surat compatibility mode
Tata Persuratan
Pembinaan Sist em Dokument asi
di Kelurahan Tegalrej o, Kecamat an Tegalrej o,
Pemerint ah Kot a Yogyakart a
29 Sept ember 2003
1
PENGERTIAN
Berita atau informasi yang disampaikan dari
satu pihak ke pihak lain dengan maksud
dan tujuan tertentu melalui media tertulis di
atas sehelai kertas atau media elektronik
2
BENTUK SURAT
Ditentukan oleh bagian-bagian surat
Pertimbangan:
Kepentingan
Keindahan
Efisiensi
Kebiasaan
3
Penampilan Surat
Seluruh bagian surat seperti dalam bingkai
Tidak ada coretan, hapusan, tambahan
ketikan
Bersih
Kertas dan amplop berkualitas
Tembusan/fotocopy berkualitas
Warna tinta netral (biru/hitam)
Ukuran kertas dan sampul standart/baku
4
Tata Letak Surat
Bagian-bagian
jelas tata letaknya
Upayakan
berjarak baris
satu
Jarak baris yang
fleksibel dan bisa
diatur
Jarak yang
standart
Kepala surat ke tanggal
Tanggal surat ke alamat
Alamat ke salam pembuka
Salam penutup ke nama
terang dan jabatan
Salam pembuka ke
alinea pertama
Pergantian alinea
Alinea terakhir ke salam
penutup
5
Teknik Penulisan Surat
Hindari tulisan No. Lamp. Hal bila tidak diperlukan
Alamat tujuan jelas dan benar termasuk kode pos
Hindari ketikan tanda baca yang tidak diperlukan
Hindari kesalahan sebutan pihak yang dituju
Gunakan singkatan/akronim yang benar
Hindari kalimat yang bertele-tele
6
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
Surat Masuk
Pe n c a t a t a n
Tanggal Penerimaan
Tanggal Penerusan
Nomor Urut Buku Agenda
Tanda-tanda Pejabat yang menerusakan surat
Pe n y o r t i r a n
Surat Pribadi
Surat Penting
Surat Kedinasan (Rutin, Khusus, Rahasia)
7
Pr i o r i t a s Pe n g e l o l a a n
S u r a t Ma s u k
Surat kawat, Segera,Penting, dan Sangat
penting
Harus didahulukan untuk
dibuka, dikelola dan diteruskan ke pihak
yang berkepentingan
Surat Sangat Rahasia
Langsung
diserahkan ke pusuk pimpinan masih
tertutup
Pe n g a g e n d a a n Su r a t
Buku Agenda Tunggal
Buku Agenda Kembar
8
Surat Keluar
Pe n y i a p a n / p e n y e l e s a i a n
Ko n s e p S u r a t
P e n g i r i ma n S u r a t
P r o s e d u r S u r a t Ke l u a r :
Penyiapan Konsep
Persetujuan Konsep
Registrasi dan Pemberian Nomor
Pengetikan Konsep Surat
Penandatanganan Surat
Pengiriman Surat
9
Pembinaan Sist em Dokument asi
di Kelurahan Tegalrej o, Kecamat an Tegalrej o,
Pemerint ah Kot a Yogyakart a
29 Sept ember 2003
1
PENGERTIAN
Berita atau informasi yang disampaikan dari
satu pihak ke pihak lain dengan maksud
dan tujuan tertentu melalui media tertulis di
atas sehelai kertas atau media elektronik
2
BENTUK SURAT
Ditentukan oleh bagian-bagian surat
Pertimbangan:
Kepentingan
Keindahan
Efisiensi
Kebiasaan
3
Penampilan Surat
Seluruh bagian surat seperti dalam bingkai
Tidak ada coretan, hapusan, tambahan
ketikan
Bersih
Kertas dan amplop berkualitas
Tembusan/fotocopy berkualitas
Warna tinta netral (biru/hitam)
Ukuran kertas dan sampul standart/baku
4
Tata Letak Surat
Bagian-bagian
jelas tata letaknya
Upayakan
berjarak baris
satu
Jarak baris yang
fleksibel dan bisa
diatur
Jarak yang
standart
Kepala surat ke tanggal
Tanggal surat ke alamat
Alamat ke salam pembuka
Salam penutup ke nama
terang dan jabatan
Salam pembuka ke
alinea pertama
Pergantian alinea
Alinea terakhir ke salam
penutup
5
Teknik Penulisan Surat
Hindari tulisan No. Lamp. Hal bila tidak diperlukan
Alamat tujuan jelas dan benar termasuk kode pos
Hindari ketikan tanda baca yang tidak diperlukan
Hindari kesalahan sebutan pihak yang dituju
Gunakan singkatan/akronim yang benar
Hindari kalimat yang bertele-tele
6
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT
Surat Masuk
Pe n c a t a t a n
Tanggal Penerimaan
Tanggal Penerusan
Nomor Urut Buku Agenda
Tanda-tanda Pejabat yang menerusakan surat
Pe n y o r t i r a n
Surat Pribadi
Surat Penting
Surat Kedinasan (Rutin, Khusus, Rahasia)
7
Pr i o r i t a s Pe n g e l o l a a n
S u r a t Ma s u k
Surat kawat, Segera,Penting, dan Sangat
penting
Harus didahulukan untuk
dibuka, dikelola dan diteruskan ke pihak
yang berkepentingan
Surat Sangat Rahasia
Langsung
diserahkan ke pusuk pimpinan masih
tertutup
Pe n g a g e n d a a n Su r a t
Buku Agenda Tunggal
Buku Agenda Kembar
8
Surat Keluar
Pe n y i a p a n / p e n y e l e s a i a n
Ko n s e p S u r a t
P e n g i r i ma n S u r a t
P r o s e d u r S u r a t Ke l u a r :
Penyiapan Konsep
Persetujuan Konsep
Registrasi dan Pemberian Nomor
Pengetikan Konsep Surat
Penandatanganan Surat
Pengiriman Surat
9