PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL ME
PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL MELALUI
ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam
suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya
saing bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai
kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki
kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi. Sumber daya
manusia tidak saja dituntut untuk menjadi profesional dan sebagai
pembangun citra pelayanan publik, tetapi juga dituntut sebagai perekat dan
pemersatu bangsa. Untuk mengatasi berbagai masalah sumber daya manusia,
diperlukan upaya sistematis dalam meningkatkan kapasitas sumber daya
manusia agar mampu bekerja optimal dalam memberikan pelayanan terbaik.
Hal tersebut hanya mungkin tercapai melalui peningkatan kapasitas sumber
daya manusia dalam berbagai aspek, baik aspek intelektual, manajerial
maupun perilaku.
Upaya perbaikan manajemen sumber daya manusia akan sangat
membantu perbaikan produktivitas secara langsung dengan menemukan cara
yang lebih baik dan efisien untuk mencapai tujuan, dan secara tidak langsung
dengan memperbaiki kualitas kinerja sumber daya manusia. Keberadaan
bagian sumber daya manusia adalah untuk membantu sumber daya manusia
dan pimpinan menjalankan strategi organisasi, sedangkan aktivitas sumber
daya manusia adalah tindakan yang diambil untuk memperoleh dan
1
memelihara sumber daya manusia yang sesuai bagi organisasi. Sumber daya
manusia merupakan titik sentral untuk mencapai keunggulan bersaing,
dimana sumber daya manusia itu harus memiliki komitmen dan integritas
yang tinggi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam segala karya kreativitas
dan inovasi. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
di bidang pemerintahan telah terjadi perubahan yang besar. Perubahan
dimaksud adalah terwujudnya tata kepemerintahan yang demokratis dan baik
(democratic and good governance).
Upaya dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang demokratis, bersih,
dan berwibawa selalu menjadi keinginan bagi masyarakat dan pemerintahan
di zaman sekarang ini. Salah satu unsur penyelenggaraan pemerintahan yang
perlu memperoleh perhatian penuh dalam upaya reformasi adalah penataan
kembali (right sizing) aparatur pemerintah, yang meliputi penataan
kelembagaan birokrasi pemerintahan, sistem, dan penataan manajemen
sumber daya pegawai (PNS). Penataan kembali (right sizing) aparatur
pemerintah bertujuan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi
seimbang, efektif, dan efisien. Penyebaran pegawai untuk memenuhi tugas
dari masing-masing unit organisasi tidak ada ukuran dan kriteria yang jelas.
Sehingga berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh setiap unit organisasi
dalam suatu departemen pemerintah, baik pusat maupun daerah, tidaklah jelas
ukuran dan kriterianya dan juga tidak transparan.
2
Oleh sebab itu, banyak dirasakan bahwa kebutuhan pegawai kelihatannya
tidak berdasarkan pada kebijakan strategis, yang meliputi adanya perumusan
terhadap visi, misi, tujuan, dan domain yang dimiliki oleh masing-masing
organisasi baik pemerintah pusat maupun daerah. Upaya untuk melakukan
penataan kembali (right sizing) merupakan suatu kebutuhan yang amat
mendesak untuk melihat seberapa jauh pegawai pemerintah dapat berperan
aktif dalam menciptakan tata kepemerintahan yang baik. Begitu juga dengan
upaya untuk melakukan evaluasi terhadap sistem, prosedur, dan proses
pengelolaan kepegawaian di dalam pemerintah; perlu juga diketahui dan
dilakukan agar diperoleh suatu sistem yang kondusif terhadap perubahan
yang ada. Penataan kepegawaian terus berlangsung hingga saat ini; dan
sekarang manajemen kepegawaian berdasarkan Undang-undang Nomor 32
Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 49
Tahun 1999 jo Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok
Kepegawaian, banyak dilakukan perbaikan. Misalnya, proses perpindahan
dan mobilisasi pegawai antar daerah dalam satu provinsi atau antara provinsi
dan bahkan ke departemen pemerintah pusat diperbaiki; dan hubungan bidang
kepegawaian antara pemerintah kabupaten dan kota dengan pemerintah
daerah propinsi semakin dilancarkan, semua lembaga-lembaga yang
menangani kepegawaian (manajemen PNS) di pusat maupun di daerah
kembali berfungsi dengan baik sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsinya.
Dengan begitu, manajemen PNS dapat berjalan dengan baik, efektif,
efisien, demi tercapainya kelancaran jalannya pemerintahan. Organisasi
3
publik secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan,
atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhankebutuhan SDM. Keberhasilan rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan
perencanaan SDM. Perencanaan SDM merupakan pedoman yang dapat
digunakan dalam proses rekrutmen pegawai. Apabila tersedia perencanaan
yang baik dan matang, maka kesalahan dalam proses perekrutan dapat
dikendalikan.
Program rekrutmen yang ideal adalah sebuah program dimana sejumlah
pelamar yang berkualitas ditarik dan menerima posisi jabatan tertentu yang
dilakukan dengan cara yang sangat efisien. Menurut Undang-undang Nomor
43 Tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pelaksanaan
manajemen PNS di daerah menjadi wewenang daerah; dengan lebih
menekankan pada kualitas pegawai agar tercapai pegawai yang profesional.
Oleh sebab itu, di era reformasi birokrasi sekarang ini; proses perekrutan
Pegawai Negeri Sipil / Aparatur Sipil Negara harus disesuaikan dengan
analisis jabatan, analisis beban kerja, analisis kebutuhan, dan rasio anggaran
belanja pegawai setiap daerahnya. Serta dalam menentukan tingkat kelulusan,
pemerintah akan mengambil kebijakan dengan memberikan tingkat ambang
batas (passing grade) yang tidak sama. Berdasarkan paparan tersebut di atas,
maka pada makalah ini penulis akan membahas mengenai proses rekrutmen
Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan.
4
1.2 Perumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas adalah “Bagaimana proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan”.
1.3 Tujuan Makalah
Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan
rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis
kebutuhan.
1.4 Manfaat Makalah
Manfaat makalah ini adalah :
1.
Untuk menambah referensi pengetahuan bagi penulis mengenai proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan.
2.
Untuk memberikan informasi kepada pembaca, mengenai proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan.
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil
Pegawai merupakan sumber daya yang paling penting dalam organisasi
pemerintahan. Pegawai yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya
akan dapat diperoleh melalui rekrutmen yang efektif. Dalam melakukan
proses rekrutmen, terlebih dahulu harus memperoleh informasi yang akurat
dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan
untuk melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi.
Deskripsi
tentang
jumlah
dan
kualifikasi
pegawai
harus
dapat
menggambarkan kebutuhan pegawai yang diinginkan untuk menempati
formasi. Rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para
pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Dapat juga
diartikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja
dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan
guna
menutupi
kekurangan
yang
diidentifikasi
dalam
perencanaan
kepegawaian.
Menurut SP. Siagian, rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan
sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai
kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon
pegawai yang dianggap standard kualifikasi organisasi.
Menurut Simamora (1995), rekrutmen adalah serangkaian aktivitas
mencari dan memikat (attract) pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan,
kehlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang
diidentifikasi dalam perencanaan pegawai. Aktivitas rekrutmen ini dimulai
saat calon mulai dicari dan berkhir pada saat lamaran diserahkan.
6
Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai
yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam
organisasi. Pada zaman era reformasi sekarang ini, kebijakan otonomi
menekankan pemerintah daerah untuk melakukan restrukturisasi, sehingga
dalam proses perekrutan pegawai haruslah dilaksanakan dengan sangat hatihati, dengan tujuan walaupun jumlah pegawai yang diterima dalam jumlah
yang besar; akan dapat dikendalikan dengan baik agar tugas dan fungsinya
sebagai aparatur negara dapat dilaksanakan dengan profesional. Issue yang
berkembang sekarang ini dalam hal perekrutan Calon Pegawai Negeri Sipil
(CPNS) / Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) formasi 2014 adalah bahwa
perekrutan dilakukan secara tersistem, maksudnya adalah semua berkas
lamaran akan dikirim melalui email ke website Badan Kepegawaian Negara,
kemudian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan
Propinsi akan mengumumkan jadwal seleksi/ujian. Proses ujian CPNS/CASN
2014 akan tetap akan menggunakan sistem CAT (Computer Asisted Test),
dan dilakukan secara bergelombang. Dalam hal ini Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi berperan hanya sebagai fasilitator.
Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah :
a.
rekrutmen sebagai alat keadilan sosial
b.
rekrutmen sebagai teknik untuk memaksimumkan efisiensi
c.
rekrutmen sebagai strategi responsivitas politik.
7
Untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memiliki komitmen yang
tinggi, memerlukan rancangan program rekrutmen yang baik yaitu :
a.
program rekrutmen memikat banyak pelamar yang memenuhi syarat
b.
program rekrutmen tidak pernah mengkompromikan standar seleksi
c.
berlangsung atas dasar yang berkesinambungan
d.
program rekrutmen harus kreatif, imajinatif, dan inovatif.
2.2 Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis, yaitu
suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat
mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang
dimaksud mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang
telah diamati dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan
dengan para pegawai, pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai
informasi berharga. Unsur utama dalam setiap program manajemen
kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan
dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian
jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban, tanggung jawab-tanggung
jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan dari suatu jabatan
tertentu.
Persyaratan jabatan mengikhtisarkan syarat-syarat pegawai seperti
tingkat pendidikan, pengalaman yang ada hubungannya dengan jabatan,
pengetahuan, keterampilan-keterampilan, atau kemampuan-kemampuan yang
diperlukan untuk melakukan suatu jabatan tertentu. Menurut Wursanto
8
(1991:39), jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu
organisasi. Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan
dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut
dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan. Data yang
dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab
(responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk
kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to
analyze yang berarti “menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan
suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
Analisi jabatan merupakan suatu teknik sumber daya manusia yang
penting dan sangat luas, karena analisis jabatan merupakan suatu proses
sistematik daripada penentuan keterampilan, kewajiban, dan pengetahuan
yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan-jabatan dalam suatu organisasi.
Fakta-fakta jabatan itu dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat seperti apa
sebenarnya jabatan itu. Menurut Hariandja (2007:48), analisis jabatan adalah
usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan
dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Maka dapat
disimpulkan, bahwa analisi jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari,
mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang
berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur.
Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM.
Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang
9
seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan
oleh pemegang jabatan.
Berdasarkan pengalaman penulis di Kabupaten Humbang Hasundutan,
analisis jabatan itu dilakukan sekali dalam setahun oleh Bagian Hukum dan
Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan dibantu oleh
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Humbang Hasundutan; yang
bertujuan :
a.
untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai pada setiap organisasi/unit
kerja, disebabkan dalam kurun setahun banyak pegawai yang pindah
masuk dan pindah keluar; dan juga sebagai dasar penyusunan formasi
penerimaan pegawai nantinya.
b.
untuk mengetahui kompetensi pejabat yang akan diusulkan dalam
mengisi jabatan yang lowong, dengan tujuan agar tepat sasaran the right
man on the right place.
c.
sebagai tolak ukur untuk mengetahui sasaran kinerja pada setiap unit
organisasi. Analisis jabatan mulai diberlakukan sejak diberlakukannya
PP Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil (penilaian berdasarkan sasaran kerja/target kerja pegawai).
Menurut Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt
Saunders, Tokyo, 1982, halaman 115; secara umum manfaat analisis jabatan
adalah sebagai berikut :
a.
Perencanaan dan penyusunan tenaga kerja :
10
dalam perencanaan sumber daya manusia, untuk membandingkan
kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya
dari pegawai; untuk membandingkan hakikat jabatan sekarang
dengan hakikat jabatan yang akan datang
dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai
apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang
menarik
dalam seleksi, untuk memberikan standar-standar syarat ujian bagi
para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi.
b.
Pengembangan pegawai :
Dalam orientasi untuk memberikan informasi kepada pegawai
tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar
pelaksanaan pekerjaan yang layak
Dalam
pelatihan,
untuk
megetahui
tujuan
pelatihan
dalam
merencanakan program pelatihan
Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria
yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
Dalam perencanaan karir, untuk merencanakan kemajuan dari suatu
jabatan ke jabatan lain yang logis
c.
Pemeliharaan pegawai :
Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui resiko
yang mungkin dalam lingkungan kerja
11
Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan
dengan serikat tenaga kerja tentang tanggung jawab jabatan.
2.3 Analisis Kebutuhan
Menurut M. Atwi Suparman (2001 : 63) mengatakan bahwa kebutuhan
adalah kesenjangan antara keadaan sekarang dengan yang seharusnya dalam
redaksi yang berbeda tapi sama. Sedangkan menurut Morrison (2001 : 27)
mengatakan bahwa kebutuhan (need) diartikan sebagai kesenjangan antara
apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah
harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap
suatu masalah. Sedangkan analisis kebutuhan menurut Morrison (2001 : 27)
adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang
tepat. Sementara menurut Simamora (1995) menyebutkan bahwa dengan
perencanaan kebutuhan pegawai adalah mengestimasi permintaan terhadap
pegawai dimasa mendatang, baik dalam kualitas maupun kuantitasnya;
membandingkan antara permintaan yang diharapkan dengan tenaga kerja
yang tersedia saat ini; serta menentukan kekurangan atau kelebihan jumlah
pegawai berdasarkan strategi dan tujuan organisasi.
Analisis kebutuhan sangat penting karena merupakan titik sentral bagi
perencanaan sumber daya manusia organisasi secara keseluruhan. Jika
analisis kebutuhan salah, maka akan berpengaruh kepada proses perencanaan
sumber daya manusia berikutnya, misalnya rekrutmen, seleksi, penempatan
pegawai, serta pelatihan dan pengembangan pegawai. Pentingnya analisis
kebutuhan sumber daya manusia, tercermin pada arah perusahaan dalam
12
meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia secara optimal, baik dari
segi kualitas maupun kuantitasnya. Menurut Mangkuprawira (2004), manfaat
analisis kebutuhan sumber daya manusia adalah :
a.
Optimalisasi sistem informasi manajemen utamanya tentang data
karyawan
b.
Memanfaatkan sumber daya manusia seoptimal mungkin
c.
Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan
efisien dan efektif
d.
Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia secara
optimal
e.
Mampu membuat perkiraan kebutuhan sumber daya manusia dengan
lebih akurat dan cermat.
2.4 Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan
Setelah penulis memaparkan pengertian dan manfaat rekrutmen, analisis
jabatan, dan analisis kebutuhan; maka sekarang penulis akan memaparkan
proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan. Pada makalah ini, penulis mengambil contoh pada
kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan,
dengan rencana pengadaan untuk tahun 2014. BKD Kabupaten Humbang
Hasundutan untuk tahap awal melakukan perencanaan perekrutan SDM untuk
tahun 2014, dimana proses perencanaan kebutuhan itu dimulai sejak tahun
13
2012. Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang
mengantisipasi permintaan kebutuhan pegawai suatu organisasi dimasa yang
akan datang. Manfaat perencanaan yang dilakukan setiap unit organisasi
pemerintah, pada umumnya adalah sama, yaitu :
a.
Meramalkan secara sistematis tuntutan kebutuhan pegawai dan
persediaan karyawan di masa mendatang
b.
Mengembangkan rencana pengembangan pegawai yang menunjang
strategi organisasi yang ada melalui pengisian lowongan kerja secara
proaktif
c.
Mengidentifikasi kebutuhan pegawai jangka pendek dan jangka panjang.
Jadi perencanaan yang dilakukan oleh BKD Kabupaten Humbang
Hasundutan adalah dengan menyusun bezetting tahun 2011. Dalam bezetting
diketahui dengan jelas estimasi kebutuhan pegawai untuk tahun mendatang.
Kemudian setelah disusun bezetting tersebut, dilakukanlah pengolahan
formasi tahun 2012. Pengolahan formasi itu mangacu pada hasil bezetting
tahun 2011 ditambah dengan keadaan pegawai ditahun 2012 (jumlah
masuk/keluar, jumlah naik pangkat, dan pegawai yang mencapai BUP).
Kemudian, setelah adanya pengolahan formasi, maka dibuatlah perkiraan
persediaan pegawai selama 5 tahun, dan dibuat dalam peta jabatan.
Peta jabatan merupakan suatu struktur yang menggambarkan dengan
jelas, jumlah pegawai yang dibutuhkan atau yang kurang dalam menduduki
suatu jabatan. Dari peta jabatan inilah akan dianalisis berapa jabatan yang
14
lowong, perlu atau tidaknya penambahan jabatan baru, dan berapa jumlah
pegawai yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut. Penyusunan peta
jabatan dan menganalisis jabatan yang ada dan yang baru (sesuai kebutuhan)
adalah bersumber dari perhitungan analisis beban kerja suatu organisasi.
Analisis beban kerja adalah menetapkan jumlah pegawai yang diperlukan
atau yang tidak diperlukan dalam melaksanakan sejumlah pekerjaan tertentu
selama waktu tertentu. Perhitungan beban kerja adalah berdasarkan uraian
tugas setiap jabatan yang dipangku dikalikan dengan berapa waktu
mengerjakannya. Sehingga jelas jumlah pegawai yang dibutuhkan. Setelah
semua yang dipaparkan tersebut diatas telah rangkum, maka BKD akan
menyusun proyeksi kebutuhan PNS Kabupaten Humbang Hasundutan selama
5 (lima) tahun, mulai tahun 2012 s.d 2016. Proyeksi tersebut akan dijadikan
sebagai dasar penyusunan formasi.
Berdasarkan PP nomor 97 Tahun 2000 jo PP Nomor 54 Tahun 2003
Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil, formasi adalah penentuan jumlah dan
susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas
pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi
bertujuan agar satuan-satuan organisasi pemerintah mempunyai jumlah dan
mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada
masing-masing satuan organisasi. Pokok-pokok dalam penyusunan formasi
adalah :
a.
Menentukan dasar pertimbangan penyusunan formasi, yaitu :
Jenis pekerjaan
15
Sifat pekerjaan
Perkiraan beban kerja
Perkiraan kapasitas pegawai
Kebijakan pelaksanaan pekerjaan
Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
Peralatan yang tersedia
b.
Sistem penyusunan formasi dilaksanakan melalui :
Sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan
tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja
Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah
dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dipikulkan pada unit organisasi itu.
c.
Dalam mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan berperan sebagai
dasar penyusunan formasi. Melalui analisis jabatan dapat digambarkan
secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan
berhasil guna
d.
Penetapan formasi PNS, baik formasi untuk pemerintah pusat dan daerah
sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran negara. Oleh karena itu
walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil
analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi
16
menjadi pertimbangan yang sangat mendasar adalah kemampuan
anggaran negara.
Jadi, penulis menyimpulkan bahwa proses rekrutmen Pegawai
Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan, baik di
daerah maupun di pusat adalah sama. Dalam makalah ini, penulis akan
menyampaikan secara singkat proses perekrutan sesuai pengalaman
penulis di daerah yaitu Kabupaten Humbang Hasundutan.
a.
Di pusat, MENPAN – RB akan mengirimkan surat negara kepada semua
kementerian, lembaga negara, maupun pemerintah daerah dan pusat
mengenai pembukaan formasi untuk perekrutan CPNS suatu Tahun
Anggaran (misalnya untuk Tahun Anggaran 2015).
b.
Di daerah (Kabupaten Humbang Hasundutan), langkah pertama yang
dilakukan adalah Bagian Hukum dan Organisasi (HUKOR) Sekretariat
Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan akan menyusun analisis
jabatan setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten,
dimana data-data nya diperoleh dari BKD.
c.
Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah menyusun formasi sesuai
analisis jabatan yang disusun oleh bagian Hukor. Usulan formasi tersebut
disetujui oleh Kepala Daerah (Bupati Humbang Hasundutan).
d.
Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah usulan formasi tersebut
disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) di Jakarta dan ke
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(MENPAN-RB) di Jakarta.
17
e.
Oleh MENPAN-RB akan dianalisis dan ditetapkan berapa jumlah
formasi yang disetujui atau adakah penambahan formasi, yang pada
dasarnya harus tetap mengacu kepada budgeting anggaran yang telah
ditetapkan.
f.
Jika hasil dari analisis yang dilakukan oleh MENPAN – RB adalah
penambahan jumlah quota (formasi), maka akan dikembalikan ke daerah
untuk di telaah dan ditindak lanjuti. Kemudian, daerah akan mengirim
kembali ke MENPAN – RB untuk di periksa, apakah sudah sesuai
dengan ketentuan.
g.
Jika hasilnya adalah sesuai, maka usulan tersebut akan diteruskan ke
BKN pusat agar diterbitkan Petunjuk Teknisnya.
h.
Selanjutnya oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPANRB) akan membentuk suatu team nasional yang khusus menangani
perekrutan CPNS. Team tersebut bertugas untuk mengumumkan kepada
publik tentang adanya penerimaan PNS untuk suatu tahun anggaran
(misalnya, seperti sekarang ini untuk Tahun Anggaran 2015); dan
bertugas untuk mengurus segala keperluan selama proses perekrutan.
i.
Setelah diumumkan, maka akan dikembalikan kepada BKN untuk
pelaksanaan rekrutmen. Untuk daerah, BKN akan menerbitkan petunjuk
pelaksanaan pengadaan CPNS
j.
Kemudian
akan
ditindaklanjuti
oleh
daerah
untuk
pelaksanaan
perekrutan; mulai penerimaan berkas, seleksi berkas, pengiriman berkas,
18
entry data, pemberian nomor ujian peserta, penetapan lokasi ujian,
hingga pengiriman kembali lembar jawaban peserta kepada BKN Pusat.
Perlu kita ketahui, bahwa dalam penyusunan analisis jabatan adalah
berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, berikut penulis membuat
kesimpulan dalam bentuk skema yang sederhana, yaitu :
Perencana
an
Analisis Beban
Kerja
Rekrutme
n
Formasi
Analisis jabatan
Proyeksi Untuk 5
Tahun
Gambar 1 : skema proses rekrutmen PNS
BAB III
PENUTUP
3.1
KESIMPULAN
Berdasarkan pemaparan tersebut diatas, maka penulis menyimpulkan
sebagai berikut :
a.
Organisasi pemerintah secara berkala merekrut pegawai untuk
menambah,
mempertahankan,
atau
menyesuaikan
kembali
keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan SDM.
b.
Keberhasilan rekrutmen yang dilakukan oleh pemerintah, pertama
sekali sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM.
19
c.
Dalam era pelaksanaan Otonomi Daerah, pengelolaan manajemen
PNS di daerah dilakukan secara otonom oleh daerah, mulai dari
rekrutmen sampai dengan pensiun.
d.
Pemerintah daerah diberi kewenangan mengatur susunan organisasi
dan kebutuhan jumlah kepegawaian yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah masing-masing. Sehingga prinsip
rightsizing dapat dipergunakan dengan baik dan efektif.
3.2
SARAN
1.
Agar proses penataan organisasi pemerintah berlangsung dengan baik
dan berkesinambungan, harus dimulai dari proses rekrutmen yang
adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, proses
perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-menerus
harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap
mengacu pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak
adanya tumpang tindih pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar
jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan
efisien.
20
2.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk
mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah
mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk
mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah
analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat
organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa
inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.
3.
Semoga dengan tersistemnya perekrutan CPNS tahun 2014 ini,
diharapkan lebih murni, lebih objektif, lebih transparan, dan sesuai
dengan visi dan misi organisasi.
4.
Semoga setelah membaca makalah ini, para pembaca diharapkan
mengetahui banyak sedikitnya proses rekrutmen PNS melalui analisis
jabatan dan analisis kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Ambar T. Sulistiyani & Rosidah, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia:
Konsep, Teori dan Pembangunan dalam Konteks Oorganisasi Publik, Graha Ilmu,
Yogyakarta
Hariandja, M.T.E 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan,
Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai.
Jakarta: Grasindo
Moekijat, Drs., Analisis Jabatan, Edisi 8, Mandar Maju, Bandung, 1998
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
21
Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan
Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Refika Aditama, Bandung, 2007
Slide Bahan Kuliah dari Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia, 2014
Thoha, Miftah, (2005), Manajemen Kepegawaian Sipil Di Indonesia, Prenada
Media, Jakarta
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo,
1982
Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.
22
ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam
suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya
saing bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai
kesuksesan organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki
kompetensi dan kinerja tinggi demi kemajuan organisasi. Sumber daya
manusia tidak saja dituntut untuk menjadi profesional dan sebagai
pembangun citra pelayanan publik, tetapi juga dituntut sebagai perekat dan
pemersatu bangsa. Untuk mengatasi berbagai masalah sumber daya manusia,
diperlukan upaya sistematis dalam meningkatkan kapasitas sumber daya
manusia agar mampu bekerja optimal dalam memberikan pelayanan terbaik.
Hal tersebut hanya mungkin tercapai melalui peningkatan kapasitas sumber
daya manusia dalam berbagai aspek, baik aspek intelektual, manajerial
maupun perilaku.
Upaya perbaikan manajemen sumber daya manusia akan sangat
membantu perbaikan produktivitas secara langsung dengan menemukan cara
yang lebih baik dan efisien untuk mencapai tujuan, dan secara tidak langsung
dengan memperbaiki kualitas kinerja sumber daya manusia. Keberadaan
bagian sumber daya manusia adalah untuk membantu sumber daya manusia
dan pimpinan menjalankan strategi organisasi, sedangkan aktivitas sumber
daya manusia adalah tindakan yang diambil untuk memperoleh dan
1
memelihara sumber daya manusia yang sesuai bagi organisasi. Sumber daya
manusia merupakan titik sentral untuk mencapai keunggulan bersaing,
dimana sumber daya manusia itu harus memiliki komitmen dan integritas
yang tinggi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam segala karya kreativitas
dan inovasi. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
di bidang pemerintahan telah terjadi perubahan yang besar. Perubahan
dimaksud adalah terwujudnya tata kepemerintahan yang demokratis dan baik
(democratic and good governance).
Upaya dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang demokratis, bersih,
dan berwibawa selalu menjadi keinginan bagi masyarakat dan pemerintahan
di zaman sekarang ini. Salah satu unsur penyelenggaraan pemerintahan yang
perlu memperoleh perhatian penuh dalam upaya reformasi adalah penataan
kembali (right sizing) aparatur pemerintah, yang meliputi penataan
kelembagaan birokrasi pemerintahan, sistem, dan penataan manajemen
sumber daya pegawai (PNS). Penataan kembali (right sizing) aparatur
pemerintah bertujuan agar jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi
seimbang, efektif, dan efisien. Penyebaran pegawai untuk memenuhi tugas
dari masing-masing unit organisasi tidak ada ukuran dan kriteria yang jelas.
Sehingga berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh setiap unit organisasi
dalam suatu departemen pemerintah, baik pusat maupun daerah, tidaklah jelas
ukuran dan kriterianya dan juga tidak transparan.
2
Oleh sebab itu, banyak dirasakan bahwa kebutuhan pegawai kelihatannya
tidak berdasarkan pada kebijakan strategis, yang meliputi adanya perumusan
terhadap visi, misi, tujuan, dan domain yang dimiliki oleh masing-masing
organisasi baik pemerintah pusat maupun daerah. Upaya untuk melakukan
penataan kembali (right sizing) merupakan suatu kebutuhan yang amat
mendesak untuk melihat seberapa jauh pegawai pemerintah dapat berperan
aktif dalam menciptakan tata kepemerintahan yang baik. Begitu juga dengan
upaya untuk melakukan evaluasi terhadap sistem, prosedur, dan proses
pengelolaan kepegawaian di dalam pemerintah; perlu juga diketahui dan
dilakukan agar diperoleh suatu sistem yang kondusif terhadap perubahan
yang ada. Penataan kepegawaian terus berlangsung hingga saat ini; dan
sekarang manajemen kepegawaian berdasarkan Undang-undang Nomor 32
Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 49
Tahun 1999 jo Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok
Kepegawaian, banyak dilakukan perbaikan. Misalnya, proses perpindahan
dan mobilisasi pegawai antar daerah dalam satu provinsi atau antara provinsi
dan bahkan ke departemen pemerintah pusat diperbaiki; dan hubungan bidang
kepegawaian antara pemerintah kabupaten dan kota dengan pemerintah
daerah propinsi semakin dilancarkan, semua lembaga-lembaga yang
menangani kepegawaian (manajemen PNS) di pusat maupun di daerah
kembali berfungsi dengan baik sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsinya.
Dengan begitu, manajemen PNS dapat berjalan dengan baik, efektif,
efisien, demi tercapainya kelancaran jalannya pemerintahan. Organisasi
3
publik secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan,
atau menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhankebutuhan SDM. Keberhasilan rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan
perencanaan SDM. Perencanaan SDM merupakan pedoman yang dapat
digunakan dalam proses rekrutmen pegawai. Apabila tersedia perencanaan
yang baik dan matang, maka kesalahan dalam proses perekrutan dapat
dikendalikan.
Program rekrutmen yang ideal adalah sebuah program dimana sejumlah
pelamar yang berkualitas ditarik dan menerima posisi jabatan tertentu yang
dilakukan dengan cara yang sangat efisien. Menurut Undang-undang Nomor
43 Tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pelaksanaan
manajemen PNS di daerah menjadi wewenang daerah; dengan lebih
menekankan pada kualitas pegawai agar tercapai pegawai yang profesional.
Oleh sebab itu, di era reformasi birokrasi sekarang ini; proses perekrutan
Pegawai Negeri Sipil / Aparatur Sipil Negara harus disesuaikan dengan
analisis jabatan, analisis beban kerja, analisis kebutuhan, dan rasio anggaran
belanja pegawai setiap daerahnya. Serta dalam menentukan tingkat kelulusan,
pemerintah akan mengambil kebijakan dengan memberikan tingkat ambang
batas (passing grade) yang tidak sama. Berdasarkan paparan tersebut di atas,
maka pada makalah ini penulis akan membahas mengenai proses rekrutmen
Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan.
4
1.2 Perumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas adalah “Bagaimana proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan”.
1.3 Tujuan Makalah
Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan
rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis
kebutuhan.
1.4 Manfaat Makalah
Manfaat makalah ini adalah :
1.
Untuk menambah referensi pengetahuan bagi penulis mengenai proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan.
2.
Untuk memberikan informasi kepada pembaca, mengenai proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan
analisis kebutuhan.
5
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil
Pegawai merupakan sumber daya yang paling penting dalam organisasi
pemerintahan. Pegawai yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya
akan dapat diperoleh melalui rekrutmen yang efektif. Dalam melakukan
proses rekrutmen, terlebih dahulu harus memperoleh informasi yang akurat
dan berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan
untuk melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi.
Deskripsi
tentang
jumlah
dan
kualifikasi
pegawai
harus
dapat
menggambarkan kebutuhan pegawai yang diinginkan untuk menempati
formasi. Rekrutmen adalah proses mencari menemukan dan menarik para
pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Dapat juga
diartikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja
dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan
guna
menutupi
kekurangan
yang
diidentifikasi
dalam
perencanaan
kepegawaian.
Menurut SP. Siagian, rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan
sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai
kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon
pegawai yang dianggap standard kualifikasi organisasi.
Menurut Simamora (1995), rekrutmen adalah serangkaian aktivitas
mencari dan memikat (attract) pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan,
kehlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang
diidentifikasi dalam perencanaan pegawai. Aktivitas rekrutmen ini dimulai
saat calon mulai dicari dan berkhir pada saat lamaran diserahkan.
6
Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai
yang handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam
organisasi. Pada zaman era reformasi sekarang ini, kebijakan otonomi
menekankan pemerintah daerah untuk melakukan restrukturisasi, sehingga
dalam proses perekrutan pegawai haruslah dilaksanakan dengan sangat hatihati, dengan tujuan walaupun jumlah pegawai yang diterima dalam jumlah
yang besar; akan dapat dikendalikan dengan baik agar tugas dan fungsinya
sebagai aparatur negara dapat dilaksanakan dengan profesional. Issue yang
berkembang sekarang ini dalam hal perekrutan Calon Pegawai Negeri Sipil
(CPNS) / Calon Aparatur Sipil Negara (CASN) formasi 2014 adalah bahwa
perekrutan dilakukan secara tersistem, maksudnya adalah semua berkas
lamaran akan dikirim melalui email ke website Badan Kepegawaian Negara,
kemudian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten, Kota, dan
Propinsi akan mengumumkan jadwal seleksi/ujian. Proses ujian CPNS/CASN
2014 akan tetap akan menggunakan sistem CAT (Computer Asisted Test),
dan dilakukan secara bergelombang. Dalam hal ini Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi berperan hanya sebagai fasilitator.
Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah :
a.
rekrutmen sebagai alat keadilan sosial
b.
rekrutmen sebagai teknik untuk memaksimumkan efisiensi
c.
rekrutmen sebagai strategi responsivitas politik.
7
Untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memiliki komitmen yang
tinggi, memerlukan rancangan program rekrutmen yang baik yaitu :
a.
program rekrutmen memikat banyak pelamar yang memenuhi syarat
b.
program rekrutmen tidak pernah mengkompromikan standar seleksi
c.
berlangsung atas dasar yang berkesinambungan
d.
program rekrutmen harus kreatif, imajinatif, dan inovatif.
2.2 Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis, yaitu
suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat
mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang
dimaksud mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang
telah diamati dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan
dengan para pegawai, pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai
informasi berharga. Unsur utama dalam setiap program manajemen
kepegawaian adalah analisis jabatan. Proses analisis jabatan menghasilkan
dua dokumen yang penting, uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Uraian
jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban, tanggung jawab-tanggung
jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan dari suatu jabatan
tertentu.
Persyaratan jabatan mengikhtisarkan syarat-syarat pegawai seperti
tingkat pendidikan, pengalaman yang ada hubungannya dengan jabatan,
pengetahuan, keterampilan-keterampilan, atau kemampuan-kemampuan yang
diperlukan untuk melakukan suatu jabatan tertentu. Menurut Wursanto
8
(1991:39), jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seseorang pegawai dalam susunan suatu
organisasi. Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan
dilakukan dan persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut
dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan. Data yang
dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab
(responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar unjuk
kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to
analyze yang berarti “menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan
suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
Analisi jabatan merupakan suatu teknik sumber daya manusia yang
penting dan sangat luas, karena analisis jabatan merupakan suatu proses
sistematik daripada penentuan keterampilan, kewajiban, dan pengetahuan
yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan-jabatan dalam suatu organisasi.
Fakta-fakta jabatan itu dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat seperti apa
sebenarnya jabatan itu. Menurut Hariandja (2007:48), analisis jabatan adalah
usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan
dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut. Maka dapat
disimpulkan, bahwa analisi jabatan adalah suatu kegiatan yang mempelajari,
mengumpulkan, dan mencatat informasi-informasi atau fakta-fakta yang
berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur.
Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM.
Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang
9
seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan
oleh pemegang jabatan.
Berdasarkan pengalaman penulis di Kabupaten Humbang Hasundutan,
analisis jabatan itu dilakukan sekali dalam setahun oleh Bagian Hukum dan
Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan dibantu oleh
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Humbang Hasundutan; yang
bertujuan :
a.
untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai pada setiap organisasi/unit
kerja, disebabkan dalam kurun setahun banyak pegawai yang pindah
masuk dan pindah keluar; dan juga sebagai dasar penyusunan formasi
penerimaan pegawai nantinya.
b.
untuk mengetahui kompetensi pejabat yang akan diusulkan dalam
mengisi jabatan yang lowong, dengan tujuan agar tepat sasaran the right
man on the right place.
c.
sebagai tolak ukur untuk mengetahui sasaran kinerja pada setiap unit
organisasi. Analisis jabatan mulai diberlakukan sejak diberlakukannya
PP Nomor 46 Tahun 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil (penilaian berdasarkan sasaran kerja/target kerja pegawai).
Menurut Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt
Saunders, Tokyo, 1982, halaman 115; secara umum manfaat analisis jabatan
adalah sebagai berikut :
a.
Perencanaan dan penyusunan tenaga kerja :
10
dalam perencanaan sumber daya manusia, untuk membandingkan
kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya
dari pegawai; untuk membandingkan hakikat jabatan sekarang
dengan hakikat jabatan yang akan datang
dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai
apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang
menarik
dalam seleksi, untuk memberikan standar-standar syarat ujian bagi
para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi.
b.
Pengembangan pegawai :
Dalam orientasi untuk memberikan informasi kepada pegawai
tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar
pelaksanaan pekerjaan yang layak
Dalam
pelatihan,
untuk
megetahui
tujuan
pelatihan
dalam
merencanakan program pelatihan
Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria
yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
Dalam perencanaan karir, untuk merencanakan kemajuan dari suatu
jabatan ke jabatan lain yang logis
c.
Pemeliharaan pegawai :
Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui resiko
yang mungkin dalam lingkungan kerja
11
Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan
dengan serikat tenaga kerja tentang tanggung jawab jabatan.
2.3 Analisis Kebutuhan
Menurut M. Atwi Suparman (2001 : 63) mengatakan bahwa kebutuhan
adalah kesenjangan antara keadaan sekarang dengan yang seharusnya dalam
redaksi yang berbeda tapi sama. Sedangkan menurut Morrison (2001 : 27)
mengatakan bahwa kebutuhan (need) diartikan sebagai kesenjangan antara
apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah
harapan ke depan atau cita-cita yang terkait dengan pemecahan terhadap
suatu masalah. Sedangkan analisis kebutuhan menurut Morrison (2001 : 27)
adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang
tepat. Sementara menurut Simamora (1995) menyebutkan bahwa dengan
perencanaan kebutuhan pegawai adalah mengestimasi permintaan terhadap
pegawai dimasa mendatang, baik dalam kualitas maupun kuantitasnya;
membandingkan antara permintaan yang diharapkan dengan tenaga kerja
yang tersedia saat ini; serta menentukan kekurangan atau kelebihan jumlah
pegawai berdasarkan strategi dan tujuan organisasi.
Analisis kebutuhan sangat penting karena merupakan titik sentral bagi
perencanaan sumber daya manusia organisasi secara keseluruhan. Jika
analisis kebutuhan salah, maka akan berpengaruh kepada proses perencanaan
sumber daya manusia berikutnya, misalnya rekrutmen, seleksi, penempatan
pegawai, serta pelatihan dan pengembangan pegawai. Pentingnya analisis
kebutuhan sumber daya manusia, tercermin pada arah perusahaan dalam
12
meningkatkan pendayagunaan sumber daya manusia secara optimal, baik dari
segi kualitas maupun kuantitasnya. Menurut Mangkuprawira (2004), manfaat
analisis kebutuhan sumber daya manusia adalah :
a.
Optimalisasi sistem informasi manajemen utamanya tentang data
karyawan
b.
Memanfaatkan sumber daya manusia seoptimal mungkin
c.
Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan
efisien dan efektif
d.
Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia secara
optimal
e.
Mampu membuat perkiraan kebutuhan sumber daya manusia dengan
lebih akurat dan cermat.
2.4 Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan
Setelah penulis memaparkan pengertian dan manfaat rekrutmen, analisis
jabatan, dan analisis kebutuhan; maka sekarang penulis akan memaparkan
proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan dan
Analisis Kebutuhan. Pada makalah ini, penulis mengambil contoh pada
kantor Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan,
dengan rencana pengadaan untuk tahun 2014. BKD Kabupaten Humbang
Hasundutan untuk tahap awal melakukan perencanaan perekrutan SDM untuk
tahun 2014, dimana proses perencanaan kebutuhan itu dimulai sejak tahun
13
2012. Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu kegiatan yang
mengantisipasi permintaan kebutuhan pegawai suatu organisasi dimasa yang
akan datang. Manfaat perencanaan yang dilakukan setiap unit organisasi
pemerintah, pada umumnya adalah sama, yaitu :
a.
Meramalkan secara sistematis tuntutan kebutuhan pegawai dan
persediaan karyawan di masa mendatang
b.
Mengembangkan rencana pengembangan pegawai yang menunjang
strategi organisasi yang ada melalui pengisian lowongan kerja secara
proaktif
c.
Mengidentifikasi kebutuhan pegawai jangka pendek dan jangka panjang.
Jadi perencanaan yang dilakukan oleh BKD Kabupaten Humbang
Hasundutan adalah dengan menyusun bezetting tahun 2011. Dalam bezetting
diketahui dengan jelas estimasi kebutuhan pegawai untuk tahun mendatang.
Kemudian setelah disusun bezetting tersebut, dilakukanlah pengolahan
formasi tahun 2012. Pengolahan formasi itu mangacu pada hasil bezetting
tahun 2011 ditambah dengan keadaan pegawai ditahun 2012 (jumlah
masuk/keluar, jumlah naik pangkat, dan pegawai yang mencapai BUP).
Kemudian, setelah adanya pengolahan formasi, maka dibuatlah perkiraan
persediaan pegawai selama 5 tahun, dan dibuat dalam peta jabatan.
Peta jabatan merupakan suatu struktur yang menggambarkan dengan
jelas, jumlah pegawai yang dibutuhkan atau yang kurang dalam menduduki
suatu jabatan. Dari peta jabatan inilah akan dianalisis berapa jabatan yang
14
lowong, perlu atau tidaknya penambahan jabatan baru, dan berapa jumlah
pegawai yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan tersebut. Penyusunan peta
jabatan dan menganalisis jabatan yang ada dan yang baru (sesuai kebutuhan)
adalah bersumber dari perhitungan analisis beban kerja suatu organisasi.
Analisis beban kerja adalah menetapkan jumlah pegawai yang diperlukan
atau yang tidak diperlukan dalam melaksanakan sejumlah pekerjaan tertentu
selama waktu tertentu. Perhitungan beban kerja adalah berdasarkan uraian
tugas setiap jabatan yang dipangku dikalikan dengan berapa waktu
mengerjakannya. Sehingga jelas jumlah pegawai yang dibutuhkan. Setelah
semua yang dipaparkan tersebut diatas telah rangkum, maka BKD akan
menyusun proyeksi kebutuhan PNS Kabupaten Humbang Hasundutan selama
5 (lima) tahun, mulai tahun 2012 s.d 2016. Proyeksi tersebut akan dijadikan
sebagai dasar penyusunan formasi.
Berdasarkan PP nomor 97 Tahun 2000 jo PP Nomor 54 Tahun 2003
Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil, formasi adalah penentuan jumlah dan
susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas
pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi
bertujuan agar satuan-satuan organisasi pemerintah mempunyai jumlah dan
mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab pada
masing-masing satuan organisasi. Pokok-pokok dalam penyusunan formasi
adalah :
a.
Menentukan dasar pertimbangan penyusunan formasi, yaitu :
Jenis pekerjaan
15
Sifat pekerjaan
Perkiraan beban kerja
Perkiraan kapasitas pegawai
Kebijakan pelaksanaan pekerjaan
Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
Peralatan yang tersedia
b.
Sistem penyusunan formasi dilaksanakan melalui :
Sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan
tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja
Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah
dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dipikulkan pada unit organisasi itu.
c.
Dalam mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan berperan sebagai
dasar penyusunan formasi. Melalui analisis jabatan dapat digambarkan
secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan
berhasil guna
d.
Penetapan formasi PNS, baik formasi untuk pemerintah pusat dan daerah
sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran negara. Oleh karena itu
walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil
analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi
16
menjadi pertimbangan yang sangat mendasar adalah kemampuan
anggaran negara.
Jadi, penulis menyimpulkan bahwa proses rekrutmen Pegawai
Negeri Sipil melalui analisis jabatan dan analisis kebutuhan, baik di
daerah maupun di pusat adalah sama. Dalam makalah ini, penulis akan
menyampaikan secara singkat proses perekrutan sesuai pengalaman
penulis di daerah yaitu Kabupaten Humbang Hasundutan.
a.
Di pusat, MENPAN – RB akan mengirimkan surat negara kepada semua
kementerian, lembaga negara, maupun pemerintah daerah dan pusat
mengenai pembukaan formasi untuk perekrutan CPNS suatu Tahun
Anggaran (misalnya untuk Tahun Anggaran 2015).
b.
Di daerah (Kabupaten Humbang Hasundutan), langkah pertama yang
dilakukan adalah Bagian Hukum dan Organisasi (HUKOR) Sekretariat
Daerah Kabupaten Humbang Hasundutan akan menyusun analisis
jabatan setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten,
dimana data-data nya diperoleh dari BKD.
c.
Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah menyusun formasi sesuai
analisis jabatan yang disusun oleh bagian Hukor. Usulan formasi tersebut
disetujui oleh Kepala Daerah (Bupati Humbang Hasundutan).
d.
Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah usulan formasi tersebut
disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) di Jakarta dan ke
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(MENPAN-RB) di Jakarta.
17
e.
Oleh MENPAN-RB akan dianalisis dan ditetapkan berapa jumlah
formasi yang disetujui atau adakah penambahan formasi, yang pada
dasarnya harus tetap mengacu kepada budgeting anggaran yang telah
ditetapkan.
f.
Jika hasil dari analisis yang dilakukan oleh MENPAN – RB adalah
penambahan jumlah quota (formasi), maka akan dikembalikan ke daerah
untuk di telaah dan ditindak lanjuti. Kemudian, daerah akan mengirim
kembali ke MENPAN – RB untuk di periksa, apakah sudah sesuai
dengan ketentuan.
g.
Jika hasilnya adalah sesuai, maka usulan tersebut akan diteruskan ke
BKN pusat agar diterbitkan Petunjuk Teknisnya.
h.
Selanjutnya oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPANRB) akan membentuk suatu team nasional yang khusus menangani
perekrutan CPNS. Team tersebut bertugas untuk mengumumkan kepada
publik tentang adanya penerimaan PNS untuk suatu tahun anggaran
(misalnya, seperti sekarang ini untuk Tahun Anggaran 2015); dan
bertugas untuk mengurus segala keperluan selama proses perekrutan.
i.
Setelah diumumkan, maka akan dikembalikan kepada BKN untuk
pelaksanaan rekrutmen. Untuk daerah, BKN akan menerbitkan petunjuk
pelaksanaan pengadaan CPNS
j.
Kemudian
akan
ditindaklanjuti
oleh
daerah
untuk
pelaksanaan
perekrutan; mulai penerimaan berkas, seleksi berkas, pengiriman berkas,
18
entry data, pemberian nomor ujian peserta, penetapan lokasi ujian,
hingga pengiriman kembali lembar jawaban peserta kepada BKN Pusat.
Perlu kita ketahui, bahwa dalam penyusunan analisis jabatan adalah
berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, berikut penulis membuat
kesimpulan dalam bentuk skema yang sederhana, yaitu :
Perencana
an
Analisis Beban
Kerja
Rekrutme
n
Formasi
Analisis jabatan
Proyeksi Untuk 5
Tahun
Gambar 1 : skema proses rekrutmen PNS
BAB III
PENUTUP
3.1
KESIMPULAN
Berdasarkan pemaparan tersebut diatas, maka penulis menyimpulkan
sebagai berikut :
a.
Organisasi pemerintah secara berkala merekrut pegawai untuk
menambah,
mempertahankan,
atau
menyesuaikan
kembali
keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan SDM.
b.
Keberhasilan rekrutmen yang dilakukan oleh pemerintah, pertama
sekali sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM.
19
c.
Dalam era pelaksanaan Otonomi Daerah, pengelolaan manajemen
PNS di daerah dilakukan secara otonom oleh daerah, mulai dari
rekrutmen sampai dengan pensiun.
d.
Pemerintah daerah diberi kewenangan mengatur susunan organisasi
dan kebutuhan jumlah kepegawaian yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kemampuan daerah masing-masing. Sehingga prinsip
rightsizing dapat dipergunakan dengan baik dan efektif.
3.2
SARAN
1.
Agar proses penataan organisasi pemerintah berlangsung dengan baik
dan berkesinambungan, harus dimulai dari proses rekrutmen yang
adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, proses
perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-menerus
harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap
mengacu pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak
adanya tumpang tindih pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar
jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan
efisien.
20
2.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk
mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah
mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk
mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah
analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat
organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa
inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.
3.
Semoga dengan tersistemnya perekrutan CPNS tahun 2014 ini,
diharapkan lebih murni, lebih objektif, lebih transparan, dan sesuai
dengan visi dan misi organisasi.
4.
Semoga setelah membaca makalah ini, para pembaca diharapkan
mengetahui banyak sedikitnya proses rekrutmen PNS melalui analisis
jabatan dan analisis kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Ambar T. Sulistiyani & Rosidah, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia:
Konsep, Teori dan Pembangunan dalam Konteks Oorganisasi Publik, Graha Ilmu,
Yogyakarta
Hariandja, M.T.E 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan,
Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai.
Jakarta: Grasindo
Moekijat, Drs., Analisis Jabatan, Edisi 8, Mandar Maju, Bandung, 1998
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
21
Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan
Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Refika Aditama, Bandung, 2007
Slide Bahan Kuliah dari Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia, 2014
Thoha, Miftah, (2005), Manajemen Kepegawaian Sipil Di Indonesia, Prenada
Media, Jakarta
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders, Tokyo,
1982
Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.
22