RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT BERBASIS WEB PADA PD. PASAR SURYA

ISSN 2338-137X

  

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT

BERBASIS WEB PADA PD. PASAR SURYA

Rahmat Iwan S 1)

  

Yoppy Mirza Maulana

2) Tutut Wurijanto 3)

  S1/Jurusan Sistem Informasi STMIK Stikom Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298 email: 1

  Abstract: The company's market Area (PDPS) is a company engaged in community service in place

of fulfillment order, the means, and the infrastructure of traditional market in the city of Surabaya

and the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations based on

SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that are

currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system

(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty

lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and

provision of the code number.

  As for the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations

based on SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that

are currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system

(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty

lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and

provision of the code number.

  Keywords : Applications,Letter Management, Letter Management Applications Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di Kota Surabaya. Didalam struktur organisasi PDPS memiliki sub bagian tata usaha. Adapun tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha berdasarkan peraturan SOP/TTU/01. Berdasarkan tiga fungsi dari SOP/TTU/01, didalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu kinerja petugas sub bagian tata usaha.

  Adapun permasalahan tersebut terletak pada proses penyimpanan (rekaman/pencatatan dan pengarsipan), Selama ini proses penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi, dengan cara mencatat pada buku agenda maupun buku ekspedisi dan mengarsip surat berupa hardcopy salinan/tembusan surat ke beberapa folder penyimpanan. Namun untuk dapat menghasilkan laporan dari rekaman buku agenda maupun buku ekspedisi masih kurang efisien. Petugas harus mengecek, memilah, dan mengelompokkan data rekaman satu per-satu sesuai jenis laporan yang akan disajikan.

  JSIKA Vol 3, No 1 (2014)

  

Jurnal Sistem Informasi

Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika Begitu pula pada penyimpanan arsip surat menimbulkan kesulitan dalam proses pemeliharaannya yaitu proses pencarian surat. Meskipun surat telah diberi kode, namun dilihat dari bentuk surat yang tipis petugas harus memilih satu per-satu untuk mendapat surat yang dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama. Kesulitan proses pencarian surat ini mempengaruhi proses penyusutan surat yang seharusnya dilakukan Pada proses pendistribusian surat merupakan proses permohonan otorisasi/disposisi atas surat yang membutuhkan tindak lanjut. Sekitar 50 surat masuk dan 150 surat keluar perharinya sekitar 75% surat butuh tindak lanjut dan 25% surat yang tidak membutuhkan tindak lanjut. Distribusi yang masih manual dengan cara mendatangi stakeholder secara langsung akan menimbulkan resiko keterlambatan penyampaian surat, karena stakeholder yang cukup banyak. Serta pemberian kode nomor dengan lima kombinasi membutuhkan waktu yang lama karena petugas tidak hafal dengan kombinasi tersebut Rancang bangun aplikasi manajemen surat berbasis web pada PDPS merupakan aplikasi yang dibutuhkan sub bagian tata usaha dalam melakukan pengelolaan surat. dengan adanya aplikasi manajemen surat berbasis web dapat membantu pekerjaan sub bagian tata usaha dari penerimaan surat masuk, pendataan, pendistribusian, mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar..

  METODE 1. Tata Usaha Menurut Haryadi (2009:99) tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat pada proses penyelenggaran kerja. Sedangkan menurut Gie (2000:16) tata usaha yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi

  Pedoman untuk tata naskah dinas pemerintahan ini telah diatur dalam peraturan menteri nomor 18 tahun 2012 tentang pedoman tata naskah dinas instansi pemerintah. Tata naskah pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah

  3. Jenis Naskah Perusahaan Berdasarkan pada Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Tata

  Naskah PDPS memiliki jenis naskah yang dibedakan menjadi 3 yaitu naskah perusahaan eksternal, naskah internal, dan naskah perusahaan umum

  4. Konsep Manajemen Surat Konsep manajemen surat merupakan kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan dokumen surat hingga pengiriman dokumen surat. Adapun fungsi dari manajemen surat ini digunakan untuk menelusuri arsip dan tujuan arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat (Nuraida,2008:73).

  Adapun manajemen surat yang terdapat pada Perusahaan Daerah Pasar Surya memiliki tiga fungsi yang ada pada SOP/TTU/01. Dari ketiga fungsi tersebut masing-masing memiliki beberapa proses. Fungsi administrasi surat masuk internal dan eksternal meliputi proses pengiriman surat, penerimaan surat, pendataan (pencatatan dan pemberian baju surat), pendistribusian surat berupa pendisposisian maupun otorisasi, pengarsipan, dan penyusutan surat.

  Termasuk administrasi konsep naskah dinas meliputi proses pengiriman konsep naskah dinas, penerimaan konsep naskah, pendataan (pencatatan kedalam buku konsep naskah dinas), pendistribusian konsep naskah, memonitor (mendorong percepatan otorisasi), pengarsipan, dan penyusutan konsep naskah dinas.

  Fungsi administrasi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang berguna untuk pengelolaan surat keluar. Adapun proses yang ada pada fungsi ini meliputi menerima surat jadi, pemberian kode nomor, memperbanyak surat, membubuhkan stempel dan alamat, serta mengarsip surat.

  Fungsi pengiriman surat keluar merupakan fungsi pada tahap akhir. Fungsi ini bertujuan menyampaikan surat kepada penerima. Adapun proses yang terdapat pada fungsi ini meliputi menerima surat keluar, memasukkan surat dalam amplop surat, mencatat buku ekspedisi, menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman, mengirimkan surat, membuat laporan, dan memeriksa kondisi kendaraan dinas.

2. Tata Naskah

  c. Pengiriman surat keluar Berikut penjelasan proses dari fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi manajemen surat.

  Unggah surat Menampilkan halaman sesuai hak akses Tampilan kirim surat Y

  T.jenis T.Kategori T.surat T.Tipe

  T Mengembalikan ke page unggah T.User

  T.Agenda Masuk T.Kriteria Menampilkan pesan salah Menyimpan surat masuk Y

  T.User T.jenis T.Kategori T.template

  Mengecek file type surat yang diunggah Doc, pdf, excell, jpg, png, Menampilkan page tulis surat T. User

  Y Menampilkan page unggah beserta field-field form

  Memilih menu tulis surat Mengecek Akses user login Internal T

  Menampilkan halaman sesuai hak akses Memilih menu unggah

  INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU Start Membuka alamat URL web page

  Proses pengiriman surat merupakan proses dimana surat masuk dari pihak internal mapun eksternal dengan cara mengunggah surat melalui web yang telah disediakan.

  5. Manajemen Arsip Elektronis Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu data discan / dicopy disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4 komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007:116-121).

  Adapun dalam pengembangan aplikasi manajemen surat terdapat 3 fungsi yaitu : a. Adminitrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal b. Administrasi surat keluar

  Surat Dikirim Dari Tampilan template surat

  Mengunduh surat Mengunduh format surat End

  Otorisasi / persetujuan surat Otorisasi / persetujuan surat

  Tampilan pesan salah A A

  Unggah / tulis surat Unggah / tulis surat Pengelolaan surat

  Surat masuk Surat dikirimkan Aplikasi

  Eksternal Internal Perusahaan

  Otorisasi surat Direksi cabang

  Surat masuk Surat Masuk Surat masuk otorisasi

  Naskah Dinas T.Agenda Masuk

  Konsep naskah dinas? Menyimpan surat Konsep

  Dialog Title Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi

  HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Blok diagram perancangan system Blok diagram rancangan aplikasi manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada gambar 1.

  e. Rekayasa Web Menurut Proboyekti (2008:1), rekayasa web adalah proses yang digunakan untuk menciptakan aplikasi yang berkualitas tinggi. Rekayasa web ini merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas perangkat lunak, karena desain sebuah aplikasi web menekankan pada desain grafis, desain informasi, teori hypertext, desain sistem dan pemrograman.

  d. Mengontrol akses

  c. Mengindeks dokumen

  b. Menyimpan dokumen

  a. Memindahkan dokumen

  Tampilan kirim surat Tampilan halaman unggah

• penerimaan surat
• pengarahan surat
• penilaian surat
• pencatatan surat
• penyimpanan surat
• pendistribusian surat / otorisasi
• penyampaian surat sesuai tujuan
• pencarian surat
• penyusutan surat Aplikasi Aplikasi

  System flow merupakan penggambaran arus informasi berupa alur sistem yang akan di implementasikan dengan komputer berupa alur hubungan antara data, proses dan laporan.

  Gambar 1 Block diagram aplikasi manajemen surat berbasis web

  Aplikasi Penyampaian surat Penyampaian surat mengelola

  T.Surat Memasukkan username dan password Menampilkan form otentifikasi T.Konsep

  Departement/unit kerja Unit pasar

  T.Konsep Naskah Dinas Mengecek file type surat yang diunggah

  Tata Usaha Tata Usaha Sekretaris Sekretaris

  Ya Tidak Gambar 2 Systen Flow Pengiriman Surat Setelah surat dikirim oleh internal atau ekternal, surat tersebut diterima oleh admin dan dilakukan pendataan. Proses pendataan merupakan proses pencatatan surat kedalam buku agenda masuk / konsep naskah dinas dan pembrian disposisi serta otorisasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 3.

2. System Flow

  Bag TU Membuka alamat URL web page

  Tampil list data belum lengkap otorisasi Tampil list data surat penting

  Menampilkan form surat balasan T.User T.balasan

  Memilih link surat tunggu Menampilkan list data- data surat masih belum lengkap otorisasinya

  T.Surat T. Otorisasi Memilih link surat penting

  Menampilkan list data-data surat penting T.Kriteria Memilih link surat deadline T.Surat

  Menampilkan list data-data surat yang hampir deadline Memilih link pendisposisian

  Menampilkan lembar disposisi sesuai dg warna lembar

  T.Disposisi Tampil list data tidak disetujui Tampil form balasan

  Tampil list data surat deadline Tampil lembar disposisi Start

  Tampil list surat jadi Tampil layout kiri A Memilih link surat ditolak

  T.Otorisasi End T.SUrat

  B B Tampil layout konten pemberitahuan surat otorisasi T.Jenis

  Memilih jenis surat Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilh

  Tampil Data surat otorisasi Menampilkan isi surat beserta otorisasi

  Tampil Data surat otorisasi End Memilih data surat

  T.detil otorisasi T.Otorisasi T.Jenis

  T.SUrat End End End

  Menulis balasan surat Menyimpan surat balasan dan mengirim ke asal surat

  Tampil list data-data surat yang tidak disetujui T.SUrat Memilih balas pada aksi table

  T.Kategori T.User A

  Menampilkan utama admin TU T.Agenda Masuk T.Tipe T.jenis

  Mengisi baju surat Menyimpan baju surat Memilih menu laporan surat masuk

  T.Daftar Tugas T.acara T.SUrat

  Memilih pemberitahuan s.masuk Memilih opsi isi ootrisasi Menampilkan List data surat masuk berdasarka jenis digolongkan asal pengirim

  Menampilkan isi surat Menampilkan form otorisasi

  T.Surat T.Otorisasi Tampilan halaman utama web Memilih menu link Tampil list data

  Tampil Baju Surat Tampil surat Start

  T.DetilOtorisasi Memilih daftar tugas Memilih agenda pertemuan Memilih Laporan

  Mengelola opsi pendukung End T.BajuSUrat

  A Kepala TU

  Memilih link surat jadi Memberi kode penomoran secara oromasi Menampilkan list surat jadi dan mengubah status surat

  A Menampilkan form laporan Tampil form laporan Menentukan laporan

  Menampilkan form laporan surat masuk Tampil form laporan

  Memilih menu cetak Mencetak laporan surat masuk Laporan surat masuk B

  Laporan surat masuk B End

  Memilih data T.Konsep Naskah Dinas

  Gambar 3 System Flow Pendataan Surat Data surat yang telah akan otomatis terdistribusi ke stakeholder yang bersangkutan. Sehingga stakeholder yang bersangkutan dapat melihat maupun mengotorisasi melalui akunya. Seperti terlihat pada gambar 4.

  Bag TU T.SUrat Memilih menu distribusi

  T.detil otorisasi Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri

  Memilih Data surat jadi Gambar 4 System Flow Pendistribusian Dari surat yang telah didistribusi maka surat tersebut akan tampil kedalam akun masing- masing user . User dapat melihat dan mengotorisasi surat melalui kaun web yang telah disediakan melalui proses login terlebih dahulu. Berikut hasil dari proses otorisasi dapat dilihat pada gambar 5. PENDISTRIBUSIAN KEPALA TATA USAHA

INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL)

  Mengklik jenis surat pd layout kiri T.Surat

  Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan T.User Memilih surat otorisasi Menampilkan surat yang tlh diotorisasi Halaman utama

  Tampil isi surat mengotorisasi Tampil template surat

  Tampil form unggah Tampil list data surat tolak

  Tampil surat otorisasi End Menyimpan surat

  Mengirim surat baru O Gambar 5 System Flow Otorisasi Surat yang telah diotorisasi, status surat nya akan berubah menjadi surat jadi dan siap untuk diarsipkan. Arsip ini merupakan proses penyimpanan surat masuk yang telah jadi dan disimpan kedalam folder yang telah ada. Untuk lebih jelasnya lihat pada gambar 6.

  Bag TU Memilih arsip

  Menampilkan layout kiri jenis surat dan konten T.Folder T.Jenis

  Menampilkan surat berdasarkan jenis Tampil layout kiri jenis surat

  1 Memilih tulis surat Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat T.template

  Tampil surat berdasar jenis Memilih lihat Memilih cetak

  Menampilkan halaman untuk melihat isi surat Mencetak surat

  Memilih unduh surat Tampil isi surat end Tampil surat cetak

  Start Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian

  T.Kategori D D Memilih pencarian

  Menampilkan beberapa textbox dan hasil pencarian Tampil surat yg dicari end T.Surat

  Mengunduh surat Menampilkan halaman cetak Gambar 6 System Flow Pengarsipan Surat yang telah diarsip dapat dilakukan penyusutan atau penghapusan surat jika surat tersebut tidak digunakan lagi. Penyusutan yang disediakan yang penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Berikut penjelasanlebih detil dapat dilihat pada gambar 7

  T.jenis T.Kategori T.surat Memilih surat tolak

  Masuk halaman utama Start Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

  T.jenis T.Kategori T.surat T.Kriteria T.Tipe Mengubah data surat disetujui ok

  Tampil isi surat mengotorisasi Tampil template surat

  Mengecek otorisasi Y Mengubah data suratditolak

  T T.surat Memilih baca surat Menampilkan isi surat

  1

  1 Memilih tulis surat Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat T.template

  T.jenis T.Kategori T.surat Memilih surat tolak

  Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan T.User Memilih surat otorisasi Memilih laporan

  Menampilkan surat yang tlh diotorisasi Menampilkan form field penentuan laporan yang diinginkan end Halaman utama

  Tampil form unggah Tampil list data surat tolak

  T.surat Memilih baca surat Menampilkan isi surat surat keluar. Adapun penjelasan detil dapat dilihat pada gambar 8.

  Tampil surat otorisasi End Tampil form

  Menyimpan surat Mengirim surat baru O O

  Menentukan laporan Menampilkan laporan

  Tampil laporan Masuk halaman utama Start

  Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi T.jenis

  T.Kategori T.surat T.Kriteria T.Tipe

  Mengubah data surat disetujui ok Mengecek otorisasi

  Y Mengubah data suratditolak T

  1

  Bag TU ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL Start

  Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual BAG TU Kepala TU

  Memilih penyusutan T.Surat T.Surat

  Tampil halaman Start B D T.Surat T.Kategori T.jenis T.Folder T.Kriteria T.Tipe

  Keluar penyusutan Menampilkan 2 tab, setting dan

  T.Surat Laporan surat Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar Surat keluar

  Memilih penyusutan Memilih menu surat keluar daftar data yang siap dihapus keluar

  A keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate otomatis

  Tampil 2 tab pada layout konten Tampil data berupa folder- C folder

  End End menampilkan form untuk mensetting

  Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi waktu dan jenis penyusutan surat

  Memilih pemberitahuan surat terdapat link cetak Memilih setting tab jadi pada konten T.Folder

  Tampil list data surat yang Tampil form set dipilih penyusutan

  Mengisi form Menampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan T.Surat Memilih link cetak disimpan Keluar

  Menyimpan daftar jadwal setting surat T.jadwalsusut Tampil form

  Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya T.Agenda Memilih tab daftar

  Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user Surat keluar Data surat di folder Tampil daftar surat siap dihapus Memilih tombol hapus

  Menampilkan halaman cetak dari isi surat A Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya

  Tampil halaman cetak Menekan tombol cetak Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus

  Penyusutan manual Mencetak surat keluar Tampil form dan data surat

  C Mengisi data rincian surat Surat keluar B

  Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter Menampilkan laporan surat keluar Mennetukan data laporan Tampil data-data surat yang difilter Menandai / mengahapus surat

  Laporan surat keluar Laporan surat Tidak keluar D

  Pesan setuju Mencetak laporan surat keluar sesuai ok Ya Menghapus surat

  Memilih menu cetak kebutuhan hapus surat

  Gambar 8 System Flow Surat Keluar Gambar 7 System Flow Penyusutan Surat yang tercatat kedalam Dari surat yang telah terotorisasi oleh penyimpanan surat keluar kemudian dicetak dan stakeholder bersangkutan, langkah selanjutnya dikirmkan oleh bag pengiriman. Kemudian bag yaitu mencatat surat kedalam agenda keluar dan pengiriman akan mencatat surat yang telah menyimpan surat kedalam folder penyimpanan terkirim kedalam buku ekspedisi. Berikut aliran system dapat dilihat pada gambar 9. notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT secara logika. BAG TU Kepala TU Eksternal

  Start T.Surat T.Kategori T.SUrat

  T.Folder T.Kriteria T.Tipe T.jenis Keluar B C Surat Keluar C

  Laporan ekspedisi/ Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi.

  Surat Keluar A pengiriman Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi

  Memilih menu pengiriman surat keluar Tampil list data surat keluar End End Menampilkan list data surat keluar

  Memilih opsi surat keluar Tampil list data surat keluar End Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi

  Memilih buku ekspedisi T.Ekspedisi Tampil list data buku ekspedisi Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi Memilih opsi tambah

  Tampil form Menyimpan data kedalam buku ekspedisi Mengisi form tambah Menampilkan form beserta isis data yang telah dipilih A

  Memilih ubah data Tampil form ubah data Mengubah data pada buku ekspedisi Menulis / memperbarui data Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi T.Ekspedisi

  Memilih tab daftar pendisposisian T.disposisi Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian Menentukan laporan

  Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan A Gambar 10 Context Diagram Aplikasi Manajemen Surat Pada PD. Pasar Surya

  Tampil laporan ekspedisi Memilih cetak

  4. Entity Relationship Diagram Mencetak laporan ekspedisi

  Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menginterpretasikan,

  Laporan ekspedisi/ B menentukan dan mendokumentasikan pengiriman kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database . ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan Gambar 9 System Flow Pengiriman Surat Keluar data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol

3. Data Flow Diagram entitas.

  Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur. Penggunaan notasi dalam data flow diagram ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan Gambar 11 CDM Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web Gambar 12 PDM Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web

  Adapun proses-proses dari fungsi-fungsi yang ada pada aplikasi manaejemen surat ini adalah sebagai berikut : Pertama pengguna internal atau ekternal mengirimkan surat. .

  <pk> agenda keluar id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar pengirim keluar kepada pokok surat keluar keterangan keluar penerima int int datetime varchar(50) datetime varchar(50) varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(75)

  FK_MEMPUNYAI1 FK_MENCATAT3

  FK_MENCATAT FK_MENCATAT2

  FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2 FK_MEMILIKI5

  FK_MEMILIKI6 FK_MEMILIKI7

  FK_MEMILIKI8 FK_MENGELOLA4

  FK_MEMLIKI8 FK_MENYIMPAN

  FK_MEMILIKI9 user username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user email nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user varchar(50) varchar(20) varchar(30) varchar(75) varchar(75) varchar(50) varchar(75) varchar(75) varchar(75) varchar(150) varchar(15) varchar(15) varchar(1) varchar(12)

  <pk> jenis id jenis id tipe nama jenis int int varchar(75)

  <pk> <fk> kategori id kategori nama kategori int varchar(75)

  <pk> kriteria id kriteria id kategori nama kriteria int int varchar(75)

  <pk> <fk> surat no surat kode surat id folder id keluar id jenis id msk id konsep status surat tgl jadi dibaca draft surat tgl masuk tgl selesai pengirim surat asal surat no urut ket surat idfdkeluar int varchar(50) int int int int int varchar(30) datetime varchar(1) varchar(1) datetime datetime varchar(50) varchar(30) int longtext int

  <pk <fk1 <fk4 <fk3 <fk2 <fk5 agenda masuk id msk no urut msk tgl terima msk macam msk tgl kirim msk nomor msk pengirim asal pengirim pokok surat msk ket msk dibaca msk int int datetime varchar(50) datetime varchar(50) varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1)

  <pk> otorisasi id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi int datetime varchar(20)

  <pk> naskah konsep id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep int int datetime varchar(50) datetime int varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1)

  FK_MENGISI FK_MENYIMPAN2

  <pk> acara id acara username judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr int varchar(50) varchar(100) longtext char(2) datetime datetime

  <pk> <fk> detail otorisasi no otorisasi no surat id otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi int int int varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime

  <pk> <fk1> <fk2> daftar tugas id tgs username judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs int varchar(50) varchar(100) longtext varchar(15) datetime datetime

  <pk> <fk> baju surat id baju nama baju jabatan baju kode int varchar(100) varchar(50) varchar(3)

  <pk> memo id_memo username judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2) varchar(75) varchar(1)

  <pk> <fk> disposisi id baju no surat tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp int int datetime int varchar(75) datetime longtext longtext varchar(20) varchar(75) varchar(1)

  <fk2> <fk1> balasan id balasan id_memo username judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan int int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2)

  <pk> <fk2> <fk1> tipe id tipe id kriteria nama tipe int int varchar(50)

  <pk> <fk> jadwal susut id jdwl susut username tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut int varchar(50) datetime datetime varchar(250) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) datetime

  <pk> <fk> template id template username nama template File template Keterangan template int varchar(50) varchar(50) varchar(50) longtext folder id folder nama folder jenis folder int varchar(50) varchar(50)

  <pk> ekspedisi id eks username tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks int varchar(50) datetime varchar(75) varchar(75) datetime varchar(50) varchar(15)

  <pk> <fk> surat keluar no surat id folder tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar int int datetime varchar(30) varchar(1) int

  <fk1> <fk2> unggah username no surat file unggah varchar(50) int varchar(100)

  FK_MEMILIKI3 FK_MEMPUNYAI

  FK_MENGELOLA1 FK_MENGELOLA

  Gambar 13 Pengiriman Surat Surat yang telah terkirim akan diterima oleh admin TU untuk melakukan pendataan surat adapun interface.dapat dilihat pada gambar 14.

  <M> Identifier_1 <pi> daftar tugas id tgs judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs

  Gambar 14 form Pendataan Surat Surat yang telah didata kemudian didistribusikan ketujuan surat seperti yang di tunjukkan pada gambar 15.

  Gambar 15 form Data Disposisi & Otorisasi

  menulis menulis memiliki mengelola mengelola mengelola mengisi menyimpan memiliki mempunyai mempunyai mencatat mencatat mencatat mengirim memiliki memiliki memiliki memiliki mengelola memliki menyimpan memiliki user username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user email nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user username <pi> jenis id jenis nama jenis

  <pi> Integer Variable chara id jenis <pi> kategori id kategori nama kategori

  <pi> Integer Variable chara id kategori <pi> kriteria id kriteria nama kriteria

  <pi> Integer Variable chara id kriteria <pi> surat no surat kode surat status surat tgl jadi dibaca draft surat tgl masuk tgl selesai pengirim surat asal surat no urut ket surat idfdkeluar

  <pi> Integer Variable characters ( Variable characters ( Date & Time Variable characters ( Variable characters ( Date & Time Date & Time Variable characters ( Variable characters ( Integer Long variable charact Integer no surat <pi> agenda masuk id msk no urut msk tgl terima msk macam msk tgl kirim msk nomor msk pengirim asal pengirim pokok surat msk ket msk dibaca msk

  <pi> Integer Integer Date & Time Variable character Date & Time Variable character Variable character Variable character Variable character Long variable cha Variable character id agenda <pi> otorisasi id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi

  <pi> Integer Date & Time Variable character id otorisasi <pi> agenda keluar id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar pengirim keluar kepada pokok surat keluar keterangan keluar penerima

  <pi> Integer Integer Date & Tim Variable ch Date & Tim Variable ch Variable ch Variable ch Variable ch Long varia Variable ch id keluar <pi> naskah konsep id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep

  <pi> Integer Integer Date & Time Variable characters ( Date & Time Integer Variable characters ( Variable characters ( Variable characters ( Long variable chara Variable characters ( id konsep <pi> acara id acara judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr

  <pi> Integer Variable characters (10 Long variable characte Characters (2) Date & Time Date & Time id acara <pi> detail otorisasi no otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi

  <pi> Integer Variable characters (75) Variable characters (75) Variable characters (15) Date & Time

  <pi> Integer Variable characters (10 Long variable characte Variable characters (15 Date & Time Date & Time id tugas <pi> baju surat id baju nama baju jabatan baju kode

  FK_MEMILIKI FK_MENGELOLA2

  <pi> Integer Variable chara Variable chara Variable chara id baju <pi> memo id_memo judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo

  <pi> Integer Variable characters (100) Long variable characters Date & Time Characters (2) Variable characters (75) Variable characters (1) id_memo <pi> disposisi tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp

  Date & Time Integer Variable characters (7 Date & Time Long variable charact Long variable charact Variable characters (2 Variable characters (7 Variable characters (1 balasan id balasan judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan

  <pi> Integer Variable character Long variable char Date & Time Characters (2) id balasan <pi> tipe id tipe nama tipe

  <pi> Integer Variable chara id tipe <pi> jadwal susut id jdwl susut tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut

  <pi> Integer Date & Time Date & Time Variable characters Variable characters Variable characters Variable characters Variable characters Date & Time id jdwl susut <pi> template id template nama template File template Keterangan template

  <pi> Integ Varia Varia Long id template <pi> folder id folder nama folder jenis folder

  <pi> Integer Variable characters Variable characters id folder <pi> ekspedisi id eks tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks

  <pi> Integer Date & Time Variable characters (7 Variable characters (7 Date & Time Variable characters (5 Variable characters (1 id ekspedisi

  ...

  <pi> surat keluar tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar

  Date & Time Variable characters (30) Variable characters (1) Integer

  FK_MENULIS FK_MENULIS2

  <fk1> <fk2> Setelah surat didistribusikan stakeholder yang bersangkutan dapat mengirimkan otorisasi seperti pada pada gambar 16.

  Gambar 16 form otorisasi surat Surat-surat terotorisasi akan tampil di halaman distribusi dihasilkan ditunjukkan pada gambar 17.

  Gambar 17 form distribusi Setelah itu surat yang telah terotorisasi akan diarsipkan berdasarkan folder-folder .

  Gambar 18 form arsip berdasar folder Surat yang diarsipkan dan termasuk surat keluar akan dicatat kedalam agenda keluar beriku interface dapat dilihat pada gambar 19.

  Gambar 19 form catat agenda keluar Surat keluar yang telah tercatat akan disimpan kedalam folder surat keluar. Untuk melihat isi surat dapat dilihat pada gambar 20

  Gambar 20 pengelolaan surat keluar Surat keluar yang telah dikirm akan dicatat di buku ekspedisi. Berikut hasil pencatatan dibuku ekspedisi

  Gambar 21 pencatatan buku ekspedisi Laporan dari agenda masuk, konsep naskah administrasi, 3). Fungsi admnistrasi surat keluar

dinas, dan agenda keluar internal dan eksternal, 3). Fungsi pengiriman

surat keluar SARAN

  Adapun saran yang dapat diberikan pada penelitian pengembangan aplikasi manajemen surat pada PD. Pasar Surya sebagai berikut:

  1. Selain adanya fitur pesan pada aplikasi manajemen surat berbasis web pada PD.

  Pasar Surya. Penelitian juga dapat dikembangkan dengan memberikan teknologi sms gateway yang dapat berfungsi untuk mengirimkan pesan berupa sms kepada pihak otorisasi. Gambar 22 laporan grafik

  2. Hasil dari penelitian ini dapat dikembangkan dengan diberikan sistem Adapun hasil laporan cetak akan di convert Optical Character Recognition (OCR) yang ke dalam bentuk pdf. Berikut hasil laporan pdf mana aplikasi tersebut dapat men-

pada gambar 23. scan.gambar dan dijadikan text. Selain itu

aplikasi OCR juga support oleh scanner.

  RUJUKAN Gie, Liang, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta. Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff, Visimedia, Jakarta

  Selatan. Munir, Badri Sukoco, 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern,

  Erlangga, Jakarta. Nuraida, Ida,SE. 2008, Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta. Gambar 23 laporan PDF Pemerintah Kota Surabaya, 2013, Peraturan

  DIreksi PDPS Nomor 15, Surabaya SIMPULAN

  Proboyekti, Umi S.Kom, 2008, Rekayasa Web, UKDW. Aplikasi dapat melakukan ketiga fungsi yang terdapat pada SOP/TTU/01 yaitu 1). Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, 2). Fungsi