SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN JAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL.
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN
JAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN
MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL
Made Kamisutara
Fakultas Teknik – ITATS
Email:madtara@yahoo.com
ABSTRAK
Sistem informasi Administrasi kependudukan merupakan bagian dari program
tertib data kependudukan yang dicanangkan pemerintah.Untuk itu setiap instansi harus
memiliki data – data kependudukan yang bersifat elektronis. Maka dari itu dibutuhkanlah
suatu system informasi administrasi kependudukan di kelurahan jajar tunggal.Sistem ini
dirancang agar kelurahan memiliki data – data elektronis sehingga dapat terwujud data
kependudukan yang terintegrasi antara kelurahan,kecamatan,catatan sipil dan dinas
kependudukan.Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML
dan PHP yang dipadu dengan MySQL sebagai database penyimpanan
datanya.Dreamweaver digunakan sebagai editor pemrogramannya.
Kata kunci : SIAK, HTML, PHP, MySQL, kelurahan.
ABSTRACT
Administration of population information system is part of an orderly program launched
pemerintah.Untuk demographic data that each agency must have data - demographic
data that is electronic. Therefore dibutuhkanlah a population administration information
system in urban tunggal.Sistem parallelogram is designed so that the village has data electronic data to enable the creation of integrated population data between village,
district, civil records and kependudukan.Sistem service is built using HTML
programming language and PHP combined with MySQL as the database storage
datanya.Dreamweaver used as a programming editor.
Keywords: SIAK, HTML, PHP, MySQL, village.
PENDAHULUAN
Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari
administrasi negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan
pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arah
penyelenggaraan adminstrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan
baik agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.
Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat mengharuskan instansi
mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem
informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi
dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan
suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih
mudah dan efisien.
1
Pencatatan biodata penduduk di arahkan pada pemenuhan data dari setiap
penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota
bahkan sampai tingkat desa., namun hingga saat ini di indonesia hasil pendaftaran
pendudukdan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimal
didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti
kelahiran, perkawinan dan lain – lain belum ditata secara benar.( Zainal A, 2007)
SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur dan memakai standarisasi
khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi di bidang kependudukan, administrasi kependudukan meliputi pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil.( Anon, 2003)
Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online yang
telah diatur dalam keputusan presiden (Kepres) No.00/2004 tentang Pengelolaan
Administrasi Kependudukan dan Permendagri No.18/2005 tentang Administrasi
Kependudukan (Hasibuan,Zainal A).
Pada hakekatnya bahwa upaya tertip dokumen kependudukan atau tertip
administrasi kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko –
blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem,
kongkrit dan pragmatis. Artinya Mudah dipahami oleh penduduk dan dan diyakini
bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan status
kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga
dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam
kehidupan sehari – hari.( Bunafit, 2004)
METODE PENELITIAN
Untuk dapat mengimplementasikan sistem diatas, maka secara garis besar
digunakan beberapa tahap sebagai berikut :
1. Investigasi ( pengamatan )
Dalam Proses Instivigasi ini pembuat melakukan surve di kelurahan Jajar
Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya dan mendapatkan data yang diperlukan oleh
pembuat. Yaitu data tentang pengurusan Kartu Tanda Penduduk, pengurusan Akte
Kelahiran, pengurusan Akte Kematian, pengurusan Kartu Keluarga dan pengurusan
Perpindahan Penduduk baik masuk ataupun keluar.
2. Analisis
Setelah melakukan proses instivigasi, peneliti melakukan proses analisa dari data
yang diambil di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Data – data
yang telah diambil oleh pembuat dipergunakan untuk merancang system yang akan
dijalankan nantinya. Adapun hasil dari instevigasi digambarkan oleh pembuat dalam
system data flow diagram dengan menggunakan alat bantu Microsoft Office Visio
2003. dapat dilihat pada Gambar 1 s/d
3. Desain Sistem
Setelah system flow terbentuk maka peneliti dapat melakukan proses desain
atau biasa disebut dengan perancangan system yang akan dipakai oleh kelurahan Jajar
Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Dalam merancang sebuah system, peneliti
menggunakan alat bantu Power Desainer 6 untuk membuat aliran data yang dianggap
peneliti lebih efektif jika digambarkan dalam bentuk DFD. Dari hasil table didalam
DFD digunakan oleh peneliti untuk merancang database yang meliputi CDM
(Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Dalam pembuatan CDM
dan PDM, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 15.
2
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau
mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan
pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.
5. Perawatan ( Maintenance )
Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah
dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan perubahan
(perbaikan) bila diperlukan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap perancangan dan desai sistem, pembuat menggambarkan dalam
bentuk Context Diagram, Diagram Berjenjang, dan DFD. Sedangkan untuk desain
database peneliti menggambarkan dalam bentuk CDM dan PDM
Context Diagram menjelaskan tentang aliran data secara umum dan akan menjadi
dasar dalam penyusunan sistem ke level selanjutnya. Pada diagram context ini terdapat
lima exsternal entity yaitu pemohon, pegawai kelurahan, pegawai kecamatan, pegawai
kependudukan, dan pegawai catatan sipil. Penjalasan untuk masing – masing exsternal
entity adalah sebagai berikut :
Pemohon.
Pemohon adalah penduduk yang ingin mengajukan permohonan untuk mengurus
administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. Jadi pemohon tidak dapat
menikmati fasilitas ini akan tetapi mendapat pelayanan dari pegawai kelurahan.
Pegawai Kelurahan.
Pegawai kelurahan ini dapat menikmati fasilitas yang sudah disediakan, yaitu
peninputan data dari permintaan pemohon.
Pegawai Kecamatan.
Pegawai kecamatan ini hanya melakukan persetujuan dari data kelurahan yang
diminta oleh pemohon dan mencetak KTP.
Pegawai Kependudukan.
Pegawai kependudukan ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh
kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak Kartu Keluarga.
Pegawai Catatan Sipil
Pegawai catatan sipil ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh
kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak akte.
Diagram berjenjang menggambarkan keseluruhan proses dari Kelurahan Jajar
Tunggal. Proses-proses yang akan digambarkan terdiri dari top level, level 0, level 1, dan
level 2. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2
Untuk pemodelan desain database peneliti menggunakan tools Power designer 15
dengan menggambarkan CDM (Conteptual Data Model) dan PDM (Phisical Data Model)
sebagai generate CDM.
3
0
Login P Kel
Pengajuan permohonan
Akses Kel
Fomn Formulir
Persyaratan Pengajuan
Formulir AL Terisi
List Berkas AL lengkap
Berkas Persyaratan AL
Formulir AL yg terisi
Akte Kelahiran
Akte Kelahiran dari CS
Formulir KK Terisi
Akte Kelahiran di ACC Kel
Berkas Persyaratan KK
Formulir KK yg terisi
Kartu Keluarga
Pemohon
List Berkas KK Lengkap
formulir KTP terisi
KK dr kpnd
Berkas persyaratan KTP
KK di ACC kel
Data Indetik
List Berkas KTP Lengkap
KTP
Formulir KTP yg Terisi
Formulir AM terisi
List berkas AM Lengkap
Berkas persyaratn AM
Formulir AM yg terisi
Akte Kematian
Formlir SP Terisi
Pegawai
Kelurahan
Akte Kematian dr CS
Berkas Persyaratan SP
Akte Kematian diACC kel
Surat Pindah
Formulir SP Keluar yg terisi
List Berkas SPK Lengkap
Login P Kec
Formulir SP Masuk yg terisi
Akses P Kec
Siak Kelurahan
Jajar Tunggal
KK di ACC Kec
SP di ACC Kel
View Laporan Pindah
Tercetak KTP
View Laporan Kematian
KTP Telah terACC
View Laporan harian Kel
SP dr Kel
Pegawai
Kecamatan
Tercetak Surat Pindah
View Laporan Penduduk
View Laporan KTP
SP di ACC Kec
View Laporan kartu kelurahan
View Laporan Kematian
View Laporan Kelahiran
View Laporan KK
View Laporan D Penduduk
Login P C S
Tercetak KK
Akses P C S
View Laporan Kelahiran
Tercetak Akte Kelahiran
View Laporan Kepindahan
Akte Kelahiran Di ACC C S
View Laporan KTP
Tercetak Akte Kematian
Akte Kematian di ACC C S
Akse P Kec
Pegawai
Kependudukan
ACC Kartu Keluarga
View Laporan Kelahiran
Login P Kep
View Laporan KTP
View Laporan Kematian
View Laporan KK
View Laporan Perpindahan
+
Gambar 1 DFD Level Konteks.
(Sumber: Data diolah)
4
Pegawai
Catatan
Sipil
Gambar 2 Diagram Berjenjang.
(Sumber: Data diolah)
5
Buku_Induk_Kel
Mengisi Data BIKel
No_Idk_Kel Variable characters (10)
Ket_BIKel
Text
Identifier_1
Pegawai
NIP_P
Variable characters (25)
Mengisi Data BHKel
Passwod_P
Variable characters (25)
Sesi_P
Variable characters (50)
Nama_P
Characters (50)
JK_P
Characters (1)
Alamat_P
Text
Tlpn_P
Number
Tpt_Lhr_P
Characters (20)
Tgl_Lhr_P
Date & Time
Pddkn_trkhr_P
Variable characters (30)
Mempunyai
Identifier_1
Buku_Harian_Kel
No_BHKel Variable characters (10)
Ket_BHKec
Text
Tgl_BHKel
Date & Time
Identifier_1
Jabatan
Kode_J
Variable characters (10)
Nama_J
Variable characters (30)
Tingkat_J
Characters (20)
Identifier_1
Penduduk
KTP
Id_Pdk
Variable characters (50)
NIK
Variable characters (20)
Memiliki
Kode_KB
Variable characters (25)
Foto_KTP
Variable characters (100)
Nama_Pdk
Characters (100)
Tgl_Input
Date
JK_Pdk
Characters (1)
Exp_Tgl
Date
Darah_Pdk
Variable characters (3)
Identifier_1
Tpt_Lhr_Pdk
Characters (20)
Tgl_Lhr_Pdk
Date & Time
Agama_Pdk
Characters (20)
Mengurus
Pekerjaan_Pdk
Characters (15)
Perpindahan
Kelainan_Pdk
Variable characters (25)
Kewarganegaraan_Pdk
Characters (3)
Kode_pdh
Variable characters (10)
Status_Kawin_Pdk
Variable characters (15)
Alamat_asal
Text
Pddkn_trkh_Pdk
Variable characters (30)
Negara_asal
Characters (30)
HUb_Keluarga_Pdk
Characters (25)
Propinsi_asal
Characters (30)
Memiliki_Data
Ststus_Pindah
Characters (20)
Identifier_1
Alasan
Text
Tgl_Pindah
Date
Identifier_1
KK
Punya
Kematian
Mempunyai1
Kode_Mt
Variable characters (10)
Mempunyai2
Tgl_Jam_Mt
Date & Time
Nama_Pemakamkan
Variable characters (30)
Almat_Pemakaman
Text
Sebab_Mt
Text
Bukti_Mt
Variable characters (50)
Kode_KK Variable characters (25)
Alamat_KK
Text
Negara
Characters (30)
Propinsi
Characters (30)
Kecamatan
Variable characters (30)
Kelurahan
Variable characters (30)
RT
Characters (2)
RW
Characters (2)
Identifier_1
Identifier_1
Kelahiran
Kode_Lhr Variable characters (15)
KTP_Bpk
Variable characters (25)
KTP_Ibu
Variable characters (25)
Identifier_1
Persyaratan
Kode_S Variable characters (5)
Ket_S
Text
Tipe_S
Characters (30)
Identifier_1
Gambar 3 CDM ( Conteptual Data Model ).
(Sumber:Data diolah)
6
Buku_Induk_Kel
No_Idk_Kel
NIP_P
Ket_BIKel
Persyaratan
Kode_S
Ket_S
T i pe_S
varchar(5)
text
char(30)
NIP_P
Kode_J
Passwod_P
Sesi _P
Nam a_P
JK_P
Al am at_P
T l pn_P
T pt_Lhr_P
T gl _Lhr_P
Pddkn_trkhr_P
varchar(25)
varchar(10)
varchar(25)
varchar(50)
char(50)
char(1)
text
num eri c(20,0)
char(20)
dateti m e
varchar(30)
varchar(50)
varchar(10)
varchar(10)
varchar(25)
varchar(20)
varchar(15)
varchar(25)
char(100)
char(1)
varchar(3)
char(20)
dateti m e
char(20)
char(15)
varchar(25)
char(3)
varchar(15)
varchar(30)
char(25)
varchar(10)
varchar(25)
text
dateti m e
Jabatan
varchar(10)
varchar(30)
char(20)
KT P
NIK
Kode_KK
Id_Pdk
Foto_KT P
T gl _Input
Exp_T gl
varchar(20)
varchar(25)
varchar(50)
varchar(100)
date
date
KK
Kode_KK
Al am at_KK
Negara
Propi nsi
Kecam atan
Kel urahan
RT
RW
varchar(25)
text
char(30)
char(30)
varchar(30)
varchar(30)
char(2)
char(2)
Perpi ndahan
Kode_pdh
Al am at_asal
Negara_asal
Propi nsi _asal
Ststus_Pi ndah
Al asan
T gl _Pi ndah
Kel ahi ran
varchar(15)
varchar(25)
varchar(25)
No_BHKel
NIP_P
Ket_BHKec
T gl _BHKel
Kode_J
Nam a_J
T i ngkat_J
Penduduk
Kode_Lhr
KT P_Bpk
KT P_Ibu
Buku_Hari an_Kel
Pegawai
Id_Pdk
Kode_pdh
Kode_M t
Kode_KK
NIK
Kode_Lhr
Kode_KB
Nam a_Pdk
JK_Pdk
Darah_Pdk
T pt_Lhr_Pdk
T gl _Lhr_Pdk
Agam a_Pdk
Pekerj aan_Pdk
Kel ai nan_Pdk
Kewarganegaraan_Pdk
Status_Kawi n_Pdk
Pddkn_trkh_Pdk
HUb_Kel uarga_Pdk
varchar(10)
varchar(25)
text
varchar(10)
text
char(30)
char(30)
char(20)
text
date
Kem ati an
Kode_M t
Id_Pdk
T gl _Jam _M t
Nam a_Pem akam kan
Al m at_Pem akam an
Sebab_M t
Bukti _M t
varchar(10)
varchar(50)
dateti m e
varchar(30)
text
text
varchar(50)
Gambar 4. PDM ( Phisical Data Model ).
Program ini berisi mengenai informasi-informasi yang diperlukan oleh pegawai
pemerintahan khususnya, Kelurahan. Seperti informasi permohonan pembuatan KTP,
Kartu keluarga dan permintaan lain.
1. Halaman Login
Halaman ini merupakan halaman awal pada saat user
mengakses Sistem
Administrasi Kependudukan. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5
Gambar 5 Halaman Login
7
2. Halaman Home
Setelah masuk, user akan masuk ke halaman Home yg isinya berupa informasi aliran
data permohonan penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Home
3. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran
Halaman ini digunakan untuk mengisi data Akta Kelahiran. Halaman ini dapat dilihat
pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran
4. Halaman Form Pembuatan Kartu Keluarga.
Untuk mengisi form pembuatan Kartu Keluarga dibutuhkan beberapa halaman, untuk
mempermudah pengisian data Kartu keluarga. Berikut ini gambar halaman-halaman
Form pembuatan kartu keluarga.
8
Gambar 8. Halaman Pengisian Data tempat tinggal
Gambar 9. Halaman Pengisian Data Kepala Keluarga
Gambar 10 Halaman Pengisian Data Anggota Keluarga
9
5. Halaman Form Pembuatan KTP
Halaman ini digunakan untuk mengisi data KTP, termasuk upload Foto Penduduk.
Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Form Pembuatan KTP
6. Halaman Form Pembuatan Akta Kematian
Halaman ini berisikan form untuk pengisian data kematian penduduk. Halaman ini
dapat dilihat pada Gambar 12
Gambar 12 Halaman Form Pembuatan Akta Kematian
7. Halaman Form Keterangan Pindah Masuk
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang masuk di kalurahan Jajar
Tunggal, untuk selanjutnya digunakan untuk pembuatan KK dan KTP. Halaman ini
dapat dilihat pada Gambar 13
10
Gambar 13 Halaman Form Keterangan Pindah Masuk
8. Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang keluar dari kelurahan
Jajar Tunggal,. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14
Gambar 14 Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
9. Halaman Form Profil
Halaman ini digunakan untuk mengisi merubah data user, yaitu nama User, serta
username dan Password untuk masuk ke sistem. Halaman ini dapat dilihat pada
Gambar 15
Gambar 15. Halaman Form Profil
11
KESIMPULAN
1. Dengan adanya sistem informasi administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar
Tunggal Kecamatan Wiyung Surabaya, yang semula Kelurahan tidak memiliki data
elektronik kependudukan sekarang memiliki data elektronik yang terkomputerisasi.
2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka dapat membantu mempermudah dan
mempercepat pelayanan terhadap kepengurusan data – data kependudukan di
Kelurahan Jajar Tunggal.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan,Zainal A.Langkah –langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-Government
Untuk pemda.Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April 2007
Nugroho, Bunafit. (2004). PHP & MySQL Desain Editor Dreamweaver MX, Yogyakarta
: Andi Yogyakarta
Widigdo, Anon. (2003). Dasar Pemrograman PHP dan MySQL,
http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/elektronic-government-eGovernment/more-59
http://dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/921
http://sitkessos.nad.go.id/kelompok/profil/siak-sistem-informasi-administrasikependudukan-siak-online
12
JAJAR TUNGGAL KEC. WIYUNG SURABAYA DENGAN
MENGGUNAKAN MODEL PROSES WATERFALL
Made Kamisutara
Fakultas Teknik – ITATS
Email:madtara@yahoo.com
ABSTRAK
Sistem informasi Administrasi kependudukan merupakan bagian dari program
tertib data kependudukan yang dicanangkan pemerintah.Untuk itu setiap instansi harus
memiliki data – data kependudukan yang bersifat elektronis. Maka dari itu dibutuhkanlah
suatu system informasi administrasi kependudukan di kelurahan jajar tunggal.Sistem ini
dirancang agar kelurahan memiliki data – data elektronis sehingga dapat terwujud data
kependudukan yang terintegrasi antara kelurahan,kecamatan,catatan sipil dan dinas
kependudukan.Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML
dan PHP yang dipadu dengan MySQL sebagai database penyimpanan
datanya.Dreamweaver digunakan sebagai editor pemrogramannya.
Kata kunci : SIAK, HTML, PHP, MySQL, kelurahan.
ABSTRACT
Administration of population information system is part of an orderly program launched
pemerintah.Untuk demographic data that each agency must have data - demographic
data that is electronic. Therefore dibutuhkanlah a population administration information
system in urban tunggal.Sistem parallelogram is designed so that the village has data electronic data to enable the creation of integrated population data between village,
district, civil records and kependudukan.Sistem service is built using HTML
programming language and PHP combined with MySQL as the database storage
datanya.Dreamweaver used as a programming editor.
Keywords: SIAK, HTML, PHP, MySQL, village.
PENDAHULUAN
Pada dasarnya sistem administrasi kependudukan merupakan sub sistem dari
administrasi negara yang mempunyai peranan penting dalam pemerintahan dan
pembangunan penyelenggaraan administrasi kependudukan. Sejalan dengan arah
penyelenggaraan adminstrasi kependudukan, maka pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil sebagai sub-sub sistem pilar dari administrasi kependudukan perlu ditata dengan
baik agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan pemerintahan dan pembangunan.
Kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat mengharuskan instansi
mengikuti perkembangan teknologi, untuk itu suatu instansi membutuhkan suatu sistem
informasi yang mendukung kebutuhan instansi pemerintah dalam menciptakan efisiensi
dan efektifitas kerja maupun dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Dengan
suatu sistem informasi administrasi kependudukan maka pengolahan data akan lebih
mudah dan efisien.
1
Pencatatan biodata penduduk di arahkan pada pemenuhan data dari setiap
penduduk dan keluarga yang merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten / kota
bahkan sampai tingkat desa., namun hingga saat ini di indonesia hasil pendaftaran
pendudukdan pencatatan sipil yang berupa data/laporan belum dapat secara maksimal
didayagunakan untuk kepentingan pelayanan publik. Banyak sekali peristiwa, seperti
kelahiran, perkawinan dan lain – lain belum ditata secara benar.( Zainal A, 2007)
SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem
informasi yang disusun berdasarkan prosedur – prosedur dan memakai standarisasi
khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib
administrasi di bidang kependudukan, administrasi kependudukan meliputi pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil.( Anon, 2003)
Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) online yang
telah diatur dalam keputusan presiden (Kepres) No.00/2004 tentang Pengelolaan
Administrasi Kependudukan dan Permendagri No.18/2005 tentang Administrasi
Kependudukan (Hasibuan,Zainal A).
Pada hakekatnya bahwa upaya tertip dokumen kependudukan atau tertip
administrasi kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko –
blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem,
kongkrit dan pragmatis. Artinya Mudah dipahami oleh penduduk dan dan diyakini
bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui / mengesahkan status
kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga
dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam
kehidupan sehari – hari.( Bunafit, 2004)
METODE PENELITIAN
Untuk dapat mengimplementasikan sistem diatas, maka secara garis besar
digunakan beberapa tahap sebagai berikut :
1. Investigasi ( pengamatan )
Dalam Proses Instivigasi ini pembuat melakukan surve di kelurahan Jajar
Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya dan mendapatkan data yang diperlukan oleh
pembuat. Yaitu data tentang pengurusan Kartu Tanda Penduduk, pengurusan Akte
Kelahiran, pengurusan Akte Kematian, pengurusan Kartu Keluarga dan pengurusan
Perpindahan Penduduk baik masuk ataupun keluar.
2. Analisis
Setelah melakukan proses instivigasi, peneliti melakukan proses analisa dari data
yang diambil di kelurahan Jajar Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Data – data
yang telah diambil oleh pembuat dipergunakan untuk merancang system yang akan
dijalankan nantinya. Adapun hasil dari instevigasi digambarkan oleh pembuat dalam
system data flow diagram dengan menggunakan alat bantu Microsoft Office Visio
2003. dapat dilihat pada Gambar 1 s/d
3. Desain Sistem
Setelah system flow terbentuk maka peneliti dapat melakukan proses desain
atau biasa disebut dengan perancangan system yang akan dipakai oleh kelurahan Jajar
Tunggal kecamatan Wiyung Surabaya. Dalam merancang sebuah system, peneliti
menggunakan alat bantu Power Desainer 6 untuk membuat aliran data yang dianggap
peneliti lebih efektif jika digambarkan dalam bentuk DFD. Dari hasil table didalam
DFD digunakan oleh peneliti untuk merancang database yang meliputi CDM
(Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Dalam pembuatan CDM
dan PDM, peneliti menggunakan alat bantu Power Desainer 15.
2
4. Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau
mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan
pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.
5. Perawatan ( Maintenance )
Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah
dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring proses, evaluasi dan perubahan
(perbaikan) bila diperlukan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada tahap perancangan dan desai sistem, pembuat menggambarkan dalam
bentuk Context Diagram, Diagram Berjenjang, dan DFD. Sedangkan untuk desain
database peneliti menggambarkan dalam bentuk CDM dan PDM
Context Diagram menjelaskan tentang aliran data secara umum dan akan menjadi
dasar dalam penyusunan sistem ke level selanjutnya. Pada diagram context ini terdapat
lima exsternal entity yaitu pemohon, pegawai kelurahan, pegawai kecamatan, pegawai
kependudukan, dan pegawai catatan sipil. Penjalasan untuk masing – masing exsternal
entity adalah sebagai berikut :
Pemohon.
Pemohon adalah penduduk yang ingin mengajukan permohonan untuk mengurus
administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar Tunggal. Jadi pemohon tidak dapat
menikmati fasilitas ini akan tetapi mendapat pelayanan dari pegawai kelurahan.
Pegawai Kelurahan.
Pegawai kelurahan ini dapat menikmati fasilitas yang sudah disediakan, yaitu
peninputan data dari permintaan pemohon.
Pegawai Kecamatan.
Pegawai kecamatan ini hanya melakukan persetujuan dari data kelurahan yang
diminta oleh pemohon dan mencetak KTP.
Pegawai Kependudukan.
Pegawai kependudukan ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh
kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak Kartu Keluarga.
Pegawai Catatan Sipil
Pegawai catatan sipil ini hanya melakukan persetujuan dari setelah di setujui oleh
kecamatan yang diminta oleh pemohon dan mencetak akte.
Diagram berjenjang menggambarkan keseluruhan proses dari Kelurahan Jajar
Tunggal. Proses-proses yang akan digambarkan terdiri dari top level, level 0, level 1, dan
level 2. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2
Untuk pemodelan desain database peneliti menggunakan tools Power designer 15
dengan menggambarkan CDM (Conteptual Data Model) dan PDM (Phisical Data Model)
sebagai generate CDM.
3
0
Login P Kel
Pengajuan permohonan
Akses Kel
Fomn Formulir
Persyaratan Pengajuan
Formulir AL Terisi
List Berkas AL lengkap
Berkas Persyaratan AL
Formulir AL yg terisi
Akte Kelahiran
Akte Kelahiran dari CS
Formulir KK Terisi
Akte Kelahiran di ACC Kel
Berkas Persyaratan KK
Formulir KK yg terisi
Kartu Keluarga
Pemohon
List Berkas KK Lengkap
formulir KTP terisi
KK dr kpnd
Berkas persyaratan KTP
KK di ACC kel
Data Indetik
List Berkas KTP Lengkap
KTP
Formulir KTP yg Terisi
Formulir AM terisi
List berkas AM Lengkap
Berkas persyaratn AM
Formulir AM yg terisi
Akte Kematian
Formlir SP Terisi
Pegawai
Kelurahan
Akte Kematian dr CS
Berkas Persyaratan SP
Akte Kematian diACC kel
Surat Pindah
Formulir SP Keluar yg terisi
List Berkas SPK Lengkap
Login P Kec
Formulir SP Masuk yg terisi
Akses P Kec
Siak Kelurahan
Jajar Tunggal
KK di ACC Kec
SP di ACC Kel
View Laporan Pindah
Tercetak KTP
View Laporan Kematian
KTP Telah terACC
View Laporan harian Kel
SP dr Kel
Pegawai
Kecamatan
Tercetak Surat Pindah
View Laporan Penduduk
View Laporan KTP
SP di ACC Kec
View Laporan kartu kelurahan
View Laporan Kematian
View Laporan Kelahiran
View Laporan KK
View Laporan D Penduduk
Login P C S
Tercetak KK
Akses P C S
View Laporan Kelahiran
Tercetak Akte Kelahiran
View Laporan Kepindahan
Akte Kelahiran Di ACC C S
View Laporan KTP
Tercetak Akte Kematian
Akte Kematian di ACC C S
Akse P Kec
Pegawai
Kependudukan
ACC Kartu Keluarga
View Laporan Kelahiran
Login P Kep
View Laporan KTP
View Laporan Kematian
View Laporan KK
View Laporan Perpindahan
+
Gambar 1 DFD Level Konteks.
(Sumber: Data diolah)
4
Pegawai
Catatan
Sipil
Gambar 2 Diagram Berjenjang.
(Sumber: Data diolah)
5
Buku_Induk_Kel
Mengisi Data BIKel
No_Idk_Kel Variable characters (10)
Ket_BIKel
Text
Identifier_1
Pegawai
NIP_P
Variable characters (25)
Mengisi Data BHKel
Passwod_P
Variable characters (25)
Sesi_P
Variable characters (50)
Nama_P
Characters (50)
JK_P
Characters (1)
Alamat_P
Text
Tlpn_P
Number
Tpt_Lhr_P
Characters (20)
Tgl_Lhr_P
Date & Time
Pddkn_trkhr_P
Variable characters (30)
Mempunyai
Identifier_1
Buku_Harian_Kel
No_BHKel Variable characters (10)
Ket_BHKec
Text
Tgl_BHKel
Date & Time
Identifier_1
Jabatan
Kode_J
Variable characters (10)
Nama_J
Variable characters (30)
Tingkat_J
Characters (20)
Identifier_1
Penduduk
KTP
Id_Pdk
Variable characters (50)
NIK
Variable characters (20)
Memiliki
Kode_KB
Variable characters (25)
Foto_KTP
Variable characters (100)
Nama_Pdk
Characters (100)
Tgl_Input
Date
JK_Pdk
Characters (1)
Exp_Tgl
Date
Darah_Pdk
Variable characters (3)
Identifier_1
Tpt_Lhr_Pdk
Characters (20)
Tgl_Lhr_Pdk
Date & Time
Agama_Pdk
Characters (20)
Mengurus
Pekerjaan_Pdk
Characters (15)
Perpindahan
Kelainan_Pdk
Variable characters (25)
Kewarganegaraan_Pdk
Characters (3)
Kode_pdh
Variable characters (10)
Status_Kawin_Pdk
Variable characters (15)
Alamat_asal
Text
Pddkn_trkh_Pdk
Variable characters (30)
Negara_asal
Characters (30)
HUb_Keluarga_Pdk
Characters (25)
Propinsi_asal
Characters (30)
Memiliki_Data
Ststus_Pindah
Characters (20)
Identifier_1
Alasan
Text
Tgl_Pindah
Date
Identifier_1
KK
Punya
Kematian
Mempunyai1
Kode_Mt
Variable characters (10)
Mempunyai2
Tgl_Jam_Mt
Date & Time
Nama_Pemakamkan
Variable characters (30)
Almat_Pemakaman
Text
Sebab_Mt
Text
Bukti_Mt
Variable characters (50)
Kode_KK Variable characters (25)
Alamat_KK
Text
Negara
Characters (30)
Propinsi
Characters (30)
Kecamatan
Variable characters (30)
Kelurahan
Variable characters (30)
RT
Characters (2)
RW
Characters (2)
Identifier_1
Identifier_1
Kelahiran
Kode_Lhr Variable characters (15)
KTP_Bpk
Variable characters (25)
KTP_Ibu
Variable characters (25)
Identifier_1
Persyaratan
Kode_S Variable characters (5)
Ket_S
Text
Tipe_S
Characters (30)
Identifier_1
Gambar 3 CDM ( Conteptual Data Model ).
(Sumber:Data diolah)
6
Buku_Induk_Kel
No_Idk_Kel
NIP_P
Ket_BIKel
Persyaratan
Kode_S
Ket_S
T i pe_S
varchar(5)
text
char(30)
NIP_P
Kode_J
Passwod_P
Sesi _P
Nam a_P
JK_P
Al am at_P
T l pn_P
T pt_Lhr_P
T gl _Lhr_P
Pddkn_trkhr_P
varchar(25)
varchar(10)
varchar(25)
varchar(50)
char(50)
char(1)
text
num eri c(20,0)
char(20)
dateti m e
varchar(30)
varchar(50)
varchar(10)
varchar(10)
varchar(25)
varchar(20)
varchar(15)
varchar(25)
char(100)
char(1)
varchar(3)
char(20)
dateti m e
char(20)
char(15)
varchar(25)
char(3)
varchar(15)
varchar(30)
char(25)
varchar(10)
varchar(25)
text
dateti m e
Jabatan
varchar(10)
varchar(30)
char(20)
KT P
NIK
Kode_KK
Id_Pdk
Foto_KT P
T gl _Input
Exp_T gl
varchar(20)
varchar(25)
varchar(50)
varchar(100)
date
date
KK
Kode_KK
Al am at_KK
Negara
Propi nsi
Kecam atan
Kel urahan
RT
RW
varchar(25)
text
char(30)
char(30)
varchar(30)
varchar(30)
char(2)
char(2)
Perpi ndahan
Kode_pdh
Al am at_asal
Negara_asal
Propi nsi _asal
Ststus_Pi ndah
Al asan
T gl _Pi ndah
Kel ahi ran
varchar(15)
varchar(25)
varchar(25)
No_BHKel
NIP_P
Ket_BHKec
T gl _BHKel
Kode_J
Nam a_J
T i ngkat_J
Penduduk
Kode_Lhr
KT P_Bpk
KT P_Ibu
Buku_Hari an_Kel
Pegawai
Id_Pdk
Kode_pdh
Kode_M t
Kode_KK
NIK
Kode_Lhr
Kode_KB
Nam a_Pdk
JK_Pdk
Darah_Pdk
T pt_Lhr_Pdk
T gl _Lhr_Pdk
Agam a_Pdk
Pekerj aan_Pdk
Kel ai nan_Pdk
Kewarganegaraan_Pdk
Status_Kawi n_Pdk
Pddkn_trkh_Pdk
HUb_Kel uarga_Pdk
varchar(10)
varchar(25)
text
varchar(10)
text
char(30)
char(30)
char(20)
text
date
Kem ati an
Kode_M t
Id_Pdk
T gl _Jam _M t
Nam a_Pem akam kan
Al m at_Pem akam an
Sebab_M t
Bukti _M t
varchar(10)
varchar(50)
dateti m e
varchar(30)
text
text
varchar(50)
Gambar 4. PDM ( Phisical Data Model ).
Program ini berisi mengenai informasi-informasi yang diperlukan oleh pegawai
pemerintahan khususnya, Kelurahan. Seperti informasi permohonan pembuatan KTP,
Kartu keluarga dan permintaan lain.
1. Halaman Login
Halaman ini merupakan halaman awal pada saat user
mengakses Sistem
Administrasi Kependudukan. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 5
Gambar 5 Halaman Login
7
2. Halaman Home
Setelah masuk, user akan masuk ke halaman Home yg isinya berupa informasi aliran
data permohonan penduduk. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6 Halaman Home
3. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran
Halaman ini digunakan untuk mengisi data Akta Kelahiran. Halaman ini dapat dilihat
pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Form Pembuatan Akta Kelahiran
4. Halaman Form Pembuatan Kartu Keluarga.
Untuk mengisi form pembuatan Kartu Keluarga dibutuhkan beberapa halaman, untuk
mempermudah pengisian data Kartu keluarga. Berikut ini gambar halaman-halaman
Form pembuatan kartu keluarga.
8
Gambar 8. Halaman Pengisian Data tempat tinggal
Gambar 9. Halaman Pengisian Data Kepala Keluarga
Gambar 10 Halaman Pengisian Data Anggota Keluarga
9
5. Halaman Form Pembuatan KTP
Halaman ini digunakan untuk mengisi data KTP, termasuk upload Foto Penduduk.
Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11 Halaman Form Pembuatan KTP
6. Halaman Form Pembuatan Akta Kematian
Halaman ini berisikan form untuk pengisian data kematian penduduk. Halaman ini
dapat dilihat pada Gambar 12
Gambar 12 Halaman Form Pembuatan Akta Kematian
7. Halaman Form Keterangan Pindah Masuk
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang masuk di kalurahan Jajar
Tunggal, untuk selanjutnya digunakan untuk pembuatan KK dan KTP. Halaman ini
dapat dilihat pada Gambar 13
10
Gambar 13 Halaman Form Keterangan Pindah Masuk
8. Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
Halaman ini digunakan untuk mengisi data penduduk yang keluar dari kelurahan
Jajar Tunggal,. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14
Gambar 14 Halaman Form Keterangan Pindah Keluar
9. Halaman Form Profil
Halaman ini digunakan untuk mengisi merubah data user, yaitu nama User, serta
username dan Password untuk masuk ke sistem. Halaman ini dapat dilihat pada
Gambar 15
Gambar 15. Halaman Form Profil
11
KESIMPULAN
1. Dengan adanya sistem informasi administrasi kependudukan di Kelurahan Jajar
Tunggal Kecamatan Wiyung Surabaya, yang semula Kelurahan tidak memiliki data
elektronik kependudukan sekarang memiliki data elektronik yang terkomputerisasi.
2. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka dapat membantu mempermudah dan
mempercepat pelayanan terhadap kepengurusan data – data kependudukan di
Kelurahan Jajar Tunggal.
DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan,Zainal A.Langkah –langkah Strategis dan Taktis Pengembangan E-Government
Untuk pemda.Jurnal Sistem Informasi MTI UI Vol 3-No 1-April 2007
Nugroho, Bunafit. (2004). PHP & MySQL Desain Editor Dreamweaver MX, Yogyakarta
: Andi Yogyakarta
Widigdo, Anon. (2003). Dasar Pemrograman PHP dan MySQL,
http://chandrasaja.dagdigdug.com/2008/05/21/elektronic-government-eGovernment/more-59
http://dspace.widyatama.ac.id/handle/10364/921
http://sitkessos.nad.go.id/kelompok/profil/siak-sistem-informasi-administrasikependudukan-siak-online
12