PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN DATA KONSUMEN KREDIT MENGGUNAKAN VISUAL BASIC DI ADMINISTRASI KREDIT BANJARMASIN Rina Alfah, S.Kom, M.Kom (alfa.rin08gmail.com)
PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN DATA KONSUMEN
KREDIT MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
DI ADMINISTRASI KREDIT BANJARMASIN
Rina Alfah, S.Kom, M.Kom
ABSTRAK
Dalam urusan administrasi kredit khususnya sentra kredit, perkembangan teknologi
untuk membuat suatu kemudahan sudah seharusnya mengalami kemajuan yang
memudahkan pekerjaan para pegawai dan staff nya. Beberapa kesulitan dialami oleh
para pegawai dan staf administrasi dalam pencarian berkas yang jumlah nya sudah
ribuan debitur. Untuk pencatatan manual yang hanya mengandalkan nama debitur satu
persatu ini tentunya ditemukan kesulitan dalam pencarian arsip dan berkas kredit
tersebut. Tujuan dari penulisan ini adalah membuat Sistem Program pengarsipan yang
bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam pencarian ribuan berkas kredit dengan
program sederhana menggunakan Visual Basic dan Microsoft Access. Serta laporan
yang bisa diakses setiap saat menggunakan crystal report. Program ini diharapkan
dapat mempermudah pekerjaan para staff Administrasi kredit Banjarmasin.Kata Kunci : Crystal Report , Microsoft Access , Visual Basic
PENDAHULUAN Sedangkan yang kedua adalah tingkat
akurasi atau ketelitian. Tidak dapat Mengingat arus transaksi yang dipungkiri, pencatatan penyimpanan semakin padat, sedangkan kecepatan berkas secara manual rentan terhadap dalam pelayanan adalah faktor yang human error atau kesalahan manusia. utama, saat para debitur ingin meminta Pencarian berkas menjadi lebih lama dan data mereka untuk pengurusan hal-hal tentunya debitur jadi kecewa karena yang berkaitan dengan administrasi menunggu. Dan untuk mengatasinya, kredit misalnya fotocopy sertifikat kita harus membuat suatu cara kerja rumah, atau fotocopy IMB untuk atau model pencatatan tertentu. pengurusan penambahan kredit bagi para
Oleh karena itu, dibutuhkan suatu pengusaha , ada juga saat unit pejualan perangkat lunak yang menggantikan atau team marketing ingin memprospek pencatatan penyimpanan berkas secara kembali debitur-debitur lama namun manual. Perangkat lunak tersebut berpotensi untuk menambah pokok diharapkan dapat lebih menyingkat kredit mereka ,maka pencarian data pada waktu dibandingkan pencatatan pengarsipan secara manual tentu kurang penyimpanan berkas secara manual. Di dapat diandalkan. Kendala yang dihadapi samping itu, perangkat lunak ini juga dengan menggunakan pencatatan diharapkan meningkatkan ketelitian dan penyimpanan berkas secara manual, meminimalisasi human error
atau
yang pertama adalah waktu. pencatatan kesalahan manusia. penyimpanan berkas secara manual membutuhkan waktu yang lama.
Jurnal Ilmiah Fakulta
RUMUSAN MASALAH Indonesia Banjarmasin . Untuk
menambah & merubah data debitur, Berdasarkan latar belakang diatas, ditambahkan juga form pengeditan maka diperlukan suatu solusi untuk debitur. mempermudah oleh para pegawai dan Berikut ini adalah skema staf administrasi dalam pencarian berkas gambaran umum proses input – output yang jumlah nya sudah ribuan debitur. dalam aplikasi pengarsipan kami membuat sebuah rancangan sederhana yaitu sebuah aplikasi pengarsipan dengan menggunakan Visual Basic dengan laporan yang bisa dilihat dan di print setiap bulannya
TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sebuah aplikasi pengarsipan
1. Proses Input dengan menggunakan Visual Basic agar Yaitu proses memasukkan data pengarsipan dari penilaian tersebut lebih ke dalam program dan biasanya proses rapi,ringkas, akurat serta mudah dalam ini dilakukan oleh staf administrasi penggunaannya. kredit. Data-data yang dimasukkan pada proses ini antara lain.
TARGET LUARAN DAN MANFAAT A.
PENELITIAN Data –data pribadi debitur seperti
nama,alamat,tanggal lahir dan keterangan lain yang diperlukan. Target luaran dalam pembuatan B. laporan penelitian ini adalah untuk
Penambahan foto debitur untuk kemudahan mengenali debitur mempelajari dan untuk memfasilitasi dalam bentuk hasil Scanner pemahaman tentang metode dengan format jpg. pemrograman Visual basic yang
C. lemari dan rak dipadukan dengan basis data Letak penyimpanan berkas yang menggunakan Micrososft Office dan sesungguhnya ( misal lemari 1 laporan menggunakan Crystal report, rak A) dimana hasil aplikasinya dapat di
D. gunakan sebagai aplikasi pengarsipan Data objek pembiayaan yaitu data bangunan yang dijadikan yang mempermudah pekerjaan para objek kredit seperti data pegawai dan staff administrasi dalam
Sertifikat dan
IMB ( ijin meangarsipkan semua data konsumen mendirikan bangun ) dalam diperusahaan mereka bentuk hasil Scanner format jpg.
METODE PENELITIAN
2. Proses Pengelompokan berkas debitur sesuai dengan lemari Perangkat lunak sistem penyimpanan. pengarsipan yang akan dibuat mengikuti
Proses ini juga dilakukan oleh prinsip sederhana pengarsipan, yaitu staf administrasi kredit dan otomatisasi menampilkan data dan berkas orang program sendiri. Tetapi untuk yang sudah menjadi debitur di Sentra kemudahan pemisahan arsip,
Kredit Konsumer Bank Negara Jurnal Ilmiah Fakulta pengelompokan berkas debitur dilakukan tetap pada form penginputan data debitur.
3. Pembuatan Laporan Operator (Staf Administrasi kredit) memilih laporan apa yang akan dicetak, dan program akan langsung mencetak sesuai dengan yang diminta oleh operator. Dalam program ini tersedia laporan data debitur menurut tanggal masuk penginputan dan juga pelaporan data debitur yang masih aktif atau sudah selesai masa kreditnya pada Bank Negara Indonesia SKK Banjarmasin.
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN
d. Input Data Form 1.
Hasil Penelitian Debitur(Tambah/edit data
debitur) .Dari program yang dibuat menggunakan visual Basic ini di dapatkan form antar muka yang meliputi : a.
Menu Utama sistem pengarsipan data debitur b.
Form Login e.
Form Input Data Debitur Form login merupakan halaman
(Browse / hapus data debitur) keamanan untuk masuk kehalaman Administrator. Admin harus mengisi username dan password yang telah terdaftar.
f.
Form Report / Laporan data c. Form New User dan Ganti debitur
Password Jurnal Ilmiah Fakulta
2. Implementasi Sistem
Jurnal Ilmiah Fakulta
Proses login dilakukan dengan cara menginputkan Admin dan password. Dari Admin dan password ini akan diketahui status login, siapakah user atau pengguna yang menggunakan sistem ini.
Suk ses
INPU T OUTPUT DIHARAPKAN STAT US D Enkrips i Admin dan passwo rd yang valid Mema sukka n data login admin = Form Login tertutup Dan masuk ke menu program
ID T TUJUA N
TE ST C AS E
Tabel Test Case Login
penjelasan dari hasil inputan, dan field status berisi keterangan.
field output yang diharapkan berisi
Admin dan password, field input berisi inputan dari masing-masing data user,
field Tujuan berisi keterangan data
Sebagai contoh Tabel dibawah Menunjukan test case Login di mana
Desain Uji Coba Tampilan Login
Implementasi sistem program ini mencakup spesifikasi kebutuhan perangkat keras (hardware) dan spesifikasi perangkat lunak (software). Implementasi pembuatan perangkat lunak Sistem Pengarsipan ini disusun secara sistematis, mulai dari pembuatan tabel, relasi antar tabel, query, pembuatan ADsaform, pembuatan report sampai dengan pembuatan menu utama sehingga menjadi suatu aplikasi yang utuh
Kekurangan dan kelemahan aplikasi pada tahap ini akan dievaluasi sebelum diimplementasikan secara nyata. Aplikasi akan diuji dengan melakukan berbagai percobaan untuk membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan tujuan.
4. Pengujian Program Evaluasi dan Uji Coba bertujuan untuk memastikan bahwa aplikasi telah dibuat dengan benar sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan.
Microsoft Access 2010 4. Power Desaigner 6 5. Seagate Crystal Report 7.01 .
2. Visual Basic 6.0 3.
Microsoft Windows 7 Ultimate,8 , 10 atau minimal Microsoft Windows XP
1. Sistem Operasi adalah
3. Spesifikasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Kebutuhan Perangkat Keras
(software) yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini adalah:
Mouse dan Keyboard Adapun perangkat lunak
VGA Card minimal 64 Mb 4. Hardisk 80 Gb atau Lebih 5. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 768
Memory 512 atau lebih 3.
Intel/Amd Pentium 4 atau lebih 2.
Sebelum menjalankan aplikasi ini ada hal yang harus diperhatikan yaitu kebutuh sistem. Sesuai dengan kebutuhan untuk merancang sistem diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak. Adapun perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan apllikasi ini yaitu:
1. Processor
TE ST CA SE
INPUT OUTPUT DIHARAP KAN STA TUS
Suk ses
Disimpan /Ditambahkan muncul pesan : Jika Data Pemohon Berhasil Diubah
Suk ses Jika Data Pemohon Berhasil
Muncul pesan “Data berhasil diubah”
Mengupdate perubahan data yang sudah diedit
u Update data Debitur sesudah diedit
suk ses
E Edit / Ubah data Debitur dari table databas e Mengedit data Debitur yang sudah ada pada tabel data debitur dengan cara memasukan no aplikasi kemudian Clik tombol edit Data di table berubah sesuai dengan data yang diedit
tabel Data Debitur akad an”
Jurnal Ilmiah Fakulta
User1 dan passw ord = 123
S Simpan input data Debitur baru ke
ID T TUJUA N
Tabel Test Form Input Data Debitur
Proses Form Input data Debitur adalah proses tambah dan edit data Debitur. Proses ini bertujuan untuk mengetahui apakah proses inputan data bisa dilakukan melalui aplikasi ini sebagaimana terlihat pada Tabel dibawah
Desain Uji Coba Tampilan Form Input data Debitur Tambah & edit Debitur
Username / Password
Suk ses Pesan Salah memasukkan
Mema sukka n data login usern ame dan passw ord yang tidak sesuai Form Login masih terbuka dan akan muncul pesan ” Admin/Pasword salah, Cob a lagi ”
A Admin dan passwo rd yang tidak valid
Memasukka n data-data Debitur yang sudah melakukan Muncul pesan “Data berhasil ditambahk Jurnal Ilmiah Fakulta
Desain Uji Coba Tampilan Form Input data Debitur Browse dan hapus debitur
Proses Form browse dan hapus debitur adalah mencari data debitur di table data debitur dengan memasukkan kode aplikasi, nama debitur atau no KTP Debitur dan pada Form ini terdapat button Hapus untuk menghapus salah satu data di table data debitur.
TES T CAS E ID TUJUAN
Mencari data debitur Searchin g debitur dengan memasu kkan kode aplikasi, nama debitur atau no KTP Muncul pilihan data Debitur yang sudah ada pada dbgrid form data debitur
Suks es Hapus data debitur dari table database Memilih data pemoho n lelang yang sudah ada pada dbgrid form hasil lelang dan pilih dan mengkli k button Hapus muncul pertanya an “anda yakin akan mengha pus data tersebut? ” bila “yes” maka akan terhapus dan bila “No”ma ka akan muncul pesan “Dta tidak jadi dihapus”
Suks es Mengemb alikan data pencarian
Mengkli k Button refresh Kembali ke data awal
Suks es data debitur dimulai dari no awal
Pencarian data debitur dengan keyword no aplikasi, nama debitur , atau No.KTP
INPUT OUTPUT DIHARA PKAN STAT US
Memilih data debitur yang akan dihapus Desain Uji Coba Tampilan Form Laporan
Proses Laporan dilakukan dengan menginput Tanggal yang ingin dicetak. Dari Tanggal yang dipilih akan diketahui mulai tanggal berapa dan sampai tanggal berapa dalam laporan yang akan dicetak. Bisa kita lihat pada Tabel dibawah
T TES TUJU
INPUT OUTPUT STA T AN DIHARA TUS CAS PKAN E ID Mence Mengi Laporan Suks tak nput yang es lapora tangga dipilih n data l yang telah
PENUTUP debitu akan tercetak
1.KESIMPULAN r dicetak
Dari hasil pembuatan perangkat lunak pengarsipan berkas menggunakan visual basic 6, kesimpulannya adalah
Tabel diatas Menunjukan Test sebagai berikut :
Case Form Laporan dimana field tujuan
a. Kekurangan dari Program ini berisi perintah, field input berisi inputan yaitu Program nya sangat sederhana , pengguna dalam menentukan Tanggal tetapi dapat mempermudah dan yang dipilih, dan field output yang mempercepat pencarian berkas adk di diharapkan berisi penjelasan hasil dari lemari dan gudang pada BNI SKK inputan. Banjarmasin.
b. Biaya pengadaan aplikasi penjualan relatif murah, karena pengoperasiannya tidak membutuhkan
Memilih Tanggal yang akan dicetak komputer dengan spesifikasi tinggi. pada Laporan
c. Membuat sistem pengarsipan dengan Visual basic 6 cukup mudah karena terdapat banyak fasilitas wizard yang mempercepat dan mempermudah pembuatan aplikasi.
2. SARAN
Penulis mengajukan beberapa saran yang mungkin dapat dipertimbangkan, yaitu :
Jika sudah menentukan tanggal
1. Mengingat pentingnya yang akan dicetak maka Output yang penginputan data debitur yang akan menjadi laporan yang dihasilkan akurat, seperti nama lengkap, adalah seperti dibawah ini : alamat lengkap dan peletakan arsip yang sesuai dengan lemari penyimpanan yang ada didunia nyata maka proses tersebut lebih baik dilakukan secara terkomputerisasi dan sistem pengarsipan ini merupakan solusi
Jurnal Ilmiah Fakulta yang baik untuk permasalahan Kristanto, Harianto. 1994. Konsep tersebut.
Perancangan Database.
2. Yogyakarta:Andi.
Sistem pengarsipan ini dibuat dengan tampilan user friendly, mudah digunakan. Tetapi lebih baik Maulana, Edwin, 2002. Aplikasi operator program harus memiliki Microsoft Access untuk pengetahuan dasar tentang sistem Jakarta : Madcoms.
Inventory, operasi Windows.
Santoso, , 2005 Aplikasi Visual Basic 6.0
dan Visual Basic NET, Penerbit DAFTAR PUSTAKA Andi,Yogyakarta.
Halvorson, Micheal. 2002. Step by Step Setiawan, Oke S.T.2008. Panduan
Microsoft Visual Basic
6.0. Membuat Data Flow Jakarta:Elex Media Komputindo.
Yuswanto, Soetam dan Amelia.2008. J. Alam, M. Agus, 2000, Manajemen
Pemrograman
Database dengan Microsoft Visual Visual1. Surabaya:STIKOM.
Basic, PT Elex Media Komputindo, Jakarta. .Jurnal Ilmiah Fakulta