PK10 Pengurusan Kawalan Dokumen
SALINAN TIDAK TERKAWAL
SISTEM PENG URUSA N KUA LITI
MS ISO 9001:2008
BA HA G IA N PENG URUSA N SEKO LA H HA RIA N
JA BA TA N PENDIDIKA N NEG ERI
PEJA BA T PENDIDIKA N WILA YA H
PEJA BA T PENDIDIKA N DA ERA H
PK10
PENG URUSA N
KA WA LA N DO KUMEN
Sa lina n b o le h d ip e ro le h d a rip a d a :
http :/ / p kp m b p sh.b lo g sp o t.c o m
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
1/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.1
O BJEKTIF
Pro se d ur ini b e rtujua n untuk me nje la ska n ka e d a h ka wa la n d o kume n kua liti b a g i
me ma stika n se mua d o kume n ya ng d ig una ka n d a la m Siste m Pe ng urusa n Kua liti
me ma tuhi p ia wa i ya ng d ite ta p ka n.
10.2
SKO P
Pro se d ur ini d ig una p a ka i o le h BPSH, JPN, PPW d a n PPD b e rmula d a ri p ro se s
p e nye d ia a n hing g a p e lup usa n d o kume n kua liti b e rke na a n.
Ja b a ta n Pe nd id ika n Ne g e ri Se la ng o r d a n se mua PPD ne g e ri Se la ng o r me ma tuhi
Pro se d ur Ka wa la n Do kume n Kua liti me ng ikut p e rsijila n AR3375.
10.3
RUJUKA N
10.3.1
10.3.2
10.3.3
10.3.4
10.3.5
10.4
Ma nua l Kua liti
Pro se d ur Kua liti
Do kume n So ko ng a n
Ara ha n Ke se la ma ta n 1974
Akta Arkib Ne g a ra 2003
DEFINISI
10.4.1 Do kum e n Kua liti
Do kume nta si Siste m Pe ng urusa n Kua liti ya ng me nja d i rujuka n d a n
me ng a nd ung i p e rka ra b e rikut:
i. Ma nua l Kua liti
ii.
Do kume n ya ng me ng a nd ung i d a sa r, o b je ktif BPSH, JPN,
PPW d a n PPD, p e ne ra ng a n ring ka s me ng e na i Siste m
Pe ng urusa n Kua liti me ng ikut ke p e rlua n Sta nd a rd MS ISO
9001:2008.Pro se d ur Kua liti
Pro se d ur Kua liti
Do kume n ya ng me ng g a riska n p ro se d ur d a la m p ro se s
ke rja b a g i me la ksa na ka n se sua tu a kitiviti.
iii. La mp ira n Kua liti
Bo ra ng ya ng d id a fta rka n b a g i me nyo ko ng p e la ksa na a n
se sua tu a ktiviti
10.4.2
Do kum e n So ko ng a n
Do kume n ya ng me nyo ko ng p e la ksa na a n Siste m Pe ng urusa n Kua liti. Ia
te rd iri d a rip a d a :
a.
Akta -a kta b e rka ita n
b.
Pe ke liling -p e ke liling ya ng se d a ng b e rkua tkua sa
c.
Sura t-sura t Sia ra n
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
2/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.4.3
Re ko d Kua liti
Re ko d ya ng d iwujud d a n d ise le ng g a ra ka n se b a g a i b ukti ke p a d a
p e ma tuha n p e la ksa na a n Siste m Pe ng urusa n Kua liti.
10.4.4
Do kum e n Te rka wa l
Se mua d o kume n kua liti ya ng d id a fta rka n sa ma a d a d a la m b e ntuk
b e rc e ta k, ‘ so ftc o p y’ a ta u se c a ra a ta s ta lia n.
10.4.5
Sa lina n Tid a k Te rka wa l
Se mua sa lina n d o kume n kua liti ya ng tid a k d id a fta rka n sa ma a d a d a la m
b e ntuk b e rc e ta k, ‘ so ftc o p y’ a ta u se c a ra a ta s ta lia n.
10.4.6
Pe ng urus Kua liti BPSH
Pe ng urus Kua liti BPSH ia la h p e g a wa i ya ng d ila ntik o le h Pe ng a ra h BPSH
d a n b e rta ng g ung ja wa b me nye le ng g a ra se rta me ng e d a rka n Do kume n
Kua liti ke p a d a p e ne rima ya ng b e rd a fta r.
10.4.7
Pe ng urus Kua liti Ne g e ri/ Da e ra h
Pe ng urus Kua liti Ne g e ri/ Da e ra h ia la h p e g a wa i ya ng d ila ntik o le h
Pe ng a ra h BPSH b a g i me nye le ng g a ra d a n me ng e d a rka n Do kume n
Kua liti p a d a p e ring ka t JPN, PPW d a n PPD.
10.4.8
Pe m e g a ng Do kum e n
Me rujuk ke p a d a na ma p e me g a ng d o kume n se p e rti ya ng a d a d a la m
Re ko d Ka wa la n Do kume n.
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
3/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.5
TA NG G UNG JA WA B DA N TINDA KA N
TA NG G UNG JA WA B
Pe ng urus Kua liti BPSH
TINDA KA N
1. Me wujud d a n me ng a wa l Do kume n
Kua liti ya ng te rd iri d a rip a d a :
a.
b.
c.
d
Pe ng urus Kua liti
BPSH/ Ne g e ri/ Da e ra h
RUJUKA N
PK10 - 1 Se na ra i
Ind uk Do kume n
Kua liti
Ma nua l Kua liti
Pro se d ur Kua liti
La mp ira n Kua liti
Do kume n So ko ng a n
2. Me mb e ri id e ntifika si ke p a d a Do kume n
Kua liti.
Id e ntifika si Do kume n
Kua liti
3. Me mb ua t p e rub a ha n ke p a d a id e ntifika si
Do kume n Kua liti se kira nya :
a . Be rla ku p e rub a ha n p a d a ve rsi MS ISO
ya ng se d a ng d ig una ka n.
b . Be rla ku p e rub a ha n d a la m fung si
uta ma o rg a nisa si.
c . Be rla ku p e na mb a hb a ika n ke p a d a
p ro se s ke rja d a n ta ng g ung ja wa b .
PK10 - 3 Re ko d
Pind a a n Do kume n
4. Me nd a fta r Do kume n Kua liti
me mb e ri no mb o r ka wa la n.
d e ng a n
PK10 - 2 Re ko d
Ka wa la n Do kume n
5. Me ng e d a r Do kume n
p e me g a ng d o kume n.
Kua liti
ke p a d a
PK10 – 4 Re ko d
Pe ne rima a n
Do kume n Kua liti
6. Me nyimp a n Do kume n
ka e d a h ya ng se sua i.
Kua liti d e ng a n
Siste m p e nyimp a na n
7. Do kume n Kua liti ya ng la ma d ib e ri Id e ntifika si
p e nutup a n/
id e ntifika si p e nutup a n/ p e mb a ta la n.
p e mb a ta la n
8. Me la ksa na ka n
p e lup usa n
Do kume n
Kua liti me ng ikut Pe ra tura n Pe lup usa n
Re ko d Aw a m, Akta Arkib Ne g a ra 2003
Re ko d Pe lup usa n
Se kira nya te rd a p a t la ng ka h-la ng ka h ya ng
tid a k me ma tuhi sp e sifika si, a mb il tind a ka n
p e mb e tula n me rujuk PK12 Ka wa la n Ke Ata s
Ke tid a ka kura n Pro d uk/ Pe rkhid ma ta n
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
4/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.6
BIL.
REKO D KUA LITI
JENIS REKO D
TEMPO H SIMPA NA N
LO KA SI
1
Se na ra i Ind uk Do kume n
Kua liti
1 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
2
Re ko d Pind a a n Do kume n
1 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
3
Re ko d Ka wa la n Do kume n
1 ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
4
Re ko d Pe lup usa n
1 ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
5/5
SISTEM PENG URUSA N KUA LITI
MS ISO 9001:2008
BA HA G IA N PENG URUSA N SEKO LA H HA RIA N
JA BA TA N PENDIDIKA N NEG ERI
PEJA BA T PENDIDIKA N WILA YA H
PEJA BA T PENDIDIKA N DA ERA H
PK10
PENG URUSA N
KA WA LA N DO KUMEN
Sa lina n b o le h d ip e ro le h d a rip a d a :
http :/ / p kp m b p sh.b lo g sp o t.c o m
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
1/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.1
O BJEKTIF
Pro se d ur ini b e rtujua n untuk me nje la ska n ka e d a h ka wa la n d o kume n kua liti b a g i
me ma stika n se mua d o kume n ya ng d ig una ka n d a la m Siste m Pe ng urusa n Kua liti
me ma tuhi p ia wa i ya ng d ite ta p ka n.
10.2
SKO P
Pro se d ur ini d ig una p a ka i o le h BPSH, JPN, PPW d a n PPD b e rmula d a ri p ro se s
p e nye d ia a n hing g a p e lup usa n d o kume n kua liti b e rke na a n.
Ja b a ta n Pe nd id ika n Ne g e ri Se la ng o r d a n se mua PPD ne g e ri Se la ng o r me ma tuhi
Pro se d ur Ka wa la n Do kume n Kua liti me ng ikut p e rsijila n AR3375.
10.3
RUJUKA N
10.3.1
10.3.2
10.3.3
10.3.4
10.3.5
10.4
Ma nua l Kua liti
Pro se d ur Kua liti
Do kume n So ko ng a n
Ara ha n Ke se la ma ta n 1974
Akta Arkib Ne g a ra 2003
DEFINISI
10.4.1 Do kum e n Kua liti
Do kume nta si Siste m Pe ng urusa n Kua liti ya ng me nja d i rujuka n d a n
me ng a nd ung i p e rka ra b e rikut:
i. Ma nua l Kua liti
ii.
Do kume n ya ng me ng a nd ung i d a sa r, o b je ktif BPSH, JPN,
PPW d a n PPD, p e ne ra ng a n ring ka s me ng e na i Siste m
Pe ng urusa n Kua liti me ng ikut ke p e rlua n Sta nd a rd MS ISO
9001:2008.Pro se d ur Kua liti
Pro se d ur Kua liti
Do kume n ya ng me ng g a riska n p ro se d ur d a la m p ro se s
ke rja b a g i me la ksa na ka n se sua tu a kitiviti.
iii. La mp ira n Kua liti
Bo ra ng ya ng d id a fta rka n b a g i me nyo ko ng p e la ksa na a n
se sua tu a ktiviti
10.4.2
Do kum e n So ko ng a n
Do kume n ya ng me nyo ko ng p e la ksa na a n Siste m Pe ng urusa n Kua liti. Ia
te rd iri d a rip a d a :
a.
Akta -a kta b e rka ita n
b.
Pe ke liling -p e ke liling ya ng se d a ng b e rkua tkua sa
c.
Sura t-sura t Sia ra n
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
2/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.4.3
Re ko d Kua liti
Re ko d ya ng d iwujud d a n d ise le ng g a ra ka n se b a g a i b ukti ke p a d a
p e ma tuha n p e la ksa na a n Siste m Pe ng urusa n Kua liti.
10.4.4
Do kum e n Te rka wa l
Se mua d o kume n kua liti ya ng d id a fta rka n sa ma a d a d a la m b e ntuk
b e rc e ta k, ‘ so ftc o p y’ a ta u se c a ra a ta s ta lia n.
10.4.5
Sa lina n Tid a k Te rka wa l
Se mua sa lina n d o kume n kua liti ya ng tid a k d id a fta rka n sa ma a d a d a la m
b e ntuk b e rc e ta k, ‘ so ftc o p y’ a ta u se c a ra a ta s ta lia n.
10.4.6
Pe ng urus Kua liti BPSH
Pe ng urus Kua liti BPSH ia la h p e g a wa i ya ng d ila ntik o le h Pe ng a ra h BPSH
d a n b e rta ng g ung ja wa b me nye le ng g a ra se rta me ng e d a rka n Do kume n
Kua liti ke p a d a p e ne rima ya ng b e rd a fta r.
10.4.7
Pe ng urus Kua liti Ne g e ri/ Da e ra h
Pe ng urus Kua liti Ne g e ri/ Da e ra h ia la h p e g a wa i ya ng d ila ntik o le h
Pe ng a ra h BPSH b a g i me nye le ng g a ra d a n me ng e d a rka n Do kume n
Kua liti p a d a p e ring ka t JPN, PPW d a n PPD.
10.4.8
Pe m e g a ng Do kum e n
Me rujuk ke p a d a na ma p e me g a ng d o kume n se p e rti ya ng a d a d a la m
Re ko d Ka wa la n Do kume n.
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
3/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.5
TA NG G UNG JA WA B DA N TINDA KA N
TA NG G UNG JA WA B
Pe ng urus Kua liti BPSH
TINDA KA N
1. Me wujud d a n me ng a wa l Do kume n
Kua liti ya ng te rd iri d a rip a d a :
a.
b.
c.
d
Pe ng urus Kua liti
BPSH/ Ne g e ri/ Da e ra h
RUJUKA N
PK10 - 1 Se na ra i
Ind uk Do kume n
Kua liti
Ma nua l Kua liti
Pro se d ur Kua liti
La mp ira n Kua liti
Do kume n So ko ng a n
2. Me mb e ri id e ntifika si ke p a d a Do kume n
Kua liti.
Id e ntifika si Do kume n
Kua liti
3. Me mb ua t p e rub a ha n ke p a d a id e ntifika si
Do kume n Kua liti se kira nya :
a . Be rla ku p e rub a ha n p a d a ve rsi MS ISO
ya ng se d a ng d ig una ka n.
b . Be rla ku p e rub a ha n d a la m fung si
uta ma o rg a nisa si.
c . Be rla ku p e na mb a hb a ika n ke p a d a
p ro se s ke rja d a n ta ng g ung ja wa b .
PK10 - 3 Re ko d
Pind a a n Do kume n
4. Me nd a fta r Do kume n Kua liti
me mb e ri no mb o r ka wa la n.
d e ng a n
PK10 - 2 Re ko d
Ka wa la n Do kume n
5. Me ng e d a r Do kume n
p e me g a ng d o kume n.
Kua liti
ke p a d a
PK10 – 4 Re ko d
Pe ne rima a n
Do kume n Kua liti
6. Me nyimp a n Do kume n
ka e d a h ya ng se sua i.
Kua liti d e ng a n
Siste m p e nyimp a na n
7. Do kume n Kua liti ya ng la ma d ib e ri Id e ntifika si
p e nutup a n/
id e ntifika si p e nutup a n/ p e mb a ta la n.
p e mb a ta la n
8. Me la ksa na ka n
p e lup usa n
Do kume n
Kua liti me ng ikut Pe ra tura n Pe lup usa n
Re ko d Aw a m, Akta Arkib Ne g a ra 2003
Re ko d Pe lup usa n
Se kira nya te rd a p a t la ng ka h-la ng ka h ya ng
tid a k me ma tuhi sp e sifika si, a mb il tind a ka n
p e mb e tula n me rujuk PK12 Ka wa la n Ke Ata s
Ke tid a ka kura n Pro d uk/ Pe rkhid ma ta n
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
4/5
SALINAN TIDAK TERKAWAL
10.6
BIL.
REKO D KUA LITI
JENIS REKO D
TEMPO H SIMPA NA N
LO KA SI
1
Se na ra i Ind uk Do kume n
Kua liti
1 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
2
Re ko d Pind a a n Do kume n
1 Ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
3
Re ko d Ka wa la n Do kume n
1 ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
4
Re ko d Pe lup usa n
1 ta hun
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
Hak Cipta Terpelihara © Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Februari 2016 – Keluaran 08| Pindaan 00
Muka Surat |
5/5