TinJauan PenGelOlaan rekam medis BaYi Baru laHir di rumaH sakiT umum daeraH kaBuPaTen karanGanYar
TinJauan PenGelOlaan rekam medis BaYi Baru laHir
di rumaH sakiT umum daeraH kaBuPaTen
karanGanYar
1 2 3rosita dewi kurniasari , rano indradi sudra , riyoko
1 2,3 mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar , dosen aPikes mitra Husada karanganyar 1 2 3 , rano.indradi@yahoo.com , riyokomithus@yahoo.com0cyik_syafa@yahoo.com
ABSTRACT
Based on a preliminary survey in the General Hospital Karanganyar that the newborn made his own medical record
documents. By naming system is a baby, Ny. Mother name. There is no uniformity in the writing of the name of the
baby, it is likely the baby will lead to confused, especially for babies who have the name of the mother and of the
same sex. Newborns are given a number based on the order of last medical record medical record number for new
patients. Medical record documents stored newborn centralized and aligned Terminal Digit filing, Terminal Digit
Filing but not right. This can lead to dificulties if the hospital will be standardized. The study was a descriptive
cross-sectional approach. Subjects were medical records personnel in place Patient Registration and filing unit
oficers at the General Hospital Karanganyar. Research object is a system of naming, numbering medical records,
document storage and alignment medical records of newborns. The research instrument used observation, interview,
and recorder. Analysis of the data using descriptive analysis. The results of the study that the registration of the
newborn performed by oficers TPPGD. Naming a newborn with By, Ny. Mother’s name is not in accordance
with the Procedures for Infants should, Ny. Mother name. Numbering system adopted is Unit Numbering System,
the provision of medical record number for a new patient registration is done automatically because it has been
computerized. Medical record document storage system is centralized and aligned Terminal Digit filing, Terminal
Digit Filing but not true. The alignment system in the ixed procedure is Straight Numerical Filing. Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Karanganyar should update SOPs on naming the newborn and the juxtaposition of
medical record documents. In addition, there should be uniformity in the way of naming the newborn and infant
renaming the document medical records of newborns. This is to facilitate standardization will be done when the
hospital. General Hospital Karanganyar should also conduct an evaluation of a computerized system in order to
improve the patient registration system deiciencies were used.Keywords: medical records of newborns, systems management, naming, numbering, storage, alignment. Bibliography: 7 (2003 - 2010)
aBsTrak
Berdasarkan survei pendahuluan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar bahwa bayi baru lahir dibuatkan dokumen rekam medis sendiri. Sistem penamaan bayi adalah By, Ny. Nama Ibu. Belum ada keseragaman dalam penulisan nama bayi, hal ini mengakibatkan ada kemungkinan bayi akan tertukar, terutama bagi bayi yang memiliki nama ibu dan jenis kelamin yang sama. Bayi baru lahir diberikan nomor rekam medis berdasarkan urutan terakhir nomor rekam medis untuk pasien baru. Dokumen rekam medis bayi baru lahir disimpan secara sentralisasi dan disejajarkan secara Terminal Digit filing, tetapi bukan Terminal Digit filing yang benar. Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan apabila akan dilakukan standarisasi rumah sakit. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Subyek penelitian adalah petugas rekam medis di Tempat Pendaftaran Pasien dan petugas unit filing di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Obyek penelitian adalah sistem penamaan, penomoran rekam medis, penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis bayi baru lahir. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi, pedoman wawancara, dan recorder. Analisis data dengan menggunakan analisis deskriptif. Hasil penelitian bahwa pendaftaran bayi baru lahir dilakukan oleh petugas TPPGD. Penamaan bayi baru lahir dengan By, Ny. Nama Ibu belum sesuai dengan Prosedur Tetap karena seharusnya Bayi, Ny. Nama Ibu. Sistem penomoran yang diterapkan adalah Unit Numbering System, pemberian nomor rekam medis bagi pasien baru dilakukan otomatis karena pendaftaran sudah komputerisasi. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi dan disejajarkan secara Terminal Digit filing, tetapi bukan Terminal Digit filing yang benar. Sistem penjajaran dalam prosedur tetap adalah Straight Numerical filing. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sebaiknya memperbarui Prosedur Tetap tentang penamaan bayi baru lahir dan penjajaran dokumen rekam medis. Selain itu, perlu diadakan keseragaman dalam cara penamaan bayi baru lahir dan penggantian nama bayi pada dokumen rekam medis bayi baru lahir. Hal ini untuk memudahkan apabila akan dilakukan standarisasi rumah sakit. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar sebaiknya juga melakukan evaluasi terhadap sistem komputerisasi dalam pendaftaran pasien sehingga dapat memperbaiki kekurangan sistem yang digunakan.
Kata Kunci: rekam medis bayi baru lahir, sistem pengelolaan, penamaan, penomoran, penyimpanan, penjajaran.
Kapustakaan: 7 (2003 - 2010)PendaHuluan baru lahir diberikan nomor rekam medis berdasarkan
urutan terakhir nomor rekam medis yang diberikan Rekam medis sangat penting dalam menunjang upaya untuk pasien baru. Namun terdapat kelemahan dalam pengendalian mutu pelayanan medis yang diberikan sistem komputerisasi yang digunakan sehingga dapat oleh sarana pelayanan kesehatan beserta staf medis mengakibatkan timbulnya pemberian nomor rekam dan keperawatannya. Rekam medis harus berisikan medis ganda kepada pasien. Dokumen rekam medis informasi kesehatan yang cukup lengkap dan rinci, bayi baru lahir disimpan secara sentralisasi dan akurat dan relevan, sehingga dapat menunjukkan disejajarkan secara Terminal Digit filing, tetapi yang bagaimana perawatan dan pengobatan yang telah berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah berkas Karanganyar bukan Terminal Digit filing yang benar. yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan apabila akan pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan dilakukan standarisasi rumah sakit. Oleh karena itu, pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien peneliti mengambil judul “Tinjauan Pengelolaan (Permenkes No. 269/MENKES/PER/ III/2008). Rekam Medis Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum
Berdasarkan survei pendahuluan yang dilakukan oleh Daerah Kabupaten Karanganyar”. peneliti bahwa bayi baru lahir adalah seorang yang sejak kelahirannya merupakan individu baru, sehingga
meTOde PeneliTian
harus dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dimana dokumen rekam medis tersebut tercatat dengan sistem
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian penamaan yang ditentukan yaitu Bayi, Ny. Nama Ibu. deskriptif dan pendekatan yang digunakan adalah
Namun pemberian nama yang dilakukan oleh petugas
cross sectional. Subjek penelitian karya tulis ilmiah
pendafataran belum memiliki keseragaman. Bayi ini adalah petugas pendaftaran pasien dan petugas
filing. Objek penelitian ini yaitu sistem penamaan Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
bayi baru lahir, penomoran rekam medis bayi baru lahir, Karanganyar memberlakukan sistem sistem penyimpanan dan sistem penjajaran dokumen penamaan bayi baru lahir dengan cara rekam medis bayi baru lahir. Adapun instrumen yang menulis By, Ny. Nama Ibu digunakan dalam penelitian ini antara lain yaitu
Contoh : pedoman observasi, pedoman wawancara dan Recorder.
Nama ibu : Sulastri Cara pengumpulan data yang dilakukan dalam
Nama bayi : By, Ny. Sulastri penelitian adalah observasi dan wawancara. Teknik pengolahan data yang dilakukan terdiri dari Reduction, Apabila dalam kunjungan berikutnya bayi
Display, dan
sudah memiliki nama sendiri, maka petugas
Conclusion Drawing/veriication. Analisis
data yang digunakan adalah deskriptif. pendaftaran dapat mengganti nama bayi dalam dokumen rekam medis dan Indeks Utama Pasien di komputer sesuai dengan
Hasil nama bayi tersebut.
b. Sistem Penomoran Rekam Medis Bayi Identiikasi bayi baru lahir adalah suatu cara untuk
Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah memberi tanda secara administrasi maupun isik Kabupaten Karanganyar kepada bayi yang baru lahir supaya tidak terjadi Sistem penomoran rekam medis bayi kesalahan identitas, salah satu caranya adalah baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah dengan memberikan penamaan dan penomoran Kabupaten Karanganyar yaitu secara untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir.
Unit Numbering System. Bayi baru lahir
mendapatkan nomor rekam medis pertama
a. Sistem Penamaan Bayi Baru Lahir di kali pada saat didaftarkan ke Tempat Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) Karanganyar oleh keluarga ke rumah sakit setelah bayi Sistem penamaan bayi baru lahir di Rumah tersebut lahir dan nomor rekam medis Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tersebut akandigunakan kembali untuk menggunakan sistem penamaan berdasarkan kunjungan berikutnya ke rumah sakit.
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Pemberian nomor rekam medis bagi bayi
Medis di Rumah Sakit Umum Daerah baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Sistem penamaan
Kabupaten Karanganyar tidak memiliki tersebut digunakan untuk membedakan alokasi nomor rekam medis khusus. Hal antara pasien anak dan dewasa dengan bayi ini dikarenakan sistem pendaftaran pasien baru lahir yang belum memiliki nama pada di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten saat kelahiran, sedangkan dokumen rekam Karanganyar telah terhubung dalam Billing medis harus dibuatkan untuk mencatat
System dan pendaftaran dilakukan secara
pemeriksaan, memantau perkembangan komputerisasi sejak tahun 2010 sehingga kondisi bayi, tindakan ataupun terapi yang nomor rekam medis sudah tersedia secara dilakukan oleh dokter maupun perawat otomatis bagi setiap pasien baru yang kepada bayi baru lahir. Oleh karena itu, terdaftar baik melalui Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) maupun Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD).
2. sistem Pendaftaran Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Rumah S akit U mum D aerah K abupaten Karanganyar memiliki 2 tempat pendaftaran pasien yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) hanya melayani pendaftaran pasien rawat jalan, sedangkan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) buka selama 24 jam serta melayani pendaftaran pasien gawat darurat, pasien yang berobat di luar jam buka poliklinik, dan pasien yang memerlukan perawatan lebih lanjut atau rawat inap. Dengan kata lain Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) juga berfungsi sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI).
Bayi yang baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar didaftar melalui Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) karena juga berfungsi sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI), dimana alur pendaftaran bayi baru lahir adalah sebagai berikut:
a. Keluarga bayi mendaftar ke Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dengan membawa kertas catatan dari bangsal bersalin (vK) yang berisi identitas bayi, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin, jenis pasien, nama dokter yang merawat, nama bangsal, dan kelas perawatan.
b. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mengentri data bayi baru lahir sesuai dengan catatan perawat bangsal/ bidan ke dalam komputer lalu disimpan.
c. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mencetak formulir ringkasan masuk dan keluar dokumen rekam medis bayi baru lahir (RM-1).
d. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) membuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk bayi baru lahir dan menulis nama bayi baru lahir dengan menggunakan nama ibu serta nomor rekam medis pada folder dokumen rekam medis bayi baru lahir.
e. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) memasukkan formulir untuk bayi baru lahir pada folder dokumen rekam medis antara lain Ringkasan Masuk dan Keluar (RM-1) dan Graik Vital Sign (RM-3).
f. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) mendistribusikan dokumen rekam medis bayi baru lahir ke bangsal tempat bayi tersebut dirawat.
3. sistem Penyimpanan dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar.
Bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dan disimpan sesuai dengan nomor rekam medis yang diberikan pada saat pendaftaran bayi baru lahir tersebut. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang telah selesai perawatan dan dinyatakan boleh pulang, akan diolah di Unit Rekam Medis yaitu melalui proses
assembling, koding, indeksing, analising, dan reporting. Kemudian dokumen rekam medis
bayi baru lahir tersebut akan disimpan di ruang
filing secara Sentralisasi dikarenakan sistem
penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar menerapkan sistem sentralisasi dimana dokumen rekam medis pasien baik catatan poliklinik, rawat inap maupun gawat darurat disimpan dalam satu kesatuan map atau folder. Untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal, dokumen rekam medis akan disimpan sendiri dan terpisah dengan dokumen rekam medis pasien yang masih hidup yaitu dalam rak yang berbeda. Dokumen rekam medis bayi baru lahir baik untuk dokumen rekam medis bayi lahir hidup tunggal, kembar ataupun meninggal disimpan di ruang penyimpanan dokumen (filing) selama 5 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien ke Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Kemudian akan dilakukan retensi jika telah melebihi 5 tahun dari tanggal terakhir kunjungan dan disimpan pada ruang penyimpanan in-aktif.
4. sistem Penjajaran dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
22.81.63
1. Sistem Identiikasi Bayi Baru Lahir di Rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
PemBaHasan
22.86.63 Untuk dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal dan belum melewati 5 tahun sejak tanggal dipulangkan, akan disejajarkan di ruang iling aktif dengan cara mengelompokkan berdasarkan angka akhir dari nomor rekam medis bayi baru lahir tersebut (Terminal Digit filing).
22.85.63
22.84.63
22.83.63
27.60.00
27.59.00
27.58.00
27.57.00
22.82.63
22.80.63
Dokumen rekam medis bayi baru lahir hidup di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar disimpan dan disejajarkan dalam rak
22.79.63
22.78.63
22.77.63
27.56.00
27.55.00
27.54.00
27.53.00
27.52.00
27.51.00
dokumen rekam medis yang diberlakukan adalah secara Terminal Digit filing yaitu menjajarkan dokumen rekam medis pasien berdasarkan kelompok dua digit angka terakhir dari nomor rekam medis pasien. Contoh:
iling sama seperti pasien lain. Sistem penjajaran
a. Sistem Penamaan Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar menerapkan cara penamaan bayi baru lahir dengan Bayi, Ny. Nama Ibu. Namun pada pelaksanaannya belum sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku karena hanya ditulis By, Ny. Nama Ibu dan untuk penulisan nama ibu masih terdapat beberapa dokumen rekam medis yang tidak ditulis dengan huruf balok. Selain itu belum ada keseragaman dalam penulisan nama bayi baru lahir antara satu petugas dengan petugas yang lain. Beberapa dokumen rekam medis bayi baru lahir tercatat tanpa menggunakan gelar kekeluargaan ibu dan nama ibu ditulis tidak lengkap sehingga data identitas bayi baru lahir yang tertulis pada gelang bayi dan bassinet juga akan tidak lengkap. Hal ini tentu dapat mengakibatkan adanya kemungkinan bayi baru lahir tertukar terutama bagi bayi baru lahir yang berjenis kelamin sama dan ada kemiripan atau kesamaan nama ibu bayi tersebut. Contoh : Nama Bayi : Nama Ibu: By, Ny. Endang M. Endang Mulyani By, ENDANG M. Endang Maryati
waktu dalam pelayanan terhadap pasien yang diterapkan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dan tempat penulisan nama atau formulir yang ada dalam map dokumen rekam medis pasien yang terbatas.
Contoh: Nama ibu : Sulastri Nama bayi : By, Ny. Sulastri Menurut prosedur tetap seharusnya: Nama Ibu : Sulastri Nama bayi : Bayi, Ny. SULASTRI Bagi bayi yang lahir kembar maka dalam penulisan nama menggunakan By, Ny. XXX 1 dan By, Ny. XXX 2. Setiap bayi yang lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar penamaannya menggunakan nama ibu, meskipun pihak keluarga terkadang sudah menyiapkan nama bagi bayi tersebut namun pada saat terdaftar ke rumah sakit tetap akan terdaftar dengan menggunakan nama ibu.
Untuk bayi yang meninggal dunia pada saat dilahirkan ataupun sesaat setelah dilahirkan maka juga akan terdaftar dengan menggunakan nama ibunya. Hal ini dikarenakan sudah merupakan prosedur dalam pendaftaran bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Apabila bayi yang lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tersebut melakukan kunjungan ulang dan sudah memiliki nama, maka dalam dokumen rekam medis nama bayi yang tercatat dengan menggunakan nama ibu dapat diganti dengan nama bayi sendiri. Penggantian nama ini dilakukan oleh petugas yang berwenang, dalam hal ini adalah petugas pendaftaran pasien tempat dimana bayi itu melakukan kunjungan ulang, bisa petugas Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) ataupun petugas Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Tidak ada peraturan tertulis yang mengatur tentang tata cara penggantian nama bayi baru lahir yang sebelumnya menggunakan nama ibu kemudian menjadi nama bayi sendiri. Cara penggantian nama bayi ini yaitu dengan mengedit nama dalam database komputer dengan nama bayi sendiri. Untuk dokumen rekam medis bayi yang dahulu menggunakan nama ibu akan tetap dilanjutkan, hanya saja pada map dokumen rekam medis bayi tersebut nama ibu akan diganti dengan nama bayi sendiri. Hal ini dilakukan untuk menjaga kesinambungan informasi kesehatan mengenai bayi tersebut serta mencegah kesalahan dalam pengidentiikasian pasien dan memudahkan dalam penyimpanan dokumen rekam medis pasien karena nomor rekam medis yang digunakan tetap sama. Penggantian nama bayi dapat dilakukan dengan cara dicoret lalu diganti nama bayi sendiri, atau menulis nama bayi pada bagian yang kosong dari folder dokumen rekam medis, atau dengan mengganti folder dokumen rekam medis yang baru. Namun belum ada ketentuan yang mengatur tata cara penulisan dan penggantian nama bayi,
Penulisan By, Ny. Nama Ibu oleh petugas pendaftaran dilakukan karena keeisienan
sehingga belum ada keseragaman antara petugas yang satu dengan petugas yang lain dalam menulis nama bayi, termasuk juga dalam penggantian dan penulisan nama bayi pada folder dokumen rekam medis.
b. Sistem Penomoran Rekam Medis Bayi Baru Lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar Sistem penomoran bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar adalah Unit Numbering System. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar karena pemberian nomor rekam medis dilakukan secara on-line yang dimulai sejak tahun 2010. Demikian pula untuk kasus bayi baru lahir, dimana setiap bayi baru lahir mendapatkan nomor rekam medis pertama kali pada saat didaftarkan oleh keluarga bayi tersebut setelah dilahirkan dan nomor rekam medis tersebut akan digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.
Bayi baru lahir akan diberikan nomor rekam medis sendiri dan berbeda dengan nomor rekam medis milik ibu, dikarenakan nomor rekam medis akan terus berubah dan bertambah sesuai dengan urutan terakhir nomor rekam medis yang diberikan untuk pasien baru yang terdaftar. Misalnya Ny. Santi adalah pasien baru yang akan melahirkan dan mendapat nomor rekam medis 11.12.17, kemudian setelah Ny. Santi terdapat 4 pasien baru yang terdaftar, setelah itu bayi dari Ny. Santi lahir dan didaftarkan oleh keluarga ke Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Maka untuk bayi dari Ny. Santi akan mendapat nomor rekam medis sesuai urutan terakhir pasien baru yaitu 11.12.22.
Hal ini dilakukan untuk menciptakan tertib administrasi sesuai dengan tujuan adanya rekam medis karena setiap pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan d a r i R u m a h S a k i t U m u m D a e r a h Kabupaten Karanganyar harus tercatat dan terdokumentasi dalam rekam medis termasuk bayi baru lahir yang meninggal. Pemberian nomor rekam medis bagi bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar tidak memiliki alokasi nomor rekam medis khusus. Hal ini dikarenakan sistem pendaftaran di RSUD Kabupaten Karanganyar telah terhubung dalam Billing System dan pendaftaran juga dilakukan secara komputerisasi sehingga nomor rekam medis sudah tersedia dan diberikan secara otomatis bagi setiap pasien baru yang mendaftar baik melalui Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) maupun Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) akan dilakukan secara
on-line. Hal ini telah sesuai dengan
prosedur tetap yang diberlakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Meskipun sistem pendaftaran sudah komputerisasi, tetapi kemungkinan terjadinya nomor ganda tetap ada, karena dalam sistem komputer belum ada peringatan secara otomatis dari sistem apabila ada kesamaan item data nama, alamat, tanggal lahir, dan nama keluarga pasien baru yang dientri ke komputer. Selain itu pelacakan terhadap identitas pasien yang mengaku belum pernah berobat ke rumah sakit juga dilakukan secara manual melalui menu pencarian data pasien yaitu dengan menggunakan kata kunci nama dan alamat pasien. Apabila ada seorang bayi baru lahir pada saat didaftarkan oleh keluarga di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar masih dengan sistem pendaftaran yang manual, tetapi ketika ia pada saat melakukan kunjungan ulang sistem pendaftaran di rumah sakit sudah berganti komputerisasi, maka data bayi tersebut dientri ke komputer tetapi nomor rekam medis tetap menggunakan nomor yang lama karena pemberlakuan
Unit Numbering System dalam pemberian
nomor rekam medis kepada pasien. Untuk nomor rekam medis yang telah digunakan sebelum diberlakukannya sistem pemberian nomor secara on-line, akan dilanjutkan dengan catatan nomor rekam medis tersebut diberikan sejak tanggal 1 Januari 2000, karena untuk nomor rekam medis sebelum tanggal tersebut tidak berlaku lagi di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar, sehingga bagi pasien yang memiliki nomor rekam medis lama akan diberikan nomor rekam medis baru tetapi dokumen rekam medis yang digunakan tetap melanjutkan dokumen rekam medis yang lama.
2. sistem Pendaftaran Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Rumah S akit U mum D aerah K abupaten Karanganyar memiliki dua tempat pendaftaran pasien, yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Bayi yang baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar didaftar melalui Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) dikarenakan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) juga berperan sebagai Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Setiap pasien baru yang mendaftar di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar termasuk bayi baru lahir tidak dibuatkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) secara manual dikarenakan sistem pendaftaran pasien sudah komputerisasi, sehingga secara otomatis data pasien yang terdaftar akan tersimpan dalam database sistem. Jadi database pasien tersebut merupakan Master Patient Index atau Indeks Utama Pasien termasuk juga bagi bayi baru lahir. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Data dalam Indeks Utama Pasien berisi antara lain: nama, nomor rekam medis, alamat, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, nama keluarga, nama suami/istri, agama, dan tanggal kunjungan. Dalam proses pendaftaran bayi baru lahir sebagai pasien baru di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar belum sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku karena dalam
Prosedur Tetap mengenai Identiikasi Bayi Baru
Lahir (BBL) seharusnya yang meminta register atau mendaftarkan bayi baru lahir ke Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD) adalah perawat atau petugas ruangan/bangsal. Namun pada pelaksanaan pendaftaran bayi baru lahir tersebut dilakukan oleh keluarga bayi.
Di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar bayi yang baru lahir baik tunggal, kembar maupun meninggal diperlakukan sama dalam hal pendaftaran, baik dalam penamaan, penomoran rekam medis dan berkas-berkas rekam medis yang dibuatkan oleh petugas pendaftaran. Dokumen rekam medis bayi baru lahir baik untuk bayi yang hidup maupun bayi yang meninggal di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar terdiri dari:
a. RM 20 : Ringkasan Riwayat Poliklinik
b. RM 1 : Lembaran Masuk dan Keluar
d. RM 6 : Perjalanan Penyakit, Perintah Dokter, dan Pengobatan
e. CM 66 : Identitas Bayi Baru Lahir
f. RM 28 : Status Bayi Baru Lahir
g. CM 35 : R e k a m a n H a r i a n A s u h a n Keperawatan/Kebidanan
h. RM 46 : Resume Keperawatan i. CM 64 : Rekapitulasi Pasien j. RM 44 : Ringkasan Riwayat Penyakit Rawat
Inap
3. sistem Penyimpanan dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar telah dibuatkan dokumen rekam medis sendiri dan disimpan terpisah dengan dokumen rekam medis ibunya dikarenakan penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir disesuaikan dengan nomor rekam medis yang diberikan pada saat pendaftaran bayi baru lahir tersebut. Tidak ada ketentuan khusus mengenai penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir, sehingga diperlakukan seperti dokumen rekam medis pasien pada umumnya.
Dokumen rekam medis pasien Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar disimpan secara sentralisasi yaitu dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan dalam satu kesatuan baik map atau folder dan rak penyimpanannya. Hal ini telah sesuai dengan prosedur tetap mengenai penyimpanan dokumen rekam medis di Unit
filing Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar.
Dokumen rekam medis bayi baru lahir disimpan di ruang penyimpanan dokumen aktif selama 5 tahun terhitung sejak tanggal kunjungan terakhir pasien ke Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Kemudian akan dilakukan retensi jika telah melebihi 5 tahun dan disimpan pada bagian penyimpanan in-aktif. Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar. Jika dokumen rekam medis pasien telah melewati 5 tahun dari tanggal kunjungan terakhir, maka akan dipindahkan tempat penyimpanannya dari ruang penyimpanan aktif ke ruang penyimpanan in-aktif. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal dunia disimpan selama 5 tahun sejak tanggal bayi tersebut dipulangkan dari rumah sakit, sebelum jangka waktu 5 tahun tersebut terpenuhi maka dokumen rekam medis bayi tersebut tetap akan disimpan di ruang filing aktif. Setelah jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis di ruang filing aktif terlampaui, maka dokumen rekam medis bayi baru lahir yang meninggal tersebut akan diretensi ke ruang penyimpanan in-aktif.
4. sistem Penjajaran dokumen rekam medis Bayi Baru lahir di rumah sakit umum daerah kabupaten karanganyar
Dokumen rekam medis bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar disejajarkan dalam rak filing seperti pasien lain, karena tidak ada ketentuan khusus di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar yang mengatur tentang penjajaran dokumen rekam medis bayi baru lahir. Sistem penjajaran dokumen rekam medis yang diberlakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar adalah secara Terminal Digit filing yaitu menjajarkan dokumen rekam medis pasien secara urut berdasarkan kelompok dua angka terakhir dari nomor rekam medis pasien. Hal ini belum sesuai dengan prosedur tetap yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar mengenai sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien. Dalam Prosedur Tetap No. 54.05.5583 tanggal terbit 10 November 2009 tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis (filing) menyatakan bahwa penjajaran dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara Straight
Numerical filing yaitu disejajarkan secara
25 Angka ketiga (Tertiary digits)
misile dalam penyimpanan dokumen rekam medis pasien. simPulan
Rumah S akit U mum D aerah K abupaten Karanganyar adalah salah satu rumah sakit pendidikan, sehingga banyak mahasiswa jurusan kesehatan yang melakukan praktek di rumah sakit tersebut.Unit filing Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan salah satu tempat praktek mahasiswa. Oleh karena itu, akan menjadi kendala apabila tetap menerapkan sistem penjajaran seperti yang berlaku sekarang, karena adanya perbedaan pemahaman tentang penjajaran dokumen rekam medis, sehingga hal ini dapat menyebabkan terjadinya
00 Angka ketiga (Tertiary digits)
50 Angka kedua (Secondary digits)
25 Angka pertama (Primary digits)
Berdasarkan prosedur tetap:
00 Angka pertama (Primary digits)
50 Angka kedua (Secondary digits)
Dalam Terminal Digit Filing yaitu:
langsung dan urut sesuai nomor rekam medis pasien. Namun pada kenyataan dokumen rekam medis pasien disejajarkan dalam rak penyimpanan secara Terminal Digit filing. Sistem penjajaran
digits)
00 Angka pertama (Primary
digits)
50 Angka ketiga (Tertiary
digits)
25 Angka kedua (Secondary
Contoh: Nomor rekam medis: 25.50.00
Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar juga bukan Terminal Digit filing sesuai teori pada kuliah dikarenakan cara penjajaran menggunakan dua digit angka pertama sebagai angka sekunder, dua digit angka tengah sebagai angka tersier, dan dua digit angka akhir sebagai angka primer. Seharusnya dalam Terminal Digit filing yaitu dua digit angka pertama sebagai angka tersier, dua digit angka tengah sebagai angka sekunder, dan dua digit angka akhir sebagai angka primer.
Terminal Digit filing yang diterapkan di Rumah
1. Dalam sistem identiikasi bayi baru lahir yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar, penamaan bayi baru lahir menggunakan By, Ny. Nama ibu. Hal ini belum sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Prosedur Tetap di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar, karena seharusnya ditulis dengan Bayi, Ny. Nama Ibu. Namun dalam penamaan bayi baru lahir ini, belum ada keseragaman antara satu petugas pendaftaran dengan petugas pendaftaran yang lain. Apabila bayi tersebut kemudian melakukan kunjungan berikutnya dan sudah memiliki nama, maka dapat dilakukan penggantian nama pada dokumen rekam medis dan Indeks Utama Pasien pada komputer sesuai dengan nama yang telah dimiliki oleh bayi tersebut. Sistem penomoran rekam medis untuk bayi baru lahir menggunakan Unit Numbering Karanganyar adalah Terminal Digit filing. Hal ini
System. Tidak ada pengalokasian nomor untuk belum sesuai dengan Prosedur Tetap dikarenakan
bayi baru lahir dikarenakan sistem pendaftaran sistem penjajaran dokumen rekam medis pasien pasien di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten yang digunakan seharusnya Straight Numerical Karanganyar sudah terhubung dalam jaringan filing. Terminal Digit filing yang diterapkan komputer sehingga nomor rekam medis akan juga bukan pelaksanaan yang benar. Hal ini akan muncul secara otomatis sesuai urutan nomor menyulitkan jika akan dilakukan standarisasi terakhir jika ada pasien baru yang terdaftar. Hal rumah sakit. ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap. Meskipun demikian, cara kerja sistem komputerisasi dalam
daFTar PusTaka
pendaftaran pasien ini belum efektif karena masih Depdagri RI. 2009. Undang-Undang Republik terjadi pemberian nomor ganda kepada pasien.
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
2. Dalam sistem pendaftaran bayi baru lahir di Rumah Kearsipan. Jakarta: Depdagri RI.
Sakit Umum Daerah Kabupaten Karanganyar Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan dilakukan oleh petugas Tempat Pendaftaran Pasien
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Gawat Darurat (TPPGD) karena pendaftaran Indonesia, Revisi II. Jakarta: Depkes RI. pasien rawat inap dilakukan oleh petugas Tempat
_______. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD). Hal
Indonesia. No. 269/ MENKES/PER/III/2008
ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap mengenai Tentang Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI. Pendaftaran Pasien Rawat Inap yang diberlakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Karanganyar.
Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan,
3. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis Revisi I. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia bayi baru lahir di Rumah Sakit Umum Daerah (UI-Press).
Kabupaten Karanganyar adalah secara sentralisasi.
Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodologi Penelitian Hal ini telah sesuai dengan Prosedur Tetap Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. yang berlaku di Rumah Sakit Umum Daerah
Sugiyono, 2010. Metode Penelitian Pendidikan Kabupaten Karanganyar dikarenakan tidak ada Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. ketentuan khusus yang mengatur mengenai sistem Bandung: Alfabeta. penyimpanan dokumen rekam medis bayi baru lahir. Dokumen rekam medis bayi baru lahir yang
Tauiqurrahman, MA. 2003. Metodologi Penelitian meninggal dunia disimpan secara terpisah dengan
Dan Kesehatan CSGF (community Of Self Help
dokumen rekam medis pasien yang masih hidup, Group Forum). Surakarta: UNS Press. dikarenakan agar memudahkan pekerjaan petugas
World Health Organization. 2004. IcD-10 International di unit filing dalam pencarian dokumen rekam
Statistical Classiication of Diseases and Related medis pasien. Health Problems, Tenth Revision, Volume 1,
4. Sistem penjajaran dokumen rekam medis bayi baru Second Edition. Geneva – Switzerland. WHO. lahir di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten