Slide MAN 101 Slide 04
PLANNING
FUNGSI PERENCANAAN
Dasar-dasar Manajemen
Semester Gasal 2016
Universitas Pembangunan Jaya
PENGUMUMAN...
KULIAH PENGGANTI DASAR-DASAR MANAJEMEN
• Selasa, 11 Oktober 2016 2 sesi (jam 14:00-selesai)
• Pengganti tanggal 1 September dan 13 Oktober.
• Kamis, 13 Oktober 2016 tidak ada perkuliahan Dasar-
dasar manajemen
Pengertian Perencanaan (Planning)
Robbins, DeCenzo& Coulter (20111)
Proses
penetapan tujuan, kemana
organisasi akan dibawa,
penentuan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut
secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang
menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh
pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Schemerhorn (2011): planning is “the process of setting objectives
and determining how to accomplish them”
• Semua orang mempunyai perencanaan
• kepentingan pribadi ataupun organisasi
• Perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan
apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui
serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
• Perencanaan yang baikketika apa yang
dirumuskan dapat direalisasikan
dan mencapai tujuan yang diharapkan
• Perencanaan yang burukketika apa yang dirumuskan dan
ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga
tujuan organisasi tidak terwujud
• George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah
perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab mlalui pertanyaan –
pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu WHAT, WHY,
WHERE, WHEN, WHO, HOW.
Perencanaan adalah....
Dari Sisi Proses
• proses dasar yang
digunakan untuk
memilih tujuan dan
menentukan
bagaimana tujuan
tersebut akan dicapai.
Fungsi Manajemen
• fungsi dimana
pimpinan
menggunakan
pengaruh atas
wewenangnya untuk
menentukan atau
mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi.
Dari sisi pengambilan
keputusan
• pengambilan
keputusan untuk
jangka waktu yang
panjang atau yang
akan datang mengenai
apa yang akan
dilakukan, bagaimana
melakukannya,
bialamana dan siapa
yang melakukannya,
dimana keputusan
yang diambil belum
tentu sesuai, hingga
implementasi
perencanaan tersebut
dibuktikan di kemudian
hari.
Tipe perencanaan
Informal
Formal
•
•
•
Tidak tercatat
Fokus pada jangka pendek
Spesifik: organisasi
•
•
•
•
Tercatat
Spesifik
Bertujuan untuk jangka panjang
Merujuk pada tujuan organisasi
Kenapa
manajer
melakukan
perencanaan?
•
•
•
•
Menetapkan aturan
yang baku untuk
memfasilitasi proses
pengawasan.
Memberikan arah dan
tujuan yang jelas.
Meminimalisir ketidak
efisiensi-an.
Mengurangi dampak
dari perubahan yang
tidak diinginkan
Click icon to add picture
Perencanaa
n
Profit
Bagaimana Manajer Melakukan Perencanaan?
• Harus mempunyai tujuan (goals) dan rencana (plans)
sebelum melakukan perencanaan.
• Tujuan atau goals mencakup hasil atau luaran yang ingin
dicapai untuk individu, kelompok atau seluruh organisasi.
Tujuan juga harus memberikan arah yang jelas dan
memberikan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi kinerja
• Rencana (plans) dituangkan dalam bentuk dokumen yang
memaparkan bagaimana tujuan akan dicapai. Rencana
juga memaparkan bagaimana sumber daya akan
dialokasikan dan harus dicantumkan jadwal kegiatan
• Tujuan dapat mencakup tujuan keuangan, dan tujuan
stratejik.
Manfaat Perencanaan
Meningkatkan fokus dan fleksibilitas
Meningkatkan orientasi tindakan/kegiatan
Meningkatkan koordinasi antara bagian/departemen
Meningkatkan manajemen waktu
Meningkatkan pengawasan
• Personal time management tips:
• DO say “no” to requests that distract
from what you should be doing
• DON’T get bogged down in details that
can be addressed later
• DO screen telephone calls, emails, and
meeting requests
• More personal time management tips:
• DON’T let drop-in visitors instant messaging
use up your time
• DO prioritize your important and urgent work
• DON’T become calendar bound by letting
others control your schedule
• DO follow priorities; do most important and
urgent work first
TYPES OF PLANS
Types of
Plans
Long-Range
and ShortRange
Plans
Strategic
and Tactical
Operational
Specific
Directional
15
Short and Long-Term Plans
Long-term plans look three or more
years into the future
Short-term plans typically cover one
year or less
Management - Chapter 8
16
Strategic and Operational Plans
Strategic plans
• — set broad, comprehensive, and longer-term action directions
for the entire organization
• Cover extended periods of time.
Operational plans
— define what needs to be done in specific areas to implement
strategic plans.
• Production plans
• Financial plans
• Facilities plans
• Marketing plans
• Human resource plans
• Cover short time period
Management - Chapter 8
• Operational plans — identify short-term activities
to implement strategic plans
• Policies are standing plans the communicate
guidelines for decisions
• Procedures are rules that describe actions to be taken
in specific situations
• Budgets are plans the commit resources to projects or
activities
• Zero based budgets allocate resources as if each budget were brand
new
• Specific Plans
• Plans that are clearly defined and leave no room for
interpretation
• Directional Plans
• Flexible plans that set out general guidelines, provide
focus, yet allow discretion in implementation.
© 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Specific Versus Directional Plans
7–19
Planning tools
Forecasting
Contingency planning
Scenario planning
Benchmarking
Use of staff planners
Forecasting
• Making assumptions about what will happen in the
future.
• Qualitative forecasting uses expert opinions.
• Quantitative forecasting uses mathematical and
statistical analysis.
• All forecasts rely on human judgment.
• Planning involves deciding on how to deal with the
implications of a forecast.
Management - Chapter 8
22
Contingency planning
• Identifying alternative courses of action that
can be implemented to meet the needs of
changing circumstances.
• Contingency plans anticipate changing
conditions.
• Contingency plans contain trigger points.
Management - Chapter 8
23
Scenario planning
• A long-term version of contingency planning.
• Identifying alternative future scenarios.
• Plans made for each future scenario.
• Increases organization’s flexibility and
preparation for future shocks.
Management - Chapter 8
24
Benchmarking
• Use of external comparisons to better evaluate current
performance and identify possible actions for the future.
• Adopting best practices of other organizations that
achieve superior performance.
Management - Chapter 8
25
Use of staff planners
• Coordinating the planning function for the total
organization or one of its major components.
• Possible communication gaps between staff planners
and line management.
Management - Chapter 8
Implementation plans to achieve results
Implementations plans to achieve results
• Goal Setting
28
Examples of S.M.A.R.T. Goals?
• Starbucks: “In fiscal 2006, we
plan to open approximately
1,800 net new stores
globally.”
• Walgreen: “Second is to hire
a significant number of
people with disabilities in our
South Carolina distribution
center, scheduled to open in
2007, and achieve 20%
productivity gains there.”
• UPS: “65% of drivers will
have access to the new
technology (implemented in
2004) by the end of 2005.”
and “In 2005, we will
increase operating profit in
• Wrigley: “In 2005, the company
will decrease the long-term
rate of return assumption for
the assets of its U.S. (pension)
plans from 8.75 % to 8.5%.”
• Halliburton: “We estimate that
74% of the backlog existing on
12/31 will be eliminated the
following fiscal year.”
• Martha Stewart Living
Omnimedia: “In 2004 we will
discontinue the Catalog for
Living and its online product
options, and sell remaining
inventory in early fiscal 2005.”
How participation and involvement help build commitment to
plans
FUNGSI PERENCANAAN
Dasar-dasar Manajemen
Semester Gasal 2016
Universitas Pembangunan Jaya
PENGUMUMAN...
KULIAH PENGGANTI DASAR-DASAR MANAJEMEN
• Selasa, 11 Oktober 2016 2 sesi (jam 14:00-selesai)
• Pengganti tanggal 1 September dan 13 Oktober.
• Kamis, 13 Oktober 2016 tidak ada perkuliahan Dasar-
dasar manajemen
Pengertian Perencanaan (Planning)
Robbins, DeCenzo& Coulter (20111)
Proses
penetapan tujuan, kemana
organisasi akan dibawa,
penentuan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut
secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang
menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh
pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Schemerhorn (2011): planning is “the process of setting objectives
and determining how to accomplish them”
• Semua orang mempunyai perencanaan
• kepentingan pribadi ataupun organisasi
• Perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan
apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah
organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui
serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.
• Perencanaan yang baikketika apa yang
dirumuskan dapat direalisasikan
dan mencapai tujuan yang diharapkan
• Perencanaan yang burukketika apa yang dirumuskan dan
ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi, sehingga
tujuan organisasi tidak terwujud
• George R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah
perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab mlalui pertanyaan –
pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu WHAT, WHY,
WHERE, WHEN, WHO, HOW.
Perencanaan adalah....
Dari Sisi Proses
• proses dasar yang
digunakan untuk
memilih tujuan dan
menentukan
bagaimana tujuan
tersebut akan dicapai.
Fungsi Manajemen
• fungsi dimana
pimpinan
menggunakan
pengaruh atas
wewenangnya untuk
menentukan atau
mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi.
Dari sisi pengambilan
keputusan
• pengambilan
keputusan untuk
jangka waktu yang
panjang atau yang
akan datang mengenai
apa yang akan
dilakukan, bagaimana
melakukannya,
bialamana dan siapa
yang melakukannya,
dimana keputusan
yang diambil belum
tentu sesuai, hingga
implementasi
perencanaan tersebut
dibuktikan di kemudian
hari.
Tipe perencanaan
Informal
Formal
•
•
•
Tidak tercatat
Fokus pada jangka pendek
Spesifik: organisasi
•
•
•
•
Tercatat
Spesifik
Bertujuan untuk jangka panjang
Merujuk pada tujuan organisasi
Kenapa
manajer
melakukan
perencanaan?
•
•
•
•
Menetapkan aturan
yang baku untuk
memfasilitasi proses
pengawasan.
Memberikan arah dan
tujuan yang jelas.
Meminimalisir ketidak
efisiensi-an.
Mengurangi dampak
dari perubahan yang
tidak diinginkan
Click icon to add picture
Perencanaa
n
Profit
Bagaimana Manajer Melakukan Perencanaan?
• Harus mempunyai tujuan (goals) dan rencana (plans)
sebelum melakukan perencanaan.
• Tujuan atau goals mencakup hasil atau luaran yang ingin
dicapai untuk individu, kelompok atau seluruh organisasi.
Tujuan juga harus memberikan arah yang jelas dan
memberikan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi kinerja
• Rencana (plans) dituangkan dalam bentuk dokumen yang
memaparkan bagaimana tujuan akan dicapai. Rencana
juga memaparkan bagaimana sumber daya akan
dialokasikan dan harus dicantumkan jadwal kegiatan
• Tujuan dapat mencakup tujuan keuangan, dan tujuan
stratejik.
Manfaat Perencanaan
Meningkatkan fokus dan fleksibilitas
Meningkatkan orientasi tindakan/kegiatan
Meningkatkan koordinasi antara bagian/departemen
Meningkatkan manajemen waktu
Meningkatkan pengawasan
• Personal time management tips:
• DO say “no” to requests that distract
from what you should be doing
• DON’T get bogged down in details that
can be addressed later
• DO screen telephone calls, emails, and
meeting requests
• More personal time management tips:
• DON’T let drop-in visitors instant messaging
use up your time
• DO prioritize your important and urgent work
• DON’T become calendar bound by letting
others control your schedule
• DO follow priorities; do most important and
urgent work first
TYPES OF PLANS
Types of
Plans
Long-Range
and ShortRange
Plans
Strategic
and Tactical
Operational
Specific
Directional
15
Short and Long-Term Plans
Long-term plans look three or more
years into the future
Short-term plans typically cover one
year or less
Management - Chapter 8
16
Strategic and Operational Plans
Strategic plans
• — set broad, comprehensive, and longer-term action directions
for the entire organization
• Cover extended periods of time.
Operational plans
— define what needs to be done in specific areas to implement
strategic plans.
• Production plans
• Financial plans
• Facilities plans
• Marketing plans
• Human resource plans
• Cover short time period
Management - Chapter 8
• Operational plans — identify short-term activities
to implement strategic plans
• Policies are standing plans the communicate
guidelines for decisions
• Procedures are rules that describe actions to be taken
in specific situations
• Budgets are plans the commit resources to projects or
activities
• Zero based budgets allocate resources as if each budget were brand
new
• Specific Plans
• Plans that are clearly defined and leave no room for
interpretation
• Directional Plans
• Flexible plans that set out general guidelines, provide
focus, yet allow discretion in implementation.
© 2007 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.
Specific Versus Directional Plans
7–19
Planning tools
Forecasting
Contingency planning
Scenario planning
Benchmarking
Use of staff planners
Forecasting
• Making assumptions about what will happen in the
future.
• Qualitative forecasting uses expert opinions.
• Quantitative forecasting uses mathematical and
statistical analysis.
• All forecasts rely on human judgment.
• Planning involves deciding on how to deal with the
implications of a forecast.
Management - Chapter 8
22
Contingency planning
• Identifying alternative courses of action that
can be implemented to meet the needs of
changing circumstances.
• Contingency plans anticipate changing
conditions.
• Contingency plans contain trigger points.
Management - Chapter 8
23
Scenario planning
• A long-term version of contingency planning.
• Identifying alternative future scenarios.
• Plans made for each future scenario.
• Increases organization’s flexibility and
preparation for future shocks.
Management - Chapter 8
24
Benchmarking
• Use of external comparisons to better evaluate current
performance and identify possible actions for the future.
• Adopting best practices of other organizations that
achieve superior performance.
Management - Chapter 8
25
Use of staff planners
• Coordinating the planning function for the total
organization or one of its major components.
• Possible communication gaps between staff planners
and line management.
Management - Chapter 8
Implementation plans to achieve results
Implementations plans to achieve results
• Goal Setting
28
Examples of S.M.A.R.T. Goals?
• Starbucks: “In fiscal 2006, we
plan to open approximately
1,800 net new stores
globally.”
• Walgreen: “Second is to hire
a significant number of
people with disabilities in our
South Carolina distribution
center, scheduled to open in
2007, and achieve 20%
productivity gains there.”
• UPS: “65% of drivers will
have access to the new
technology (implemented in
2004) by the end of 2005.”
and “In 2005, we will
increase operating profit in
• Wrigley: “In 2005, the company
will decrease the long-term
rate of return assumption for
the assets of its U.S. (pension)
plans from 8.75 % to 8.5%.”
• Halliburton: “We estimate that
74% of the backlog existing on
12/31 will be eliminated the
following fiscal year.”
• Martha Stewart Living
Omnimedia: “In 2004 we will
discontinue the Catalog for
Living and its online product
options, and sell remaining
inventory in early fiscal 2005.”
How participation and involvement help build commitment to
plans