file1A7B97D64AD177F1D65FA2A7135F8F26
PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK
Untuk menjamin kelancaran program-program di bidang akademis dan meningkatkan
efektifitas serta efisiensi layanan terhadap sivitas akademika, maka aspek prosedur, pelaksanaan,
dan unit pelayanan perlu ditata dalam suatu sistem. Dengan adanya sistem yang jelas, semua pihak
yang terkait diharapkan dapat bekerja atau memanfaatkan keadaan yang ada sebaik mungkin.
Pelaksana Layanan
UM memiliki 2 (dua) biro pelaksana administrasi yaitu Biro Akademik, Kemahasiswaan,
Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama (BAKPIK), serta Biro Umum dan Keuangan (BUK).
Secara fungsional Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama,
dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Sehari-hari pembinaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor I dalam bidang akademik, Wakil Rektor II dalam bidang umum dan keuangan, Wakil Rektor III dalam bidang kemahasiswaan dan alumni, serta
Wakil Rektor IV dalam bidang perencanaan, sistem informasi, komunikasi, dan kerjasama.
Struktur organisasi Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama
terdiri dari empat bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional: (1) Bagian Akademik melaksanakan administrasi akademik dan evaluasi, registrasi dan statistik, sarana akademik; (2) Bagian
Perencanaan dan Sistem Informasi bertugas melaksanakan administrasi perencanaan akademik
dan fisik, pengumpulan dan pengelolaan data, serta layanan informasi; (3) Bagian Kemahasiswaan bertugas melaksanakan administrasi minat, penalaran dan informasi kemahasiswaan, serta
layanan kesejahteraan mahasiswa; dan (4) Bagian Kerjasama dan Humas bertugas melaksanakan
administrasi kerjasama dan humas, serta (5) Kelompok Jabatan Fungsional.
Biro Umum dan Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi umum dan keuangan,
dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Pembinaan biro ini
dilakukan oleh Wakil Rektor II. Struktur organisasi Biro Umum dan Keuangan terdiri dari 3 (tiga)
bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional, yaitu (1) Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana,
dan Barang Milik Negara bertugas menangani urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tatalaksana,
dan urusan barang milik negara; (2) Bagian Kepegawaian bertugas melaksanakan urusan administrasi
tenaga akademik dan tenaga administratif; dan (3) Bagian Keuangan bertugas melaksanakan
administrasi urusan pembiayaan, perbendaharaan, akuntansi, dan pelaporan keuangan; serta (4)
Kelompok Jabatan Fungsional.
Proses Registrasi Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) dan Program Diploma (D)
Setelah dinyatakan lulus seleksi dan diterima sebagai calon mahasiswa, setiap masukan
atau calon mahasiswa UM harus melakukan proses registrasi. Registrasi adalah proses untuk
memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM dengan memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan dan untuk memperoleh hak izin mengikuti perkuliahan program studi yang di inginkan. Sebelum mengikuti perkuliahan, mahasiswa baru diwajibkan mengikuti kegiatan Program
Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru (PKKMB).
39
40 KATALOG UM EDISI 2016
Proses Registrasi Administrasi
Proses Registrasi Mahasiswa Sarjana dan Diploma
Mahasiswa baru program Sarjana dan program Diploma terdiri dari masukan SLTA, non
SLTA, dan pindahan. Masukan SLTA merupakan mayoritas mahasiswa baru dari peserta Seleksi
Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) jalur undangan; Seleksi Bersama Masuk
Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) jalur ujian tulis/keterampilan; Seleksi jalur Prestasi
Akademik dan Nonakademik; Seleksi Mandiri jalur Tes Berbasis Komputer. Untuk memperoleh
status terdaftar sebagai mahasiswa UM peserta yang diterima harus melakukan registrasi
administrasi dan akademik dengan mengikuti alur yang telah ditentukan.
Proses registrasi calon mahasiswa baru program Sarjana dan Diploma yang dinyatakan
diterima dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: (1) mengisi biodata secara online melalui http://registrasi.um.ac.id dan meng-upload Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Daftar
Gaji; Kartu Keluarga (KK); dan Bukti Pembayaran PBB; (2) melakukan pembayaran biaya
pendidikan (UKT) di bank BRI, BTN, BNI, Mandiri secara online; (3) melakukan registrasi
administrasi di kampus UM dengan menyerahkan berkas sebagai berikut: (a) kartu tanda peserta
Seleksi; (b) bukti pembayaran dari Bank; (c) fotokopi ijazah dan SKHUN yang telah dilegalisir;
(d) fotokopi raport yang telah dilegalisir dan menunjukkan raport asli; (e) fotokopi akta kelahiran/akta kenal lahir; (f) fotokopi kartu susunan keluarga; (g) surat hasil pemeriksaan kesehatan dari
Puskesmas/dokter pemerintah yang menyatakan calon tidak buta warna bagi program studi
tertentu; (h) print out biodata online mahasiswa baru UM; dan (i) surat pernyataan mahasiswa
UM; serta (4) mengambil jas almamater dan berfoto untuk Kartu Mahasiswa. Untuk calon
mahasiswa penerima beasiswa bidik misi, harus melampirkan: (a) Kartu Keluarga Miskin
(Gakin) atau Surat Keterangan Tidak Mampu dari Kepala Desa/Lurah; (b) rekening lisrik, (c)
rekening telepon, (d) bukti pembayaran PBB, serta (e) bersedia diverifikasi di rumah masingmasing sebagai peserta jalur bidik misi.
Sedangkan proses untuk pelaksanaan registrasi administrasi mahasiswa lama, terlebih dulu
harus melakukan pembayaran biaya pendidikan/UKT melalui bank BNI, BRI, BTN, dan Mandiri
secara online di seluruh Indonesia untuk setiap awal semester sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Mahasiswa bisa memilih bank yang akan digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan dan
dapat menggunakan fasilitas pembayaran melalui kasir atau ATM. Setelah melakukan pembayaran, mahasiswa dapat melakukan registrasi akademik, yaitu mengisi KRS online melalui
internet di http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan mencetak KRS.
Mahasiswa dapat menggunakan fasilitas hotspot di jurusan masing-masing, teras Subag RS, teras
Subag AE, dan teras gedung Pusat TIK. Mahasiswa yang tidak melakukan proses registrasi, baik
administrasi maupun akademik dianggap cuti kuliah dan harus mengurus proses cuti kuliah.
Pengisian KRS online dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan kalender akademik UM.
Proses Registrasi Mahasiswa Pascasarjana
Penerimaan dan Registrasi Mahasiswa Baru
Setiap calon mahasiswa Pascasarjana harus memenuhi persyaratan akademik dan administrasi. Persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Magister adalah memiliki gelar
Pelaksanaan Administrasi Akademik 41
kesarjanaan pendidikan atau nonkependidikan dan sebidang dengan program studi yang diinginkan,
Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Sarjana yang minimum sama atau setaraf dengan 2,50. Sedangkan
persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Doktor yang diinginkan, dan IPK Magister
minimum sama atau setaraf dengan 3,00, lulusan program Magister/Master tidak sebidang dengan
persetujuan dari Ketua Program Studi Pascasarjana dan memenuhi persyaratan tersendiri yang
diatur oleh Direktur Pascasarjana. Lulusan program Sarjana sebidang/tidak sebidang dan memenuhi
persyaratan lain diatur dalam peraturan tersendiri.
Persyaratan administrasi calon mahasiswa baru program S2 atau S3 harus mengisi biodata
pendaftaran online pada laman http://seleksi.um.ac.id. Setelah mengisi biodata dan mencetak biodata pendaftaran harus dilampiri dokumen sebagai berikut: (1) fotokopi Ijasah S1/S2 dan transkrip yang dilegalisir; (2) fotokopi bukti-bukti karya tulis/ karya ilmiah yang pernah diikuti 3 tahun terakhir; (3) surat pernyataan kesanggupan membayar biaya pendidikan dari pelamar atau
sponsor; (4) surat rujukan dua orang yang mengenai kemampuan akademik dan kepribadian pelamar,
untuk calon mahasiswa S3 rekomendasi diberikan oleh pembimbing langsung saat melaksanakan
studi S2; (5) surat keterangan kesehatan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan mampu
mengikuti pendidikan (6) dua lembar pas foto ukuran 3x4 cm; (7) foto copy sertifikat TOEFL
atau yang setara; (8) kwitansi biaya pendaftaran; dan (9) kartu peserta pendaftaran camaba UM
secara online.
Pendaftar yang mengusulkan Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) Kemristek
Dikti atau beasiswa LPDP, harus melampirkan: (a) Surat keterangan angka kredit/jabatan
fungsional akademik dosen yang dicapai dari Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi/Kementerian Agama; (b) SK pengangkatan terakhir (bagi dosen PNS atau SK pengangkatan sebagai dosen tetap yayasan (bagi dosen swasta). Khusus dosen berstatus non PNS dilengkapi surat
pernyataan status dosen tetap yayasan dan bukan guru/atau tenaga adminstrasi; (c) Surat rekomendasi untuk memperoleh BUDI dari Rektor/Direktur/Ketua Perguruan Tinggi tempat bertugas dan Kopertis untuk pendaftar dari PTS; (d) Melakukan pendaftaran online pada laman
http://beasiswa.dikti.go.id; (e) Bukti pendaftaran online beasiswa BUDI, dan (f) Memenuhi ketentuan yang telah dipersyaratkan oleh Kemristek Dikti.
Berkas kelengkapan pendaftaran calon mahasiswa disampaikan ke Pascasarjana UM, Jl.
Semarang 5, Malang 65145. Jika calon mahasiswa telah memenuhi persyaratan yang ditentukan,
maka proses seleksi akademik (ujian tulis) akan dilakukan oleh tim penerimaan mahasiswa baru
Pascasarjana. Berdasarkan data-data yang ada tentang calon mahasiswa, tim ini akan melakukan
seleksi calon mahasiswa baru yang terdaftar berdasarkan pertimbangan akademis dan kriteria
yang ditentukan.
Hasil seleksi akademis dan administratif akan diumumkan secara terbuka melalui website
http://pasca.um.ac.id. Mahasiswa yang telah diterima ditetapkan melalui keputusan Rektor diwajibkan melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Satistik dengan
mengikuti prosedur berikut: (1) Mengisi Form Biodata Mahasiswa Baru UM secara online melalui http://registrasi.um.ac.id; (2) melakukan pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT) melalui
Bank yang ditunjuk (BRI, BNI, BTN dan Mandiri) (3) melakukan verifikasi data; (4) Menyerahkan berkas registrasi administrasi: (a) Kartu Tanda Peserta Ujian ; (b) Bukti pembayaran
dari bank BRI/BTN/BNI/Mandiri; (c) Fotokopi Ijazah S1 dan S2) yang telah dilegalisasi (2
lembar); (d) Fotokopi Akta Kelahiran/Akta Kenal Lahir (1 lembar); (e) Fotokopi Kartu
Keluarga (KK) (1 lembar); (f) Pas Foto 3x4 dan 4x6 (2 lembar); (h) Surat hasil pemeriksaan
kesehatan (asli) dari Puskesmas atau dokter pemerintah; (i) Print out Biodata Mahasiswa Baru
42 KATALOG UM EDISI 2016
Universitas Negeri Malang; (j) Surat Pernyataan Mahasiswa (SPM) Universitas Negeri Malang
bermaterai Rp 6.000,00; (k) foto copy sertifikat TOEFL atau yang setara; (l) Calon Mahasiswa
wajib berfoto untuk penerbitan Kartu Mahasiswa (berpakaian kemeja/blus rapi dan bersepatu).
(4) mengikuti kegiatan OPS dengan menerima penjelasan dan berkas.
Registrasi Mahasiswa Lama
Pada setiap awal semester mahasiswa Pascasarjana UM yang belum lulus dan masih
melanjutkan kuliah lagi, wajib melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi
dan Statistik dengan mengikuti prosedur berikut: (1) mahasiswa membayar SPP dan Biaya
Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) secara online di Bank Mitra yang ditunjuk; (2) melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan SKCK (bagi yang
baru cuti kuliah atau diluar jadwal yang telah ditentukan); (3) melakukan pengisian KRS online
di website: http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan; (4) mahasiswa
yang tidak melakukan registrasi tidak boleh mengikuti kegiatan perkuliahan dan diharuskan
mengurus cuti kuliah
Proses Registrasi Akademik
Setelah mahasiswa baru/lama menyelesaikan proses registrasi administrasi, mereka telah
terdaftar sebagai mahasiswa UM dan bisa melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik
di Pascasarjana meliputi kegiatan konsultasi rencana studi, pendaftaran matakuliah, pengisian
dan pengesahan KRS, dan pengumuman hasil pemrosesan KRS. Proses registrasi akademik
adalah sebagai berikut: (1) mahasiswa mencetak hasil pengisian KRS online, bagi mahasiswa
akhir program blangko ini disertai laporan kemajuan penulisan tesis/disertasi; (2) mahasiswa
mempelajari jadwal perkuliahan yang tersedia; (3) mahasiswa konsultasi pengambilan matakuliah
dengan dosen penasihat akademik dan konsultasi penulisan tesis/disertasi dengan dosen pembimbing; (4) mahasiswa melakukan pendaftaran matakuliah dan mengisi KRS online; (5) mahasiswa konsultasi isian KRS dengan dosen Penasihat Akademik dan minta pengesahan ke ketua
program studi masing-masing; dan (6) mahasiswa menyerahkan KRS yang telah diisi dan disahkan
ke Sub Bagian TU Pascasarjana UM sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Dalam UM
Mahasiswa dalam lingkungan UM dapat mengajukan pindah ke program pendidikan yang
lebih rendah atau pindah program studi pada jenjang yang sama dalam satu fakultas/pascasarjana
atau di luar fakultasnya. Dalam proses pindah ini ada beberapa ketentuan atau persyaratan yang
harus dipenuhi, yaitu telah mengikuti secara terus-menerus pada program asal sekurangkurangnya selama empat semester, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan pada
program studi yang dituju, serta kemungkinan penyelesaian studi sesuai dengan waktu yang diperlukan, di samping lulus seleksi akademis yang diselenggarakan oleh program studi yang dituju.
Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah
secara tertulis dengan alasan yang kuat, ditujukan kepada Dekan fakultas yang dituju dengan
tembusan kepada Rektor dan Ketua jurusan/program studi yang dituju disertai lampiran fotokopi
KHS tiap semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, dan surat keterangan ijin sementara pindah dari
Pelaksanaan Administrasi Akademik 43
Dekan dan Ketua jurusan/program studi asal, di samping surat persetujuan pindah program studi
dari atasan langsung bagi yang bekerja atau sponsor bagi yang dibiayai sponsor. Setelah
dinyatakan diterima, selanjutnya Dekan fakultas penerima membuatkan Surat Keterangan
Persetujuan Diterima (SKPD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan
tembusan kepada Rektor, Dekan dan/atau Ketua jurusan/program studi asalnya, Kepala Biro
Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, Kepala Sub Bagian
Registrasi dan Statistik, dan dosen PA asal mahasiswa yang bersangkutan, serta orang tua/wali
yang bersangkutan. Selanjutnya, setelah mahasiswa penerima SKPD tersebut harus segera
menyelesaikan proses administrasinya ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa
SKPD asli, dan kartu mahasiswa serta keterangan lain yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa
batas akhir pengajuan permohonan pindah adalah satu minggu sebelum masa konsultasi
penyusunan rencana studi menurut ketentuan kalender akademik, dan bila melampaui batas akhir
tersebut, permohonan pindah tidak dapat diproses lebih lanjut.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Luar UM
Mahasiswa dari luar UM dapat mengajukan pindah ke UM dan dapat dipertimbangkan
setelah memenuhi ketentuan dan persyaratan berupa: program studi asal perguruan tinggi
memiliki nilai akriditasi minimal/setara atau diatasnya dengan program studi yang dituju atau
yang diminati, telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya
selama empat semester, mahasiswa program Sarjana telah mengumpulkan minimal 60 sks dan
maksimal 100 sks dengan IPK minimal 2,75, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana
pendidikan di program studi yang dituju, alih kredit yang memungkinkan penyelesaian studi, dan
telah lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju.
Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah
secara tertulis dengan alasan kepindahan yang kuat yang ditujukan kepada Rektor UM dengan
tembusan Dekan fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju disertai lampiranlampiran. Lampiran-lampiran yang dimaksud adalah KHS per semester dan keterangan IPK yang
disahkan oleh perguruan tinggi asal; surat keterangan pindah sementara dari perguruan tinggi
asal; surat persetujuan orang tua/wali bagi mahasiswa yang menjadi tanggungannya; surat
rekomendasi dari fakultas asal yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa
yang berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar tata tertib, di samping tidak dalam keadaan
kehilangan hak studinya yang disebabkan tidak memenuhi ketentuan akademik dari perguruan
tinggi asalnya (drop out); surat keputusan pindah dari orang tua/suami/istri bagi mahasiswa yang
mengajukan permohonan pindah karena dipindahkannya tempat bekerja orang tua/suami/istri
oleh unit kerjanya, di samping surat ijin belajar dari atasan yang berwenang bagi mahasiswa yang
sudah bekerja.
Setelah mahasiswa tersebut dinyatakan diterima, selanjutnya oleh Rektor UM u.p. Kepala
Biro AKPIK dibuatkan Surat Keterangan Tanda Diterima (SKTD) yang ditujukan kepada
mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor perguruan tinggi asal, Dekan
Fakultas dan Ketua Jurusan yang dituju, juga Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik UM.
44 KATALOG UM EDISI 2016
Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah tersebut adalah dua minggu
menjelang masa registrasi administrasi masukan non SLTA menurut ketentuan kalender akademik,
dan tidak dapat dipertimbangkan apabila melampaui batas waktu tersebut, serta harus membayar
biaya pendaftaran sebesar harga formulir pendaftaran SNMPTN. Selanjutnya setelah menerima
SKTD tersebut, mahasiswa yang bersangkutan harus segera melakukan registrasi administrasi di
Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa persyaratan memenuhi ketentuan dan
kegiatan sebagaimana proses registrasi mahasiswa baru masukan non SLTA dan pindahan.
Mutasi Keluar dari UM
Mahasiswa UM dapat mengajukan pindah atau keluar dari UM. Untuk keperluan ini mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan pindah atau keluar dari UM
ditujukan kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya. Surat ini harus dilampiri fotokopi
Kartu Hasil Studi (KHS) selama kuliah dan surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang
dituju. Setelah surat ini sampai ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi, mahasiswa tersebut dapat
meminta Kartu Proses Penjejakan (KPP) sebanyak tiga lembar untuk diisi. Kartu Proses Penjejakan
ini kemudian dikembalikan ke Sub Bagian Akademik dan Evalusi dengan dilampiri: kartu mahasiswa terakhir, kuitansi lunas SPP semester terakhir dan surat keterangan bebas pinjam dari perpustakaan. Selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan akan memperoleh surat keterangan pindah/
keluar dari UM lengkap dengan lampiran daftar nilai atau transkrip selama mahasiswa tersebut
mengikuti kuliah di UM. Mahasiswa yang pindah atau keluar tidak bisa diterima kembali di UM.
Proses Perizinan Cuti Kuliah
Setelah mengikuti kuliah sekurang-kurangnya satu semester mahasiswa dapat mengambil
cuti kuliah atau menunda segala kegiatan registrasi dan perkuliahan dalam jangka waktu semester
tertentu. Untuk memperoleh izin cuti kuliah mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan
surat permohonan cuti kuliah yang ditujukan kepada Rektor melalui Kepala Biro Akademik,
Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama dengan menyebutkan alasan yang kuat.
Untuk setiap alasan yang disebutkan, baik karena kesulitan ekonomi, sakit maupun alasan lain,
mahasiswa harus melampirkan surat keterangan yang relevan dari petugas yang berwenang.
Setelah surat permohonan ini disetujui, mahasiswa yang berkepentingan dapat meminta Kartu
Proses Penjejakan (KPP) dari Sub Bagian Registrasi dan Statistik untuk diproses ke jurusan,
fakultas, Sub Bagian PNBP dan UPT Perpustakaan. Berkas proses penjejakan yang telah terisi
lengkap dikembalikan ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik disertai lampiran berupa: kartu
mahasiswa atau ID Card, dan surat bebas pinjam. Selanjutnya mahasiswa tersebut akan menerima
Surat Keterangan Cuti Kuliah (SKCK). Yang penting untuk diketahui ialah bahwa mahasiswa
yang bersangkutan harus mendapatkan persetujuan dari Ketua Jurusan dan Wakil Dekan I paling
lambat satu bulan sebelum semester yang akan ditinggalkan dimulai. Mahasiswa tersebut pada
dasarnya dibebaskan dari kewajiban membayar SPP selama cuti kuliah. Pengurusan cuti kuliah
bisa dimulai pada akhir semester yang diikuti sampai paling lambat dua bulan semester yang
akan ditunda berjalan.
Pelaksanaan Administrasi Akademik 45
Layanan Surat Keterangan
UM melayani mahasiswa yang membutuhkan surat keterangan. Surat keterangan ini ada
dua macam yaitu Surat Pernyataan Masih Kuliah dan Surat Keterangan Mahasiswa UM.
Bentuk formulir surat Pernyataan Masih Kuliah (SPMK) ditentukan oleh Badan Administrasi
Kepegawaian Negara (BAKN). Surat ini dapat dipergunakan oleh orang tua mahasiswa yang
berstatus pegawai negeri/pensiunan untuk mendapatkan tunjangan anak bagi putra/putrinya yang
sudah melampaui batas umur 21 sampai 23 tahun, belum berkeluarga tapi masih kuliah.
Mahasiswa yang memerlukan surat keterangan tersebut dapat meminta lembar SPMK bagi yang
sudah registrasi administrasi pada semester yang berjalan di sub Bagian Registrasi dan Statistik
dengan menyerahkan KTR, bukti lunas biaya Pendidikan pada semester yang bersangkutan, dan
fotokopi KP4 dari instansi orang tua mahasiswa yang bersangkutan, atau fotokopi Karip (Kartu
Identitas Pensiun) atau SK pensiun jika orang tua mahasiswa yang bersangkutan baru pensiun.
Surat keterangan terdaftar sebagai mahasiswa UM biasanya diperlukan oleh mahasiswa
untuk berbagai urusan, misalnya: Untuk memperoleh surat ketrangan ini mahasiswa dapat
meminta ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan kartu identitas sebagai
mahasiswa terdaftar di UM, dan tidak dalam status kehilangan hak studi.
Yudisium
Yudisium adalah penilaian terakhir terhadap mahasiswa secara menyeluruh atas dasar
indeks prestasi (IP) yang diperhitungkan dari seluruh nilai matakuliah yang telah ditentukan.
Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studi sesuai dengan beban kredit yang ditentukan
dapat mengajukan permohonan penilaian akhir program dengan mengisi Daftar Hasil Studi dan
Yudisium (DHSY) online. Permohonan Yudisium harus diajukan paling lambat pada hari terakhir
pelaksanaan ujian semester menurut kalender akademik. Alur proses untuk mengurus yudisium
ditentukan sebagai berikut.
Tahap Persiapan
Mahasiswa yang merencanakan lulus harus mendaftarkan diri untuk yudisium dan mengisi
biodata album kelulusan dan dikumpulkan ke urusan ijazah di Sub Bagian Akademik dan
Evaluasi dengan menyertakan: 10 (sepuluh) lembar pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 cm, fotokopi
ijazah dan STTB yang digunakan untuk masuk UM, transkrip yang sudah dilegalisir, dan fotokopi
kartu mahasiswa yang terakhir, masing-masing 2 (dua) lembar. Selanjutnya mahasiswa tersebut
dapat mengambil blanko Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) dari Sub Bagian Akademik
dan Evaluasi untuk diisi.
Tahap Pelaksanaan
Mahasiswa harus menyerahkan blangko DHSY yang telah diisi ke jurusan yang bersangkutan dengan melampirkan fotokopi semua Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah disahkan oleh
Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Berkas ini akan dikirim ke Panitia Kelulusan dan
Yudisium Fakultas/Jurusan. Selanjutnya fakultas akan mengirimkan nama-nama mahasiswa yang
merencanakan lulus dan nama-nama tim penilai kelulusan dan yudisium ke Sub Bagian Akademik
dan Evaluasi. Tim Peneliti Yudisium akan mengadakan pengecekan tentang kebenaran isi
46 KATALOG UM EDISI 2016
rekaman DHSY. Jika ternyata pengisian sudah benar, DHSY akan diserahkan ke jurusan untuk
mendapat pengesahan dari dosen PA, Ketua jurusan, Dekan, dan selanjutnya mahasiswa yang
bersangkutan dinyatakan lulus. Daftar lulusan yang merupakan surat Keputusan Dekan akan
dikirim ke Rektor dan Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Setelah itu mahasiswa dapat
meminta Kartu Proses Penjejakan Kelulusan (KPPK) untuk diisi dan diserahkan kembali ke
urusan ijazah Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi dengan dilampiri persyaratan yang telah
ditentukan untuk diproses. Jika telah selesai mahasiswa tersebut dapat memperoleh tanda lulus
sementara, ijazah, dan transkrip.
Wisuda
Upacara wisuda merupakan pengukuhan bagi lulusan sebagai alumnus dan warga
almamater UM (program Diploma, Sarjana, Magister, dan Doktor). Mahasiswa yang telah
menyelesaikan program studi dan telah dinyatakan lulus berhak dan wajib mengikuti upacara
wisuda yang dilaksanakan setiap semester. Lulusan yang ingin mengikuti upacara wisuda,
mendaftarkan diri secara online pada panitia di Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan,
Informasi, dan Kerjasama dengan menunjukkan bukti kelulusan dan memenuhi persyaratan yang
telah ditentukan. Setelah menerima kartu undangan dari panitia lulusan tersebut dapat mengikuti
upacara wisuda pada tanggal dan tempat yang ditentukan.
Untuk menjamin kelancaran program-program di bidang akademis dan meningkatkan
efektifitas serta efisiensi layanan terhadap sivitas akademika, maka aspek prosedur, pelaksanaan,
dan unit pelayanan perlu ditata dalam suatu sistem. Dengan adanya sistem yang jelas, semua pihak
yang terkait diharapkan dapat bekerja atau memanfaatkan keadaan yang ada sebaik mungkin.
Pelaksana Layanan
UM memiliki 2 (dua) biro pelaksana administrasi yaitu Biro Akademik, Kemahasiswaan,
Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama (BAKPIK), serta Biro Umum dan Keuangan (BUK).
Secara fungsional Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama,
dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Sehari-hari pembinaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor I dalam bidang akademik, Wakil Rektor II dalam bidang umum dan keuangan, Wakil Rektor III dalam bidang kemahasiswaan dan alumni, serta
Wakil Rektor IV dalam bidang perencanaan, sistem informasi, komunikasi, dan kerjasama.
Struktur organisasi Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama
terdiri dari empat bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional: (1) Bagian Akademik melaksanakan administrasi akademik dan evaluasi, registrasi dan statistik, sarana akademik; (2) Bagian
Perencanaan dan Sistem Informasi bertugas melaksanakan administrasi perencanaan akademik
dan fisik, pengumpulan dan pengelolaan data, serta layanan informasi; (3) Bagian Kemahasiswaan bertugas melaksanakan administrasi minat, penalaran dan informasi kemahasiswaan, serta
layanan kesejahteraan mahasiswa; dan (4) Bagian Kerjasama dan Humas bertugas melaksanakan
administrasi kerjasama dan humas, serta (5) Kelompok Jabatan Fungsional.
Biro Umum dan Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi umum dan keuangan,
dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Pembinaan biro ini
dilakukan oleh Wakil Rektor II. Struktur organisasi Biro Umum dan Keuangan terdiri dari 3 (tiga)
bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional, yaitu (1) Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana,
dan Barang Milik Negara bertugas menangani urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tatalaksana,
dan urusan barang milik negara; (2) Bagian Kepegawaian bertugas melaksanakan urusan administrasi
tenaga akademik dan tenaga administratif; dan (3) Bagian Keuangan bertugas melaksanakan
administrasi urusan pembiayaan, perbendaharaan, akuntansi, dan pelaporan keuangan; serta (4)
Kelompok Jabatan Fungsional.
Proses Registrasi Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) dan Program Diploma (D)
Setelah dinyatakan lulus seleksi dan diterima sebagai calon mahasiswa, setiap masukan
atau calon mahasiswa UM harus melakukan proses registrasi. Registrasi adalah proses untuk
memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM dengan memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan dan untuk memperoleh hak izin mengikuti perkuliahan program studi yang di inginkan. Sebelum mengikuti perkuliahan, mahasiswa baru diwajibkan mengikuti kegiatan Program
Pengenalan Kehidupan Kampus bagi Mahasiswa Baru (PKKMB).
39
40 KATALOG UM EDISI 2016
Proses Registrasi Administrasi
Proses Registrasi Mahasiswa Sarjana dan Diploma
Mahasiswa baru program Sarjana dan program Diploma terdiri dari masukan SLTA, non
SLTA, dan pindahan. Masukan SLTA merupakan mayoritas mahasiswa baru dari peserta Seleksi
Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) jalur undangan; Seleksi Bersama Masuk
Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) jalur ujian tulis/keterampilan; Seleksi jalur Prestasi
Akademik dan Nonakademik; Seleksi Mandiri jalur Tes Berbasis Komputer. Untuk memperoleh
status terdaftar sebagai mahasiswa UM peserta yang diterima harus melakukan registrasi
administrasi dan akademik dengan mengikuti alur yang telah ditentukan.
Proses registrasi calon mahasiswa baru program Sarjana dan Diploma yang dinyatakan
diterima dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: (1) mengisi biodata secara online melalui http://registrasi.um.ac.id dan meng-upload Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Daftar
Gaji; Kartu Keluarga (KK); dan Bukti Pembayaran PBB; (2) melakukan pembayaran biaya
pendidikan (UKT) di bank BRI, BTN, BNI, Mandiri secara online; (3) melakukan registrasi
administrasi di kampus UM dengan menyerahkan berkas sebagai berikut: (a) kartu tanda peserta
Seleksi; (b) bukti pembayaran dari Bank; (c) fotokopi ijazah dan SKHUN yang telah dilegalisir;
(d) fotokopi raport yang telah dilegalisir dan menunjukkan raport asli; (e) fotokopi akta kelahiran/akta kenal lahir; (f) fotokopi kartu susunan keluarga; (g) surat hasil pemeriksaan kesehatan dari
Puskesmas/dokter pemerintah yang menyatakan calon tidak buta warna bagi program studi
tertentu; (h) print out biodata online mahasiswa baru UM; dan (i) surat pernyataan mahasiswa
UM; serta (4) mengambil jas almamater dan berfoto untuk Kartu Mahasiswa. Untuk calon
mahasiswa penerima beasiswa bidik misi, harus melampirkan: (a) Kartu Keluarga Miskin
(Gakin) atau Surat Keterangan Tidak Mampu dari Kepala Desa/Lurah; (b) rekening lisrik, (c)
rekening telepon, (d) bukti pembayaran PBB, serta (e) bersedia diverifikasi di rumah masingmasing sebagai peserta jalur bidik misi.
Sedangkan proses untuk pelaksanaan registrasi administrasi mahasiswa lama, terlebih dulu
harus melakukan pembayaran biaya pendidikan/UKT melalui bank BNI, BRI, BTN, dan Mandiri
secara online di seluruh Indonesia untuk setiap awal semester sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Mahasiswa bisa memilih bank yang akan digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan dan
dapat menggunakan fasilitas pembayaran melalui kasir atau ATM. Setelah melakukan pembayaran, mahasiswa dapat melakukan registrasi akademik, yaitu mengisi KRS online melalui
internet di http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan mencetak KRS.
Mahasiswa dapat menggunakan fasilitas hotspot di jurusan masing-masing, teras Subag RS, teras
Subag AE, dan teras gedung Pusat TIK. Mahasiswa yang tidak melakukan proses registrasi, baik
administrasi maupun akademik dianggap cuti kuliah dan harus mengurus proses cuti kuliah.
Pengisian KRS online dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan kalender akademik UM.
Proses Registrasi Mahasiswa Pascasarjana
Penerimaan dan Registrasi Mahasiswa Baru
Setiap calon mahasiswa Pascasarjana harus memenuhi persyaratan akademik dan administrasi. Persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Magister adalah memiliki gelar
Pelaksanaan Administrasi Akademik 41
kesarjanaan pendidikan atau nonkependidikan dan sebidang dengan program studi yang diinginkan,
Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Sarjana yang minimum sama atau setaraf dengan 2,50. Sedangkan
persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Doktor yang diinginkan, dan IPK Magister
minimum sama atau setaraf dengan 3,00, lulusan program Magister/Master tidak sebidang dengan
persetujuan dari Ketua Program Studi Pascasarjana dan memenuhi persyaratan tersendiri yang
diatur oleh Direktur Pascasarjana. Lulusan program Sarjana sebidang/tidak sebidang dan memenuhi
persyaratan lain diatur dalam peraturan tersendiri.
Persyaratan administrasi calon mahasiswa baru program S2 atau S3 harus mengisi biodata
pendaftaran online pada laman http://seleksi.um.ac.id. Setelah mengisi biodata dan mencetak biodata pendaftaran harus dilampiri dokumen sebagai berikut: (1) fotokopi Ijasah S1/S2 dan transkrip yang dilegalisir; (2) fotokopi bukti-bukti karya tulis/ karya ilmiah yang pernah diikuti 3 tahun terakhir; (3) surat pernyataan kesanggupan membayar biaya pendidikan dari pelamar atau
sponsor; (4) surat rujukan dua orang yang mengenai kemampuan akademik dan kepribadian pelamar,
untuk calon mahasiswa S3 rekomendasi diberikan oleh pembimbing langsung saat melaksanakan
studi S2; (5) surat keterangan kesehatan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan mampu
mengikuti pendidikan (6) dua lembar pas foto ukuran 3x4 cm; (7) foto copy sertifikat TOEFL
atau yang setara; (8) kwitansi biaya pendaftaran; dan (9) kartu peserta pendaftaran camaba UM
secara online.
Pendaftar yang mengusulkan Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) Kemristek
Dikti atau beasiswa LPDP, harus melampirkan: (a) Surat keterangan angka kredit/jabatan
fungsional akademik dosen yang dicapai dari Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi/Kementerian Agama; (b) SK pengangkatan terakhir (bagi dosen PNS atau SK pengangkatan sebagai dosen tetap yayasan (bagi dosen swasta). Khusus dosen berstatus non PNS dilengkapi surat
pernyataan status dosen tetap yayasan dan bukan guru/atau tenaga adminstrasi; (c) Surat rekomendasi untuk memperoleh BUDI dari Rektor/Direktur/Ketua Perguruan Tinggi tempat bertugas dan Kopertis untuk pendaftar dari PTS; (d) Melakukan pendaftaran online pada laman
http://beasiswa.dikti.go.id; (e) Bukti pendaftaran online beasiswa BUDI, dan (f) Memenuhi ketentuan yang telah dipersyaratkan oleh Kemristek Dikti.
Berkas kelengkapan pendaftaran calon mahasiswa disampaikan ke Pascasarjana UM, Jl.
Semarang 5, Malang 65145. Jika calon mahasiswa telah memenuhi persyaratan yang ditentukan,
maka proses seleksi akademik (ujian tulis) akan dilakukan oleh tim penerimaan mahasiswa baru
Pascasarjana. Berdasarkan data-data yang ada tentang calon mahasiswa, tim ini akan melakukan
seleksi calon mahasiswa baru yang terdaftar berdasarkan pertimbangan akademis dan kriteria
yang ditentukan.
Hasil seleksi akademis dan administratif akan diumumkan secara terbuka melalui website
http://pasca.um.ac.id. Mahasiswa yang telah diterima ditetapkan melalui keputusan Rektor diwajibkan melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Satistik dengan
mengikuti prosedur berikut: (1) Mengisi Form Biodata Mahasiswa Baru UM secara online melalui http://registrasi.um.ac.id; (2) melakukan pembayaran Uang Kuliah Tunggal (UKT) melalui
Bank yang ditunjuk (BRI, BNI, BTN dan Mandiri) (3) melakukan verifikasi data; (4) Menyerahkan berkas registrasi administrasi: (a) Kartu Tanda Peserta Ujian ; (b) Bukti pembayaran
dari bank BRI/BTN/BNI/Mandiri; (c) Fotokopi Ijazah S1 dan S2) yang telah dilegalisasi (2
lembar); (d) Fotokopi Akta Kelahiran/Akta Kenal Lahir (1 lembar); (e) Fotokopi Kartu
Keluarga (KK) (1 lembar); (f) Pas Foto 3x4 dan 4x6 (2 lembar); (h) Surat hasil pemeriksaan
kesehatan (asli) dari Puskesmas atau dokter pemerintah; (i) Print out Biodata Mahasiswa Baru
42 KATALOG UM EDISI 2016
Universitas Negeri Malang; (j) Surat Pernyataan Mahasiswa (SPM) Universitas Negeri Malang
bermaterai Rp 6.000,00; (k) foto copy sertifikat TOEFL atau yang setara; (l) Calon Mahasiswa
wajib berfoto untuk penerbitan Kartu Mahasiswa (berpakaian kemeja/blus rapi dan bersepatu).
(4) mengikuti kegiatan OPS dengan menerima penjelasan dan berkas.
Registrasi Mahasiswa Lama
Pada setiap awal semester mahasiswa Pascasarjana UM yang belum lulus dan masih
melanjutkan kuliah lagi, wajib melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi
dan Statistik dengan mengikuti prosedur berikut: (1) mahasiswa membayar SPP dan Biaya
Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) secara online di Bank Mitra yang ditunjuk; (2) melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan SKCK (bagi yang
baru cuti kuliah atau diluar jadwal yang telah ditentukan); (3) melakukan pengisian KRS online
di website: http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan; (4) mahasiswa
yang tidak melakukan registrasi tidak boleh mengikuti kegiatan perkuliahan dan diharuskan
mengurus cuti kuliah
Proses Registrasi Akademik
Setelah mahasiswa baru/lama menyelesaikan proses registrasi administrasi, mereka telah
terdaftar sebagai mahasiswa UM dan bisa melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik
di Pascasarjana meliputi kegiatan konsultasi rencana studi, pendaftaran matakuliah, pengisian
dan pengesahan KRS, dan pengumuman hasil pemrosesan KRS. Proses registrasi akademik
adalah sebagai berikut: (1) mahasiswa mencetak hasil pengisian KRS online, bagi mahasiswa
akhir program blangko ini disertai laporan kemajuan penulisan tesis/disertasi; (2) mahasiswa
mempelajari jadwal perkuliahan yang tersedia; (3) mahasiswa konsultasi pengambilan matakuliah
dengan dosen penasihat akademik dan konsultasi penulisan tesis/disertasi dengan dosen pembimbing; (4) mahasiswa melakukan pendaftaran matakuliah dan mengisi KRS online; (5) mahasiswa konsultasi isian KRS dengan dosen Penasihat Akademik dan minta pengesahan ke ketua
program studi masing-masing; dan (6) mahasiswa menyerahkan KRS yang telah diisi dan disahkan
ke Sub Bagian TU Pascasarjana UM sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Dalam UM
Mahasiswa dalam lingkungan UM dapat mengajukan pindah ke program pendidikan yang
lebih rendah atau pindah program studi pada jenjang yang sama dalam satu fakultas/pascasarjana
atau di luar fakultasnya. Dalam proses pindah ini ada beberapa ketentuan atau persyaratan yang
harus dipenuhi, yaitu telah mengikuti secara terus-menerus pada program asal sekurangkurangnya selama empat semester, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan pada
program studi yang dituju, serta kemungkinan penyelesaian studi sesuai dengan waktu yang diperlukan, di samping lulus seleksi akademis yang diselenggarakan oleh program studi yang dituju.
Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah
secara tertulis dengan alasan yang kuat, ditujukan kepada Dekan fakultas yang dituju dengan
tembusan kepada Rektor dan Ketua jurusan/program studi yang dituju disertai lampiran fotokopi
KHS tiap semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, dan surat keterangan ijin sementara pindah dari
Pelaksanaan Administrasi Akademik 43
Dekan dan Ketua jurusan/program studi asal, di samping surat persetujuan pindah program studi
dari atasan langsung bagi yang bekerja atau sponsor bagi yang dibiayai sponsor. Setelah
dinyatakan diterima, selanjutnya Dekan fakultas penerima membuatkan Surat Keterangan
Persetujuan Diterima (SKPD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan
tembusan kepada Rektor, Dekan dan/atau Ketua jurusan/program studi asalnya, Kepala Biro
Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, Kepala Sub Bagian
Registrasi dan Statistik, dan dosen PA asal mahasiswa yang bersangkutan, serta orang tua/wali
yang bersangkutan. Selanjutnya, setelah mahasiswa penerima SKPD tersebut harus segera
menyelesaikan proses administrasinya ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa
SKPD asli, dan kartu mahasiswa serta keterangan lain yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa
batas akhir pengajuan permohonan pindah adalah satu minggu sebelum masa konsultasi
penyusunan rencana studi menurut ketentuan kalender akademik, dan bila melampaui batas akhir
tersebut, permohonan pindah tidak dapat diproses lebih lanjut.
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Luar UM
Mahasiswa dari luar UM dapat mengajukan pindah ke UM dan dapat dipertimbangkan
setelah memenuhi ketentuan dan persyaratan berupa: program studi asal perguruan tinggi
memiliki nilai akriditasi minimal/setara atau diatasnya dengan program studi yang dituju atau
yang diminati, telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya
selama empat semester, mahasiswa program Sarjana telah mengumpulkan minimal 60 sks dan
maksimal 100 sks dengan IPK minimal 2,75, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana
pendidikan di program studi yang dituju, alih kredit yang memungkinkan penyelesaian studi, dan
telah lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju.
Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah
secara tertulis dengan alasan kepindahan yang kuat yang ditujukan kepada Rektor UM dengan
tembusan Dekan fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju disertai lampiranlampiran. Lampiran-lampiran yang dimaksud adalah KHS per semester dan keterangan IPK yang
disahkan oleh perguruan tinggi asal; surat keterangan pindah sementara dari perguruan tinggi
asal; surat persetujuan orang tua/wali bagi mahasiswa yang menjadi tanggungannya; surat
rekomendasi dari fakultas asal yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa
yang berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar tata tertib, di samping tidak dalam keadaan
kehilangan hak studinya yang disebabkan tidak memenuhi ketentuan akademik dari perguruan
tinggi asalnya (drop out); surat keputusan pindah dari orang tua/suami/istri bagi mahasiswa yang
mengajukan permohonan pindah karena dipindahkannya tempat bekerja orang tua/suami/istri
oleh unit kerjanya, di samping surat ijin belajar dari atasan yang berwenang bagi mahasiswa yang
sudah bekerja.
Setelah mahasiswa tersebut dinyatakan diterima, selanjutnya oleh Rektor UM u.p. Kepala
Biro AKPIK dibuatkan Surat Keterangan Tanda Diterima (SKTD) yang ditujukan kepada
mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor perguruan tinggi asal, Dekan
Fakultas dan Ketua Jurusan yang dituju, juga Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik UM.
44 KATALOG UM EDISI 2016
Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah tersebut adalah dua minggu
menjelang masa registrasi administrasi masukan non SLTA menurut ketentuan kalender akademik,
dan tidak dapat dipertimbangkan apabila melampaui batas waktu tersebut, serta harus membayar
biaya pendaftaran sebesar harga formulir pendaftaran SNMPTN. Selanjutnya setelah menerima
SKTD tersebut, mahasiswa yang bersangkutan harus segera melakukan registrasi administrasi di
Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa persyaratan memenuhi ketentuan dan
kegiatan sebagaimana proses registrasi mahasiswa baru masukan non SLTA dan pindahan.
Mutasi Keluar dari UM
Mahasiswa UM dapat mengajukan pindah atau keluar dari UM. Untuk keperluan ini mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan pindah atau keluar dari UM
ditujukan kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya. Surat ini harus dilampiri fotokopi
Kartu Hasil Studi (KHS) selama kuliah dan surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang
dituju. Setelah surat ini sampai ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi, mahasiswa tersebut dapat
meminta Kartu Proses Penjejakan (KPP) sebanyak tiga lembar untuk diisi. Kartu Proses Penjejakan
ini kemudian dikembalikan ke Sub Bagian Akademik dan Evalusi dengan dilampiri: kartu mahasiswa terakhir, kuitansi lunas SPP semester terakhir dan surat keterangan bebas pinjam dari perpustakaan. Selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan akan memperoleh surat keterangan pindah/
keluar dari UM lengkap dengan lampiran daftar nilai atau transkrip selama mahasiswa tersebut
mengikuti kuliah di UM. Mahasiswa yang pindah atau keluar tidak bisa diterima kembali di UM.
Proses Perizinan Cuti Kuliah
Setelah mengikuti kuliah sekurang-kurangnya satu semester mahasiswa dapat mengambil
cuti kuliah atau menunda segala kegiatan registrasi dan perkuliahan dalam jangka waktu semester
tertentu. Untuk memperoleh izin cuti kuliah mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan
surat permohonan cuti kuliah yang ditujukan kepada Rektor melalui Kepala Biro Akademik,
Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama dengan menyebutkan alasan yang kuat.
Untuk setiap alasan yang disebutkan, baik karena kesulitan ekonomi, sakit maupun alasan lain,
mahasiswa harus melampirkan surat keterangan yang relevan dari petugas yang berwenang.
Setelah surat permohonan ini disetujui, mahasiswa yang berkepentingan dapat meminta Kartu
Proses Penjejakan (KPP) dari Sub Bagian Registrasi dan Statistik untuk diproses ke jurusan,
fakultas, Sub Bagian PNBP dan UPT Perpustakaan. Berkas proses penjejakan yang telah terisi
lengkap dikembalikan ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik disertai lampiran berupa: kartu
mahasiswa atau ID Card, dan surat bebas pinjam. Selanjutnya mahasiswa tersebut akan menerima
Surat Keterangan Cuti Kuliah (SKCK). Yang penting untuk diketahui ialah bahwa mahasiswa
yang bersangkutan harus mendapatkan persetujuan dari Ketua Jurusan dan Wakil Dekan I paling
lambat satu bulan sebelum semester yang akan ditinggalkan dimulai. Mahasiswa tersebut pada
dasarnya dibebaskan dari kewajiban membayar SPP selama cuti kuliah. Pengurusan cuti kuliah
bisa dimulai pada akhir semester yang diikuti sampai paling lambat dua bulan semester yang
akan ditunda berjalan.
Pelaksanaan Administrasi Akademik 45
Layanan Surat Keterangan
UM melayani mahasiswa yang membutuhkan surat keterangan. Surat keterangan ini ada
dua macam yaitu Surat Pernyataan Masih Kuliah dan Surat Keterangan Mahasiswa UM.
Bentuk formulir surat Pernyataan Masih Kuliah (SPMK) ditentukan oleh Badan Administrasi
Kepegawaian Negara (BAKN). Surat ini dapat dipergunakan oleh orang tua mahasiswa yang
berstatus pegawai negeri/pensiunan untuk mendapatkan tunjangan anak bagi putra/putrinya yang
sudah melampaui batas umur 21 sampai 23 tahun, belum berkeluarga tapi masih kuliah.
Mahasiswa yang memerlukan surat keterangan tersebut dapat meminta lembar SPMK bagi yang
sudah registrasi administrasi pada semester yang berjalan di sub Bagian Registrasi dan Statistik
dengan menyerahkan KTR, bukti lunas biaya Pendidikan pada semester yang bersangkutan, dan
fotokopi KP4 dari instansi orang tua mahasiswa yang bersangkutan, atau fotokopi Karip (Kartu
Identitas Pensiun) atau SK pensiun jika orang tua mahasiswa yang bersangkutan baru pensiun.
Surat keterangan terdaftar sebagai mahasiswa UM biasanya diperlukan oleh mahasiswa
untuk berbagai urusan, misalnya: Untuk memperoleh surat ketrangan ini mahasiswa dapat
meminta ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan kartu identitas sebagai
mahasiswa terdaftar di UM, dan tidak dalam status kehilangan hak studi.
Yudisium
Yudisium adalah penilaian terakhir terhadap mahasiswa secara menyeluruh atas dasar
indeks prestasi (IP) yang diperhitungkan dari seluruh nilai matakuliah yang telah ditentukan.
Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studi sesuai dengan beban kredit yang ditentukan
dapat mengajukan permohonan penilaian akhir program dengan mengisi Daftar Hasil Studi dan
Yudisium (DHSY) online. Permohonan Yudisium harus diajukan paling lambat pada hari terakhir
pelaksanaan ujian semester menurut kalender akademik. Alur proses untuk mengurus yudisium
ditentukan sebagai berikut.
Tahap Persiapan
Mahasiswa yang merencanakan lulus harus mendaftarkan diri untuk yudisium dan mengisi
biodata album kelulusan dan dikumpulkan ke urusan ijazah di Sub Bagian Akademik dan
Evaluasi dengan menyertakan: 10 (sepuluh) lembar pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 cm, fotokopi
ijazah dan STTB yang digunakan untuk masuk UM, transkrip yang sudah dilegalisir, dan fotokopi
kartu mahasiswa yang terakhir, masing-masing 2 (dua) lembar. Selanjutnya mahasiswa tersebut
dapat mengambil blanko Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) dari Sub Bagian Akademik
dan Evaluasi untuk diisi.
Tahap Pelaksanaan
Mahasiswa harus menyerahkan blangko DHSY yang telah diisi ke jurusan yang bersangkutan dengan melampirkan fotokopi semua Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah disahkan oleh
Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Berkas ini akan dikirim ke Panitia Kelulusan dan
Yudisium Fakultas/Jurusan. Selanjutnya fakultas akan mengirimkan nama-nama mahasiswa yang
merencanakan lulus dan nama-nama tim penilai kelulusan dan yudisium ke Sub Bagian Akademik
dan Evaluasi. Tim Peneliti Yudisium akan mengadakan pengecekan tentang kebenaran isi
46 KATALOG UM EDISI 2016
rekaman DHSY. Jika ternyata pengisian sudah benar, DHSY akan diserahkan ke jurusan untuk
mendapat pengesahan dari dosen PA, Ketua jurusan, Dekan, dan selanjutnya mahasiswa yang
bersangkutan dinyatakan lulus. Daftar lulusan yang merupakan surat Keputusan Dekan akan
dikirim ke Rektor dan Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Setelah itu mahasiswa dapat
meminta Kartu Proses Penjejakan Kelulusan (KPPK) untuk diisi dan diserahkan kembali ke
urusan ijazah Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi dengan dilampiri persyaratan yang telah
ditentukan untuk diproses. Jika telah selesai mahasiswa tersebut dapat memperoleh tanda lulus
sementara, ijazah, dan transkrip.
Wisuda
Upacara wisuda merupakan pengukuhan bagi lulusan sebagai alumnus dan warga
almamater UM (program Diploma, Sarjana, Magister, dan Doktor). Mahasiswa yang telah
menyelesaikan program studi dan telah dinyatakan lulus berhak dan wajib mengikuti upacara
wisuda yang dilaksanakan setiap semester. Lulusan yang ingin mengikuti upacara wisuda,
mendaftarkan diri secara online pada panitia di Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan,
Informasi, dan Kerjasama dengan menunjukkan bukti kelulusan dan memenuhi persyaratan yang
telah ditentukan. Setelah menerima kartu undangan dari panitia lulusan tersebut dapat mengikuti
upacara wisuda pada tanggal dan tempat yang ditentukan.