EVALUASI KINERJA SISTEM PERGUDANGAN PT SEMEN PADANG (STUDI KASUS PADA GUDANG SUKU CADANG PT SEMEN PADANG).
EVALUASI KINERJA SISTEM PERGUDANGAN PT
SEMEN PADANG
(STUDI KASUS PADA GUDANG SUKU CADANG
PT SEMEN PADANG)
OLEH :
YOSSY KARTIKA SARI
0810931002
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2012
ABSTRAK
Pergudangan yang efektif dan efisien memiliki kemampuan beradaptasi
pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga pengiriman. Kondisi dan pengaturan yang baik dalam
gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan mengurangi
biaya yang terjadi serta mempercepat aktivitas dan pelayanan pada gudang. PT
Semen Padang merupakan salah satu industri yang bergerak dalam proses
manufaktur semen. Oleh sebab itu diperlukannya suatu gudang untuk menyimpan
barang-barang suku cadang dan peralatan untuk menunjang proses manufaktur
agar memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dengan cara
mengoptimalkan kinerja sistem pergudangan dan persediaan barang di PT Semen
Padang. Penilaian kinerja pada gudang suku cadang pada Biro Pengelolaan
Persedian PT Semen Padang dibutuhkan untuk mengidentifikasi pilihan dalam
merancang dan mengevaluasi kinerja gudang dengan menggunakan beberapa
indikator yang terkait dalam proses pergudangan.
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja adalah indikator
kinerja (Key Performance Indicator,(KPI). KPI merupakan karakteristikkarakteristik
yang
spesifik
pada
proses,
yang
diukur
untuk
menjelaskan/menjabarkan bagaimana proses direalisasikan berdasarkan standar
sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik menggunakan indikator- indikator ini
adalah dengan membandingkan process value dengan keadaan normalnya.
Indikator- indikator dikumpulkan berdasarkan proses yang terkait dengan
pergudangan dari 4 sumber. Indikator ini kemudian akan diverikasi dan validasi
oleh Kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai user sehingga dipilih 24 KPI
yang terkait dalam proses pergudangan PT Semen Padang. Selanjutnya
berdasarkan KPI yang telah dipilih dilakukan pengumpulan dan pengolahan data
dari indikator-indikator tersebut yang hasilnya didapatkan dari formulasi di 24
KPI Gudang Suku Cadang. Berdasarkan hasil formulasi di 24 KPI tersebut
dilakukan evaluasi kinerja gudang dengan merekomendasikan kepada
perusahaan serta perancangan, pembuatan target dan scoring untuk melakukan
penilaian terhadap hasil KPI pergudangan. Hasil pengukuran kinerja gudang
berdasarkan kebutuhan empat stakeholder menunjukkan kinerja gudang cukup
baik dengan hasil scoring 2,23. Kinerja gudang PT Semen Padang relatif baik
pada sisi manajemen gudang dan perlu dilakukan pengawasan terhadap
manajemen inventory.
Kata kunci: Gudang, Evaluasi kinerja, KPI, Hasil Formulasi
ABSTRACT
Effective and efficient warehousing is the ability to adapt to increase the
speed of the process starting from the receipt, storage, to delivery. Condition and
good governance in the warehouse is expected to avoid and minimize the
company's losses incurred as well as speed and service operations in the
warehouse. PT Semen Padang is one of the industry in cement manufacturing. PT
Semen Padang need a warehouse to store spare parts and equipment to support
the manufacturing process in order to meet the needs of appropriate goods by
way of optimizing the performance of warehousing and inventory systems in PT
Semen Padang. Performance measurement at the warehouse of spare parts in
Biro Pengelolaan Persediaan PT Semen Padang required identification of options
in designing and evaluating the performance of warehouse using several
indicators related in warehousing process.
Tools used for performance assessment are the performance indicators or
Key Performance Indicator (KPI). KPI is the specific characteristics of the
process, which is measured to explain / describe how the process is realized by
standards before enactment. The best way to use these indicators is to compare
the process value to the normals.
Indicators collected by the process associated with the warehousing of the
four sources. These indicators will then be verified and validated by the Head of
Biro Pengelolaan Persediaan as a KPI owner thus selected 24 that are involved
in the process of PT Semen Padang warehousing. Furthermore, based on KPIs
that have been selected to do the collection and processing of data from these
indicators that the results obtained from the formulation in the 24 KPI Parts
Warehouse. Based on the formulation of the 24 KPI’s the method to evaluate the
performance of the warehouse is recommended to the company as well the design,
scoring, targets to assess the warehouse performance. Warehouse performance
measurement results are based on the requirement of four stakeholder warehouse
performing quite well with the results of scoring 2.23. PT Semen Padang
warehouse performance is relatively good on the side of the warehouse
management and supervision necessary to inventory management.
Key: Warehouse, evaluation of performance, KPI, Formulation Results
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
ABSTRAK
KATA PENGANTAR......................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. v
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................. 1
1.2 Perumusan Masalah ..................................................................... 3
1.3 Tujuan ......................................................................................... 3
1.4 Batasan Masalah .......................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................. 4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Manajemen Pergudangan ................................ 6
2.2 Fungsi Gudang............................................................................. 8
2.3 Tipe- tipe Gudang....................................................................... 10
2.4 Operasi- operasi pergudangan ..................................................... 11
2.5 Klasifikasi Produk ...................................................................... 13
2.6 Proses dalam Pergudangan.......................................................... 15
2.6.1 Penerimaan Barang ........................................................... 15
2.6.2 Product Coding ................................................................ 15
2.6.3 Penyimpanan Barang ........................................................ 15
2.6.3.1 Tata Letak Barang................................................. 16
2.6.3.2 Racking Sytem....................................................... 16
2.6.4 Pencarian dan Pengambilan Barang .................................. 17
2.6.4.1 Manual Methods ................................................... 17
2.6.4.2 Automated Picking Methods.................................. 18
2.6.5 Pengeluaran Barang.......................................................... 18
ii
2.7 Warehouse Performance Measurement....................................... 19
2.8 Key Performance Indicator (KPI) ............................................... 19
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian...................................................... 30
3.2 Konsep dasar Penelitian ............................................................. 30
3.2.1 Pengumpulan Indikator Pengukuran Kinerja ..................... 30
3.2.2 Verifikasi dan Validasi ..................................................... 30
3.2.3 Pengumpulan Data............................................................ 31
3.2.4 Pengolahan Data............................................................... 31
3.2.5 Analisis ............................................................................ 31
3.2.6 Kesimpulan dan saran....................................................... 32
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Pengumpulan Data..................................................................... 33
4.1.1 Indikator-indikator Pengukuran Kinerja Gudang
Suku Cadang .................................................................... 33
4.1.2 Verifikasi dan Validasi KPI .............................................. 36
4.1.3 Pengumpulan Data yang Terkait dengan Indikatorindikator yang telah divalidasi dan verfikasi ..................... 40
4.2 Pengolahan Data ........................................................................ 42
4.3 Perancangan Scoring untuk Masing- masing Indikator............... 61
BAB V
ANALISA
5.1 Pengukuran Kinerja Suku Cadang Disetiap Stakeholder
Indikator ................................................................................... 65
5.2 Rekomendasi Perbaikan Kinerja Sistem Pergudangan
pada Gudang Suku Cadang........................................................ 75
BAB VI PENUTUP
5.1 Kesimpulan ............................................................................... 78
5.2 Saran ......................................................................................... 79
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Flowchart Metodologi Penelitian ................................................. 32
Gambar 2.
Persentase Tingkat Absensi Karyawan Di Biro Pengelolaan
Persedian...................................................................................... 66
Gambar 3.
Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu Selama Tahun
2011-2012.................................................................................... 69
Gambar 4.
Persentase On Time Delivery........................................................ 74
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.
Indikator Pengukuran Kinerja menurut Vijay Sangam (2012) .......... 21
Tabel 2.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Inventory Management ............. 22
Tabel 3.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Warehouse Performance........... 23
Tabel 4.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Order FulFilment ..................... 24
Tabel 5.
Persentase Absensi Karyawan dari Januari 2011 – Mei 2012 ........... 43
Tabel 6.
Jumlah Barang Yang Diterima sesuai Spesifikasi Tahun 2012 ......... 44
Tabel 7.
Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu dari tahun 2011Juni 2012 ......................................................................................... 45
Tabel 8.
Volume Received per man Hour Selama tahun 2012 ........................ 47
Tabel 9.
Jumlah Aktifitas Put Away Selama 1 minggu ................................... 49
Tabel 10. Laporan Opname Barang sampai tanggal 19 mei 2012..................... 51
Tabel 11. Persentase Keakuratan Min- max item Barang ................................. 52
Tabel 12. Laporan Opname Barang sampai tanggal 19 mei 2012..................... 53
Tabel 13. Jumlah Barang yang diterima dari Juli 2011- Juni 2012 ................... 55
Tabel 14. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Tidak Terpenuhi. 57
Tabel 15. Rekapitulasi Pemenuhan Kuantitas Barang Yang diminta User........ 58
Tabel 16. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Terpenuhi........... 60
Tabel 17. Total On Time Delivery dari Juli 2011- Juni 2012 ............................ 61
Tabel 18. Rekapitulasi Scoring untuk masing- masing KPI.............................. 62
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A KPI Pergudangan
Lampiran B Pengumpulan dan Pengolahan Data
vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Semakin meningkatnya persaingan di dunia industri mengakibatkan para
manajer dari industri manufaktur perlu memainkan peranan yang benar dalam
sistem industri manufaktur tersebut. Dalam kompetisi yang demikian ketat,
peranan Manajemen Pergudangan menjadi sangat penting karena berkontribusi
besar dalam pengelolaan pergudangan agar lebih efektif, efisen, jauh dari
pemborosan sehingga tidak membuat produk rusak, kotor atau sulit untuk dicari.
Hal ini juga menyangkut biaya yang akan dikeluarkan dari pengelolaan gudang
yang kurang baik sehingga menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya
lebih dari Gudang mereka sendiri.
Kemampuan suatu sistem produksi akan ditentukan oleh sistem
penunjangnya. Gudang merupakan salah satu penunjang dan bagian penting dari
suatu sistem produksi. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan
baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Sistem pergudangan
yang baik adalah sistem pergudangan yang dapat memanfaatkan ruang
penyimpanannya secara efektif supaya dapat meningkatkan utilitas penggunaan
ruang serta untuk meminimalkan biaya dari material handling (Heragu,1997).
Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada
tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga pengiriman. Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut
berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan. Kondisi dan pengaturan
yang baik dalam gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan
meminimalisasi biaya yang terjadi serta mempercepat operasional dan pelayanan
pada gudang. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat
berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan
PT Semen Padang merupakan sebuah pabrik semen tertua di Indonesia
yang mempunyai beberapa gudang untuk menyimpan kebutuhan raw material,
suku cadang untuk peralatan pabrik, barang jadi, bahan baku penolong, peralatan
maupun heavy equipment. PT Semen Padang mempunyai gudang untuk
menyimpan sparepart yang biasa disebut Gudang Suku Cadang. Gudang Suku
Cadang ini berada pada Biro Pengelolaan Persediaan yang berada pada
Departemen Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan. Gudang Suku Cadang ini
berfungsi untuk menyediakan sparepart yang diminta atau dibutuhkan oleh semua
departemen yang berada di PT Semen Padang. Sasarannya adalah membantu
kelancaran produksi dalam memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dan
tepat waktu melalui optimalisasi persediaan dengan pembelian yang efisien.
PT Semen Padang ingin meningkatkan persaingan di dunia industri
dengan meningkatkan pelayanan yang diberikan melalui peningkatan kinerja.
Evaluasi kinerja merupakan penilaian terhadap kinerja yang dibandingkan dengan
rencana atau standar- standar yang telah disepakati. Pada setiap pengukuran
kinerja harus ditetapkan standar pencapaiannya sebagai sarana kaji banding untuk
mengevaluasi kinerja yang ada (Wibisono, 2006). Sehingga penilaian kinerja pada
Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persedian PT Semen Padang
dibutuhkan identifikasi pilihan dalam merancang dan operasi untuk evaluasi
kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang.
Kondisi pada saat ini sistem pergudangan mengalami perpindahan dari
sistem Oracle ke sistem SAP. Hal ini menyebabkan PT Semen Padang belum
melakukan evaluasi terhadap kinerja sistem pergudangan khususnya gudang suku
cadang. Perpindahan ini menyebabkan banyak barang- barang yang ada di dalam
gudang tidak teridentifikasi secara baik, sehingga karyawan yang ada di gudang
mengalami kesulitan pada proses penerimaan, penyimpanan dan pengambilan
barang tersebut. Evaluasi kinerja pada gudang suku cadang ini harus dilakukan
secara terus- menerus (continuos improvement). Berdasarkan permasalahan yang
ada penulis mencoba untuk melakukan evaluasi kinerja sistem pergudangan pada
gudang suku cadang PT Semen Padang dalam bentuk tugas akhir ini .
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja dan evaluasi sistem
pergudangan pada tugas akhir ini adalah indikator kinerja atau biasa disebut Key
2
Performance Indicator (KPI). KPI ini merupakan karakteristik- karakteristik yang
spesifik pada proses, yang diukur untuk menjelaskan/ menjabarkan bagaimana
proses direalisasi berdasarkan standar sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik
menggunakan indikator- indikator ini adalah dengan membandingkan nilai standar
proses degan nilai standar normalnya (Liviu et all, 2010).
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas yang menjadi perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah bagaimana kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang
khususnya Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persediaan ?
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini berdasarkan perumusan masalah diatas adalah
sebagai berikut:
1. Medapatkan indikator – indikator untuk mengevaluasi kinerja sistem
pergudangan PT Semen Padang khususnya pada Gudang Suku Cadang
2. Mendapatkan kinerja sistem pergudangan di Gudang Suku Cadang PT
Semen Padang.
3. Menghasilkan rekomendasi perbaikan di Gudang Suku Cadang PT Semen
Padang.
1.4
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Pembobotan terhadap perancangan scoring untuk masing-masing indikator
tidak dilakukan.
2. Data yang akan ditentukan tidak termasuk data- data penting perusahaan
dalam bentuk nilai barang.
3
1.5
Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan penelitian Tugas Akhir ini terdiri
dari enam sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang dilaksanakannya penelitian, perumusan
masalah, tujuan penelitian, batasan masalah serta sistematika penulisan
BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan mengenai teori- teori yang digunakan sebagai acuan
dalam melakukan penelitian ini anatara lain menegenai manajemen
pergudangan, warehouse performance measurement dan KPI
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tahap-tahap yang dilakukan dalam melakukan penelitian
mulai dari tahap studi literatur, studi pendahuluan, penentuan KPI
pergudangan, validasi KPI, pengumpulan dan pengolahan data, analisis
serta kesimpulan dan saran.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini menguraikan data yang dikumpulkan dan diperlukan dalam
menentukan
indikator-indikator
mendapakkan KPI
dari
Kinerja
Gudang
untuk
Pergudangan yang selanjutnya divalidasi oleh
kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai User. Pengolahan data
dilakukan dengan memformulasikan KPI yang sudah valid yang
kemudian ditentukan skor dari masing- masing indikator- indikator
yang ada.
BAB V
ANALISIS
Bab ini berisikan analisis mengenai hasil skor yang didapatkan dari
formulasi KPI yang ada sehingga dapat di evaluasi serta diberikan
rekomendasi terhadap perbaikan kinerja dari gudang kantong di Biro
Pengelolaan Persedian PT Semen Padang.
4
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilaksankan
dan saran-saran yang dapat menjadi masukan bagi peneliti selanjutnya.
5
SEMEN PADANG
(STUDI KASUS PADA GUDANG SUKU CADANG
PT SEMEN PADANG)
OLEH :
YOSSY KARTIKA SARI
0810931002
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS ANDALAS
PADANG
2012
ABSTRAK
Pergudangan yang efektif dan efisien memiliki kemampuan beradaptasi
pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga pengiriman. Kondisi dan pengaturan yang baik dalam
gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan mengurangi
biaya yang terjadi serta mempercepat aktivitas dan pelayanan pada gudang. PT
Semen Padang merupakan salah satu industri yang bergerak dalam proses
manufaktur semen. Oleh sebab itu diperlukannya suatu gudang untuk menyimpan
barang-barang suku cadang dan peralatan untuk menunjang proses manufaktur
agar memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dengan cara
mengoptimalkan kinerja sistem pergudangan dan persediaan barang di PT Semen
Padang. Penilaian kinerja pada gudang suku cadang pada Biro Pengelolaan
Persedian PT Semen Padang dibutuhkan untuk mengidentifikasi pilihan dalam
merancang dan mengevaluasi kinerja gudang dengan menggunakan beberapa
indikator yang terkait dalam proses pergudangan.
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja adalah indikator
kinerja (Key Performance Indicator,(KPI). KPI merupakan karakteristikkarakteristik
yang
spesifik
pada
proses,
yang
diukur
untuk
menjelaskan/menjabarkan bagaimana proses direalisasikan berdasarkan standar
sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik menggunakan indikator- indikator ini
adalah dengan membandingkan process value dengan keadaan normalnya.
Indikator- indikator dikumpulkan berdasarkan proses yang terkait dengan
pergudangan dari 4 sumber. Indikator ini kemudian akan diverikasi dan validasi
oleh Kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai user sehingga dipilih 24 KPI
yang terkait dalam proses pergudangan PT Semen Padang. Selanjutnya
berdasarkan KPI yang telah dipilih dilakukan pengumpulan dan pengolahan data
dari indikator-indikator tersebut yang hasilnya didapatkan dari formulasi di 24
KPI Gudang Suku Cadang. Berdasarkan hasil formulasi di 24 KPI tersebut
dilakukan evaluasi kinerja gudang dengan merekomendasikan kepada
perusahaan serta perancangan, pembuatan target dan scoring untuk melakukan
penilaian terhadap hasil KPI pergudangan. Hasil pengukuran kinerja gudang
berdasarkan kebutuhan empat stakeholder menunjukkan kinerja gudang cukup
baik dengan hasil scoring 2,23. Kinerja gudang PT Semen Padang relatif baik
pada sisi manajemen gudang dan perlu dilakukan pengawasan terhadap
manajemen inventory.
Kata kunci: Gudang, Evaluasi kinerja, KPI, Hasil Formulasi
ABSTRACT
Effective and efficient warehousing is the ability to adapt to increase the
speed of the process starting from the receipt, storage, to delivery. Condition and
good governance in the warehouse is expected to avoid and minimize the
company's losses incurred as well as speed and service operations in the
warehouse. PT Semen Padang is one of the industry in cement manufacturing. PT
Semen Padang need a warehouse to store spare parts and equipment to support
the manufacturing process in order to meet the needs of appropriate goods by
way of optimizing the performance of warehousing and inventory systems in PT
Semen Padang. Performance measurement at the warehouse of spare parts in
Biro Pengelolaan Persediaan PT Semen Padang required identification of options
in designing and evaluating the performance of warehouse using several
indicators related in warehousing process.
Tools used for performance assessment are the performance indicators or
Key Performance Indicator (KPI). KPI is the specific characteristics of the
process, which is measured to explain / describe how the process is realized by
standards before enactment. The best way to use these indicators is to compare
the process value to the normals.
Indicators collected by the process associated with the warehousing of the
four sources. These indicators will then be verified and validated by the Head of
Biro Pengelolaan Persediaan as a KPI owner thus selected 24 that are involved
in the process of PT Semen Padang warehousing. Furthermore, based on KPIs
that have been selected to do the collection and processing of data from these
indicators that the results obtained from the formulation in the 24 KPI Parts
Warehouse. Based on the formulation of the 24 KPI’s the method to evaluate the
performance of the warehouse is recommended to the company as well the design,
scoring, targets to assess the warehouse performance. Warehouse performance
measurement results are based on the requirement of four stakeholder warehouse
performing quite well with the results of scoring 2.23. PT Semen Padang
warehouse performance is relatively good on the side of the warehouse
management and supervision necessary to inventory management.
Key: Warehouse, evaluation of performance, KPI, Formulation Results
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
ABSTRAK
KATA PENGANTAR......................................................................................... i
DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................... iv
DAFTAR TABEL .............................................................................................. v
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................. 1
1.2 Perumusan Masalah ..................................................................... 3
1.3 Tujuan ......................................................................................... 3
1.4 Batasan Masalah .......................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................. 4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Manajemen Pergudangan ................................ 6
2.2 Fungsi Gudang............................................................................. 8
2.3 Tipe- tipe Gudang....................................................................... 10
2.4 Operasi- operasi pergudangan ..................................................... 11
2.5 Klasifikasi Produk ...................................................................... 13
2.6 Proses dalam Pergudangan.......................................................... 15
2.6.1 Penerimaan Barang ........................................................... 15
2.6.2 Product Coding ................................................................ 15
2.6.3 Penyimpanan Barang ........................................................ 15
2.6.3.1 Tata Letak Barang................................................. 16
2.6.3.2 Racking Sytem....................................................... 16
2.6.4 Pencarian dan Pengambilan Barang .................................. 17
2.6.4.1 Manual Methods ................................................... 17
2.6.4.2 Automated Picking Methods.................................. 18
2.6.5 Pengeluaran Barang.......................................................... 18
ii
2.7 Warehouse Performance Measurement....................................... 19
2.8 Key Performance Indicator (KPI) ............................................... 19
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian...................................................... 30
3.2 Konsep dasar Penelitian ............................................................. 30
3.2.1 Pengumpulan Indikator Pengukuran Kinerja ..................... 30
3.2.2 Verifikasi dan Validasi ..................................................... 30
3.2.3 Pengumpulan Data............................................................ 31
3.2.4 Pengolahan Data............................................................... 31
3.2.5 Analisis ............................................................................ 31
3.2.6 Kesimpulan dan saran....................................................... 32
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Pengumpulan Data..................................................................... 33
4.1.1 Indikator-indikator Pengukuran Kinerja Gudang
Suku Cadang .................................................................... 33
4.1.2 Verifikasi dan Validasi KPI .............................................. 36
4.1.3 Pengumpulan Data yang Terkait dengan Indikatorindikator yang telah divalidasi dan verfikasi ..................... 40
4.2 Pengolahan Data ........................................................................ 42
4.3 Perancangan Scoring untuk Masing- masing Indikator............... 61
BAB V
ANALISA
5.1 Pengukuran Kinerja Suku Cadang Disetiap Stakeholder
Indikator ................................................................................... 65
5.2 Rekomendasi Perbaikan Kinerja Sistem Pergudangan
pada Gudang Suku Cadang........................................................ 75
BAB VI PENUTUP
5.1 Kesimpulan ............................................................................... 78
5.2 Saran ......................................................................................... 79
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Flowchart Metodologi Penelitian ................................................. 32
Gambar 2.
Persentase Tingkat Absensi Karyawan Di Biro Pengelolaan
Persedian...................................................................................... 66
Gambar 3.
Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu Selama Tahun
2011-2012.................................................................................... 69
Gambar 4.
Persentase On Time Delivery........................................................ 74
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.
Indikator Pengukuran Kinerja menurut Vijay Sangam (2012) .......... 21
Tabel 2.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Inventory Management ............. 22
Tabel 3.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Warehouse Performance........... 23
Tabel 4.
Indikator Pengukuran Kinerja pada Order FulFilment ..................... 24
Tabel 5.
Persentase Absensi Karyawan dari Januari 2011 – Mei 2012 ........... 43
Tabel 6.
Jumlah Barang Yang Diterima sesuai Spesifikasi Tahun 2012 ......... 44
Tabel 7.
Rata- rata Barang yang dikeluarkan per minggu dari tahun 2011Juni 2012 ......................................................................................... 45
Tabel 8.
Volume Received per man Hour Selama tahun 2012 ........................ 47
Tabel 9.
Jumlah Aktifitas Put Away Selama 1 minggu ................................... 49
Tabel 10. Laporan Opname Barang sampai tanggal 19 mei 2012..................... 51
Tabel 11. Persentase Keakuratan Min- max item Barang ................................. 52
Tabel 12. Laporan Opname Barang sampai tanggal 19 mei 2012..................... 53
Tabel 13. Jumlah Barang yang diterima dari Juli 2011- Juni 2012 ................... 55
Tabel 14. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Tidak Terpenuhi. 57
Tabel 15. Rekapitulasi Pemenuhan Kuantitas Barang Yang diminta User........ 58
Tabel 16. Rata- rata Persentase Kuantitas Item Barang yang Terpenuhi........... 60
Tabel 17. Total On Time Delivery dari Juli 2011- Juni 2012 ............................ 61
Tabel 18. Rekapitulasi Scoring untuk masing- masing KPI.............................. 62
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A KPI Pergudangan
Lampiran B Pengumpulan dan Pengolahan Data
vi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Semakin meningkatnya persaingan di dunia industri mengakibatkan para
manajer dari industri manufaktur perlu memainkan peranan yang benar dalam
sistem industri manufaktur tersebut. Dalam kompetisi yang demikian ketat,
peranan Manajemen Pergudangan menjadi sangat penting karena berkontribusi
besar dalam pengelolaan pergudangan agar lebih efektif, efisen, jauh dari
pemborosan sehingga tidak membuat produk rusak, kotor atau sulit untuk dicari.
Hal ini juga menyangkut biaya yang akan dikeluarkan dari pengelolaan gudang
yang kurang baik sehingga menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya
lebih dari Gudang mereka sendiri.
Kemampuan suatu sistem produksi akan ditentukan oleh sistem
penunjangnya. Gudang merupakan salah satu penunjang dan bagian penting dari
suatu sistem produksi. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan
baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Sistem pergudangan
yang baik adalah sistem pergudangan yang dapat memanfaatkan ruang
penyimpanannya secara efektif supaya dapat meningkatkan utilitas penggunaan
ruang serta untuk meminimalkan biaya dari material handling (Heragu,1997).
Pergudangan yang efektif dan efisien adalah kemampuan beradaptasi pada
tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan,
penyimpanan, hingga pengiriman. Pengelolaan fungsi gudang yang baik ikut
berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan. Kondisi dan pengaturan
yang baik dalam gudang diharapkan dapat menghindari kerugian perusahaan dan
meminimalisasi biaya yang terjadi serta mempercepat operasional dan pelayanan
pada gudang. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat
berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan
PT Semen Padang merupakan sebuah pabrik semen tertua di Indonesia
yang mempunyai beberapa gudang untuk menyimpan kebutuhan raw material,
suku cadang untuk peralatan pabrik, barang jadi, bahan baku penolong, peralatan
maupun heavy equipment. PT Semen Padang mempunyai gudang untuk
menyimpan sparepart yang biasa disebut Gudang Suku Cadang. Gudang Suku
Cadang ini berada pada Biro Pengelolaan Persediaan yang berada pada
Departemen Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan. Gudang Suku Cadang ini
berfungsi untuk menyediakan sparepart yang diminta atau dibutuhkan oleh semua
departemen yang berada di PT Semen Padang. Sasarannya adalah membantu
kelancaran produksi dalam memenuhi kebutuhan barang secara tepat guna dan
tepat waktu melalui optimalisasi persediaan dengan pembelian yang efisien.
PT Semen Padang ingin meningkatkan persaingan di dunia industri
dengan meningkatkan pelayanan yang diberikan melalui peningkatan kinerja.
Evaluasi kinerja merupakan penilaian terhadap kinerja yang dibandingkan dengan
rencana atau standar- standar yang telah disepakati. Pada setiap pengukuran
kinerja harus ditetapkan standar pencapaiannya sebagai sarana kaji banding untuk
mengevaluasi kinerja yang ada (Wibisono, 2006). Sehingga penilaian kinerja pada
Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persedian PT Semen Padang
dibutuhkan identifikasi pilihan dalam merancang dan operasi untuk evaluasi
kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang.
Kondisi pada saat ini sistem pergudangan mengalami perpindahan dari
sistem Oracle ke sistem SAP. Hal ini menyebabkan PT Semen Padang belum
melakukan evaluasi terhadap kinerja sistem pergudangan khususnya gudang suku
cadang. Perpindahan ini menyebabkan banyak barang- barang yang ada di dalam
gudang tidak teridentifikasi secara baik, sehingga karyawan yang ada di gudang
mengalami kesulitan pada proses penerimaan, penyimpanan dan pengambilan
barang tersebut. Evaluasi kinerja pada gudang suku cadang ini harus dilakukan
secara terus- menerus (continuos improvement). Berdasarkan permasalahan yang
ada penulis mencoba untuk melakukan evaluasi kinerja sistem pergudangan pada
gudang suku cadang PT Semen Padang dalam bentuk tugas akhir ini .
Alat utama yang digunakan untuk penilaian kinerja dan evaluasi sistem
pergudangan pada tugas akhir ini adalah indikator kinerja atau biasa disebut Key
2
Performance Indicator (KPI). KPI ini merupakan karakteristik- karakteristik yang
spesifik pada proses, yang diukur untuk menjelaskan/ menjabarkan bagaimana
proses direalisasi berdasarkan standar sebelum ditetapkan. Cara yang terbaik
menggunakan indikator- indikator ini adalah dengan membandingkan nilai standar
proses degan nilai standar normalnya (Liviu et all, 2010).
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas yang menjadi perumusan masalah dalam
penelitian ini adalah bagaimana kinerja sistem pergudangan PT Semen Padang
khususnya Gudang Suku Cadang pada Biro Pengelolaan Persediaan ?
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini berdasarkan perumusan masalah diatas adalah
sebagai berikut:
1. Medapatkan indikator – indikator untuk mengevaluasi kinerja sistem
pergudangan PT Semen Padang khususnya pada Gudang Suku Cadang
2. Mendapatkan kinerja sistem pergudangan di Gudang Suku Cadang PT
Semen Padang.
3. Menghasilkan rekomendasi perbaikan di Gudang Suku Cadang PT Semen
Padang.
1.4
Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Pembobotan terhadap perancangan scoring untuk masing-masing indikator
tidak dilakukan.
2. Data yang akan ditentukan tidak termasuk data- data penting perusahaan
dalam bentuk nilai barang.
3
1.5
Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan laporan penelitian Tugas Akhir ini terdiri
dari enam sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisikan latar belakang dilaksanakannya penelitian, perumusan
masalah, tujuan penelitian, batasan masalah serta sistematika penulisan
BAB II
LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan mengenai teori- teori yang digunakan sebagai acuan
dalam melakukan penelitian ini anatara lain menegenai manajemen
pergudangan, warehouse performance measurement dan KPI
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tahap-tahap yang dilakukan dalam melakukan penelitian
mulai dari tahap studi literatur, studi pendahuluan, penentuan KPI
pergudangan, validasi KPI, pengumpulan dan pengolahan data, analisis
serta kesimpulan dan saran.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini menguraikan data yang dikumpulkan dan diperlukan dalam
menentukan
indikator-indikator
mendapakkan KPI
dari
Kinerja
Gudang
untuk
Pergudangan yang selanjutnya divalidasi oleh
kepala Biro Pengelolaan Persedian sebagai User. Pengolahan data
dilakukan dengan memformulasikan KPI yang sudah valid yang
kemudian ditentukan skor dari masing- masing indikator- indikator
yang ada.
BAB V
ANALISIS
Bab ini berisikan analisis mengenai hasil skor yang didapatkan dari
formulasi KPI yang ada sehingga dapat di evaluasi serta diberikan
rekomendasi terhadap perbaikan kinerja dari gudang kantong di Biro
Pengelolaan Persedian PT Semen Padang.
4
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang dilaksankan
dan saran-saran yang dapat menjadi masukan bagi peneliti selanjutnya.
5