Tutorial Penyusunan Standar Operasional docx
Tutorial Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP)
1 Komentar
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Secara umum SOP terdiri atas dua SOP, yaitu :
1. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan
lebih dari satu peran atau jabatan;
2. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan
oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
Penyusunan SOP sebenarnya cukup mudah, karena kegiatan di SOP merupakan kegiatan
yang sudah dilaksanakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan. Berikut kami jelaskan
langkah-langkah mudah dalam menyusun SOP.
A. Mengidentifikasi Jenis-jenis SOP
Identifikasi SOP dapat dilakukan melalui langkah-langkah singkat berikut :
1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus pada unit organisasi terendah
sebagai unit operasional).
2. Mengidentifikasi output final (end-product).
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan merumuskan aspek kegiatan
keseluruhan (makro) dan parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan
setelah (pasca) dari output final.
4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek kegiatan output final
(SOP Makro dan SOP Mikro)
5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro) dengan mengelompokkan
sesuai tingkat struktur organisasinya Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang
merupakan kebutuhan riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.
Contoh :
Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program yaitu Menyiapkan bahan dan melaksanakan
penyusunan laporan. Output final adalah laporan. Kegiatan utama adalah menyusun.
Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan maka judul SOP yang
disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan.
B. Menginventarisir Kegiatan/Aktivitas dalam SOP serta Pelaksananya
Inventarisir kegiatan dan pelaksana SOP dapat dilakukan dengan tabel berikut :
Contoh : Kegiatan Pembuatan Kartu Tanda Pengenal
(KTP) PNS Kolektif
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Aktivitas
Menerima berkas permohonan pembuatan
KTP, mengagendakan, dan meneruskan
kepada Kepala Biro Organisasi
Memberikan Disposisi atas Surat
Permohonan Pembuatan Kartu Tanda
Pengenal untuk diteruskan kepada Kepala
Bagian Ketatalaksanaan.
Mempelajari dan memberikan disposisi
atas surat permohonan Pembuatan Kartu
Tanda Pengenal kepada Kepala Subbagian
Pembakuan dan Pengaturan untuk
ditindaklanjuti.
Menelaah surat dan membuat jadwal
perekaman data KTP serta surat
pemberitahuan kepada SKPD tentang
jadwal perekaman data oleh Pemroses
KTP.
Meneliti dan mengoreksi surat
pemberitahuan jadwal perekaman data,
membubuhkan paraf koordinasi dan
meneruskan kepada Kepala Biro.
Menandatangani surat pemberitahuan
kepada SKPD dan meneruskan kepada
Kasubbag TU untuk diagenda dan dikirim
kepada SKPD.
Pelaksana
Kasubbag Tata Usaha
Kepala Biro Organisasi
Kepala Bagian Ketatalaksanaan
Kasubbag Pembakuan dan
Pengaturan
Kepala Bagian Ketatalaksanaan
Kepala Biro Organisasi
Ket
7.
8.
9.
10.
Mengagendakan surat, mengirim surat
pemberitahuan kepada SKPD serta
memberitahukan kepada Pemroses KTP
tentang jadwal pelaksanaan perekaman
data agar diagendakan untuk dilakukan
perekaman data.
Merekam data PNS yang akan membuat
KTP sesuai dengan jadwal perekaman.
Memproses pembuatan KTP.
Menyerahkan KTP yang sudah selesai
kepada Pegawai dengan mengisi tanda
terima KTP.
Kasubbag Tata Usaha
Pemroses KTP
Pemroses KTP
Pemroses KTP
C. Memindahkan kegiatan yang telah diinventarisir ke dalam flowchart, serta menentukan
Kelengkapan, Waktu dan Output
Copy
seluruh kegiatan yang diinventarisir di kolom KEGIATAN. Selanjutnya pelaksana disusun
berdasarkan urutan pelaksana yang melaksanakan kegiatan tersebut, bukan
berdasarkan eselonering/tingkat jabatan. Apabila seluruh kegiatan dan pelaksana sudah
dicantumkan ke dalam tabel flowchart, selanjutnya mencantumkan simbol-simbol sesuai jenis
pelaksanaan kegiatan. Untuk penggunaan simbol bisa dilihat penjelasannya di file ini.
Pemaparan SOP
Kegiatan terakhir yaitu menentukan mutu baku yang ada, yaitu kelengkapan yang diperlukan
per kegiatan, waktu pelaksanaan per kegiatan dan output yang didapatkan per kegiatan.
Kelengkapan merupakan syarat atau kelengkapan pelaksanaan kegiatan sehingga suatu
kegiatan dapat dilaksanakan. Apabila kelengkapan tidak terpenuhi, prosedur tidak dapat
dilaksanakan dengan sempurna. Kelengkapan pada kegiatan 1 merupakan persyaratan yang
harus dipenuhi untuk memulai prosedur. Output pada kegiatan 1 merupakan hasil
kelengkapan yang telah diproses sesuai kegiatan pertama. Output kegiatan 1 akan menjadi
kelengkapan pada kegiatan 2, output kegiatan 2 akan menjadi kelengkapan pada kegiatan 3
dan seterusnya, serta bisa ditambahkan apabila ada kelengkapan lain.
Yang perlu menjadi perhatian adalah output akhir haruslah sesuai dengan judul SOP
sebagaimana sudah dijelaskan pada langkah pertama (Poin A). Output SOP Pembuatan Surat
adalah “Surat” atau “Surat yang terkirim”, begitu pula SOP Penerbitan KTP maka outputnya
adalah “KTP”, bukan “surat”. Jangan pula “SOP Penerbitan Surat Pengantar Pembuatan
KTP” memuat langkah-langkah prosedur sampai KTP itu sendiri diterbitkan, padahal
seharusnya prosedur tersebut menjadi tugas/prosedur dari instansi lain.
Dalam penentuan Waktu, perlu ada acuan hukum yang berlaku, dalam hal prosedur tersebut
diatur dalam suatu produk hukum. Apabila prosedur tersebut tidak diatur dalam suatu produk
hukum, maka penentuan waktu didasarkan pada kesepakatan dan kemampuan pelaksana yang
tersedia. Dalam hal adanya beberapa acuan waktu, seperti Kecamatan/Kelurahan yang ingin
menyamakan
SOP-nya
sedangkan
waktu
pelaksanaan
kegiatan tiap
Kecamatan/Kelurahan berbeda, maka bisa diambil waktu pelaksanaan kegiatan terlama
sehingga standar waktu suatu pekerjaan bisa ditetapkan. Apabila Kecamatan/Kelurahan bisa
melaksanakan dibawah standar waktu yang dibuat, maka hal tersebut tentu merupakan suatu
prestasi.
D. Memindahkan Kegiatan, Pelaksana, Kelengkapan, Waktu dan Output menjadi Peraturan
Kepala Daerah (Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota).
SOP harus diatur dalam Peraturan Kepala Daerah sehingga memiliki kekuatan hukum yang
mengikat bagi seluruh pelaksananya dan bisa melindungi pelaksana apabila terjadi kesalahan
pada pelaksanaan prosedur. Pembuatan SOP dalam Peraturan Kepala Daerah secara umum
bisa kita kerjakan dalam beberapa langkah :
1. Bagian Menimbang, Mengingat, dan Bab : I Ketentuan umum bisa disesuaikan sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
2. Kegiatan SOP dijabarkan di Bab II : Standar Operasional Prosedur.
BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP PEMBUATAN KARTU TANDA PENDUDUK
Pasal X
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3. Kegiatan 1 pada flowchart dijabarkan pada pasal pertama di Bab II tersebut. Struktur
kalimatnya yaitu Pelaksana+kegiatan. Pada umumnya, satu pasal meliputi satu
kegiatan pada flowchart. Apabila terdapat 10 kegiatan pada flowchart berarti akan ada
10 pasal yang menjelaskan tentang SOP tersebut. Jumlah ini bisa berkurang apabila
pada flowchart terdapat kegiatan berbeda yang dilakukan oleh pelaksana yang sama
secara berurutan sehingga bisa digabungkan dalam 1 pasal. Apabila perlu
penjelasan kelengkapan atau penjelasan lain dalam kegiatan tersebut, bisa dimuat
dalam ayat baru pada pasal yang sama sesuai dengan kebutuhan.
4. Mengenai format umum dan pengaturan Produk Hukum bisa dikonsultasikan kepada
Bagian Hukum atau pejabat terkait yang menangani masalah perundang-undangan.
5. Penjelasan Pembuatan Perkada SOP bisa dilihat pada File Powerpoint berikut.
Peraturan Hukum SOP
E. Pengesahan dan Pengundangan Produk Hukum SOP
Setelah penyusunan Perkada dan Flowchart SOP selesai maka selanjutnya yaitu pengesahan
Perkada. Proses ini biasanya didelegasikan kepada Biro Organisasi/Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah untuk selanjutnya dikoordinasikan dengan Biro Hukum/Bagian Hukum
Sekretariat Daerah. Biro Organisasi/Bagian Organisasi akan mengecek format flowchart dan
bab II pada Perkada. Apabila tidak ditemukan kesalahan prosesnya dilanjutkan ke Biro
Hukum/Bagian Hukum untuk dilakukan pengoreksian dan pengesahan kepada Kepala
Daerah.
Prosedur (SOP)
1 Komentar
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Secara umum SOP terdiri atas dua SOP, yaitu :
1. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan
lebih dari satu peran atau jabatan;
2. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan
oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
Penyusunan SOP sebenarnya cukup mudah, karena kegiatan di SOP merupakan kegiatan
yang sudah dilaksanakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan. Berikut kami jelaskan
langkah-langkah mudah dalam menyusun SOP.
A. Mengidentifikasi Jenis-jenis SOP
Identifikasi SOP dapat dilakukan melalui langkah-langkah singkat berikut :
1. Menganalisa tugas dan fungsi organisasi (dengan fokus pada unit organisasi terendah
sebagai unit operasional).
2. Mengidentifikasi output final (end-product).
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan output final dengan merumuskan aspek kegiatan
keseluruhan (makro) dan parsial (mikro) yang ada di awal (pra), pada saat (in) dan
setelah (pasca) dari output final.
4. Merumuskan judul SOP-AP dengan menggabungkan aspek kegiatan output final
(SOP Makro dan SOP Mikro)
5. Mengidentifikasi seluruh judul SOP-AP (Makro dan Mikro) dengan mengelompokkan
sesuai tingkat struktur organisasinya Keseluruhan judul SOP-AP inilah yang
merupakan kebutuhan riil SOP pada unit kerja yang bersangkutan.
Contoh :
Salah satu uraian tugas Sub Bagian Program yaitu Menyiapkan bahan dan melaksanakan
penyusunan laporan. Output final adalah laporan. Kegiatan utama adalah menyusun.
Dengan memperhatikan output final dan aktivitas yang dilakukan maka judul SOP yang
disarankan adalah SOP Penyusunan Laporan.
B. Menginventarisir Kegiatan/Aktivitas dalam SOP serta Pelaksananya
Inventarisir kegiatan dan pelaksana SOP dapat dilakukan dengan tabel berikut :
Contoh : Kegiatan Pembuatan Kartu Tanda Pengenal
(KTP) PNS Kolektif
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Aktivitas
Menerima berkas permohonan pembuatan
KTP, mengagendakan, dan meneruskan
kepada Kepala Biro Organisasi
Memberikan Disposisi atas Surat
Permohonan Pembuatan Kartu Tanda
Pengenal untuk diteruskan kepada Kepala
Bagian Ketatalaksanaan.
Mempelajari dan memberikan disposisi
atas surat permohonan Pembuatan Kartu
Tanda Pengenal kepada Kepala Subbagian
Pembakuan dan Pengaturan untuk
ditindaklanjuti.
Menelaah surat dan membuat jadwal
perekaman data KTP serta surat
pemberitahuan kepada SKPD tentang
jadwal perekaman data oleh Pemroses
KTP.
Meneliti dan mengoreksi surat
pemberitahuan jadwal perekaman data,
membubuhkan paraf koordinasi dan
meneruskan kepada Kepala Biro.
Menandatangani surat pemberitahuan
kepada SKPD dan meneruskan kepada
Kasubbag TU untuk diagenda dan dikirim
kepada SKPD.
Pelaksana
Kasubbag Tata Usaha
Kepala Biro Organisasi
Kepala Bagian Ketatalaksanaan
Kasubbag Pembakuan dan
Pengaturan
Kepala Bagian Ketatalaksanaan
Kepala Biro Organisasi
Ket
7.
8.
9.
10.
Mengagendakan surat, mengirim surat
pemberitahuan kepada SKPD serta
memberitahukan kepada Pemroses KTP
tentang jadwal pelaksanaan perekaman
data agar diagendakan untuk dilakukan
perekaman data.
Merekam data PNS yang akan membuat
KTP sesuai dengan jadwal perekaman.
Memproses pembuatan KTP.
Menyerahkan KTP yang sudah selesai
kepada Pegawai dengan mengisi tanda
terima KTP.
Kasubbag Tata Usaha
Pemroses KTP
Pemroses KTP
Pemroses KTP
C. Memindahkan kegiatan yang telah diinventarisir ke dalam flowchart, serta menentukan
Kelengkapan, Waktu dan Output
Copy
seluruh kegiatan yang diinventarisir di kolom KEGIATAN. Selanjutnya pelaksana disusun
berdasarkan urutan pelaksana yang melaksanakan kegiatan tersebut, bukan
berdasarkan eselonering/tingkat jabatan. Apabila seluruh kegiatan dan pelaksana sudah
dicantumkan ke dalam tabel flowchart, selanjutnya mencantumkan simbol-simbol sesuai jenis
pelaksanaan kegiatan. Untuk penggunaan simbol bisa dilihat penjelasannya di file ini.
Pemaparan SOP
Kegiatan terakhir yaitu menentukan mutu baku yang ada, yaitu kelengkapan yang diperlukan
per kegiatan, waktu pelaksanaan per kegiatan dan output yang didapatkan per kegiatan.
Kelengkapan merupakan syarat atau kelengkapan pelaksanaan kegiatan sehingga suatu
kegiatan dapat dilaksanakan. Apabila kelengkapan tidak terpenuhi, prosedur tidak dapat
dilaksanakan dengan sempurna. Kelengkapan pada kegiatan 1 merupakan persyaratan yang
harus dipenuhi untuk memulai prosedur. Output pada kegiatan 1 merupakan hasil
kelengkapan yang telah diproses sesuai kegiatan pertama. Output kegiatan 1 akan menjadi
kelengkapan pada kegiatan 2, output kegiatan 2 akan menjadi kelengkapan pada kegiatan 3
dan seterusnya, serta bisa ditambahkan apabila ada kelengkapan lain.
Yang perlu menjadi perhatian adalah output akhir haruslah sesuai dengan judul SOP
sebagaimana sudah dijelaskan pada langkah pertama (Poin A). Output SOP Pembuatan Surat
adalah “Surat” atau “Surat yang terkirim”, begitu pula SOP Penerbitan KTP maka outputnya
adalah “KTP”, bukan “surat”. Jangan pula “SOP Penerbitan Surat Pengantar Pembuatan
KTP” memuat langkah-langkah prosedur sampai KTP itu sendiri diterbitkan, padahal
seharusnya prosedur tersebut menjadi tugas/prosedur dari instansi lain.
Dalam penentuan Waktu, perlu ada acuan hukum yang berlaku, dalam hal prosedur tersebut
diatur dalam suatu produk hukum. Apabila prosedur tersebut tidak diatur dalam suatu produk
hukum, maka penentuan waktu didasarkan pada kesepakatan dan kemampuan pelaksana yang
tersedia. Dalam hal adanya beberapa acuan waktu, seperti Kecamatan/Kelurahan yang ingin
menyamakan
SOP-nya
sedangkan
waktu
pelaksanaan
kegiatan tiap
Kecamatan/Kelurahan berbeda, maka bisa diambil waktu pelaksanaan kegiatan terlama
sehingga standar waktu suatu pekerjaan bisa ditetapkan. Apabila Kecamatan/Kelurahan bisa
melaksanakan dibawah standar waktu yang dibuat, maka hal tersebut tentu merupakan suatu
prestasi.
D. Memindahkan Kegiatan, Pelaksana, Kelengkapan, Waktu dan Output menjadi Peraturan
Kepala Daerah (Peraturan Gubernur/Bupati/Walikota).
SOP harus diatur dalam Peraturan Kepala Daerah sehingga memiliki kekuatan hukum yang
mengikat bagi seluruh pelaksananya dan bisa melindungi pelaksana apabila terjadi kesalahan
pada pelaksanaan prosedur. Pembuatan SOP dalam Peraturan Kepala Daerah secara umum
bisa kita kerjakan dalam beberapa langkah :
1. Bagian Menimbang, Mengingat, dan Bab : I Ketentuan umum bisa disesuaikan sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
2. Kegiatan SOP dijabarkan di Bab II : Standar Operasional Prosedur.
BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SOP PEMBUATAN KARTU TANDA PENDUDUK
Pasal X
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3. Kegiatan 1 pada flowchart dijabarkan pada pasal pertama di Bab II tersebut. Struktur
kalimatnya yaitu Pelaksana+kegiatan. Pada umumnya, satu pasal meliputi satu
kegiatan pada flowchart. Apabila terdapat 10 kegiatan pada flowchart berarti akan ada
10 pasal yang menjelaskan tentang SOP tersebut. Jumlah ini bisa berkurang apabila
pada flowchart terdapat kegiatan berbeda yang dilakukan oleh pelaksana yang sama
secara berurutan sehingga bisa digabungkan dalam 1 pasal. Apabila perlu
penjelasan kelengkapan atau penjelasan lain dalam kegiatan tersebut, bisa dimuat
dalam ayat baru pada pasal yang sama sesuai dengan kebutuhan.
4. Mengenai format umum dan pengaturan Produk Hukum bisa dikonsultasikan kepada
Bagian Hukum atau pejabat terkait yang menangani masalah perundang-undangan.
5. Penjelasan Pembuatan Perkada SOP bisa dilihat pada File Powerpoint berikut.
Peraturan Hukum SOP
E. Pengesahan dan Pengundangan Produk Hukum SOP
Setelah penyusunan Perkada dan Flowchart SOP selesai maka selanjutnya yaitu pengesahan
Perkada. Proses ini biasanya didelegasikan kepada Biro Organisasi/Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah untuk selanjutnya dikoordinasikan dengan Biro Hukum/Bagian Hukum
Sekretariat Daerah. Biro Organisasi/Bagian Organisasi akan mengecek format flowchart dan
bab II pada Perkada. Apabila tidak ditemukan kesalahan prosesnya dilanjutkan ke Biro
Hukum/Bagian Hukum untuk dilakukan pengoreksian dan pengesahan kepada Kepala
Daerah.