KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SEKRETARIAT JENDERAL BIRO KOMUNIKASI DAN LAYANAN MASYARAKAT 2016

  KEBIJAKAN

PERPUSTAKAAN DIGITAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SEKRETARIAT JENDERAL BIRO KOMUNIKASI DAN LAYANAN MASYARAKAT

KATA PENGANTAR

  Puji dan syukur KeKhadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, “Kebijakan Perpustakaan Digital Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud)“ dapat diselesaikan. Kebijakan ini merupakan pedoman yang memuat kriteria, persyaratan, dan tata cara bagi seluruh pihak yang terlibat dalam pengelolaan Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  Pembangunan perpustakaan digital merupakan program prioritas Subbagian Perpustakaan, Bagian Publikasi, Biro Komunikasi dan Layanan Masyarakat pada tahun 2016 yang bertujuan untuk mengintegrasikan layanan dan koleksi perpustakaan, khususnya terbitan/publikasi yang dihasilkan oleh Kemendikbud atau sering disebut dengan koleksi lokal (local contents). Pembangunan perpustakaan digital ini sejalan dengan tugas dan fungsi Perpustakaan Kemendikbud sebagai perpustakaan khusus, yaitu mengumpulkan dan menyimpan terbitan dari dan tentang lembaga induknya.

  Terima kasih kami ucapkan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam penyusunan kebijakan ini. Kritik dan saran membangun sangat kami harapkan demi penyempurnaan kebijakan dan pengelolaan perpustakaan digital ini.

  DAFTAR ISI

  KATA PENGANTAR .............................................................................................. i DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN DIGITAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ..................................................................................................... 1

  

A. PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1

  

B. KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN DIGITAL ....................................................................... 2

  I. Kebijakan Koleksi ................................................................................................... 2

  II. Manajemen Hak ...................................................................................................... 4

  III. Kebijakan Divisi ...................................................................................................... 6

  IV. Kebijakan Pengiriman ............................................................................................ 7

  V. Kebijakan Sistem dan Metadata ............................................................................ 9

  VI. Kebijakan Layanan ............................................................................................... 11

  VII. Kebijakan Preservasi ............................................................................................ 12

  

C. PENUTUP ...................................................................................................................... 13

LAMPIRAN ........................................................................................................................ 14

  

KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

A. PENDAHULUAN

  Perpustakaan Digital Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Perpustakaan Digital Kemendikbud) adalah sebuah layanan informasi digital yang menyediakan akses terbuka (open access) dan daring (online) kepada publik terkait dengan berbagai informasi di bidang pendidikan dan kebudayaan yang dihasilkan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Kemendikbud dalam berbagai format.

  Pemanfaatan Perpustakaan Digital Kemdikbud diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam mengakses berbagai informasi di bidang pendidikan dan kebudayaan dengan cepat, tepat dan akurat serta sekaligus dapat meningkatkan visibilitas dan memberikan dampak positif bagi institusi Kemendikbud.

  Keberadaan Perpustakaan Digital Kemendikbud ini diharapkan dapat menjadi pusat informasi digital yang menyimpan, menyelamatkan, dan mendistribusikan sumber informasi yang dibutuhkan dan dipertahankan oleh institusi untuk kepentingan informasi, pembuktian, dan akuntabilitas yang dapat diakses baik dari dalam maupun luar institusi. Perpustakaan digital ini diharapkan dapat menjadi tolok ukur kinerja institusi yang dapat terlihat oleh publik.

  Perpustakaan Digital Kemendikbud juga merupakan sarana yang digunakan Perpustakaan Kemendikbud dalam mengumpulkan seluruh karya yang dihasilkan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Kemendikbud agar dapat diakses secara luas dan mudah oleh publik. Hal ini sejalan dengan tugas dan fungsi Perpustakaan Kemendikbud sebagai perpustakaan khusus, yaitu mengumpulkan dan menyimpan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. B. KEBIJAKAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

  Dalam upaya membangun perpustakaan digital yang terkelola dengan baik, perlu dibuat dan ditetapkan Kebijakan Perpustakaan Digital Kemendikbud. Kebijakan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi seluruh pihak yang terlibat dalam aktivitas pengelolaan perpustakaan digital. Kebijakan ini juga diharapkan dapat memberikan jaminan keberlangsungan pengelolaan aset intelektual institusi melalui pengembangan strategi pelestarian informasi, untuk menjaga keautentikan, keamanan dan aksesibilitas informasi.

I. KEBIJAKAN KOLEKSI

  Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam pengembangan layanan perpustakaan digital. Pengembangan koleksi pada Perpustakaan Digital Kemendikbud dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek berikut: relevan, lengkap, mutakhir, dan berorientasi pada kebutuhan publik. Pengembangan koleksi tidak hanya sekadar proses akuisisi, namun perlu didasarkan pada kebijakan tertulis sehingga proses pengembangan koleksi dapat terarah dan berkelanjutan.

  Untuk memperoleh koleksi yang berkualitas, seleksi koleksi harus dilaksanakan secara taat azas dan konsisten sesuai dengan kebijakan yang ditentukan. Dalam menyeleksi koleksi, beberapa hal yang perlu menjadi perhatian tim seleksi adalah sebagai berikut.

  1. Konten Kualitas konten dapat dinilai dari sejumlah faktor yaitu kredibilitas kreator, kelengkapan, keakuratan, keunikan, kesesuaian kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi.

  2. Akses Dalam menyeleksi koleksi, pengelola harus memperhatikan batasan hak cipta.

  3. Keberlanjutan Seleksi koleksi harus memperhatikan kemutakhiran teknologi baik pada perangkat keras (hardware) atau media simpannya.

  Kriteria dan jenis koleksi yang dikelola pada Perpustakaan Digital Kemendikbud adalah: yang termasuk dalam informasi publik sesuai dengan Undang-Undang

  Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

  2. Karya yang berfokus pada bidang pendidikan dan kebudayaan, berupa pedoman, peraturan, hasil penelitian, hasil kajian, karya ilmiah, dan terbitan/publikasi Kemendikbud lainnya;

  3. Karya yang dapat diakses oleh publik harus bersifat final. Karya yang masih berupa naskah, dapat disimpan pada perpustakaan digital namun dibatasi hak aksesnya;

  4. Karya harus dalam bentuk digital dengan format:

  a. Teks (PDF);

  b. Gambar (JPEG, PNG);

  c. Video (MP4);

  d. Audio (MP3);

  5. Jika karya yang diajukan merupakan bagian dari sebuah karya berseri atau paket karya, karya lain yang melengkapinya harus turut diajukan sehingga menjadi sebuah paket karya;

  6. Perpustakaan Digital Kemendikbud tidak dimaksudkan untuk tujuan komersial.

II. MANAJEMEN HAK

  Manajemen hak berkaitan dengan hak cipta koleksi yang dipublikasikan dan tipe pengguna di Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  1. Hak Cipta (Copyright) Hak cipta suatu karya yang dikelola dalam Perpustakaan Digital

  Kemendikbud dimiliki oleh institusi pencipta karya tersebut. Perpustakaan Kemendikbud sebagai pengelola perpustakaan digital dapat menyebarluaskan karya tersebut melalui Perpustakaan Digital Kemendikbud. Seluruh materi dalam perpustakaan digital menggunakan lisensi Creative Common CC-by License, dimana pengguna yang menggunakan sumber informasi dari Perpustakaan Digital Kemendikbud harus menuliskan atribut sumber yang digunakan.

  Karya yang sudah pernah diterbitkan di penerbit lain tetapi ingin dipublikasikan ke dalam perpustakaan digital, harus memperhatikan kebijakan asli dari penerbit tersebut dan tidak melanggar hak cipta. Konten koleksi sepenuhnya menjadi tanggung jawab kreator.

  2. Peran Pengelola dan Hak Pengguna Perpustakaan Digital Kemendikbud Pada Kebijakan Perpustakaan Digital Kemendikbud terdapat beberapa tingkatan peran pengelola dan hak pengguna, antara lain: a.

  Pimpinan Tinggi (Menteri, Eselon I dan II): Berhak melihat laporan penggunaan sistem yang ditampilkan dalam bentuk dasbor dan memantau statistik dalam bentuk grafik, sehingga bisa mengambil keputusan berdasarkan data tersebut; b. Pimpinan Menengah (Eselon III, Eselon IV, Staf/Admin TI): Memiliki hak akses pengelolaan aplikasi dan perangkat pendukungnya. Pimpinan menengah harus dapat memastikan bahwa sistem berjalan semestinya dan tidak ada masalah yang mungkin mengganggu jalannya operasional perpustakaan digital; c. Koordinator: Berkaitan dengan kegiatan validasi koleksi. Koordinator diharapkan dapat menjadi penjaga gerbang masuknya koleksi ke

  Perpustakaan Digital Kemendikbud. Penilaian kualitas dan aspek lainnya terkait dengan pengunggahan koleksi menjadi tugas dari koordinator. Hak aksesnya meliputi: 1) Mengubah metadata dari seluruh koleksi perpustakaan digital; 2) Menambahkan/mengubah tajuk subyek, kategori, dan klasifikasi dokumen; 4) Menerima ataupun menolak karya kiriman; 5) Mengirimkan pesan mengapa karya ditolak atau diterima; 6) Mengedit metadata seluruh dokumen yang tersimpan di perpustakaan digital namun tidak dapat mengubah isi koleksi.

  d.

  Staf Pengolahan: Staf pengolahan bertanggung jawab untuk melakukan pengolahan dokumen seperti pengelolaan teks (optical character recognition), pemberian tanda khusus (watermark) dan keamanan koleksi. Berikut rincian tugas staf pengolahan. 1) Mengisi dan mengedit metadata yang hendak dipublikasikan; 2) Mengunggah (upload) karya untuk dipublikasikan; 3) Tidak dapat mengedit ketika karya sudah dipublikasikan.

  e.

  Pengguna Umum: Diperuntukkan bagi masyarakat umum yang ingin melihat ataupun mencari karya yang ada di dalam perpustakaan digital.

  1) Mencari, melihat, dan mengunduh dokumen (harus login); 2) Mencantumkan sumber dari karya yang dikutip; 3) Pengguna dapat mengirimkan pemberitahuan jika ada koleksi yang melanggar hak cipta atau hukum dengan mengirimkan pos-el ke

  perpustakaan@kemdikbud.go.id atau menggunakan fitur kontak di Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  III. KEBIJAKAN DIVISI

  Salah satu yang harus ditetapkan di awal terkait dengan pengembangan Perpustakaan Digital Kemendikbud adalah mendefinisikan divisi yang menjadi bagian dalam perpustakaan digital. Divisi merupakan unit administratif yang melakukan aktivitas penciptaan dokumen, memiliki kepemimpinan tertentu, memiliki stabilitas jangka panjang, dan bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan divisi.

  Pengelompokan divisi dapat didasarkan pada struktur organisasi secara vertikal agar lebih efisien dan memungkinkan pengumpulan koleksi Perpustakaan Digital Kemendikbud berjalan dengan lancar. Sesuai dengan Kemendikbud terdapat 8 unit utama yaitu:

  1. Sekretariat Jenderal;

  2. Inspektorat Jenderal;

  3. Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini dan Pendidikan Masyarakat;

  4. Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah;

  5. Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan;

  6. Direktorat Jenderal Kebudayaan;

  7. Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa; 8. Badan Penelitian dan Pengembangan.

  Setiap unit kerja eselon I dapat menunjuk 1 orang koordinator terhadap seluruh unit kerja dibawahnya (eselon II dan UPT), dan masing-masing unit kerja dibawahnya dapat menunjuk 1 orang staf pengolahan. Khusus eselon II yang memiliki UPT langsung dapat menunjuk 1 orang koordinator (Pusat Penelitian Arkeologi Nasional).

  Individu tidak dapat mengajukan koleksi tanpa keterlibatan dengan divisi tertentu, karena individu tidak tergolong dalam unit administratif tertentu. Struktur divisi Perpustakaan Digital Kemendikbud dapat diubah jika terjadi perubahan struktur organisasi. (Struktur divisi dalam Perpustakaan Digital Kemendikbud dapat dilihat pada Lampiran 3)

IV. KEBIJAKAN PENGIRIMAN

  Koleksi yang dikumpulkan dan dikirimkan oleh staf pengolahan ke Perpustakaan Digital Kemendikbud harus mendapat persetujuan dari koordinator divisi. Kriteria koleksi yang dapat disetujui untuk masuk dalam Perpustakaan Digital Kemendikbud harus sesuai dengan kebijakan koleksi Perpustakaan Digital Kemendikbud. Koleksi yang tidak dapat dikirimkan diantaranya:

  1. Karya individu yang tidak terkait bidang pendidikan dan kebudayaan; diskiriminasi;

  3. Karya yang mengandung unsur plagiarism; 4. Dokumen administrasi, rahasia, atau yang dapat merugikan pihak lain.

  Karya yang melanggar hak cipta ataupun hukum akan dibatalkan hak publikasinya. Selain itu, pemegang hak cipta karya juga dapat membatalkan publikasi di Perpustakaan Digital Kemendikbud dengan mengirimkan email

  

perpustakaan@kemdikbud.go.id ataupun menggunakan fitur kontak di

Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  Berikut ini adalah alur pengiriman dokumen ke dalam Perpustakaan Digital Kemendikbud:

  1. Penulis dan kontributor mengirimkan dokumen ke staf pengolahan;

  2. Staf pengolahan memasukkan metadata dokumen di perpustakaan digital dan mengunggah dokumen digital dalam format yang didukung oleh sistem perpustakaan digital;

  3. Sebelum diunggah, dokumen digital diolah untuk ditambahkan watermark, pengaturan format yang didukung oleh sistem dan pengaturan resolusi gambar, kualitas suara dan video;

  4. Koordinator dapat melihat dokumen yang sudah diunggah untuk melakukan persetujuan;

  5. Koordinator Divisi meninjau ulang seluruh koleksi yang masuk dan menentukan apakah koleksi dapat diterima atau ditolak untuk dipublikasikan ke dalam perpustakaan digital;

  a. Jika karya ditolak, maka akan ada proses pemberitahuan melalui pos-el tentang alasan mengapa karya tersebut ditolak dan apa yang harus diperbaiki;

  b. Jika karya diterima, maka terdapat notifikasi melalui pos-el;

  6. Jika karya telah diterima, koordinator dapat menyetujui dokumen untuk tersedia dalam Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  Gambar 1. Alur Pengiriman Dokumen ke dalam Perpustakaan Digital Kemendikbud V.

KEBIJAKAN SISTEM DAN METADATA 1.

  Kebijakan Sistem Untuk menerapkan Perpustakaan Digital Kemendikbud, diperlukan infrastruktur yang memadai dan kebutuhan sistem lainnya. Meskipun

  Kemendikbud secara umum sudah memiliki fasilitas sistem jaringan yang memadai, persyaratan minimum berikut perlu dimiliki untuk dapat mengimplementasikan Perpustakaan Digital Kemendikbud secara optimal.

  Tabel 1. Kebutuhan Sistem Perpustakaan Digital Kemendikbud Kebutuhan Deskripsi

  Sistem Perangkat

  1. Dua buah server, satu untuk kegiatan operasional rutin, Keras (Hardware) satu sebagai back-up. Server harus memiliki konfigurasi tertinggi dan terbaru dengan prosesor tertinggi. Server memiliki kapasitas penyimpanan besar untuk menyimpan data video, memori cache besar, dan kapasitas RAM yang memadai untuk memproses data video.

  2. Sebuah pemindai (scanner) berkecepatan tinggi dengan software Optical Character Recognition (OCR) untuk mendigitalisasi dokumen tercetak.

  3. MPEG Card untuk mengkonversi video ke dalam bentuk digital. Sistem Perangkat Lunak (Software)

  1. EPrints (versi terbaru dan telah dikustomisasi)

  2. Sistem operasi (Windows Server/Linux Server)

  3. Software pengolah PDF (Adobe Acrobat Pro) untuk mengkonversi dokumen atau gambar ke format PDF Operasional dan Perawatan Rutin

  1. Instalasi dan kustomisasi

  2. Upgrade dan migrasi data

  3. Proses digitalisasi dan preservasi

  4. Pelatihan staf dan pengembangan keterampilan (skills) Aplikasi EPrints merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Universitas

  Southampton di bawah lisensi GPL. Aplikasi Eprints merupakan aplikasi perpustakaan digital gratis dan berkode terbuka (open source), dimana semua orang dapat bebas menggunakan dan memodifikasi aplikasi tersebut sesuai dengan kebutuhannya. Aplikasi Eprints menyediakan pengelolaan dokumen yang memungkinkan pengembangan perpustakaan digital dengan akses terbuka berdasarkan protokol keterbukaan kearsipan untuk penarikan metadata (Open Archives Protocol for Metadata Harvesting).

  Berikut tampilan aplikasi perpustakaan digital Eprints yang dikembangkan di Kemendikbud: Gambar 2. Tampilan Aplikasi Perpustakaan Digital Eprints Kemendikbud ( http://perpustakaan.kemdikbud.go.id/repositori)

  2. Kebijakan Metadata Untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian informasi serta interoperabilitas, digunakan standar metadata Dublin Core. Berikut metadata

  Dublin Core pada aplikasi yang akan digunakan.

  Tabel 2. Metadata Dasar Dublin Core

  Elemen Deskripsi Metadata Kebijakan Metadata Kreator Entitas yang bertanggung jawab atau wajib (jika tersedia) berkontribusi terhadap penciptaan konten dari suatu sumber (karya) Kontributor Entitas yang bertanggung jawab Tidak wajib terhadap validasi dari suatu sumber (karya)

  Cakupan Batasan atau lingkup konten dari suatu Tidak wajib karya Tanggal Tanggal yang terkait dengan siklus Disediakan sistem jika hidup karya user tidak menyediakan data tanggal. Format Wujud fisik atau digital dari karya Disediakan sistem Identifier Referensi yang jelas untuk karya Disediakan sistem dengan konteks tertentu

Bahasa Bahasa yang digunakan dalam konten Wajib (pull-down menu)

intelektual karya termasuk menu “non-text” Penerbit Entitas yang bertanggung jawab untuk Tidak wajib membuat konten tersedia Relation Referensi untuk karya karya terkait Wajib (jika tersedia)

  Hak Informasi tentang hak atas karya Tidak wajib Sumber Referensi mengenai sumber asal karya Tidak wajib tersebut Subjek dan Topik dari konten karya Tidak wajib kata kunci Judul Nama yang diberikan pada karya Wajib tersebut Jenis Karakter (sifat) atau kategori dari Tidak wajib konten karya tersebut Deskripsi Deskripsi singkat dari konten karya Tidak wajib

VI. KEBIJAKAN LAYANAN

  Perpustakaan Digital Kemendikbud berfungsi sebagai pusat informasi sehingga perlu memberikan layanan dan manfaat yang optimal bagi pemangku kepentingan. Perpustakaan Digital Kemendikbud menetapkan kebijakan layanan dengan ketentuan sebagai berikut.

  1. Perpustakaan Digital Kemendikbud tersedia secara online dan beroperasi selama 7x24 jam secara berkelanjutan;

  2. Setiap pengguna layanan yang akan mengunduh koleksi wajib melakukan registrasi pada Perpustakaan Digital Kemendikbud;

  3. Pengguna dapat meminta bantuan kepada staf Perpustakaan Digital Kemendikbud apabila mendapatkan masalah dan kesulitan dalam mengoperasikan Perpustakaan Digital Kemendikbud dengan mengirimkan laporan atau permintaan melalui email ke

  perpustakaan@kemdikbud.go.id ;

  4. Pelanggaran terhadap karya yang telah diunduh oleh pengguna, diluar tanggung jawab pengelola Perpustakaan Digital Kemendikbud.

  VII. KEBIJAKAN PRESERVASI

  Perpustakaan Digital Kemendikbud memastikan karya yang berupa file digital yang disimpan dalam pangkalan data tetap dapat digunakan secara berkelanjutan. Untuk itu, Perpustakaan Digital Kemendikbud menerapkan kebijakan preservasi digital sebagai berikut.

  1. Perpustakaan Digital Kemendikbud menyimpan setiap karya tanpa batasan waktu;

  2. Perpustakaan Digital Kemendikbud memastikan setiap karya tetap dapat dibaca dan diakses serta dilakukan konversi ke format terbaru jika dianggap perlu;

  3. Perpustakaan Digital Kemendikbud akan melakukan pencadangan data (backup) secara berkala;

  4. Perpustakaan Digital Kemendikbud akan melakukan pengecekan berkala terhadap ketersediaan ruang penyimpanan, penggunaan teknologi, ketersediaan listrik dan lain-lain yang dianggap perlu untuk keberlangsungan layanan. C. PENUTUP

  Kebijakan Perpustakaan Digital Kemendikbud ini diharapkan dapat memberikan gambaran bagaimana Perpustakaan Digital Kemendikbud berjalan dan dapat didukung oleh seluruh pihak terkait. Penyempurnaan kebijakan ini akan terus dilakukan demi perbaikan pengelolaan Perpustakaan Digital Kemendikbud ke depan.