koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tidak berjalan atau berkembang sebagai mana mestinya dan belum bisa menunjang kegiatan Tri Dharma
Perguruan Tinggi.
3.2.3 Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menetapkan jadwal waktu pelayanan yang ditentukan dan telah disepakati bersama antara pihak universitas
perpustakaan.
Tabel-2 : Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Hari Waktu
Senin – Jumat 08.00 – 18.45 Wib
Sabtu 08.00 – 15.45 Wib
Minggu Hari Besar Nasional Tutup
3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan
Kegiatan pengembangan koleksi monograf di perpustakaan adalah usaha untuk mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan.
Pengembangan koleksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen pada dasarnya untuk memiliki dan mengumpulkan bahan pustaka untuk
memenuhi kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi pada perpustakan ini dilakukan dengan tahap sebagai berikut :
3.3.1 Seleksi Pemilihan Koleksi
Universitas Sumatera Utara
Perpustakaan menentukan dan memilih macam bahan pustaka yang akan maka pustakawan harus melakukan pemilihan. Bahan pustaka yang akan dilayankan sedapat
mungkin harus bahan pustaka yang sudah dipilih dengan cermat. Pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
ditentukan oleh petugas perpustakaan, dosen-dosen Universitas HKBP Nommensen yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, agar pengguna dapat
memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan. Tujuan dilaksanakannya pemilihan bahan pustaka adalah supaya bahan bahan
pustaka yang akan dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
• Rektorat
• Petugas Perpustakaan
• Dosen
• Mahasiswa
Tata laksana pemilihan bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
a Pengguna perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menyampaikan usulan tersebut di sehelai kertas yang disediakan oleh pihak perpustakaan.
b Usulan tersebut dikumpulkan kemudian diseleksi mana yang akan menjadi
prioritas utama. c Petugas perpustakaan mengajukan usulan yang telah diseleksi kepada kepala
perpustakaan. d
Oleh kepala perpustakaan, usulan tadi diteruskan kepada pihak rektorat. e Setelah disetujui oleh pihak rektorat, maka yang membeli bahan pustaka tersebut
adalah pihak perpustakaan. Dana yang digunakan untuk pembelian bahan pustaka adalah anggaran khusus untuk perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
3.3.2 Anggaran
Dana yang telah tersedia tergantung dari besarnya koleksi dan kelengkapan yang akan dibeli. Dari hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan anggaran dana
untuk perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan diperoleh dari mahasiswa baru yang dikenakan biaya sebesar Rp. 20.000,- mahasiswa dan dibayar pada saat
terdaftar sebagai mahasiswa, dan untuk mahasiswa yang akan menamatkan kuliah dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000,- mahasiswa. Hal ini dilakukan hanya satu kali
untuk setiap mahasiswa, sumber dana lainnya adalah sumbangan dari yayasan yang jumlahnya sama sekali tidak ditentukan.
3.3.3 Pengadaan
Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyampaikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Agar tugas ini dapat terlaksana dengan
baik, perpustakaan harus didukung dengan tersedianya koleksi atau bahan pustaka yang lengkap dan tepat serta sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Dengan demikian
perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan penting. Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan
kegiaan awal yang menentukan adanya suatu perpustakaan. Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
dilakukan dengan 4 empat cara yaitu :
1. Pembelian
2. Hadiah Sumbangan
3. Tukar menukar
4. Penerbitan sendiri
1. Pembelian
Universitas Sumatera Utara
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila pihak perpustakaan memiliki dana yang memadai. melalui pembelian, terdapat kebebasan
dalam menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian lebih baik daripada pengadaaan
bahan pustaka yang diperoleh dari hadiahsumbangan, karena melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan,
sedangkan koleksi yang berupa hadiahsumbangan pada umumnya tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pembelian bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan cara :
• Langsung ke toko bukupenerbit
• Melalui perntara biro jasa perusahaan
Proses pembelian bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sepenuhnya dilakukan oleh pihak perpustakaan. Petugas
perpustakaan hanya mengajukan bahan pustaka yang akan dibeli. Pembelian bahan pustaka akan dilakukan apabila pihak Rektorat setuju dengan usulan yang diajukan oleh
petugas perpustakaan.
2. Hadiah Sumbangan
Selain melalui pembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara menerima hadiah sumbangan. Hadiahsumbangan sering diterima tanpa
diminta, khususnya yang diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaa, lembaga asing maupun penerimaan dari perseorangan sebagai kenang-kenangan atau tanda terimakasih.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga menerima hadiahsumbangan dari pihak luar, seperti perpustakaan lain maupun lembaga-lembaga
yang menyampaikan ucapan terimakasihnya ataupun kenang-kenangan berupa bahan pustaka. Ada juga sebagian para dosen-dosen perpustakaan Universitas HKBP
Universitas Sumatera Utara
Nommensen Medan yang menyumbangkan buku-buku atau bahan pustaka lainnya, namun hal ini sangat jarang sekali terjadi.
3. Tukar – menukar
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan kegiatan pengadaan bahan pustak melalui tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, seperti
Perpustakaan Hermina Universitas Dharma Agung, Perpustakaan ISTP Medan dan lain- lain. Adapun koleksi yang dipertukarkan seperti buku dan majalah. Tukar menukar
dilakukan agar dapat menambah jumlah koleksi bahan pustaka.
4. Penerbitan Sendiri
Penerbitan sendiri merupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilakukan suatu lembaga yang
bersangkutan atau unit lingkungannya.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan penerbitan sendiri, dan yang menjadi koleksi penerbitan sendiri di perpustakaan tersebut adalah:
• Diktat
• Skripsitesis
• Buku-buku panduan untuk mahasiswa yang dibuat sendiri oleh perpustakaan.
3.3.4 Inventarisasi
Langkah awal yang dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima dengan baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan
inventarisasi. Setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan baik melalui pembelian, hadiah maupun titipan ada baiknya bila diberi cap atau stempel tanda kepemilikan
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan. Biasanya bagian buku yang distempel adalah halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai
tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan. Kegiatan inventarisasi pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui jumlah koleksi yang menjadi milik
perpustakaan. Kegiatan inventarisasi yang dilaukan oleh perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan adalah sebagai berikut : 1.
Memeriksa keadaan buku •
Memeriksa apakah sesuai dengan pesanan •
Memeriksa kualitas buku •
Memeriksa apakah halamannya tidak ada yang terpisah atau rusak 2. Memberi stempelcap
• Memberi stempel kepemilikan pada bagian depan
• Memberi stempel kepemilikan pada bagian tengah buku
• Memberi stempel kepemilikan pada bagian belakang buku
• Memberi stempelcap inventarissasi
3 Mencantumkan keterangan pada buku inventarisasi yaitu: •
Mencantumkan nomor inventarisasi •
Mengisi tanggal diterimanya buku •
Mencantumkan asal bukusumber bahan pustaka •
Mencantumkan tanggal pengolahan buku Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki capstempel inventarisasi
kepemilikan, formatnya adalah seperti berikut :
MILIK PERPUSTAKAAN
No. Inv :
Diterima :
Asal Buku :
Universitas Sumatera Utara
Gambar – 2 : Format Inventarisasi Kepemilikan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki buku inventarisasi atau buku induk manual yang dibuat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah
format buku induk inventarisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.3.5 Pemeliharaan
Pemeliharaan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi perpustakaan. Koleksi bahan pustaka perlu dipelihara dan dilestarikan untuk mewariskan ilmu pengetahuan dan
teknologi yang terkandung didalamya kepada generasi yang akan datang. Namun demikian tugas perawatan dan pelestarian tersebut bukanlah tugas yang mudah. Sejak
dulu pustakawan telah menemukan musuh bahan pustaka berupa cacing buku, rayap dan kecoak dan berbagai kutu buku lainnya.
Dalam menghadapi serangan berbagai kutu buku, petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan membasmi dengan cara, meletakkan kapur barus
pada sela-sela buku dan melakukan pembersihan debu pada bahan pustaka.
Pemeliharaan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Reproduksi bahan pustaka