Asas Penggunaan Microsoft Excel 2007

  

MODUL 3

Asas Penggunaan

Microsoft Excel 2007

  

Disediakan Oleh:

PIDMAMS SMARTFARMING SDN BHD

ASAS PENGGUNAAN MICROSOFT EXCEL 2007

  Untuk memulakan Microsoft Excel 2007, terdapat tiga perbezaan yang mesti anda ketahui kerana ia seakan-akan sama seperti versi yang sebelumnya. Tiga elemen utama apabila anda bekerja dengan Microsoft excel ialah:

   Microsoft Office Button  The Quick Access Toolbar  Ribbon .

  Function Bar Column Row Cell Spreadsheets

  Spreadsheet ialah dokumen elektronik yang boleh menyimpan pelbagai jenis data. Ia mempunyai “vertical column” dan “row column”. Setiap row dan column mempunyai cell. Di setiap cell boleh dimasukkan data dan boleh digunakan untuk proses pengiraan.Di dalam Excel Spreadsheet boleh mengandungi Buku Kerja (Workbook) dan helaian kerja (Worksheets).

  Microsoft Office Button Microsoft Office Button memaparkan pelbagai fungsi yang sama File ( Excel versi lama). Butang ini berfungsi untuk membuat lembaran kerja yang baru (Workbook), membuka lembaran kerja yang sedia ada (Open File), menyimpan kerja (save and save as), cetak (Print), hantar (send) atau tutup (Close).

  Microsoft Office Button

  Ribbon

  Ribbon adalah panel paling utama didalam Microsoft Excel 2007. Ia mengandungi 8 tabs menu iaitu Home, Page Layouts, Formulas, Data, Review, View dan PDF. Setiap tab menu mempunyai kumpulan yang tersendiri. Setiap kumpulan mempunyai fungsi yang berlainan samaada dalam proses membina atau mengubahsuai Excel Spreadsheets.

  Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing

  Ribbon

  Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline Review: Proofing, Comments, Changes View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros PDF: Save as PDF

  Contoh rajah kumpulan didalam Microsoft Excel 2007: Quick Access ToolBar.

  Ia berfunsi untuk memaparkan pelbagai jenis toolbar yang mahu digunakan.Quick Access Toolbar terletak diatas ribbon. Untuk menukar lokasi Quick Access Toolbar, letakkan penunjuk tetikus dihujung dan kemudian klik “Show Below the Ribbon”.

  Anda juga boleh menambah didalam Quick Access Toolbar. Gerakkan penunjuk tetikus ke “More Commands” kemudian klik kanan pada tetikus. Apabila anda klik pasa Add to Quick Access, shortcut toolbar akan dipaparkan. Contoh seperti rajah dibawah;

  Mini Toolbar

  Ia merupakan salah satu penambahan baru di dalam office 2007. Apabila anda klik kanan pada text, toolbar akan dipaparkan. Antaranya seperti formatting tool seperti Bold, Italics, Fonts, Fonts size dan Font Color.

  Contoh Mini Toolbar

CUSTOMIZE EXCEL

  Excel 2007 menawarkan “customize” yang membolehkan Excel menjadi lebih bagus. Untuk menggunakan, sila rujuk gamba dibawah;

  Contoh Excel Options: Popular Popular berfungsi untuk memaparkan mini toolbar, memilih color scheme, pemilihan untuk membuka

  lebraan kerja yang baru dan sebagainya. Pengguna juga boleh menukar bahasa (Language Setting) yang ada.

  Formulas Formulas (Rumus) digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang

  disimpan. Melalui rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat dilaksanakan dengan mudah.Rumus juga berfungsi untuk memngubahsuai pengiraan, bekerja dengan formula, mengesan kesalahan dan mengesan peraturan kesalahan.

  Proofing Proofing memaparkan cara membetulkan kesalahan perkataan dan format teks.

  Save

Save berfungsi untuk menyimpan lembaran kerja yang dibuat dan bagaimana lembaran kerja disimpan.

  Pengguna boleh mengenal menetukan samaada menyimpana kerja secara automatic atau memilih dimana lokasi lembaran kerja akan disimpan.

  Advanced Advanced memaparkan pelbagai pemilihan untuk proses mengubahsuai (editing), copy, paste, pengiraan dan sebagainya.

  Customize Customize memudahkan pengguna untuk menambah ‘Quick Access Toolbar’.

BEKERJA DENGAN BUKU KERJA (WORKBOOK)

  Fail Microsoft Excel merupakan buku kerja yang terdiri daripada beberapa helaian kerja. Apabila memulakan Microsoft Excel, buku kerja baru dibuka. Secara lalaian (default), satu buka kerka memaparkan 3 helaian kerja iaitu Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.

  Cara mencipta buku kerja baru:

   Klik Microsoft Office Toolbar  Klik New  Pilih Blank Document Pengguna juga boleh memilih untuk membuat New Document dengan memilih template yang disediakan. Pengguna cume klik pada New Document, dan kemudian klik Intalled Templetes.

MENYIMPAN BUKU KERJA

  Terdapat 2 pilihan untuk menyimpan buku kerja yang dibuat. Anda boleh memilih samaada ‘Save’ atau ‘Save as’.

  Cara menyimpan dokumen kerja:

   Klik Mirosoft Office Button  Klik Save Pengguna juga boleh menyimpan buku kerja dibawah nama yang berbeza ataupun menyimpan sebagai versi lain.

• peringatan: Mirosoft Excel versi lama tidak boleh menerima atau membuka buku kerja dari Microsoft Excel 2007, kecuali jika pengguna menyimpannya sebagai format Excel97-2003. Untuk menggunakan butang Save As, sila rujuk langkah-langkah berikut:

   Klik Microsoft Office Buutton  Clik Save As  Tulis nama buku kerja anda  Didalam kotak Save as Type, pilih Excel 97-2003 Workbook

MEMBUKA BUKA KERJA YANG ADA

  Untuk membuka buku kerja yang sedia ada, sila lihat langkah-langkah berikut:  Klik Microsoft Office Button  Klik Open  Cari tempat buku kerja disimpan  Pilih nama buku kerja  Klik Open

  MENGISI DAN MEMASUKKAN DATA Terdapat 2 perbezaan dalam memasukkan data didalam cell.

   Memasukkan data didalam ‘active cell’: o Klik pada cell yang hendak diisi data o Taip data

   Memasukkan data didalam ‘formula bar’ o Klik pada cell yang anda ingin masukkan data o Letakkan penunjuk tetikus pada ‘Formula Bar’ o Taip data

MANUPULATING DATA

  Excel juga menyediakan pebagai butang seperti ‘move’, ‘copy’ dan ‘paste’ dan perisian cell seperti ‘cut

  and paste’ dan ‘copy and paste’ Select Data (Melilih Data)

  Untuk memilih cell atau data yang hendak ‘Copy’ atau ‘cut’  Klik pada cell  Untuk memilih dan menjadikan cell banyak, Klik dan tarik penunjuk tetikus.

MEMILIH (SELECT) ROW ATAU COLUMN

  Untuk memilih Row atau Column, Klik pada Row atau Column Header

COPY DAN PASTE

  Untuk ‘Copy’ dan ‘Paste’ data:  Pilih cell yang hendak di copy  Klik Home tab dan klik Copy  Pilih cell yang dikehendaki  Klik pada Home tab, dah pilih Paste

CUT DAN PASTE

  Untuk ‘Cut’ dan ‘Paste’ sila lihat langkah-langkat dibawah:  Pilih cell yang hendak di copy  Klik Home tad dan pilih Cut  Pilih cell yang dikehendaki  Klik Home tab, dah pilih Paste

UNDO DAN REDO

   Gerakkan penunjuk tetikus pada Quick Access Toolbar  Klik Undo dan Redo

AUTO FILL

  Untuk menggunakan ‘Auto Fill’ sila rujuk langkah-langkah dibawah;  Klik pada Fill Handle  Gerakkan Fill Handle sehingga ke penghujung cell

MENGUBAH SUAI KERTAS KERJA (WORKSHEET) MEMASUKKAN CELL, ROW DAN COLUMN

  Untuk memasukkan cell, row dan column didalam Microsoft Excel, sela rujuk langkah-langkah dibawah;  Letakkan penunjuk tetikus dibawah cell yang hendak dimasukkan row atau colunm yang baru  Klik ‘Home tab’, kemudian klik ‘Insert’ didalam Cell group  Pilih samaada : Cell, Row ataupun Column.

DELETE CELLS, ROW DAN COLUMN

   Letakkan penunjuk tetikus pada cell, row ataupun column yang hendak dibuang (delete)  Klik delete pada Home tab  Pilih samaada: Cell, Row ataupun Column

FIND DAN REPLACE

  Untuk mencari data atau menukar data:  Klik Find & Select didalam Editing daripada Home tab  Pilih Find atau Replace  Klik pada Options untuk mencari pilihan yang lain

  PENGIRAAN (CALCULATION) EXCEL FORMULA (Rumus)

  Rumus digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik ke atas data yang disimpan. Melalui rumus, operasi penambahan, penolakan, pendaraban dan pembahagian dapat dilaksanakan dan mudah untuk disunting. Setiap formula dimulakan dengan an=sign Terdapat pelbagai elemen dan excel formula, antaranya: References: Menentukan cell yang akan digunakan untuk pembuat pengiraan Operators: Memaparkan specific pengiraan seperti simbol (+,-,*,/,atc) Constants: Nombor atau teks yang tidak boleh diubah nilainya Functions: menentukan formula didalam Excel Untuk membuat permulaan formula didalam Excel:

   Pilih cell untuk formula  Taip = (sama dengan) dan formula  Klik Enter

  MEMBUAT PENGIRAAN DENGAN MENGGUNAKAN ‘FUNCTION’

  Function digunakan untuk membuat formula didalam Microsoft Excel.Function mempunyai nama dan rangkaian (mathematical function). Antara function didalam Excel ialah: Sum: menambah semua nilai yang ada didalam cell Average: Mengira purata nilai yang ada didalam cell Min: Memilih nilai yang terendah (minimum) Max: Mimilih nilai yang tertinggi (Maximum)

  Untuk membuat pengiraan ‘Function’  Klik pada cell yang hendak menggunakan ‘function’  Klik pada Insert Function  Pilih function  Klik OK  Lengkapkan nombor 1 pada cell yang pertama  Lengkapkan nombor 2 cell yang terakhir

  FUNCTION LIBRARY AutoSum: Memudahkan penambahan dilakukan.

  Recently Used: Memaparkan semua function yang digunakan Financial: Pengiraan yang melibatkann kewangan Logical: And, If, True, False dan sebagainya Text: Untuk teks sahaja Date & Time: Mengira masa dan juga tarikh Math & Trig: Mathematical functions.

  GRAPHIC MEMASUKKAN GAMBAR

   Klik Insert tab  Klik Picture Button  Mencari gambar didalam file yang ada  Klik nama gambar yang dikehendaki  Klik Insert  Klik dan gerakkan gamba ketempat yang dikehendaki.

MENAMBAH CLIP ART

   Klik insert tab  Klik Clip Art button  Cari Clip Art didalam dialog box  Klik Clip Art  Klik dan gerakkan Clip Art ke tempat yang dikehendaki

  EDIT GAMBAR DAN CLIP ART

  Adjust: Mengawal warna gambar, cahaya dan sebagainya Picture Style: menambah frame, border pada gamba, dan sebagainya Arrange: Mengawal susunan gamba (alignment, rotation) Size: Mengawal dan mengubah size gambar

ADDING SHAPE

   Klik Insert tab  Klik Shapes button  Klik bentuk yang dipilih  Klik Worksheets  Gerakkan penunjuk tetikus untuk membesarkan gambar

UNTUK MEMFORMAT SHAPE

   Klik Shape  Klik Format tab

MENAMBAH SMART ART

   Klik Insert tab  Klik Smart Art Button  Klik pada Smart Art yang dipilih  Gerakkan Smart ke dalam worksheet

FORMAT HELAIAN KERJA (WORKSHEET) MEMBUAT CARTA (CHART)

   Pilih cell untuk memasukkan carta  Klik Insert tab  Klik carta yang dipilih

CONVERT TEKS KEPADA COLUMN

   Hitamkan column yang hendak ditukar  Klik Texts to Column dari Data tab  Klik Delimited

MENGUBAH TULISAN (FONTS)

   Klik pada cell  Klik Font dari Home tab, pilih font tyepe, size, bold, italic, underline or color

FORMAT CELL DAN DIALOG BOX

   Klik cell yang dikehendaki  Klik Dialog Box dalam Alignment group dari Home tab

MENAMBAH BORDER DAN WARNA KEDALAM CELL

   Klik Border kebawah, didalan Font dari Home tab  Pilih Border yang dipilih.

  Untuk memilih warna:  Klik Fill dalam Font group dari Home tab  Pilih warna

MENUKAR LEBAR COLUMN DAN TINGGI ROW

   Klik Format button dalam Cells group dari Home tab  Tukar secara manual ketinggian dan lebar dengan menekan Row Height atau Column Width  Selain menggunakan cara manual, AutoFit guna berfungsi untuk mengubah lebar Column dan tinggi Row

HIDE OR UNHIDE ROW ATAU COLUMN

   Pilih row atau column  Klik Format pada Cell group dari Home tab  Klik Hide & Unhide

MERGE CELLS

   Klik Merge & Center dalam Alignment dari Home tab  Terdapat 4 pilihan merge cell: o

  Merge & Center o Merge Across o Merge Cells o Unmerge Cells

MEMBINA BUKU KERJA (WORKBOOK) MENAMAKAN KERTAS KERJA:

   Buka haelaian yang hendak diberi nama  Klik Format dari Home tab  Klik Rename  Taip nama helaian  Tekan Enter

MENUKAR WARAN TAB HELAIAN KERJA (WORKSHEET TAB)

   Buka helaian kerja  Klik Format dari Home tab  Klik tab Color  Klik color

INSERT DAN DELETE WORKSHEET

   Buka Workbook  Klik Insert Button dalam Cell group dari Home tab  Klik Insert Sheet

DELETE WORKSHEET

   Buka workbook  Klik Delete button dalan Cell group dari Home tab  Klik Delete Sheet

COPY DAN PASTE WORKSHEETS

   Klik Worksheet tab yang hendak di copy  Klik kanan pada tetikus, pilih Move atau Copy  Pilih tempat untuk helaian  Klik Create a Copy  Klik OK

MEMBINA HEADER DAN FOOTER

   Klik Header and Footer dalam Insert tab, dan akan keluar paparan Header&Footer Design Tool tab  Klik Go To Header atau Go To Footer  Masukkan teks pada Header atau Footer  Klik Approprite button untuk memasukkan page number, Date, Time, filr name atau sheet name  Klik pada cell lain untuk menukar lokasi data

SET PAGE MARGINS

   Klik Margin dari Page Layout tab  Pilih satu daripada pilihan yang diberi, atau  Klik Custom Margin  Lengkapkan Page Margin  Klik OK

MENUKAR PAGE LAYOUT

   Klik Orientation button dari Page Layout tab  Pilih samaada Potrait atau Landscape