Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP

koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tidak berjalan atau berkembang sebagai mana mestinya dan belum bisa menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

3.2.3 Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan

perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menetapkan jadwal waktu pelayanan yang ditentukan dan telah disepakati bersama antara pihak universitas perpustakaan. Tabel-2 : Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan Hari Waktu Senin – Jumat 08.00 – 18.45 Wib Sabtu 08.00 – 15.45 Wib Minggu Hari Besar Nasional Tutup

3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP

Nommensen Medan Kegiatan pengembangan koleksi monograf di perpustakaan adalah usaha untuk mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Pengembangan koleksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen pada dasarnya untuk memiliki dan mengumpulkan bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi pada perpustakan ini dilakukan dengan tahap sebagai berikut :

3.3.1 Seleksi Pemilihan Koleksi

Universitas Sumatera Utara Perpustakaan menentukan dan memilih macam bahan pustaka yang akan maka pustakawan harus melakukan pemilihan. Bahan pustaka yang akan dilayankan sedapat mungkin harus bahan pustaka yang sudah dipilih dengan cermat. Pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen ditentukan oleh petugas perpustakaan, dosen-dosen Universitas HKBP Nommensen yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, agar pengguna dapat memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan. Tujuan dilaksanakannya pemilihan bahan pustaka adalah supaya bahan bahan pustaka yang akan dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah : • Rektorat • Petugas Perpustakaan • Dosen • Mahasiswa Tata laksana pemilihan bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah : a Pengguna perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menyampaikan usulan tersebut di sehelai kertas yang disediakan oleh pihak perpustakaan. b Usulan tersebut dikumpulkan kemudian diseleksi mana yang akan menjadi prioritas utama. c Petugas perpustakaan mengajukan usulan yang telah diseleksi kepada kepala perpustakaan. d Oleh kepala perpustakaan, usulan tadi diteruskan kepada pihak rektorat. e Setelah disetujui oleh pihak rektorat, maka yang membeli bahan pustaka tersebut adalah pihak perpustakaan. Dana yang digunakan untuk pembelian bahan pustaka adalah anggaran khusus untuk perpustakaan. Universitas Sumatera Utara

3.3.2 Anggaran

Dana yang telah tersedia tergantung dari besarnya koleksi dan kelengkapan yang akan dibeli. Dari hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan anggaran dana untuk perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan diperoleh dari mahasiswa baru yang dikenakan biaya sebesar Rp. 20.000,- mahasiswa dan dibayar pada saat terdaftar sebagai mahasiswa, dan untuk mahasiswa yang akan menamatkan kuliah dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000,- mahasiswa. Hal ini dilakukan hanya satu kali untuk setiap mahasiswa, sumber dana lainnya adalah sumbangan dari yayasan yang jumlahnya sama sekali tidak ditentukan.

3.3.3 Pengadaan

Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyampaikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Agar tugas ini dapat terlaksana dengan baik, perpustakaan harus didukung dengan tersedianya koleksi atau bahan pustaka yang lengkap dan tepat serta sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Dengan demikian perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan penting. Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan kegiaan awal yang menentukan adanya suatu perpustakaan. Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan 4 empat cara yaitu :

1. Pembelian

2. Hadiah Sumbangan

3. Tukar menukar 4. Penerbitan sendiri

1. Pembelian

Universitas Sumatera Utara Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila pihak perpustakaan memiliki dana yang memadai. melalui pembelian, terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian lebih baik daripada pengadaaan bahan pustaka yang diperoleh dari hadiahsumbangan, karena melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan, sedangkan koleksi yang berupa hadiahsumbangan pada umumnya tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pembelian bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan cara : • Langsung ke toko bukupenerbit • Melalui perntara biro jasa perusahaan Proses pembelian bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sepenuhnya dilakukan oleh pihak perpustakaan. Petugas perpustakaan hanya mengajukan bahan pustaka yang akan dibeli. Pembelian bahan pustaka akan dilakukan apabila pihak Rektorat setuju dengan usulan yang diajukan oleh petugas perpustakaan.

2. Hadiah Sumbangan

Selain melalui pembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara menerima hadiah sumbangan. Hadiahsumbangan sering diterima tanpa diminta, khususnya yang diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaa, lembaga asing maupun penerimaan dari perseorangan sebagai kenang-kenangan atau tanda terimakasih. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga menerima hadiahsumbangan dari pihak luar, seperti perpustakaan lain maupun lembaga-lembaga yang menyampaikan ucapan terimakasihnya ataupun kenang-kenangan berupa bahan pustaka. Ada juga sebagian para dosen-dosen perpustakaan Universitas HKBP Universitas Sumatera Utara Nommensen Medan yang menyumbangkan buku-buku atau bahan pustaka lainnya, namun hal ini sangat jarang sekali terjadi.

3. Tukar – menukar

Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan kegiatan pengadaan bahan pustak melalui tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, seperti Perpustakaan Hermina Universitas Dharma Agung, Perpustakaan ISTP Medan dan lain- lain. Adapun koleksi yang dipertukarkan seperti buku dan majalah. Tukar menukar dilakukan agar dapat menambah jumlah koleksi bahan pustaka.

4. Penerbitan Sendiri

Penerbitan sendiri merupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilakukan suatu lembaga yang bersangkutan atau unit lingkungannya. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan penerbitan sendiri, dan yang menjadi koleksi penerbitan sendiri di perpustakaan tersebut adalah: • Diktat • Skripsitesis • Buku-buku panduan untuk mahasiswa yang dibuat sendiri oleh perpustakaan.

3.3.4 Inventarisasi

Langkah awal yang dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima dengan baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan baik melalui pembelian, hadiah maupun titipan ada baiknya bila diberi cap atau stempel tanda kepemilikan Universitas Sumatera Utara perpustakaan. Biasanya bagian buku yang distempel adalah halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan. Kegiatan inventarisasi pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui jumlah koleksi yang menjadi milik perpustakaan. Kegiatan inventarisasi yang dilaukan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah sebagai berikut : 1. Memeriksa keadaan buku • Memeriksa apakah sesuai dengan pesanan • Memeriksa kualitas buku • Memeriksa apakah halamannya tidak ada yang terpisah atau rusak 2. Memberi stempelcap • Memberi stempel kepemilikan pada bagian depan • Memberi stempel kepemilikan pada bagian tengah buku • Memberi stempel kepemilikan pada bagian belakang buku • Memberi stempelcap inventarissasi 3 Mencantumkan keterangan pada buku inventarisasi yaitu: • Mencantumkan nomor inventarisasi • Mengisi tanggal diterimanya buku • Mencantumkan asal bukusumber bahan pustaka • Mencantumkan tanggal pengolahan buku Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki capstempel inventarisasi kepemilikan, formatnya adalah seperti berikut : MILIK PERPUSTAKAAN No. Inv : Diterima : Asal Buku : Universitas Sumatera Utara Gambar – 2 : Format Inventarisasi Kepemilikan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki buku inventarisasi atau buku induk manual yang dibuat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah format buku induk inventarisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.

3.3.5 Pemeliharaan

Pemeliharaan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi perpustakaan. Koleksi bahan pustaka perlu dipelihara dan dilestarikan untuk mewariskan ilmu pengetahuan dan teknologi yang terkandung didalamya kepada generasi yang akan datang. Namun demikian tugas perawatan dan pelestarian tersebut bukanlah tugas yang mudah. Sejak dulu pustakawan telah menemukan musuh bahan pustaka berupa cacing buku, rayap dan kecoak dan berbagai kutu buku lainnya. Dalam menghadapi serangan berbagai kutu buku, petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan membasmi dengan cara, meletakkan kapur barus pada sela-sela buku dan melakukan pembersihan debu pada bahan pustaka. Pemeliharaan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen meliputi kegiatan sebagai berikut :

a. Reproduksi bahan pustaka