Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

  

Pengelolaan Proyek

Sistem Informasi Contoh-contoh Soal

   Mengapa perlu mempelajari manajemen tentang proyek SI?

  Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% ◦ proyek dibatalkan sebelum selesai Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek

  ◦

akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli

mereka

  ◦ Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk proyek perangkat lunak yang diselesaikan tepat waktu

  

◦ Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS

menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun

  

◦ Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di

1. Pengertian proyek dan manajemen proyek

  ◦ Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol

  ◦ Contoh Proyek:

  

Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang

   Mengembangkan produk baru

   Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan

  

  ◦

Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang

berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti

bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan

produk atau jasa yang identik

  ◦ Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan

  ◦

  Apabila fungsi - fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu:

  

  Tepat waktu

  

  Tepat kuantitas

  

  Tepat kualitas

  

  Tepat biaya sesuai dengan biaya rencana

  

  Tidak adanya gejolak sosial dengan

2. Kerangka kerja dan area

  knowledge manajemen proyek ◦

  Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek

  ◦

  Konteks manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana proyek tersebut beroperasi

  ◦ Rangkaian proses manajemen proyek

menggambarkan pandangan umum tentang

bagaimana proses manajemen proyek dalam

pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan diantaranya:

   Pengelolaan waktu proyek - termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut

   Pengelolaan lingkup proyek - termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan

  

  Pengelolaan biaya proyek - terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek

  

  Pengelolaan resiko - termasuk mengidentifkasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek

  

  SDM proyek – memperhatikan efektiftas dari orang yang terkait dengan proyek itu

  

  Project integration management - mempengaruhi dan dipengaruhi oleh 8 area pengetahuan lainnya

  3. Gambaran sistem dari manajemen proyek ◦ Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin membiasakan diri menghadapi masalah- masalah maupun kerumitan yang ditemui sehingga

tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama-lama akan

berkurang

  ◦ Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin

4. Pemahaman mengenai organisasi dan

  

struktur dasar organisasi serta pengaruhnya

pada proyek ◦ Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama

dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang

tersebut terhadap masyarakat

  ◦ Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi

yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat

disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam

masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga

  ◦ Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus

  ◦ Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat

mereka menjadi anggota orang-orang dalam

organisasi berpatipasi secara relatif teratur

  ◦ Struktur organisasi mendefnisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan

  ◦ Ukuran (size):

   Makin besar akan semakin kompleks, impersonal, semakin

lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan

   Ukuran menciptakan dilema

   Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

  ◦ Jumlah tingkatan hirarki:

   Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal, sebaiknya tak terlalu banyak

   Perhatikan efektiftas komunikasi

  ◦ Struktur kewenangan: 

  Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi 

  Siapa saja yang termasuk dalam struktur 

  Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan

  ◦ Struktur komunikasi:

   Variabel yang terpenting

   Dari puncak hirarki sampai ke paling bawah

   Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal

  ◦ Struktur tugas:

   Sama dengan struktur peranan

   Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota- anggotanya

   Apakah semua pekerjaan terbagi habis  Apakah semua anggota mendapat peranan

  ◦ Struktur status dan prestis:

   Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan

   Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi

   Apakah prestis terbagi secara merata

  

Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua

  ◦

  Jarak psikologis:

  

  Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)

  

  Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarki menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal efektif/tidak

5. Fungsi kerja manajemen proyek

  ◦

  Menentukan lingkup proyek

  ◦

  Mengidentifkasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur

  ◦

  Mengembangkan daftar tugas rinci

  ◦

  Perkiraan waktu yang diperlukan

  ◦

  Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

  ◦

  Laporan status proyek

  ◦

  Mengelola perubahan proses kontrol

6. Karakteristik Dari Manajer Proyek

  Yang Efektif dan Tidak Efektif ◦

  Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain: 

  Inovasi dan menjaga stabilitas 

  Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan 

  Mendorong individu tetapi juga menekan tim 

  Campur tangan atau tidak 

  Fleksibel tapi ketat 

  Loyalitas tim dan loyalitas organisasi

  ◦

  Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan

  ◦

  Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri

  ◦

  Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif, diantaranya adalah:

  

  Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk

  

  Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim

  

  Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003)

  

  Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang dibebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan

   Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional

  

Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang

dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses

   Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan besar jika

Menganggap Anda sudah selesai”. Maksud dari kata-kata

ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak

bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan

inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih

baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah

7. Fase dari proyek perangkat

  lunak ◦

  Defnition

  ◦

  Analysis

  ◦

  Design

  ◦

  Programming

  ◦

  System Test

  ◦

  Acceptance

  ◦

  Operation

8. Aktiftas pada fase defnisi

  ◦ Pertama

   Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN)

  ◦ Kedua 

  

Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan

atau tidak. Jika keputusannya adalah melaksanakan

proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi

rincian mengenai proyek apa yang akan ditawarkan,

kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk

  

Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian

penting pada akhir fase ini. Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Team (PT)) dapat memahami seluruh masalah-

masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan

biaya penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek

   Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah

pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya

yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap

langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama

sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak

biaya yang akan dikeluarkan

  ◦ Ketiga

   Anda harus memberikan perkiraan- perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL

   Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak

begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu.

  Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefnisian masalah, dimana pada saat itu baru

sebagian kecil informasi yang kita peroleh

9. Kapan kita dapat berhenti merinci kegiatan pada

  saat membuat Rincian Struktur Tugas (WBS) ◦

  Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan

  ◦

  Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang

  ◦ Anda dapat menjadwalkan tugas ◦ Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat

  diselesaikan

10. Kegunaan Proposal

  ◦ Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu:

   Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya

proyek sampai dengan tanggal pengiriman

proyek

   Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan

   Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan

11. Jenis kontrak

  ◦ Kontak harga tetap:

  

  Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per- hari

  ◦ Kontrak Harga Tambahan: 

  Mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya

  

  Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator

12. Langkah pemrograman

  ◦ Rencana Penggabungan

  ◦ Mendisain Modul

  ◦ Telusuri Disain Modul

  ◦

Rencana Bagaimana Menguji Modul

  ◦ Kode Setiap Modul

  ◦ Menguji Modul

  ◦ Menguji Level Terendah dari Integrasi

  ◦ Menyimpan Semua Hasil Pengujian

13. Request for Proposal (RFP)

  

◦ Tujuan utama dari Request For proposal (RFP)

adalah mengkomunikasikan persyaratan dan

feature yang diinginkan kepada penjual yang

prospektif

  

◦ Persyaratan dan feature yang diinginkan harus

dikategorikan sebagai mandatory (wajib

dilengkapi oleh penjual), sangat penting, atau

dipertimbangkan (tidak wajib)

  

◦ Persyaratan juga diklasifkasikan ke dalam dua

kriteria: memuaskan kebutuhan kita dari sistemnya dan memuaskan kebutuhan kita

14. Perbedaan analisis sistem

  dengan perancangan sistem ◦

  Analisis: mempelajari sistem untuk mendapatkan fakta dan data yang relevan menganalisa permasalahan serta menentukan kebutuhan dari pengguna

  ◦

  Sasaran analis adalah menentukan apa yang harus dikerjakan dan dihasilkan, sistem designer

15. Empat langkah yang ada pada fase

  pertama

  ◦

  Fase pertama: Melakukan investigasi awal

  

Melakukan analisis awal, Anda perlu mencari

apa yang menjadi tujuan organisasi dan sifat

serta cakupan masalah, selanjutnya melihat

apakah masalah yang dipelajari cocok dengan tujuan tersebut

  

Mengajukan solusi-solusi alternative. Solusi-

solusi alternative bisa diperoleh dengan

mewawancarai orang dalam organisasi, klien

atau pelanggan yang terpengaruh oleh system,

   Mendeskripsikan biaya dan keuntungan , anda perlu mendaftarkan biaya maupun

keuntungan secara terperinci. Biaya akan

tergantung dari keuntungan yang bisa menawarkan penghematan.

   Menyerahkan rencana awal, Semua yang anda temukan digabung dalam suatu

laporan tertulis, pembaca laporan ini bisa

saja eksekutif yang punya wewenang untuk memutuskan dan menjalankan proyek.

  

Anda harus mendeskripsikan solusi-solusi

potensial, biaya, dan keuntungan dan

16. Tiga langkah dalam fase kedua

  ◦ Fase kedua: Menganalisis sistem

  Tujuan dari fase kedua ini adalah

  ◦

  mengumpulkan data, menganalisis data, dan menuliskan laporan. Dalam fase ini, Anda akan mengikuti arahan dari pihak manajemen setelah mereka membaca laporan (fase pertama). Pihak manajemen memberi perintah untuk menganalisis atau mepelajari sistem yang sudah ada untuk memahami perbedaan sistem baru dengan

  

  Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan data, anda akan meninjau dokumen tertulis, mewawancarai pegawai dan manajer, membuat kuesioner dan mengobservasi proses-proses di tempat kerja

  

  Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis. Ada banyak piranti analitik yang dapat dipakai, piranti pemodelan memungkinkan analisis system menampilkan representasi system dalam bentuk gambar, misal data fow diagram atau diagram aliran data. Dan Perangkat CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah program yang mengotomatisasi berbagai aktivitas SDLC. Contoh programnya ialah Analyst Pro, Visible Analyst dan System Architect

  

  Menulis laporan, perlu membuat laporan setelah selesai melakukan analisis. Ada 3 bagian, yang pertama, harus menjelaskan cara bekerja system yang sudah ada. Kedua, harus menjelaskan masalah-masalah pasa system yang ada.

  Ketiga harus mendeskripsikan ketentuan- ketentuan untuk system baru dan memberikan rekomendasi tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya

17. Tiga langkah pada fase ketiga

  ◦ Fase ketiga: Mendesain sistem

  

  Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan kapabilitas fungsional secara umum dari sistem informasi yang diusulkan. Perangkat yang digunakan pada fase ini adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen proyek. Prototyping juga digunakan pada tahap ini,prototyping ialah pengguna workstation, perangkat CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat model kerja dari komponen system sehingga system baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi prototype adalah system dengan kemapuan kerja terbatas yang dikembangkan untuk menguji konsep-konsep desain

  

  Membuat desain yang detail, desain yang detail menggambarkan bagaimana sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang digambarkan secara umum dalam desain awal

  

  Menulis laporan, semua pekerjaan dalam desain awal dan desain yang detail akan dikemas dalam laporan yang terperinci. Anda bisa melakukan persentasi atau diskusi saat menyerahkan laporan ini kepada manajemen senior

18. Tiga langkah yang diperlukan

  dalam fase keempat ◦

  

Fase keempat: Mengembangkan sistem



  Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak, analisis system harus membuat keputusan yang disebut keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam keputusan tersebut, anda menentukan

apakah akan membuat program – menulis

sendiri – atau membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli paket perangkat lunak yang sudah ada

   Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak

tersebut. Namun bisa saja system tidak membutuhkan

perangkat keras, atau perangkat keras tersebut dapat

disewa tanpa harus dibeli

   Menguji system, dengan perangkat lunak dan

perangkat keras yang telah diperoleh,maka dilakukan

pengujian. Biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu:

   Pengujian unit: kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program ditulis sebagai usaha kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing bagian dari program diuji terpisah.

  

Pengujian system: bagian-bagian dihubungkan bersama-sama

dengan menggunakan data uji untuk mengetahui apakah

bagian-bagian itu dapat bekerja sama. System juga dapat diuji

dengan data sesungguhnya dari organisasi

19. Kegiatan pada fase kelima

  ◦ Fase kelima: Mengimplementasikan system

  ◦ Konversi ke system baru, proses transisi dari system

informasi yang lama ke yang baru, melibatkan konversi

perangkat keras, perangkat lunak, dan fle. Ada 4 strategi untuk melakukan konversi,yaitu:

   Implementasi langsung: pengguna hanya berhenti menggunakan system yang lama dan mulai mengguanakn yang baru

   Implementasi parallel: Sistem lama dan system yang baru berjalan berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat system lama tidak berfungsi lagi

  

Implementasi bertahap: bagian-bagian dari system baru dibuat

dalam fase terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau

sekaligus dalam kelompok-kelompok (langsung)

  

Implementasi pilot: seluruh system dicoba, namun hanya oleh

beberapa pengguna. Setelah keandalannya terbukti barulah

  ◦

  Melatih pengguna, ada banyak piranti yang bisa digunkan membuat pengguna membuat pengguna mengenal system baru dengan baik,dari dokumentasi hingga video tape hingga pelatiah diruang kelas secara langsung ataupun satu per satu

20. Hal yang dilakukan pada fase keenam

  ◦ Fase keenam: Memelihara sistem ◦ Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan

  meningkatkan system dengan cara melakukan audit dan evaluasi secara periodic dan dengan membuat perubahan berdasarkan kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah lengkap, bahkan pengguna sudah dilatih, system tidak bisa berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap dimana system harus dimonitor untuk memastikan bahwa system itu berhasil

  ◦

  Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan produk, jasa, layanan, peraturan pemerintah, dan ketentuan lain yang baru

  ◦

  Setelah beberapa saat, biaya pemeliharaan akan meningkat seiring makin banyaknya usaha untuk mempertahankan system agar tetap responsive terhadap kebutuhan pengguna. Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini bisa membengkak, menandakan bahwa sekaranglah saat yang tepat untuk memulai lagi SDLC