penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptifkualitatif. Pengumpulan data
dilakukan dengan cara observasi dan wawancara pada bagian akuntansi di PT. Madubaru
Yogyakarta.
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, sistem informasi akuntansi pembelian
yang dilakukan oleh PT. Madubaru telah berjalan dengan baik, dan cukup sesuai dengan teori
sistem akuntansi pembelian, hanya saja terdapat perubahan otorisasi yang ada pada standar
operasional prosedur perusahaan yang belum diperbaiki, sehingga standar operasional prosedur
tersebut perlu diperbaiki agar informasi yang dihasilkan mudah dipahami..
Kata kunci

: Sistem Informasi Akuntansi, Dana Dinas, Pembelian Barang Material

ABSRACT

The purpose of study study is to explains how the implementation of procedures that make
up the official loan purchase accounting systems of material goods, and how accounting
information systems as sswel as recording a loan on the purchase of material goods system at PT.
Madubaru Yogyakarta.
This research use the analysis descriptive qualitative methdode. Data collection is done by
observation and interviews in the accounting depatement at PT.Madubaru Yogyakarta.
Based on the analysis that has been performed, accounting information systems purchases
made by PT. Madubaru has gone well, and quite in keeping with the theory of purchase accounting
system, it’s just that there are changes to the authorization on the standard operating procedures
of companies that have not been repaired, so that the standard operating procedures that need
tobe repaired, so that the resulting information is easy to understand.
Keywords

: Accounting Information System, Official Loan, and Purchases of
Goods

Material

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Di era yang sudah semakin modern ini untuk menjalankan suatu usaha,
setiap perusahaan sudah pasti memiliki sistem yang dibuat untuk mengatur segala
kegiatan yang ada diperusahaan demi kelancaran untuk mencapai tujuan dari
usahanya. Sistem-sistem tersebut diberlakukan dalam berbagai lini kegiatan yang
ada diperusahaan, mulai dari transaksi- transaksi yang berkaitan dengan kas,
seperti pembelian persediaan, penjualan dan penggajian serta seluruh kegiatan
yang dijalankan untuk operasi perusahaan. Sistem-sistem tersebut dikumpulkan
menjadi sebuah informasi sehingga dalam akuntansi disebut dengan sistem
informasi akuntansi.
Sistem informasi akuntansi (SIA) hampir diterapkan di seluruh
perusahaan. Bagi sebagian perusahaan besar khususnya perusahaan manufaktur.
Salah satu aktivitas bisnis yang paling pokok adalah aktivitas pembelian dalam
menjalankan produksinya. Perusahaan manufaktur memproduksi barang jadi yang
siap dikonsumsi oleh konsumen, transaksi pembelian yang biasanya dilakukan
perusahaan adalah untuk memperoleh bahan baku, selain itu ada juga barang
material yang dibutuhkan untuk menunjang proses pengolahan bahan baku
menjadi barang jadi.
Kegiatan pembelian setiap perusahaan pada umumnya berbeda-beda dan
banyak jenis kegiatan pembelian yang dilakukan dalam setiap perusahaan untuk
melakukan pemenuhan kebutuhan perusahaan untuk menjalankan perusahaannya
dalam menghasilkan suatu produk.
1

2

PT.Madubaru adalah salah satu perusahaan milik daerah yang mengolah
bahan baku menjadi barang jadi, yaitu mempunyai kegiatan produksi berupa
mengolah tebu menjadi gula. Kualitas suatu produksi tergantung pada bahan baku
yang dipergunakan, selain itu juga dalam produksi gula dibutuhkan juga peralatan
penunjang yang memadai untuk memproduksi, sehingga hasil dan kualitas gula
yang dihasilkan tetap terjaga dengan baik. Peralatan yang digunakan dalam
pembuatan gula tentunya membutuhkan perawatan, oleh karena itu PT. Madubaru
sebagai perusahaan pabrikan yang memiliki berbagai macam peralatan yang
digunakan untuk menghasilkan gula, menyediakan suatu gudang untuk
menyimpan barang material yang digunakan untuk melakukan perawatan
peralatan yang digunakan sebagai jalannya proses produksi.
Barang material pada PT. Madubaru, meliputi seluruh perlengkapan dan
peralatan yang digunakan untuk melakukan perawatan pada mesin-mesin yang
digunakan pada produksi gula, barang-barang material tersebut diantaranya
adalah sparepart mesin, oli pelumas mesin, gerobak besi angkut, dan lain-lain.
Barang-barang material ini merupakan persediaan perusahaan yang cukup
utama dalam proses produksi, sehingga jelas bahwa kegiatan produksi
memerlukan barang-barang material ini pula. Pembelian barang material yang
berkualitas akan membantu perawatan yang baik pula pada peralatan yang
digunakan untuk produksi sehingga produk yang dihasilkan akan memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan pembelian barang material pada PT. Madubaru Yogyakarta
memiliki prosedur-prosedur yang cukup kompleks dan melibatkan berbagai
fungsi yang ada dalam perusahaan, yang tentunya fungsi-fungsi ini saling
bekerjasama dalam melakukan pembelian barang-barang material, dari mulai

3

memesan sampai dengan datangnya barang-barang material. Masing-masing
fungsi mempunyai tanggung jawab yang berbeda-beda, seperti fungsi pembelian
yang bertanggung jawab memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok dan melakukan penawaran serta mengeluarkan order pada
pemasok. Fungsi gudang penerimaan juga bertanggung jawab melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok.
Pemisahan fungsi-fungsi dimaksudkan untuk mencegah terjadinya kecurangankecurangan dalam transaksi pembelian. Setiap fungsi yang terkait dengan
pembelian maupun pengadaan barang memiliki tanggungjawab yang berbeda,
meskipun begitu fungsi-fungsi tersebut tetap saling bekerjasama demi kelancaran
transaksi pembelian.
Berdasarkan uraian kegiatan tersebut maka terbentuklah suatu sistem
pembelian yang cukup kompleks dalam perusahaan untuk memperoleh suatu
barang. Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang
dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, hal ini dijelaskan olehWest
Churchman dalam bukunya yang berjudul The System Approach New York Dell,
1968.

Sistem pembelian yang ada diperusahaan ini dibentuk dalam suatu

prosedur-prosedur yang menjadi sebuah informasi yang dapat digunakan dan
mudah dipahami oleh berbagai elemen perusahaan, khususnya untuk fungsi yang
berkaitan langsung dengan pengadaan barang-barang material, seperti fungsi
pembelian, gudang penerimaan barang dan fungsi terkait lainnya.
Sistem pembelian yang kita kenal pada umumnya yaitu ada sistem
pembelian secara kredit dan juga tunai, maka pada PT. Madubaru terdapat pula
sumber dana dinas perusahaan yang digunakan untuk membayar transaksi
pembelian yang disebut dengan sistem pembelian menggunakan pinjaman dana

4

dinas. Sistem pembelian yang menggunakan pinjaman dana dinas ini tentunya
akan menghasilkan informasi akuntansi yang berbeda pula, seperti yang kita
ketahui bahwa informasi akuntansi merupakan suatu komponen yang sangat
penting bagi pengambilan sebuah keputusan oleh suatu perusahaan, maka untuk
mendukung adanya informasi yang memadai terkait pembelian barang material,
perlu adanya pencatatan-pencatatan dari hasil transaksi dan juga dibutuhkan
dokumen-dokumen pendukung yang berkaitan dengan transaksi pembelian
barang material, yang kemudian hasil kegiatan ini disebut dengan catatan
akuntansi, termasuk didalamnya mengumpulkan informasi mengenai metodemetode pencatatan dalam buku jurnal.
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

memproses

menganalisis,

mengkomunikasikan informasi, pengambilan keputusan dengan orientasi
financial yang relevan, bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (
Jogiyanto 2005 ).
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi juga dapat menambah nilai dengan
cara menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat
melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien,
meningkatkan kualitas, efisiensi, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan
meningkatkan sharing knowledge ( James A. Hall, 2007 ).
Selanjutnya hal yang seharusnya ada dalam perusahaan adalah unsur
pengendalian intern. Unsur pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi
pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi,
yaitu menjaga kekayaan ( persediaan ) dan kewajiban perusahaan (

5

utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi terkait piutang dan persediaan (Mulyadi,
2001 ).
Kegiatan pembelian barang material pada PT. Madubaru melalui jaringan
prosedur yang saling berkaitan, sehingga barang material yang dibeli bisa
memenuhi syarat , datang tepat waktu, dan dengan harga yang sesuai rencana,
dengan demikian

prosedur ini bisa mendukung pencapaian produk yang

berkualitas.
Setiap sistem informasi akuntansi pembelian pasti memiliki kelebihan
maupun kelemahan, begitu juga dengan sistem informasi akuntansi permbelian
yang ada di PT. Madubaru Yogyakarta, oleh karena itu perlu diteliti dan di analisis
kelebihan dan juga kelemahan untuk selanjutnya bisa didesain dan menghasilkan
sistem informasi akuntansi pembelian yang lebih baik.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis bermaksud melakukan
penelitian dengan judul “ ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN

BARANG

MATERIAL

pada

PT.

MADUBARU

YOGYAKARTA”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka ada beberapa permasalahan yang akan
diungkap dalam penulisan tugas akhir diantaranya adalah:
1. Bagaimana prosedur pinjaman dana dinas yang membentuk sistem
akuntansi pembelian barang meterial pada PT. Madubaru Yogyakarta.
2. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan pencatatan
pinjaman dana dinas pada sistem akuntansi pembelian barang material
di PT. Madubaru Yogyakarta.

6

C. Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan penelitian tugas akhir ini adalah sebagai
berikut:
1. Mengetahui prosedur penggunaan pinjaman dinas untuk pembelian
barang material di PT. Madubaru.
2. Menganalisis apakah pelaksanaan dan pencatatan pinjaman dana dinas
di PT. Madubaru telah berjalan dengan baik, sesuai dengan aturan yang
ditetapkan perusahaan dan standart akuntansi berterima umum yang
diterapkan oleh perusahaan.
D. Manfaat
Adapun manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
1. Bagi penulis
Penelitian ini dapat menambah ilmu pengetahuan serta wawasan baru
mengenai penggunaan pinjaman dinas pada sitem pembelian barangbarang material di suatu perusahaan.
2. Bagi PT. Madubaru Yogyakarta
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang
berguna serta menambah bahan masukan dan pertimbangan bagi
perusahaan untuk mengembangkan maupun menciptakan suatu
sistem yang lebih baik lagi, sehingga dapat dipergunakan dalam
mengambil keputusan untuk perusahaan kedepannya.
3. Penelitian ini juga dapat dijadikan bahan referensi dalam pembuatan
atau pengajuan tugas akhir. Menambah wawasan dan informasi

7

4. mengenai tugas atau penelitian yang berhubungan dengan sistem
pembelian.
E. Batasan Masalah
Batasan permasalahan pada penulisan dan penyusunan tugas akhir ini
difokuskan penulis hanya pada prosedur pinjaman dana dinas pada sistem
pembelian barang material di PT. Madubaru, serta metode pencatatan jurnal
akuntansi yang digunakan dalam transaksi pembelian barang material dengan
pinjaman dinas tersebut.
F.

Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini,
penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data untuk mempermudah
dalam penulisan dan penyusunan tugas akhir, diantara beberapa teknik
pengumpulan data yang akan digunakan adalah sebagai berikut:
1.

Sumber Data
a. Data Primer
Sugiyono (2009) dalam Zaida (2016) data primer adalah sumber data yang
langsung memberikan data kepada pengumpul data. Sehingga data primer
dalam penelitian ini adalah data yang diperoleh langsung oleh penulis dari
PT. Madu Baru.
b. Data Sekunder
Sugiyono (2005) dalam Zaida (2016) data sekunder adalah data yang tidak
langsung memberikan data kepada peneliti. Data ini diperoleh dengan
menggunakan studi literatur yang dilakukan pada banyak buku atau catatan
yang berhubungan dengan penelitian.

8

2.

Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi yaitu teknik pengumpulan data yang bersifat langsung, dimana
peneliti mengamati kinerja yang ada pada perusahaan, sehingga bisa
diketahui proses penggunaan pinjaman dinas pada pembelian bahan
material di PT. Madu Baru dan dapat mengetahui informasi-informasi apa
saja yang akan diidentifikasi.
b. Wawancara yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada beberapa
pegawai yang ada, sesuai dengan peneiltian yang dilakukan.
c. Studi Kepustakaan yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
cara mempelajari dan menganalisa beberapa referensi buku yang
berkaitan dengan masalah-masalah yang ada dalam ruang lingkup yang
berkaitan dengan penelitian.
Teknik pengumpulan data yang digunakan selain yang telah dikemukakan

diatas, dalam menganalisis data penulis menggunakan Metode DeskriptifKualitatif yaitu metode penelitian dimana penulis terlebih dahulu akan
melakukan pengumpulan data atas suatu objek yang ada, kemudian akan
dilakukan klarifikasi, analisis, dan selanjutnya akan di interpletasi atau disajikan
secara sistematis dan akurat sehingga akan memberikan gambaran yang jelas
mengenai penelitian berdasarkan fakta yang tampak sebagaimana adanya.

8

BAB II
LANDASAN TEORI

A. Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu
dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan. Adanya
sebuah sistem didalam suatu perusahaan merupakan wujud dari rangkaian kegiatan yang
dilakukan perusahaan dalam menjalankan operasionalnya, dengan adanya sistem ini
diharapkan penyelenggaraan operasional perusahaan atau institusi dapat terjalin rapi dan
terkoordinasi dengan baik, sehingga dapat mencapai hasil sesuai dengan yang menjadi
harapan.
Menurut Mulyadi (2003) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Berdasarkan definisi tersebut dapat dirinci lebuh lanjut pengertian umum
mengenai sistem sebagai berikut:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur: unsur-unsur suatu sistem terdiri dari
subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang
membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta
kerjasama antara unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem
mempunyai tujuan tertentu.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
9

10
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok
unsur yang saling berkaitan satu sama lain yang terbentuk dalam suatu jaringan prosedur
yang tersusun dan sistematis, yang digunakan oleh perusahaan atau institusi dalam
menjalankan kegiatan operasional perusahaan untuk mencapai tujuan.
B. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data ( input )
kemudian diolah menjadi suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan
ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus
informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam
organisasi untuk mengolah informasi tersebut.
C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Informasi adalah data yang diolah atau diproses lebih jauh sehingga mempunyai
arti bagi penerima dan mempunyai nilai pengaruh atas tindakan-tindakan, keputusankeputusan sekarang atau masa yang akan datang (Davis & Olson. 1985 ).
Kebutuhan akan informasi disuatu perusahaan telah menciptakan sisitem-sistem
informasi menurut bidangnya masing-masing. Informasi akuntansi telah menciptakan
suatu sistem informasi akuntansi.
Sistem akuntansi adalah formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan
sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan usaha ( Mulyadi. 2001 ).
Menurut Jogiyanto (2005) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen
organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
mengkomunkasikan informasi, pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang
relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak dalam perusahaan.
Sebuah sistem informasi juga dapat menambah nilai dengan cara menyediakan
informasi yang akurat dan tepat waktu, sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada

11
value chain secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas, efisiensi, kemampuan
dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan sharing knowledge

( James A.

Hall. 2007 ).
Menurut Romney & Steinbert ( 2006 ) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima
komponen yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatis, yang dilibatkan
dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung
(peripheral device ), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi
akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya didalam sebuah organisasi, yaitu:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang akitivitas-aktivitas yang
dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang didipengaruhi oleh aktivitasaktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas
tersebut agar pihak manjemen, pegawai, dan pihak-pihak luar yang
berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk
membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan.

12
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga asset-aset
organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut
tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi akuntansi (SIA) di definisikan sebagai sebuah sistem informasi yang
mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi
pemakainya. Sistem informsai akuntasi (SIA) memiliki fungsi dan tujuan sebagai
berikut:
1. Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi
Ada tiga fungsi utama dari sistem informasi akuntansi yang disimpulkan oleh
Romney dan Steinbert (2006 ) yaitu sebagai berikut:
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi
perusahaan.
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan
yang memungkinkan bagi piak manjemen untuk melakukan perencanaan.
c. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk
data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan
data tersebut akurat serta dapat dipercaya.
2. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi
Ada beberapa tujuan umum dari pengembangan sistem akuntansi yaitu sebagai
berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.

13

c. Untuk memperbaikai pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertangggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
D. Sistem Akuntansi Pembelian
Pembelian merupakan suatu kegiatan transaksi yang dilakukan oleh suatu
perusahaan dalam memenuhi kebutuhan produk atau bahan baku yang didapat dari
pemasok (supplier).
Menurut Mulyadi (2008) pembelian diartikan sebagai kegiatan pemilihan,
pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi
bisnis suatu perusahaan.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari
pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah dari pemasok luar negeri
(Mulyadi. 2008).
Ada empat fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu sebagai
berikut.
1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang dalam sistem akuntansi pembelian bertanggungjawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada
digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan, untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan

14
persediaan barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai
barang.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan
mengeluarkan permintaan pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang
yang diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat
utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang dalam sistem
akuntansi pembelian bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian
kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen
sumber (Bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatat
persediaan dalam sistem akuntansi pembelian bertanggungjawab untuk mencatat
harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut:
1.

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kefungsi pembelian.

2.

Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.

3.

Fugsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.

4.

Fungsi pembelian membuat permintaan pembelian kepada pemasok yang dipilih.

15

5.

Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.

Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang
untuk disimpan.

7.

Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

8.

Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur
dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.

Menurut Mulyadi (2008) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi gudang dengan mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian,
jika barang yang akan dibeli tidak untuk disimpan digudang, misalnya barang
langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
Fungsi yang melakukan prosedur ini adalah fungsi pembelian. Fungsi pembelian
mengirimkan surat penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang
wewenang dalam pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dapat dibagi
sebagai berikut:
a). Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
b). Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukkan langsung.

16
c). Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
3. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini dilakukan oleh fumgsi pembelian dengan mengirimkan surat
permintaan pembelian kepada pemasok yang telah dipilih dan memberitahukan
kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai permintaan
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perushaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Fungsi yang melakukan prosedur ini adalah fungsi penerimaan yaitu dengan
melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima
dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi akuntansi dengan memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat permintaan pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Menurut Mulyadi (2008) ada beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian yaitu:
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yamg diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang

17
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti tersebut dalam surat permintaan
pembelian. Surat permintaan pembelian ini pada umumnya dibuat dua lembar
untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya
untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga untuk barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive), yang
menyangkut jumlah rupiah yang besar.
3. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai fungsi yaitu:
a. Surat permintaan pembelian, dokumen ini merupakan lembar pertama surat
permintaan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai permintaan
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan ini dikirimkan kepada
pemasok, dan dimintakan tanda tangan dari pemasok kemudian dikirim
kembali keperusahaan sebagi bukti telah diterima dan disetujuinya permintaan
pembelian, serta kesanggupan pemasok dalam memenuhi pengiriman barang
seperti tersebut dalam dokumen.
c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian pembelian
menurut tanggal penerimaan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang ditetapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

18
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim kefungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,
kuantits dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan ini dikirim kefungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang
yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas
seperti yang tercantum dalam surat Permintaan pembelian.
5. Surat Perubahan Permintaan Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk keperluan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk
pembayaran utang kepada pemasok yang juga sekaligus berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai
remittance advice).
7. Faktur Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk merekam semua transaksi pembelian yang terjadi
diperusahaan.
Menurut Mulyadi (2008) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah sebagai berikut:

19

1. Register Bukti Kas Keluar ( Voucher Register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang, jika dalam pencatatn utang perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Kartu persediaan ini dalam sistem akuntansi digunakan untuk mencatat harga
pokok persediaan yang dibeli.

8

BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan
Pada zaman pemerintah hindia belanda, kurang lebih ada 17 pabrik gula di Daerah
Istimewa Yogyakarta yang dikuasai oleh pemerintah Hindia Belanda, akan tetapi pada
tahun 1942 seluruh pabrik dikuasai oleh pemerintah jepang, walaupun pada saat itu hanya
tinggal 12 pabrik saja yang beroperasi dan tidak berlangsung lama dikarenakan dalam
situasi perang. Setelah diproklamasikan kemerdekaan Indonesia, pemerintah Indonesia
mengambil alih semua pabrik gula tersebut.
Setelah kondisi pemerintahan di Indonesia mulai stabil, pabrik gula mulai
didirikan lagi. Prakarsa pendirian pabrik gula ini diawali dengan pembentukan P3G
(Panitia Pendirian Pabrik Gula) yang bekerjasama dengan Dewan Perwakilan Daerah
Istimewa Yogyakarta, yang kemudian dibentuk BPPP ( Badan Pelaksana Perusahaan
Perkebunan).
Badan usaha ini menjadi perseroan terbatas yang didirikan dengan akta notaris
pada tanggal 14 Juni 1955 dengan nama PT. Madubaru oleh Sri Sultan Hamengku
Buwono IX yang diresmikan pada tanggal 28 Mei 1958 oleh presiden Soekarno. PT.
Madubaru memiliki dua pabrik, yaitu Pabrik Gula ( PG ) dan Pabrik Spritus ( PS )
Madukismo. Pabrik gula mulai beroperasi pada tahun 1959, sedangkan pabrik spritus
mulai beroperasi pada tahun1960. Kontraktor utama perusahaan ini adalah Machine
Fabrick Sangerhausen dari Jerman Timur.
Kepemilikan saham PT. Madu Baru pada awal berdirinya sebesar 75% dipegang
oleh Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan 25 % dipegang oleh pemerintah Indonesia
( Departemen Pertanian Republik Indonesia).

21

Kronologi perubahan status PT. Madubaru adalah sebagai berikut:
1. Tahun 1952-1962 : Perusahaan Swasta
2. Tahun 1963-1965
Adanya kebijakan pemerintah Indonesia yang mengambil alih semua perusahaan
perkebunan di Indonesia, maka PT. Madubaru bergabung dengan Perusahaan
Negara dibawah Badan Pimpinan Umum Perusahaan Perkebunan Negara ( BPUPPN).
3. Tahun 1966-awal 1984
Pada tahun 1966 BPU-PPN dibubarkan dan PT. Madubaru kembali menjadi
perusahaan swasta dengan Sri Sultan Hamengku Buwono sebagai presiden
direktur.
4. Tahun 1984-sekarang
Mulai tanggal 4 maret 1984 pengelolaan PT. Madubaru diserahkan pada PT.
Rajawali Nusantara Indonesia, berdasarkan kontrak manajemen 10 tahun pertama.
Sampai saat ini saham PT. Madu Baru sebesar 65% dipegang oleh Sri Sultan
Hamengku Buwono dan 35% dipegang oleh pemerintah Indonesia. Berdasarkan
keputusan Menteri BUMN No.KEP-01/MBU/2003 tanggal 4 Februari tahun 2003
dan telah diundangkan dengan Peraturan Pemerintah No.03 tahun 2004 tanggal
14 Januari 2004 tentang penambahan penyertaan modal Negara Republik
Indonesia kedalam modal saham perusahaan PT. Rajawali Nusantara Indonesia
sebesar 35%, maka PT. Rajawali Nusantara Indonesia saat ini sebagai pemegang
saham minoritas PT. Madubaru Yogyakarta.

22

B. Visi dan Misi Perusahaan
Visi
PT. Madubaru menjadi perusahaan agro industri yang unggul di Indonesia dengan petani
sebagai mitra sejati.
Misi
a. Menghasilkan gula dan ethanol yang berkualitas untuk memenuhi permintaan
masyarakat dan industri di Indonesia.
b. Menghasilkan produk dengan memanfaatkan tekonologi maju yang ramah
lingkungan, dikelola secara professional dan inovatif, memberikan pelayanan
prima kepada pelanggan serta mengutamakan kemitraan dengan petani.
c. Mengembangkan produk/bisnis baru yang mendukung bisnis inti.
d. Menempatkan karyawan dan stake holder lainnya sebagai bagian terpenting
dalam proses penciptaan keunggulan perusahaan dan pencapaian share holder
values.
C. Tujuan Perusahaan
PT. Madubaru memilki tujuan dengan menumbuh kembangkan perusahaan melalui:
A. Pertumbuhan profit yang berkelanjutan.
B. Jumlah unit usaha dan atau jenis produk (produk overing) bertambah.
C. Meningkatkan manfaat perusahaan bagi stake holder.
D. Lokasi Perusahaan
Pabrik gula dan pabrik spritus Madukismo terletak di desa Padokan, Kelurahan
Tirtonimolo, Kecamatan Kasihan, Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta.
Dasar pemilikan lokasi ini adalah sebagai berikut:

23

1. Letak pabrik dengan pusat kota dan sarana transportasi sehingga memudahkan
dalam penyaluran hasil produksi dan pengadaan bahan baku serta bahan pembantu
untuk pabrik gula maupun spritus.
2. Daerah sekitar pabrik merupakan kawasan persawahan, sehingga menguntungkan
dan baik untuk tanaman tebu sebagai bahan produksi gula.
3. Tenaga kerja mudah dicari dan didapat, karena sebagai perusahaan padat karya
PT. Madubaru banyak menampung tenaga kerja dari daerah sekitar saja.
E. Struktur Organisasi
Setiap perusahaan memerlukan struktur organisasi yang jelas dan teratur agar
perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar. Struktur organisasi menunjukkan suatu
gambaran mengenai tanggung jawab serta hubungan antar bagian-bagian yang ada dalam
suatu organisasi.
Fungsi dan tugas masing-masing jabatan pada PT. Madubaru adalah sebagai berikut:
1. Direktur
Fungsi Direktur adalah mengelola perusahaan secara keseluruhan untuk
melaksanakan kebijakan rapat umum pemegang saham.
Tugas direktur adalah sebagai berikut:
a. Merumuskan tujuan perusahaan
b. Menetapkan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan.
c. Menyusun rencana jangka panjang perusahaan.
d. Menetapkan kebijakan-kebijakan dan pedoman-pedoman penyusunan
anggaran tahunan.
e. Menetapkan rancangan anggaran perusahaan yang akan diusulkan
kepada rapat umum pemegang saham.

24
2. Satuan Pengawas Intern (SPI)
Tugas dan wewenang
a. Melakukan pengawasan melalui kegiatan audit, konsultasi dan pembinaan
terhadap semua kegiatan dan fungsi organisasi.
b. Melakukan pengawasan atas pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan atas
persetujuan Direktur.
c. Melakukan audit investigasi terhadap aspek yang dapat menimbulkan kerugian
bagi perusahaan.
d. Dalam rangka penugasan memiliki aspek penuh dan bebas keseluruh fungsi,
catatan, dokumen, aset dan karyawan.
e. Mengalokasikan sumber daya dan menentukan lingkup kerja, serta menetapkan
teknik-teknik audit.
f. Memperoleh bantuan kerjasama dari personil di unit-unit perusahaan pada saat
melakukan pengawasan, juga jasa-jasa khusus lainnya dari dalam maupun luar
perusahaan.
g. Menjadi bagian counterpart auditor external dalam pelaksanaan tugasnya.
Selanjutnya tugas dan wewenang fungsi peawasan internal secara lebih rinci
diuraikan dalam Charer Internal Audit yang merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari pedoman kebijakan perusahaan ini.
3. Manajer Umum (General Manager)
Fungsi general manager adalah mengelola perusahaan secara keseluruhan sesuai
dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh direksi.
Tugas general manager adalah sebagai beriku:
a. Merumuskan sasaran kerangka tujuan yang telah ditetapkan direksi.
b. Menetapkan strategi untuk mencapai sasaran perusahaan.
c. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kebijakan direksi

25
.
d. Membantu direksi dalam menyusun rencana jangka panjang
perusahaan.
e. Melasanakan kebijakan dan pedoman penyusunan anggaran tahunan.
4. Kepala Bagian Pemasaran
Fungsi Kepala Bagian Pemasaran adalah melaksanakan kebijakan direksi dalam
ketentuan general manager dalam bidang pemasaran, serta memimpin divisi
pemasaran untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
Tugas Kepala Bagian Pemasaran adalah sebagai berikut:
a. Menyususn strategi pemasaran
b. Mengusahakan pengembangan pasar untuk produk-produk PT.
Madubaru.
c. Merencanakan dan mengawasi pengiriman barang dan proses
penagihan.
d. Mengadakan perbaikan sistem pemasaran.
e. Menilai prestasi kerja staf pemasaran.
5. Kepala bagian Akuntansi dan Keuangan
Fungsi Kepala Bagian Akuntnasi dan Keuangan adalah melaksanakan kebijakan
direksi dalam ketentuan general manager dibidang keuangan, anggaran, serta
memimpin divisi akuntansi dan keuangan untuk mencapai sasaran tujuan
perusahaan.
Tugas Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan menjalankan kebijakan direksi
dan ketentuan general manager dalam bidang keuangan, pengelolaan data dan
akuntansi perusahaan.

6. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum

26
Fungsi BagianSumber Daya Manusia dan Umum adalah melaksanakan kebijakan
direksi dalam ketentuan general manager dalam bidang personalia, bertanggung
jawab kepada administrator dan mengkoordinir setiap kegiatan pengelolaan tenaga
kerja dan kesejahteraan karyawan serta mempersiapkan sumber daya manusia yang
diperlukan.
7. Kepala Bagian Tanaman
Fungsi Bagian Tanaman adalah membantu general manager dalam kebijakan
direksi di bidang penanaman dan penyediaan bibit tebu, pemasukan areal tebu rakyat
intensifikasi (TRI), penyuluhan teknis penanaman tebu, rencana tebang dan angkutan
tebu, dan kegitan lain yang menyangkut penyediaan supply tebu sebagai bahan baku
pabrik gula serta memimpin seksi-seksi yang berada dalam bagiannya untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Tugas bagian Tanaman adalah sebagai berikut:
a. Membantu general manager dalam melaksanakan kebijakan direksi
dalam penetapan rencana dan pelaksanaan penanaman tebu bibit dan
produktifitas tebu giling.
b. Membantu general manager dalam melaksanakan pencapaian target
penanaman tebu bibit dan tebu giling.
c. Membantu general manager dalam menetapkan komposisi jenis tebu,
jadwal penanaman, tebang dan angkutan tebu.
8. Kepala Bagian Instalasi
Fungsi Kepala Bagian Instalasi adalah membantu kepala bagian pabrik gula dan
pabrik spritus yang lain dalam melaksanakan kebijakan direksi dan ketentuan
administrasi dalam pengoperasian, pemeliharaan dan reparasi mesin dan peralatan
pabrik, lori dan loko, kendaraan, traktor, pompa, pemeliharaan dan reparasi

27
bangunan, penyediaan tenaga listrik, serta memimpin seksi-seksi yang berada
dalam bagiannya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Tugas Kepala Bagian Instalasi adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan rencana penggunaan instalasi untuk melayani pabrik.
b. Mempertahankan operasi instalasi untuk menjaga kontinuitas
penyediaan jasa untuk memenuhi kebutuhan pabrik.
c. Bekerjasama dengan kepala bagian tanaman melakukan pengelolaan,
pemeliharaan dan reparasi remise ( lori dan loko), pompa air dan
traktor.
d. Memberikan pertimbangan-pertimbangan teknis kepada semua bagian
dalam pengadaan barang teknis keperluan perusahaan.
9. Kepala Bagian Pabrikasi
Fungsi Kepala Bagian Pabrikasi Membantu kepala bagian pabrik gula dan pabrik
spritus yang lain dalam melaksanakan kebijakan direksi dan ketentuan general
manager dalam pengelolaan gula dan memimpin seksi-seksi yang berada dibawah
wewenangnya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Tugas Kepala Bagian Pabrikasi adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan rencana produksi gula.
b. Mengawasi mutu, penimbangan, dan pembungkusan gula.
c. Mengendalikan proses produksi gula untuk memenuhi target produksi
gula

10. Kepala Bagian Pabrik Alkohol dan Spritus

28
Fungsi Kepala Bagian Pabrik Alkohol dan Spritus adalah mengolah alkohol dan
spritus serta memimpin seksinya untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.
Tugas Kepala Bagian Pabrik Alkohol dan Spritus adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan rencana produksi alkohol dan spritus.
b. Mengawasi mutu alkohol dan spritus.
c. Mengendalikan produksi alkohol dan produksi spritus untuk
memenuhi target produksi.
Adapun susunan bagan struktur organisasi PT. Madubaru adalah sebagai berikut:

Dewan Komisaris

Direktur

SPI

Kabag Akt
& Keuangan

Kabag Pemasaran

Kabag Instalasi

Kabag Spiritus

Kabag Pabrikasi

Kabag Tanaman

Gambar 3. 1. Struktur Organisasi PT. Madubaru

Kabag Adm &
Umum

29

F. Keorganisasian, Pengembangan dan Perencanaan
1. Keorganisasian
Struktur organisasi dan deskripsi jabatan PT. Madu Baru yang telah ditetapkan
berlaku mulai tanggal 1 juli 1986 sesuai surat keputusan direktur utama
No.02/DIR/UT/XI/1987 tanggal 1 juli 1986 masih berlaku ditahun