MAKALAH REFORMASI BIROKRASI TATALAKSANA. doc
M A K A LA H
REFORMASI BIROKRASI PADA AREA
TATALAKSANA DAN HAMBATANNYA
DISUSUN OLEH
: KELOMPOK II
ANGGOTA
: 1. MARSAULINA
NIM. 1663201226
2. JAMILUS
NIM.
1663201039
3. YOFIE ISKANDAR NIM.
1663201005
4. ZULKIFLI. S
1663201067
KELAS
: 3. A
Prodi
: ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
1
NIM.
FAKULTAS ILMU ADMINISRTASI NEGARA
PEKANBARU 2017
KATA PENGANTAR
Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, tugas makalah tentang Reformasi
Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya ini dapat diselesaikan tepat
pada waktunya, proses penulisan
ini
mengalami beberapa kendala, namun
berkat kesungguhan dan kerja keras kendala-kendala itu dapat di atasi dengan
baik, makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas yang di berikan
oleh ibu/bapak dosen.
Dalam makalah ini disajikan penjelasan tentang Pengertian Reformasi
Birokrasi, Penataan Tatalaksana (business process), Manajemen Tatalaksana,
Hambatan Penataan Tatalaksana dan Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana.
Kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari dan mengumpulkan
sumber-sumber yang bisa membantu dalam penulisan makalah ini, dengan segala
kerendahan hati kami sebagai penulis mengakui bahwa makalah ini masih jauh
dari
kesempurnaan. Sehubungan dengan hal tersebut tegur sapa, saran dan
kritikan yang bersifat membangun agar buku ini menjadi lebih baik sangat
diharapkan dan diterima dengan tangan terbuka. Mudah-mudahan makalah yang
sederhana ini bermanfaat bagi para peminat yang ingin dan lebih memahami
tentang Reformasi Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya.
2
DAFTAR ISI
Judul
Kata pengantar ..................…………………………………………………….…1
Daftar isi ............................………………………………………………….........2
BAB I
PENDAHULUAN ………………………………………………………3
1.1
Latar Belakang ……………………………………………………3
1.2
1.3
1.4
Rumusan Masalah ………………………………………………..4
Tujuan Penulisan ………………………………………………….4
Manfaat……………………………………………………………4
BAB II PEMBAHASAN
2.1
2.2
2.3
Pengertian Reformasi Birokrasi………………………..………....5
Penataan Tatalaksana (Business Process) ……….……………… 8
Manajemen Tatalaksana ….……………………………………...9
2.4
Hambatan Penataan Tatalaksana……………………………..11
2.5
Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana……………………12
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan ………………..………..……………………………13
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Program Reformasi Birokrasi Nasional telah dilaksanakan pemerintah
sejak tahun 2010. Pelaksanaan reformasi birokrasi nasional sampai saat
ini sudah memasuki tahap kedua yang ditandai dengan disusunnya Road
Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 melalui PERMENPAN No. 11 Tahun
2015. Ada3 (tiga) sasaran yang ditetapkan Dalam Road Map tersebut dan 8
(delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019.
Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi tersebut, antara lain :
1.
Birokrasi yang bersih dan akuntabel;
2.
Birokrasi yang efektif dan efisien;
3.
Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Guna terwujudnya ketiga sasaran reformasi birokrasi di atas, ditetapkan
area perubahan reformasi birokrasi. Perubahan-perubahan pada area
tertentu dalam lingkup birokrasi diharapkan dapat menciptakan kondisi
yang kondusif guna mendukung pencapaian tiga sasaran reformasi
birokrasi. Ada 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi yang
dimaksud,
yaitu
;
Mental
Aparatur,
Pengawasan,
Akuntabilitas,
Kelembagaan, Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Peraturan
Perundang-Undangan dan Pelayanan Publik.
4
1.2
Rumusan Masalah
1.
Apa yang dimaksud dengan Reformas Birokrasi ?
2.
Bagaimana Proses Penataan Tatalaksana dilaksanakan?
3.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Tatalaksana?
4.
Apa saja Hambatan dalam Penataan Tatalaksana ?
5.
Bagaimana Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana?
1.3
Tujuan Penulisan
Penulisan ini memiliki tujuan sebagai berikut:
1.
Kita dapat memahami arti Reformasi Birokrasi .
2.
Memahami Proses Penataan Tatalaksana.
3.
Kita dapat mengerti Manajemen Tatalaksana.
4.
Mengetahui hambatan dalam penataan tatalaksana.
5.
Mengetahui Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk Perbaikan
Tatalaksana.
1.4
Manfaat
Manfaat dari penulisan Delapan Area Reformasi Birokrasi Penataan
Tatalaksana ini memberi pemahaman yang lebih kepada semua pembaca
dimulai dari Pengertian Reformasi Birokrasi dan Delapan Area Reformasi
Birokrasi,
Pemahaman
tentang
Penataan Tatalaksana,
Manajemen
Penataan Tatalaksana dan Hambatan dalam Penataan Tatalaksana.
BAB II
PEMBAHASAN
5
2.1
Pengertian Reformasi Birokrasi
Terkait dengan usaha pemerintah dalam memperbaiki birokrasi, yang
akhirnya disebut sebagai reformasi birokrasi. Sehingga terdapat berbagai
definisi tentang reformasi birokrasi , dengan pengertian yang berbeda-beda
tentang reformasi birokrasi. Menurut MenPan (www.menpan.go.id,
diakses 19 Agustus 2014), reformasi birokrasi adalah upaya untuk
melaksanakan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem
penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek pada
penerapan pelayanan prima.
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan
bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan
yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan,
Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan
publik.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:72), mengatakan bahwa
reformasi birokrasi merupakan upaya pemerintah untuk meningkatkan
kinerja melalui berbagai cara dengan tujuan efektifitas, efisien, dan
akuntabilitas. Dimana reformasi biokrasi itu mencakup beberapa
perubahan yaitu:
6
a.
Perubahan cara berfikir (pola pikir, pola sikap, dan pola tindak),
Maksudnya yaitu birokrasi harus merubah pola berfikir yang terdahulu
(buruk), birokrasi harus memliki pola pikir yang menyadari bahwa
mereka sebagai pelayan masyarakat, harus mempunyai sikap dan pola
perilaku yang baik, yang artinya tidak menyimpang dari peraturan
yang sudah ditetapkan atau sesuai dengan
peraturan
perundang-
undangan .
b.
Perubahan penguasa menjadi pelayan, maksudnya yaitu birokrasi
harus merubah sikap mereka, karena yang dapat kita ketahui selama
ini bawha birokrasi selalu menganggap bahwa mereka adalah
penguasa dikarenakan memiliki jabatan yang tinggi dibanding dengan
masyarakat sehingga mereka beranggapan bahwa mereka adalah
penguasa yang harus selalu dihormati. Oleh sebab itu hal yang
demikian harus dihilangkan dari birokrasi.
c.
Mendahulukan peranan dari wewenang, perubahan yang dimaksud
adalah birokrasi harus selalu mengutamakan perananannya sebagai
pelayan
masyarakat. Harus mampu melayani masyarakat dengan
baik, dengan menyampingkan wewenangnya sebagai pejabat atau
pegawai pemerintah.
d.
Tidak berfikir hasil produksi tapi hasil akhir, perubahan yang
dimaksud adalah birokrasi harus selalu mengutamakan hasil akhir
dari pelayanan
yang diberikan
menciptakan kepuasan bagi masyarakat.
7
kepada masyarakat
seperti
e.
Perubahan manajemen kinerja, maksud yaitu merubah manajemen
kinerja
birokrasi
agar
menjadi
lebih
efektif
dibandingkan
sebelumnya.
Sementara itu menurut Yehezkel Dror dalam Zauhar (2007:6),
reformasi administrasi yaitu suatu perubahan yang terencana terhadap
aspek utama administrasi. Menurut Zauhar (2007:11), mengatakan
reformasi administrasi adalah
upaya sadar dan
terencana untuk
mengubah:
a.
Struktur dan prosedur birokrasi (aspek reorganisasi atau institusional/
kelembagaan), perubahan yang dilakukan mencakup struktur dan
prosedur
yang ada pada birokrasi untuk membuat fungsi dari
birokrasi tersebut lebih efektif.
b.
Sikap dan prilaku birokrat (aspek prilaku), untuk meningkatkan
efektifitas organisasi dan terciptanya administrasi yang sehat serta
menjamin tercapainya
tujuan
pembangunan nasional, perubahan
tersebut untuk memperbaiki sikap dan prilaku dari birokrasi itu
sendiri, guna menciptakan kesadaran birokrasi terhadap tugasnya
bukan sebagai penguasa lagi tetapi sebagai pelayan masyarakat.
Dalam hal ini, penjelasan tentang maksud dari reformasi birokrasi
hampir sama dengan maksud reformasi administrasi yakni sebagai usaha
perubahan untuk meningkatkan kualitas birokrasi. Setiap perubahan yang
akan dilaksanakan selalu berfokus terhadap birokrasi sebagai sasaran
perubahan, hal ini dilaksanakan untuk menyelesaikan permasalahan yang
8
terdapat dimasyarakat. Mengingat bahwa birokrasi selalu bersentuhan
langsung dengan masyarakat oleh sebab itu birokrasi dituntut untuk
mampu memaksimalkan tugas dan fungsinya nya sebagai pelayan dalam
melayani masyarakat. Agar hal tersebutdapat tercapai maka pemerintah
sebagai yang berwenang melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan.
2.2
Penataan Tatalaksana ( Business Process )
Organisasi dan tata laksana merupakan alat untuk mencapai visi dan
misi organisasi, pada tahun 2010 Pemerintah melalui Peraturan Presiden
Nomor 81 Tahun 2010 telah menetapkan Grand Design Reformasi
Birokrasi Indonesia 2010-2025, salah satu agenda area perubahan yang
dilakukan adalah di bidang Organisasi dan Tatalaksana.
Tatalaksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja
terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Penataan tatalaksana dilaksanakan melalui
serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja
yang
jelas,
efektif,
efisien
dan
terukur
pada
masing-masing
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai
melalui program ini antara lain yaitu meningkatnya efisiensi dan
efektivitas
proses
manajemen
pemerintahan
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
9
serta
kinerja
di
Beberapa perbaikan/penataan dapat dilaksanakan
secara
intuitif dan
segera tanpa harus melalui proses analisis dan perbaikan business process
yang panjang. Perbaikan/penataan ulang tatalaksana (business process)
perlu dilaksanakan apabila :
a. Terjadi
perubahan
arah
strategis
Kementerian/Lembaga
dan
Pemerintah Daerah (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak
pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran
(output) organisasi/unit kerja.
b.
Adanya keinginan/dorongan dari dalam Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah atau pun dorongan dari publik/masyarakat sebagai
salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja
pelayanan public secara signifikan.
Sedangkan muara dari penataan
tatalaksana (business process) yaitu,
antara lain:
a.
Pembuatan atau perbaikan Standar Operating Procedure (SOP),
termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan pada
masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah..
2.3
b.
Perbaikan struktur organisasi; dan
c.
Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions).
Manajemen Tatalaksana
Sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah
untuk membangun dan menata tatalaksana (business process), dikeluarkan
10
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen
organisasi dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah
Manajemen Tatalaksana (Business Process Management). Menurut
pendekatan ini penataan tatalaksana merupakan suatu
siklus tersebut
Kebutuhan
siklus.
Dalam
penataan tatalaksana tercakup dalam aktivitas Analisis
yang
kemudian dilanjutan dengan aktivitas Perancangan
dengan menggunakan
Pemodelan Proses.
tatalaksana sudah dilakukan hal
Meski proses penataan
ini tidak berarti tatalaksana yang
disusun telah memenuhi prinsip-prinsip dan manfaat suatu tatalaksana.
Oleh karena itu, setelah tersusun modelnya maka tatalaksana harus dapat
terimplementasi dengan baik dan diketahui keberhasilannya. Setelah teruji
dan memenuhi kriteria yang diharapkan selama implementasi, berikutnya
dilakukan pemberlakuan. Pemberlakuan dilakukan dengan dukungan
infrastruktur teknologi informasi yang memadai. Tatalaksana ditetapkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selanjutnya tatalaksana yang
terbentuk dilakukan monitoring secara berkesinambungan dan berdasarkan
fakta-fakta yang ada dilakukan evaluasi kehandalannya.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu
proses lebih
membuat
efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain :
a.
Penurunan biaya.
b.
Peningkatan kualitas output.
11
2.4
c.
Peningkatan kualitas layanan.
d.
Peningkatan kecepatan delivery.
Hambatan Penataan Tatalaksana
Semua usaha dan kerja keras reformasi birokrasi khususnya dalam
area Penataan Tatalaksana tidak lain adalah untuk membawa birokrasi
pemerintah yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien
serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas. Meskipun
demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus diselesaikan,
diantaranya :
1.
Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana
korupsi;
2.
Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi
pemerintah yang kurang jelas dan transparan. Banyak hal yang
seharusnya dilaksanakan dengan cepat seringkali harus berjalan tanpa
proses yang pasti disebabkan tidak terdapatnya sistem tatalaksana
yang baik. Hal tersebut kemudian mendorong terciptanya perilaku
hirarkis, feodal, dan kurang kreatif pada birokrat/aparatur.
3.
Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
12
4. Penerapan tata kelola pemerintahan
yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5.
Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
2.4
Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana
Sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana, adapun langkah – langkah untuk melakukan perbaikan
Tatalaksana (business process), antara lain :
1.
Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
2.
Pahami peraturan atau
kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3.
Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan,
biasanya melalui:
a.
Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b.
Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c.
Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
13
d.
Pengotomatisasian proses (automation - A).
e.
Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan
perbaikan yang telah dilakukan.
f.
Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan
(bila diperlukan).
14
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan
bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan
yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan,
Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan
publik. Penataan
tatalaksana dilaksanakan melalui serangkaian proses
analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif,
efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai melalui program ini antara
lain yaitu meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen
pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu
proses lebih
membuat
efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain : Penurunan biaya, Peningkatan
kualitas output, Peningkatan kualitas layanan, Peningkatan kecepatan
delivery.
15
Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus
diselesaikan, diantaranya :
1.
Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana
korupsi;
2.
Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi
pemerintah yang kurang jelas dan transparan.
3.
Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
4.
Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5.
Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penataan Tatalaksana, langkah – langkah untuk melakukan perbaikan
Tatalaksana (business process), antara lain :
1.
Memahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
16
2.
Pahami peraturan atau
kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3.
Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan,
biasanya melalui:
a.
Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b.
Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c.
Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
d.
Pengotomatisasian proses (automation - A).
e.
Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan
perbaikan yang telah dilakukan.
f.
Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan
(bila diperlukan).
17
18
REFORMASI BIROKRASI PADA AREA
TATALAKSANA DAN HAMBATANNYA
DISUSUN OLEH
: KELOMPOK II
ANGGOTA
: 1. MARSAULINA
NIM. 1663201226
2. JAMILUS
NIM.
1663201039
3. YOFIE ISKANDAR NIM.
1663201005
4. ZULKIFLI. S
1663201067
KELAS
: 3. A
Prodi
: ADMINISTRASI NEGARA
UNIVERSITAS LANCANG KUNING
1
NIM.
FAKULTAS ILMU ADMINISRTASI NEGARA
PEKANBARU 2017
KATA PENGANTAR
Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, tugas makalah tentang Reformasi
Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya ini dapat diselesaikan tepat
pada waktunya, proses penulisan
ini
mengalami beberapa kendala, namun
berkat kesungguhan dan kerja keras kendala-kendala itu dapat di atasi dengan
baik, makalah ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi tugas yang di berikan
oleh ibu/bapak dosen.
Dalam makalah ini disajikan penjelasan tentang Pengertian Reformasi
Birokrasi, Penataan Tatalaksana (business process), Manajemen Tatalaksana,
Hambatan Penataan Tatalaksana dan Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana.
Kami telah berusaha sebaik mungkin untuk mencari dan mengumpulkan
sumber-sumber yang bisa membantu dalam penulisan makalah ini, dengan segala
kerendahan hati kami sebagai penulis mengakui bahwa makalah ini masih jauh
dari
kesempurnaan. Sehubungan dengan hal tersebut tegur sapa, saran dan
kritikan yang bersifat membangun agar buku ini menjadi lebih baik sangat
diharapkan dan diterima dengan tangan terbuka. Mudah-mudahan makalah yang
sederhana ini bermanfaat bagi para peminat yang ingin dan lebih memahami
tentang Reformasi Birokrasi Pada Area Tatalaksana dan Hambatannya.
2
DAFTAR ISI
Judul
Kata pengantar ..................…………………………………………………….…1
Daftar isi ............................………………………………………………….........2
BAB I
PENDAHULUAN ………………………………………………………3
1.1
Latar Belakang ……………………………………………………3
1.2
1.3
1.4
Rumusan Masalah ………………………………………………..4
Tujuan Penulisan ………………………………………………….4
Manfaat……………………………………………………………4
BAB II PEMBAHASAN
2.1
2.2
2.3
Pengertian Reformasi Birokrasi………………………..………....5
Penataan Tatalaksana (Business Process) ……….……………… 8
Manajemen Tatalaksana ….……………………………………...9
2.4
Hambatan Penataan Tatalaksana……………………………..11
2.5
Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana……………………12
BAB III PENUTUP
3.1
Kesimpulan ………………..………..……………………………13
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Program Reformasi Birokrasi Nasional telah dilaksanakan pemerintah
sejak tahun 2010. Pelaksanaan reformasi birokrasi nasional sampai saat
ini sudah memasuki tahap kedua yang ditandai dengan disusunnya Road
Map Reformasi Birokrasi 2015-2019 melalui PERMENPAN No. 11 Tahun
2015. Ada3 (tiga) sasaran yang ditetapkan Dalam Road Map tersebut dan 8
(delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019.
Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi tersebut, antara lain :
1.
Birokrasi yang bersih dan akuntabel;
2.
Birokrasi yang efektif dan efisien;
3.
Birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Guna terwujudnya ketiga sasaran reformasi birokrasi di atas, ditetapkan
area perubahan reformasi birokrasi. Perubahan-perubahan pada area
tertentu dalam lingkup birokrasi diharapkan dapat menciptakan kondisi
yang kondusif guna mendukung pencapaian tiga sasaran reformasi
birokrasi. Ada 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi yang
dimaksud,
yaitu
;
Mental
Aparatur,
Pengawasan,
Akuntabilitas,
Kelembagaan, Tatalaksana, Sumber Daya Manusia Aparatur, Peraturan
Perundang-Undangan dan Pelayanan Publik.
4
1.2
Rumusan Masalah
1.
Apa yang dimaksud dengan Reformas Birokrasi ?
2.
Bagaimana Proses Penataan Tatalaksana dilaksanakan?
3.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Tatalaksana?
4.
Apa saja Hambatan dalam Penataan Tatalaksana ?
5.
Bagaimana Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana?
1.3
Tujuan Penulisan
Penulisan ini memiliki tujuan sebagai berikut:
1.
Kita dapat memahami arti Reformasi Birokrasi .
2.
Memahami Proses Penataan Tatalaksana.
3.
Kita dapat mengerti Manajemen Tatalaksana.
4.
Mengetahui hambatan dalam penataan tatalaksana.
5.
Mengetahui Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk Perbaikan
Tatalaksana.
1.4
Manfaat
Manfaat dari penulisan Delapan Area Reformasi Birokrasi Penataan
Tatalaksana ini memberi pemahaman yang lebih kepada semua pembaca
dimulai dari Pengertian Reformasi Birokrasi dan Delapan Area Reformasi
Birokrasi,
Pemahaman
tentang
Penataan Tatalaksana,
Manajemen
Penataan Tatalaksana dan Hambatan dalam Penataan Tatalaksana.
BAB II
PEMBAHASAN
5
2.1
Pengertian Reformasi Birokrasi
Terkait dengan usaha pemerintah dalam memperbaiki birokrasi, yang
akhirnya disebut sebagai reformasi birokrasi. Sehingga terdapat berbagai
definisi tentang reformasi birokrasi , dengan pengertian yang berbeda-beda
tentang reformasi birokrasi. Menurut MenPan (www.menpan.go.id,
diakses 19 Agustus 2014), reformasi birokrasi adalah upaya untuk
melaksanakan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem
penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek pada
penerapan pelayanan prima.
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan
bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan
yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan,
Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan
publik.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009:72), mengatakan bahwa
reformasi birokrasi merupakan upaya pemerintah untuk meningkatkan
kinerja melalui berbagai cara dengan tujuan efektifitas, efisien, dan
akuntabilitas. Dimana reformasi biokrasi itu mencakup beberapa
perubahan yaitu:
6
a.
Perubahan cara berfikir (pola pikir, pola sikap, dan pola tindak),
Maksudnya yaitu birokrasi harus merubah pola berfikir yang terdahulu
(buruk), birokrasi harus memliki pola pikir yang menyadari bahwa
mereka sebagai pelayan masyarakat, harus mempunyai sikap dan pola
perilaku yang baik, yang artinya tidak menyimpang dari peraturan
yang sudah ditetapkan atau sesuai dengan
peraturan
perundang-
undangan .
b.
Perubahan penguasa menjadi pelayan, maksudnya yaitu birokrasi
harus merubah sikap mereka, karena yang dapat kita ketahui selama
ini bawha birokrasi selalu menganggap bahwa mereka adalah
penguasa dikarenakan memiliki jabatan yang tinggi dibanding dengan
masyarakat sehingga mereka beranggapan bahwa mereka adalah
penguasa yang harus selalu dihormati. Oleh sebab itu hal yang
demikian harus dihilangkan dari birokrasi.
c.
Mendahulukan peranan dari wewenang, perubahan yang dimaksud
adalah birokrasi harus selalu mengutamakan perananannya sebagai
pelayan
masyarakat. Harus mampu melayani masyarakat dengan
baik, dengan menyampingkan wewenangnya sebagai pejabat atau
pegawai pemerintah.
d.
Tidak berfikir hasil produksi tapi hasil akhir, perubahan yang
dimaksud adalah birokrasi harus selalu mengutamakan hasil akhir
dari pelayanan
yang diberikan
menciptakan kepuasan bagi masyarakat.
7
kepada masyarakat
seperti
e.
Perubahan manajemen kinerja, maksud yaitu merubah manajemen
kinerja
birokrasi
agar
menjadi
lebih
efektif
dibandingkan
sebelumnya.
Sementara itu menurut Yehezkel Dror dalam Zauhar (2007:6),
reformasi administrasi yaitu suatu perubahan yang terencana terhadap
aspek utama administrasi. Menurut Zauhar (2007:11), mengatakan
reformasi administrasi adalah
upaya sadar dan
terencana untuk
mengubah:
a.
Struktur dan prosedur birokrasi (aspek reorganisasi atau institusional/
kelembagaan), perubahan yang dilakukan mencakup struktur dan
prosedur
yang ada pada birokrasi untuk membuat fungsi dari
birokrasi tersebut lebih efektif.
b.
Sikap dan prilaku birokrat (aspek prilaku), untuk meningkatkan
efektifitas organisasi dan terciptanya administrasi yang sehat serta
menjamin tercapainya
tujuan
pembangunan nasional, perubahan
tersebut untuk memperbaiki sikap dan prilaku dari birokrasi itu
sendiri, guna menciptakan kesadaran birokrasi terhadap tugasnya
bukan sebagai penguasa lagi tetapi sebagai pelayan masyarakat.
Dalam hal ini, penjelasan tentang maksud dari reformasi birokrasi
hampir sama dengan maksud reformasi administrasi yakni sebagai usaha
perubahan untuk meningkatkan kualitas birokrasi. Setiap perubahan yang
akan dilaksanakan selalu berfokus terhadap birokrasi sebagai sasaran
perubahan, hal ini dilaksanakan untuk menyelesaikan permasalahan yang
8
terdapat dimasyarakat. Mengingat bahwa birokrasi selalu bersentuhan
langsung dengan masyarakat oleh sebab itu birokrasi dituntut untuk
mampu memaksimalkan tugas dan fungsinya nya sebagai pelayan dalam
melayani masyarakat. Agar hal tersebutdapat tercapai maka pemerintah
sebagai yang berwenang melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan.
2.2
Penataan Tatalaksana ( Business Process )
Organisasi dan tata laksana merupakan alat untuk mencapai visi dan
misi organisasi, pada tahun 2010 Pemerintah melalui Peraturan Presiden
Nomor 81 Tahun 2010 telah menetapkan Grand Design Reformasi
Birokrasi Indonesia 2010-2025, salah satu agenda area perubahan yang
dilakukan adalah di bidang Organisasi dan Tatalaksana.
Tatalaksana (business process) adalah sekumpulan aktivitas kerja
terstruktur dan saling terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Penataan tatalaksana dilaksanakan melalui
serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja
yang
jelas,
efektif,
efisien
dan
terukur
pada
masing-masing
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai
melalui program ini antara lain yaitu meningkatnya efisiensi dan
efektivitas
proses
manajemen
pemerintahan
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.
9
serta
kinerja
di
Beberapa perbaikan/penataan dapat dilaksanakan
secara
intuitif dan
segera tanpa harus melalui proses analisis dan perbaikan business process
yang panjang. Perbaikan/penataan ulang tatalaksana (business process)
perlu dilaksanakan apabila :
a. Terjadi
perubahan
arah
strategis
Kementerian/Lembaga
dan
Pemerintah Daerah (visi, misi dan sasaran strategis) yang berdampak
pada atau mengakibatkan perubahan tugas dan fungsi serta keluaran
(output) organisasi/unit kerja.
b.
Adanya keinginan/dorongan dari dalam Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah atau pun dorongan dari publik/masyarakat sebagai
salah satu pemangku kepentingan untuk memperbaiki kinerja
pelayanan public secara signifikan.
Sedangkan muara dari penataan
tatalaksana (business process) yaitu,
antara lain:
a.
Pembuatan atau perbaikan Standar Operating Procedure (SOP),
termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan pada
masing-masing Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah..
2.3
b.
Perbaikan struktur organisasi; dan
c.
Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions).
Manajemen Tatalaksana
Sebagai acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah
untuk membangun dan menata tatalaksana (business process), dikeluarkan
10
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana.
Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen
organisasi dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah
Manajemen Tatalaksana (Business Process Management). Menurut
pendekatan ini penataan tatalaksana merupakan suatu
siklus tersebut
Kebutuhan
siklus.
Dalam
penataan tatalaksana tercakup dalam aktivitas Analisis
yang
kemudian dilanjutan dengan aktivitas Perancangan
dengan menggunakan
Pemodelan Proses.
tatalaksana sudah dilakukan hal
Meski proses penataan
ini tidak berarti tatalaksana yang
disusun telah memenuhi prinsip-prinsip dan manfaat suatu tatalaksana.
Oleh karena itu, setelah tersusun modelnya maka tatalaksana harus dapat
terimplementasi dengan baik dan diketahui keberhasilannya. Setelah teruji
dan memenuhi kriteria yang diharapkan selama implementasi, berikutnya
dilakukan pemberlakuan. Pemberlakuan dilakukan dengan dukungan
infrastruktur teknologi informasi yang memadai. Tatalaksana ditetapkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selanjutnya tatalaksana yang
terbentuk dilakukan monitoring secara berkesinambungan dan berdasarkan
fakta-fakta yang ada dilakukan evaluasi kehandalannya.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu
proses lebih
membuat
efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain :
a.
Penurunan biaya.
b.
Peningkatan kualitas output.
11
2.4
c.
Peningkatan kualitas layanan.
d.
Peningkatan kecepatan delivery.
Hambatan Penataan Tatalaksana
Semua usaha dan kerja keras reformasi birokrasi khususnya dalam
area Penataan Tatalaksana tidak lain adalah untuk membawa birokrasi
pemerintah yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien
serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas. Meskipun
demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus diselesaikan,
diantaranya :
1.
Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana
korupsi;
2.
Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi
pemerintah yang kurang jelas dan transparan. Banyak hal yang
seharusnya dilaksanakan dengan cepat seringkali harus berjalan tanpa
proses yang pasti disebabkan tidak terdapatnya sistem tatalaksana
yang baik. Hal tersebut kemudian mendorong terciptanya perilaku
hirarkis, feodal, dan kurang kreatif pada birokrat/aparatur.
3.
Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
12
4. Penerapan tata kelola pemerintahan
yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5.
Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
2.4
Langkah-langkah Perbaikan Tatalaksana
Sesuai Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana, adapun langkah – langkah untuk melakukan perbaikan
Tatalaksana (business process), antara lain :
1.
Pahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
2.
Pahami peraturan atau
kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3.
Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan,
biasanya melalui:
a.
Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b.
Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c.
Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
13
d.
Pengotomatisasian proses (automation - A).
e.
Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan
perbaikan yang telah dilakukan.
f.
Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan
(bila diperlukan).
14
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Menurut Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-Undangan (www.
ditjen. kemenkumham.go.id, diakses 20 Agustus 2014), mengatakan
bahwa reformasi birokrasi adalah upaya perubahan, dimana perubahan
yang dilakukan terkait reformasi birokrasi yaitu : Perubahan cara berfikir,
Penataan peraturan perundang-undangan, Penguatan organisasi, Penataan
tata laksana, Manajemen SDM aparatur, Penguatan pengawasan,
Penguatan akuntabilitas kinerja dan Peningkatan kualitas pelayanan
publik. Penataan
tatalaksana dilaksanakan melalui serangkaian proses
analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif,
efisien dan terukur pada masing-masing Kementerian/Lembaga dan
Pemerintah Daerah. Target yang ingin dicapai melalui program ini antara
lain yaitu meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen
pemerintahan serta kinerja di Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah.
Tujuan perbaikan Tatalaksana (business process) yaitu
proses lebih
membuat
efektif, efisien dan adaptif. Sedangkan target perbaikan
Tatalaksana (business process) antara lain : Penurunan biaya, Peningkatan
kualitas output, Peningkatan kualitas layanan, Peningkatan kecepatan
delivery.
15
Meskipun demikian masih terdapat beberapa hambatan yang harus
diselesaikan, diantaranya :
1.
Masih rendahnya komitmen dari pimpinan instansi baik di tingkat
pemerintah pusat maupun ditingkat pemerintah daerah dalam upaya
untuk melakukan pecegahan dan pemberantasan tindak pidana
korupsi;
2.
Masih terdapatnya proses bisnis/tatakerja/tatalaksana dalam instansi
pemerintah yang kurang jelas dan transparan.
3.
Manajemen kinerja pemerintah yang belum dilaksanakan secara
maksimal;
4.
Penerapan tata kelola pemerintahan yang belum sepenuhnya
diterapkan;
5.
Manajemen sumber daya manusia yang belum berjalan dengan baik.
Oleh sebab itu perubahan pada sistem tatalaksana sangat diperlukan
dalam rangka mendorong efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan, serta untuk mengubah mental aparatur.
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penataan Tatalaksana, langkah – langkah untuk melakukan perbaikan
Tatalaksana (business process), antara lain :
1.
Memahami harapan pengguna utama atas perbaikan dari Tatalaksana
(business process) dimaksud.
16
2.
Pahami peraturan atau
kebijakan yang mengatur Tatalaksana
(business process) dimaksud.
3.
Identifikasi perbaikan Tatalaksana (business process) yang diusulkan,
biasanya melalui:
a.
Penyederhanaan proses (streamlining / simplification - S).
b.
Penghilangan proses yang tidak perlu (elimination -E).
c.
Pembuatan proses yang sama sekali baru (reengineering - R);
atau
d.
Pengotomatisasian proses (automation - A).
e.
Perbaiki model Tatalaksana (business process) sesuai dengan
perbaikan yang telah dilakukan.
f.
Dapatkan pengesahan dari pimpinan lembaga untuk diberlakukan
(bila diperlukan).
17
18