PELATIHAN PENYUSUNAN SK PEJABAT UNESA (revisi)

PELATIHAN PENYUSUNAN SURAT KEPUTUSAN PEJABAT DILINGKUNGAN UNESA

  OLEH :

  

SURAT KEPUTUSAN (SK)

PEJABAT DILINGKUNGAN UNESA

Ada 2 (dua) macam :

  

1. SK Pejabat yg bersifat

‘Peraturan’;

  

2. SK Pejabat yg bersifat ‘Penetapan’ STRUKTUR SK PEJABAT

  STRUKTUR SK PEJABAT TERSUSUN ATAS 4 (EMPAT) BAGIAN BESAR, YAITU

  : 

  BAGIAN JUDUL

  

  BAGIAN PEMBUKAAN

  

  BAGIAN BATANG TUBUH

  

  BAGIAN PENUTUP

  

  BAGIAN PENJELASAN (jika diperlukan)

  JUDUL JUDUL SUATU KEPUTUSAN, MERUPAKAN URAIAN SINGKAT MENGENAI ISI KEPUTUSAN YANG BERSANGKUTAN YANG DIDAHULUI

DENGAN PENYEBUTAN KETERANGAN

TENTANG JENIS, NOMOR, TAHUN PEMBENTUKAN, DAN NAMA

  CONTOH

SURAT KEPUTUSAN

REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

Nomor : 005/H38/HK.01.23/KL.01.13/2011

Tentang

  

PEMBERHENTIAN DAN PENGANGKATAN TIM

BANTUAN HUKUM UNIVERSITAS NEGERI

SURABAYA TAHUN 2011

  PEMBUKAAN

  Bagian Pembukaan suatu SK PEJABAT Berturut-turut terdiri atas :

  a. Frase “SURAT KEPUTUSAN...;

  b. Jabatan yg mengeluarkan putusan ;

  c. Konsiderans (bagian menimbang);

  d. Dasar Hukum (bagian mengingat); dan e. Diktum.

  FRASE “SURAT KEPUTUSAN” 

  Ditulis seluruhnya dengan huruf kapital,yg diletakkan di tengah margin;

  

  Ditulis sebelum nama jabatan Pejabat yg mengeluarkan Keputusan; JABATAN YG MENGELUARKAN KEPUTUSAN : 

  Ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, dan diletakkan di tengah margin, diakhiri dengan tanda baca koma

  _ KONSIDERANS : _ Diawali dgn kata : Menimbang;

Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-

pokok pikiran yg menjadi latar belakang dan alasan _ dikeluarkannya Keputusan;

Tiap-tiap pokok pikiran diawali dgn huruf abjad, dan

dirumuskan dalam satu kalimat yg diawali dgn kata _ ‘bahwa’; dan diakhiri dgn tanda baca titik koma; Jika Konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,

tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian

_ kalimat yg merupakan kesatuan pengertian; Ingat! Pokok pikiran yg hanya menyatakan bahwa

  CONTOH :

  Jika konsiderans memuat lebih dari satu pertimbangan, rumusan butir pertimbangan terakhir berbunyi sebagai berikut :

  

  Menimbang :

  a. bahwa.......;

  b. bahwa.......;

  c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan DASAR HUKUM : @Dasar hukum diawali dgn kata ‘Mengingat’.

  

  Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan perundangan yg memerintahkan atau menjadi dasar dibuatnya Keputusan Pejabat;

  

  Peraturan atau Keputusan yg digunakan sebagai dasar hukum, hanya yg tingkatannya sama atau lebih tinggi;

  

  Jika jumlahnya lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tingkatan DIKTUM : 

  Terdiri atas :

  a. kata Memutuskan; (ditulis seluruhnya dgn huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dgn tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin); b. kata Menetapkan; (dicantumkan sesudah kata memutuskan yg disejajarkan ke bawah dgn kata ‘Menimbang’ dan ‘Mengingat’. Huruf awal kata

Menetapkan ditulis dgn huruf kapital dan diakhiri dgn

tanda baca titik dua);

  c. nama (surat) Keputusan; (dicantumkan lagi setelah

  

SUBSTANSI BATANG TUBUH



  Ketentuan umum

  

  Materi pokok yg diatur

  

  Ketentuan Pidana (jika diperlukan)

  

  Ketentuan Peralihan (jika diperlukan)

  

  Ketentuan Penutup

  Pengelompokan materi : buku, bab, bagian dan paragraf;

  PENGELOMPOKAN MATERI DLM KEPUTUSAN : 

• Urutan Pengelompokan : _•

  

a. Bab dengan Pasal tanpa bagian dan paragraf;

_•

b. Bab dengan Bagian dan Pasal, tanpa paragraf; • c. Bab dengan Bagian dan Paragraf yg berisi Pasal.

  KETENTUAN UMUM : 

  

Ketentuan umum diletakkan pada Bab atau pasal

_ pertama; Boleh memuat lebih dr 1 (satu) pasal; 

  Ketentuan umum berisi : 1. batasan pengertian atau definisi; 2. singkatan atau akronim yg dipakai dlm Keputusan;

3. Hal lain yg mencerminkan asas, maksud dan tujuan;

  MATERI POKOK YG DIATUR : 

  Ditempatkan langsung setelah bab ketentuan umum

  

  Materi pokok dpt dibagi ke dlm kelompok yg lebih kecil;

   _ Misal : pembagian berdasar urutan jenjang jabatan; (Rektor, Pembantu Rektor, Dekan, Ketua Jurusan, dan Ketua Program Studi)

• Pembagian berdasarkan urutan/kronologis;

  KETENTUAN PERALIHAN : 

  Memuat ttg penyesuaian keputusan baru dgn keputusan yg sdh ada lebih dahulu, utk menghindari implikasi hukum;

  

  Ditempatkan diantara bab ketentuan pidana dan bab ketentuan penutup; KETENTUAN PENUTUP : 

  Ketentuan penutup, mengatur :

  a. Penunjukan organ/alat kelengkapan yg akan melaksanakan keputusan itu; b. Nama singkat Keputusan;

  c. Status Keputusan pejabat yg sdh lebih dulu ada; c. Kapan Keputusan mulai berlaku.

BATANG TUBUH

   BATANG TUBUH MERUPAKAN BAGIAN

SUBSTANSIAL DALAM STRUKTUR SUATU

KEPUTUSAN

  

BAGIAN INI MEMUAT SELURUH KETENTUAN ATAS MATERI YANG DIATUR DALAM KEPUTUSAN TERSEBUT. KETENUAN-KETENUAN ITU DIRUMUSKAN DALAM BENTUK KALIMAT PERUNDANG-

BATANG TUBUH

   TERSUSUN ATAS KELOMPOK-KELOMPOK

YANG SECARA BERJENJANG TERDIRI ATAS:

BAB, BAGIAN, PARAGRAF, PASAL, AYAT, ANGKA, DAN BUTIR.

   Meskipun merupakan bagian dari pasal, ayat bukan merupakan satuan acuan ketentuan. Untuk mempermudah

  CATATAN :

  CONTOH :

PASAL 4 Setiap orang yang ingin mendirikan

  bangunan harus memiliki izin mendirikan bangunan yang didapatnya dengan cara mengajukan surat permohonan yang ditujukan kepada kepala desa/kelurahan setempat yang berisi keterangan mengenai nama, tempat dan tanggal lahir, nomor pokok wajib pajak, pekerjaan, alamat tempat tinggal,

alamat tanah yang akan didirikan bangunan, dan

  

Sedangkan secara materiil, struktur

Batang Tubuh terisi atas kelompok-

kelompok ketentuan yang terdiri atas :

1. Ketentuan Umum 2.

  Ketentuan atas Materi 3. Ketentuan Pidana 4. Ketentuan Peralihan

  Catatan : Ketentuan pengaturan atas materi dalam suatu peraturan daerah merupakan ketentuan-ketentuan operasional yang mengandung peraturan-peraturan yang memerintahkan, melarang, atau

mengizinan individu atau lembaga untuk

berperilaku sebagaimana ditetapkan.

  Dengan demikian, perancang harus

  

Sedangkan Ketentuan Umum, Ketentuan Pidana,

Ketentuan Peralihan, dan Ketentuan Penutup dalam suatu Surat keputusan merupakan ketentuan-ketentuan teknis yang mencakup pengaturan atas masalah-masalah praktis. Ketentuan-ketentuan ini membantu pembaca melalui pendefinisian istilah-istilah, serta penyebutan asas dan tujuan Surat Keputusan tersebut. Selain itu, ketentuan-ketentuan ini menjelaskan kepada para pembaca bagaimana

KETENTUAN UMUM

  

  Ketentuan umum diletakkan pada bab pertama, atau pasal-pasal pertama dalam suatu Surat Keputusan

  

  Di dalam ketentuan ini dapat dimuat ketentuan- ketentuan seperti : definisi atau pengertian dari kata, akronim atau singkatan, penyebutan singkat atas nama, dan hal-hal umum yang berlaku bagi ketentuan-ketentuan dalam Surat Keputusan

KETENTUAN ATAS MATERI

   Ketentuan Pengaturan atas Materi dituliskan setelah ketentuan umum

   Pengelompokan (grouping) dan pengurutan (ordering) atas peraturan-peraturan dalam ketentuan ini bergantung pada sebera luas ruang lingkup materi yang diatur

KETENTUAN PIDANA

  

Mengingat bahwa Ketentuan Pidana

tidalk selalu diperlukan bagi suatu peraturan perundang-undangan,

maka ketentuan ini tidak mutlak ada

di dalam suatu peraturan Ketentuan Pidana ditempatkan

   Catatan :

  Pasal 143 ayat 92) Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah membatasi tingkat maksimal ancaman pidan yang dapat dimuat dalam peraturan

daerah yaitu: selama 6 (enam) bulan

kurungan atau denda sebanyak Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta

KETENTUAN PERALIHAN

  

  Ketentuan Peralihan mengatur mengenai penyesuaian terhadap keadaan dan hubungan hukum yang telah ada atau sedang berlangsung pada saat mulai berlakunya suatu Peraturan

  

  Ketentuann ini juga tidak selalu diperlukan pengaturannya dalam suatu peraturan

  

4 MODEL PENGATURAN DALAM

KETENTUAN PERALIHAN 

  Peraturan-peraturan tentang

penerapan suatu peraturan terhadap

keadaan dan hubungan hukum yang

telah ada atau sedang berlangsung pada saat mulai berlakunya peraturan tersebut

   Peraturan-peraturan tentang

penyimpangan ketentuan-ketentuan

   Peraturan-peraturan tentang aturan khusu bagi keadaan dan hubungan hukum yang telah ada atau sedang berlangsung pada saat mulai berlakunya perturan, atau

   Peraturan-peraturan tentang pelaksanaan peraturan yang bersangkutan secara berangsur-

  CONTOH:

  (1) Advokat, penasihat hukum, pengacara praktik dan konsultan hukum yang telah diangkat pada saat UU ini mulai

berlaku, dinyatakan sebagai advokat

sebagaimana diatur dalam UU ini

  (2) Pengangkatan sebagai pengacara praktik yang pada saat UU ini mulai berlaku masih dalam proses

KETENTUAN PENUTUP

  

Ketentuan Penutup merupakan kelompok

ketentuan terakhir dari Batang Tubuh suatu peraturan perundang-undangan

  

Ketentuan ini biasanya memuat peraturan-

peraturan mengenai: pengaruh peraturan

perundang-undangan yang bersangkutan

terhadap peraturan perundang-undangan

yang telah ada, lembaga pelaksana, nama

  3 MODEL PENGATURAN MENGENAI SAAT MULAI BERLAKUNYA PERATURAN 

  Berlaku pada tanggal diundangkan atau ditetapkan 

  

Berlaku pada beberapa waktu setelah

diundangkan dengan berdasarkan pada tanggal tertentu, atau penetapan oleh peraturan perundang-undangan lain

   Berlaku pada tanggal diundangkan,

  CONTOH:

Pasal 35 Pada saat UU ini mulai berlaku, maka: 1. Reglement op de Rechterlijke Organisatie en

  het Beleid der justitie in Indonesie (Stb. 1847

Nomor 23 jo. Stb. 1848 Nomor 57), Pasal

185 sampai Pasal 192 dengan segala perubahan dan penambahannya;

2. Bepalingen betreffende het kostuum der

  Rechterlijke Ambtenaren dat der Advocate, CONTOH: 

  Bevoegheid departement hoofd in burgelijke zaken van land (Stb. 1910 Nomor 446 jo.

  Stb. 1922 Nomor 523); dan 

  

Vertegenwoordingin van de land in rechten (K.B.S 1922 Nomor 522); dinyatakan tidak berlaku lagi. KEJELASAN DAN KETELITIAN KATA DALAM “SURAT KEPUTUSAN” SURAT KEPUTUSAN PEJABAT SELALU BERTUJUAN UNTUK MENGARAHKAN PERILAKU BAWAHAN DGN CARA-CARA YANG SERING KALI BERSIFAT TEGAS; PERANCANG HARUS MENGGUNAKAN KATA2 YG TEPAT DAN AKURAT, KETIKA MERUMUSKAN KETENTUAN ATAS MATERI YG DIATUR KE DLM BENTUK KALIMAT “KEPUTUSAN”

KRITERIA-KRITERIA KEJELASAN DAN KETELITIAN 

  Hindari penggunaan kata yg samar-samar;

  

  Hindari pemakaian kata yg berarti ganda;

  

  Gunakan kata yg konsisten;

  

  Letakkan konsep yg penting di akhir kalimat;

  

  Gunakan kata ‘dan’ dan ‘atau’ secara tepat;

   Hindari penggunaan kata yg berlebihan.

  #1: HINDARI PEMAKAIAN KATA YG SAMAR-SAMAR 

  Contoh :

  

  Dalam keadaan darurat, Rektor dapat melimpahkan pelaksanaan tugasnya cukup kepada Pembantu Rektor bidang akademik;

  #2 : HINDARI PEMAKAIAN KATA YG BERMAKNA GANDA 

  Contoh :

  

  Kecuali terhadap program studi baru, pelimpahan tugas oleh Dekan di tingkat fakultas hanya dapat diberikan kepada Ketua Jurusan

  

#3 : GUNAKAN KATA YG KONSISTEN



  Setiap kata memiliki makna tertentu;

  

  Kata-kata yg berbeda selalu berarti hal-hal yg berbeda;

  

  Oleh karena itu, Perancang hrs menggunakan kata yg sama utk hal yg sama.

  #4 : LETAKKAN KONSEP YG PENTING DI AKHIR KALIMAT Perhatikan dua ketentuan berikut ini : 

  Dewan Pengawas dapat mengajukan Rekomendasi kpd Rektor utk melakukan tindakan hukum dalam hal pimpinan sub unit kerja dgn sengaja meninggalkan tugas dan tanggung- jawabnya;

   Dalam hal pimpinan sub unit kerja dgn sengaja meninggalkan

  

#5 : GUNAKAN KATA ‘DAN’ DAN ‘ATAU’

SECARA TEPAT 

  ‘dan’ digunakan sebagai pengait;

   ‘atau’ digunakan sebagai pemisah.

  

  Sebaiknya, kedua kata tersebut tidak digunakan secara bersama-sama krn menimbulkan kontradiksi.

  #6 : HINDARI PENGGUNAAN KATA YG BERLEBIHAN 

  Kalimat per uu an yg baik, tidak boleh lebih dari 4-5 baris atau 30-40 kata;

  

  Kalimat yg terlalu panjang akan membingungkan org yg berlatar pendidikan rendah POLA KALIMAT DALAM SURAT KEPUTUSAN 

  Perancang hrs menjelaskan dengan kalimat yg baik, mengenai ‘siapa yg dituju’ dan ‘apa yg hrs dilakukannya’;

  

  Kalimat ‘Keputusan’ hrs mengandung ‘Subyek’ dan ‘Predikat’;

  

  Subyek adl setiap org atau sekelompok org yg diperintahkan, dilarang atau diperbolehkan dlm Keputusan;

• SUBYEK MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MELAKUKAN TINDAKAN _{CONTOH :}

  

  Hewan ternak dilarang berkeliaran dalam lingkungan Kampus;

  Bandingkan Setiap org ddilarang membiarkan hewan ternak yg dimilikinya berkeliaran dalam lingkungan kampus.

• SUBYEK BUKAN BENDA MATI

  

  Permohonan Surat ijin belajar utk studi lanjut ke S2 dan S3, hrs memuat keterangan tentang identitas, alamat dan nama Universitas/institut yg dituju;

  

  Bandingkan

  

  Dalam pengurusan Surat Ijin Belajar ke S2 dan S3, pemohon hrs mencantumkan keterangan

• GUNAKAN KALIMAT AKTIF, DAN BUKAN PASIF

  

  Petugas yg melakukan Rekapitulasi nilai mata kuliah, dapat diberhentikan apabila terbukti mengganti atau merubah nilai yg tidak sesuai dgn nilai mata kuliah yg sebenarnya;

  

  Bandingkan : Kepala BAUK dapat memberhentikan petugas Rekapitulasi nilai, apabila terbukti mengganti

• GUNAKAN KATA TUNGGAL, DAN BUKAN JAMAK

  

  Karyawan-karyawan bagian keuangan hrs tetap masuk kerja pada hari Sabtu;

  

  Bandingkan :

  

  Karyawan bagian keuangan hrs tetap masuk kerja pada hari Sabtu.

• * MENGACU PD PERILAKU, BUKAN

  HAK DAN KEWAJIBAN

  

  Setiap karyawan yg tersangkut perkara berhak meminta bantuan Hukum dr TBH Unesa;

  

  Bandingkan :

  

  Pimpinan unit atau sub unit kerja dilarang