Sosialisasi Peraturan Rektor 11 2012
Digitally signed by: Yanuar
DN: CN = Yanuar C = ID O = Unsoed
OU = LPSE
Date: 2012.06.11 14:53:10 +08'00'
Sosialisasi
Oleh: Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak
UU No. 17/2003
UU No. 1/2004
UU No. 15/2004
UU No. 11/2008 tentang ITE
Perpres No. 54/2010 tentang PBJ
PP 23/2005 tentang Pengelolaan BLU
PMK 76/2008 tentang Pedoman Akuntansi BLU
Peraturan Rektor Unsoed No. 04/2012 tentang
Implementasi e-Payment
Berlakunya Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2012
tentang Implementasi e-Payment Unsoed
menjadikan Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2011
tentang Sistem Akuntansi BLU Unsoed perlu
dilakukan beberapa perubahan
Berlakunya secara efektif pada tahun 2012 beberapa
pasal dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Implementasi beberapa peraturan terkait dengan
transaksi dan dokumen elektronik
Ketentuan Penggunaan Kas Kecil
Ketentuan Penggunaan Kas Besar
Prosedur, formulir dan syarat-syarat penerbitan
SPM-KK, SPM-KB dan SPM-KB
Beberapa ketentuan tentang pendapatan
Beberapa tugas para pengelola kegiatan dan
anggaran BLU
Lampiran Bab II Poin B:
Tugas OP, OKA, PT, BP, Bendahara Penerimaan, PTU, BUB, PTK
dalam hal mengotorisasi /menandatangani dokumen dapat
dilakukan secara ELEKTRONIK
Khusus OKA, bagi yang memiliki sertifikat Ahli Pengadaan dapat
berfungsi sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Khusus para Bendahara, pembukuan yang dilakukan dapat
secara manual maupun elektronik
Khusus para Penguji Tagihan, tidak lagi diberi tugas
memeriksa/membandingkan pagu anggaran dengan nilai SPM
yang diajukan
Khusus PTK, ditambahkan tugas dapat mengajukan dokumen
pencairan anggaran baik secara manual maupun elektronik
Tidak ada yang berubah, tetapi perlu diperhatikan
dan digarisbawahi karena sering dilupakan, yakni
terkait dengan beberapa prinsip akuntansi:
Substance Over Form (Substansi mengungguli bentuk):
maksudnya substansi dan realitas ekonomi jauh lebih
penting bukan hanya mengikuti aspek formalitasnya
Materiality (Materialitas): kesalahan/kelalaian yang terjadi
berdampak signifikan terhadap pengelolaan keuangan
secara keseluruhan
Seluruh dokumen untuk pembentukan KK dalam
bentuk digital/elektronik
Penggunaan:
KK dapat juga digunakan untuk pembayaran
honorarium/sejenisnya kepada selain pegawai Unsoed
Persyaratan:
FRA dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Kuitansi dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD dan dapat dicetak untuk ditandatangani dan/atau
dibubuhkan cap pihak ketiga atau penerima kas kecil
Softcopy Nota/Faktur/Bukti Pembelian/Surat Tagihan jika telah
tersedia sebelum proses permohonan pengeluaran kas kecil
dilakukan, namun jika belum tersedia pada saat proses
permohonan pengeluaran kas kecil, maka hardcopy
Nota/Faktur/Bukti Pembelian wajib dilampirkan dalam hardcopy
kuitansi yang tercetak dari SPD
Persyaratan:
SPTB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
SPM-KK dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Hardcopy atau softcopy Surat Setoran Pajak (SSP) yang telah
memiliki NTPN, ditandatangani dan dicap oleh bank
persepsi/penerima pembayaran pajak
Esensi Pengujian:
Seluruh transaksi KK yang terdapat kewajiban pajak telah
disetor
Pengujian atas minimal nilai revolving, klasifikasi akun
untuk kas kecil, nilai maksimal KK per transaksi telah
dikendalikan oleh sistem
Persyaratan sama dengan revolving KK
BUB tidak perlu menyetorkan sisa KK ke
rekening rektor karena akan ditarik secara
otomatis oleh BP melalui sistem perbankan
elektronik
Kas Besar dibatasi penggunaannya hanya untuk kegiatan khusus seperti:
kuliah/praktikum lapangan
kuliah kerja nyata
praktek kerja lapangan
Honorarium seminar/workshop/lokakarya/pelatihan/ kuliah umum dengan
pembicara/narasumber dari luar Unsoed
perjalanan dinas
dan kegiatan khusus lain yang mensyaratkan PTK harus memiliki dana sebelum
kegiatan dilaksanakan
Pengajuan KB dapat dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau pada
saat kegiatan sedang dijalankan
PTK wajib menyusun RAB dengan cermat untuk tiap item biaya sesuai
dengan kebutuhan riil (bukan estimasi biaya)
PTK tidak dibenarkan mengajukan KB untuk pembayaran yang dapat
dilakukan melalui kas kecil PL
Pengeluaran KB oleh BP dapat dilakukan dengan cek, kas tunai atau
melalui rekening bank OKA
Honorarium kepada selain pegawai Unsoed
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen serta
memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun berjalan.
Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak
perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap
unit kerja
Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Perjalanan Dinas
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah
berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan
hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam
softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda
tangan pejabat dan cap unit kerja
Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan
perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD.
Pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan dengan
transfer ke rekening OKA, dengan kas tunai maupun dengan
cek
Selain Langganan Daya dan Jasa, Pembelian Barang
Persediaan, Pembelian Aset Tetap
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Kerjasama/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal surat.
Untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja,
softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak
perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap
unit kerja
Untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy
dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy
Pembayaran Langsung (PL) adalah pembayaran
atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh OKA
kepada karyawan/penyedia barang atau
jasa/pihak ketiga lainnya
Pembayaran Langsung dilakukan melalui
transfer dari rekening BP kepada rekening
karyawan/rekanan/pihak ketiga lainnya
Tidak ada PL yang ditujukan
rekening OKA
kepada
Honorarium/Tunjangan/Vakasi/sejenisnya
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen
serta memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun
berjalan.
Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut
tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan
pejabat dan cap unit kerja
Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang
tersedia dalam SPD
Perjalanan Dinas
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah
berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan
hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam
softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda
tangan pejabat dan cap unit kerja
Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan
perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD.
Jika perjalanan dinas dilakukan oleh lebih dari satu orang
pejabat/pegawai, nomor rekening bank dapat menggunakan
salah satu dari pejabat/pegawai yang melakukan perjalanan
dinas
Langganan Daya dan Jasa
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy surat
tagihan/bukti pembayaran/dan sejenisnya, yang berisi
informasi jumlah tagihan, periode bulan tagihan, NPWP
dan nomor rekening untuk membayar tagihan
Pengadaan Barang/Jasa
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Ringkasan Kontrak dalam bentuk digital/elektronik yang
tersedia dalam SPD. Sumber data ringkasan kontrak:
Surat Perjanjian (Barang > 100 juta, Jasa > 50 juta)
Surat Perintah Kerja (Barang 10 s.d. 100 juta, Jasa 10 s.d. 50 juta)
Untuk transaksi yang bernilai di bawah 10 juta tidak diperlukan
ringkasan kontrak, cukup melampirkan:
Hasil pemindaian (scan) dokumen surat tagihan dari penyedia
barang/jasa, yang minimal memuat informasi nama penyedia,
alamat, NPWP, no rekening bank, nama bank, besarnya tagihan,
rincian barang/pekerjaan (jika ada)
Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen Berita Acara Serah
Terima Barang/Jasa
Softcopy hasil pemindaian (scan) Faktur Pajak yang telah
ditandatangani Wajib Pajak
Pembayaran selain point 1 – 4 (Contoh: Biaya seminar,
publikasi, biaya studi, biaya penelitian, bantuan kegiatan
mahasiswa)
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perjanjian/Surat
Undangan/Surat Pengesahan/dan sejenisnya yang digunakan sebagai
dasar pelaksanaan kegiatan dengan ketentuan:
untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja telah berisi
nomor dan tanggal surat, softcopy/file bukan merupakan hasil
pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy
tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan
pejabat dan cap unit kerja
untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy
dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy.
Baca dan pahami semua aturan main dan aturan terkait (tidak
hanya aturan keuangan, tetapi juga perencanaan, pengadaan
barang/jasa, kepegawaian, akademik, dll)
Jika tidak diatur, bukan berarti tidak boleh, tetapi juga bukan
berarti boleh. Jika ada hal yang tidak diatur secara rinci dalam
aturan, cari teori atau gunakan logika berdasarkan sound pratice
yang ada
Mencoba berpikir dari sudut pandang pemeriksaan
Jangan lupakan substansi
Jangan lupakan efektivitas dan efisiensi
Kedepankan layanan dengan memberikan solusi
Ingat, sistem dibuat untuk mempermudah, mempercepat,
distribusi tanggungjawab, akuntabilitas dan transparansi
Sekarang mari kita lebih memahami apa itu
dokumen elektronik? apa itu tanda tangan
elektronik? bagaimana tingkat keabsahannya?
Apakah selembar kertas yang ada tanda tangan
dan cap pasti lebih valid dibandingkan sebuah
file?????
Apa dampak manajemen dokumen elektronik
yang tidak baik???
DN: CN = Yanuar C = ID O = Unsoed
OU = LPSE
Date: 2012.06.11 14:53:10 +08'00'
Sosialisasi
Oleh: Yanuar E. Restianto, SE, M.Acc, Ak
UU No. 17/2003
UU No. 1/2004
UU No. 15/2004
UU No. 11/2008 tentang ITE
Perpres No. 54/2010 tentang PBJ
PP 23/2005 tentang Pengelolaan BLU
PMK 76/2008 tentang Pedoman Akuntansi BLU
Peraturan Rektor Unsoed No. 04/2012 tentang
Implementasi e-Payment
Berlakunya Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2012
tentang Implementasi e-Payment Unsoed
menjadikan Peraturan Rektor No. 04 Tahun 2011
tentang Sistem Akuntansi BLU Unsoed perlu
dilakukan beberapa perubahan
Berlakunya secara efektif pada tahun 2012 beberapa
pasal dalam Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Implementasi beberapa peraturan terkait dengan
transaksi dan dokumen elektronik
Ketentuan Penggunaan Kas Kecil
Ketentuan Penggunaan Kas Besar
Prosedur, formulir dan syarat-syarat penerbitan
SPM-KK, SPM-KB dan SPM-KB
Beberapa ketentuan tentang pendapatan
Beberapa tugas para pengelola kegiatan dan
anggaran BLU
Lampiran Bab II Poin B:
Tugas OP, OKA, PT, BP, Bendahara Penerimaan, PTU, BUB, PTK
dalam hal mengotorisasi /menandatangani dokumen dapat
dilakukan secara ELEKTRONIK
Khusus OKA, bagi yang memiliki sertifikat Ahli Pengadaan dapat
berfungsi sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Khusus para Bendahara, pembukuan yang dilakukan dapat
secara manual maupun elektronik
Khusus para Penguji Tagihan, tidak lagi diberi tugas
memeriksa/membandingkan pagu anggaran dengan nilai SPM
yang diajukan
Khusus PTK, ditambahkan tugas dapat mengajukan dokumen
pencairan anggaran baik secara manual maupun elektronik
Tidak ada yang berubah, tetapi perlu diperhatikan
dan digarisbawahi karena sering dilupakan, yakni
terkait dengan beberapa prinsip akuntansi:
Substance Over Form (Substansi mengungguli bentuk):
maksudnya substansi dan realitas ekonomi jauh lebih
penting bukan hanya mengikuti aspek formalitasnya
Materiality (Materialitas): kesalahan/kelalaian yang terjadi
berdampak signifikan terhadap pengelolaan keuangan
secara keseluruhan
Seluruh dokumen untuk pembentukan KK dalam
bentuk digital/elektronik
Penggunaan:
KK dapat juga digunakan untuk pembayaran
honorarium/sejenisnya kepada selain pegawai Unsoed
Persyaratan:
FRA dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Kuitansi dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD dan dapat dicetak untuk ditandatangani dan/atau
dibubuhkan cap pihak ketiga atau penerima kas kecil
Softcopy Nota/Faktur/Bukti Pembelian/Surat Tagihan jika telah
tersedia sebelum proses permohonan pengeluaran kas kecil
dilakukan, namun jika belum tersedia pada saat proses
permohonan pengeluaran kas kecil, maka hardcopy
Nota/Faktur/Bukti Pembelian wajib dilampirkan dalam hardcopy
kuitansi yang tercetak dari SPD
Persyaratan:
SPTB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
SPM-KK dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Hardcopy atau softcopy Surat Setoran Pajak (SSP) yang telah
memiliki NTPN, ditandatangani dan dicap oleh bank
persepsi/penerima pembayaran pajak
Esensi Pengujian:
Seluruh transaksi KK yang terdapat kewajiban pajak telah
disetor
Pengujian atas minimal nilai revolving, klasifikasi akun
untuk kas kecil, nilai maksimal KK per transaksi telah
dikendalikan oleh sistem
Persyaratan sama dengan revolving KK
BUB tidak perlu menyetorkan sisa KK ke
rekening rektor karena akan ditarik secara
otomatis oleh BP melalui sistem perbankan
elektronik
Kas Besar dibatasi penggunaannya hanya untuk kegiatan khusus seperti:
kuliah/praktikum lapangan
kuliah kerja nyata
praktek kerja lapangan
Honorarium seminar/workshop/lokakarya/pelatihan/ kuliah umum dengan
pembicara/narasumber dari luar Unsoed
perjalanan dinas
dan kegiatan khusus lain yang mensyaratkan PTK harus memiliki dana sebelum
kegiatan dilaksanakan
Pengajuan KB dapat dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau pada
saat kegiatan sedang dijalankan
PTK wajib menyusun RAB dengan cermat untuk tiap item biaya sesuai
dengan kebutuhan riil (bukan estimasi biaya)
PTK tidak dibenarkan mengajukan KB untuk pembayaran yang dapat
dilakukan melalui kas kecil PL
Pengeluaran KB oleh BP dapat dilakukan dengan cek, kas tunai atau
melalui rekening bank OKA
Honorarium kepada selain pegawai Unsoed
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen serta
memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun berjalan.
Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak
perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap
unit kerja
Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Perjalanan Dinas
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah
berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan
hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam
softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda
tangan pejabat dan cap unit kerja
Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan
perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD.
Pembayaran biaya perjalanan dinas dapat dilakukan dengan
transfer ke rekening OKA, dengan kas tunai maupun dengan
cek
Selain Langganan Daya dan Jasa, Pembelian Barang
Persediaan, Pembelian Aset Tetap
SPM-KB dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
SPTJ dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Kerjasama/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal surat.
Untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja,
softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut tidak
perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan pejabat dan cap
unit kerja
Untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy
dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy
Pembayaran Langsung (PL) adalah pembayaran
atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh OKA
kepada karyawan/penyedia barang atau
jasa/pihak ketiga lainnya
Pembayaran Langsung dilakukan melalui
transfer dari rekening BP kepada rekening
karyawan/rekanan/pihak ketiga lainnya
Tidak ada PL yang ditujukan
rekening OKA
kepada
Honorarium/Tunjangan/Vakasi/sejenisnya
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perintah/dan
sejenisnya yang telah berisi nomor dan tanggal dokumen
serta memuat klausal pembebanan anggaran pada tahun
berjalan.
Softcopy/file bukan merupakan hasil pemindaian (scan)
dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy tersebut
tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan
pejabat dan cap unit kerja
Daftar Penerima dalam bentuk digital/elektronik yang
tersedia dalam SPD
Perjalanan Dinas
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Softcopy Surat Tugas melakukan Perjalanan Dinas yang telah
berisi nomor dan tanggal surat. Softcopy/file bukan merupakan
hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam
softcopy tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda
tangan pejabat dan cap unit kerja
Daftar nominatif pejabat/pegawai yang akan melakukan
perjalanan dinas dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD.
Jika perjalanan dinas dilakukan oleh lebih dari satu orang
pejabat/pegawai, nomor rekening bank dapat menggunakan
salah satu dari pejabat/pegawai yang melakukan perjalanan
dinas
Langganan Daya dan Jasa
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia
dalam SPD
Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy surat
tagihan/bukti pembayaran/dan sejenisnya, yang berisi
informasi jumlah tagihan, periode bulan tagihan, NPWP
dan nomor rekening untuk membayar tagihan
Pengadaan Barang/Jasa
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam
SPD
Ringkasan Kontrak dalam bentuk digital/elektronik yang
tersedia dalam SPD. Sumber data ringkasan kontrak:
Surat Perjanjian (Barang > 100 juta, Jasa > 50 juta)
Surat Perintah Kerja (Barang 10 s.d. 100 juta, Jasa 10 s.d. 50 juta)
Untuk transaksi yang bernilai di bawah 10 juta tidak diperlukan
ringkasan kontrak, cukup melampirkan:
Hasil pemindaian (scan) dokumen surat tagihan dari penyedia
barang/jasa, yang minimal memuat informasi nama penyedia,
alamat, NPWP, no rekening bank, nama bank, besarnya tagihan,
rincian barang/pekerjaan (jika ada)
Softcopy hasil pemindaian (scan) dokumen Berita Acara Serah
Terima Barang/Jasa
Softcopy hasil pemindaian (scan) Faktur Pajak yang telah
ditandatangani Wajib Pajak
Pembayaran selain point 1 – 4 (Contoh: Biaya seminar,
publikasi, biaya studi, biaya penelitian, bantuan kegiatan
mahasiswa)
SPM-PL dalam bentuk digital/elektronik yang tersedia dalam SPD
Softcopy Surat Keputusan/Surat Tugas/Surat Perjanjian/Surat
Undangan/Surat Pengesahan/dan sejenisnya yang digunakan sebagai
dasar pelaksanaan kegiatan dengan ketentuan:
untuk surat yang dikeluarkan oleh internal unit kerja telah berisi
nomor dan tanggal surat, softcopy/file bukan merupakan hasil
pemindaian (scan) dokumen hardcopy, dan/atau dalam softcopy
tersebut tidak perlu dibubuhkan gambar/image tanda tangan
pejabat dan cap unit kerja
untuk surat yang dikeluarkan oleh eksternal unit kerja, softcopy
dapat merupakan hasil pemindaian (scan) dokumen hardcopy.
Baca dan pahami semua aturan main dan aturan terkait (tidak
hanya aturan keuangan, tetapi juga perencanaan, pengadaan
barang/jasa, kepegawaian, akademik, dll)
Jika tidak diatur, bukan berarti tidak boleh, tetapi juga bukan
berarti boleh. Jika ada hal yang tidak diatur secara rinci dalam
aturan, cari teori atau gunakan logika berdasarkan sound pratice
yang ada
Mencoba berpikir dari sudut pandang pemeriksaan
Jangan lupakan substansi
Jangan lupakan efektivitas dan efisiensi
Kedepankan layanan dengan memberikan solusi
Ingat, sistem dibuat untuk mempermudah, mempercepat,
distribusi tanggungjawab, akuntabilitas dan transparansi
Sekarang mari kita lebih memahami apa itu
dokumen elektronik? apa itu tanda tangan
elektronik? bagaimana tingkat keabsahannya?
Apakah selembar kertas yang ada tanda tangan
dan cap pasti lebih valid dibandingkan sebuah
file?????
Apa dampak manajemen dokumen elektronik
yang tidak baik???