Perancangan Sistem Informasi Data Pasien di Klinik Tabita Gunungsitoli Menggunakan Microsoft Office Excel 2007
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berkembangnya teknologi sistem informasi, maka penyajian informasi
yang cepat dan efisien menjadi sangat dibutuhkan. Perkembangan teknologi yang
semakin pesat saat ini menuntut diubahnya pencatatan manual menjadi sistem
yang terkomputerisasi. Demikian juga halnya pengelolaan sistem informasi pada
klinik. Klinik sebagai salah satu institusi pelayanan umum di bidang kesehatan
membutuhkan keberadaan suatu sistem informasi yang akurat, handal, serta cukup
memadai untuk meningkatkan pelayanannya kepada para pasien serta lingkungan
yang terkait lainnya. Sistem informasi klinik digunakan untuk memudahkan
dalam pengelolaan data pada klinik. Sistem ini seharusnya sudah menggunakan
metode komputerisasi. Karena dengan penggunakan metode komputerisasi, proses
penginputan data, proses pengambilan data maupun proses pengolahan data
menjadi mudah, cepat dan akurat.
Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting termasuk bagi
klinik sebagai fasilitas pelayanan kesehatan. Pentingnya sistem informasi klinik
diharapkan segala kegiatan atau tindakan yang dilakukan dapat berjalan dan
terkontrol dengan baik. Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah ditentukan
untuk mengolah data dan informasi yang dibutuhkan agar dapat mencapai suatu
tujuan (Sabarguna, 2007). Sedangkan sistem informasi kesehatan adalah
seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat,
teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara
1
Universitas Sumatera Utara
terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam
mendukung pembangunan kesehatan. (Peraturan Pemerintah No. 46 tahun 2014
tentang Sistem Informasi Kesehatan)
Pada saat ini di Indonesia terdapat 3 (tiga) model pengelolaan sistem
informasi kesehatan, yaitu : (1) pengelolaan secara manual, dimana pengelolaan
informasi di fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan secara manual atau paper
based melalui proses pencatatan pada buku register, kartu, formulir khusus, mulai
dari proses pendaftaran sampai dengan pembuatan laporan. (2) Pengelolaan secara
komputerisasi offline, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan
sebagian besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat
komputer, baik itu dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen
(SIM) maupun dengan aplikasi perkantoran elektronik biasa, namun masih belum
didukung oleh jaringan internet ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan
provinsi/bank data kesehatan nasional. (3) Pengelolaan secara komputerisasi
online, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian
besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer,
dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan sudah terhubung
secara online melalui jaringan internet ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan
provinsi/bank data kesehatan nasional untuk memudahkan dalam komunikasi dan
sinkronisasi data.
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan
pelayanan medis dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu
jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis. Pelayanan
2
Universitas Sumatera Utara
kesehatan pada klinik dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan, rawat inap,
pelayanan satu hari (one day care) dan/atau home care. Klinik biasanya hanya
mengobati penyakit-penyakit ringan seperti demam dan sebagainya, sedangkan
kasus-kasus yang lebih parah dirujuk ke rumah sakit. (Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9/Menkes/Per/I/2014 tentang Klinik)
Klinik sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan sesuai dengan pelayanan yang diberikan kepada dinas
kesehatan. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan
pelayanan kesehatan. Output dari pencatatan dan pelaporan adalah berupa data
dan informasi yang terkait dengan pelayanan kesehatan yang diberikan. Pelaporan
klinik memuat laporan data penyakit, laporan kunjungan, dan laporan obat dengan
menggunakan formulir standar yang ditetapkan oleh dinas kesehatan.
Klinik Tabita Gunungsitoli adalah sebuah klinik pratama milik swasta
yang melayani pasien poli umum, persalinan, dan rawat inap. Klinik pratama
merupakan klinik yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar baik umum
maupun khusus (Permenkes RI No.9/Menkes/Per/I/2014). Setiap bulannya klinik
ini melayani sekitar 100 hingga 200 orang pasien yang datang ke pelayanan
kesehatan ini. Pengelolaan sistem informasi pada klinik Tabita Gunungsitoli
masih dilakukan secara manual atau paper based. Di mana, pengelolaan sistem
informasi pada klinik dilaksanakan melalui proses pencatatan pada buku register,
kartu berobat, lembar rekam medis, formulir khusus mulai dari pendaftaran
hingga pembuatan laporan. Pembuatan laporan dilakukan dengan merekapitulasi
data kunjungan yang terdapat kartu register dan data rekam medis pasien yang
3
Universitas Sumatera Utara
terdapat pada lembar rekam medis pasien secara manual ke dalam formulir
laporan.
Dengan pengelolaan sistem informasi secara manual sering ditemui
kelemahan-kelemahan pada klinik Tabita Gunungsitoli seperti ketidakefisienan
waktu pembuatan laporan. Tidak jarang petugas dinas kesehatan yang mendatangi
klinik untuk mengambil laporan bulanan dan bahkan membantu petugas
administrasi apabila laporan belum selesai. Kemudian, kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pencatatan dan pengolahan data yang disebabkan oleh human
error tidak dapat dihindari. Dengan adanya kesalahan dalam pencatatan dan
pengolahan data dapat dipastikan bahwa data dan informasi yang dihasilkan tidak
berkualitas.
Berdasarkan kondisi di atas, tepat jika sistem informasi pelaporan data di
klinik Tabita Gunungsitoli mengadakan kemajuan dibidang komputer, baik
perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Untuk memudahkan petugas
administrasi Klinik Tabita Gunungsitoli dalam melakukan pencatatan dan
pembuatan laporan bulanan klinik kepada Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli
yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Perangkat lunak yang digunakan untuk merancang sistem informasi
pelaporan data penyakit di klinik Tabita Gunungsitoli adalah Microsoft Office
Excel 2007 dengan menggunakan Macro (Visual Basic for Application).
Perangkat lunak ini tidak pernah digunakan untuk membuat sistem informasi
klinik pada penelitian sebelumnya di
Fakultas Kesehatan Masyarakat USU.
Makro Excel atau VBA memiliki beberapa kelebihan dibandingkan perangkat
4
Universitas Sumatera Utara
lunak lain yang biasa digunakan oleh programmer untuk membuat sistem
informasi. Selain karena perangkat lunak ini sangat sederhana dan sangat familiar
bagi pengguna, perangkat lunak ini juga mudah digunakan bahkan oleh
programmer pemula. Pembuatan aplikasi dengan perangkat lunak ini hanya
membutuhkan satu perangkat lunak saja yaitu Microsoft Office Excel 2007, tanpa
perlu penambahan perangkat lunak lain.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang terdapat pada
sistem
informasi
data
pasien
di
Klinik
Tabita
Gunungsitoli
adalah
ketidakefisienan waktu pembuatan laporan dan kesalahan dalam pencatatan dan
pengolahan data yang disebabkan oleh human error dengan metode pengelolaan
sistem informasi yang ada saat ini.
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Membuat rancangan sistem informasi data pasien di klinik Tabita
Gunungsitoli dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2007.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Membuat form login
2. Membuat form identitas pasien
3. Membuat form pendaftaran pasien rawat inap.
4. Membuat form pasien keluar ruang rawat inap.
5. Membuat form pendaftaran pasien rawat jalan.
6. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien rawat inap
5
Universitas Sumatera Utara
7. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien rawat jalan.
8. Membuat laporan bulanan data penyakit.
1.4 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari pembuatan aplikasi ini adalah tersedianya
aplikasi sistem informasi data pasien di Klinik Tabita Gunungsitoli dengan
menggunakan Microsoft Office Excel 2007.
6
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berkembangnya teknologi sistem informasi, maka penyajian informasi
yang cepat dan efisien menjadi sangat dibutuhkan. Perkembangan teknologi yang
semakin pesat saat ini menuntut diubahnya pencatatan manual menjadi sistem
yang terkomputerisasi. Demikian juga halnya pengelolaan sistem informasi pada
klinik. Klinik sebagai salah satu institusi pelayanan umum di bidang kesehatan
membutuhkan keberadaan suatu sistem informasi yang akurat, handal, serta cukup
memadai untuk meningkatkan pelayanannya kepada para pasien serta lingkungan
yang terkait lainnya. Sistem informasi klinik digunakan untuk memudahkan
dalam pengelolaan data pada klinik. Sistem ini seharusnya sudah menggunakan
metode komputerisasi. Karena dengan penggunakan metode komputerisasi, proses
penginputan data, proses pengambilan data maupun proses pengolahan data
menjadi mudah, cepat dan akurat.
Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting termasuk bagi
klinik sebagai fasilitas pelayanan kesehatan. Pentingnya sistem informasi klinik
diharapkan segala kegiatan atau tindakan yang dilakukan dapat berjalan dan
terkontrol dengan baik. Sistem informasi adalah suatu cara yang sudah ditentukan
untuk mengolah data dan informasi yang dibutuhkan agar dapat mencapai suatu
tujuan (Sabarguna, 2007). Sedangkan sistem informasi kesehatan adalah
seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat,
teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara
1
Universitas Sumatera Utara
terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam
mendukung pembangunan kesehatan. (Peraturan Pemerintah No. 46 tahun 2014
tentang Sistem Informasi Kesehatan)
Pada saat ini di Indonesia terdapat 3 (tiga) model pengelolaan sistem
informasi kesehatan, yaitu : (1) pengelolaan secara manual, dimana pengelolaan
informasi di fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan secara manual atau paper
based melalui proses pencatatan pada buku register, kartu, formulir khusus, mulai
dari proses pendaftaran sampai dengan pembuatan laporan. (2) Pengelolaan secara
komputerisasi offline, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan
sebagian besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat
komputer, baik itu dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen
(SIM) maupun dengan aplikasi perkantoran elektronik biasa, namun masih belum
didukung oleh jaringan internet ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan
provinsi/bank data kesehatan nasional. (3) Pengelolaan secara komputerisasi
online, pada jenis ini pengelolaan informasi di pelayanan kesehatan sebagian
besar/seluruhnya sudah dilakukan dengan menggunakan perangkat komputer,
dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan sudah terhubung
secara online melalui jaringan internet ke dinas kesehatan kabupaten/kota dan
provinsi/bank data kesehatan nasional untuk memudahkan dalam komunikasi dan
sinkronisasi data.
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan
pelayanan medis dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu
jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis. Pelayanan
2
Universitas Sumatera Utara
kesehatan pada klinik dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan, rawat inap,
pelayanan satu hari (one day care) dan/atau home care. Klinik biasanya hanya
mengobati penyakit-penyakit ringan seperti demam dan sebagainya, sedangkan
kasus-kasus yang lebih parah dirujuk ke rumah sakit. (Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9/Menkes/Per/I/2014 tentang Klinik)
Klinik sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan sesuai dengan pelayanan yang diberikan kepada dinas
kesehatan. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan
pelayanan kesehatan. Output dari pencatatan dan pelaporan adalah berupa data
dan informasi yang terkait dengan pelayanan kesehatan yang diberikan. Pelaporan
klinik memuat laporan data penyakit, laporan kunjungan, dan laporan obat dengan
menggunakan formulir standar yang ditetapkan oleh dinas kesehatan.
Klinik Tabita Gunungsitoli adalah sebuah klinik pratama milik swasta
yang melayani pasien poli umum, persalinan, dan rawat inap. Klinik pratama
merupakan klinik yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar baik umum
maupun khusus (Permenkes RI No.9/Menkes/Per/I/2014). Setiap bulannya klinik
ini melayani sekitar 100 hingga 200 orang pasien yang datang ke pelayanan
kesehatan ini. Pengelolaan sistem informasi pada klinik Tabita Gunungsitoli
masih dilakukan secara manual atau paper based. Di mana, pengelolaan sistem
informasi pada klinik dilaksanakan melalui proses pencatatan pada buku register,
kartu berobat, lembar rekam medis, formulir khusus mulai dari pendaftaran
hingga pembuatan laporan. Pembuatan laporan dilakukan dengan merekapitulasi
data kunjungan yang terdapat kartu register dan data rekam medis pasien yang
3
Universitas Sumatera Utara
terdapat pada lembar rekam medis pasien secara manual ke dalam formulir
laporan.
Dengan pengelolaan sistem informasi secara manual sering ditemui
kelemahan-kelemahan pada klinik Tabita Gunungsitoli seperti ketidakefisienan
waktu pembuatan laporan. Tidak jarang petugas dinas kesehatan yang mendatangi
klinik untuk mengambil laporan bulanan dan bahkan membantu petugas
administrasi apabila laporan belum selesai. Kemudian, kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pencatatan dan pengolahan data yang disebabkan oleh human
error tidak dapat dihindari. Dengan adanya kesalahan dalam pencatatan dan
pengolahan data dapat dipastikan bahwa data dan informasi yang dihasilkan tidak
berkualitas.
Berdasarkan kondisi di atas, tepat jika sistem informasi pelaporan data di
klinik Tabita Gunungsitoli mengadakan kemajuan dibidang komputer, baik
perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Untuk memudahkan petugas
administrasi Klinik Tabita Gunungsitoli dalam melakukan pencatatan dan
pembuatan laporan bulanan klinik kepada Dinas Kesehatan Kota Gunungsitoli
yang sebelumnya dilakukan secara manual.
Perangkat lunak yang digunakan untuk merancang sistem informasi
pelaporan data penyakit di klinik Tabita Gunungsitoli adalah Microsoft Office
Excel 2007 dengan menggunakan Macro (Visual Basic for Application).
Perangkat lunak ini tidak pernah digunakan untuk membuat sistem informasi
klinik pada penelitian sebelumnya di
Fakultas Kesehatan Masyarakat USU.
Makro Excel atau VBA memiliki beberapa kelebihan dibandingkan perangkat
4
Universitas Sumatera Utara
lunak lain yang biasa digunakan oleh programmer untuk membuat sistem
informasi. Selain karena perangkat lunak ini sangat sederhana dan sangat familiar
bagi pengguna, perangkat lunak ini juga mudah digunakan bahkan oleh
programmer pemula. Pembuatan aplikasi dengan perangkat lunak ini hanya
membutuhkan satu perangkat lunak saja yaitu Microsoft Office Excel 2007, tanpa
perlu penambahan perangkat lunak lain.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan yang terdapat pada
sistem
informasi
data
pasien
di
Klinik
Tabita
Gunungsitoli
adalah
ketidakefisienan waktu pembuatan laporan dan kesalahan dalam pencatatan dan
pengolahan data yang disebabkan oleh human error dengan metode pengelolaan
sistem informasi yang ada saat ini.
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Membuat rancangan sistem informasi data pasien di klinik Tabita
Gunungsitoli dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2007.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Membuat form login
2. Membuat form identitas pasien
3. Membuat form pendaftaran pasien rawat inap.
4. Membuat form pasien keluar ruang rawat inap.
5. Membuat form pendaftaran pasien rawat jalan.
6. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien rawat inap
5
Universitas Sumatera Utara
7. Membuat laporan bulanan kunjungan pasien rawat jalan.
8. Membuat laporan bulanan data penyakit.
1.4 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari pembuatan aplikasi ini adalah tersedianya
aplikasi sistem informasi data pasien di Klinik Tabita Gunungsitoli dengan
menggunakan Microsoft Office Excel 2007.
6
Universitas Sumatera Utara