BAB 5 PERENCANAAN GLOBAL - BAB 5 Perencanaan Global

BAB 5 PERENCANAAN GLOBAL

5.1 Learning Outcomes

Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat menyusun rencana global sebuah CE dengan pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang.

5.2 Perencanaan Global

Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa panitia sebuah CE terdiri dari dua,yaitu panitia inti dan panitia pendukung atau panitia seksi. Panitia inti bertugas sebagai perumus CE, kemudian panitia pendukung bertugas menindaklanjuti hasil kerja panitia inti. Rumusan CE dituangkan dalam Rencana Global dan tindak lanjutnya adalah Rencana Detail. Jadi tugas dari Panitia Inti adalah menyusun Rencana Global dan tugas Panitia Pendukung adalah menyusun Rencana Detail.

Rencana Global adalah perencanaan secara umum yang menguraikan tentang langkah-langkah umum yang akan dilakukan berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah even, mulai sebelum pelaksanaan, pada saat pelaksanaan, hingga penyelesaian berbagai hal setelah even dilaksanakan. Perencanaan Global disusun dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan Sasaran Umum (SU) SU CE adalah semua pihak yang berkepentingan dengan suatu organisasi, atau yang sering disebut sebagai para pemangku kepentingan. Mereka adalah berbagai pihak yang memiliki pengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Jika mengacu pada konsep Pubic Relations, para pemangku kepentingan ini disebut sebagai public. Public dibagi menjadi 2 yaitu internal public, yaitu public yang ada di dalam organisasimulai dari pimpinan hingga karyawan dan external supleyer, dan masyarakat umum.

2. Mengidentifikasi Isu Utama (IU) pada SU

IU adalah kondisi yang sedang dialami oleh SU suatu organisasi pada kurun waktu tertentu. IU ini ada kaitannya dengan pencapaian Visi, Misi, Tujuan organisasi. IU biasanya merupakan kesenjangan yang terjadi antara realisasi pencapaian tujuan dengan tujuan yang telah ditetapkan.

IU harus diidentifikasi berdasarkan data-data yang dapat dipertanggung jawabkan dan tidak boleh hanya diperkirakan. Contohnya adalah sebagai berikut: PT POLINEMA INDONESIA mentargetkan bahwa seluruh karyawan non-marketing harus memahami product

knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan.

Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka. Bisa juga IU itu merupakan kesenjangan antara kondisi sekarang dengan kondisi yang akan datang. Contohnya adalah sebagai berikut: Pada 3 tahun yang akan datang akan diadakan promosi 5 kepala cabang. Salah satu syaratnya adalah bahwa yang dipromosikan minimal harus berijasah S1 atau D4. Berdasarkan data yang ada di Bagian Personalia, dari karyawan yang akan dipromosikan hanya ada 1 yang memiliki ijasah D4, calon lainnya hanya berijasah D3.

3. Menentukan Tema CE Rumusan tema dibuat berdasarkan hasil idetifikasi semua IU yang ada pada SU. Hasil rumusan tema merupakan rumusan solusi umum penyelesaian keseluruhan IU. Tema ini biasanya minimal untuk 1 tahun, mengikuti periode perencanaan jangka-pendek organisasi. Sebagai contoh, misalkan dari hasil identifikasi IU yang ada, dirumuskan tema: “Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia untuk Mencapai Produktivitas Optimal Organisasi”. a. What. CE apakah yang akan diselenggarakan? Maksudnya untuk menindaklanjuti rumusan tema CE apa sajakah yang dapat digunakan sebagai sarana menyelesaikan IU yang ada. Dalam hal ini satu CE bisa saja hanya untuk menyelesaikan satu IU. Namun yang lebih baik jika sebuah CE dapat menyelesaikan lebih dari satu IU. Dalam kasus tertentu juga akan mungkin terjadi, untuk menyelesaikan satu IU perlu ditindaklanjuti dengan lebih dari satu CE. Sebagai contoh,mengcu pada contoh IU sebelumnya, yaitu: PT Maju Sejahtera mentargetkan bahwa seluruh karyawan non- marketing harus memahami product knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka. Karena permasalahan yang terjadi adalah 60% karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja belum memahami product

knowledge dari produk baru, padahal mereka sudah mengikuti sosialisasi.

Untuk mengatasi masalah tersebut maka CE yang dipilih adalah yang dapat meningkatkan pemahaman seluruh karyawan non-marketing tentang

product knowledge dari produk baru. Tentunya harus dipilih yang lebih

efektif dibanding dengan sosialisasi yang telah dilakukan. Dengan mempertimbangkan bahwa mereka sudah pernah mendapatkan sosialisasi, maka dipilih CE yang dapat memotivasi mereka untuk lebih memahami

product knowledge dari produk baru. Untuk itu dipilih misalnya: Lomba

Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru.

b. Who. Who adalah sasaran CE yang diambil sebagian dari SU dalam jumlah tertentu dan personel pendukung CE. Sasaran CE adalah pihak-pihak yang menjadi peserta. Kemudian personel pendukung CE adalah pihak-pihak yang akan terlibat atau perlu dilibatkan pada saat pelaksanaan CE, tetapi bukan panitia pelaksana, seperti misalnya Pembuka Acara, Undangan, termasuk kualitatip dan secara kuantitatip. Contoh:

Tabel 4.1 Deskripsi Sasaran CE

Jumlah No Sasaran CE Peran

(orang)

1 Karyawan non-marketing

1. Peserta, 3/unit kerja

dept (15 unit kerja)

2. Supporter

75 Jumlah No Personel pendukung CE Peran

(orang)

1 Direktur Undangan & Pembuka Acara

2 Kepala Bagian Undangan & Yuri Lomba

3 Satpam Keamanan

4 Sanggar Alunan Nada Pengisi AcaraHiburan

c. Why. Why (mengapa mereka harus mengikuti even). Jadi yang disajikan di sini

adalah tujuan yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan even. Dalam merumuskan tujuan harus mereferensi pada Tema dan dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi atau menyelesaikan permasalahan yang sedang

dialami organisasi. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka

Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru, tujuan diselenggarakan

adalah agar Karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari

15 unit kerja memahami product knowledge produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan.

d. Menguraikan Where (tempat penyelenggaraan even), tempat yang seperti apa dan di mana, yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan even dengan peserta seperti yang sudah dirumuskan, agar tujuannya dapat diwujudkan. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka tempat

yang dicari adalah tempat yang:

dapat menampung peserta dan supporter lomba cerdas cermat
sebanyak 120 orang
• berada di lingkungan perusahaan agar semua sasaran CE bisa ikut

berpartisipasi e. Menentukan waktu pelaksanaan (When), kapan dan berapa lama CE harus dilaksanakan di tempat yang sudah dipilih agar peserta dapat mengikuti even tersebut dan tujuannya dapat diwujudkan.

Makan Siang.

Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka waktu yang dapat digunakan adalah pada saat

istirahat siang, selama 60 menit. Kemudian mengingat tujuan CE ini harus

sudah terwujud sebelum awal tahun depan, maka akan dilaksanakan Minggu ke 3 bulan Nopember.

Sebelum masuk ke perumusan How, lakukan pengkajian ulang terhadap rumusan 5 W dulu. Jika dirasa sudah mendapatkan rumusan yang terbaik, baru masuk ke How. Untuk merumuskan How harus didasarkan pada rumusan 5 W. Langkah perumusannya adalah sebagai berikut: a. Merumuskan Format Penyelenggaraan CE. Untuk merumuskan format penyelenggaraan CE yang akan diselenggarakan dilakukan dengan menjawab pertanyaan: Bagaimana CE diselenggarakan, untuk semua peserta yang telah ditentukan, agar tujuannya dapat terwujud, di tempat yang telah dipilih, dalam waktu yang telah ditentukan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan baik, ada 2 (dua) hal yang peru dilakukan, yaitu:

1. Gunakan format umum CE yang biasa digunakan. Contoh: Untuk Cerdas

Cermat secara umum adalah:

Ada juaranya
Juara ditentukan pada babak final
Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan.
Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai dalam menjawab pertanyaan
Materi pertanyaa dapat bersifat umum atau tergantung tema

penyelenggaraan Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru.

Juara: Terdiri dari Juara 1, 2, 3, Harapan 1, dan Harapan 2
Juara ditentukan pada babak final yang dikuti oleh 5 Tim terbaik hasil babak penyisihan.
Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan. Karena ada 15 tim, maka babak penyisihan dilakukan 3 tahapan. Tiap tahapan diikuti oleh 5 tim.
Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai dalam menjawab pertanyaan. Dari 3 tahap penyisihan dipilih 5 tim dengan nilai tertinggi untuk mengikuti babak final.
Baik dalam babak penyisihan maupun final, jika ada pertanyaan yang tidak terjawab oleh peserta akan diberikan kepada penonton/supporter. Bagi yang jawabannya benar diberi hadiah hiburan.
Materi pertanyaa berkaitan dengan Product Knowledge Produk Baru tahun depan.

b. Melakukan Identifikasi Kebutuhan

Tabel 4.2 Identifikasi Kebutuhan

Persiapan Deskripsi Kebutuhan Urutan & Waktu Kronologis Proposal Kegiatan 5/1 hari

11 Nop Pembentukan Panitia Inti 1/1 hari

01 Nop Perencanaan Umum 3/3 hari 03 s/d 05 Nop Panitia Pelaksana Perencanaan Detail & Anggaran 4/3 hari 06 s/d 08 Nop Pengurusan Tempat 8/5 hari 12 s/d 16 Nop Penyiapan Konsumsi 8/5 hari 12 s/d 16 Nop Publikasi 6/7 hari 07 s/d 14 Nop Penyiapan Soal 8/3 hari 12 s/d 14 Nop Penyiapan Yuri Cerdas Cermat 8/3 hari 12 s/d 14 Nop Penyiapan Hadiah 7/2 hari 11 s/d 12 Nop Koordinasi Keamanan 7/1 hari

15 Nop Pendaftaran Peserta 7/5 hari 11 s/d 15 Nop

Sekretariat Lomba 2/

Koordinasi Panitia Mingguan Pertemuan Teknis 9/1 hari

15 Nop Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan Urutan

Babak Penyisihan 2/3 hari 18 s/d 20 Nop Babak Final 3/1 hari

21 Nop Penutupan 4/1 hari

22 Nop Pelaporan & Tindak Lanjut Deskripsi Kebutuhan Urutan

Evaluasi 1/1hari

25 Nop Pelaporan Sie 2/2 hari 26 s/d 27 Nop Pelaporan Umum 3/2 hari 28 s/d 29 Nop Pembubaran Panitia 4/1hari

30 Nop

c. Menyusun Jadwal Kerja Untuk menyusun jawal kerja atau rencana kerja CE dilakukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan. Dari hasil identifikasi kebutuhan selanjutnya diurutkan berdasarkan urutan pemenuhannya dan lamanya waktu pemenuhan. Langkah ini seperti pada kolom Urutan & Waktu pada langkah b.

Selanjutnya ditentukan kronologis pelaksanaannya seperti pada kolom Kronologis pada langkah b. Langkah terakhir dalam menyusun rencana kerja adalah

menggambarkan pada grafik waktu terhadap kegiatan seperti pada Gambar 2.1.

d. Menyusun Struktur Panitia

Tabel 4.3 Penyusunan Struktur Panitia

Persiapan Deskripsi Kebutuhan Kelompok Tugas Struktur Panitia Proposal Kegiatan Panitia Inti Panitia Inti Panitia Pelaksana:

Tempat
Konsumsi
Publikasi
Lomba
Sekretariat Pembentukan Panitia Inti Perencanaan Umum Panitia Inti Pembentukan Panitia Pelaksana Panitia Inti Perencanaan Detail & Anggaran Panitia Pelaksana Pengurusan Tempat Tempat Penyiapan Konsumsi Konsumsi Publikasi Publikasi Penyiapan Soal Lomba Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Lomba Penyiapan Hadiah Tempat Koordinasi Keamanan Tempat

Pendaftaran Peserta Sekretariat

Sekretariat Lomba Sekretariat

Koordinasi Panitia Panitia Inti

Pertemuan Teknis Lomba

Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan Babak Penyisihan Lomba Babak Final Lomba Penutupan Lomba

Pelaporan & Tindak Lanjut Deskripsi Kebutuhan

Evaluasi Panitia Inti

Pelaporan Sie Panitia

Pelaksana

Pelaporan Umum Panitia Inti

Pembubaran Panitia Panitia Inti

Untuk menyusun kepanitiaan sebuah CE dapat dilakukan dengan menggunakan langkah-langkah seperti table di atas. Langkah pertama adalah mengelompokkan hasil identifikasi kebutuhan menjadi kelompok pekerjaan. Hal tersebut seperti dilakukan pada kolom Kelompok Tugas. Dari kolom tersebut dapat diketahui bahwa

terdapat dua kelompok besar, yaitu Panitia Inti dan Panitia Pelaksana. Kemudian yang

dapat dimasukkan sebagai Panitia Pelaksana terdiri dari Tempat, Konsumsi, Publikasi, Lomba, dan Sekretariat. Dengan demikian Struktur Panitia yang diperlukan untuk CE tersebut adalah seperti pada kolom Struktur Panitia. Adapun tugas dari kepanitiaan tersebut adalah seperti yang tercantum pada PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU.

PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU

12 Penyiapan Hadiah Sie Sekretariat

Malang, 01 Nopember 2013 Ketua Panitia Suwaryo Tedas

4 Pembubaran Panitia CE Manager Catatan:

3 Pelaporan Umum Sie Sekretariat

2 Pelaporan Sie Panitia Pelaksana

1 Evaluasi Ka Panitia Inti

3 Penutupan Sie Lomba

2 Babak Final Sie Lomba

1 Babak Penyisihan Sie Lomba

15 Pertemuan Teknis Sie Lomba

14 Koordinasi Keamanan Sie Tempat

13 Pengurusan Tempat Sie Tempat

44 Gambar 4.1. Perencanaan Kerja Corporate Event

No Aktivitas N O P E M B E R

10 Penyiapan Soal Sie Lomba

9 Pendaftaran Peserta Sie Sekretariat

8 Publikasi Sie Publikasi

7 Penyiapan Konsumsi Sie Konsumsi

6 Koordinasi Panitia Ka Panitia Inti

5 Proposal Kegiatan Panitia Inti

4 Pembentukan Panitia Pelaksana Panitia Inti Perencanaan Detail & Anggaran Panitia Pelaksana

3 Perencanaan Umum Panitia Inti

2 Sekretariat Lomba Panitia Inti

1 Pembentukan Panitia Inti CE Manager

Penanggung Jawab ⁰¹ ⁰² ⁰⁴ ⁰⁵ ⁰⁶ ⁰⁷ ⁰⁸ ⁰⁹ ¹¹ ¹² ¹³ ¹⁴ ¹⁵ ¹⁶ ¹⁸ ¹⁹ ²⁰ ²¹ ²² ²³ ²⁵ ²⁶ ²⁷ ²⁸ ²⁹ ³⁰

11 Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Sie Lomba

5.3 Latihan

Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun Global Planning, kerjakanlah RENCANA TUGAS – ke 4

BAB 5 PERENCANAAN GLOBAL - BAB 5 Perencanaan Global