T1 232009032 Full text
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA
BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN
DI JAKARTA PUSAT
Oleh :
RIYAN WISNU AJIE
NIM : 232009032
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
i
ii
iii
MOTTO
The most important thing in this life is a dream and a belief
in that dream.
iv
ABSTRACT
Information system is use to simplify and accelerate a job in an
organization, either manual system or computerized system. The church is an
organization that requires an information system to ease and facilitating its
activities.
Computerized information system for church activities will be stored in a
neat storage and centralized data, it’s called a database. In making the church
database information system, it needs a database system design process from the
early planning until the implementation and maintenance processes. Database
information system will be used to record both financial and non financial
information of the church.
This processes start from analyze the existing system in Bethel Indonesia
Sungai Yordan Church and then design an Entity Relationship Diagram (ERD) .
Then the next step is designing database system information using Microsoft
Access 2007 applications.
Based on the analysis of the information systems used by the church, it
has not been able to meet the expectations of the church organization yet, so it
needs to use the newest database information system that has been drafted. By
using this information system, it’s expected that the church organization can
make a backup of the data in order to become more secure.
Keywords: Database, database systems design, financial information systems,
non-financial information systems, Entity Relationship Diagram.
v
SARIPATI
Sistem informasi berguna untuk mempermudah dan mempercepat suatu
pekerjaan dalam sebuah organisasi, baik itu sistem manual maupun sistem yang
terkomputerisasi. Gereja merupakan salah satu organisasi yang membutuhkan
sistem informasi untuk kemudahan dalam menjalankan aktivitasnya.
Sistem informasi terkomputerisasi untuk aktivitas gereja akan disimpan
didalam penyimpanan data yang rapi dan terpusat, yaitu database. Dalam
pembuatan sistem informasi database gereja perlu sebuah proses desain sistem
database dari mulai proses perencanaan sampai proses implementasi dan
pemerliharaan. Sistem informasi database itulah yang akan digunakan gereja
untuk mencatat informasi keuangan dan non keuangan gereja.
Proses pembuatan sistem informasi database ini berawal dari
menganalisis sistem yang ada pada Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan
kemudian merancangkan Entity Relationship Diagram (ERD). Kemudian
merancang sistem informasi database dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Access 2007.
Berdasarkan analisis sistem informasi yang digunakan gereja saat ini
belum mampu memenuhi harapan pihak gereja, sehingga gereja perlu memakai
sistem informasi database baru yang sudah dirancangkan. Dengan pemakaian
sistem informasi tersebut pihak gereja diharapkan dapat melakukan backup data
agar data gereja menjadi lebih aman.
Kata kunci : Database, desain sistem database, sistem informasi keuangan,
sistem informasi non keuangan, Entity Relationship Diagram.
vi
KATA PENGANTAR
Informasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan berpengaruh
bagi kehidupan suatu organisasi. Kebutuhan akan informasi inilah yang
menyebabkan organisasi-organisasi membutuhkan suatu sistem yang terkelola
dengan baik atas aktivitasnya, yang akhirnya dapat menghasilkan informasi secara
lengkap dan akurat.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan di Jakarta Pusat memiliki sistem
informasi yang perlu dikembangkan seiring dengan perkembangan gereja saat ini.
Sistem informasi yang baru diharapkan dapat mempermudah kinerja organisasi
gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil data-data yang
ada.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam
penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan
kritik semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan
keilmuan di bidang sistem informasi akuntansi bagi pembaca dan pihak lain yang
berkepentingan.
Salatiga, Mei 2013
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan anugrah-Nya
penulis bisa menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis
untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan
Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis mengambil judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA
SUNGAI YORDAN DI JAKARTA PUSAT”.
Penulis menyadari bahwa selama dalam proses penelitian dan penyusunan
skripsi hingga terselesainya skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan yang
sangat besar dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini,
penulis dengan tulus hati menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan anugrah-Nya yang
diberikan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
2. Bapak Hari Sunarto, SE, MBA, PhD selaku Dekan Fakultas Ekonomika
dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana.
3. Dr, Usil Sis Sucahyo, SE, MBA selaku Kepala Program Studi Akuntansi
di Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana.
4. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak, selaku dosen pembimbing dan
wali studi yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga skripsi ini selesai tepat
pada waktunya.
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas
Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama
empat tahun masa perkuliahan, yang sangat bermanfaat sehingga penulis
dapat menyelesaikan tugas akhir tepat pada waktunya.
6. Kepada Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan di Jakarta Pusat (Bapak
viii
Marsudi, Ci Feny) yang telah bersedia menjadi objek penelitian dan
membantu menyediakan data-data yang berguna untuk penulisan skripsi
ini.
7. Kepada keluarga tercinta, Bapak Sucipto, alm. Ibu Sri Wahyuni, Yusnita
Pusparani, Septian Bayu Kristanto, Normalita Crisanti , Bulek Tasinah,
Om Santoso, Aditya Novianto dan Indah Widiastuti yang selalu
memberikan dukungan baik doa, saran dan semangat yang tiada henti.
8. Kepada teman-teman khususnya teman-teman seperjuangan Jurusan
Ekonomi 2009, Cholina Bening Maulany SE, Siska Evanda Halim SE,
Rendi Satria, Yulius Ardi Wiranata, Arya Perdhana Putra, Dedi Hartanto,
Okta Budi Arumsari, Ayu Febriana, Rizky Hapsari, Dewi Widowati, Keke
Herwidoarsi, Alexander Putut, Adityo Dwi Saputro, Gian Javier
Salindeho, dan Ivana Lisa Dewi Sugiyanto yang selalu memberikan
dukungan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
tepat pada waktunya.
9. Kepada penghuni kos 79, Bapak Sarimin, Ibu Nanik, Mas Tyo, Mbak
Indah, Kafke, Adi Wicitra, Wahyu, Elia Lugastio, Januar, Daud Setiawan,
Angga, Dede, Mas Vyor Opier, Aris, Gardina, Nana, Rini, Mbak Martha,
Mas Andre Tulus, Mas Rizky, Mas Indra yang selalu memberikan
dukungan sehingga penulis dapat mengerjakan skripsi dengan baik.
10. Kepada orang terdekat Murtaziqoh (Kekasih Penulis) yang selalu
membantu,
mendukung,
mengingatkan
tentang
skripsinya
dan
memberikan dukungan baik dalam keadaan suka maupun duka sehingga
penulis tetap selalu semangat untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
11. Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ..........................................................................................................................i
Persetujuan Kertas Kerja..........................................................................................ii
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja...................................................... iii
Halaman Motto .......................................................................................................iv
Abstract .................................................................................................................... v
Saripati ....................................................................................................................vi
Kata Pengantar .......................................................................................................vii
Ucapan Terima Kasih........................................................................................... viii
Daftar Isi .................................................................................................................. x
Daftar Gambar .......................................................................................................xii
Daftar Lampiran ...................................................................................................xvi
PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
Latar Belakang ............................................................................................. 1
Manfaat Penelitian ....................................................................................... 4
TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................................... 5
Gereja ........................................................................................................... 5
Sistem Informasi .......................................................................................... 5
x
Database ...................................................................................................... 6
Desain Sistem Informasi .............................................................................. 7
Proses Desain Sistem Database ................................................................... 8
Sistem Informasi Keuangan ......................................................................... 9
Sistem Informasi Non Keuangan ............................................................... 10
METODOLOGI PENELITIAN ............................................................................. 10
Tehnik dan Langkah Analisis Data ............................................................ 11
ANALISIS DAN PEMBAHASAN ....................................................................... 12
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan........................................................................................................ 13
Perancangan Sistem Informasi ................................................................... 18
Perancangan Database ............................................................................... 21
Pengendalian Keamanan Sistem Informasi................................................ 69
KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................................. 71
Kesimpulan ................................................................................................ 71
Saran .......................................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 75
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 77
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 13
Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas ..................................................... 14
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas .............................. 15
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas .................................................... 17
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas ............................. 18
Gambar 4.6 ERD Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan ................................... 19
Gambar 4.7 Desain Tabel Kas Gereja .................................................................... 21
Gambar 4.8 Isi Tabel Kas Gereja ........................................................................... 21
Gambar 4.9 Desain Tabel Anggaran Kegiatan ...................................................... 22
Gambar 4.10 Isi Tabel Anggaran Kegiatan ........................................................... 23
Gambar 4.11 Desain Tabel Kegiatan ..................................................................... 24
Gambar 4.12 Isi Tabel Kegiatan ............................................................................ 24
Gambar 4.13 Desain Tabel Penerimaan................................................................. 25
Gambar 4.14 Isi Tabel Penerimaan ........................................................................ 25
Gambar 4.15 Desain Tabel Pengeluaran ................................................................ 26
Gambar 4.16 Isi Tabel Pengeluaran ....................................................................... 26
Gambar 4.17 Desain Tabel Anggaran Penerimaan ................................................ 27
Gambar 4.18 Isi Tabel Anggaran Penerimaan ....................................................... 27
Gambar 4.19 Desain Tabel Persembahan .............................................................. 28
Gambar 4.20 Isi Tabel Persembahan ..................................................................... 28
xii
Gambar 4.21 Desain Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ................................ 28
Gambar 4.22 Isi Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ....................................... 29
Gambar 4.23 Desain Tabel Aktivitas Operasional................................................. 29
Gambar 4.24 Isi Tabel Aktivitas Operasional........................................................ 30
Gambar 4.25 Desain Tabel Jemaat ........................................................................ 31
Gambar 4.26 Isi Tabel Jemaat................................................................................ 31
Gambar 4.27 Desain Tabel Pegawai ...................................................................... 32
Gambar 4.28 Isi Tabel Pegawai ............................................................................. 32
Gambar 4.29 Query Jemaat.................................................................................... 33
Gambar 4.30 Query Pegawai ................................................................................. 33
Gambar 4.31 Query Kegiatan ................................................................................ 34
Gambar 4.32 Query Anggaran dan Realisasi ......................................................... 34
Gambar 4.33 Query Penerimaan Kas ..................................................................... 35
Gambar 4.34 Query Pengeluaran Kas .................................................................... 35
Gambar 4.35 Query Persembahan ......................................................................... 36
Gambar 4.36 Query Aktivitas Operasional ............................................................ 36
Gambar 4.37 Query Pemindahan Kas .................................................................... 37
Gambar 4.38 Query Anggaran Aktivitas Operasional ........................................... 37
Gambar 4.39 Query Anggaran Kegiatan................................................................ 38
Gambar 4.40 Query Anggaran Penerimaan ........................................................... 38
Gambar 4.41 Crosstab Penerimaan Kas ................................................................ 38
xiii
Gambar 4.42 Crosstab Pengeluaran Kas ............................................................... 39
Gambar 4.43 Crosstab Kegiatan ............................................................................ 39
Gambar 4.44 Crosstab Persembahan ..................................................................... 39
Gambar 4.45 Crosstab Aktivitas Operasional ....................................................... 40
Gambar 4.46 Crosstab Rutinitas Persembahan...................................................... 40
Gambar 4.47 Query Kas Gereja ............................................................................. 41
Gambar 4.48 Formulir Jemaat ............................................................................... 42
Gambar 4.49 Formulir Pegawai ............................................................................. 43
Gambar 4.50 Formulir Anggaran Kegiatan Gereja ................................................ 44
Gambar 4.51 Formulir Kegiatan Gereja ................................................................ 45
Gambar 4.52 Formulir Penerimaan ....................................................................... 46
Gambar 4.53 Formulir Pengeluaran ...................................................................... 48
Gambar 4.54 Formulir Persembahan ..................................................................... 49
Gambar 4.55 Formulir Anggaran Aktivitas Operasional ....................................... 50
Gambar 4.56 Formulir Aktivitas Operasional........................................................ 51
Gambar 4.57 Formulir Pemindahan Kas................................................................ 52
Gambar 4.58 Formulir Anggaran Penerimaan Gereja ........................................... 53
Gambar 4.59 Form Daftar Jemaat.......................................................................... 53
Gambar 4.60 Form Daftar Persembahan ............................................................... 54
Gambar 4.61 Daftar Jemaat Gereja ........................................................................ 55
Gambar 4.62 Daftar Pegawai ................................................................................. 56
xiv
Gambar 4.63 Daftar Kegiatan ................................................................................ 56
Gambar 4.64 Daftar Rutinitas Persembahan .......................................................... 57
Gambar 4.65 Laporan Penerimaan Kas ................................................................. 58
Gambar 4.66 Laporan Pengeluaran Kas ................................................................ 59
Gambar 4.67 Laporan Anggaran dan Realisasi Aktivitas Operasional ................. 59
Gambar 4.68 Laporan Aktivitas Operasional ........................................................ 60
Gambar 4.69 Laporan Anggaran Kegiatan ............................................................ 61
Gambar 4.70 Laporan Kas Kegiatan ...................................................................... 61
Gambar 4.71 Laporan Anggaran dan Realisasi Kegiatan ...................................... 62
Gambar 4.72 Laporan Persembahan ...................................................................... 63
Gambar 4.73 Laporan Kas Gereja......................................................................... 63
Gambar 4.74 Menu Utama Sistem Informasi GBI Sungai Yordan ....................... 66
Gambar 4.75 Menu Formulir Anggaran ................................................................ 67
Gambar 4.76 Menu Formulir Realisasi .................................................................. 67
Gambar 4.77 Menu Jemaat dan Pegawai ............................................................... 67
Gambar 4.78 Menu Daftar .................................................................................... 68
Gambar 4.79 Menu Laporan Anggaran dan Realisasi ........................................... 68
Gambar 4.80 Menu Laporan Aktivitas ................................................................. 69
Gambar 4.81 Memasukkan Password Untuk Masuk Sistem ................................. 70
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Tabel Pemindahan Kas Desain dan Isi
Lampiran 2
Tabel Detail Jenis Kegiatan Desain dan Isi
Lampiran 3
Tabel Detail Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 4
Tabel Sumber Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 5
Tabel Detail Jenis Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 6
Tabel Detail Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 7
Tabel Detail Pengeluaran Untuk Desain dan Isi
Lampiran 8
Tabel Detail Jenis Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 9
Tabel Anggaran Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 10 Tabel Detail Persembahan Desain dan Isi
Lampiran 11 Tabel Detail Biaya Operasional Desain dan Isi
Lampiran 12 Query Pemindahan Kas Detail
Lampiran 13 Crosstab Pemindahan Kas (Dari)
Lampiran 14 Crosstab Pemindahan Kas (Ke)
Lampiran 15 Datasheet Jemaat
Lampiran 16 Datasheet Persembahan
xvi
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perkembangan
teknologi
informasi
yang
semakin
pesat
sangat
berpengaruh terhadap kemajuan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya, baik
dengan menggunakan komputer ataupun internet. Teknologi ini juga sangat
berguna untuk mempermudah atau mempercepat suatu pekerjaan dalam sebuah
organisasi, baik itu organisasi yang berorientasi profit maupun organisasi non
profit. Salah satu perkembangan teknologi yang digunakan oleh
berbagai
organisasi tersebut adalah sistem informasi yang berguna untuk memberikan
informasi yang dibutuhkan bagi organisasi tersebut. Sutabri (2004) menyatakan
diperlukan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data dalam
perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai. Sehingga dengan
adanya sistem informasi ini organisasi-organisasi tersebut diharapkan bisa lebih
meningkatkan kinerjanya.
Terdapat dua jenis organisasi, yaitu organisasi yang berorientasi profit
maupun organisasi non profit. Organisasi non profit sangat bergantung pada
pemberian dana dan donatur untuk membiayai aktivitas dan kelangsungan hidup
organisasinya. Organisasi non profit merupakan sebuah organisasi yang memiliki
tiga karakteristik yang berbeda dengan usaha bisnis lainnya. Tiga karakteristik
tersebut adalah : 1) Adanya kontribusi sumber daya dari penyandang dana yang
tidak mengharapkan adanya pengembalian sebanding. 2) operasional perusahaan
tidak bertujuan menyediakan barang atau jasa dengan maksud laba. 3) tidak
adanya kepentingan pemilik seperti perusahaan pada umumnya (Wilson, 2004).
Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memerlukan
sistem informasi. Sistem informasi yang baik tentunya akan mampu membuat
efisiensi dan efektivitas kinerja pengelola gereja. Misalnya gereja yang pada
awalnya menggunakan sistem pencatatan manual dengan kendala lamanya
pencarian data kemudian menggunakan sistem pencatatan yang terkomputerisasi
1
akan lebih cepat ketika melakukan pencarian data. Salah satu alasan mengapa
gereja
juga
harus
mengikuti
perkembangan
teknologi
adalah
tuntutan
pertumbuhan organisasi yang menyebabkan perlunya sistem baru yang mampu
menyajikan informasi yang lebih efektif. Perkembangan organisasi gereja
menuntut dimilikinya sebuah sistem database dalam sistem informasinya yang
mampu menangkapdata yang semakin kompleks, sehingga hal ini akan
mempermudah pengelompokan dan pengambilan data tersebut. Wijaya (2004)
mengatakan bahwa jika sistem informasi baik, maka kesalahan, keterlambatan
pencatatan informasi bisa diminimalkan. Itu artinya ketika sebuah gereja tersebut
memiliki sistem informasi yang baik, maka pengelolaan informasi gereja tersebut
akan menjadi baik pula.
Sistem informasi gereja dapat digunakan untuk mengelola data keuangan
maupun data non keuangan gereja yang dapat disimpan dalam sebuah database.
Penyimpanan data yang baik dan rapi juga akan membuat pencarian data menjadi
lebih mudah. Dari sisi keuangan, data dapat berupa pemasukan dan pengeluaran
gereja. Pemasukan gereja dapat berupa kolekte mingguan, persepuluhan atau
bulanan, kolekte khusus, dan donatur atau persembahan lainnya. Sedangkan
pengeluaran gereja dapat berupa tunjangan untuk pendeta, biaya rapat majelis
gereja maupun komisi-komisinya, pembelian sarana gereja dan keperluan
kegiatan, berbagai sumbangan dan biaya lain-lain yang bersifat khusus. Sementara
dari sisi non keuangan data dapat berupa daftar jemaat yang dimiliki gereja,
stuktur organisasi dalam gereja dan dapat memberikan informasi tentang berbagai
macam kegiatan yang dilakukan gereja. Dengan demikian sistem informasi sangat
bermanfaat bagi gereja, dalam mengelola dan mengakses data-data keuangan
maupun data-data non keuangan gereja.
Pada penelitian sebelumnya, Handojo, et al. (2004) tentang perancangan
sistem informasi pada perusahan menghasilkan kesimpulan bahwa sistem
informasi yang dirancangkan terhadap sebuah perusahaan dapat membuat kerja
karyawan perusahaan menjadi lebih efisien, hal ini dibuktikan bahwa aplikasi
sistem dapat membuat proses pembuatan laporan-laporan menjadi lebih mudah
2
dan cepat. Begitu pula dengan penelitian Nugroho (2007), perancangan sistem
informasi di dalam perusahaan terbukti lebih meningkatkan efisiensi kerja dalam
perusahaan tersebut karena dapat mempermudah pencatatan laporan-laporan yang
ada.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan merupakan salah satu gereja yang
terletak di Jakarta Pusat. Gereja ini memiliki sistem informasi yang beberapa
masih menggunakan sistem manual. Sistem informasi tersebut digunakan gereja
untuk mencatat dua hal penting, yaitu data-data keuangan dan data-data non
keuangan. Kelemahan sistem informasi di gereja ini adalah informasi yang
dihasilkan
menjadi
agak
terlambat
dilaporkan
karena
pencatatan
data
menggunakan Microsoft Excel yang sudah terlalu banyak menyimpan data
sehingga sering terjadi ketidakberesan pada aplikasi seperti lambatnya kerja
aplikasi dan hilangnya data karena aplikasi menutup dengan sendirinya. Hal ini
juga selaras dengan pengakuan bendahara gereja yang mengatakan pada tahun
2005 semua data yang disimpan di Microsoft Excel mengalami ketidakberesan
sehingga data-data tersebut hilang atau rusak (corrupt). Padahal Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan tidak memiliki sistem untuk backup data yang berguna
dalam menyimpan dan memberikan cadangan data, sehingga gereja sama sekali
tidak mempunyai cadangan data-data dan harus menginputnya dari awal. Begitu
pula dalam pencatatan informasi non keuangan gereja seperti daftar jemaat,
struktur organisasi, dan daftar kegiatan-kegiatan gereja yang menggunakan cara
manual berupa kumpulan kertas-kertas, sehingga saat pemakai informasi
membutuhkan informasi tersebut dibutuhkan waktu
yang lebih lama untuk
mencarinya. Padahal gereja sudah memiliki fasilitas komputer dan perangkatnya
yang memadai untuk pemakaian sistem terkomputerisasi. Sumber daya manusia
(SDM) yang dimiliki gereja yaitu bendahara dan pegawai gereja juga memiliki
pengetahuan tentang sistem database, sehingga saat gereja memakai sistem
informasi database bendahara dapat menggunakannya untuk mempermudah
pekerjaannya dalam menginput data dan membuat laporan-laporan yang
diperlukan. Berdasarkan pengalaman tersebut, Gereja Bethel Indonesia Sungai
3
Yordan ini membutuhkan sistem informasi database untuk efisiensi kerja
organisasi gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil
data-data yang ada.
Dengan demikian persoalan dalam penelitian ini adalah (1) bagaimana
sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang berjalan saat ini,
dan (2) bagaimana rancangan sistem informasi database gereja bagi Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
database gereja agar dapat membantu efisiensi kerja dari majelis, sekretaris,
bendahara, dan pendeta di Gereja Bethel Sungai Yordan serta agar dapat
mengatasi ketidakberesan dalam sistem yang lama. Dengan adanya sebuah sistem
baru ini diharapkan pencatatan data keuangan dan non keuangan di gereja dapat
dijalankan dengan lebih efektif dan efisien, serta menghasilkan informasiinformasi yang dibutuhkan para jemaat gereja.
Manfaat Penelitian
1.
Sebagai bahan evaluasi dan masukan terhadap sistem informasi gereja yang
ada saat ini, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja majelis,
sekretaris, bendahara dan pendeta gereja.
2.
Memberikan
rancangan
sistem
informasi
database
gereja
yang
terkomputerisasi, sehingga dapat membantu Gereja Bethel Sungai Yordan
untuk mengelola data-data keuangan maupun data-data non keuangannya.
3.
Memberikan keluaran (ouput) berupa laporan keuangan mingguan, bulanan,
maupun tahunan, dan memberikan laporan posisi kas Gereja Bethel Sungai
Yordan sebagai dasar untuk pengambilan keuputusan dalam perencanaan
dan pengelolaan gereja.
4.
Sebagai bahan referensi penelitian berikutnya, khususnya di bidang
pengembangan sistem informasi gereja.
4
TINJAUAN PUSTAKA
Organisasi non profit merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan
utama yang tidak komersil dan tidak bersifat mencari laba, melainkan
memberikan pelayanan bagi masyarakat. Gereja merupakan salah satu contoh
organisasi yang tergolong ke organisasi non profit.
Gereja
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001) dalam Simorangkir (2011)
gereja didefinisikan sebagai (1) Gedung ibadah Kristen; (2) Badan (organisasi)
umat Kristen yang sama kepercayaan, ajaran dan tata ibadahnya. Sehingga dari
pernyataan diatas gereja dapat diartikan sebagai tempat bagi semua umat Kristen
yang sama kepercayaan dan ajarannya untuk beribadah.
Menurut Orlando (1974) dalam Zalukhu pertumbuhan gereja adalah
pengembangan seluruh kehidupan jemaat, sehingga gereja tersebut dapat
berfungsi dengan baik dan mendatangkan pertumbuhan seperti jumlah dan
organisasi. Sehingga dari pernyataan diatas gereja akan selalu mengalami
pertumbuhan dari aspek jumlah dan organisasinya.
Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting bagi gereja.
Sistem informasi dapat digunakan gereja untuk membantu efektifitas kerja gereja
dalam masa pertumbuhan gereja. Salah satu efektifitas kerja gereja adalah
mempermudah pencatatan data-data dan penyimpanan data serta informasi
penting yang berguna bagi pengambilan keputusan di gereja.
Sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) Sistem Informasi adalah cara-cara
yang
diorganisasi
untuk
mengumpulkan,
memasukkan,
mengolah,
dan
menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola,
mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah
organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Hall
(2001), sistem infomasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal yang datanya
5
dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk mengolah data-data agar dapat
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Sedangkan definisi sistem informasi pada gereja jika dikaitkan dengan
pengertian Romney (2012) tentang sistem informasi maka sistem informasi pada
gereja adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses
data untuk menghasilkan informasi bagi para pemakai informasi, namun dalam
hal ini pemakai informasinya adalah para anggota jemaat dalam gereja tersebut
termasuk majelis, pendeta dan pihak manajemen gereja.
Sistem informasi gereja digunakan untuk mencatat dan mengolah data-data
gereja. Keberadaan database dalam sistem informasi dapat memudahkan
penyimpanan data menjadi lebih rapi karena database juga dapat berguna untuk
mengelola data-data yang ada.
Database
Menurut Romney (2012), database adalah serangkaian file data yang saling
berhubungan dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan kesamaan
data seminimal mungkin. Database mengkonsolidasikan banyak catatan yang
sebelumnya disimpan dalam file terpisah ke dalam tempat pemgumpulan umum
catatan data serta melayani berbagai jenis pemakai dan aplikasi pemprosesan.
Sedangkan sistem database menurut Romney (2012) adalah sebuah kombinasi
database, sistem manajemen database, dan program aplikasi yang mengakses
database melalui sistem manajemen database.
Di dalam database terdapat Entity Relationship Diagram (ERD) yang
digunakan sebagai pedoman dalam penyusunan sistem database. ERD merupakan
sebuah penyusunan data yang salah satu acuannya dapat didasarkan oleh model
data REA (Resources, Event, Agent ). Menurut Romney (2012), model data REA
adalah model data yang dikembangkan secara eksplisit untuk digunakan dalam
6
mendesain sistem informasi database. Nama REA merupakan sebuah singkatan
yang menunjukkan bahwa model data berisi tiga jenis objek utama, yaitu
Resources, Event, dan Agent. Resource merupakan sumber daya yang didapat dan
dipergunakan organisasi. Event merupakan kegiatan atau aktivitas bisnis yang
dilakukan organisasi. Agent merupakan pelaku yang terlibat dalam kegiatan
tersebut.
Hubungan dalam model data REA terdapat tiga jenis, yaitu one-to-one, oneto-many, dan many-to-many. Hubungan one-to-one dimaksud bahwa setiap entitas
satu dengan yang lain maksimal hanya memiliki satu hubungan saja. Hubungan
one-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain memiliki
hubungan masing-masing maksimal satu dan maksimal banyak. Sedangkan
hubungan many-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain dapat
memiliki banyak hubungan.
Desain sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) desain sistem adalah proses
mempersiapkan spesifikasi terinci untuk pengembangan sistem informasi baru.
Sedangkan menurut Jogiyanto (2001:196) desain sistem sebagai penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang
terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Sehingga berdasarkan
definisi diatas dapat ditarik kesimpulan desain sistem informasi adalah
serangkaian proses yang dipersiapkan untuk mengembangkan sistem informasi
yang baru.
Seiring berkembangnya teknologi dan seiring berjalannya waktu sebuah
sistem juga perlu pengembangan untuk memperbaiki sistem yang lama. Menurut
Jogiyanto (1999:35) pengembangan sistem (system development) dapat berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Ada beberapa hal sistem
yang lama perlu diperbaiki atau diganti, yaitu sebagai berikut :
7
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama, yaitu :
a. Ada ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga sistem yang
ada tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya
sistem
yang
baru.
Pertumbuhan
organisasi
menyebabkan
kebutuhan informasi menjadi semakin luas sehingga sistem yang
lama tidak efektif lagi, karena tidak dapat lagi memenuhi
kebutuhan informasi bagi manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunity)
Dalam keadaan bersaing, kecepatan informasi sangat berpengaruh untuk
pengambilan keputusan yang berpengaruh pada kecepatan mengambil
kesempatan-kesempatan yang ada. Dalam sebuah organisasi perusahaan
contohnya, kesempatan-kesempatan seperti peluang pasar ini sangat
berpengaruh dengan kecepatan informasi yang dibutuhkan manajemen
untuk membaca kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena intruksi-intruksi dari
pimpinan ataupun luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.
Proses Desain Sistem Database
Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam bukunya, proses desain sistem
database memiliki enam tahapan, yaitu perencanaan, menganalisa, merancang
atau mendesain, pengkodean (coding), implementasi, serta operasional dan
pemeliharaan.
1. Perencanaan dilakukan untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan
pengembangan sistem baru.
8
2. Analisis merupakan identifikasi kebutuhan informasi para pemakai yang
akan dimasukkan ke dalam sistem baru.
3. Desain dimaksudkan untuk merancangkan poin-poin penting yang akan
dimasukkan ke dalam sistem baru.
4. Pengkodean (coding) merupakan pembuatan sistem baru sesuai desain
yang sudah dibuat sebelumnya.
5. Implementasi merupakan pengujian sistem baru tersebut dengan cara
mencoba memasukkan data dan melatih para pegawai mengenai cara
penggunaannya.
6. Operasional dan pemeliharaan merupakan penggunaan sistem baru dan
pengawasan untuk kehati-hatian atas kinerja sistem baru.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan proses desain sistem mulai dari
perencanaan, analisis, desain, pengkodean, dan implementasi saja. Sementara
untuk operasional dan pemeliharaan akan diserahkan kepada pihak gereja.
Sistem Informasi Keuangan
Menurut Kurniawan (2011) sistem informasi keuangan merupakan suatu
aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk mengolah data-data berkaitan
transaksi keuangan menjadi informasi-informasi yang diperlukan. Sehingga jika
dalam gereja sistem informasi keuangan ini dapat mengolah data-data transaksi
gereja menjadi informasi yang dibutuhkan gereja. Sistem informasi keuangan
dalam gereja ada dua komponen utama yaitu siklus penerimaan kas dan siklus
pengeluaran kas.
Menurut Romney (2012), siklus penerimaan kas adalah serangkaian
kegiatan dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
penerimaan bagi organisasi. Sedangkan untuk pengeluaran kas, menurut Romney
(2012) siklus pengeluaran kas adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan
9
pemprosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran
untuk barang dan jasa.
Sistem Informasi Non Keuangan
Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memiliki tujuan
bukan untuk mencari laba atau keuntungan. Kegiatan non keuangan gereja
merupakan segala jenis transaksi non keuangan yang dilakukan oleh gereja,
seperti ibadah mingguan, persekutuan pemuda dan lain-lain. Menurut Hall (2001)
transaksi non keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh
sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defisit sempit dari transaksi
keuangan. Dari transaksi non keuangan tersebut nantinya akan tercipta sebuah
informasi non keuangan bagi gereja. Contoh informasi non keuangan gereja
misalnya jumlah jemaat terdaftar dalam gereja, jumlah jemaat yang hadir dalam
kegiatan persekutuan doa, banyaknya pegawai yang terdaftar dalam gereja, dan
lain-lain.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini objek penelitian adalah salah satu gereja yang terdapat
di Jakarta Pusat yaitu Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Satuan analisis
dalam penelitian ini adalah Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan satuan
pengamatannya adalah sistem informasi gereja tersebut.
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi dan
wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur yang
berkaitan dengan sistem informasi di Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Sedangkan wawancara dilakukan untuk memperoleh data-data yang diperlukan
dalam pembuatan sistem informasi database, sehingga jenis data dalam penelitian
ini adalah data kualitatif. Dalam penelitian ini sumber data diperoleh dari
bendahara dan majelis Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Data primer dalam penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan observasi
yaitu hasil wawancara tentang kebutuhan informasi yang harus dimasukkan
10
kedalam sistem yang baru, dan hasil observasi untuk mengetahui prosedur terkait
sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang dapat digunakan
sebagai perancangan sistem informasi database yang baru. Sedangkan data
sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen-dokumen terkait sistem informasi
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan, antara lain dokumen penerimaan kas,
pengeluaran kas, daftar jemaat, dan daftar kegiatan Gereja Bethel Indonesia
Sungai Yordan.
Tehnik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini tehnik analisis data yang digunakan adalah deskriptif
kualitatif, sedangkan langkah analisis yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Menganalisis proses dan prosedur sistem informasi yang dimiliki oleh
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
2. Merancang ERD sebagai dasar pembuatan sistem informasi database.
3. Merancang sistem informasi database dengan menggunakan Microsoft
Access 2007.
a) Langkah pertama adalah pembuatan tabel sesuai dengan rancangan
Entity Relationship Diagram.
b) Langkah kedua membuat query sesuai kebutuhan data-data apa
yang akan diperlukan.
c) Langkah ketiga membuat form yang digunakan untuk input data
d) Langkah keempat membuat report yang digunakan untuk melihat
output data.
e) Langkah kelima membuat switchboard sebagai tanpilan aplikasi
sistem informasi database.
4. Langkah terakhir melakukan uji coba memasukan atau menginput data
untuk mengetahui apakah aplikasi sistem informasi yang dibuat sudah
11
berjalan dengan baik. Selanjutnya mengimplementasikan sistem informasi
yang baru dengan memasukkan data-data dari gereja untuk menguji
kelayakan database sistem informasi yang baru dengan melihat ouput
yang dihasilkan oleh sistem informasi sudah sesuai dengan yang
seharusnya.
Dalam penelitian ini aplikasi database yang digunakan adalah Microsoft
Access 2007. Microsoft Access 2007 merupakan sebuah aplikasi yang dapat
digunakan untuk membuat sistem baru yang berbasis database. Aplikasi ini dapat
digunakan untuk mencatat dan menginput data yang disimpan didalam database
dan dapat menghasilkan output berupa laporan. Microsoft access juga dapat
mempermudah pengguna saat melakukan transaksi baik itu input ataupun output
dengan menggunakan switchboard, sehingga akan membuat pekerjaan menjadi
lebih mudah dan selesai lebih cepat.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah sebuah gereja induk di
Jakarta Pusat yang memiliki beberapa anak cabang di Jakarta pula. Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan ini memiliki dua anak cabang utama, yaitu Roxy dan
Taman Ratu Indah, namun di dalam Roxy sendiri terdapat Roxy 1, 2, 3, 4, 5, 6
dan 7, sedangkan untuk Taman Ratu Indah terdapat Taman Ratu Indah 1, 2, 3, 4,
5, 6 dan 7. Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan pusat ini bertugas mengatur
kegiatan keuangan bagi anak cabangnya, baik itu penerimaan kas maupun
pengeluaran kas. Tugas yang lain juga mengatur kegiatan non keuangan Gereja
Bethel Indonesia Sungai Yordan seperti kegiatan rutin seperti persekutuan doa
dan kegiatan-kegiatan yang bersifat khusus seperti natal atau paskah.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan mempunyai struktur organisasi
dengan dipimpin oleh penatua, sekretariat, bendahara, dan beberapa anggota.
Penatua sekaligus merangkap menjadi pendeta dalam gereja tersebut. Adapun
struktur organisasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah sebagai
berikut:
12
PARA PENATUA
Sekretariat
Bendahara
Penatua
Penatua
Perpuluhan : Bendahara
Sound System
Kasir
Pernikahan/Baptisan/
SHDR/PA
Pembukuan : Bendahara
Personalia
Gema : Sekretariat
Pemeliharaan Gedung
KDM
Data Jemaat : Sekretariat
Internal Kontrol
Gudang/Inventaris
Gambar 4.1 Struktur organisasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan memiliki beberapa jenis transaksi
untuk mencatat kegiatan keuangannya terkait penerimaan kas maupun
pengeluaran kas dari anak cabang ke gereja induk.
I. Siklus Penerimaan Kas
Penerimaan kas yang terdapat dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan adalah penerimaan ibadah raya, persembahan sekolah minggu (sekming),
persembahan seminar hidup dalam roh (SDHR), persembahan diakonia,
pendapatan lainnya, bunga bank, atau titipan dan deposito.
Aktivitas ini dimulai dari laporan penerimaan dan kas penerimaan anak
cabang yang diberikan kepada bendahara gereja induk untuk dicatat jumlah
penerimaan
kas
berdasarkan
sumber
13
penerimaan
kas
dan
jenis
penerimaannya yang kemudian dijadikan pedoman bagi bendahara gereja
induk untuk pembuatan laporan keuangan gereja.
Kemudian kas dari penerimaan akan disetorkan bendahara ke bank dengan
slip setoran dan laporan keuangan gereja yang telah dibuat diserahkan
kepada penatua gereja sebagai laporan kepada penatua dan diarsipkan oleh
penatua gereja.
Dalam siklus penerimaan kas ini menggunakan laporan penerimaan kas
(awal) yang digunakan sebagai dasar bagi proses penerimaan kas gereja. Laporan
penerimaan kas tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin
memberikan laporan kepada gereja induk.
Berikut flowchart Siklus Penerimaan Kas :
Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Anak Cabang
Gereja
Mulai
1
Laporan
Penerimaan Kas
Uang Kas
Penerimaan
Input data
penerimaan kas
D
Mencatat Penerimaan
Kas Dari Anak
Cabang
Uang Kas
Penerimaan
Laporan
Penerimaan Kas
Laporan
Keuangan Gereja
D
Bank
Laporan
Keuangan Gereja
Slip Setoran Bank
1
Slip Setoran Bank
1
Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas
14
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan penerimaan kas dari anak cabang
memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan
penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah
dengan pembuatan database. Selain itu slip setoran dan laporan keuangan yang
masih berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan oleh penatua.
Rekomendasi untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem informasi
database maka slip setoran dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data
dapat tersimpan rapi didalam database dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh
sistem informasi akan disimpan secara rapi pula didalam database, sehingga data
menjadi lebih aman.
Berikut ini adalah gambar flowchart rekomendasi siklus penerimaan kas :
Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Anak Cabang
Gereja
Mulai
Laporan
Penerimaan Kas
Uang Kas
Penerimaan
Uang Kas
Penerimaan
Laporan
Penerimaan Kas
Laporan
Keuangan Gereja
Slip Setoran Bank
Input data
penerimaan kas
Mencatat Penerimaan
Kas Dari Anak
Cabang
1
D
Database
Penyimpanan
Laporan
Keuangan Gereja
D
Bank
1
Slip Setoran Bank
1
15
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas
II. Siklus Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dapat berupa biaya gaji karyawan, jamsostek, seragam,
persembahan kasih, anggur perjamuan, seminar, diakonia, kebaktian lainnya,
stipendium pembicara, telepon dan internet, listrik, air, biaya pemeliharaan
gedung, biaya pemiliharaan peralatan, biaya pemeliharaan peralatan ibadah, alat
tulis kantor, pos dan benda pos, biaya fotocopy dan percetakan, biaya kemanan
dan kebersihan, bahan bakar minyak dan retribusi parkir, sumbangan, biaya
rumah tangga, biaya obat-obatan, biaya administrasi lainnya, biaya transportasi,
PPH 21, peralatan, dan biaya administrasi bank.
Aktivitas ini dimulai dari anak cabang gereja yang memberikan daftar
pengeluaran yang diberikan bendahara gereja induk.
Kemudian bendahara gereja induk akan meneruskan daftar pengeluaran
tersebut kepada para penatua gereja induk untuk dirapatkan ke dalam rapat
majelis.
Dari hasil rapat tersebut nantinya akan diperoleh keputusan apakah daftar
pengeluaran tersebut dipenuhi atau tidak. Jika tidak maka daftar
pengeluaran tersebut akan dikembalikan kepada anak cabang, namun jika
dipenuhi maka penatua akan memberikan daftar pengeluaran tersebut
kepada bendahara gereja.
Bendahara
gereja
kemudian
akan
mencatat
pengeluaran
gereja
berdasarkan daftar pengeluaran dan akan memberikan bukti pengeluaran
beserta uangnya kepada anak cabang.
Dalam siklus pengeluaran kas ini menggunakan daftar pengeluaran (awal)
yang digunakan sebagai dasar bagi proses pengeluaran kas gereja. Daftar
pengeluaran tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin diberikan
kepada gereja induk.
Berikut ini adalah gambar flowchart siklus pengeluaran kas :
16
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Gereja
Anak
Cabang
Mulai
1
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
1
Melakukan
rapat untuk
pengeluaran
2
Daftar
Pengeluaran
Tidak
Input data
pengeluaran kas
Dipenuhi
Atau Tidak?
Ya
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
Gereja Anak
Cabang
2
Mencatat
Pengeluaran Kas
Uang
Bukti
Pengeluaran
Kas
Daftar
Pengeluaran
D
Gereja Anak
Cabang
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan pengeluaran kas dari anak cabang
memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan
penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah
dengan pembuatan database. Selain itu terdapat bukti pengeluaran kas yang masih
berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan ke dalam map. Rekomendasi
untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem database maka bukti
pengeluaran kas dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data bukti
pengeluaran kas tersebut dapat tersimpan rapi didalam database.
Berikut ini adalah gambar flowchart rekomendasi siklus penerimaan kas :
17
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Gereja
Anak
Cabang
Mulai
1
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
1
Melakukan
rapat untuk
pengeluaran
2
Daftar
Pengeluaran
Tidak
Input data
pengeluaran kas
Ya
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
Gereja Anak
Cabang
2
Mencatat
Pengeluaran Kas
Database
Penyimpanan
Uang
Dipenuhi
Atau Tidak?
Bukti
Pengeluaran
Kas
Gereja Anak
Cabang
Daftar
Pengeluaran
D
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Perancangan Sistem Informasi
Sistem informasi yang berbasis database membutuhkan sebuah langkah
perancangan agar sistem informasi yang dibuat dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Salah satu cara untuk merancang sistem informasi dapat diwujudkan dalam
sebuah ERD (Entity Relationship Diagram).
18
Begitu pula dengan perancangan sistem informasi database Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun
ERD yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.
ERD SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN
ERD FULLY ATRIBUT
R
A
E
ANGGARAN PENERIMAAN
Kode Ang
BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN
DI JAKARTA PUSAT
Oleh :
RIYAN WISNU AJIE
NIM : 232009032
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
i
ii
iii
MOTTO
The most important thing in this life is a dream and a belief
in that dream.
iv
ABSTRACT
Information system is use to simplify and accelerate a job in an
organization, either manual system or computerized system. The church is an
organization that requires an information system to ease and facilitating its
activities.
Computerized information system for church activities will be stored in a
neat storage and centralized data, it’s called a database. In making the church
database information system, it needs a database system design process from the
early planning until the implementation and maintenance processes. Database
information system will be used to record both financial and non financial
information of the church.
This processes start from analyze the existing system in Bethel Indonesia
Sungai Yordan Church and then design an Entity Relationship Diagram (ERD) .
Then the next step is designing database system information using Microsoft
Access 2007 applications.
Based on the analysis of the information systems used by the church, it
has not been able to meet the expectations of the church organization yet, so it
needs to use the newest database information system that has been drafted. By
using this information system, it’s expected that the church organization can
make a backup of the data in order to become more secure.
Keywords: Database, database systems design, financial information systems,
non-financial information systems, Entity Relationship Diagram.
v
SARIPATI
Sistem informasi berguna untuk mempermudah dan mempercepat suatu
pekerjaan dalam sebuah organisasi, baik itu sistem manual maupun sistem yang
terkomputerisasi. Gereja merupakan salah satu organisasi yang membutuhkan
sistem informasi untuk kemudahan dalam menjalankan aktivitasnya.
Sistem informasi terkomputerisasi untuk aktivitas gereja akan disimpan
didalam penyimpanan data yang rapi dan terpusat, yaitu database. Dalam
pembuatan sistem informasi database gereja perlu sebuah proses desain sistem
database dari mulai proses perencanaan sampai proses implementasi dan
pemerliharaan. Sistem informasi database itulah yang akan digunakan gereja
untuk mencatat informasi keuangan dan non keuangan gereja.
Proses pembuatan sistem informasi database ini berawal dari
menganalisis sistem yang ada pada Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan
kemudian merancangkan Entity Relationship Diagram (ERD). Kemudian
merancang sistem informasi database dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Access 2007.
Berdasarkan analisis sistem informasi yang digunakan gereja saat ini
belum mampu memenuhi harapan pihak gereja, sehingga gereja perlu memakai
sistem informasi database baru yang sudah dirancangkan. Dengan pemakaian
sistem informasi tersebut pihak gereja diharapkan dapat melakukan backup data
agar data gereja menjadi lebih aman.
Kata kunci : Database, desain sistem database, sistem informasi keuangan,
sistem informasi non keuangan, Entity Relationship Diagram.
vi
KATA PENGANTAR
Informasi menjadi salah satu hal yang sangat penting dan berpengaruh
bagi kehidupan suatu organisasi. Kebutuhan akan informasi inilah yang
menyebabkan organisasi-organisasi membutuhkan suatu sistem yang terkelola
dengan baik atas aktivitasnya, yang akhirnya dapat menghasilkan informasi secara
lengkap dan akurat.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan di Jakarta Pusat memiliki sistem
informasi yang perlu dikembangkan seiring dengan perkembangan gereja saat ini.
Sistem informasi yang baru diharapkan dapat mempermudah kinerja organisasi
gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil data-data yang
ada.
Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam
penelitian dan penulisan ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan
kritik semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat serta menambah wawasan
keilmuan di bidang sistem informasi akuntansi bagi pembaca dan pihak lain yang
berkepentingan.
Salatiga, Mei 2013
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan anugrah-Nya
penulis bisa menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis
untuk memenuhi salah satu syarat guna mencapai gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan
Akuntansi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis mengambil judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA
SUNGAI YORDAN DI JAKARTA PUSAT”.
Penulis menyadari bahwa selama dalam proses penelitian dan penyusunan
skripsi hingga terselesainya skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bantuan yang
sangat besar dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini,
penulis dengan tulus hati menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada :
1. Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan anugrah-Nya yang
diberikan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
2. Bapak Hari Sunarto, SE, MBA, PhD selaku Dekan Fakultas Ekonomika
dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana.
3. Dr, Usil Sis Sucahyo, SE, MBA selaku Kepala Program Studi Akuntansi
di Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Kristen Satya Wacana.
4. Ibu Elisabeth Penti Kurniawati SE, M.Ak, selaku dosen pembimbing dan
wali studi yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk
memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga skripsi ini selesai tepat
pada waktunya.
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas
Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan selama
empat tahun masa perkuliahan, yang sangat bermanfaat sehingga penulis
dapat menyelesaikan tugas akhir tepat pada waktunya.
6. Kepada Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan di Jakarta Pusat (Bapak
viii
Marsudi, Ci Feny) yang telah bersedia menjadi objek penelitian dan
membantu menyediakan data-data yang berguna untuk penulisan skripsi
ini.
7. Kepada keluarga tercinta, Bapak Sucipto, alm. Ibu Sri Wahyuni, Yusnita
Pusparani, Septian Bayu Kristanto, Normalita Crisanti , Bulek Tasinah,
Om Santoso, Aditya Novianto dan Indah Widiastuti yang selalu
memberikan dukungan baik doa, saran dan semangat yang tiada henti.
8. Kepada teman-teman khususnya teman-teman seperjuangan Jurusan
Ekonomi 2009, Cholina Bening Maulany SE, Siska Evanda Halim SE,
Rendi Satria, Yulius Ardi Wiranata, Arya Perdhana Putra, Dedi Hartanto,
Okta Budi Arumsari, Ayu Febriana, Rizky Hapsari, Dewi Widowati, Keke
Herwidoarsi, Alexander Putut, Adityo Dwi Saputro, Gian Javier
Salindeho, dan Ivana Lisa Dewi Sugiyanto yang selalu memberikan
dukungan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
tepat pada waktunya.
9. Kepada penghuni kos 79, Bapak Sarimin, Ibu Nanik, Mas Tyo, Mbak
Indah, Kafke, Adi Wicitra, Wahyu, Elia Lugastio, Januar, Daud Setiawan,
Angga, Dede, Mas Vyor Opier, Aris, Gardina, Nana, Rini, Mbak Martha,
Mas Andre Tulus, Mas Rizky, Mas Indra yang selalu memberikan
dukungan sehingga penulis dapat mengerjakan skripsi dengan baik.
10. Kepada orang terdekat Murtaziqoh (Kekasih Penulis) yang selalu
membantu,
mendukung,
mengingatkan
tentang
skripsinya
dan
memberikan dukungan baik dalam keadaan suka maupun duka sehingga
penulis tetap selalu semangat untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
11. Seluruh pihak yang membantu penyusunan tugas akhir ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Judul ..........................................................................................................................i
Persetujuan Kertas Kerja..........................................................................................ii
Pernyataan Keaslian Karya Tulis Kertas Kerja...................................................... iii
Halaman Motto .......................................................................................................iv
Abstract .................................................................................................................... v
Saripati ....................................................................................................................vi
Kata Pengantar .......................................................................................................vii
Ucapan Terima Kasih........................................................................................... viii
Daftar Isi .................................................................................................................. x
Daftar Gambar .......................................................................................................xii
Daftar Lampiran ...................................................................................................xvi
PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
Latar Belakang ............................................................................................. 1
Manfaat Penelitian ....................................................................................... 4
TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................................... 5
Gereja ........................................................................................................... 5
Sistem Informasi .......................................................................................... 5
x
Database ...................................................................................................... 6
Desain Sistem Informasi .............................................................................. 7
Proses Desain Sistem Database ................................................................... 8
Sistem Informasi Keuangan ......................................................................... 9
Sistem Informasi Non Keuangan ............................................................... 10
METODOLOGI PENELITIAN ............................................................................. 10
Tehnik dan Langkah Analisis Data ............................................................ 11
ANALISIS DAN PEMBAHASAN ....................................................................... 12
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan........................................................................................................ 13
Perancangan Sistem Informasi ................................................................... 18
Perancangan Database ............................................................................... 21
Pengendalian Keamanan Sistem Informasi................................................ 69
KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................................. 71
Kesimpulan ................................................................................................ 71
Saran .......................................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 75
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 77
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 13
Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas ..................................................... 14
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas .............................. 15
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas .................................................... 17
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas ............................. 18
Gambar 4.6 ERD Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan ................................... 19
Gambar 4.7 Desain Tabel Kas Gereja .................................................................... 21
Gambar 4.8 Isi Tabel Kas Gereja ........................................................................... 21
Gambar 4.9 Desain Tabel Anggaran Kegiatan ...................................................... 22
Gambar 4.10 Isi Tabel Anggaran Kegiatan ........................................................... 23
Gambar 4.11 Desain Tabel Kegiatan ..................................................................... 24
Gambar 4.12 Isi Tabel Kegiatan ............................................................................ 24
Gambar 4.13 Desain Tabel Penerimaan................................................................. 25
Gambar 4.14 Isi Tabel Penerimaan ........................................................................ 25
Gambar 4.15 Desain Tabel Pengeluaran ................................................................ 26
Gambar 4.16 Isi Tabel Pengeluaran ....................................................................... 26
Gambar 4.17 Desain Tabel Anggaran Penerimaan ................................................ 27
Gambar 4.18 Isi Tabel Anggaran Penerimaan ....................................................... 27
Gambar 4.19 Desain Tabel Persembahan .............................................................. 28
Gambar 4.20 Isi Tabel Persembahan ..................................................................... 28
xii
Gambar 4.21 Desain Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ................................ 28
Gambar 4.22 Isi Tabel Anggaran Aktivitas Operasional ....................................... 29
Gambar 4.23 Desain Tabel Aktivitas Operasional................................................. 29
Gambar 4.24 Isi Tabel Aktivitas Operasional........................................................ 30
Gambar 4.25 Desain Tabel Jemaat ........................................................................ 31
Gambar 4.26 Isi Tabel Jemaat................................................................................ 31
Gambar 4.27 Desain Tabel Pegawai ...................................................................... 32
Gambar 4.28 Isi Tabel Pegawai ............................................................................. 32
Gambar 4.29 Query Jemaat.................................................................................... 33
Gambar 4.30 Query Pegawai ................................................................................. 33
Gambar 4.31 Query Kegiatan ................................................................................ 34
Gambar 4.32 Query Anggaran dan Realisasi ......................................................... 34
Gambar 4.33 Query Penerimaan Kas ..................................................................... 35
Gambar 4.34 Query Pengeluaran Kas .................................................................... 35
Gambar 4.35 Query Persembahan ......................................................................... 36
Gambar 4.36 Query Aktivitas Operasional ............................................................ 36
Gambar 4.37 Query Pemindahan Kas .................................................................... 37
Gambar 4.38 Query Anggaran Aktivitas Operasional ........................................... 37
Gambar 4.39 Query Anggaran Kegiatan................................................................ 38
Gambar 4.40 Query Anggaran Penerimaan ........................................................... 38
Gambar 4.41 Crosstab Penerimaan Kas ................................................................ 38
xiii
Gambar 4.42 Crosstab Pengeluaran Kas ............................................................... 39
Gambar 4.43 Crosstab Kegiatan ............................................................................ 39
Gambar 4.44 Crosstab Persembahan ..................................................................... 39
Gambar 4.45 Crosstab Aktivitas Operasional ....................................................... 40
Gambar 4.46 Crosstab Rutinitas Persembahan...................................................... 40
Gambar 4.47 Query Kas Gereja ............................................................................. 41
Gambar 4.48 Formulir Jemaat ............................................................................... 42
Gambar 4.49 Formulir Pegawai ............................................................................. 43
Gambar 4.50 Formulir Anggaran Kegiatan Gereja ................................................ 44
Gambar 4.51 Formulir Kegiatan Gereja ................................................................ 45
Gambar 4.52 Formulir Penerimaan ....................................................................... 46
Gambar 4.53 Formulir Pengeluaran ...................................................................... 48
Gambar 4.54 Formulir Persembahan ..................................................................... 49
Gambar 4.55 Formulir Anggaran Aktivitas Operasional ....................................... 50
Gambar 4.56 Formulir Aktivitas Operasional........................................................ 51
Gambar 4.57 Formulir Pemindahan Kas................................................................ 52
Gambar 4.58 Formulir Anggaran Penerimaan Gereja ........................................... 53
Gambar 4.59 Form Daftar Jemaat.......................................................................... 53
Gambar 4.60 Form Daftar Persembahan ............................................................... 54
Gambar 4.61 Daftar Jemaat Gereja ........................................................................ 55
Gambar 4.62 Daftar Pegawai ................................................................................. 56
xiv
Gambar 4.63 Daftar Kegiatan ................................................................................ 56
Gambar 4.64 Daftar Rutinitas Persembahan .......................................................... 57
Gambar 4.65 Laporan Penerimaan Kas ................................................................. 58
Gambar 4.66 Laporan Pengeluaran Kas ................................................................ 59
Gambar 4.67 Laporan Anggaran dan Realisasi Aktivitas Operasional ................. 59
Gambar 4.68 Laporan Aktivitas Operasional ........................................................ 60
Gambar 4.69 Laporan Anggaran Kegiatan ............................................................ 61
Gambar 4.70 Laporan Kas Kegiatan ...................................................................... 61
Gambar 4.71 Laporan Anggaran dan Realisasi Kegiatan ...................................... 62
Gambar 4.72 Laporan Persembahan ...................................................................... 63
Gambar 4.73 Laporan Kas Gereja......................................................................... 63
Gambar 4.74 Menu Utama Sistem Informasi GBI Sungai Yordan ....................... 66
Gambar 4.75 Menu Formulir Anggaran ................................................................ 67
Gambar 4.76 Menu Formulir Realisasi .................................................................. 67
Gambar 4.77 Menu Jemaat dan Pegawai ............................................................... 67
Gambar 4.78 Menu Daftar .................................................................................... 68
Gambar 4.79 Menu Laporan Anggaran dan Realisasi ........................................... 68
Gambar 4.80 Menu Laporan Aktivitas ................................................................. 69
Gambar 4.81 Memasukkan Password Untuk Masuk Sistem ................................. 70
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Tabel Pemindahan Kas Desain dan Isi
Lampiran 2
Tabel Detail Jenis Kegiatan Desain dan Isi
Lampiran 3
Tabel Detail Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 4
Tabel Sumber Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 5
Tabel Detail Jenis Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 6
Tabel Detail Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 7
Tabel Detail Pengeluaran Untuk Desain dan Isi
Lampiran 8
Tabel Detail Jenis Pengeluaran Desain dan Isi
Lampiran 9
Tabel Anggaran Penerimaan Desain dan Isi
Lampiran 10 Tabel Detail Persembahan Desain dan Isi
Lampiran 11 Tabel Detail Biaya Operasional Desain dan Isi
Lampiran 12 Query Pemindahan Kas Detail
Lampiran 13 Crosstab Pemindahan Kas (Dari)
Lampiran 14 Crosstab Pemindahan Kas (Ke)
Lampiran 15 Datasheet Jemaat
Lampiran 16 Datasheet Persembahan
xvi
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Perkembangan
teknologi
informasi
yang
semakin
pesat
sangat
berpengaruh terhadap kemajuan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya, baik
dengan menggunakan komputer ataupun internet. Teknologi ini juga sangat
berguna untuk mempermudah atau mempercepat suatu pekerjaan dalam sebuah
organisasi, baik itu organisasi yang berorientasi profit maupun organisasi non
profit. Salah satu perkembangan teknologi yang digunakan oleh
berbagai
organisasi tersebut adalah sistem informasi yang berguna untuk memberikan
informasi yang dibutuhkan bagi organisasi tersebut. Sutabri (2004) menyatakan
diperlukan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data dalam
perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai. Sehingga dengan
adanya sistem informasi ini organisasi-organisasi tersebut diharapkan bisa lebih
meningkatkan kinerjanya.
Terdapat dua jenis organisasi, yaitu organisasi yang berorientasi profit
maupun organisasi non profit. Organisasi non profit sangat bergantung pada
pemberian dana dan donatur untuk membiayai aktivitas dan kelangsungan hidup
organisasinya. Organisasi non profit merupakan sebuah organisasi yang memiliki
tiga karakteristik yang berbeda dengan usaha bisnis lainnya. Tiga karakteristik
tersebut adalah : 1) Adanya kontribusi sumber daya dari penyandang dana yang
tidak mengharapkan adanya pengembalian sebanding. 2) operasional perusahaan
tidak bertujuan menyediakan barang atau jasa dengan maksud laba. 3) tidak
adanya kepentingan pemilik seperti perusahaan pada umumnya (Wilson, 2004).
Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memerlukan
sistem informasi. Sistem informasi yang baik tentunya akan mampu membuat
efisiensi dan efektivitas kinerja pengelola gereja. Misalnya gereja yang pada
awalnya menggunakan sistem pencatatan manual dengan kendala lamanya
pencarian data kemudian menggunakan sistem pencatatan yang terkomputerisasi
1
akan lebih cepat ketika melakukan pencarian data. Salah satu alasan mengapa
gereja
juga
harus
mengikuti
perkembangan
teknologi
adalah
tuntutan
pertumbuhan organisasi yang menyebabkan perlunya sistem baru yang mampu
menyajikan informasi yang lebih efektif. Perkembangan organisasi gereja
menuntut dimilikinya sebuah sistem database dalam sistem informasinya yang
mampu menangkapdata yang semakin kompleks, sehingga hal ini akan
mempermudah pengelompokan dan pengambilan data tersebut. Wijaya (2004)
mengatakan bahwa jika sistem informasi baik, maka kesalahan, keterlambatan
pencatatan informasi bisa diminimalkan. Itu artinya ketika sebuah gereja tersebut
memiliki sistem informasi yang baik, maka pengelolaan informasi gereja tersebut
akan menjadi baik pula.
Sistem informasi gereja dapat digunakan untuk mengelola data keuangan
maupun data non keuangan gereja yang dapat disimpan dalam sebuah database.
Penyimpanan data yang baik dan rapi juga akan membuat pencarian data menjadi
lebih mudah. Dari sisi keuangan, data dapat berupa pemasukan dan pengeluaran
gereja. Pemasukan gereja dapat berupa kolekte mingguan, persepuluhan atau
bulanan, kolekte khusus, dan donatur atau persembahan lainnya. Sedangkan
pengeluaran gereja dapat berupa tunjangan untuk pendeta, biaya rapat majelis
gereja maupun komisi-komisinya, pembelian sarana gereja dan keperluan
kegiatan, berbagai sumbangan dan biaya lain-lain yang bersifat khusus. Sementara
dari sisi non keuangan data dapat berupa daftar jemaat yang dimiliki gereja,
stuktur organisasi dalam gereja dan dapat memberikan informasi tentang berbagai
macam kegiatan yang dilakukan gereja. Dengan demikian sistem informasi sangat
bermanfaat bagi gereja, dalam mengelola dan mengakses data-data keuangan
maupun data-data non keuangan gereja.
Pada penelitian sebelumnya, Handojo, et al. (2004) tentang perancangan
sistem informasi pada perusahan menghasilkan kesimpulan bahwa sistem
informasi yang dirancangkan terhadap sebuah perusahaan dapat membuat kerja
karyawan perusahaan menjadi lebih efisien, hal ini dibuktikan bahwa aplikasi
sistem dapat membuat proses pembuatan laporan-laporan menjadi lebih mudah
2
dan cepat. Begitu pula dengan penelitian Nugroho (2007), perancangan sistem
informasi di dalam perusahaan terbukti lebih meningkatkan efisiensi kerja dalam
perusahaan tersebut karena dapat mempermudah pencatatan laporan-laporan yang
ada.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan merupakan salah satu gereja yang
terletak di Jakarta Pusat. Gereja ini memiliki sistem informasi yang beberapa
masih menggunakan sistem manual. Sistem informasi tersebut digunakan gereja
untuk mencatat dua hal penting, yaitu data-data keuangan dan data-data non
keuangan. Kelemahan sistem informasi di gereja ini adalah informasi yang
dihasilkan
menjadi
agak
terlambat
dilaporkan
karena
pencatatan
data
menggunakan Microsoft Excel yang sudah terlalu banyak menyimpan data
sehingga sering terjadi ketidakberesan pada aplikasi seperti lambatnya kerja
aplikasi dan hilangnya data karena aplikasi menutup dengan sendirinya. Hal ini
juga selaras dengan pengakuan bendahara gereja yang mengatakan pada tahun
2005 semua data yang disimpan di Microsoft Excel mengalami ketidakberesan
sehingga data-data tersebut hilang atau rusak (corrupt). Padahal Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan tidak memiliki sistem untuk backup data yang berguna
dalam menyimpan dan memberikan cadangan data, sehingga gereja sama sekali
tidak mempunyai cadangan data-data dan harus menginputnya dari awal. Begitu
pula dalam pencatatan informasi non keuangan gereja seperti daftar jemaat,
struktur organisasi, dan daftar kegiatan-kegiatan gereja yang menggunakan cara
manual berupa kumpulan kertas-kertas, sehingga saat pemakai informasi
membutuhkan informasi tersebut dibutuhkan waktu
yang lebih lama untuk
mencarinya. Padahal gereja sudah memiliki fasilitas komputer dan perangkatnya
yang memadai untuk pemakaian sistem terkomputerisasi. Sumber daya manusia
(SDM) yang dimiliki gereja yaitu bendahara dan pegawai gereja juga memiliki
pengetahuan tentang sistem database, sehingga saat gereja memakai sistem
informasi database bendahara dapat menggunakannya untuk mempermudah
pekerjaannya dalam menginput data dan membuat laporan-laporan yang
diperlukan. Berdasarkan pengalaman tersebut, Gereja Bethel Indonesia Sungai
3
Yordan ini membutuhkan sistem informasi database untuk efisiensi kerja
organisasi gereja dalam menginput, menyimpan, memproses, dan mengambil
data-data yang ada.
Dengan demikian persoalan dalam penelitian ini adalah (1) bagaimana
sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang berjalan saat ini,
dan (2) bagaimana rancangan sistem informasi database gereja bagi Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
database gereja agar dapat membantu efisiensi kerja dari majelis, sekretaris,
bendahara, dan pendeta di Gereja Bethel Sungai Yordan serta agar dapat
mengatasi ketidakberesan dalam sistem yang lama. Dengan adanya sebuah sistem
baru ini diharapkan pencatatan data keuangan dan non keuangan di gereja dapat
dijalankan dengan lebih efektif dan efisien, serta menghasilkan informasiinformasi yang dibutuhkan para jemaat gereja.
Manfaat Penelitian
1.
Sebagai bahan evaluasi dan masukan terhadap sistem informasi gereja yang
ada saat ini, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja majelis,
sekretaris, bendahara dan pendeta gereja.
2.
Memberikan
rancangan
sistem
informasi
database
gereja
yang
terkomputerisasi, sehingga dapat membantu Gereja Bethel Sungai Yordan
untuk mengelola data-data keuangan maupun data-data non keuangannya.
3.
Memberikan keluaran (ouput) berupa laporan keuangan mingguan, bulanan,
maupun tahunan, dan memberikan laporan posisi kas Gereja Bethel Sungai
Yordan sebagai dasar untuk pengambilan keuputusan dalam perencanaan
dan pengelolaan gereja.
4.
Sebagai bahan referensi penelitian berikutnya, khususnya di bidang
pengembangan sistem informasi gereja.
4
TINJAUAN PUSTAKA
Organisasi non profit merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan
utama yang tidak komersil dan tidak bersifat mencari laba, melainkan
memberikan pelayanan bagi masyarakat. Gereja merupakan salah satu contoh
organisasi yang tergolong ke organisasi non profit.
Gereja
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2001) dalam Simorangkir (2011)
gereja didefinisikan sebagai (1) Gedung ibadah Kristen; (2) Badan (organisasi)
umat Kristen yang sama kepercayaan, ajaran dan tata ibadahnya. Sehingga dari
pernyataan diatas gereja dapat diartikan sebagai tempat bagi semua umat Kristen
yang sama kepercayaan dan ajarannya untuk beribadah.
Menurut Orlando (1974) dalam Zalukhu pertumbuhan gereja adalah
pengembangan seluruh kehidupan jemaat, sehingga gereja tersebut dapat
berfungsi dengan baik dan mendatangkan pertumbuhan seperti jumlah dan
organisasi. Sehingga dari pernyataan diatas gereja akan selalu mengalami
pertumbuhan dari aspek jumlah dan organisasinya.
Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting bagi gereja.
Sistem informasi dapat digunakan gereja untuk membantu efektifitas kerja gereja
dalam masa pertumbuhan gereja. Salah satu efektifitas kerja gereja adalah
mempermudah pencatatan data-data dan penyimpanan data serta informasi
penting yang berguna bagi pengambilan keputusan di gereja.
Sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) Sistem Informasi adalah cara-cara
yang
diorganisasi
untuk
mengumpulkan,
memasukkan,
mengolah,
dan
menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola,
mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah
organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Hall
(2001), sistem infomasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal yang datanya
5
dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
adalah sebuah kegiatan yang dilakukan untuk mengolah data-data agar dapat
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Sedangkan definisi sistem informasi pada gereja jika dikaitkan dengan
pengertian Romney (2012) tentang sistem informasi maka sistem informasi pada
gereja adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses
data untuk menghasilkan informasi bagi para pemakai informasi, namun dalam
hal ini pemakai informasinya adalah para anggota jemaat dalam gereja tersebut
termasuk majelis, pendeta dan pihak manajemen gereja.
Sistem informasi gereja digunakan untuk mencatat dan mengolah data-data
gereja. Keberadaan database dalam sistem informasi dapat memudahkan
penyimpanan data menjadi lebih rapi karena database juga dapat berguna untuk
mengelola data-data yang ada.
Database
Menurut Romney (2012), database adalah serangkaian file data yang saling
berhubungan dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan kesamaan
data seminimal mungkin. Database mengkonsolidasikan banyak catatan yang
sebelumnya disimpan dalam file terpisah ke dalam tempat pemgumpulan umum
catatan data serta melayani berbagai jenis pemakai dan aplikasi pemprosesan.
Sedangkan sistem database menurut Romney (2012) adalah sebuah kombinasi
database, sistem manajemen database, dan program aplikasi yang mengakses
database melalui sistem manajemen database.
Di dalam database terdapat Entity Relationship Diagram (ERD) yang
digunakan sebagai pedoman dalam penyusunan sistem database. ERD merupakan
sebuah penyusunan data yang salah satu acuannya dapat didasarkan oleh model
data REA (Resources, Event, Agent ). Menurut Romney (2012), model data REA
adalah model data yang dikembangkan secara eksplisit untuk digunakan dalam
6
mendesain sistem informasi database. Nama REA merupakan sebuah singkatan
yang menunjukkan bahwa model data berisi tiga jenis objek utama, yaitu
Resources, Event, dan Agent. Resource merupakan sumber daya yang didapat dan
dipergunakan organisasi. Event merupakan kegiatan atau aktivitas bisnis yang
dilakukan organisasi. Agent merupakan pelaku yang terlibat dalam kegiatan
tersebut.
Hubungan dalam model data REA terdapat tiga jenis, yaitu one-to-one, oneto-many, dan many-to-many. Hubungan one-to-one dimaksud bahwa setiap entitas
satu dengan yang lain maksimal hanya memiliki satu hubungan saja. Hubungan
one-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain memiliki
hubungan masing-masing maksimal satu dan maksimal banyak. Sedangkan
hubungan many-to-many dimaksudkan setiap entitas satu dengan yang lain dapat
memiliki banyak hubungan.
Desain sistem Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) desain sistem adalah proses
mempersiapkan spesifikasi terinci untuk pengembangan sistem informasi baru.
Sedangkan menurut Jogiyanto (2001:196) desain sistem sebagai penggambaran,
perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan beberapa elemen yang
terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Sehingga berdasarkan
definisi diatas dapat ditarik kesimpulan desain sistem informasi adalah
serangkaian proses yang dipersiapkan untuk mengembangkan sistem informasi
yang baru.
Seiring berkembangnya teknologi dan seiring berjalannya waktu sebuah
sistem juga perlu pengembangan untuk memperbaiki sistem yang lama. Menurut
Jogiyanto (1999:35) pengembangan sistem (system development) dapat berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Ada beberapa hal sistem
yang lama perlu diperbaiki atau diganti, yaitu sebagai berikut :
7
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem
yang lama, yaitu :
a. Ada ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga sistem yang
ada tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya
sistem
yang
baru.
Pertumbuhan
organisasi
menyebabkan
kebutuhan informasi menjadi semakin luas sehingga sistem yang
lama tidak efektif lagi, karena tidak dapat lagi memenuhi
kebutuhan informasi bagi manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunity)
Dalam keadaan bersaing, kecepatan informasi sangat berpengaruh untuk
pengambilan keputusan yang berpengaruh pada kecepatan mengambil
kesempatan-kesempatan yang ada. Dalam sebuah organisasi perusahaan
contohnya, kesempatan-kesempatan seperti peluang pasar ini sangat
berpengaruh dengan kecepatan informasi yang dibutuhkan manajemen
untuk membaca kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena intruksi-intruksi dari
pimpinan ataupun luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.
Proses Desain Sistem Database
Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam bukunya, proses desain sistem
database memiliki enam tahapan, yaitu perencanaan, menganalisa, merancang
atau mendesain, pengkodean (coding), implementasi, serta operasional dan
pemeliharaan.
1. Perencanaan dilakukan untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan
pengembangan sistem baru.
8
2. Analisis merupakan identifikasi kebutuhan informasi para pemakai yang
akan dimasukkan ke dalam sistem baru.
3. Desain dimaksudkan untuk merancangkan poin-poin penting yang akan
dimasukkan ke dalam sistem baru.
4. Pengkodean (coding) merupakan pembuatan sistem baru sesuai desain
yang sudah dibuat sebelumnya.
5. Implementasi merupakan pengujian sistem baru tersebut dengan cara
mencoba memasukkan data dan melatih para pegawai mengenai cara
penggunaannya.
6. Operasional dan pemeliharaan merupakan penggunaan sistem baru dan
pengawasan untuk kehati-hatian atas kinerja sistem baru.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan proses desain sistem mulai dari
perencanaan, analisis, desain, pengkodean, dan implementasi saja. Sementara
untuk operasional dan pemeliharaan akan diserahkan kepada pihak gereja.
Sistem Informasi Keuangan
Menurut Kurniawan (2011) sistem informasi keuangan merupakan suatu
aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk mengolah data-data berkaitan
transaksi keuangan menjadi informasi-informasi yang diperlukan. Sehingga jika
dalam gereja sistem informasi keuangan ini dapat mengolah data-data transaksi
gereja menjadi informasi yang dibutuhkan gereja. Sistem informasi keuangan
dalam gereja ada dua komponen utama yaitu siklus penerimaan kas dan siklus
pengeluaran kas.
Menurut Romney (2012), siklus penerimaan kas adalah serangkaian
kegiatan dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan
penerimaan bagi organisasi. Sedangkan untuk pengeluaran kas, menurut Romney
(2012) siklus pengeluaran kas adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan
9
pemprosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran
untuk barang dan jasa.
Sistem Informasi Non Keuangan
Gereja merupakan salah satu organisasi non profit yang memiliki tujuan
bukan untuk mencari laba atau keuntungan. Kegiatan non keuangan gereja
merupakan segala jenis transaksi non keuangan yang dilakukan oleh gereja,
seperti ibadah mingguan, persekutuan pemuda dan lain-lain. Menurut Hall (2001)
transaksi non keuangan termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh
sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi defisit sempit dari transaksi
keuangan. Dari transaksi non keuangan tersebut nantinya akan tercipta sebuah
informasi non keuangan bagi gereja. Contoh informasi non keuangan gereja
misalnya jumlah jemaat terdaftar dalam gereja, jumlah jemaat yang hadir dalam
kegiatan persekutuan doa, banyaknya pegawai yang terdaftar dalam gereja, dan
lain-lain.
METODE PENELITIAN
Dalam penelitian ini objek penelitian adalah salah satu gereja yang terdapat
di Jakarta Pusat yaitu Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan. Satuan analisis
dalam penelitian ini adalah Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan dan satuan
pengamatannya adalah sistem informasi gereja tersebut.
Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi dan
wawancara. Observasi dilakukan dengan mengamati proses dan prosedur yang
berkaitan dengan sistem informasi di Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Sedangkan wawancara dilakukan untuk memperoleh data-data yang diperlukan
dalam pembuatan sistem informasi database, sehingga jenis data dalam penelitian
ini adalah data kualitatif. Dalam penelitian ini sumber data diperoleh dari
bendahara dan majelis Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
Data primer dalam penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan observasi
yaitu hasil wawancara tentang kebutuhan informasi yang harus dimasukkan
10
kedalam sistem yang baru, dan hasil observasi untuk mengetahui prosedur terkait
sistem informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan yang dapat digunakan
sebagai perancangan sistem informasi database yang baru. Sedangkan data
sekunder dalam penelitian ini adalah dokumen-dokumen terkait sistem informasi
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan, antara lain dokumen penerimaan kas,
pengeluaran kas, daftar jemaat, dan daftar kegiatan Gereja Bethel Indonesia
Sungai Yordan.
Tehnik dan Langkah Analisis Data
Dalam penelitian ini tehnik analisis data yang digunakan adalah deskriptif
kualitatif, sedangkan langkah analisis yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Menganalisis proses dan prosedur sistem informasi yang dimiliki oleh
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan.
2. Merancang ERD sebagai dasar pembuatan sistem informasi database.
3. Merancang sistem informasi database dengan menggunakan Microsoft
Access 2007.
a) Langkah pertama adalah pembuatan tabel sesuai dengan rancangan
Entity Relationship Diagram.
b) Langkah kedua membuat query sesuai kebutuhan data-data apa
yang akan diperlukan.
c) Langkah ketiga membuat form yang digunakan untuk input data
d) Langkah keempat membuat report yang digunakan untuk melihat
output data.
e) Langkah kelima membuat switchboard sebagai tanpilan aplikasi
sistem informasi database.
4. Langkah terakhir melakukan uji coba memasukan atau menginput data
untuk mengetahui apakah aplikasi sistem informasi yang dibuat sudah
11
berjalan dengan baik. Selanjutnya mengimplementasikan sistem informasi
yang baru dengan memasukkan data-data dari gereja untuk menguji
kelayakan database sistem informasi yang baru dengan melihat ouput
yang dihasilkan oleh sistem informasi sudah sesuai dengan yang
seharusnya.
Dalam penelitian ini aplikasi database yang digunakan adalah Microsoft
Access 2007. Microsoft Access 2007 merupakan sebuah aplikasi yang dapat
digunakan untuk membuat sistem baru yang berbasis database. Aplikasi ini dapat
digunakan untuk mencatat dan menginput data yang disimpan didalam database
dan dapat menghasilkan output berupa laporan. Microsoft access juga dapat
mempermudah pengguna saat melakukan transaksi baik itu input ataupun output
dengan menggunakan switchboard, sehingga akan membuat pekerjaan menjadi
lebih mudah dan selesai lebih cepat.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah sebuah gereja induk di
Jakarta Pusat yang memiliki beberapa anak cabang di Jakarta pula. Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan ini memiliki dua anak cabang utama, yaitu Roxy dan
Taman Ratu Indah, namun di dalam Roxy sendiri terdapat Roxy 1, 2, 3, 4, 5, 6
dan 7, sedangkan untuk Taman Ratu Indah terdapat Taman Ratu Indah 1, 2, 3, 4,
5, 6 dan 7. Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan pusat ini bertugas mengatur
kegiatan keuangan bagi anak cabangnya, baik itu penerimaan kas maupun
pengeluaran kas. Tugas yang lain juga mengatur kegiatan non keuangan Gereja
Bethel Indonesia Sungai Yordan seperti kegiatan rutin seperti persekutuan doa
dan kegiatan-kegiatan yang bersifat khusus seperti natal atau paskah.
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan mempunyai struktur organisasi
dengan dipimpin oleh penatua, sekretariat, bendahara, dan beberapa anggota.
Penatua sekaligus merangkap menjadi pendeta dalam gereja tersebut. Adapun
struktur organisasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan adalah sebagai
berikut:
12
PARA PENATUA
Sekretariat
Bendahara
Penatua
Penatua
Perpuluhan : Bendahara
Sound System
Kasir
Pernikahan/Baptisan/
SHDR/PA
Pembukuan : Bendahara
Personalia
Gema : Sekretariat
Pemeliharaan Gedung
KDM
Data Jemaat : Sekretariat
Internal Kontrol
Gudang/Inventaris
Gambar 4.1 Struktur organisasi Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Rangkaian Aktivitas Sistem Informasi Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan
Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan memiliki beberapa jenis transaksi
untuk mencatat kegiatan keuangannya terkait penerimaan kas maupun
pengeluaran kas dari anak cabang ke gereja induk.
I. Siklus Penerimaan Kas
Penerimaan kas yang terdapat dalam Gereja Bethel Indonesia Sungai
Yordan adalah penerimaan ibadah raya, persembahan sekolah minggu (sekming),
persembahan seminar hidup dalam roh (SDHR), persembahan diakonia,
pendapatan lainnya, bunga bank, atau titipan dan deposito.
Aktivitas ini dimulai dari laporan penerimaan dan kas penerimaan anak
cabang yang diberikan kepada bendahara gereja induk untuk dicatat jumlah
penerimaan
kas
berdasarkan
sumber
13
penerimaan
kas
dan
jenis
penerimaannya yang kemudian dijadikan pedoman bagi bendahara gereja
induk untuk pembuatan laporan keuangan gereja.
Kemudian kas dari penerimaan akan disetorkan bendahara ke bank dengan
slip setoran dan laporan keuangan gereja yang telah dibuat diserahkan
kepada penatua gereja sebagai laporan kepada penatua dan diarsipkan oleh
penatua gereja.
Dalam siklus penerimaan kas ini menggunakan laporan penerimaan kas
(awal) yang digunakan sebagai dasar bagi proses penerimaan kas gereja. Laporan
penerimaan kas tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin
memberikan laporan kepada gereja induk.
Berikut flowchart Siklus Penerimaan Kas :
Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Anak Cabang
Gereja
Mulai
1
Laporan
Penerimaan Kas
Uang Kas
Penerimaan
Input data
penerimaan kas
D
Mencatat Penerimaan
Kas Dari Anak
Cabang
Uang Kas
Penerimaan
Laporan
Penerimaan Kas
Laporan
Keuangan Gereja
D
Bank
Laporan
Keuangan Gereja
Slip Setoran Bank
1
Slip Setoran Bank
1
Gambar 4.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas
14
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan penerimaan kas dari anak cabang
memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan
penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah
dengan pembuatan database. Selain itu slip setoran dan laporan keuangan yang
masih berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan oleh penatua.
Rekomendasi untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem informasi
database maka slip setoran dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data
dapat tersimpan rapi didalam database dan laporan keuangan yang dihasilkan oleh
sistem informasi akan disimpan secara rapi pula didalam database, sehingga data
menjadi lebih aman.
Berikut ini adalah gambar flowchart rekomendasi siklus penerimaan kas :
Siklus Penerimaan Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Anak Cabang
Gereja
Mulai
Laporan
Penerimaan Kas
Uang Kas
Penerimaan
Uang Kas
Penerimaan
Laporan
Penerimaan Kas
Laporan
Keuangan Gereja
Slip Setoran Bank
Input data
penerimaan kas
Mencatat Penerimaan
Kas Dari Anak
Cabang
1
D
Database
Penyimpanan
Laporan
Keuangan Gereja
D
Bank
1
Slip Setoran Bank
1
15
Gambar 4.3 Rekomendasi Flowchart Siklus Penerimaan Kas
II. Siklus Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas dapat berupa biaya gaji karyawan, jamsostek, seragam,
persembahan kasih, anggur perjamuan, seminar, diakonia, kebaktian lainnya,
stipendium pembicara, telepon dan internet, listrik, air, biaya pemeliharaan
gedung, biaya pemiliharaan peralatan, biaya pemeliharaan peralatan ibadah, alat
tulis kantor, pos dan benda pos, biaya fotocopy dan percetakan, biaya kemanan
dan kebersihan, bahan bakar minyak dan retribusi parkir, sumbangan, biaya
rumah tangga, biaya obat-obatan, biaya administrasi lainnya, biaya transportasi,
PPH 21, peralatan, dan biaya administrasi bank.
Aktivitas ini dimulai dari anak cabang gereja yang memberikan daftar
pengeluaran yang diberikan bendahara gereja induk.
Kemudian bendahara gereja induk akan meneruskan daftar pengeluaran
tersebut kepada para penatua gereja induk untuk dirapatkan ke dalam rapat
majelis.
Dari hasil rapat tersebut nantinya akan diperoleh keputusan apakah daftar
pengeluaran tersebut dipenuhi atau tidak. Jika tidak maka daftar
pengeluaran tersebut akan dikembalikan kepada anak cabang, namun jika
dipenuhi maka penatua akan memberikan daftar pengeluaran tersebut
kepada bendahara gereja.
Bendahara
gereja
kemudian
akan
mencatat
pengeluaran
gereja
berdasarkan daftar pengeluaran dan akan memberikan bukti pengeluaran
beserta uangnya kepada anak cabang.
Dalam siklus pengeluaran kas ini menggunakan daftar pengeluaran (awal)
yang digunakan sebagai dasar bagi proses pengeluaran kas gereja. Daftar
pengeluaran tersebut berasal dari gereja anak cabang yang secara rutin diberikan
kepada gereja induk.
Berikut ini adalah gambar flowchart siklus pengeluaran kas :
16
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Gereja
Anak
Cabang
Mulai
1
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
1
Melakukan
rapat untuk
pengeluaran
2
Daftar
Pengeluaran
Tidak
Input data
pengeluaran kas
Dipenuhi
Atau Tidak?
Ya
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
Gereja Anak
Cabang
2
Mencatat
Pengeluaran Kas
Uang
Bukti
Pengeluaran
Kas
Daftar
Pengeluaran
D
Gereja Anak
Cabang
Gambar 4.4 Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Berdasarkan flowchart di atas pencatatan pengeluaran kas dari anak cabang
memang sudah dilakukan secara komputerisasi namun belum menggunakan
penyimpanan database. Sehingga rekomendasi untuk pencatatan tersebut adalah
dengan pembuatan database. Selain itu terdapat bukti pengeluaran kas yang masih
berbentuk kumpulan kertas dan hanya diarsipkan ke dalam map. Rekomendasi
untuk kelemahan tersebut adalah dengan adanya sistem database maka bukti
pengeluaran kas dapat diinput ke dalam sistem informasi sehingga data bukti
pengeluaran kas tersebut dapat tersimpan rapi didalam database.
Berikut ini adalah gambar flowchart rekomendasi siklus penerimaan kas :
17
Siklus Pengeluaran Kas Gereja Bethel Indonesia Sungai Yordan
Bendahara Gereja
Penatua Gereja
Dari Gereja
Anak
Cabang
Mulai
1
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
1
Melakukan
rapat untuk
pengeluaran
2
Daftar
Pengeluaran
Tidak
Input data
pengeluaran kas
Ya
Daftar
Pengeluaran
Daftar
Pengeluaran
Gereja Anak
Cabang
2
Mencatat
Pengeluaran Kas
Database
Penyimpanan
Uang
Dipenuhi
Atau Tidak?
Bukti
Pengeluaran
Kas
Gereja Anak
Cabang
Daftar
Pengeluaran
D
Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Siklus Pengeluaran Kas
Perancangan Sistem Informasi
Sistem informasi yang berbasis database membutuhkan sebuah langkah
perancangan agar sistem informasi yang dibuat dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Salah satu cara untuk merancang sistem informasi dapat diwujudkan dalam
sebuah ERD (Entity Relationship Diagram).
18
Begitu pula dengan perancangan sistem informasi database Gereja Bethel
Indonesia Sungai Yordan membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun
ERD yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.
ERD SISTEM INFORMASI GEREJA BETHEL INDONESIA SUNGAI YORDAN
ERD FULLY ATRIBUT
R
A
E
ANGGARAN PENERIMAAN
Kode Ang